SAVONLINNAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 8/2017. Tarkastuslautakunta Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Käyhkö Anne jäsen saapui klo 16.

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Aika kello 16:00-20:54 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone Läsnä Nousiainen Markku puheenjohtaja Käyhkö Anne saapui klo Laurio Jukka Piironen Juha Pulkkinen Timo Rusanen Maija Turunen Pekka Vuorinen Eeva Itkonen Laura Pirjo Toropaisen vara Kurki-Norrena Ulla Tanja Taupilan vara Hämäläinen Elina tilintarkastaja Leinonen Soili pöytäkirjanpitäjä Poissa Loikkanen Tuomas varapuheenjohtaja Taupila Tanja Toropainen Pirjo Käsitellyt asiat: Allekirjoitukset: Markku Nousiainen puheenjohtaja Soili Leinonen pöytäkirjanpitäjä Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen oikeaksi, Savonlinnassa Jukka Laurio Juha Piironen Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä siitä edeltäpäin ilmoitettua sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen sisäinen tarkastaja

2 Tarkastuslautakunta Sisällysluettelo Pykälä Sivu 57 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 58 Pöytäkirjantarkastajat 4 59 Asioiden käsittelyjärjestys 5 60 Arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus 6 61 Tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat hallintosäännön määräykset 8 62 Vuoden 2016 arviointikertomuksen laatiminen 12

3 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Laillisuus ja päätösvaltaisuus TARLA 57 Hallintosäännön 12 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään ille ja niille, joilla on oikeus ja velvollisuus läsnäoloon toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännön 33 :n mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain 58 :n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on läsnä. Tarkastuslautakunta on kokouk sessaan päättänyt, että esityslista/kokouskut su lähe tetään ille ja varaille luottamushenkilöportaaliin vähintään viisi päivää ennen kokousta. Esityslista/kokouskutsu on ollut luettavissa luottamushenkilöportaalissa alkaen. Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Pöytäkirjantarkastajat TARLA 58 Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt, että tarkastuslautakunnan pöytäkirja tarkastetaan kussakin kokouksessa valitun kahden pöytäkirjantarkastajan toimesta seuraavan kokouksen yhteydessä, ellei lautakunta jonkin asian kohdalla toisin päätä. Pöytäkirjantarkastajille valitaan kaksi varapöytäkirjantarkastajaa. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt, että alkaen tarkastuslautakunnan pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan pääsääntöisesti heti kokouksen yhteydessä. Esitys: Tarkastusvuorossa ovat et Anne Käyhkö ja Jukka Laurio, varalla Juha Piironen ja Timo Pulkkinen. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jukka Laurio ja Juha Piironen, varalle Timo Pulkkinen ja Maija Rusanen.

5 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Asioiden käsittelyjärjestys TARLA 59 Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 5 luku 17 :n (kokouksen pitäminen) mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Puheenjohtaja totesi, että asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.

6 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus TARLA 60 Kuntalain (410/2015) 121 mukaisesti tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 40 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Kuntalain 123 mukaisesti tilintarkastajan on viimeistään toukokuun loppuun mennessä tarkastettava kunkin tilikauden eli edellisen kalenterivuoden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilinpäätös on saatettava valtuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä käsitellään tilintarkastuskertomus ja vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille.tilinpäätöksen valmistelu kuuluu kunnanhallitukselle. Tilintarkastuskertomuksen ja vastuuvapausasian valmistelu valtuuston päätöksentekoa varten on tarkastuslautakunnan tehtävä. Valtuuston kokous on suunniteltu pidettäväksi Tarkastuslautakunta päätti , että vuoden 2016 arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuus järjestetään kaupunginhallituksen kokoushuoneessa klo ja lehdistötilaisuus klo Esitys: Tarkastuslautakunta päättää kutsujen lähettämisestä ja tarkastuslautakunnan ten osallistumisesta vuoden 2016 arviointikertomuksen luovutus- ja lehdistötilaisuuksiin. Tarkastuslautakunta päätti, että arviointikertomuksen luovutustilaisuuteen klo kutsutaan

