Asialistassa tummennettuina olevat asiat on käsiteltävä kokouksessa, kursiivilla olevat kohdat ovat vapaaehtoisia.

Transkriptio

1 1 (7) KOKOUKSEN ASIAKOHTIEN TARKENNUKSET Yleistä Kutsu asukkaiden kokoukseen on toimitettava jokaiseen huoneistoon jaettavalla ja talon ilmoitustauluille asetettavalla ilmoituksella vähintään viikkoa ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat sekä kokouksen aika ja paikka. Kokous tulee pitää mennessä ja kokouksen pöytäkirja on toimitettava alueyhtiöön sekä vuokralaistoimikunnalle marraskuun loppuun mennessä. Asialistassa tummennettuina olevat asiat on käsiteltävä kokouksessa, kursiivilla olevat kohdat ovat vapaaehtoisia. 1. Kokouksen avaus Asukkaiden kokouksen avaa nykyinen talotoimikunnan puheenjohtaja tai luottamushenkilö. Jos vmy:ssä ei ole Talotoimikuntaa/Luottamushenkilöä tai muusta perustellusta syystä, kokouksen kutsuu koolle omistajan edustaja (alueyhtiö) joka myös avaa kokouksen. Mikäli kyseessä on uusi vmy, jossa ei ole pidetty ensimmäistä asukkaiden kokousta, kokouksen koollekutsujana toimii omistajan edustaja (alueyhtiö). 2. Kokouksen läsnäolijoiden kirjaaminen ja äänivaltaisten toteaminen Kokouksen koollekutsuja pyytää alueyhtiöstä asukasluettelon kaikista vmy:n asukkaista sekä erikseen luettelon äänivaltaisista asukkaista. Tarvittaessa tulee myös pyytää selvitys vmy:n liike- ja toimistotilojen välittömistä haltijoista, sillä myös heillä on äänivalta asukkaiden kokouksessa (yksi ääni huoneistoa kohti). Alueyhtiön toimittamasta asukasluettelosta tarkistetaan, että osallistujan nimi ja huoneiston numero löytyvät listasta. Tämä voi tehdä jo henkilön tullessa kokoustilaan tai siten, että kokoukseen osallistuvat esittäytyvät yksi kerrallaan ja kokouksen avaaja tarkistaa tiedot. Tämän lisäksi on hyvä kierrättää osallistujalistaa, johon kukin osallistuja itse kirjoittaa nimensä ja huoneiston numeron. Henkilöiden on tarvittaessa varauduttava todistamaan läsnäolo- ja puheoikeutensa sekä henkilöllisyytensä henkilöllisyystodistuksella. Esimerkiksi, jos henkilö on juuri muuttanut taloon, sen jälkeen kun asukasluettelo on tulostettu, on hyvä ottaa mukaan vuokrasopimus. Ennen kuin voidaan tehdä yhtään päätöstä, tulee olla selvillä ketkä voivat osallistua päätöksentekoon. Pöytäkirjaan on myös hyvä merkitä äänivaltaisten osallistujien lukumäärä ja tarvittaessa (jos lukumäärä muuttunut) kirjata luku myös pöytäkirjan eri päätöskohtiin.

2 2 (7) 3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen sekä tarvittaessa läsnäolo- ja puheoikeuden myöntäminen Laillisuus Kokouksen laillisuus perustuu lakiin yhteishallinnosta vuokrataloissa ( /649) ja sen pykälään 4, jossa todetaan, että asukkaiden kokous on kutsuttava koolle vähintään kerran kalenterivuodessa käsittelemään laissa tarkoitettuja asioita. Helsingin kaupungin vuokralaisdemokratiasäännön mukaan kokouskutsu ja asialista on tullut jakaa jokaiseen asuntoon ja ilmoitustauluille vähintään viikkoa ennen kokousta. Päätösvaltaisuus Kokouksen päätösvaltaisuutta, eli sitä kuinka monta äänivaltaista asukasta tulee olla kokouksessa paikalla, jotta kokous voi tehdä päätöksiä, ei ole määritetty laissa, vdsäännössä tai sen käytännön ohjeissa. Näin ollen yksikin paikalla oleva äänivaltainen asukas voi tehdä päätöksiä asialistassa mainituissa asioissa. Läsnäolo- ja puheoikeus Kun on todettu paikalla olevat äänivaltaiset asukkaat ja liike- ja toimistotilojen haltijat, he päättävät myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus muille (esim. asiantuntijat, ehdokkaat luottamustehtäviin, talotoimikunnan kokoukseen kutsumat henkilöt jne.) kuin lain ja vd-säännön mukaan oikeuden omaaville. Alue- ja kiinteistöyhtiön toimitusjohtajalla ja yhtiön nimeämällä muulla edustajalla on läsnäolo- ja puheoikeus asukkaiden kokouksessa. Päätöksenteko Mikäli asukkaiden kokouksen äänivaltaiset osallistujat eivät ole yksimielisiä siitä, myönnetäänkö läsnäolo- ja puheoikeus, on parasta ennen äänestystä keskeyttää asian käsittely kokouksen järjestäytymisen ajaksi. Järjestäytymisen jälkeen asian käsittelyä jatketaan ja käydään äänestys asiasta päättämiseksi. Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, mitä enemmistö kokouksessa annetuista äänistä on kannattanut. Äänten mennessä tasan ratkaisee vaalissa arpa ja muulloin se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. Kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on valvoa, että äänestyksiin/vaaleihin ei osallistu muita kuin he, joilla on asiassa äänivalta. 4. Kokouksen järjestäytyminen puheenjohtajan ja sihteerin valinta Asukkaiden kokous valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtajaksi tulisi valita kokouksen äänivaltainen henkilö, jolla on hyvä kyky jakaa puheenvuoroja, tehdä yhteenvetoja ja ohjata kokousta. Hyvä puheenjohtaja antaa osallistujille riittävästi vapauksia keskustella, mutta toisaalta pitää ohjakset koko ajan tiukasti käsissään. Hyvä puheenjohtaja helpottaa sihteerin työtä kun hän kunkin asiakohdan käsittelyn lopuksi tiivistää asian käsittelyn ja toteaa mitä on päätetty.

