HYVÄN HALLINNON OHJE. Hyväksytty kaupunginhallituksessa

Transkriptio

1 HYVÄN HALLINNON OHJE Hyväksytty kaupunginhallituksessa Voimaantulo

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 ORIVEDEN KAUPUNGIN JOHTAMIS-, HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTEL- MÄ Johtamis- ja hallintojärjestelmä Kaupungin valvonnan rakenne Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 2 2 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Strategia, toiminta ja taloussuunnitelma 4 3 PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI Yleistä päätöksenteosta Viranhaltijapäätökset Toimielinpäätökset 10 4 HENKILÖSTÖHALLINTO Henkilöstöhallinnon säädökset ja periaatteet Päivittäisvalvonta henkilöstöasioissa 12 5 TIETOTURVA Tietoturvavastuut ja tietoturvaan liittyvä ohjeistus sekä riskienhallinta Tietoturvaan liittyvä valvonta ja seuranta 13 6 KIRJANPIDON JA MAKSULIIKENTEEN SISÄINEN VALVONTA 13 7 OMAISUUDEN HALLINNOINTI 15 8 MUUT ASIAT Sopimukset Projektien valvonta Omistajaohjaus 17 9 OHJEEN VOIMAANTULO 17

3 1 ORIVEDEN KAUPUNGIN JOHTAMIS-, HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄ 1 Johtamis- ja hallintojärjestelmä Oriveden kaupungin johtaminen perustuu hyvään johtamis- ja hallintotapaan. Hyvään hallintotapaan kuuluu toiminnan läpinäkyvyys ja päätösten perustuminen riittäviin ja asianmukaisiin selvityksiin sekä päätösten toimeenpanon seuranta. Kaupungin toimielimet kokoontuvat säännöllisesti ja käsittelevät niille lainsäädännön ja kaupungin hallintosäännön, johtosääntöjen ja muiden ohjeiden mukaiset asiat. Valtuusto päättää toiminnan ja talouden keskeisistä tavoitteista, ohjauksen periaatteista ja kaupungin organisaatiorakenteesta. Hallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Hallitus ohjaa, valvoo ja ohjeistaa kaupungin toimivaa johtoa. Kaupunginjohtaja johtaa kaupungin hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa siten, että toiminnalle asetetut tavoitteet saavutetaan. Tulosalueiden johtavat viranhaltijat järjestävät vastuullaan olevan toiminnan tehokkaasti niin, että yksikölle asetetut päämäärät ja tavoitteet saavutetaan. 2 Kaupungin valvonnan rakenne Toimiva valvontajärjestelmä on välttämätön edellytys kaupungin toiminnan luotettavuudelle. Valvonnan avulla pyritään saamaan kohtuullinen varmuus siitä, että toiminta on järjestetty päätösten mukaisesti ja että asetetut tavoitteet saavutetaan. Valvonta jakautuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on toimivasta johdosta riippumatonta ja sitä toteuttavat valtuuston valitsema tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Operatiiviseen johtamiseen kuuluva sisäinen valvonta ja sen järjestäminen on kaupungin toimivan johdon ja tilivelvollisten tehtävänä ja vastuulla. Kaupungin hallinnon ja talouden valvonta sekä riskienhallinta järjestetään niin, että ulkoinen valvonta ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vastaavat kaikki tilivelvolliset ja esimiehet. Ensisijainen vastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuudesta on tulosalueiden johdolla, mutta työtehtäviään suorittaessaan koko henkilöstö osallistuu sisäiseen valvontaan. Kaupunginjohtajan alaisuudessa toteutetaan sisäistä tarkastusta, jonka tehtävänä on arvioida ja varmistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä. Sisäinen tarkastus arvioi kaupungin riskienhallinta-, valvonta-, sekä johtamis- 3

4 ja hallintoprosessien tehokuutta ja tukee kaupungin johtoa em. prosessien kehittämisessä. Sisäinen tarkastus ei osallistu päätöksentekoon eikä päätösten täytäntöönpanoon. Sen olemassaolo ei vähennä esimiesten velvollisuutta luoda riittävää ja toimivaa sisäistä valvontajärjestelmää. Sisäinen tarkastajan tulee olla riippumaton ja objektiivinen ja hän raportoi kaupunginjohtajalle. Sisäisen tarkastuksen sääntö on annettu Tarkastuslautakunnalla, tilintarkastajilla ja kaupungin sisäisellä tarkastajalla oikeus saada kaupunkia koskevia tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita he pitävät tarpeellisina tarkastustehtävän hoitamiseksi. 1.3 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat tärkeä osa johtamista. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia kaupunginhallituksen ja viranhaltijajohdon toimenpiteitä, joilla riskejä hallitaan ja lisätään tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Sisäinen valvonta on riittävää, kun johto suunnittelee ja järjestää kaupungin toiminnot siten, että saadaan kohtuullinen varmuus siitä, että riskit on hallittu tarkoituksenmukaisesti ja kaupungin tavoitteet saavutetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Sisäisen valvonnan järjestäminen on kaupunginhallituksen vastuulla, mutta sisäistä valvontaa suorittavat myös tilivelvolliset ja koko henkilöstö. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, edistämiseen ja parantamiseen (taloudellisuus, tehokkuus, vaikuttavuus), toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen varojen ja taloudenhoidon huolellisuuteen Sisäinen valvonta muodostuu viidestä osatekijästä, joita ovat: johtamis- ja hallintojärjestelmä, riskienhallinta, päivittäisvalvonta, tiedonkulku ja seuranta. Johtamis- ja hallintojärjestelmä luo perustan sisäiselle valvonnalle ja riskienhallinnalle. Siihen kuuluu mm. asianmukainen organisaatiorakenne, selkeät tilivelvollisten tehtävien ja vastuiden määrittelyt, henkilöstöjohtamisen menettelyt ja tehokkaat ja toimivat toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmät, joilla varmistetaan asetettujen tavoitteiden realistisuus, selkeys ja mitattavuus sekä ajantasainen tieto tavoitteiden saavuttamisesta. Riskienhallinta on kokonaisuus, johon kuuluu riskien tunnistaminen, tunnistettujen riskien arvioiminen ja riskienhallintakeinojen valinta. Riskien tunnistaminen ja arviointi eivät ole tavanomaisesta toiminnasta erillisiä toimintoja, vaan ne ovat osa kaupungin toiminnan suunnitteluprosesseja sekä päivittäisiä toiminta- ja työketjuja. 4

