TIETOJEN HALLINTA. Tietojen hallinta

Transkriptio

1 TIETOJEN HALLINTA 1

2 Sisällys KÄYTTÖÖNOTTO... 7 YLEISTÄ... 7 OHJELMAN KÄYTÖN ALOITUS... 8 OHJELMAN KÄYNNISTÄMINEN... 8 OMAN SALASANAN MUUTTAMINEN OHJELMAAN KIRJAUTUMISVAIHEESSA... 8 PÄÄRUUDUN KÄYTTÖ... 9 YLEISTÄ... 9 YLÄVALIKON TOIMINNOT TOIMINTOJEN NIMIHAKU PIKAPAINIKKEET PIKAPAINIKKEIDEN MUOKKAUS KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI PIKANÄPPÄIMIEN TAI NÄPPÄINYHDISTELMIEN MÄÄRITTÄMINEN PIKAPAINIKKEILLE PIKAPAINIKKEILLE VARATUN TILAN SÄÄTÄMINEN KONEKOHTAISESTI JA JÄRJESTÄMINEN VÄLILEHTIEN LISÄTOIMINNOT PAINIKKEET VÄLILEHTIEN ASETUKSET PAINIKKEET VÄLILEHTIEN RAPORTIT PAINIKKEET YRITYKSEN VALINTARUUTU KÄYTTÄJÄN VAIHTAMINEN ILMAN OHJELMASTA POISTUMISTA TUKISIVUJEN SUORA AVAAMINEN OHJELMASTA YLEISIÄ ERI RUUDUILLA KÄYTÖSSÄ OLEVIA TOIMINTOJA AUTOMAATTISET AUTOMAATTISET RAJAUSTOIMINNOT HAKURUUDUILLA SARAKKEIDEN LEVEYKSIEN SÄÄTÄMINEN KÄYTTÄJÄ- TAI YRITYSKOHTAISESTI TIEDOT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT YLEISTÄ KÄYTTÄJIEN HALLINTA KÄYTTÄJIEN HALLINTARUUDUN KÄYTTÖ YLEISESTI KÄYTTÄJÄN LISÄÄMINEN KÄYTTÄJÄTASOT TEHTÄVIEN HALLINTA MAKSUTAPOJEN HALLINTA YLEISTÄ OLETUSMAKSUTAVAN ASETTAMINEN UUSIEN MAKSUTAPOJEN LISÄÄMINEN MAKSUTAVAN OTTAMINEN POIS KÄYTÖSTÄ TOIMITTAJIEN HALLINTA YLEISTÄ TOIMITTAJIEN HAKU TOIMITTAJAN PERUSTAMINEN TAI MUUTTAMINEN ASIAKASRYHMIEN HALLINTA

3 ASIAKASRYHMIEN KÄYTÖSTÄ YLEISESTI SUOSITUKSIA ASIAKASRYHMIEN NUMEROINTIIN ASIAKASRYHMIEN HALLINTA ASIAKASRYHMIEN TYYPIT ASIAKASRYHMÄN PIKAVALINTA ASIAKKAALLE ASIAKKAIDEN HALLINTA ASIAKKAAN LISÄÄMINEN ASIAKKAALLE MÄÄRITETTÄVÄT TIEDOT ASIAKKAAN MUISTIINPANOJEN AVAUKSEN TAVAN VALINTA ASIAKKAAN TIEDOISSA VAPAA TEKSTIKENTTÄ ERIKOISTARPEITA VARTEN ASIAKKAAN JA TOIMITTAJAN KOTISIVUJEN AVAAMINEN ASIAKAS- JA TOIMITTAJARUUDULTA ASIAKKAAN TULOSTUSMÄÄRITYKSET YHTEYSHENKILÖIDEN SYÖTTÄMINEN SÄHKÖPOSTIN LÄHETYKSEN KÄYNNISTYS ASIAKKAAN SÄHKÖPOSTIOSOITTEEN KOHDALTA ASIAKKAAN NETTISIVUJEN SUORA AVAAMINEN ASIAKASRUUDUN LISÄTIEDOT- VÄLILEHDEN TIEDOT ASIAKKAIDEN HAKU- JA HALLINTARUUDUT HAKUSANOJEN KÄYTTÄMINEN ASIAKASTIETOJEN SUOJAAMINEN MUUTOKSILTA VAROITUS SAMALLA NIMELLÄ JO OLEVASTA ASIAKKAASTA MUITA TOIMINTOJA ASIAKKAIDEN KÄSITTELYSSÄ ASIAKKAIDEN VIENTI OUTLOOK-SÄHKÖPOSTIOHJELMAAN TUOTERYHMIEN HALLINTA- TOIMINTO YLEISTÄ TUOTERYHMIEN KÄYTÖSTÄ TUOTERYHMIEN HALLINTARUUTU - YLEISTÄ HALLINTARUUDUN TOIMINNOT TUOTERYHMÄN LISÄÄMIS- JA MUUTTAMISTOIMINTO YLEISTÄ OSTOALENNUSTEN MÄÄRITTÄMINEN TUOTERYHMÄN TYYPPI PÄÄRYHMÄN ASETTAMINEN KIRJANPIDON TILINUMERO HINNOITTELUTIETOJEN JA MINIMIKATTEEN ASETTAMINEN TUOTERYHMÄLLE LISÄALENNUS TUOTERYHMÄLLE TUOTERYHMÄKOHTAISEN HUOMAUTUKSEN KÄYTTÖ TUOTTEILLE VIIKKOTILAUSHINNAN KÄYTTÖ MUITA TIETOJA TUOTERYHMÄRUUDULLA KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELY TUOTERYHMÄTIETOJEN MUUTTAMISELLE TUOTTEIDEN HALLINTA- TOIMINTO YLEISTÄ TUOTTEIDEN HALLINTARUUTU YLEISESTI MONIPUOLINEN / YKSINKERTAINEN RAJAUS TUOTTEIDEN HAKU JA ETSIMINEN TUOTTEIDEN RAJAAMISESSA KÄYTETTÄVÄT HAKUSANAT TUOTTEIDEN LISÄRAJAUKSET JA ERIKOISRAJAUKSET AUTOMAATTINEN RAJAAMINEN TUOTEKOODILLA