3 3 (7) Mikäli kokouksen puheenjohtajan toimii ei-äänivaltainen henkilö, voi tulla ongelmia äänestyksessä, jossa äänet menevät tasan puheenjohtajan ääni on ratkaiseva. Sihteeriksi tulisi valita henkilö, jonka kykenee pitämään kirjaa kokouksen kulusta ja kirjata kokouksen kuluessa tehdyt ehdotukset, kannatukset ja päätökset pöytäkirjaa varten. Sihteerinä voi toimia joku muukin, kuin vmy:n asukas. Sihteerin tehtävään on harvoin tarjokkaita, vaikka/koska tehtävä on tärkeä. Pöytäkirjan kirjoittaminen koetaan vaikeaksi ja työlääksi. Vähimmäisvaatimuksena pöytäkirjan laatimiseen voidaan pitää sitä, että pöytäkirjaan on selkeästi kirjattu vähintäänkin ne asiat mistä kokouksessa on päätetty. kokouksen pöytäkirjantarkastajien (2) valinta ja ääntenlaskijoiden (2) valinta Pöytäkirjantarkastajien tehtävänä on tarkistaa kokouksen pöytäkirjan oikeellisuus ja varmentaa se allekirjoituksellaan. Kokoustilanteessa pöytäkirjantarkastajat o merkitsevät kokouksen kuluessa itselleen tarkasti muistiin kokouksen päätökset o kuka tai ketkä valittiin mihinkin tehtävään ja mille ajanjaksolle (=toimikausi) o mitkä olivat ehdotusten tai ehdokkaiden saamat äänimäärät o moitittiinko tehtyä päätöstä (päätöksen moittiminen: kuka, miten moitti). o Kokouksen jälkeen he o tarkastavat, että sihteeri on kirjannut kokouksen päätökset ja kokoustapahtumat oikein ja kokouksen kulun mukaisesti o mahdolliset virheelliset kohdat voidaan korjata sopimalla asiasta puheenjohtajan ja sihteerin kanssa (sihteeri korjaa ko. kohdat pöytäkirjaan puheenjohtajan pyynnöstä), tarvittaessa pöytäkirjan tarkastajat kirjoittavat mahdolliset virheelliset kohdat oikeassa muodossa pöytäkirjan tarkastusmerkintään o allekirjoittavat tarkastetun pöytäkirjan ja toimittavat allekirjoitetun asiakirjan sovitun ajan sisällä takaisin sihteerille o 5. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Yhteishallintolaki ja vuokralaisdemokratiasääntö määrittelevät mitkä asian on käsiteltävä asukkaiden kokouksessa (löytyvät malliasialistasta tummenettuina) ja ne tulee olla kokouksen asialistassa ja käsitellä asukkaiden kokouksessa. Lisäksi vmy:n tarpeen mukaan listaan voidaan tuoda myös muitakin asioita käsiteltäväksi. Vaikka talosuojeluhenkilöiden nimeämiseen ei laki, vd-sääntö tai voimaan tullut pelastuslaki velvoita, on tärkeää, että asukkaiden kokouksessa valitaan vmy:lle vähintäänkin suojelujohtaja. Suositus: Asukkaiden kokouksissa ei käytetä yhteistä aikaa sellaisten yksittäisten asioiden käsittelyyn, jotka eivät koske läsnä olevia laajemmin ja joiden hoitaminen on toimivinta suoraan asianomaisten kesken (esimerkkejä: yksittäiset vikailmoitukset