5 Päivittäisvalvontaan kuuluvat mm. valtuutukset, hyväksymiset, poikkeamien seuranta, tehtävien eriyttämiset ja toiminnan arviointi. Päivittäisvalvonta on kaupungin tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvaa valvontaa, jonka avulla varmistetaan esim. toimielinten ja johtavien viranhaltijoiden päätösten toimeenpano. 5

6 Tiedonkulku järjestetään siten, että kaupungin johdolla ja henkilöstöllä on ajantasainen tieto omiin työtehtäviin liittyvistä tavoitteista, ohjeista ja määräyksistä. Lisäksi johtamisessa tarvittava tieto määritellään ja raportointi suunnitellaan siten, että kaupungin johto saa riittävän ja ajantasaisen tiedon kaupungin ja oman vastuualueensa johtamiseksi. Seuranta tarkoittaa menettelyitä, joilla varmistetaan kaupungin prosessien ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuus ja toimivuus. Seurannasta vastaavat johtavat viranhaltijat ja toimielimet. Seuranta muodostuu muiden muassa: 1) tavoitteiden toteutumisen seurannasta, 2) päätösten toimeenpanon seurannasta, 3) henkilöstön ja viranhaltijoiden seurannasta, jolloin varmistetaan esimerkiksi ohjeiden noudattaminen ja delegoidun päätösvallan asianmukainen käyttö, 4) toimintaprosessien (itse)arvioinneista, 5) sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelyiden (itse)arvioinneista, 6) ulkoisten arviointien järjestämisestä ja arviointitulosten asianmukaisesta käsittelystä (sisäisen tarkastajan arvioinnit, tilintarkastajan raportit), jne. Tilivelvollisuus Tilivelvollisella on henkilökohtainen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämis- ja ylläpitovastuu. Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat kaupungin toimielinten jäsenet sekä asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Kuntalain mukaan tilintarkastajan on tehtävä tilivelvolliseen kohdistuva muistutus tilintarkastuskertomuksessa, mikäli hän havaitsee, että kaupungin hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen. Tilivelvolliselta voidaan evätä vastuuvapaus sekä omasta että hänen alaisensa tekemisestä tai tekemättä jättämisestä. Tilintarkastajalla on harkintavalta arvioida, ketkä ovat tilivelvollisia. Tilivelvollisuuden puuttuminen ei vapauta esimiestä valvontavastuusta. Tilivelvolliset määritellään vuosittain talousarvion yhteydessä. Myös muun henkilön kuin tilivelvollisen on hoidettava tehtävänsä asianmukaisella huolellisuudella. Tilivelvollisuuden määrittely ei estä kohdistamasta vahingonkorvausvaatimusta tai rikosseuraamusta myös muuhun henkilöön kuin tilivelvolliseen. Luottamushenkilön valvontavastuu Luottamushenkilöitä ovat esimerkiksi valtuutetut ja varavaltuutetut sekä kaupungin toimielimiin valitut jäsenet ja varajäsenet. Luottamushenkilöillä on huomattava toimivalta ja vastuu kaupungin päätöksenteossa ja toiminnan seurannassa. Heidän tehtäviinsä kuuluu muiden muassa hyväksyä kaupungin strategia, toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvio sekä päättää toimintaa ohjaavista säännöistä ja ohjeista. Valvontavastuun toteuttaminen edellyttää toimivaa seurantajärjestelmää. Toimielinten jäsenten tilivelvollisuus korostaa heidän valvontavastuutaan. Hallituksen ja muiden toimielinten jäsenet toteuttavat sisäistä valvontaa luottamushenkilöasemansa antamin mahdollisuuksin. 6

7 Kaupungin johdon ja esimiesten valvontavastuu Valtuusto määrittelee riskienhallinnan periaatteet osana talousarviota. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä valtuuston määrittelemien periaatteiden mukaisesti. Kaupunginjohtajalla on kokonaisvastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä, toteuttamisesta ja toimivuuden varmistamisesta hallituksen ohjeiden mukaisesti. Sisäinen tarkastus avustaa kaupunginjohtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Palvelukeskusten johtajat ja tulosalueiden johtavat viranhaltijat vastaavat sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riskienhallinnasta alueillaan. He vastaavat toiminnan organisoinnista siten, että toiminnoille on määritelty vastuuhenkilöt ja että tiedonkulku ja raportointi omalla vastuualueella on asianmukaisesti järjestetty. Yksiköiden esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön toimenpiteistä omassa tulosyksikössään. Heidän tehtävänään on mm. varmistaa, että henkilöstön toimivalta ja vastuut ao. tulosyksikössä on asianmukaisesti määritelty. Esimiehen tulee jatkuvasti seurata vastuullaan olevia toimintoja ja ryhtyä tarpeellisiin toimenpiteisiin havaitessaan lainsäädännön, sääntöjen, ohjeiden tai päätösten vastaista toimintaa tai muutoin tehotonta tai epätarkoituksenmukaista toimintaa. Esimiehen vastuulla on myös alaisensa yksikön tiedonkulku ja viestintä sekä työtehtävien edellyttämä koulutus. Kehityskeskusteluissa esimiehen on varmistuttava, että alaiset hallitsevat tehtävänsä ja ovat tietoisia tavoitteistaan. 2 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 2.1 Strategia, toiminta ja taloussuunnitelma Strategia Kaupungin suunnittelu- ja seurantajärjestelmien perustana on valtuuston hyväksymä strategia sekä toiminta- ja taloussuunnitelma. Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio Toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvion laadinnassa noudatetaan kuntalain 65 :n määräyksiä. Toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio muodostavat kaupungin toiminnan keskeisen ohjausvälineen ja niiden avulla kaupungin strategia ja strategiset tavoitteet muutetaan käytännön toiminnaksi. Suunnitelmat valmistellaan hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti ja valmistelusta vastaa talousjohtaja. Talousarvio muodostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosasta. 7