4 HITAIDEN RAJAUSTEN KANSSA TOIMIMINEN TUOTTEIDEN HALLINTARUUDUN TOIMINTOJA HIIREN OIKEALLA AVAUTUVA PONNAHDUSVALIKKO RUUDULLA NÄYTETTÄVIEN SARKKEIDEN MÄÄRITTÄMINEN TARROJEN JA HINTALAPPUJEN TULOSTUS UUDEN TUOTETYYPIN PERUSTAMINEN VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄKEMINEN (TUOTETYYPIN TUOTTEET) VARASTOMÄÄRIEN KÄSITTELYTOIMINNOT TUOTTEIDEN LISÄÄMINEN, MUUTTAMINEN JA POISTAMINEN TUOTTEEN MUUTTAMINEN TUOTTEEN PERUSTAMINEN VANHAN POHJALTA TUOTTEIDEN POISTAMINEN YKSITTÄIN TAI USEITA KERRALLA MUUTA VALITTUJA- TOIMINTO KAIKKIEN RAJATTUJEN TUOTTEIDEN VALITSEMINEN KERRALLA TUOTELISTAN TULOSTAMINEN RAJATUISTA TUOTTEISTA VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄKEMINEN RUUDUN ALAREUNASSA KÄYTTÖOIKEUSTASON MÄÄRITTÄMINEN TUOTTEEN JA ASIAKKAAN MUUTTAMISELLE VIIMEKSI HINTOJEN MUUTTANEEN KÄYTTÄJÄN NÄKEMINEN TUOTTEIDEN HINNANMUUTOSTEN SEURANTA TUOTERUUDUN KÄYTTÖ JA TOIMINNOT YLEISTÄ TUOTTEEN TOIMITTAJANUMERON NÄKEMINEN TUOTERUUDULLA TUOTTEEN LISÄTIETOJEN NÄYTTÄMINEN TUOTETTA HAETTAESSA TUOTTEEN HINTOJEN SYÖTTÄMINEN VEROTTOMANA HINTANA - F OSTOHINNAN JA TARJOUSHINNAN LASKEMINEN TUOTERUUDULLA OSTOHINNAN LASKEMINEN MANUAALISESTI ALENNUSPROSENTIN AVULLA - F MYYNTIHINNAN LASKEMINEN KATEPROSENTIN AVULLA TUOTEKOHTAISET ESTOT TIETOJEN MUUTTUMISELLE HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ TUOTTEEN TILAUSKOODIN KÄYTTÄMINEN ALENNUS- JA SEURANTARYHMÄN MÄÄRITTÄMINEN TUOTTEELLE PAKOLLISEKSI TUOTTEEN LISÄTIEDOT- VÄLILEHDEN TIEDOT TUOTTEIDEN HALLINNAN LISÄTOIMINNOT YLEISTÄ LISÄTOIMINTOJEN KÄYNNISTÄMINEN HINTOJEN LASKEMINEN KERTOIMILLA MYYNTITUKKUHINNAN LASKEMINEN RAJATUILLE TUOTTEILLE OSTOHINNASTA KÄSIN OSTO- JA MYYNTIHINTOJEN UUDELLEENLASKENTA HINTOJEN ERIKOISLASKENTA HINNASTOTIEDOSTON TEKEMINEN EDULLISIMMAN VOIMASSAOLEVAN OSTOTARJOUSHINNAN SIIRTO OSTOHINNAKSI HINTOJEN PYÖRISTYSTOIMINNOT TILASTOT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT HUOLTO- VÄLILEHDEN TOIMINNOT TUOTEPAKETTIEN KÄYTTÖ TUOTEPAKETIT YLEISESTI

