ä lippukunta Kehittyvä lippukunta Kehittyv Alueohjaajan ohje

Transkriptio

1 K l ä v y t t i h e a t n u k u p ip n a j a a j h o e Alu e j h o

2 SISÄLLYSLUETTELO Ohjeita lippukunnalle kehittyvä lippukunta -menetelmän käyttämiseen 3 Miten käytän menetelmän työkaluja? 4 Ennen tapaamista 6 Keskustele lippukunnan kanssa lomakkeen tietojen pohjalta 7 Tapaamisen jälkeen: raportointi, tietojen käyttö ja jatkotoimista sopiminen 10 Liite 1: Kehittyvä lippukunta Lippukunnan ohje 11 Liite 2: Kehittyvä lippukunta -kysymykset 14 Liite 3: Lippukunnan kehityssuunnitelma 27 Kaikki menetelmän materiaalit löydät myös Internetistä sivulta /kehittyvalpk. Kehittyvä lippukunta Alueohjaajan ohje Julkaisija: Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry 2010 Tekstit: Toiminta kasvuksi -hanke: Eeva-Maria Kyheröinen, Arttu Piipponen, Erkki Lietzen ja Valtteri Karhu Taitto: Seela Sorvari Kannen kuva: Annu Martelius Hyväksytty: Vihkon sisältö hyväksytty Aluevaliokunnassa Toiminta kasvuksi -hanke on saanut rahoitusta WOSM:n The Partnership for Development and Growth -rahastosta.

3 OHJEITA ALUEOHJAAJALLE KEHITTYVÄ LIPPUKUNTA -MENETELMÄN KÄYTTÄMISEEN Taustat miksi Kehittyvä lippukunta -menetelmä on luotu? Tanskalaisen partiotutkimuksen mukaan vetovoimaisilla lippukunnilla on yhteisiä piirteitä, jotka voidaan tiivistää neljään elementtiin: Yhteishenki (Team spirit) Toimiva johtajuus (Leadership) Perustoimintojen hyvä hoitaminen (Routines) Tavoitteellisuus/kunnianhimoisuus (Ambitions) Kehittyvä lippukunta -menetelmän tarkoituksena on auttaa sinua alueohjaajana käymään lippukuntien kanssa keskusteluja, joista kertyvän tiedon avulla lippukunnan johtajisto tunnistaa lippukuntansa vahvuudet ja kehittämistarpeet. Kehittyvä lippukunta -keskustelun tarkoitus on, että lippukunta arvioi kriittisesti omaa toimintaansa ja pohtii, mitä asioita sen tulisi seuraavien vuosien aikana kehittää. Alueohjaajan roolina on helpottaa lippukunnan itsearviointia. Keskustelujen perusteella lippukuntia kannustetaan kehittämissuunnitelmien laatimiseen ja seurantaan. Lisäksi lippukunnat saavat materiaalia oman toimintansa mainostamiseen ja uusien jäsenten rekrytointiin korostamalla lippukuntansa vahvuuksia. Piiri suunnittelee aikataulun menetelmän käytölle ja tarvittaessa kohdentamisen tietyille lippukunnille osana aluetyötä. Lippukunnat voivat myös tilata menetelmän käyttöönsä piiristä. Piiri ja Suomen Partiolaiset (SP) voivat käyttää menetelmää hyödyntävää lippukuntaa laadukkaan partiotoiminnan markkinoinnissa. Näin lippukunta voi saada toiminnalleen enemmän näkyvyyttä. 3 Yhteishenki Team spirit

4 MITEN KÄYTÄT MENETELMÄN TYÖKALUJA? Alla oleva kuva on tarkoitettu alueohjaajalle yleiskuvaksi Kehittyvä lippukunta -menetelmän käytöstä. Lippukunnat saavat omat ohjeensa työkalun käyttöön. Kysymykset ovat tietysti samat alueohjaajan ja lippukunnan ohjeissa sekä webropol-kyselyssä. 4. Alueohjaaja käyttää lomaketta lippukunnan johtajiston kanssa. Tapaamisessa arvioidaan lippukunnan toimintaa lomakkeen ohjaavin kysymyksin. 3. Lomake on alueohjaajan työkalu, johon hän tutustuu ennen lpk:n tapaamista. 2. Työkalu on sähköinen lomake, jonka mukana seuraa perustiedot lippukunnasta. 5.a) Arvioinnin pohjalta lippukunta asettaa itselleen tavoitteet, joiden avulla se kehittää omaa toimintaansa seuraavien vuosien aikana. Tämän lisäksi arvioinnista syntyy lippukunnalle oman toiminnan esite, johon kirjataan lippukunnan menestystekijät. 1. Luodaan sähköinen työkalu, jonka kysymysten avulla arvioidaan lippukunnan toiminnan osa-alueita: viikkotoiminta, muu toiminta, tukitoiminnot. 6. Lippukunta käyttää esitettä toimintansa markkinoimisessa sekä yleisölle että jäsenten vanhemmille. 5.b) Alueohjaaja raportoi tulokset sähköisen lomakkeen välityksellä myös piirille ja SP:lle. 8. Raportoitua tietoa voidaan analysoida sekä piirissä että keskusjärjestössä. 7. Lasten vanhemmat ja nuoret kiinnostuvat partiosta. 10. Toiminnan laadun parantuessa ja tiedotuksen lisääntyessä jäsenmäärä kasvaa. 9. Tieto tallentuu tietokantaan ja sitä voidaan käyttää aineistona tarkempaan tutkimukseen toiminnan laadusta. 4