8 Käyttösuunnitelma Käyttösuunnitelmalla toteutetaan talousarviota jakamalla määrärahat ja tuloarviot osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi ja tarkennetaan lautakuntien ja siihen kuuluvien yksiöiden tavoitteita. Käyttösuunnitelmissa esitetty toiminta ei saa olla ristiriidassa käytettävissä olevien määrärahojen kanssa. Käyttösuunnitelma on lautakunnan ja siihen kuuluvien yksiköiden johtamisen väline. Käyttösuunnitelman hyväksyy hallinnon osalta kaupunginhallitus ja lautakunnat omalta osaltaan. Investointisuunnitelma Toiminta- ja taloussuunnitelmaan ja talousarvioon sisältyy investointiosa, jossa osoitetaan hankekohtaiset määrärahat ja tuloarviot. Investointisuunnitelmien laatimisen yhteydessä selvitetään investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin ja käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä vaihtoehtoisten tuottamistapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuudet. Seurantavastuu Strategian sekä toiminta- ja taloussuunnitelman toteutumisen seurantavastuu on johtoryhmällä ja tulosalueiden/-yksiköiden vastuuhenkilöillä. Tulosalueiden/-yksiköiden vastuuhenkilöt vastaavat siitä, että toimielimillä on riittävän ajantasaiset tiedot määrärahojen ja tuloarvioiden sekä tavoitteiden toteutumisesta ja siitä, että menot pysyvät talousarvion määrärahojen puitteissa. Mikäli määräraha näyttäisi ylittyvän, on vastuuhenkilöiden välittömästi ryhdyttävä sellaisiin toimenpiteisiin, joilla määrärahojen ylittyminen estetään. Tavoitteiden toteutumista seurataan systemaattisesti, jotta tarvittaviin korjaaviin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä mahdollisimman nopeasti. Kaupungin raportointijärjestelmän tulee tuottaa tarvittava tieto tavoitteiden toteutumisen seuraamiseksi. Raportointijärjestelmän tuottaman tiedon tulee olla luotettavaa ja oikea-aikaista. Kaupunginjohtaja raportoi hallitukselle määräajoin talousarvion ja taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja toimenpiteistä, jotka ovat tarpeellisia tavoitteiden saavuttamiseksi. Raporttien valmisteluvastuu on talousjohtajalla. Kaupunginhallituksen tulee esittää valtuustolle tilikauden aikana talousarvion muuttamista, mikäli todetaan, että valtuuston asettamia tavoitteita ei voida saavuttaa korjaavista toimenpiteistä huolimatta. Tällöin talousarvion muutosesityksestä on käytävä ilmi ne toimenpiteet, joita on harkittu ennen muutosesitystä, esim. määrärahojen sisäinen siirto tai vaihtoehtoinen toiminnan toteutustapa. Lisäksi tulee esittää arvio muutoksen vaikutuksesta toiminnallisiin tavoitteisiin. Kaupungin strategian ja toiminta- ja taloussuunnitelman laadintaan osallistuvat sekä luottamushenkilöt että kaupungin henkilöstö. Hyvään hallintoon kuuluu avoin tiedottaminen henkilöstölle suunnitelmien ja asiakirjojen valmistelu-, käsittely- ja päätösvaiheissa. 8

9 3 PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI 3.1 Yleistä päätöksenteosta Kaupungin päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja huomioidaan julkisuusperiaate sekä avoimuus. Päätöksenteossa noudatetaan lainsäädäntöä, hallintosääntöä ja muita kaupungin sääntöjä ja ohjeita. Toimielin tai viranhaltija voi delegoida sille kuuluvaa päätösvaltaa edelleen. Delegointipäätöksessä on yksilöitävä siirrettävät asiat. Se, jolle päätösvalta on siirretty, on vastuussa tehdystä päätöksestä. Toimielimissä päätöstä vastaan äänestänyt tai eriävän mielipiteen ilmoittanut ei kuitenkaan ole vastuussa päätöksestä. Myös asian esittelijällä on oikeus ilmoittaa eriävä mielipide. Valvontavastuu säilyy, vaikka päätösvalta on siirretty. Esimiesten on valvottava alaistensa tekemiä päätöksiä ja tarvittaessa ryhdyttävä delegoinnin supistamiseen tai peruuttamiseen. Päätöksentekoprosessi muodostuu seuraavista vaiheista: asian vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko ja päätöksestä tiedottaminen, päätöksen täytäntöönpano ja täytäntöönpanon valvonta. Päätöksenteon riskit liittyvät mm. asian puutteelliseen valmisteluun, esteellisyyssääntöjen rikkomiseen, toimivaltuuksien ylittämiseen, puutteelliseen päätöksistä tiedottamiseen tai salassa pidettävien tietojen ilmaisemiseen. Asian vireille tulo ja käsittelyn viivytyksettömyys Vireille pantu asia on käsiteltävä ilman aiheetonta viivytystä ja päätöksentekijän tulee olla toimivaltainen. Esteellisyys Esteellinen henkilö ei saa osallistua asian valmisteluun, esittelyyn eikä päätöksentekoon. Kaupungin luottamushenkilöiden, viranhaltijoiden ja työntekijöiden esteellisyydestä säädetään kuntalain 52 :ssä ja hallintolain :ssä. Luottamushenkilöt, viranhaltijat ja työntekijät vastaavat itse siitä, että he noudattavat esteellisyyttä koskevia lain määräyksiä ja ilmoittavat esteellisyydestään, jotta esteellisyys voidaan merkitä päätöspöytäkirjaan. Lisäksi esimiehen tehtävänä on valvoa, että esteelliset henkilöt eivät osallistu päätöksentekoon. Myös muu asian käsittelyyn osallistuva voi vedota esteellisyyteen. Hallintolain mukaan toimielimen jäsenen ja esittelijän esteellisyydestä päättää toimielin. Asianosaisen kuuleminen Asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta. Kuulemisvelvollisuudesta voidaan kuitenkin poiketa, jos asia koskee vaatimusta, joka jätetään tutkimatta tai hylätään heti perusteettomana, palvelussuhteeseen 9

10 ottamista, hakijan ominaisuuksien arviointiin perustuvan edun myöntämistä tai hyväksyttävää vaatimusta, joka ei koske toista asianosaista. 10