5 HINNOITTELUTAVAN VALITSEMINEN TUOTEPAKETIN TEKO RUUDULLE HAETUISTA TUOTTEISTA TUOTEPAKETIN KÄSITTELY PAKETTIHINTANA JA YHTENÄ TUOTERIVINÄ YLEISTÄ TUOTEPAKETIN PERUSTAMINEN KÄYTTÖESIMERKKI TUOTEPAKETIN KÄYTTÖ MYYNTIRUUDULLA TULOSTUMINEN TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖ (PERUSTAMINEN, KÄYTTÖ) MYYNTI- JA TARJOUSHINTOJEN PYÖRISTÄMINEN PYÖRISTYSSÄÄNTÖJEN AVULLA YLEISTÄ KÄYTTÖÖNOTTO MYYNTIALENNUKSET MYYNTIALENNUKSET YLEISESTI MYYNTIALENNUSTEN HALLINTA- TOIMINTO MYYNTIALENNUKSEN LISÄÄMINEN USEAN ALENNUKSEN LISÄÄMINEN KERRALLA JA TIETOJEN JÄTTÄMINEN POHJALLE MUUTA VALITTUJA- TOIMINTO ASIAKKAAN ALENNUSTAULUKON TULOSTAMINEN ALENNUSTEN HALLINTA TUOTERYHMIEN JA PÄÄRYHMIEN HALLINNASSA MYYNTIALENNUKSEN MÄÄRITTÄMINEN OSTOALENNUSTA LISÄYKSEN YHTEYDESSÄ MYYNTIALENNUSTEN SYÖTTÄMINEN JA SELAAMINEN VEROTTOMIN HINNOIN TOIMITTAJIEN KAMPANJAHINNASTOJEN (ALENNUSHINNASTOJEN) KÄSITTELY TOIMITUSTAPOJEN HALLINTA KÄYTTÖ OSTOTOIMITUSTAVAT INVENTAARION TEKO YLEISTÄ INVENTAARION KULKU: ESIMERKKI VANHOJEN VARASTOSALDOJEN NOLLAUS INVENTAARILISTAN TULOSTAMINEN OSAINVENTAARIO INVENTOINTITILAN ASETTAMINEN PÄÄLLE VARASTOSALDOJEN SYÖTTÄMINEN INVENTAARION YHTEYDESSÄ RAPORTIT INVENTAARIOSTA INVENTOINTIPÄIVÄN KÄSITTELY KAIKKIEN RAJATTUJEN TUOTTEIDEN KUITTAAMINEN KERRALLA INVENTOIDUIKSI VAROITUS, ETTEI TUOTETTA INVENTOIDA USEAMPAA KERTAA PÄÄLLEKKÄIN INVENTOIMATTOMIEN TUOTTEIDEN RAJAAMINEN TUOTTEIDEN HALLINNASSA INVENTOINTITIETOJEN PURKU TIEDONKERUUPÄÄTTEELTÄ ARVONALENNUSTOIMINTO EPÄKURANTEILLE TUOTTEILLE YLEISTÄ RUUDUN ERI VALINNAT VALINTA, ETTEI TUOTETTA ARVONALENNETA AUTOMAATTISESTI, JA ARVIOITU OSTOPÄIVÄ

6 AJON SUORITTAMINEN ESIMERKKI TYÖNKULUSTA OSTOPÄIVIEN UUDELLEENLASKEMINEN OSTOTILAUSTEN TIETOJEN PERUSTEELLA ASETUKSET ASETUKSET- VALIKON TOIMINNOT ASETUSRUUTUJEN KÄYTTÖ YLEISESTI ASETUSTEN LÖYTÄMINEN HELPOITEN YRITYKSEN TIETOJEN ASETTAMINEN TÄRKEIMPIEN KÄYTTÖASETUSTEN MÄÄRITTÄMINEN ASETUKSEN KONEKOHTAISUUDEN NÄKEMINEN SEKÄ ASETUKSEN OPASTETEKSTI ASETUSTEN NIMIHAKU ASETUSTEN TEHOHAKU PIILOASETUKSET JA NIIDEN OTTAMINEN NÄKYVIIN TOIMINTOJEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN HALLINTA YLEISTÄ YLEISTÄ KÄYTTÖOIKEUKSISTA TOIMINTOKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN SELAUS RAJAUSMAHDOLLISUUDET KÄYTTÄJÄKOHTAINEN TOIMINTOJEN HALLINTA LISÄTOIMINTOJEN KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ LISENSSIEN LUKEMINEN LISENSSITIEDOSTOSTA USEAN FUTURSOFTIN OHJELMAN KÄYTTÄMINEN RINNAKKAIN YLEISTÄ WINDOWSIN TEHTÄVÄPALKISSA AVOINNA OLEVAN TOIMINNON NIMI MUISTIN OPTIMOINTI TARVITTAESSA