5 Muistilista menetelmän käytöstä Tutustu työkaluun. Perehdy lippukunnan perustietoihin. Pyydä lippukuntaa tutustumaan esitäytettyyn lomakkeeseen ja täyttämään avoimet kohdat ennen tapaamista. Perehdy keskustelumenetelmiin. Sovi tapaaminen lippukunnan johtajiston kanssa. Auta tapaamisessa lippukuntaa hahmottamaan kehitettävät asiat ja vahvuudet. Kirjaa nämä ylös. Työstä edellisen pohjalta yhdessä lippukunnan kanssa kehittämissuunnitelma ja lippukunnan esite. Tallenna suunnitelma ja esite valmiisiin pohjiin. Perustoimintojen hyvä hoitaminen Routines 5

6 ENNEN TAPAAMISTA Kehittyvä lippukunta -kysymyslomake on sähköinen webropol-sivusto, johon poimitaan valmiiksi lippukuntaa koskevia perustietoja Polusta ja vuosiselosteen tiedoista. Lomake on osa Kehittyvä lippukunta -menetelmää ja sen tarkoitus on helpottaa lippukunnan toiminnan kehittämistä. Lomakkeen tietojen pohjalta valitaan keskusteltavat aiheet alueohjaajan ja lippukunnan tapaamiseen. Lippukunta saa sähköpostilla piiriltä käyttäjätunnuksen ja salasanan omalle webropollomakkeelleen kirjautumiseen. Pyydä itsellesi tunnuksia lomakkeen tarkasteluun oman piiritoimistosi kautta. Pyydä lippukuntaa täyttämään lomakkeessa olevat kohdat johtajiston keskustelun pohjalta ennen tapaamista. Webropol-lomaketta voi täyttää useassa osassa ja tallentaa välivaiheet sivu kerrallaan. Lippukunta voi tulostaa itselleen etukäteen paperiversion kysymyslomakkeesta osoitteesta /kehittyvalpk johtajistoa varten, jos nettiä ei ole keskustelun aikana käytettävissä. Lippukunnan paperiversion tiedot tulisi kuitenkin jonkun lippukunnasta syöttää webropoliin ennen alueohjaajan tapaamista, jotta alueohjaaja voi tutustua niihin ja tarvittaessa tulostaa mukaan haastatteluun. Kun lippukunta täyttää lomakkeen etukäteen, varsinaiseen kehittämiskohteista käytävään keskusteluun jää enemmän aikaa. Perehdy ennen tapaamista lippukunnan täyttämään lomakkeeseen ja sen perustietoihin. Mieti lomakkeen tietojen perusteella, mitkä voisivat olla lippukunnan kannalta keskeisiä käsiteltäviä aiheita. Tutustu keskustelunohjaamisen menetelmiin ja mieti miten käytät niitä, jotta voit auttaa lippukuntaa löytämään vahvuutensa ja kehittämiskohteensa. Tässä ohjeessa on esitelty muutamia keskustelumenetelmiä. Sovi lopuksi tapaaminen lippukunnan johtajiston kanssa. Tavoitteellisuus, Kunnianhimoisuus Ambitions 6

7 KESKUSTELE LIPPUKUNNAN KANSSA LOMAKKEEN TIETOJEN POHJALTA Tapaamisen alussa kannattaa esittäytyä ja kertoa menetelmän taustoista ja tavoitteista. Sitten voit aloittaa keskustelun ohjaamisen. Keskustelussa kannattaa jokaisen lomakkeella olevan kysymyksen läpikäynnin sijaan keskittyä lippukunnan kannalta oleellisiin havaintoihin ja tärkeäksi koettuihin asioihin. Jos sinulla ei ole lippukunnan tapaamisessa käytössäsi internet-yhteyttä, tulosta perustiedot ja lippukunnan täyttämät tiedot sisältävä lomake itsellesi ja ota siitä pari tulostetta lippukunnalle. Tässä tapauksessa kirjaa tiedot myöhemmin webropoliin. Nosta johtajiston kanssa lippukunnan vahvuudet ja kehitettävät asiat esiin Nelikenttä Lippukunnan menestystekijöiden eli vahvuuksien tunnistamisessa voit käyttää apuna nelikenttää: Ennallaan säilytettävät hyvät asiat Tarpeettomat asiat, joita vähennetään tai poistetaan Olemassa olevat asiat, joita halutaan korostaa Aivan uuden asiat, jotka luodaan nyt Piirrä nelikenttä fläpille (tai neljälle erilliselle fläpille) ja pyydä lippukunnan johtajistoa kirjaamaan ajatuksiaan kuhunkin lokeroon. Tämä tarkastelu auttaa johtajistoa hahmottamaan lippukunnan hyviä piirteitä, jotka halutaan säilyttää nykyisellään tai joita halutaan korostaa. Toisaalta voidaan löytää asioita, joista ei ole hyötyä tai jotka vievät liikaa energiaa ja joista ehkä voidaan luopua. Nelikenttään kootut tiedot ovat pohjana kehittämissuunnitelmalle ja lippukunnan toiminnasta laadittavalle esitteelle. Olemassa olevat asiat, joita halutaan korostaa, ovat usein asioita, joista ollaan ylpeitä. Ne on hyvä kirjata esitepohjalle lippukunnan vahvuuksina. 7