11 Virheen korjaaminen Jos päätös perustuu selvästi virheelliseen tai puutteelliseen selvitykseen tai väärään lain soveltamiseen taikka päätöstä tehtäessä on tapahtunut menettelyvirhe, voidaan asia ratkaista uudelleen. Virheen korjaaminen asianosaisen vahingoksi edellyttää asianosaisen suostumusta, ellei virhe on aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Asiavirheen korjaamiseksi asia on käsiteltävä uudelleen ja siitä annetaan uusi päätös. Korjaamisesta tehdään merkintä alkuperäiseen päätökseen. Päätöksessä oleva ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe on korjattava. Virhettä ei saa kuitenkaan korjata, jos korjaaminen johtaa asianosaiselle kohtuuttomaan tulokseen eikä ole aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Kirjoitusvirhe korjataan korvaamalla virheen sisältävä päätös korjatulla päätöksellä. Korjaamisesta tehdään merkintä alkuperäiseen päätökseen. 3.2 Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätösten sisältö Viranhaltijan päätöksistä tehdään päätöspöytäkirja, ellei pöytäkirja päätöksen luonteesta johtuen ole tarpeeton. Päätökset laaditaan Dynasty asianhallintajärjestelmällä. Päätöksen valmistelussa on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä ja vaihtoehtoisten ratkaisujen selvittämisestä. Päätöksen tulee olla yksiselitteinen ja täsmällinen ja päätös on perusteltava. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi, mitkä seikat ovat vaikuttaneet ratkaisuun. Päätöksen perustelematta jättäminen tai riittämättömät perustelut voivat johtaa päätöksen kumoamiseen valitusviranomaisissa. Hankintoja koskevia päätöksiä tehdään toimintavarustuksen, tarvikkeiden ja palveluiden hankinnasta hankintavaltuuksien mukaisesti. Hankintoja koskeva kilpailuttaminen toteutetaan hankintalain ja kaupungin hankintaohjeen mukaisesti. Päätöksen sisältö: Otsikointi Päätöksen otsikon tulee lyhyesti ja ytimekkäästi kuvata päätettävää asiaa. Otsikko on aloitettava asian sisältöä ilmaisevalla sanalla. Päätöksestä on käytävä ilmi organisaatioyksikkö, missä päätös tehdään päätöspäivämäärä päätöksen juokseva numero (numerointi vuosittain alkaen numerosta 1) päätöksen hakija tai vireille panija asiayhteydestä riippuen, tai asianosaiset, joihin päätös välittömästi kohdistuu selostus asiasta viittaus asiasta mahdollisesti aikaisemmin tehtyyn päätökseen päätöksen perustelut 11

12 päätöksen sisältö ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu tai miten asia on muutoin ratkaistu sääntö, päätös tai toimintaohje, mihin viranhaltijan päätösvalta perustuu sovelletut muut säännökset ja määräykset päätöksen tiedoksianto muutoksenhakuosoitus ja sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi pyytää tarvittaessa lisätietoja päätöksestä maininta mahdollisista liitteistä (päätökset tulisi kuitenkin lähtökohtaisesti laatia siten, että liiteasiakirjoja ei tarvittaisi) päätöksentekijän nimi ja nimike sekä päättäjän allekirjoitus Edellä olevan lisäksi henkilöstön ottamista koskevasta päätöksestä on käytävä ilmi valittavan henkilön nimi ja virka/tehtävä ajankohta, mistä alkaen virka/tehtävä täytetään mahdollinen koeaika palkkauksen määräytymisperuste valinnan perustelut (vähintään maininta siitä, että hakijoita on vertailtu ja tehty yhteenveto/vertailu hakijoiden ansioista) hakijat, mikäli virka tai tehtävä on täytetty hakumenettelyllä Mikäli virkaa/tehtävää täytettäessä ei ole käytettävissä valittavan lääkärintodistusta, päätös tehdään sillä edellytyksellä, että virkaan/tehtävään valittu toimittaa hyväksyttävän lääkärintodistuksen 30 päivän kuluessa valintapäätöksestä tiedon saatuaan. Sama koskee lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisessä vaadittavaa rikosrekisteriotetta. Virkaa tai työsuhdetta hakumenettelyn kautta täytettäessä kaikki hakijat ovat asianosaisia, joille on lähetettävä valintapäätös tiedoksi oikaisuvaatimusohjeineen. Viranhaltijapäätösten nähtävänä pito ja täytäntöönpano Oikaisuvaatimusajan alkaminen on sidottu kunnallisen viranomaisen päätöksen nähtäville asettamiseen. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjojen yleisesti nähtävä pitäminen on järjestetty siten, että ne ovat nähtävänä päätöksentekopäivää seuraavana maanantaina. Nähtävillä pitämisestä tiedotetaan lisäksi kaupungin virallisella ilmoitustaululla. Asianhallintajärjestelmällä tehdyt muut kuin salaiset päätökset on tallennettava sähköiseen arkistoon. Salassa pidettäviä päätöksiä ei saa asettaa yleisesti nähtäville. Päätös voidaan panna täytäntöön ennen kuin se on saanut lainvoiman. Täytäntöönpanoon ei kuitenkaan saa ryhtyä, jos oikaisuvaatimus tai valitus tulee täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi tai, jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon. Hankintaa koskevaa päätöstä ei saa panna täytäntöön eikä siihen liittyvää hankintasopimusta saa tehdä ennen kuin on kulunut 14 päivää (kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat) tai 21 päivää (EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat) markkinaoikeudelle tehtävän hakemuksen määräajan päättymisestä. 12

