Hakemukset ja päätöksetrekisteri. asteen koulutuksessa. Elisa Helminen

Transkriptio

1 Hakemukset ja päätöksetrekisteri Tampereen toisen asteen koulutuksessa Elisa Helminen

2 Päätösprosessi: itse prosessi pitkä tie: työryhmä aloitti 2013 keväällä, viimeisiä viimeisteleviä kokouksia pidetty lokakuussa 2015 nuorten ammatillinen koulutus ja aikuisten ammatillinen koulutus: kaikki yksittäistä opiskelijaa koskevat päätökset tehdään Hakemukset ja päätökset-rekisterissä lukiokoulutus: itsenäinen suoritus ja poissaolon anominen, muut valmistelussa

3 Päätösprosessi: itse prosessi aluksi kartoitettiin, mistä on tehtävä viranhaltijapäätöksiä lakiin perustuvat päätökset etuuksiin liittyvät päätökset määriteltiin roolit: valmistelija, puoltaja, päättäjä ja kirjaaja

4

5 Prosessi Wilmasta Primukseen Opiskelijan tiedot (opiskelijarekisteri): ryhmänohjaajan kirjaukset, jatkosuunnitelma, Hakemukset ja päätökset välilehti päätösvalmistelu ja puolto Primus: Hakemukset ja päätökset rekisteri: toimeenpano

6 Opiskelijapäätösten prosessi Ryhmänohjaaja Merkitsee Wilmaan opiskelijan ohjaustiedot (HOPS opettajan näkymä, Vaihe 1) Eroamiseen liittyvissä tilanteissa täyttää Eroaminen/keskeyttäminen/katsotaan eronneeksi lomakkeeseen ryhmänohjaajan kentät Opinto-ohjaaja Kirjaa opiskelijan keskeyttämiseen tai eroamiseen liittyvät tiedot (muista jatko-ohjaussuunnitelma), opiskelijan sivulla Eroaminen/keskeyttäminen/katsotaan eronneeksi -lomakkeella. Valmistelee päätöksen tiedot Wilmassa Hakemukset ja päätökset -sivulla Kirjaa opiskelijan siirtyminen ammattiopiston sisällä -lomakkeeseen hakemukset ja päätökset välilehdellä Tiedottaa opintosihteeriä Koulutuspäällikkö Puoltaa päätösesitystä Wilmassa hakemukset ja päätökset -sivulla ja välittää ko. tiedon hallintosihteerille Hyväksyy ja allekirjoittaa tarvittavat päätökset Hallintosihteeri Valmistelee Primuksessa päätöksen tiedot ja tulostaa sen allekirjoitusta varten Saattaa päätöksen liitteineen tiedoksi ao. henkilölle sähköisesti. Lähettää salassa pidettävät päätökset tiedoksi opiskelijalle/huoltajalle postilla. Muille henkilöille päätösnumero laitetaan sähköisesti tiedoksi. Koko päätöstä ei lähetetä sähköpostin liitteenä. Skannaa päätöksen ja liittää skannatun tiedoston Hakemukset ja päätökset rekisteriin Tekee tiedonsiirron Opiskelijarekisteriin (lisätoiminnot päivitä kentät opiskelijarekisteriin) Koulutusalajohtaja Hyväksyy ja allekirjoittaa päätöksen Opintosihteeri Toimeenpanee Primuksessa päätöksen mukaiset toimenpiteet Opiskelijan omaehtoine eroaminen -> opintosihteeri tekee tiedonsiirron hakemukset ja päätökset rekisteristä Opiskelijan siirtyminen ammattiopiston sisällä -> opintosihteeri tekee tiedonsiirron hakemukset ja päätökset rekisteristä

7 Käyttäjäryhmät Tyyppiä Wilma Hakemukset opo (tulosteille omat vastaavat käyttäjäryhmät): opettaja: arvioinnin oikaisu, opiskelijalle aiheutuvat kustannukset (valmistelu) opinto-ohjaaja (valmistelu, päätös) erityisopettaja (valmistelu) kv-yhdyshenkilö (valmistelu) koulutuspäällikkö (valmistelu, puolto, päätös) opiskelijapalvelupäällikkö (päätös) koulutusalajohtaja (päätös) ammatillisen koulutuksen johtaja (päätös)

8 Päätösvalmistelu Opiskelijarekisterissä lomakkeet: Keskeyttäminen/ero Kansainväliset vaihdot

9 Päätösvalmistelu: opon lomakkeet

10 Puoltokäsittely EI

11 Päätöksen tekeminen ja toimeenpano Hakemukset ja päätökset-rekisterissä hallintosihteeri tulostaa päätöksen päättäjä allekirjoittaa tulevaisuudessa sähköinen käsittely

12 Kehitettävää, haasteita Käyttäjäoikeuksien hallinta: päätöksiä tulisi voida hallinnoida, kuka näkee minkäkin päätöksen opettaja/muu henkilöstö nyt kytkettävä Luokatrekisterin ohjaaja-kenttiin, jolloin he heijastuvat esim. Wilman Hakemuksia ei voi ohjata tietylle henkilölle Wilman prosessi ohjattava hyvin, koska harhateille voi joutua herkästi