VASTUULLISET LIIKETOIMINTAPERIAATTEET. Code of conduct

Transkriptio

1 VASTUULLISET LIIKETOIMINTAPERIAATTEET Code of conduct

2 Veritas Eläkevakuutus on yksi vanhimmista toiminnassa olevista vakuutusyhtiöistä Suomessa. Vastaamme noin työntekijän, yrittäjän ja eläkkeensaajan eläketurvasta. Tehtävässämme meidän pitää sijoittaa meille uskotut eläkevarat tuottavasti ja turvaavasti. Meidän on myös huolehdittava asiakkaidemme eläketurvan riittävyydestä. Toimintaamme ohjaavat arvomme sekä eettiset liiketoimintaperiaatteet. Toimintaamme ohjaavat arvomme vahva asiakaslähtöisyys, innostava yhteistyö ja ratkaisukeskeisyys sekä tässä esiin nostetut vastuulliset liiketoimintaperiaatteemme eli Code of Conduct. Jokaisen veritaslaisen tulee noudattaa näitä periaatteita työssään. Lakisääteinen työeläkevakuutus on tarkoin säädelty ja valvottu toimiala. Veritaksen toiminnassa noudatetaan kansallisen ja kansainvälisen tason lakeja, asetuksia ja viranomaismääräyksiä sekä Veritaksen sisäisiä ohjeita ja toimintaperiaatteita. Poliittiseen toimintaan Veritas ei osallistu. Vastuulliset liiketoimintaperiaatteet on hyväksytty Veritaksen hallituksessa

3 Toimimme vastuullisesti Ohjaamme ja kehitämme proaktiivisesti toimintaamme huomioiden sitä koskevan sääntelyn ja hyvän hallinnon vaatimukset sekä ympäristö- ja yhteiskuntavastuumme. Kannamme vastuumme eläkevaroista ja eläkejärjestelmän rahoituksen riittävyydestä huolehtimalla vakavaraisuudestamme. Olemme mukana kehittämässä toimialaamme muistaen vastuumme tuleville sukupolville. Veritas edellyttää vastuullisuutta myös yhteistyökumppaneiltaan. Vastuullinen liiketoiminta Hyvä vakuutustapa Yhtiön ja vakuutuksenottajien välisissä liiketoimissa ja sopimussuhteissa Veritas noudattaa lakia ja hyvää vakuutustapaa. Yhtiön ja sen vakuutuksenottajan välisten liiketoimien on oltava markkinaehtoisia hinnan ja muiden ehtojen osalta. Noudatamme asiakastyössämme vastuullisia toimintaperiaatteita ja kohtelemme asiakkaitamme yhdenvertaisesti. Teemme eläke- ja vakuutusratkaisumme lainsäädännön, oikeuskäytännön sekä Eläketurvakeskuksen antamien soveltamisohjeiden mukaisesti. Meille on tärkeää, että ratkaisumme ovat tasapuolisia ja vakiintuneen ratkaisulinjan mukaisia. Pyrimme perustelemaan ratkaisumme ymmärrettävästi, ja vastaamme mielellämme niistä aiheutuneisiin kysymyksiin. Haluamme palvella asiakkaitamme ripeästi mutta huolellisesti. Meillä on vain tunnistettuja asiakkaita Asiakkaan tunteminen on keskeinen velvoite sekä työeläkelainsäädännössä (TyEL ja YEL) että rahanpesulaissa. Veritas tunnistaa ja tuntee asiakkaansa ja tämän toiminnan laadun ja laajuuden. Työeläkevakuutuksessa asiakas on tunnistettava vakuuttamisen edellytysten täyttymisen kannalta. Lahjonnan vastaisuus Veritas ei hyväksy suoraa eikä epäsuoraa lahjontaa missään muodossa. Annetut tai vastaanotetut lahjat eivät saa vaarantaa riippumattomuutta. Lahjaa tai vieraanvaraisuutta tarjottaessa tai annettaessa on aina huomioitava lainsäädännön ja yhtiön sisäiset ohjeet asettamat vaatimukset. Veritaksella on sisäiset lahjonnan vastaiset toimintaperiaatteet. Eturistiriitatilanteet Eturistiriitatilanteet tulee tunnistaa ja niiden syntymistä välttää. Kukaan veritaslainen ei saa osallistua hänen ja Veritaksen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn. Päätöksentekoon ei saa vaikuttaa henkilökohtainen etu. Mikäli omissa työtehtävässä käsiteltävä asia liittyy sukulaiseen tai tuttuun henkilöön, on asian käsittely kokonaisuudessaan siirrettävä toiselle henkilölle. Kukaan ei myöskään saa osallistua Veritaksen ja esimerkiksi palvelutuottajan tai asiakasyhtiön välisen asian käsittelyyn, jos hän on palvelussuhteessa kyseiseen yhteisöön, tai kuuluu esim. yhteisön hallintoelimiin ja henkilön etu on ristiriidassa Veritaksen edun kanssa. Eturistiriitatilanteesta on viipymättä ilmoitettava esimiehelle.