13 Viranhaltijapäätösten tiedoksi antaminen ja tiedottaminen Päätöksestä annetaan asianosaiselle päätöspöytäkirjan ote, jonka allekirjoittaa päätöksen tehnyt viranhaltija tai pöytäkirjan kirjoittamisesta huolehtiva muu henkilö. Muille kuin asianosaisille voidaan antaa päätöksestä kopio jakeluna toimenpiteitä varten tai pelkästään tiedoksi. Päätökseen liitetään oikaisuvaatimusohje, mikäli päätöksestä voidaan tehdä oikaisuvaatimus. Päätöksistä tiedotettaessa ei tule paljastaa salassa pidettäviä asioita (esim. liikesalaisuuksiin liittyviä asioita). Oikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty määräaika alkaa kulua 7. päivänä kirjeen lähettämisestä (lähettämispäivää seuraavasta päivästä lukien). Oikaisuvaatimus ja kunnallisvalitus Päätöksen jakelu- ja tiedoksiantotiedot on merkittävä päätökseen. Viranhaltijan päätöksestä voidaan tehdä oikaisuvaatimus toimielimelle. Oikaisuvaatimus voidaan tehdä sekä tarkoituksenmukaisuus- että laillisuusperiaatteella. Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, 7 päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Sitä päivää, mistä oikaisuvaatimusaika alkaa, ei oteta oikaisuvaatimusajan pituutta laskettaessa lukuun. Milloin oikaisuvaatimusaika päättyy lauantai- tai pyhäpäivänä, saa oikaisuvaatimuksen tehdä vielä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi, että vaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään oikaisuvaatimuksen. Samoin siitä on käytävä ilmi, miten päätöstä halutaan oikaistavan ja millä perusteella. Hankintapäätöksiin on oikaisuvaatimuksen lisäksi liitettävä ohjeet asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Muutoksenhakuosoituksena markkinaoikeuteen tulee antaa hakemusosoitus. Kun kysymys on virka- ja työehtosopimuksen määräyksen täytäntöönpanosta tai soveltamisesta, ei päätökseen ole oikaisuvaatimusoikeutta ja päätökseen on liitettävä muutoksenhakukielto. Päätöksen ottaminen toimielimen käsiteltäväksi Kaupunginjohtaja kaupunginhallituksen puolesta ja toimielinten esittelijät toimielinten puolesta voivat ottaa toimielimen käsiteltäväksi asian, joka on kuntalain nojalla (esim. hallintosäännöllä) siirretty viranhaltijan käsiteltäväksi ja jossa asianomainen viranhaltija on tehnyt päätöksen. Asia on otettava toimielimen käsiteltäväksi viimeistään sen ajan kuluessa, jossa oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä (14 päivää päätöksen asettamisesta yleisesti nähtäväksi). Kun päätöspöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävänä päätöstä seuraavan viikon maanantaina, tulee päätös ottaa toimielimen käsiteltäväksi viimeistään 14. päivänä tai sitä seuraavana arkipäivänä nähtävänä pitopäivästä lähtien. 13

14 Otto-oikeuden käyttäminen merkitsee sitä, että viranhaltijan käsittelemä asia siirtyy kokonaan toimielimen käsiteltäväksi. Toimielin ei ole sidottu viranhaltijan tekemään päätökseen. Päätöspöytäkirjojen toimittaminen esimiehelle Esimiesten tulee seurata alaistensa päätöksentekoa ja päätösten täytäntöönpanoa. Esimies valvoo alaistensa viranhaltijoiden päätöksiä. Päätökset toimitetaan otto-oikeuden toteuttamiseksi kerran viikossa esimiehelle. Esimies tekee otto-oikeuden käyttämistä/käyttämättä jättämistä koskevan päätöksen (malli liitteenä 1). Kaupunginhallitus ja lautakunnat voivat hallintosäännön 50 :n mukaisesti etukäteen päättää asioista tai asiaryhmistä, joissa ne eivät käytä otto-oikeuttaan. 3.3 Toimielinpäätökset Toimielinpäätöksillä tarkoitetaan tässä ohjeessa valtuuston, hallituksen ja lautakuntien päätöksiä. Valtuuston, hallituksen ja lautakuntien kokouskäsittelyyn menevät asiakirjat on toimitettava rekisteröitäväksi asianomaisen palvelukeskuksen toimistosihteerille. Rekisteröitäviä asiakirjoja ovat myös kaupunkiin saapuneet tai viran/-toimenhaltijoiden itsensä laatimat asiakirjat, jotka aiheuttavat hallinnollisia toimenpiteitä tai, jotka ovat menossa valtuuston, hallituksen tai lautakuntien käsittelyyn. Myös sähköpostitse saapuneet hallinnollisia toimenpiteitä vaativat asiakirjat on rekisteröitävä. Asian valmistelu ja esityksen laadinta Valmistelija Valmistelija vastaa siitä, että valmistelussa tuodaan esille asiaan vaikuttavat säännökset ja muut tekijät sekä päätösehdotuksen perustelut. Tekstin laadinnassa tulee käyttää lyhyitä lauserakenteita ja asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Toimielinten kokouskäsittelyyn menevä asiateksti laaditaan Dynastia-asianhallintajärjestelmällä. Esittelijä Toimielinten päätökset tehdään esittelystä. Asian esittelijä on vastuussa hänen esittelystään tehdystä päätöksestä, jollei hän ole ilmoittanut eriävää mielipidettä. Eriävä mielipide on merkittävä myös päätökseen. Esittämästään eriävästä mielipiteestä huolimatta esittelijä vastaa kuitenkin siitä, että päätöksenteon pohjaksi annetut tiedot ovat oikeita ja riittävät. Liitteet 14

15 Liitteiden käyttöä tulee välttää ja asiat tulisi esittää niin, ettei liitteitä tarvittaisi. Liitteeksi ei pidä ottaa asiakirjoja, jotka ovat määräajan säilytettäviä, esimerkiksi lausuntopyynnöt, luonnosasiakirjat, saapuneet yleis-/ohjekirjeet jne. Esityslistan kokoaja merkitsee liitteeseen kokoustiedot ja asiakohdan sekä liitteen numeron. Esityslistaan voi liittyä myös sellaisia asiakirjoja, jotka halutaan jakaa tiedoksi, mutta ne eivät ole osa varsinaista esityslistaa tai pöytäkirjaa. Erillisenä jaettaviin asiakirjoihin merkitään myös kokoustiedot, mutta ei liitenumeroa. Pöytäkirjan nähtävänä pito ja tiedoksianto Toimielinten pöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävänä 4. päivänä kokouksesta. Toimielimen päätös annetaan asianosaiselle tiedoksi pöytäkirjanotteella, joka sisältää tehdyn päätöksen käsittelymerkintöineen, mahdolliset liitteet, täydentyvään esityslista/pöytäkirjaan sisältyvän esityslistatekstin sekä muutoksenhakuohjeet. Pöytäkirjanote allekirjoitetaan. Jos kysymyksessä on tarkastamaton pöytäkirja, siihen merkitään, että Tarkastamaton. Tarkastamattomasta pöytäkirjasta annetaan ote vain silloin, kun se on erityisen tarpeellista. Tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle. Vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Tiedoksianto on toimitettava postitse saantitodistusta vastaan, jos se koskee velvoittavaa päätöstä, jonka tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Toimielinten pöytäkirjaan liitetään oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus. Päätöksen ottaminen hallituksen käsiteltäväksi Lautakuntien on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tekemistään päätöksistä. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta lähettämällä ao. toimielimen pöytäkirja hallintosihteerille. Lautakuntien päätöksiä ei saa panna täytäntöön, ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö kaupunginhallitus otto-oikeutta. Jos päätös on kuitenkin sellainen, että se asian luonteesta tai kiireellisyydestä johtuen on pantava heti täytäntöön, tai jos kaupunginjohtajalta on saatu lupa päätöksen täytäntöönpanoon, päätös voidaan edellä mainitusta huolimatta panna täytäntöön. Päätösten täytäntöönpanossa on myös huomioitava myös kuntalaki, jonka mukaan täytäntöönpanoon ei saa ryhtyä, mikäli oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi tai, jos oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon. Pöytäkirjojen arkistointi ja säilytys 15