7 KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Tämä osio opastaa mm. ohjelman pääruudun käytössä eri perustietojen syöttämisessä eri perustietojen pitämisessä yllä kertoo ohjelman eri tietojen käyttötarkoituksesta tietojen erityyppisessä hyödyntämisessä asetusten syöttämisessä Tietojen ylläpitäminen on hyvin monipuolinen alue. Suurinta osaa tiedoista pidetään yllä manuaalisesti, eli tiedot syötetään ohjelman ruutujen kautta. Yrityksen tarpeet ja tottumukset määräävät sen, mitä tietoja päätetään syöttää. Yleensä minimin määrää entinen järjestelmä, jonka tiedot yleensä halutaan säilyvän. Toki ennen tietojen syöttämistä pitää olla selvillä, mitä niiden avulla saavutetaan. Siksi tässä ohjeessa kerrotaan mahdollisimman käytännöllisellä tavalla, miten eri tietoja käytetään hyväksi. Osaa tiedoista voidaan pitää yllä myös automatisoidusti, esimerkiksi maahantuojien tiedostoja käyttäen (esim. hinnastot, tuoteryhmälistat, tuotevertailut). Esimerkiksi hinnastoja saadaan mm. sähköpostilla ja lataamalla Internetistä, ja nämä voidaan ajaa kerralla ohjelmaan. Samoin esimerkiksi tuotevertailuja voidaan saada esim. FuturSoftin vertailupalvelusta ilman käsin syöttöä. Tietojen ajaminen eri lähteistä on mahdollista, sillä ohjelmaan voidaan määrätä mm. hinnastojen tulkintaohjeet, joilla tuotteet saadaan ajettua erilaisista muodoista. Yrityksen kannattaa ensin selvittää, mitkä tiedot se voi saada koneellisesti ajettavassa muodossa. Osa tiedoista voidaan siirtää esimerkiksi entisestä ohjelmasta (FuturSoftin toimesta). Ne tiedot, joita ei saada ajettua helposti, syötetään sen jälkeen manuaalisesti. Tulivat tiedot mitä kautta tahansa, on yhtä tärkeä perehtyä tietojen ylläpitoon, koska se määrää paljolti sen, paljonko järjestelmästä saadaan käytännön hyötyjä. Kaiken ohjelmassa pidettävän tiedon luotettavuus määrää sen, miten paljon sitä voidaan käyttää hyödyksi. On tärkeää sopia pelisäännöt, millä tavalla tietoja ohjelmassa pidetään yllä, jotta esimerkiksi varastosaldot ja eri hinnat säilyvät joka tilanteessa ajan tasalla. Ohjelman käyttöönoton yhteydessä syötetään ensimmäiseksi yleensä Yrityksen tiedot, mm. yhteystiedot ja pankkitilit Käyttäjät Asiakkaat ja asiakasryhmät Toimittajat Tuoteryhmät ja pääryhmät Hinnastojen tulkintaohjeet Tuotteet (myös hinnastopäivityksillä ja siirtämällä vanhasta ohjelmasta) Maksutavat Tärkeimmät asetukset Lisäksi voidaan syöttää jo heti alussa mm. asiakkaiden alennuksia, tuotevertailuja, korjaamon tapauksessa työvaiheita ym. Näillä tiedoilla päästään aloittamaan käyttö. Näiden lisäksi on paljon muita tietoja, jotka eivät ole toiminnan kannalta välttämättömiä, ja joita kannattaa ottaa käyttöön sitä mukaa, kun ohjelman peruskäyttö on opittu. Suuri osa näiden tietojen syöttämisestä tapahtuu pääruudun Tiedot välilehdeltä käsin. Asetukset puolestaan laitetaan päävalikon Asetukset- valikon toiminnoista käsin. 7

8 OHJELMAN KÄYTÖN ALOITUS OHJELMAN KÄYNNISTÄMINEN Kun ohjelma käynnistyy, avautuu ruutu Käyttäjän tunnistaminen. (Ei demoversiossa) Kun käyttäjä tunnistetaan käynnistysvaiheessa, ohjelman ruudut mukautuvat sen jälkeen käyttäjän mukaiseksi. Esimerkiksi valikoissa näkyvät vain toiminnot, joihin käyttäjällä on oikeus. Ruutuun annetaan käyttäjätunnus ja salasana, ja painetaan OK. Kun ohjelma on ensiasennettu, sekä käyttäjätunnus että salasana ovat 1 ja 1. Näitä ei tarvita sen jälkeen, kun käyttäjille on perustettu omat yksilölliset tunnukset. Sen jälkeen alkuperäinen käyttäjätunnus (1 ja 1) pitää poistaa, jottei niillä pääse ohjelmaan luvattomasti. OMAN SALASANAN MUUTTAMINEN OHJELMAAN KIRJAUTUMISVAIHEESSA Ohjelmaan kirjautumisvaiheessa voidaan vaihtaa oma salasana kirjautumiruudun Vaihda salasanapainikkeesta. Salasanan vaihtaminen määräajoin on tietoturvan kannalta oleellista. Kun painetaan Vaihda salasana, ruutu muuttuu salasanan vaihtamistilaan. Tällöin syötetään vanha salasana, uusi salasana ja uusi varmistuksena. Tämä mahdollisuus on kaikkien käyttäjätasojen käyttäjillä. 8

