3.Organisaatio. 3.9 Hallituksen tehtävät SOPIMUS TORNION KAUPUNKI. Kv

Transkriptio

1 TORNION KAUPUNKI SOPIMUS 1 Kv PÄÄSOPIMUS TORNION KAUPUNGIN JA HAAPARANNAN KUNNAN YHTEISTOIMINNASTA VÄLISESTÄ 1. Provincia Bothniensiksen toiminta -ajatus 2. Kielet 3.Organisaatio 3.9 Hallituksen tehtävät Tornion kaupungin ja Haaparannan kunnan yhteistyön tarkoituksena on kuntien voimavarojen tehokas käyttö ja palvelujen parantaminen monipuolistamaan kuntien omaehtoista ja yhteensovitettavissa olevaa palvelutuotantoa sekä muuta kunnallista toimintaa. Provincia Bothniensis on Tomion kaupungin ja Haaparannan kunnan vapaaehtoisen yhteistyön toimielin, sen toimialueen muodostavat mainitut kunnat. Provincia Bothniensiksen toiminnassa käytettävät viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Provincia Bothniensiksen organisaation muodostavat provinssin hallitus, hallituksen työvaliokunta, palvelukohtaiset toimielimet tulosyksikköineen, yhteistyösihteeri, toimisto, palvelukohtainen sihteeristö ja projektiryhmät. Provincia Bothniensiksen hallitukseen kuuluvat Tornion kaupunginvaltuuston valitsemat viisi edustaja ja Haaparannan kunnanvaltuuston valitsemat viisi edustajaa. Provincia Bothniensiksen hallitus valitsee keskuudestaan vuorotellen kahdeksi vuodeksi hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan, heidän tulee olla samalla kertaa eri kaupungeista. Puheenjohtajaa kutsutaan kuvernööriksi ja varapuheenjohtajaa varakuvernööriksi. Provincia Bothniensiksen hallituksen tehtävänä on Tornion ja Haaparannan yhteistoiminnassa:

2 2 3.2 Kokoukset Yhteistyön koordinointi - Provincia Bothniensiksen hallitus ohjaa ja valvoo yhteisten palvelutoimintojen ja projektien toimintaa. Palveluyksiköiden ja projektien on toimitettava Provincia Bothniensiksen hallitukselle vuosittain taloutta ja tulostavoitteita koskevat käyttösuunnitelmat ja toimintakertomukset sekä jäljennökset toimielinten kokousten päytäkirjoista Hallinnon, talouden ja yhteistoimintojen johtaminen - kunnanvaltuustojen asettamien tavoitteiden toteuttaminen - Tornion ja Haaparannan kunnanhallitusten päätettäväksi menevien asioiden valmistelu ja täytäntöönpano - yhteisten toimintojen tavoitteiden asettelu ja keskeisten suunnitelmien valmistelu ja johtaminen - resursseista päättäminen yhteiselle palvelutuotannolle ja projekteille kunnanhallitusten asettaman taloudellisen kehyksen ja ohjeellisten toiminnallisten tavoitteiden mukaisesti - toimintaohjeiden antaminen Provincia Bothniensiksen tulosyksikäille ja projektiryhmille - sille annettujen Tornion ja Haaparannan yhteisten ulkoisten suhteiden ja verkostoitumisen ylläpito ja kehittäminen. - esitysten tekeminen Tornion ja Haaparannan kuntien henkilöstön työskentelystä Provincia Bothniensiksen hyväksi - esitysten tekeminen kunnanhallituksille kiireellistä yhteistoimintaa vaativissa asioissa - päättäminen Provincia Bothniensiksen palveluista perittävistä maksuista Hallitus pitää kokouksia niin usein kuin asiat vaativat. Kokoukset kutsuu kokoon kuvernööri tai hänen estyneenä ollessa varakuvernöäri. Provincia Bothniensiksen toimielimet ovat päätösvaltaisia, kun vähintään puolet sekä Tornion että Haaparannan edustajista ja lisäksi puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä Kokouksissa jokaisella edustajalla on yksi ääni. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla, muissa asioissa päätökseksi tulee puheenjohtajan kannattama mielipide. Provincia Bothniensiksen toimielinten päätösten perusteella tehtävät sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa toimielimen puheenjohtaja ellei muuta ole päätetty. Provincia Bothniensiksen hallituksen päätösten perusteella tehtävät sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, ellei muuta ole päätetty.