4 Liiketoimet lähipiirin kanssa Työeläkeyhtiön tekemät merkittävät liiketoimet yhtiön lähipiirin kanssa tulee käsitellä yhtiön hallituksessa ja julkaista. Tällä halutaan varmistaa, että työeläkevakuutusyhtiön ja sen johdon väliset liiketoimet ovat yhtiön etujen mukaisia. Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia sellaisia lähipiiriin kuuluvien henkilöiden kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta, joissa toisena osapuolena on Veritas. Veritaksessa liiketoimet lähipiirin kanssa käsitellään hallituksessa aina kun yhtiön intressi on yli euroa tai kun liiketoimi muista syistä voidaan katsoa merkittäväksi. Liiketoimen merkittävyys arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Salassapitovelvoitteet, vaitiolovelvollisuus, tietosuoja Työeläkejärjestelmässä käsitellään lähes poikkeuksetta salassa pidettäviä tietoja. Näitä tietoja ei saa antaa ilman suostumusta tai erityistä lainsäännöstä muulle taholle kuin asianosaiselle itselleen. Käsittelemme kaikkea tietoa lakien ja määräysten sekä Veritaksen sisäisten ohjeiden mukaisesti. Kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa tulee noudattaa Veritaksessa hyväksyttyjä tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Ylläpidämme henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvaosaamista säännöllisillä koulutuksilla sekä ajantasaisilla ohjeistuksilla. Sisäpiiriohje Veritaksessa noudatetaan hallituksen vahvistamaa sisäpiiriohjetta. Ohje on laadittu edistämään sijoitustoimintamme julkista luotettavuutta ja henkilöstön tietämystä sisäpiirisäännöksistä, jottei niitä tahattomastikaan rikota. Veritas ylläpitää sisäpiirirekisteriä pysyvistä sisäpiiriläisistä. Julkisen sisäpiirirekisterin tiedot ovat nähtävillä Euroclear Finland Oy:n verkkopalvelussa. Tietosuojasta henkilötietojen käsittelyssä lisätietoa osoitteesta Yhteiskunnallinen vastuu Sijoitamme eläkevarat vastuullisesti Otamme työeläkesijoittajina vastuumme vakavasti toimimalla itse vastuullisesti ja kehottamalla sijoituskohteitamme samaan. Toiminnan, johon sijoitamme, tulee olla ammattimaista ja edunsaajiemme etujen mukaista. Vältämme intressiristiriitoja, otamme sijoitustoiminnassamme huomioon vastuullisuusasiat kokonaisvaltaisesti ja punnitsemme niitä tapauskohtaisesti. Pyrimme toiminnallamme vahvistamaan rahoitusmarkkinoiden vakaata toimintaa. Noudatamme sijoituskohteiden vastuullisuuden arvioimisessa sijoitus- ja omistajapolitiikan periaatteita. Ympäristövastuu Kannamme vastuuta ympäristöstä Yrityksenä kehitämme toimintatapojamme entistä ympäristöystävällisemmäksi ja työprosessejamme siten, että ympäristöjohtaminen ulottuu kaikkeen toimintaamme. Kiinteistöjemme energiatehokkuuden kautta vaikutamme suoraan ympäristöön ja ilmastonmuutoksen ehkäisyyn. Etsimme keinoja pienentää energiankäyttöämme ja minimoida haitallisia ympäristövaikutuksia. Pyrimme toimimaan ympäristöasioissa proaktiivisesti sekä rakennuttajana että vuokranantajana. Yrityksenä edistämme ympäristömyönteisiä tapoja toimia. Olemme vastuullinen työnantaja Veritaksessa noudatetaan oikeudenmukaisia työsuhdekäytäntöjä ja työelämää koskevia lakeja ja sopimuksia. Kohtelemme työntekijöitämme yhdenvertaisesti ja panostamme hyvään ja vastuulliseen johtajuuteen. Huolehdimme henkilöstömme työhyvinvoinnista ja osaamisesta, sekä tuemme osaamisen kehittymistä vastaamaan toimintaympäristön muutoksia.

5

6 Liiketoimintaperiaatteiden noudattaminen Veritaksen sisäiset ohjeet ja muut linjaukset täydentävät ja konkretisoivat liiketoimintaperiaatteita ja ohjaavat henkilökuntaamme toimimaan oikein ja vastuullisesti. Jokainen uusi veritaslainen perehdytetään vastuullisuutta koskeviin ohjeisiimme. Koko henkilökunta suorittaa säännöllisesti compliance -verkkokurssin, jossa vastuulliset liiketoimintaperiaatteet käydään läpi. Jokainen veritaslainen vastaa osaltaan siitä, että yhtiössä toimitaan lakien, sääntöjen ja toimintaohjeiden mukaisesti. Sektorista vastaavan johtajan velvollisuutena on varmistaa, että organisaatiossa on selkeästi määriteltyinä roolit ja vastuut sekä raportointivelvoitteet. Jos säännösten tai toimintaperiaatteiden noudattamisessa havaitaan puutteita ja tilanteisiin liittyviä riskejä, tulee näistä tehdä ilmoitus Veritaksen compliance -toimintoon. Veritaksella on käytössä myös ilmoituskanava väärinkäytösten ilmoittamiseen. Tämän kanavan kautta työntekijät voivat ilmoittaa anonyymisti epäillyistä lakien tai muiden säännösten rikkomuksista. Meillä jokainen luo vastuullisuuden kulttuuria.

7 EETTISEN TOIMINNAN OHJEET 1 Tunnista Oletko tilanteessa, johon liittyy eettinen kysymys? 2 Analysoi Mitkä faktat sinulla on käytössäsi? Mitä tietoa puuttuu? Keihin päätös vaikuttaa? 3 Säännöt Onko päätöksesi säädösten ja ohjeiden mukainen? Onko päätöksesi yhtiön arvojen ja toimintaperiaatteiden mukainen? 4 Pikatesti Jos toiminta tulisi julkisuuteen, näyttäisikö se ulkopuolisen silmissä eettisesti tai moraalisesti arveluttavalta? Ei voit edetä Kyllä ei suositeltavaa En tiedä ei suositeltavaa

8