9 PÄÄRUUDUN KÄYTTÖ YLEISTÄ Ohjelman pääruutu jakautuu yläreunasta löytyviin valikoihin, pikapainikkeisiin sekä alareunan toimintokohtaisiin välilehtiin. Jo heti ohjelmaa käyttöön otettaessa on erittäin suositeltavaa tutustua eri toimintojen sijainteihin, jotta ne löytyvät, sitten kun niitä tarvitaan. Toiminnot on ryhmitelty välilehdille. Päävalikkoa voidaan käyttää myös numeronäppäimistöltä käsin, joka on hyödyllistä kassatyöskentelyssä. Välilehdet ja niiden pika- numeronäppäimet ovat seuraavat: Pääruutu - 1 (oletuksena auki) Myynti - 2 Ostot - 3 Työt - 4 (jos korjaamotoiminnot) Myyntireskontra - 5 Tiedot - 6 Tietojen ylläpito - 7 Edellämainitut mumerot toimivat pikanäppäiminä kullekin välilehdelle. Eli esimerkiksi painamalla numeroa 6, avautuu Tiedot- välilehti. Välilehtien avulla toiminnot on helpompi löytää. Usein eri ohjelman osioita hoitavat yrityksessä eri henkilöt, ja esimerkiksi myyntireskontran hoitaja voi selvitä vain Myyntireskontra- välilehteä käyttämällä. Työt- välilehti näkyy vain korjaamokäytössä. Muita pikanäppäimiä välilehtien käytössä ovat: MIINUS -näppäin (-) PLUS -näppäin (+) Nuolet ylös ja alas selataan välilehtiä selataan toimintoja eteenpäin valitulla välilehdellä selataan toimintoja välilehden sisällä 9

10 YLÄVALIKON TOIMINNOT Ruudun yläreunassa on ns. ylävalikko, josta löytyvät monet tärkeät toiminnot. Käyttäjät- valikossa on käyttäjän vaihtaminen, uloskirjautuminen, kellokortti- työaikakuittaukset (lisämoduuli) ja ohjelmasta poistuminen (myös ESC). Kirjaudu ulos -painike (Ctrl+F1) kirjaa käyttäjän ulos, ilman ohjelmasta poistumista. Yrityksen nimi -valikko on näkyvissä monimyymäläympäristössä, kun halutaan vaihtaa käytettävää tietokantaa yritysten tai toimipisteiden välillä. Asetukset- valikossa on tärkeitä toimintoja. Kaikki asetukset voidaan asettaa tästä valikosta. Valikossa on varsinaisten asetusten lisäksi mm. käyttöoikeuksien määrittely ja lisätoimintojen käyttöönotto. Huolto- valikossa on ohjelman ja tietokannan toimintaan liittyviä huoltotoimintoja, joita aivan normaalikäytössä ei tarvita. Ohjeet- valikossa on tärkeä Tietoja ohjelmasta- toiminto, sekä käyttöohjeet pdf- muodossa. Tätä kautta pystyy myös lataamaan Acrobat Reader- ohjelman, jota tarvitaan pdf- ohjeiden lukemiseksi. TOIMINTOJEN NIMIHAKU Tällä toiminnolla suurin osa ohjelman toiminnoista löytyy suoraan nimen avulla, ilman tarvetta tietää, mistä kohdasta, miltä välilehdeltä tai minkä painikkeen alta toiminto käynnistyy. Kursori on pääruudulla oletuksena toimintojen nimihaun kohdassa. Kirjoittamalla hakuun esim. ryh, ohjelma näyttää listan toiminnoista, joiden nimissä on mukana tämä hakusana. Lista päivittyy sitä mukaa, kun hakuun kirjoitetaan. Toiminnon voi käynnistää napsauttamalla sen nimeä suoraan listalta. Listalle voi siirtyä, ja voi sitä selata nuolilla ylös ja alas. Listalla kohdalla olevan toiminnon voi käynnistää suoraan Enter- tai välilyönti näppäimellä. Hiiren oikealla sen voi puolestaan lisätä pikapainikkeeksi. PIKAPAINIKKEET Ruudun yläosassa on oletuksena kymmenen pikapainiketta yleisimpiin toimintoihin. Näillä kyseiset toiminnot käynnistyvät funktionäppäimillä F1- F10. Samat toiminnot löytyvät pääruudun eri välilehdiltä, eli nämä ovat vain pikapainikkeita niihin. Nämä pikapainikkeet ovat muokattavissa käyttäjäkohtaisesti, eli tarpeettomia voi poistaa ja uusia lisätä. 10