8 SWOT Tilanteen hahmottamiseen voi käyttää myös esimerkiksi SWOT kaaviota. SWOT on nelikenttä, jonka aiheina ovat vahvuudet (Strengths), heikkoudet (Weaknesses), mahdollisuudet (Opportunities) ja uhat (Threats). SWOT nelikentän otsikot ovat erilaiset kuin edellä esitellyssä nelikentässä, mutta sen kanssa voidaan toimia muuten samoin. Vahvuudet Heikkoudet Mahdollisuudet Uhat Paneudu johtajiston kanssa kehitettäviin aiheisiin Lähestymistavaksi voit valita ohjatun keskustelun, jossa ryhmä työstää samanaikaisesti jotakin ongelmaa, siihen liittyviä ratkaisuja ja mahdollisia ratkaisujen heikkouksia. Tämä poikkeaa perinteisemmästä tavasta, jossa edetään ongelman kuvaamisen ja ratkaisujen listaamisen kautta niiden järjestämiseen. Menetelmän avulla on tarkoitus tuottaa ideoita takertumatta ensimmäiseen ratkaisuun. Keskustelu voi edetä varsin vapaasti. Sinä toimit alueohjaajana keskustelun ohjaajana ja kirjaajana, mutta et pyri vaikuttamaan keskustelun tulokseen. Lippukunnan johtajistolla on paras asiantuntemus lippukuntansa toiminnasta, ja sinun tehtäväsi on auttaa kehitettävien kohteiden ja vahvuuksien hahmottamisessa. Jos keskustelu uhkaa tyrehtyä, tee tarkentavia kysymyksiä tai ohjaa johtajistoa seuraavan ongelman pariin. Kunkin aihepiirin käsittelyä hahmottamaan voit piirtää fläppipapereille taulukot: 8

9 Faktat Huolet Ydinkysymys Ratkaisut Ideat Ohjeita keskustelun läpiviemiseksi: Kirjoita kaaviossa näkyvät otsikot kukin omalle fläppipaperilleen Esittele oma roolisi kirjurina Sovi osallistujien kanssa aiheesta voitte tarvittaessa rajata tarkasteltavia asioita Pyydä ratkaisuja ja ideoita siihen, miten määritelty ongelma voidaan ratkaista Anna keskustelun edetä vapaasti Kirjaa ylös niin paljon kuin ehdit, numeroi ideat Valitse sopiva kategoria mielesi mukaan Jos joku kritisoi toisen ideaa, kirjaa kritiikki fläpille Huolet Lopuksi ota esiin uusi fläppi ja pyydä ryhmältä yhteenveto toteutuskelpoisista ideoista. (Lisää menetelmästä: Pepe Nummi, Fasilitaattorin käsikirja 2007) Voit valita myös jonkin muun keskustelumenetelmän tärkeintä on, että lippukunta perehtyy kehitettäviin aiheisiin ja löytää niihin ratkaisuja. Toteutuskelpoiset ideat voidaan hyödyntää lippukunnan kehittämissuunnitelmassa, josta on erillinen lomakepohja. Lataa ennen keskustelua kehittämissuunnitelman lomakepohja netistä osoitteesta /kehittyvalpk, niin voit täyttää sen keskustelun jälkeen yhdessä johtajiston kanssa. Täyttäkää samalla myös lippukunnan markkinointiesite. 9

10 TAPAAMISEN JÄLKEEN: RAPORTOINTI, TIETOJEN KÄYTTÖ JA JATKOTOIMISTA SOPIMINEN Kehittyvä lippukunta -kysymyslomake täytetään internetin kautta salasanasuojattuun webropol-sivustoon, johon kaikki tiedot tallentuvat. Menetelmää käytettäessä kertyy siten samalla historiatietoja muun muassa jäsentilastoista, vuosiselosteiden tiedoista ja lippukunnan kehityssuunnitelmista. Tiedot ovat lippukunnan, piirin ja keskusjärjestön käytössä. Lippukunta saa käyttöönsä kaiken itseään koskevan materiaalin. Keskusjärjestö ja piiri käyttävät kerättyä tietoa aluetyön kehittämisessä ja tutkimusaineistona. Lippukunta voi halutessaan jättää luottamuksellisia tietoja kirjaamatta webropoliin. Tämän ohjeen liitteenä on Kehittyvä lippukunta -kysymykset, lippukunnille lähetetty ohje sekä lippukunnan kehityssuunnitelma. Tapaamisen lopuksi sovitaan, mitä lippukunnassa tehdään seuraavaksi ja miten alueohjaaja on mukana jatkossa. Toimiva johtajuus Leadership 10

11 Liite 1: Kehittyvä lippukunta Lippukunnan ohje OHJEITA LIPPUKUNNALLE KEHITTYVÄ LIPPUKUNTA -MENETELMÄN KÄYTTÄMISEEN Taustat miksi Kehittyvä lippukunta -menetelmä on luotu? Tanskalaisen partiotutkimuksen mukaan vetovoimaisilla lippukunnilla on yhteisiä piirteitä, jotka voidaan tiivistää neljään elementtiin: Yhteishenki (Team spirit) Toimiva johtajuus (Leadership) Perustoimintojen hyvä hoitaminen (Routines) Tavoitteellisuus/kunnianhimoisuus (Ambitions) Kehittyvä lippukunta -menetelmän tarkoituksena on auttaa lippukuntaa käymään keskusteluja yhdessä alueohjaajan kanssa, joista kertyvän tiedon avulla johtajisto tunnistaa lippukuntansa vahvuudet ja kehittämistarpeet. Kehittyvä lippukunta -keskustelun tarkoitus on, että lippukunta arvioi kriittisesti toimintaansa ja pohtii, mitä asioita lippukunnassa tulisi seuraavien vuosien aikana kehittää. Alueohjaajan roolina on helpottaa lippukunnan itsearviointia. Keskustelujen ansiosta lippukunta motivoituu laatimaan lippukunnan kehittämissuunnitelman ja seuraamaan sitä. Lisäksi lippukunta saa materiaalia oman toimintansa mainostamiseen ja uusien jäsenten rekrytointiin korostamalla lippukunnan vahvoja puolia. Piiri suunnittelee aikataulun menetelmän käytölle ja kohdentamisen lippukunnille osana aluetyötä. Lippukunta voi myös tilata menetelmän käyttöönsä piiristä. Piiri voi käyttää menetelmää käyttäneitä lippukuntia partion markkinoinnissa. 11

