Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterin nimi Primus opiskelijahallintojärjestelmä ja muut opintohallintojärjestelmät

Transkriptio

1 Sasky Koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE/TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 ja Rekisterin nimi Primus opiskelijahallintojärjestelmä ja muut opintohallintojärjestelmät 2. Rekisterinpitäjä SASKY koulutuskuntayhtymä Ratakatu 36, Sastamala 3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa SASKY koulutuskuntayhtymä, hallinto- ja kehittämispalvelut opiskelijahallinnon suunnittelija Marja Hakala (sisällön pääkäyttäjä) puh Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä Toiminnalliset vastuuhenkilöt Huittisten ammatti- ja yrittäjäopisto, rehtori Kirsi Nikali-Rauva Luoteis-Pirkanmaan oppilaitokset, rehtori Joni Liukkonen Mäntän seudun koulutuskeskus, rehtori Arto Pylvänäinen Sastamalan oppilaitokset, rehtori Jarkko Vuori Tampereen palvelualan ammattiopisto, rehtori Nina Ollila Aikuiskoulutusosasto, ammatillisen koulutuksen johtaja Anna-Leena Kivipuro Rekisterin pitämisen peruste: - Henkilötietolaki 523/1999 (8 :n mukaiset yleiset edellytykset) - Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/ Asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/ Opintotukilaki 65/ Koulumatkatukilaki 53/ Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 Rekisterin käyttötarkoitus: 1. Opiskelijoiden ja huoltajien henkilö- ja yhteystietojen, opiskeluun liittyvien lupien sekä kurssivalintojen, opintosuoritusten ja henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevien suunnitelmien ylläpito, opiskelija-arviointi sekä esim. asuntoja- ja poissaolotiedot (opiskelijarekisteri) 2. Opettajatietojen ylläpito: henkilötiedot ja yhteystiedot (opettajarekisteri) 3. Opetuksen suunnittelu- ja tilastotietojen ylläpito (opetuksen toteuttamissuunnitelmat, kurssit, luokat) 4. Apu- ja muina rekistereinä mm. hakijat ja hakeutujat, koulutusalat, osaamisalat, tutkinnot, tutkintonimikkeet, työssäoppimispaikat, valitut, oppilaitokset

2 Rekisterin tietosisältö Rekisterit ja luettelot mm. oppilaitokseen otetuista ja hyväksytyistä sekä näitä koskevista tiedoista. Rekisteri sisältää mm. seuraavia, sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja: Opiskelijat: - opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti - alaikäisten opiskelijoiden huoltajien yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero) - opiskeluun liittyvät luvat (esim. lupa tietojen julkaisemisesta eri yhteyksissä) - opiskelijan tulokoulu - asuntolatiedot - oppilaitos-, ryhmä-/luokkatiedot - kurssivalinnat, opintosuoritukset, arvosanatiedot - poissaolot - tieto siirtämisestä erityisopiskelijaksi - henkilökohtaiset opetussuunnitelmat (hoksit) - henkilökohtaisen opetuksen järjestämistä koskevat suunnitelmat ja seurantiedot - kaksoistutkintotiedot ja muut tutkintotiedot (aloitus- ja valmistumispäivät, tutkinto, tutkintonimike, osaamisala) - eroamiset ja keskeyttämiset sekä niiden syyt - Wilman käyttäjätunnus ja salasana (käytetään verkon käyttäjätunnuksina) Opettajat: - opettajien henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) Muut - opetussuunnitelmat Säännönmukaiset tietolähteet Ammatillisella koulutuksella on multiprimus, aikuislukiolla yksittäisprimus ja Ruoveden lukio käyttää Ruoveden kunnan primusta. Opiskelijoiden perustiedot tulevat VismaInSchool Primus järjestelmään OPH:n ylläpitämästä Opintopolkujärjestelmästä, joka on web-pohjainen valtakunnallinen koulutuksen haku- ja valintajärjestelmä. Opintosihteereillä ja opinto-ohjaajilla on tunnukset ko. järjestelmään. Valittujen opiskelijoiden henkilö- ja valintatiedot siirretään tiedonsiirtona Opintopolku-järjestelmästä Primukseen valintojen vahvistuttua (koskee yhteishakua). Yhteisvalinnan ulkopuolella valittujen tiedot siirtyvät Primukseen koulutuksen järjestäjän oman sähköisen hakujärjestelmän kautta. Opettajat syöttävät arvioinnit.