16 Toimielinten alkuperäiset pöytäkirjat toimitetaan keskusarkistoon arkistoitavaksi ja säilytettäväksi. 16

17 4 HENKILÖSTÖHALLINTO 4.1 Henkilöstöhallinnon säädökset ja periaatteet Henkilöstöasioissa noudatetaan lakeja ja asetuksia sekä työ- ja virkaehtosopimuksia. Henkilöstöhallinnon strategisesta ohjauksesta vastaa kaupunginhallitus. Henkilöstön palvelusuhteisiin liittyvä päätöksenteko tapahtuu tulosalueilla ja yksiköissä. Henkilöstöasioiden valvontavastuu on toimivalla johdolla. Kaupungissa laaditaan vuosittain henkilöstökertomus, jossa kuvataan tunnusluvuin mm. henkilöstövoimavarat, henkilöstön työpanos, osaamisen kehittäminen ja yhteistoiminta. Henkilöstöriskejä tunnistetaan ja arvioidaan systemaattisesti. Henkilöstöriskit liittyvät esimerkiksi henkilöstön riittävyyteen, työkykyyn, osaamiseen ja ammattitaitoon sekä luotettavuuteen. Kaupungin henkilöstöasioista on tiedotettava asianmukaisesti, jotta henkilöstöllä on riittävä ja tarpeellinen tieto tehtäviensä hoitamiseksi. Keskitetysti tiedotettavista asioista vastaa henkilöstöhallinto ja tiettyä tulosaluetta koskevista asioista tiedottaminen on kunkin yksikön esimiehen vastuulla. 4.2 Päivittäisvalvonta henkilöstöasioissa Johtamismenettelyt ja esimiestyö: päivittäinen henkilöstöjohtaminen on oikeudenmukaista ja kannustavaa ja sillä pyritään asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Johtavat viranhaltijat ja esimiehet toimivat esimerkkinä henkilöstölle ja vastaavat omalta osaltaan työyhteisön hyvinvoinnista. Rekrytointi: Yksikön esimies varmistaa, että palkkamääräraha on varattu talousarvioon, ennen kuin henkilö rekrytoidaan. Lisäksi selvitetään muut tarkoituksenmukaiset vaihtoehdot hoitaa työvoimavaje. Työsopimuksessa tai virkamääräyksessä mainitaan määräaikaisen palvelussuhteen syy. Mikäli lainmukaista perustetta määräaikaisuudelle ei ole, henkilö otetaan toistaiseksi voimassaolevaan palvelussuhteeseen. Henkilöstön kehittäminen: henkilöstön kehittämisessä otetaan huomioon kaupungin strategiset tavoitteet. Henkilöstölle järjestetään sisäistä koulutusta ja henkilöstöä ohjataan tarpeen tai määräysten mukaan ulkoiseen täydennys- ja lisäkoulutukseen. Palkanmaksu: Palkanmaksu määräytyy virka- ja työehtosopimusten, paikallisten sopimusten ja palkkausta koskevien määräysten ja ohjeistuksen mukaisesti. Esimiesten tulee varmistua maksettavien palkkojen aiheellisuudesta ja oikeellisuudesta (esimerkiksi, että maksettu palkka perustuu asianmukaisiin ja esimiehen hyväksymiin työvuorolistoihin) määräajoin. Palkkaraportit hyväksytään neljännesvuosittain. Harkinnanvaraisia etuja myönnettäessä on otettava huomioon kaupungin etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu. 17

18 Työ- ja virkamatkat: Virkamatkoista suoritettavat korvaukset määräytyvät kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Virkamatka on kaupungin antamaan määräykseen perustuva matka, joka ei kuulu henkilön tavanomaisiin työtehtäviin/virkatoimintaa. Virkamatka suuntautuu virkapaikan ulkopuolelle. Virantoimitusmatka on viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan/tavanomaisiin työtehtäviin liittyvä matka. Virka- ja virantoimitusmatkasta laaditaan matkalasku, johon liitetään matkaan liittyvät tositteet (juna- bussi- ym. liput, hotellilaskut, jne.). Koulutusmatkaan liittyvä tilaisuuden ohjelma liitetään virkamatkahakemukseen. Ulkomaan matkoista tekee päätöksen kaupunginjohtaja. Tulosalueiden johtajat ja yksiköiden esimiehet valvovat sovittujen rekrytointi-, perehdytys- ja koulutuskäytäntöjen toteutumista sekä palkanlaskentaprosessien oikeellisuutta. Esiin tulleet ongelmat käsitellään ilman tarpeetonta viivytystä ja ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. 5 TIETOTURVA 5.1 Tietoturvavastuut ja tietoturvaan liittyvä ohjeistus sekä riskienhallinta Tietoturvan osalta noudatetaan kaupunginhallituksen hyväksymää henkilöstön tietoturvaohjetta, joka on tullut voimaan Tietoturvajärjestelyjen tarkoituksena on, että tiedot, tietojärjestelmät ja palvelut saavat asianmukaista suojaa niin, että niiden luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen liittyvät riskit ovat hallinnassa. Tietoturvallisuus on osa kaupungin toiminnan laatua. 5.2 Tietoturvaan liittyvä valvonta ja seuranta Tietoturvaan liittyvä valvonta ja seuranta ovat osa normaalia esimiehen suorittamaa sisäistä valvontaa. Tietoturvaan liittyvästä valvonnasta vastaa tietohallintopäällikkö. 6 KIRJANPIDON JA MAKSULIIKENTEEN SISÄINEN VALVONTA Kirjanpidossa ja tilinpäätöksen laadinnassa on noudatettava kuntalakia ja soveltuvin osin kirjanpitolakia ja kirjanpitoasetuksen säännöksiä. Tilinpäätöksen on annettava oikea ja riittävä kuva tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä sekä taloudellisista vastuista. Oikean ja riittävän kuvan antaminen edellyttää oikeita kirjauksia sekä toimintakertomuksessa, tuloslaskelmassa, taseessa, rahoituslaskelmassa, konsernitilinpäätöksessä ja liitetiedoissa esitettyjä oikeita ja riittäviä tietoja. Kirjanpidon on tuotettava myös talousarvion toteutumisen seurannan sekä valtionosuusviranomaisten ja tilastokeskuksen edellyttämät tiedot. Valvontavastuu ulkoisesta ja sisäisestä laskentatoimesta sekä rahoituksesta ja riskienhallinnasta on talousjohtajalla. 18