7 Tarkastuslautakunta kaupunginvaltuuston puheenjohtajajisto, kaupunginjohtaja ja talousjohtaja ja klo alkavaan lehdistötilaisuuteen sanomalehti Itä-Savon, aluelehti Savonmaan, Puruvesi-lehden ja Etelä-Savon radion edustajat. Tilintarkastaja kutsutaan molempiin tilaisuuksiin. Tarkastuslautakunnan et osallistuvat molempiin tilaisuuksiin. Toimenpiteet: kutsut/sisäinen tarkastaja

8 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat hallintosäännön määräykset 40/01.010/2015 TARLA 21 Uuden Kuntalain (410/2015) mukaan kunnissa ja kuntayhtymissä on alkaen oltava hyväksyttynä kuntalain 90 :n mukainen hallintosääntö. Hallintosääntö on kunnan ja kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan sekä toimielinten kokousmenettelyjen keskeinen ohjausväline. Kunnallisessa päätöksenteossa on noudatettava lakien lisäksi hallintosäännön määräyksiä. Uuden Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Kokousmateriaalina on Kuntaliiton hallintosäännönmalliin pohjautuva luonnos tarkastuslautakunnan tehtäviä koskeviksi määräyksiksi. Tarkastuslautakunnan esitys viedään kaupunginhallitukselle muun hallintosääntökäsittelyn yhteydessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun tehtäviään koskevista hallintosäännön määräyksistä ja päättää kaupunginhallitukselle esitettävistä voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevista määräyksistä. Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että Savonlinnan kaupungin voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat määräykset ovat pöytäkirjaliitteen A mukaiset. Toimenpiteet: Kaupunginhallitus TARLA 21 Uuden Kuntalain (410/2015) mukaan kunnissa ja kuntayhtymissä on alkaen oltava hyväksyttynä kuntalain 90 :n mukainen

9 Tarkastuslautakunta hallintosääntö. Hallintosääntö on kunnan ja kuntayhtymän hallinnon ja toiminnan sekä toimielinten kokousmenettelyjen keskeinen ohjausväline. Kunnallisessa päätöksenteossa on noudatettava lakien lisäksi hallintosäännön määräyksiä. Uuden Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi. Kokousmateriaalina on Kuntaliiton hallintosäännönmalliin pohjautuva luonnos tarkastuslautakunnan tehtäviä koskeviksi määräyksiksi. Tarkastuslautakunnan esitys viedään kaupunginhallitukselle muun hallintosääntökäsittelyn yhteydessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun tehtäviään koskevista hallintosäännön määräyksistä ja päättää kaupunginhallitukselle esitettävistä voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevista määräyksistä. Tarkastuslautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle, että Savonlinnan kaupungin voimaan tulevan hallintosäännön tarkastuslautakunnan tehtäviä koskevat määräykset ovat pöytäkirjaliitteen A mukaiset. Toimenpiteet: Kaupunginhallitus TARLA 61 Tarkastuslautakunta on käsitellyt tehtäviään koskevat hallintosäännön määräykset ja ne on viety kaupunginhallituksen kautta hyväksyttäviksi kaupunginvaltuustoon Kaupunginvaltuusto jätti hallintosäännön päivittämisen kokonaisuudessaan pöydälle. Kuntalain 84 mukaisesti tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden tulee ilmoittaa sidonnaisuuksistaan tarkastuslautakunnalle alkaen. Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunnan tulee valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi.