3 Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen kerääminen perustuu yleensä lain säädökseen tai joko opiskelijan tai tämän huoltajan suostumukseen (lähinnä nivelvaihe) - Opetushallitukselle (tilastointeihin vaadittavat määrälliset tiedot) - Tilastokeskukselle ( henkilöpohjaiset tiedonsiirrot) - KELA (valmistumiset, eroamiset, keskeyttämiset yms. opintososiaalisiin etuihin vaikuttavat asiat - Henkilökohtaiset tulosteet opiskelijoille (tutkintotodistukset ym) - Opiskelijaluettelot sisäiseen käyttöön Tietojen luovutuksen perusteena on mm. Tilastolaki 280/2014, Henkilötietolaki 423/1999, Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, Opintotukilaki 65/1994, Koulumatkatukilaki 53/2011 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017 Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle Ei tietojen siirtoa Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin Rekisterin suojauksen periaatteet Järjestelmää ei yhdistetä muihin rekistereihin Järjestelmän palvelimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmään pääsy on vain suojatulla verkkoyhteydellä. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaien käyttäjätunnuksen ja salasanan. Käyttöoikeudet päättyvät henkilön siirryttyä pois ko. tehtävistä. Tietojen salassa pidosta ja arkaluonteisten tietojen käsittelystä on säännökset ammatillisesta peruskoulutuksesta annetun lain mm. 42 :ssä, lukiolain 32 1:ssä awkä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 :ssä. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 :ssä lueteltujen arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomiota. Opintohallintojärjestelmän rekisteritiedot ovat osin salassapidettäviä, esim. opiskelijoiden sanalliset arvioinnit sekä yhteystiedot, jos on pyydetty salassa pitoa. A Manuaalinen aineisto Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa huoneessa lukollisessa kaapissa. B ATK:lle tallennetut tiedot Ohjelman pääkäyttäjät antavat käyttäjätunnukset ja määrittävät käyttöoikeudet. Kaikilla käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasana. Ohjelman käyttäjätunnuksia annettaessa voidaan määrittää kullekin käyttäjälle tämän työtehtävän mukaiset, tarvittavat

4 käyttöoikeudet, jolloin salaiset tiedot näkyvät mahdollisimman harvoilla. Tietojen syöttöoikeus on pääkäyttäjällä, koulutuspäälliköillä, opintosihteereillä, opinto-ohjaajilla ja opettajilla. Kunkin oppilaitoksen opettajat näkevät oman yksikkönsä opiskelijoiden tiedot. Rekisteriasioita hoitavia henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. 11. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot itselleen. Tarkastuspyyntö osoitetaan sisällön pääkäyttäjälle ja tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran lukuvuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksessa. Jos sisällön pääkäyttäjä kieltäytyy antamasta tietoja rekisteröidylle, rekisteröity tekee kirjallisen pyynnön oppilaitoksen rehtorille. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa sisällöllinen pääkäyttäjä. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, oppilaitoksen rehtori antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen rekisteröidylle. - rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, Helsinki - Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Miten toteutetaan: Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa

5 tarkastetaan. Tiedon oikaisupyyntö tehdään suullisesti tai kirjallisesti sisällön pääkäyttäjälle ja kirjallisesti oppilaitoksen rehtorille, jos pääkäyttäjä kieltäytyy tiedon korjaamisesta. 13. Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 14. Rekisteröidyn informointi Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterin pitäjää käyttämästä häntä käsitteleviä tietoja viestinnässään. Kielto tulee tehdä sähköisesti tai kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Rekisteristä ei luovuteta henkilötietoja suoramarkkinointia, markkinaja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten. Rekisteriseloste on nähtävissä Sasky koulutuskuntayhtymän nettisivuilla..