12 Kehittyvä lippukunta Lippukunnan ohje MITEN KÄYTÄN MENETELMÄN TYÖKALUJA? Menetelmän käytössä on kolme vaihetta. 1) Menetelmän esittely Ensimmäisessä vaiheessa alueohjaaja tarjoaa menetelmää lippukunnan käyttöön tai lippukunta pyytää sitä alueohjaajalta. Alueohjaaja esittelee lyhyesti menetelmää sekä sen tarkoitusta ja käyttötapaa. Hän selittää myös mitä se vaatii lippukunnalta. Alueohjaaja toimittaa lippukunnalle tarvittavat tunnukset työkalun sähköiseen webropol-sivuston lomakkeeseen ja paperiversion tai linkin siihen, sekä lippukuntatietokortin, johon on koottu perustietoja lippukunnasta Polun ja vuosiselosteen pohjalta. 2) Lippukunta täyttää kysymykset Lippukunta tutustuu webropolin kehittyvä lippukunta -kysymyslomakkeeseen tai sen paperiversioon ja alkaa täyttää sen kysymyksiä. Lippukunta saa parhaimman tuloksen silloin, kun kysymyksiä on pohtimassa henkilöitä, jotka tuntevat lippukunnan mahdollisimman monipuolisesti. Mukana voi hyvin olla myös samoajia. Oleellista on, että vastauksista ollaan suunnilleen yhtä mieltä. Lippukunnan lomakkeella olevia perustietoja voi alussa korjata ja täydentää. Lippukunta harkitsee itse kuinka paljon aikaa lomakkeen kysymysten täyttämiseen käytetään, mutta siihen kannattaa varata pari tuntia. Lippukunnan pitää kirjata vastauksensa webropoliin tai toimittaa ne alueohjaajalle sähköpostilla tai paperilla ennen viimeistä vaihetta. Webropol-lomaketta voi täyttää myös useassa osassa ja kyselyn voi tallentaa sivu kerrallaan. 3) Lippukunnan keskustelu alueohjaajan kanssa Alueohjaaja tutustuu etukäteen lippukunnan täyttämään lomakkeeseen ja sopii johtajiston kanssa tapaamisajan. Tässä tapaamisessa käydään läpi lippukunnan kehittymisen kannalta oleellisia asioita. Alueohjaajan roolina on auttaa hahmottamaan lippukunnan vahvuuksia ja haasteita. Tarkoituksena ei ole käydä uudestaan läpi kaikkia kysymyksiä, 12

13 vaan poimia vastauksista lippukunnan tekemiä oleellisia havaintoja ja tärkeäksi koettuja asioita keskusteluun. Keskustelun tuloksena löytyy lippukunnan menestystekijöitä eli vahvuuksia, jotka halutaan säilyttää nykyisellään tai joita halutaan korostaa. Toisaalta voidaan löytää asioita, joista ei ole hyötyä tai jotka vievät liikaa energiaa ja joista ehkä voidaan luopua. Keskustelun pohjalta tehdään lopuksi lippukunnan kehityssuunnitelma ja luonnos lippukunnan toiminnasta laadittavalle esitteelle tai täytetään Suomen Partiolaisten esitepohja. Keskusteluun ja kehityssuunnitelman tekoon arvioidaan kuluvan aikaa 1 3 tuntia. Menetelmää käytettäessä kertyy historiatietoja muun muassa jäsentilastoista, vuosiselosteiden tiedoista ja lippukunnan kehityssuunnitelmista. Tiedot ovat lippukunnan, piirin ja keskusjärjestön käytössä. Lippukunta saa käyttöönsä kaiken itseään koskevan materiaalin. Keskusjärjestö ja piiri käyttävät kerättyä tietoa aluetyön kehittämisessä ja tutkimusaineistona. Lippukunta voi halutessaan jättää luottamuksellisia tietoja kirjaamatta webropoliin. Tapaamisen lopuksi sovitaan, mitä lippukunnassa tehdään seuraavaksi ja miten alueohjaaja on mukana jatkossa. 13

14 Liite 2: KEHITTYVÄ LIPPUKUNTA -KYSYMYKSET Alla on kooste Kehittyvä lippukunta -kysymyslomakkeella olevista kysymyksistä. Webropol-lomakkeen näet kirjautuessasi lomakkeelle haastateltavan lippukunnan tunnuksilla. Tunnukset saat piiritoimistolta. Kyselyn täyttäminen Webropoliin onnistuu parhaiten käyttämällä Internet Explorer -selainta. Kyselyyn vastaamisen voi keskeyttää milloin vain painamalla keskeytä-painiketta. Keskeyttämisen jälkeen Webropol lähettää antamaasi sähköpostiosoitteeseen linkin, jolla pääset jatkamaan kyselyyn vastaamista. Kursivoidut kohdat tekstissä ovat alueohjaajalle tarkoitettuja ohjeita kysymyksen tulkintaan ja soveltamiseen. Vihreä, keltainen ja punainen pallo kuvaavat sitä, kuinka tyytyväinen lippukunta on kysymyksessä esitettyyn asiaan toiminnassaan tai millaista palautetta lippukunta on saanut. Webropolissa haluttua palloa klikataan, jolloin siihen syttyy valo. Jos lippukunta täyttää kysymyslomakkeen ilman nettiä, halutun pallon voi merkata ruksaamalla. Vihreä pallo tarkoittaa, että lippukunta on tyytyväinen ko. asiaan tai palaute on ollut hyvää. Keltainen pallo tarkoittaa, että lippukunnalla on vielä asiassa jonkin verran kehitettävää tai palaute on ollut sekalaista. Punainen pallo tarkoittaa, että asia on lippukunnassa suuri kehityskohde tai palaute on ollut suurelta osin negatiivista tai korjaavaa. Viikkotoiminta lippukunnassa 1. Lippukuntamme käyttää uutta partio-ohjelmaa: Kyllä Ei, perustelut: 2. Ryhmiä meillä on kustakin ikäkaudesta: Sudenpennut (laumoja) Kyllä Ei määrä: Seikkailijat (joukkueita) Kyllä Ei määrä: Tarpojat (vartioita) Kyllä Ei määrä: Samoajat (vartioita) Kyllä Ei määrä: Vaeltajat (vartioita) Kyllä Ei määrä: 3. Arvio tehdyistä aktiviteeteista vuodelta 2009: Sudenpentujen jäljet lukumäärä: Seikkailijoiden ilmansuunnat lukumäärä: Tarpojien tarpot lukumäärä: Samoajien aktiviteetit lukumäärä: Vaeltajien aktiviteetit lukumäärä: 14