11 PIKAPAINIKKEIDEN MUOKKAUS KÄYTTÄJÄKOHTAISESTI Pääruudun yläosan pikapainikkeista käytetään myös nimitystä Suosikkitoiminnot. Painikkeet ovat käyttäjätunnuskohtaisia. Kullakin käyttäjällä voi olla näkyvissä tämän yleisimmin tarvitsemat toiminnot. Ruudun koosta riippuen painikkeita voi olla jopa 30. Esimerkiksi varaosamyyjällä, työnjohtajalla, asentajalla, myymälänhoitajalla ja reskontranhoitajalla voi kullakin olla itse tarvitsemansa toimintonsa aina näkyvissä, jolla nopeutetaan työnkulkua. Painikkeiden lisäys tapahtuu joko kunkin ruudun alaosassa olevan toiminnon painikkeen kohdalta hiiren oikealla, jolloin avautuu kohta Lisää suosikkeihin. Pikapainikkeen kohdalta ruudun yläosasta, voidaan puolestaan poistaa kyseinen pikapainike. Kun jokin toiminto haetaan nimihakutoiminnolla, sen voi lisätä suoraan suosikiksi. Tämä onnistuu listalta hiiren oikealla sekä myös Insert (Ins) näppäimellä nimihakulistalla oltaessa. Oletuspainikkeet voidaan palauttaa käyttöön hiiren oikealla toiminnolla Palauta oletuspainikkeet. PIKANÄPPÄIMIEN TAI NÄPPÄINYHDISTELMIEN MÄÄRITTÄMINEN PIKAPAINIKKEILLE Pikanäppäinten määrittäminen pikapainikkeille tapahtuu painikkeen kohdalta hiiren oikealla. Avautuvalla ruudulla pikanäppäin asetetaan painamalla näppäimistöltä haluttua näppäintä tai yhdistelmää. Yleiset normaalinäppäimet ovat sallittuja (funktionäppäimet, kirjaimet, numerot). Voidaan käyttää myös Ctrl- ja Alt- näppäinyhdistelmiä. PIKAPAINIKKEILLE VARATUN TILAN SÄÄTÄMINEN KONEKOHTAISESTI JA JÄRJESTÄMINEN 11

12 Pääruudun ylä- ja alaosan välissä on liukupalkki, joka kohdalla mentäessä muuttuu nuoli-ikoniksi. Yläosan kokoa voi suurentaa, jotta saadaan tallennettua enemmän pikapainikkeita. Säätö tallentuu konekohtaisesti. Tarvittaessa oletusjaon voi palauttaa pikanäppäimellä Ctrl+Home. Pikapainikkeiden kohdalla hiiren oikean valikossa on myös toiminto Järjestä suosikkipainikkeet. Tällä toiminnolla painikkeet voidaan järjestää käyttäjäkohtaisesti. Järjestämisruudulla painikkeita voidaan vetää hiirellä haluttuun paikkaan. VÄLILEHTIEN LISÄTOIMINNOT PAINIKKEET Kullekin välilehdelle on sijoitettu kymmenenisen tärkeintä toimintoa kyseisestä osiosta. Muut toiminnot saadaan näkyviin Lisätoiminnot- painikkeesta, joka on useimpien välilehtien vasemmassa reunassa. Kannattaa käydä läpi nämä lisätoiminnot, jotta ne löytää tarvittaessa. Kuvassa Tiedot- välilehden lisätoiminnot. VÄLILEHTIEN ASETUKSET PAINIKKEET Tällä painikkeella, joka löytyy mm. Myynti- välilehden vasemmasta alareunasta, päästään muuttamaan suoraan kohdalla olevan osion asetuksia. Esimerkiksi myynnin välilehdeltä avautuvat myynnin asetukset. 12