10 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta on merkinnyt tiedoksi kaupunginjohtajan johtoryhmän sidonnaisuusrekisterin pitämistä koskevan käsittelyn, jonka mukaan Hallintopalvelut toimii rekisterin vastuuyksikkönä ja päättää toteutusmallista sen käyttöönotossa. Tarkastuslautakunta on päättänyt esittää kaupunginvaltuustolle, että hallintosäännön kohta, joka koskee sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä, kuuluu seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Henkilötietojen käsittely hoidetaan hallintopalvelujen toimesta. Huhtikuussa sidonnaisuusilmoituksiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarkoitetut verkkopalvelut on päätetty kilpailutuksen jälkeen hankkia Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä. Käytännön tehtävien osalta on kaupunginjohtajan johtoryhmän käsittelystä poiketen sovittu, että sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä ja sidonnaisuusrekisteriä hoitaa ja verkkopalvelun pääkäyttäjänä toimii tarkastuslautakunnan sihteeri, varahenkilönä kaupunginlakimies. Kaupunginvaltuuston käsittelyyn menevän hallintosäännön kohtaa, joka koskee sidonnaisuusilmoituksiin liittyviä tehtäviä, tulee muuttaa niin, että käytännön tehtävien hoitamista koskeva lause henkilötietojen käsittelystä hallintopalvelujen toimesta poistetaan. Tämän jälkeen hallintosäännön ko. kohta kuuluu seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Koska muutos sidonnaisuusilmoitusten käsittelyyn liittyvien tehtävien hoitamisen käytännön järjestelyihin on tehty vasta huhtikuussa ja koska hallintosääntökäsittely on jo ollut

11 Tarkastuslautakunta kaupunginvaltuustossa ja jätetty pöydälle, esitys hallintosääntöön tehtävästä muutoksesta voidaan tehdä vain kaupunginvaltuuston kokouksessa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja voivat kokouksessa esittää valtuustolle edellä mainitun hallintosäännön sidonnaisuuksia koskevan kohdan muuttamista ja hyväksymistä. Esitys: Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:ltä sidonnaisuusrekisterin hoitamiseksi tarkoitetun verkkopalvelun hankinnan ja sovitut käytännöt sidonnaisuusilmoituksiin ja -rekisteriin liittyvien tehtävien hoitamiseksi. Tarkastuslautakunta päättää, että valtuuston kokouksessa hallintosäännön sidonnaisuusilmoituksia koskeva kohta esitetään kuulumaan seuraavasti: Sidonnaisuusilmoituksiin liittyvät tehtävät Tarkastuslautakunta valvoo kuntalain 84 :ssä tarkoitetun sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja huolehtii sidonnaisuusrekisterin julkisten tietojen julkaisemisesta kunnan verkkosivuilla. Tarkastuslautakunta on sidonnaisuusrekisterin rekisterinpitäjä. Esitys hyväksyttiin.

12 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Vuoden 2016 arviointikertomuksen laatiminen TARLA 37 Kuntalain (410/2015) 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä. Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunta antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Savonlinnan kaupungin hallintosäännön 40 :n mukaan lautakunta antaa valtuustolle vähintään viikkoa ennen tilintarkastuskertomuksen valtuustokäsittelyä arvionsa valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta edellisenä vuonna. Tarkastuslautakuntien käytännön arviointityö muodostuu kunnan organisaatioon ja sääntöihin tutustumisesta, arviointisuunnitelman laatimisesta valtuustokaudelle, arviointimenetelmän valitsemisesta, perehtymisestä esiselvityksenä saatuun materiaaliin, tarkentavien kysymysten laatimisesta arviointikäynneille, tarkentavasta arviointikäynnistä arviointikohteessa, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden kuulemisista kokouksissa, esityslistojen ja pöytäkirjojen lukemisesta sekä olennaisten johtopäätösten tekemisestä. Ensisijaisesti arviointi suoritetaan arvioitavan vuoden tilinpäätöksen toimintakertomuksen/tasekirjan perusteella. Toimintasuunnitelma toimintakaudelle on hyväksytty kokouksessa Kokouksessa on hyväksytty vuodelle 2016 alustava toimintaohjelma, jota on täydennetty vuoden 2016 aikana on vielä laadittu arviointisuunnitelma kevätkaudelle 2017 vuoden 2016 arviointia varten. Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt,