15 Olemmeko tyytyväisiä tehtyjen aktiviteettien määriin suhteessa asettamiimme tavoitteisiin? Tällä ei mitata toiminnan laatua. Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 4. Tekevätkö seikkailijat myös taitomerkkejä? Kyllä Ei 5. Onko lippukunnassamme toteutettava ohjelma monipuolista? Aktiviteetteja tehdään kaikista aihealueista tai vain esimerkiksi retkeily- ja luontoaktiviteetteja. Jälkimmäisessä tapauksessa lippukuntamme tekee aktiviteetteja yksipuolisesti ja meidän tulisi miettiä, täyttyvätkö partio-ohjelman kasvatukselliset tavoitteet lippukunnassamme. Sudenpennut: Jälkiä jokaisesta aihealueesta Kyllä Ei Selvennykset: Seikkailijat: Kaikkia ilmansuuntia Kyllä Ei Selvennykset: Tarpojat: Kaikkia tarppoja Kyllä Ei Selvennykset: Samoajat: Kaikkia taskuja Kyllä Ei Selvennykset: Vaeltajat:Aktiviteetteja kaikista aihealueista Kyllä Ei Selvennykset: 6. Olemmeko tyytyväisiä toteutetun ohjelman monipuolisuuteen suhteessa asettamiimme tavoitteisiin? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 7. Miten lippukuntamme toiminnassa huomioidaan: A. Ikäkausien erityispiirteet? B. Ikäkausien kasvatustavoitteet? C. Partiomenetelmän käyttö? 15

16 8. Onko ryhmillä ollut muuta kuin partio-ohjelman mukaista toimintaa? Muu toiminta on sellaista, joka ei sellaisenaan sisälly partio-ohjelman aihealueisiin, mutta tukee kuitenkin partion kasvatustavoitteiden toteutumista. Raja muun ja ohjelman mukaisen toiminnan välillä ei ole yksiselitteinen, ja kysymyksen tarkoitus on myös saada lippukuntamme pohtimaan ohjelman sisältöä luovasti. Jos muu ohjelma ei tue kasvatustavoitteiden toteutumista, tulee pohtia miksi sitä tehdään ja järjestetään. Esimerkkejä muusta toiminnasta: osallistuminen urheilukilpailuihin, liikuntatapahtumiin, messuille Kyllä Ei Kuvaile toimintaa: 9. Olemmeko tyytyväisiä kohdan 8. muun ohjelman laatuun suhteessa asettamiimme tavoitteisiin? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 10. Millaista lasten ja nuorten antamaa osallistujapalautetta olemme saaneet viikkotoiminnasta? Kysymykseen vastaaminen edellyttää, että lippukuntamme on myös kerännyt palautetta sekä ohjelman toteuttajilta että ohjelmaan osallistujilta (lapset ja nuoret). Palautetta kerätty Kuvaile palautetta: Sudenpennut Kyllä Ei Seikkailijat Kyllä Ei Tarpojat Kyllä Ei Samoajat Kyllä Ei Vaeltajat Kyllä Ei 11. Yleisarvio viikkotoiminnasta palautteen perusteella Vihreä Keltainen Punainen 16

17 Kommentti: 12. Miten ryhmien toimintaa suunnitellaan? Lippukunnan toiminta Muu toiminta kuin viikkotoiminta: retket, leirit yms. 1. Kuinka paljon retkiä ja leirejä järjestämme lippukunnassa? Tämän kysymykset kentät ovat esitäytettyjä viimeisen vuosiselosteen perusteella. Jos kentät ovat tyhjiä, lippukunnan vuosiseloste saattaa olla palauttamatta. Jos tiedot ovat vääriä, niitä voi muuttaa. Päiväretket Yöretket Leirit Purjehdukset Sudenpennut Seikkailijat Tarpojat Samoajat Vaeltajat 2. Olemmeko tyytyväisiä retkien ohjelmasisältöön suhteessa asettamiimme tavoitteisiin? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 3. Kuinka paljon järjestämme koko lippukunnan tapahtumia toimintakaudessa? Päiväretket Yöretket Leirit Purjehdukset Muut tapahtumat 17