13 Kaikki ohjelman asetukset löytyvät Asetukset valikosta, ruudun yläreunasta. Erona tästä avautuvassa toiminnossa on, että ruudulla näytetään vain kyseistä osiota koskevat välilehdet. Sinänsä on sama tehdäänkö asetusmuutokset kummasta kohdasta avattavan toiminnon kautta. VÄLILEHTIEN RAPORTIT PAINIKKEET YRITYKSEN VALINTARUUTU Painikkeesta avautuu lisäraporttien ruutu, jolla on kyseiseen osioon liittyviä raportteja. Esimerkiksi Myyntireskontra- välilehden painikkeesta löytyvät myyntireskontrasta kuukausittain kirjanpitoon otettavat vakioraportit, sekä tiettyjä erikoisraportteja, joita ei ole raporttiohjelmassa. Päävalikosta painamalla pikanäppäintä F12 avautuu yrityksen valintaruutu. Toiminto löytyy myös Asetukset- valikosta, kohdasta Yrityksen vaihtaminen. Toiminnon käyttö on tarpeen, jos ohjelmassa on käytössä useita yrityksiä tai toimipisteitä. Myös kun käyttöönottovaiheessa asetetaan yrityksen nimi, tai muutetaan yrityksen tietoja tai tietokannan verkkonimeä, käytetään tätä toimintoa. Ensiasennuksen jälkeen yrityksen nimenä on Demo. Yrityksen nimi ja rekisteröintikoodi asetetaan painamalla Muuta rekisteröintitietoja ja syöttämällä yrityksen nimi ja rekisteröintikoodi. Jos käytössä ovat monimyymälätoiminnot, ruudulla avautuu hiiren oikealla monimyymäläkäytön toimintoja, kuten oletusyrityksen asettaminen ja varastosaldo- kyselyn valintoja. KÄYTTÄJÄN VAIHTAMINEN ILMAN OHJELMASTA POISTUMISTA Käyttäjää vaihdetaan päävalikossa napsauttamalla käyttäjäpainiketta, jonka nimenä näkyy kirjautuneena olevan käyttäjän tunnus. Tämän painikkeen kautta käyttäjä voi kirjautua ulos ohjelmasta, jolloin avautuu käyttäjätunnuksen kysely. Tällöin ohjelmaan ei pääse sisään kuin syöttämällä oikeat tunnukset, tai niin että ohjelma jää auki ja käyttäjänä näkyy Tuntematon, jolloin mitään toimintoa ei voi käyttää. Kellokortti-toimintoja (lisämoduuli) käytettäessä työaikakuittaukset tapahtuvat tämän painikkeen alta. 13

14 Toiminnolle on myös pikanäppäimellä varustettu pikapainike (Ctrl+F1) jota kannattaa siis painaa kun poistuu koneelta, mutta haluaa jättää ohjelman päälle. Näin parannetaan tietoturvaa, ettei omalla käyttäjätunnuksella suuremmassa yrityksessä pääse esim. luvatta raportteihin tms. toimintoihin. TUKISIVUJEN SUORA AVAAMINEN OHJELMASTA Tukisivut voidaan avata suoraan pääruudun alareunan painikkeesta Tukisivut. Tätä ennen syötetään yrityskohtaiset käyttäjätunnukset kohdassa Asetukset Yleiset asetukset Yleiset. Tunnukset saadaan kirjautumalla manuaalisesti tukisivuille, esim. ruudun painikkeen kautta ja painamalla Unohtuiko salasana. Tällöin syötetään sähköpostiosoite, joka on FuturSoftille ilmoitettu yhteys-sähköposti, johon tulevat mm. ylläpitotiedotteet. Sen jälkeen omaan sähköpostiin tulee viesti, joka kertoo käyttäjätunnuksen, ja neuvoo kuinka salasana asetetaan. Nämä laitetaan ylös ja tallennetaan em. asetuksiin. Kun tunnukset on syötetty, pääsee painikkeesta suoraan tukisivuille kaikilta verkon koneilta. Jos tukisivuille pääsyä halutaan rajoittaa käyttäjätason mukaan, tai antaa pääsy vain tietyille käyttäjille, tämä onnistuu toimintojen käyttöoikeuksien hallinnasta, hakusanalla Tukisivut. TUKISIVUJEN HAKUTOIMINTO Tukisivuilla on mm. käytännöllinen hakutoiminto. Syöttämällä hakukenttään esim. tarratulostus, löydetään tarratulostukseen liittyvät sivut. Sivun edessä oleva koodi kertoo, mistä osiosta ja kohdasta ohje löytyy. Kuvasta näkyy, mikä kirjain viittaa mihinkin osioon. Esimerkiksi hinnastoasiat ovat D-osiossa ja yleinen kysymys ja vastauspalsta löytyy E:ssä. Uusilla tukisivuilla on niin ohjelman päivitykset, tulkintaohjeet, kuin ohjelman asennus- ja huolto-ohjeetkin. 14