19 Kirjanpidon ja maksuliikenteen riskit voivat liittyä esim. virheellisiin kirjauksiin ja/tai rahaliikenteeseen. Mahdolliset virheet kirjauksissa voivat aiheuttaa kirjanpidon tietojen vääristymisen ja rahaliikenteen riskit voivat aiheuttaa tulojen menetyksiä. Kirjanpitojärjestelmästä ja siihen liittyvistä osajärjestelmistä on oltava ajantasainen menetelmäkuvaus. Tileistä ja niiden käytöstä annetaan ohjeet tililuettelomallissa. Kaupungin pankkitilin avaamisen ja sen käyttöoikeuksien määrittelyn suorittaa talousjohtaja, joka huolehtii myös pankkitilin käyttöoikeuksiin kohdistuvista muutoksista. Kaikki kaupungin pankkitilit on oltava kaupungin kirjanpidossa. Myös kaupungin viranhaltijan hallinnassa (esim. käyttöoikeudet) oleva kaupungin toimintaan liittyvä tili tulee olla kaupungin kirjanpidossa. Pankkitilit, joita ei käytetä, on lopetettava. Pankkitilin lopettaminen tapahtuu talousjohtajan päätöksellä. Käteisen rahan käsittelyyn liittyvät riskit on huomioitava toiminnassa. Käteiskassojen enimmäis- ja vähimmäismääristä on oltava kirjallinen talousjohtajan päätös ja varat on säilytettävä luotettavalla tavalla. Pohjakassojen ylittävät kassavarat tilitetään vähintään viikoittain kaupungin tilille. Tilityskäytännöistä ohjeistetaan tarkemmin kaupunginhallituksen päätöksellä. Käteiskassojen varat tarkastetaan kaupunginhallituksen ohjeiden mukaisesti, tarkastukset suoritetaan vähintään kahdesti vuodessa. Talouspalveluissa ja tulosalueilla huolehditaan riittävästä tehtävien eriyttämisestä ja asianmukaisesta varahenkilöjärjestelmästä. Ns. vaaralliset työyhdistelmät poistetaan tai mikäli poistaminen ei ole mahdollista esim. henkilöstön vähäisyyden vuoksi, työyhdistelmiä valvotaan erillisin valvontamenettelyin. Laskun hyväksyjä on vastaa laskun oikeellisuudesta, tiliöinnistä ja siitä, että menon suorittamiseen on tarvittava määräraha ja että yksikön talousarvion taloudellisia sitovuustasoja ei ylitetä. Hyväksyjän on huomioitava tositetta hyväksyessään myös kuntalaki, kirjanpitolaki ja -asetukset sekä valvoa, että päätösvallan siirron perusteella tositteita hyväksyvä noudattaa em. määräyksiä. Laskujen hyväksymistä koskevat delegointipäätökset säilytetään kaupungin ostoreskontrassa. Kaupungista lähtevän laskun perusteet on toimitettava viivytyksettä määritellylle laskuttajalle, joka huolehtii, että annetut palvelut ja toimitetut tarvikkeet laskutetaan ja peritään viivytyksettä ja oikeanmääräisinä. Laskuttaja valvoo saatavien suorituksia. Kirjanpidon ja maksuliikenteen seuranta Kirjanpitoraportit: Kirjanpito on järjestettävä niin, että se tuottaa toiminnan ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat tiedot. Kirjanpito järjestetään ja ohjeistetaan niin, että esimiesten tarvitsemat kuukausi- ja muut raportit ovat ajantasaisesti vastuuhenkilöiden saatavilla. Tilinpäätös ja toimintakertomus: Tilinpäätöksen laatimisessa noudatetaan kuntalakia ja soveltuvin osin kirjanpitolain ja -asetuksen säännöksiä. Tilinpäätöksen käytännön 19

20 laadinnassa noudatetaan talousjohtajan antamia ohjeita. Osavuosikatsaus laaditaan ohjeiden mukaisesti vuosittain kesäkuun lopun tilanteen mukaisesti. Osavuosikatsauksen tavoitteena on antaa luotettava kuva kaupungin talouden sen hetkisestä kehityksestä. Osavuosikatsaus on pohjana laadittaessa tilinpäätösennusteita ja valmisteltaessa seuraavan vuoden talousarviota. Kaupungin rahoituksesta ja maksuvalmiussuunnittelusta vastaa talousjohtaja. 20