18 4. Mitä muut tapahtumat ovat? 5. Millaista ohjelmaa lippukuntamme yhteisissä tapahtumissa on? Tällaisiin kysymyksiin vastaukseksi riittää muutama esimerkki ja lyhyt kuvaileva selvennys. Ei ole tarkoitus kirjata kaikkia asioita, joita lippukunta tekee. 6. Osallistuuko lippukuntamme piirin ja Suomen Partiolaisten järjestämiin ohjelma- ja muihin tapahtumiin? Seuraavilla kysymyksillä kartoitetaan kuinka aktiivisesti lippukunta osallistuu muuhun kuin omaan toimintaansa. Jotta partion kasvatustavoitteissa kuvatut tavoitteet toteutuisivat, täytyy nuorilla olla kontakteja myös toisiin lippukuntiin ja nuoriin paikallisesti, valtakunnallisesti sekä kansainvälisesti. Lippukunta voi omalla toiminnallaan mahdollistaa kontaktien syntymistä. PT-kisoihin Kyllä Ei Kommentit: Piirileireille Kyllä Ei Kommentit: Suurleireille Kyllä Ei Kommentit: Muihin piirin (ohjelma)tapahtumiin Kyllä Ei Kommentit: Muihin SP:n (ohjelma)tapahtumiin Kyllä Ei Kommentit: 7. Millaista palautetta lapset, nuoret, heidän vanhempansa ja lippukuntamme toimijat antavat muusta kuin lippukuntamme viikkotoiminnasta? Kysymykseen vastaaminen edellyttää, että myös keräämme palautetta toimintaan osallistuvilta lapsilta ja nuorilta. Myös lasten vanhemmilta on tärkeää kerätä palautetta. Tämä on tärkeää tietoa lippukunnan toimintaa kehitettäessä. Jos palautetta ei kerätä, kannattaa lippukunnassa keskustella keinoista, joilla palautetta voisi kerätä. Meidän pitää myös itse oivaltaa, miksi palautetta kerätään ja mitä kerätyllä tiedolla voi tehdä. Lippukunnan tapahtumat Partiotaitokisat Piirileirit Suurleirit Piirien tapahtumat SP:n tapahtumat 18

19 8. Yleisarvio lippukunnan toiminnastaan saamasta palautteesta: Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: Koulutus ja pestit 1. Onko lippukunnassamme koulutusvastaava? Kyllä Ei Jos ei ole, lippukunnassa tulisi keskustella koulutusvastaavan tehtävästä ja pestin tärkeydestä lippukunnalle. 2. Toimiiko koulutusvastaavan tehtävä meillä hyvin? Kyllä Ei Kommentti: 3. Miten tiedotamme lippukunnassa koulutusmahdollisuuksista? 4. Onko lippukuntamme johtajat ja aikuiset pestattu tehtäviinsä? Tässä kannattaa keskustella siitä, mikä pesti on ja mitä se tarkoittaa. Tärkeää olisi saada lippukunnan johtajat itse huomaamaan mitä hyötyä pesteistä on. Kyllä Ei 5. Onko johtajilla ja aikuisilla pestiinsä soveltuva koulutus? 1 = Ei koulutusta 2 = Alle puolet 3 = yli puolet 4 = Kaikki koulutettu 19

20 6. Löytyykö lippukuntamme avoimiin pesteihin halukkaita tekijöitä? Pelkän kyllä- tai ei-vastauksen lisäksi on tärkeä pohtia syitä siihen, miksi halukkuutta on tai ei ole. Kyllä Ei Kommentti: 7. Miten etsimme ja rekrytoimme lippukuntaan uusia johtajia ja aikuisia? Johtajiston toiminta Johtajiston toimintaa koskeva keskustelu on tarkoitus käydä koko lippukunnan johtajiston kesken. Jos ilmapiiri lippukunnassa ei ole avoin, voi keskustelun käyminen olla vaikeaa. Tällöin jokin keskustelua helpottava menetelmä auttaa ryhmää keskustelemaan yhdessä. Tarkoitus ei ole kirjata näitä vastauksia vain lippukunnanjohtajan kanssa käydyn keskustelun pohjalta. 1. Toimiiko johtajistomme hyvin yhdessä? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 2. Jaetaanko tehtäviä johtajiston kesken? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 20

21 3. Sitoutuuko johtajistomme hyvin tehtäviinsä? Vihreä Keltainen Punainen Kommentti: 4. Onko tehtävien hoitamisessa vaihtuvuutta? liian paljon sopivasti liian vähän Kommentti: 5. Millainen palautteenantokulttuuri meillä on? Tässä tarkoitetaan johtajiston kesken tapahtuvaa palautteen antamista. Voiko lippukunnassamme puhua avoimesti onnistumisista tai epäonnistumisista? Positiivinen ja rakentava palaute ovat oppimisen ja kehittymisen välineitä. 6. Arvostammeko johtajien panosta lippukunnassa, onko ilmapiiri kannustava? Kyllä Ei Kommentti: 7. Käytämmekö lippukunnassa palkitsemiskeinoja? Mitä? Esim. ansiomerkit, palkinnot, jne. Kyllä Ei Kommentti: 21

22 8. Miten järjestämme johtajahuoltoa? 9. Miten huolehdimme lippukuntamme aikuisesta voimavarasta ja kuuntelemme heidän näkökulmiaan? Tukitoiminnot hallinto, talous viestintä, sidosryhmäyhteistyö, tilat 1. Miten suunnittelemme lippukunnan tulevaa toimintaa? 2. Osallistuvatko lippukuntamme jäsenet toiminnan suunnitteluun? Millaisia osallistavia menetelmiä tässä käytetään? Osallistava menetelmä on esimerkiksi sellainen, että laumat, joukkueet ja vartiot suunnittelevat itse oman toimintansa tulevalle kaudelle. Kyllä Ei Kommentti: 3. Teemmekö lippukunnassamme pitkän ajan suunnittelua vähintään kolmen vuoden tähtäimellä? Kyllä Ei 4. Arvioimmeko lippukunnassa mennyttä toimintaa? Miten? Esimerkiksi vuoden vaihtuessa. Kyllä Ei Kommentti: 22