3 Kumpikin kunta maksaa omille edustajilleen Provincia Bothniensiksen toimielinten kokouspalkkiot. 4. Talousarvio ja toiminnalliset tavoitteet 5. Talous Tornion kaupunginvaltuusto ja Haaparannan kunnanvaltuusto päättävät joka neljäs vuosi yhtäpitävillä päätöksillä Provincia Bothniensiksen piirissä harjoitettavan yhteistyön pitkän aikavälin, (vähintään 4 v), päämääristä ja tulostavoitteista. Tornion ja Haaparannan kunnanhallitukset osoittavat mennessä vuosittaisen talousarvion taloudellisen kehyksen ja yhteiset toiminnalliset tavoitteet Provincia Bothniensiksessa harjoitettavalle yhteistyölle sekä erikseen kullekin yhteiselle palvelutoiminnalle. Talousarviovuotta seuraavalle kahdelle vuodelle kunnanhallitukset asettavat ohjeelliset kehykset taloudelle sekä ohjeelliset toiminnalliset tavoitteet. Provincia Bothniensiksen hallitus laatii yhteisille toiminnoille talousarvion ja kahden seuraavan vuoden toimintasuunnitelman Tornion ja Haaparannan kunnanhallitusten osoittamien kehysten mukaisesti. Talousarvio ja toimintasuunnitelma on laadittava vuosittain mennessä ja se on lähetettävä tiedoksi sekä Torniolle että Haaparannalle. Tornion kaupunki ja Haaparannan kunta vastaavat kumpikin pääsääntöisesti puoliksi Provincia Bothniensiksen menoista, kuitenkin niin, että aina palvelu- ja projektikohtaista yhteistoimintaa järjestettäessä sovitaan erikseen kummankin kunnan maksuosuus. Provincia Bothniensiksen hyväksyttyyn talousarvioon perustuva kunnan maksuosuuden ennakko on maksettava 15. päivään tammikuuta mennessä, lukuunottamatta sitä osaa maksuosuudesta, joka on henkilöstön palkkoja ja muita henkilöstökuluja, ne maksetaan kuukausittain kuukauden 15. päivään mennessä, elleivät kunnat asioista muuta sovi. Kesken talousarviovuoden aloitettavan yhteisen toiminnan tai palvelun menojen maksuosuuksista ja niiden maksuaikataulusta sopivat Tornion ja Haaparannan kunnanhallitukset aina ennen toiminnan aloittamista. Provincia Bothniensiksen tilikausi on kalenterivuosi. Provincia Bothniensiksen koko kirjanpito hoidetaan yhtenä erillisenä kirjanpitona, josta laaditaan oma tilinpäätös. Tämä kirjanpito on juridisesti osa sekä Tornion että Haaparannan kirjanpitoa. Kirjanpidon hoitaa jommankumman kunnan rahatoimisto.

4 6. Yhteiset projektit 4 Kumpikin kunta ottaa talousarvioonsa vain Provincia Bothniensikselle annettavan toiminta-avustuksen/maksuosuuden. Kuntien talousarviossa menoarvio on nettoperusteinen. Osa avustuksesta voidaan antaa maksamalla henkilöstön palkkoja. Provinssin kirjanpito ja tilinpäätös laaditaan bruttoperiaatteella. Tilinpäätös otetaan kaupunkien kirjanpitoon kummankin maan lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Erilliskirjanpidon tarkastusoikeus on molemmilla kaupungeilla. Provincia Bothniensiksen yli- tai alijäämä voidaan siirtää seuraavalle vuodelle tai tulouttaa vuosittain. Yhteiset kehittämisprojektit siirretään Provincia Bothniensiksen hallituksen alaisuuteen ja ne käsitellään kukin omana kustannuspaikkanaan Provincia Bothniensiksen kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä. Yhteisiä projekteja varten Provincia Bothniensiksen hallitus tekee aina projektin hakemusvaiheessa esityksen hankkeen toteutuksesta juridisesti päävastuussa olevasta tahosta (Tornio tai Haaparanta). 6.1 Palveluyksikkö ja palvelun yhteistyöelin Kutakin yhteisesti järjestettävää toimintakokonaisuutta (annettavista /tuotettavista tuotteista koostuva useiden palvelujen kokonaisuus) varten voivat Tornion ja Haaparannan kunnanhallitukset perustaa yhteisellä päätöksellä Provincia Bothniensiksen yhteyteen palveluyksikön, jota johtaa yhteinen monijäseninen yhteistyöelin. Yhteistyöelimen jäsenmäärän päättävät kunnanhallitukset. Lisäksi palveluyksikällä voi olla tarpeellinen määrä työntekijöitä. Yhteisen palvelun monijäseniseen yhteistyöelimeen nimeää Provincia Bothniensiksen hallitus yhtä monta jäsentä sekä Torniosta että Haaparannasta. Yhteistyöelin valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan noudattaen samaa käytäntöä kuin Provincia Bothniensiksen hallitusta valittaessa. Yhteistyöelimen tehtävänä on: - yhteisen toimialan kehittäminen, - tavoitteiden asettaminen palveluyksikölle - palveluyksikön toiminnan ja sen tuloksien seuraaminen - palveluyksikön toiminnan ja suunnittelun ohjaaminen - yhteisten toimielinten asettamien tulostavoitteiden toteuttaminen, asioiden valmistelu, suunnittelu, täytäntööpano ja ratkaisut toimivaltansa puitteissa - toiminnan ylläpito ja kehittäminen