21 7 OMAISUUDEN HALLINNOINTI Kaupungin henkilöstön velvollisuutena on huolehtia siitä, että kaupungin omaisuutta ei katoa, omaisuus pidetään kunnossa, sitä käytetään ja hoidetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Kaupungin omaisuuteen kohdistuneet vahingonteot tai rikokset on aina ilmoitettava yksikön esimiehelle ja tarvittaessa poliisille. Rahoitusomaisuuden hallinnoinnista vastaa talousjohtaja, kiinteistöomaisuuden hallinnoinnista kiinteistöpäällikkö ja maaomaisuuden hallinnoinnista maankäyttöinsinööri. Irtaimen omaisuuden hallinnasta ja laiterekisteritietojen ajantasaisuudesta vastaa omaisuuden haltijayksikkö. Kaupungin rahavarat sijoitetaan turvallisesti ja tuloa tuottavasti valtuuston hyväksymien sijoitustoiminnan periaatteiden mukaisesti. Kiinteään ja irtaimeen omaisuuteen kohdistuvia riskejä arvioidaan säännöllisesti osana kaupungin riskienhallintapolitiikkaa. Riskienhallinnasta ja säännöllisesti toteutetuista riskien arvioinneista vastaa viime kädessä se yksikkö, jonka hoitoon omaisuus on uskottu. Kaupungin kiinteä tai irtain omaisuus vakuutetaan riski- ja vakuutuspolitiikan mukaisesti. Tulosalueiden johtajat vastaavat siitä, että kaupungin kaikki olennainen irtain omaisuus on luetteloitu. Yksiköt kirjaavat irtaimistorekisteriin yli 1000 euron irtaimen. Omaisuuden säilymistä kaupungin hallussa on seurattava. Irtain omaisuus inventoidaan joka toinen vuosi ja yksikön esimies vahvistaa inventoinnin tuloksen allekirjoituksellaan. Irtaimen poistosta tulee tehdä asianmukaiset päätökset. Hankinnat Kaupungin hankinnat on suoritettava hankintalain ja kaupungin hankintaohjeiden mukaisesti. Hankintojen valmistelussa ja päätöksenteossa on otettava huomioon esteellisyys ja hyvän hallinnon periaatteita. Hankintojen kilpailuttaminen ohjeistetaan hankintaohjeessa. Hankintapäätökset tehdään voimassaolevien hankintavaltuuksien mukaisesti. Päätöksentekijä vastaa päätösten lainvoimaiseksi saattamisesta. Hankintavaltuuksia delegoitaessa tulee ottaa huomioon, että vain viranhaltijat ja toimielimet voivat olla hankintapäätöksien tekijöinä. Varastot Varastovalvonnassa on huomioitava varastoinnin enimmäismäärän minimointi ja varaston kiertonopeuden maksimointi varmistaen toimintakyvyn jatkuvuus. Varaston enimmäismäärän vahvistamisella varmistetaan, ettei varastoon sidota liikaa pääomaa ja varaston kiertonopeuden seurannalla varmistetaan varastoidun tavaran käyttökelpoisuus. 21

22 Varaston vastuuhenkilön on vähintään tilikausittain suoritettava varastojen arvojen tarkistus. Varastoeron hyväksyvät tulosalueen johtajat. Tarkastuksista on laadittava kirjallinen raportti ja se tulee toimittaa talousjohtajalle. Ulkopuoliset varat Kaupungin nimissä voidaan käsitellä vain kaupungille kuuluvia varoja, jotka kirjataan kaupungin kirjanpitoon. Muut varat ovat yksityisiä varoja ja ne on pidettävä erillään kaupungin varoista. 8 MUUT ASIAT 8.1 Sopimukset Sopimukset laaditaan kaupungin edut turvaavina ja niiden on noudatettava ko. alan yleisiä sopimusehtoja. Kaupungilla on oltava oikeus tarkastaa palveluntuottajan toimintaa. Sopimusten hyväksymisoikeudet määrätään hallintosäännössä. Mikäli viranhaltijalla on päätösvalta asiassa, hän voi hyväksyä ja allekirjoittaa ko. asiaa koskevan sopimuksen. Sopimuksiin tulee sisällyttää sanktio sopimusrikkomusten varalle ja kaupungin edun turvaava riittävän lyhyt irtisanomisaika. Sopimusten valvontavastuu on sopimuksen hyväksyjällä tai hänen määräämällään. Toimielinten hyväksymien sopimusten osalta valvontavastuu on toimielimen esittelijällä tai hänen määräämällään. Jokaiselle sopimukselle tai sopimusryhmälle on nimettävä valvontavastuussa oleva henkilö. Valvonta tulee järjestää niin, että se varmistaa toiminnan lainmukaisuuden ja sopimuksen mukaisen toiminnan. Tehdyistä sopimuksista tulee pitää luetteloa asianhallintajärjestelmässä tarkoituksen-mukaisesti ryhmiteltyinä. Erityisesti tulee seurata sopimusten voimassaoloaikoja, jotta ehditään ajoissa neuvotella sopimusten jatkamisesta tai kilpailuttaa sopimuskohde. Sopimuksiin sisältyvistä tai tilinpäätöksessä esitettävistä vastuusitoumuksista ja vastuista on yksiköiden pidettävä asianmukaista ja ajantasaista luetteloa. 8.2 Projektien valvonta Kaupunki voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Kaupungin omista merkittävistä hankkeista ja kehittämiskohteista on laadittava yksilöidyt projektisuunnitelmat. Projektisuunnitelmaan tulee sisältyä kustannusarviot, rahoitus, aikataulu ja projektiin osallistuvat henkilöt, ao. henkilöiden toimivalta ja vastuut sekä se, miten projektin raportointi ja valvonta järjestetään. Projektikirjanpito on järjestettävä niin, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutenaan johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektikirjanpidon järjestämisvastuu on projektia hallinnoivan yksikön esimiehellä. Projektin vastaavan on ennen rahoitushakemusta käytävä läpi pääkirjanpitäjän kanssa pro- 22

23 8.3 Omistajaohjaus jektin menot ja tulot, jotta tilityksissä vaadittavat kuluerittelyt saadaan mahdollisimman pitkälle kirjanpidosta. Osallistumisesta kaupungin ulkopuolisen toimijan hallinnoimaan projektiin on tehtävä päätös. Päätöksessä on nimettävä yhdyshenkilö, hyväksyttävä projektisuunnitelma ja kaupungin kustannusarvio sekä ohjeistettava projektin tulojen ja menojen kirjanpitokäsittely. Mikäli tulosalueella ei ole osoittaa mahdollisesti vaadittavaa omarahoitusosuutta projektiin, tulee projektihakemus käsitellä kaupunginhallituksessa. Omistajaohjausta toteutetaan valtuuston hyväksymän konserniohjeen mukaisesti. Talousarvion yhteydessä asetetaan konserniyhteisöille tavoitteet. Tytäryhteisöt raportoivat osavuosiraportissa tilikauden ensimmäisen vuosipuoliskon taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta. Tilinpäätöksen yhteydessä konserniyhteisöiltä kerätään tarpeelliset tiedot konsernitilinpäätöstä varten. 9 OHJEEN VOIMAANTULO Tämä ohje tulee voimaan lukien. 23

24 Liite 1 ORIVEDEN KAUPUNKI PÄÄTÖS OTTO-OIKEUDEN KÄYTTÄMISESTÄ Viranhaltija Pvm OTTO-OIKEUDEN ALAISET PÄÄTÖKSET Viranhaltija Pykälät OTTO-OIKEUDEN KÄYTTÄMINEN Otto-oikeutta käytetään seuraaviin päätöksiin Viranhaltija Otto-oikeutta ei käytetä ja päätökset ovat täytäntöönpantavissa Päiväys Allekirjoitus 24