23 5. Talouden suunnittelu ja seuranta: Näillä kysymyksillä ei ole tarkoitus kartoittaa lippukunnan varallisuutta, vaan kannustaa lippukuntaa suunnitelmalliseen taloudenhoitoon. Teemmekö vuosittain tarkan toimintasuunnitelman ja talousarvion? Kyllä Ei Selvennykset: Pysymmekö yleensä talousarvion puitteissa? Kyllä Ei Selvennykset: Olemmeko varautuneet yllättäviin menoihin? Kyllä Ei Selvennykset: 6. Millaista varainhankintaa lippukunnallamme on, ja onko se suhteessa lippukuntamme toiminnan laajuuteen? 7. Viestintä: kuinka usein ja miten viestimme? 1-2/v 3-4/v 5-6/v useammin Miten? jäsenille vanhemmille taustayhteisölle muille sidosryhmille (seurakunta, muut paikalliset tukijat yms.) muille (esim. koulut, tiedotusvälineet) 8. Onko lippukunnallamme taustayhteisö? Kyllä Ei Mikä taustayhteisö: 9. Millaisia sidosryhmiä (ulkopuolisia yhteistyö- ja tukitahoja, esim. seurakunta, nuorisotoimi, muu nuorisojärjestö) meillä on? 10. Miten suhteita sidosryhmiin hoidetaan? 23

24 11. Tilat ja varusteet: Millaisia tiloja ja varusteita meillä on käytössämme? 12. Mikä on tilojen ja varusteiden riittävyys ja kunto? Riittävyys Kunto Tilat: hyvä tyydyttävä huono hyvä tyydyttävä huono Varusteet: hyvä tyydyttävä huono hyvä tyydyttävä huono 13. Retkeilymahdollisuudet: Lippukunnallamme on Lisätiedot oma maja Kyllä Ei leirikeskus käytössämme Kyllä Ei oma retkeilyalue Kyllä Ei retkeilyalue yhteiskäytössä Kyllä Ei muita retkeilymahdollisuuksia Kyllä Ei partioalus Kyllä Ei 14. Onko koloille, majoille tms. nimetty vastuuhenkilöt? Vastuuhenkilö kolon vastuuhenkilö Kyllä Ei majan vastuuhenkilö Kyllä Ei partioaluksen vastuuhenkilö Kyllä Ei Jäsenistö ja jäsenmäärän kehitys Jäsenistö ja jäsenmäärän kehitys -osiossa olevia numerotietoja voi keskustelussa suhteuttaa piirin tietoihin. Jos esimerkiksi lippukunnan alueella on paljon lapsia ja nuoria, mutta matala partiolaisten osuus, voi jäsenmäärän kasvattaminen tai uuden lippukunnan perustaminen olla ajankohtaista. Samassa osiossa lasten määrän suhde aikuisten määrään eli huoltosuhde kuvaa siitä, onko lippukunnassa riittävästi johtajia ja aikuisia toiminnan pyörittämiseen kenenkään uupumatta. Tätä lukua voi suhteuttaa piirin keskiarvoon tai jäsenmäärältään ja toiminnaltaan vakaiden lippukuntien lukuihin. Jos huoltosuhde on korkea (paljon lapsia ja nuoria, vähän johtajia sekä aikuisia), kannattaa lippukunnassa kannustaa aikuisten rekrytointiin. Lisävinkkejä johtajien ja aikuisten rekrytointiin saa esimerkiksi Vapaaehtoisena partiossa -projektista. 1. Lippukunnan jäsenmäärän kehitys viimeisen viiden vuoden aikana: Jäsenmäärät on poimittu valmiiksi jäsenrekisteristä. Lukuja voi korjata, jos ne eivät pidä paikkaansa. Tärkeintä ei ole itse jäsenten määrä vaan pohtia jäsenmäärän muutoksien syitä, jos sellaisia löydetään. 24

25 2. Lippukunnan jäsenistöä ja toimialueen väestöä kuvaavia tunnuslukuja Tiedot on poimittu jäsenrekisteristä, vuosiselosteesta ja tilastokeskuksen väestötiedoista. Jos kunnassa on useampia lippukuntia, on niiden 7 22-v. partiolaisten lukumäärät laskettu yhteen kaikissa tunnusluvuissa. Nuorten ja partiolaisten määrä toimialueella tarkoittaa 7 22-vuotiaiden määrää v. nuoria toimialueella 7 22-v. partiolaisia toimialueella 7 22-v. partiolaisten %-osuus nuorista Jäsenten keskimääräinen partiossaoloaika (7 22-v.) Uusia alle vuoden partiossa olleiden lukumäärä Huoltosuhde 7 22-v. partiolaisia/aikuinen. 3. Haluammeko kasvattaa lippukuntamme jäsenmäärää? Kyllä Ei Millaisia suunnitelmia kasvattamiseen on? 4. Olemmeko valmiita ottamaan vastaan tulijoita erityisryhmistä? Esim. maahanmuuttajataustaiset lapset, sisupartiolaiset, romanit. Perinteet, me-henki ja yhteistyö 1. Millainen henki lippukunnassamme on? 2. Millaisia perinteitä meillä on ja miten niitä ylläpidetään? 25

26 3. Millaista symboliikkaa käytämme lippukunnassamme? Symboliikkaa ovat symbolit kuten huivit, liput ja viirit sekä tarinat ja tavat jotka liittyvät näihin. Symboliikkaan kuuluvat myös sellaiset lippukunnan perinteisiin tai tapoihin liittyvät tarinat, joilla pyritään luomaan yhteenkuuluvuuden tunnetta lippukuntaan. oma huivi lippu logo muuta, mitä? 4. Lippukunnallamme on: Nimeä: sisar/veljeslippukunta Kyllä Ei yhteistyölippukunta Kyllä Ei yhteistyötä alueen lippukuntien kesken Kyllä Ei Alueella tarkoitetaan piirin aluejakoon tai esim. seutukuntajakoon liittyvä aluejakoa. 5. Millaista yhteistyötä lippukuntamme tekee edellä mainittujen tahojen kanssa? Lähetä vastaukset! Lähettäessäni vastaukset lippukuntani hyväksyy, että piiri ja keskusjärjestö voivat käyttää Webropoliin tallennettuja tietoja aluetyön kehittämisessä ja tutkimusaineistona. Älä lähetä vastauksia, ennen kuin lippukuntasi on keskustellut alueohjaajan kanssa. Kun vastaukset on lähetetty, niitä ei voi enää muokata. 26