5 - toimialan seuraaminen, tulevaisuuden tutkiminen, visioiden luominen ja strategiavaihtoehtojen esittäminen palveluyksikön yhteistyöelimen käsittelyyn - tulosten seuranta ja arviointi sekä johtopäätösten teko Palvelun yhteistyöelin valmistelee vuosittain Provincia Bothniensiksen hallitukselle oman kolmivuotisen toimintansa talousarvion ja -suunnitelman (käyttösuunnitelma, ensimmäinen vuosi) sekä toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. 6.2 Palvelukohtaisen sopimuksen sisältö Yhteistä palvelutoimintaa varten tehtävässä sopimuksessa sovittavia asioita ovat: - yhteistyöelimen kokoonpano - kokouskäytännöt - yhteistyöelimen ratkaisuvalta - tehtävät (yhteistyöelin ja toimisto /yksikkö) - toimiston (yksikön henkilöstö) - henkilöstön palkkaaminen, juridinen työnantaja, työaika, muut henkilöstöpoliittiset asiat, koulutus, työsuojelu yms. - kuntien maksuosuudet - toimiston sijaintipaikka - tarvittaessa maininta kumman maan lakia tai säännöksiä noudatetaan (määräys tarvitaan ainakin henkilöstöasioissa, toimistossa voi olla sekä Tornion että Haaparannan palkkaamia työntekijöitä) - sopimuksen voimaantulo 7. Provincia Bothniensiksen kanslia ja yhteisten projektien henkilöstö Provincia Bothniensiksella on oma kanslia sekä vakinaista että määräaikaista henkilökuntaa sen mukaan, mitä kunnanhallitukset ovat päättäneet. Henkilökunnan tehtävistä määrätään Provincia Bothniensiksen hallituksen hyväksymässä kanslian johtosäännössä. Kanslian henkilökunnan valitsevat kunnanhallitukset Provincia Bothniensiksen hallituksen tekemän ehdotuksen perusteella. Kanslian henkilöstön ja Provincia Bothniensiksessa harjoitettavaan kuntien yhteistyöhön otettavan muun henkilöstön valinnasta, pätevyysvaatimuksista, työajasta sekä palkkauksesta ja muista palvelussuhteen ehdoista päättää Provincia Bothniensiksen ehdotuksen perusteella joko Tornion tai Haaparannan kunnanhallitus aina sen mukaisesti kumman kunnan palvelukseen työntekijä valitaan.

6 8. Sopimuksen voimaantulo Pääsopimus astuu voimaan Tornion ja Haaparannan kunnanvaltuustojen hyväksyttyä sen. Pääsopimusta voidaan muuttaa kunnanvaltuustojen yhtäpitävin päätöksin. Yhteistä palvelua koskeva sopimus astuu voimaan Tornion ja Haaparannan kunnanhallitusten hyväksyttyä sen. Palvelua koskeva sopimus voidaan muuttaa kaupunginhallitusten yhtäpitävin päätöksin. TORNION KAUPUNKI HAAPARANNAN KUNTA Raimo Ronkainen BenÄt Westman Vs. kaupunginjohtaja K nanneuvos Mafia-Leena Härkönen Apulaiskaupunginsihteeri