13 Tarkastuslautakunta että vuoden 2016 arviointikertomuksen pohjana käytetään alustavasti vuoden 2015 arviointikertomuksen runkoa. Tarkastuslautakunta on vuoden 2016 arviointia varten kuullut kokouksissaan ja järjestämänsä arviointi- ja strategiapäivän aikana mm. kaupungin ylintä johtoa, pääluottamusmiehiä, työsuojeluvaltuutettuja, kaupunginjohtajaa sekä talousjohtajaa. Vuotta 2016 koskevat havainnot ja johtopäätökset tarkastuslautakunta on kirjannut hyväksyttyyn arviointikertomusrunkoon sitä mukaa kun niitä vuoden aikana on tehty. Toimintakauden toimintasuunnitelman mukaisesti tavoitteena on, että edellisen vuoden arviointi valmistuu seuraavana vuonna mennessä. Esitys: Tarkastuslautakunta käy keskustelun toiminta- ja työskentelytavoistaan vuoden 2016 arviointikertomuksen valmistamista varten sekä päättää arviointikertomuksen laatimisen aloitusajankohdasta, arviointikertomuksen kokoamisesta ja teknisen osuuden valmistelusta. Tarkastuslautakunta keskusteli toiminta- ja työskentelytavoistaan vuoden 2016 arviointikertomuksen valmistamista varten ja päätti aloittaa arviointikertomuksen laatimisen kokouksessaan TARLA 43 Tarkastuslautakunta päätti aloittaa arviointikertomuksen laatimisen Esitys: Tarkastuslautakunta aloittaa tässä kokouksessa arviointikertomuksen laatimisen. Esitys hyväksyttiin. TARLA 55 Esitys: Tarkastuslautakunta päätti aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista.

14 Tarkastuslautakunta Esitys hyväksyttiin. TARLA 62 Esitys: Tarkastuslautakunta päätti aloittaa arviointikertomuksen laatimisen. Tarkastuslautakunta jatkaa arviointikertomuksen laatimista. Esitys hyväksyttiin.

15 Tarkastuslautakunta OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kuntalain 91 :n mukaan seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta ei kä kunnallisvalitusta, koska päätökset koskevat vain valmistelua sekä täytäntöönpa noa: :t Kuntalain 89 :n 1 momentin mukaan kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, johon voidaan hakea muutosta oikaisuvaatimuksin. Luettelo näistä päätöksistä sisäl tyy kohtaan oikaisuvaatimusohjeet. OIKAISUVAATIMUSOHJEET Päätökseen tyytymätön kunnan ja se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa, voi tehdä seuraavien päätösten osalta kirjallisen oikaisuvaatimuksen :t Oikaisuvaatimus tulee osoittaa tarkastuslautakunnalle osoitteella Olavinkatu 27, Savonlinna, sähköposti;tarkastustoimi@savonlinna.fi, 14 päivän kuluessa pää tök sen tie dok si saan nis ta. Oi kai su vaa ti muksesta on käytävä ilmi vaatimus perus tei neen ja se on te kijän alle kir joi tet ta va. VALITUSOSOITUS Kunnallisvalitus Seuraaviin päätöksiin voidaan hakea muutosta kunnallisvalituksin: :t - Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös oikaisuvaatimuk sen johdosta on muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan. Valitus osoitetaan Itä-Suomen hallinto-oikeudelle ja toimitetaan hallinto-oikeuden kir jaamoon osoitteella PL 1744, Kuopio, käyntiosoite Minna Canthin katu 64, säh kö posti ita-suomi.hao@oikeus.fi. Vali tus ai ka on 30 päi vää päätöksen tiedoksisaan nis ta. Pöytäkirja on tarkastettu ja pidetty yleisesti nähtävänä siitä edeltäpäin ilmoitettua sisäisen tarkastajan työhuoneessa virastoaikana. Soili Leinonen, sisäinen tarkastaja