27 Lippukunnan kehityssuunnitelma [Lippukunnan nimi] [Päivämäärä ]

28 LIPPUKUNNAN KEHITYSSUUNNITELMA Kirjoita tähän lyhyt esittely lippukunnastasi. Samaa esittelyä kannattaa käyttää lippukunnan esitteessä, jolla on tarkoitus esitellä lippukuntaanne mahdollisille uusille aikuisille tai lasten vanhemmille sekä sidosryhmillenne. Esittely voi olla esimerkiksi tällainen: Lippukunta on yksi Savonlinnan vanhimmista partiolippukunnista. Tarjoamme jäsenillemme monipuolista partiotoimintaa maalla ja vesillä. Jäsenemme aina nuorimmista sudenpennuista vanhimpiin vaeltajiin asti pääsevät mukaan retkille, leireille, vaelluksille ja purjehduksille. Lippukuntamme käytössä on rannikkovarusteltu koululaiva m/s lippukunta, purjejollia sekä oma leirialue ja retkikämppä. Toiminnan rungon muodostavat kuitenkin viikoittaiset kokoukset kolollamme Heikinpohjantiellä, jonne kokoontuu joka viikko vuodesta toiseen joukko iloisia partiolaisia. Viikkotoimintaan osallistuu pitkälti yli sata innokasta partiolaista. Tarjoamme myös sisupartiotoimintaa vammaisille lapsille. Ovemme ovat aina avoinna uusille jäsenille, niin nuorille kuin aikuisillekin. LIPPUKUNNAN NYKYTILA Kirjoita tähän mahdollisimman realistinen kuvaus lippukuntanne tämänhetkisestä tilasta. Mitä ikäkausia lippukunnassa toimii? Paljonko ryhmiä lippukunnassanne on? Kuinka aktiivisia ryhmät ovat? Mikä lippukunnan johtajatilanne on? Onko toiminnassa vaihtuvuutta? Minkälaista palautetta lippukunnan toiminta saa jäseniltä, vanhemmilta, johtajilta? Alueohjaajan kanssa käytävä kehittyvä lippukunta -keskustelu on laajempi ja yksityiskohtaisempi lähde tälle kuvaukselle. LIPPUKUNNAN TAVOITETILA Kirjoita tähän kuvaus lippukunnan tavoitteesta. Tämä on eräänlainen visio siitä, minkälainen lippukunta haluaa olla. Vertaa tavoitetta nykytilaan: missä lippukuntanne haluaisi olla viiden vuoden kuluttua? Mitä asioita on silloin paremmin? Miltä lippukuntanne näyttää viiden vuoden kuluttua? 2 Kuva: WSB / S. Sénégas

29 KEHITETTÄVÄT ASIAT Valitse 3 kehityskohdetta, joiden avulla lippukunta saavuttaa edellä kuvatun tavoitetilan Kehitettävä asia Toimenpiteet Aikataulu Vastuu Seurantamittari KEHITYS- KOHDE 1 KEHITYS- KOHDE 2 Toimenpide 1 Toimenpide 2 Toimenpide 3 Pekka Partiolainen Sirpa Partiolainen Tiina Partiolainen Mittari 1 Mittari 2 Mittari 3 Kehitettävä asia Toimenpiteet Aikataulu Vastuu Seurantamittari Pekka Toimenpide 1 Mittari 1 Partiolainen KEHITYS- KOHDE 3 Toimenpide 2 Toimenpide 3 Sirpa Partiolainen Tiina Partiolainen Mittari 2 Mittari 3 Kehitettävä asia Toimenpiteet Aikataulu Vastuu Seurantamittari Pekka Toimenpide 1 Mittari 1 Partiolainen Toimenpide 2 Toimenpide 3 Sirpa Partiolainen Tiina Partiolainen Mittari 2 Mittari 3 Kehityskohde = Asia tai toimintatapa, jota lippukunta on päättänyt parantaa tai toteuttaa. Toimenpide = Asia joka täytyy tehdä, jotta kehityskohde paranee tai saadaan aikaan. Aikataulu = Aikaväli, jolloin toimenpide on tarkoitus suorittaa. Vastuu = Henkilön/ryhmän nimi, joka vastaa toimenpiteen suorittamisesta. Seurantamittari = Jokin minkä perusteella voidaan todeta, että toimenpide on tullut tehdyksi tavoitellulla tavalla. Hyviä mittareita ovat sellaiset, joita on helppo mitata. Tällaisia ovat esimerkiksi uusien jäsenten määrä, tehtyjen aktiviteettien määrä, jonkin asian kuten esitteen valmistuminen yms. Mittari sisältää usein tavoitetason, jolla jokin asia tulee tehdä. Alla esimerkki kehityssuunnitelman kehityskohteesta: Kehitettävä asia Toimenpiteet Aikataulu Vastuu Seurantamittari TOISEN SUDENPENTU- LAUMAN PERUSTAMINEN Akeloiden rekrytointi Toiminnan esittely kouluilla Lauman 1. puolen vuoden toimintasuunnitelma Pekka Partiolainen Sirpa Partiolainen Tiina Partiolainen Kolme uutta akelaa on pestattu tehtävään mennessä Vierailtu neljässä 1. ja 2.-luokassa elokuun aikana Suunnitelma hyväksytään johtajaneuvostossa Kuva: WSB / S. Sénégas

30 4 Kuva: WSB / S. Sénégas