4 4 (7) ohjataan tekemään suoraan kiinteistöyhtiölle, yksittäisiä häirityiksi tulleita asukkaita ohjataan hoitamaan asiaansa alueyhtiön kanssa, asukkaiden väliset mahdolliset riitaisuudet ohjataan sopimaan asianomaisten kesken muualla). 6. Uuden vuokralaisdemokratiasäännön ja sen käytännön ohjeiden esittely Asukkaille on hyvä esitellä uusi sääntö ja sen käytännön ohjeet sekä niiden keskeiset muutokset entiseen. 7. Alueyhtiön kuulumiset Mikäli kokoukseen on kutsuttu alueyhtiön edustajia, on heille hyvä antaa oma pykälä, jossa he voivat käydä läpi vmy:tä koskevia asioita. 8. Alueyhtiön talouden ja hallinnon valvojan raportti vuodelta 2014 Kokouksessa on hyvä käydä läpi alueen valvojan tekemä lausunto vuodelta Talotoimikunnan toiminta Talotoimikunta esittelee mitä on tehnyt edellisen vuoden aikana ja mitä heidän tiedossa on tulevaisuudesta. ************************************************************************************************** Ennen henkilövaaleja ja nimeämisiä on hyvä käydä läpi tehtävien kelpoisuusehdot On tärkeää, että henkilöllä joka nimetään/valitaan luottamustehtävään on käytettävissään riittävästi aikaa tehtävien ja yhteisten asioiden hoitamiseen kyky tehdä yhteistyötä ja toimia Hekan / alueen / vmy:n asukkaiden edustajana yhdessä muiden toimijoiden kanssa kyky pysyä määräajoissa pyydettyjen lausuntojen ja esitysten tms. laatimisessa yhteishallintolain ja vd-säännön riittävä tuntemus käsitys edustuksellisen demokratian merkityksestä ja vaatimuksista halu kehittyä tehtävässään ja edesauttaa asukasdemokratian toteutumista ************************************************************************************************** 10. Talotoimikunnan puheenjohtajan tai luottamushenkilön valinta ajalle Talotoimikunnan perustamiseen tarvitaan vähintään kolme (3) jäsentä: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja yksi (1) varsinainen jäsen. On hyvä käydä ennen tämän asiakohdan valintoja keskustelua siitä onko talotoimikuntaan riittävästi tulijoita. Talotoimikunta on päätösvaltainen kun paikalla on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja puolet jäsenistä. Talotoimikunnan puheenjohtaja on automaattisesti vuokralaistoimikunnan jäsen ja näin ollen tehtävään kuuluu oleellisena osana osallistua alueen vuokralaistoimikunnan kokouksiin.

5 5 (7) Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka 11. Talotoimikunnan varapuheenjohtajan tai varaluottamushenkilön valinta ajalle mikäli ei perusteta talotoimikuntaa vaan valittiin luottamushenkilö, valitaan mahdollisuuksien mukaan myös varaluottamushenkilö 12. Talotoimikunnan jäsenten valinta ajalle talotoimikunnassa voi olla 1-5 varsinaista jäsentä ja 1-5 varajäsentä Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka Samaan toimielimeen ei saa valita useampia kuin yksi henkilö samasta huoneistosta. 13. Vmy:n oman hallinnon ja talouden valvojan raportti asukkaiden kokoukselle Mikäli vmy:lle on valittu valvoja, on hänen annettava kertomuksensa tehtävän suorittamisesta asukkaiden kokoukselle sekä Hekan ohjeistuksen mukaan tiedoksi myös alueen yhteiselle valvojalle. 14. Vuokranmääritysyksikön hallinnon ja talouden valvojan valinta ajalle Vmy-kohtainen valvojan valitaan seuraamaan ja tarkastamaan vuokranmääritysyksikön talon tai talojen talouden ja hallinnon hoitoa. 15. Edustajan nimeäminen vmy:n peruskorjauksen suunnittelu-, työmaa- ja vastaavaan toimikuntaan ajalle Vd-säännön mukaan nimeämisoikeus on talotoimikunnalla. On kuitenkin hyvä tehdä nimeäminen asukkaiden kokouksessa samalla kertaa kun alueyhtiön edustajat ovat paikalla kertomassa tulevasta korjaushankkeesta. Jos ei ole tarvetta nimeämiselle, tämä kohta voidaan jättää asialistasta pois tai kirjata tähän kohtaan, että edustajan nimeämiselle ei ole tarvetta. 16. Vuokranmääritysyksikön turvallisuushenkilöstön valitseminen ajalle Pelastuslain muutosten tultua voimaan , ei enää ole velvoitetta jokaiselle vmy:lle nimetä suojelujohtajaa ja väestönsuojanhoitajaa. Asia kannattaa kuitenkin käsitellä asukkaiden kokouksessa ja mahdollisuuksien mukaan nimetä tehtäviin asiaan perehtyneet henkilöt. On myös mahdollista, että talosuojelussa tehdään yhteistyötä naapurivmy:n kanssa, eli valitaan jommastakummasta vmy:stä henkilöt, jotka hoitavat tehtävää molemmissa vmy:issä Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka

6 6 (7) 17. Ehdokkaiden nimeäminen Heka-NN Oy:n (alueyhtiö) luottamustehtäviin ajalle ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen) ehdokkaat hallituksen valiokuntaa (entinen työmaatoimikunta) (kaksi varsinaista jäsentä) ehdokas Heka-NN Oy:n (alueyhtiö) yhteiseksi talouden ja hallinnon valvojaksi Mikäli hallituksen tai sen valiokunnan jäsen ole vuokralaistoimikunnan jäsen, on hänen yksi tehtävä osallistua toimikunnan kokouksiin ja tarvittaessa olla valmis vastaamaan toimikunnan esittämiin kysymyksiin. Hallituksen ja työmaatoimikunnan asukasjäsenten tehtävä on tuoda esille asukkaiden / talotoimikuntien / vuokralaistoimikuntien / vuokralaisneuvottelukunnan kanta asioihin. alueen yhteinen valvoja toimii asukkaiden lukuun ja valvoo kiinteistöhuollosta ja isännöinnistä vastaavan Heka-NN Oy:n taloutta ja hallintoa sekä alueyhtiön Hekan puolesta tekemiä päätöksiä alueen valvoja toimii yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa alueen yhteinen valvoja antaa tilinpäätöksen jälkeen kirjallisen raportin vuokralaistoimikunnalle ja tiedoksi alueyhtiölle sekä Hekan valvojalle alueen yhteinen valvoja opastaa ja ohjaa vmy-kohtaisten valvojien toimintaa alueen yhteinen valvoja ei voi toimia alueyhtiön hallituksen tai sen valiokunnan jäsenenä Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka Vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista. 18. Ehdokkaiden nimeäminen Helsingin kaupungin asunnot Oy:n luottamustehtäviin ajalle ehdokkaat hallitukseen (kaksi varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen) ehdokas yhteiseksi hallinnon ja talouden valvojaksi Hallituksen asukasjäsenten tehtävänä on tuoda päätöksenteossa esille asukkaiden kanta ja tahtotila ja mikäli vuokralaisneuvottelukunta on ottanut asiaan kantaa, varmistaa, että se tuodaan esille päätöksen teossa. Yhteinen valvoja toimii yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa. Hän tutustuu yhtiön hallintoon ja talouteen, opastaa alueyhtiöiden valvojia ja yhteistyössä Hekan

7 7 (7) talouspäällikön kanssa luo ja päivittää alueiden valvojien toiminnalle annettavaa ohjeistusta. Yhteinen valvoja saa alueiden valvojilta raportit, jotka hän ottaa huomioon laatiessaan omaa lausuntoaan vuokralaisneuvottelukunnalle. Raportti annetaan myös tiedoksi kiinteistöyhtiölle ja sen hallitukselle. Raportti tulee myös saattaa vuokralaistoimikuntien, talotoimikuntien ja asukkaiden tietoon. Jos ehdolla oleva henkilö ei ole paikalla, tulee häneltä olla kirjallinen suostumus, joka Vuokralaistoimikunta tekee valinnat asukkaiden kokousten nimeämistä ehdokkaista ja vd-säännön mukaan esittää edelleen Vuokralaisneuvottelukunnalle valittavaksi hallitukseen yhtä naista ja yhtä miestä varsinaisiksi jäseniksi ja yhtä varajäsentä. 19. Muut esille tulevat asiat Jos kokouksen osallistujat haluavat käsitellä muita kuin asialistassa olevia asioita, niin se on tämä paikka. Suositus: Asukkaiden kokouksissa ei käytetä yhteistä aikaa sellaisten yksittäisten asioiden käsittelyyn, jotka eivät koske läsnä olevia laajemmin ja joiden hoitaminen on toimivinta suoraan asianomaisten kesken (esimerkkejä: yksittäiset vikailmoitukset ohjataan tekemään suoraan kiinteistöyhtiölle, yksittäisiä häirityiksi tulleita asukkaita ohjataan hoitamaan asiaansa alueyhtiön kanssa, asukkaiden väliset mahdolliset riitaisuudet ohjataan sopimaan asianomaisten kesken muualla). 20. Kokouksen päättäminen Kun kaikki asiat on käsitelty, kokouksen puheenjohtaja kiittää osallistujia ja päättää kokouksen.