15 YLEISIÄ ERI RUUDUILLA KÄYTÖSSÄ OLEVIA TOIMINTOJA AUTOMAATTISET Seuraavassa on käyty läpi eri haku- ja hallintaruuduilla käytössä olevia yleisiä toimintoja, kuten automaattinen rajaus ja sarakkeiden käyttäjäkohtainen säätäminen. AUTOMAATTISET RAJAUSTOIMINNOT HAKURUUDUILLA Automaattinen rajaus hakutoiminnoissa toimii siten, että kun kirjoitetaan esimerkiksi rekisterinumeroon AA, ohjelma rajaa välittömästi AA:lla alkavat rekisterit. Tai kirjoitettaessa asiakasnimeen Ville tulee välittömästi ruudulle Ville sanan sisältävät asiakkaat. Näin esimerkiksi Villen Autokorjaamo Oy:tä ei tarvitse kirjoittaa loppuun, vaan listalta voidaan napsauttaa asiakas tai ajoneuvo suoraan ruutuun. Ainoastaan jos kone on hidas tai tietoja todella paljon, haku voi hidastua. Haun saa aina yhdellä napautuksella päälle tai pois, joten sitä voi käyttää myös tilanteesta riippuen. Painike on kaikissa kohdissa sama (kuva). Ikoni A- hiiri merkitsee automaattista (A) hiiren painallusta, eli automaattirajaus korvaa rajaa- painikkeen painamisen joka kerta. Automaattirajaukset ovat oletuksena pois päältä, ja ne menevät päälle, kun ikonia napsautetaan. Silloin siihen tulee vihreä väri merkitsemään päällä oloa. Valinta on konekohtainen, eli eri koneilla rajaus voi olla joko päällä tai pois. SARAKKEIDEN LEVEYKSIEN SÄÄTÄMINEN KÄYTTÄJÄ- TAI YRITYSKOHTAISESTI Sarakkeiden leveydet yleisimpiin käyttökohtiin, kuten esim. tuotteiden hakuun ja asiakkaiden hakuun voidaan tallentaa joko käyttäjäkohtaisesti tai yrityskohtaisesti. Tämä tapahtuu tietojen selauksen kohdalla hiiren oikealla, kohdasta Sarakkeet. Voidaan valita, Aseta nykyiset sarakeleveydet oletukseksi, tai palata oletusleveyksiin. Kun tallentaminen valitaan, ohjelma kysyy halutaanko muutos tallentaa käyttäjäkohtaiseksi tai kaikille yhteiseksi. Jos se tallennetaan käyttäjäkohtaiseksi, se tulee voimaan käytettäessä ohjelmaa kaikilta koneilta tällä tunnuksella. Sarakeasetusten säätömahdollisuus on lähes kaikissa olennaisissa tietojen selausruuduissa, lukuun ottamatta aivan pienempiä ruutuja, joissa kenttiä on vain muutama. 15

16 TIEDOT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT YLEISTÄ Pääruudun Tiedot välilehdellä voidaan hallita useimpia tärkeimpiä tietoja. Sen voi avata myös pikanäppäimellä 6. Useimmat seuraavaksi käsiteltävät tietojen hallintatoiminnot löytyvät täältä. KÄYTTÄJIEN HALLINTA KÄYTTÄJIEN HALLINTARUUDUN KÄYTTÖ YLEISESTI Käyttäjien hallinnassa lisätään ja ylläpidetään käyttäjiä. Käyttäjien hallintaan pääsy on oletuksena käyttäjätaso 9, jotta normaalikäyttäjät eivät pääse esimerkiksi luomaan tai muuttamaan käyttäjätunnuksia. Käyttäjätasoa voidaan säätää kohdassa Toimintojen käyttöoikeudet. Muutettaessa käyttäjän tietoja, valitaan käyttäjä ja painetaan Muuta valittua. Uuden käyttäjän lisääminen tapahtuu Lisää uusi -painikkeella. Poista valittu- painikkeella poistetaan käyttäjä. Tehtävien hallinta- painikkeella pidetään yllä tehtäviä, joita käyttäjille voivat antaa, esimerkiksi Asentaja, joka vaikuttaa korjaamotoimintoihin käyttöön. Omaa käyttäjätunnusta, jolla ohjelmaan on kirjauduttu, ohjelma ei anna poistaa. Huom! Ohjelmassa on oletuskäyttäjänä 1, jonka käyttäjätaso on oletuksena 9. Tämä on suosituksena poistaa, kun ohjelmaan on perustettu uusi, todellinen 9-tason käyttäjä. Muuten tietoturva vaarantuu. 16

17 KÄYTTÄJÄN LISÄÄMINEN Käyttäjän lisäämiseen mennään siis hallintaruudulta painamalla Lisää uusi. Tällöin käytetään kentät, joista tärkeimmät ovat käyttäjätunnus, salasana ja käyttäjätaso. Nämä ovat pakolliset tiedot. Käyttäjätaso määrittelee, mihin toimintoihin käyttäjällä on pääsy. Normaalien yhteystietojen ja käyttäjätunnusten lisäksi käyttäjälle voidaan antaa seuraavat tiedot: Tehtävät, joilla voidaan määritellä, mitä tehtäviä henkilö hoitaa, esim. Asentaja. Korjaamossa voidaan hyödyntää tätä siihen, että asentajaa tai työnjohtajaa valittaessa ohjelma näyttää vain ne, joille on merkitty tämä tehtävä. Osasto, joka voi olla esim. varaosamyynti, peltikorjaamo, korjaamo jne. Tätä voidaan hyödyntää mm. työkalenterissa, jossa voidaan valita, minkä osaston asentajat näytetään. KÄYTTÄJÄTASOT Käyttäjätasot ovat välillä 1-9. Käyttäjä voi määrätä näihin tasoihin sidotut toiminnot suhteellisen vapaasti. Ainoastaan 9- tasoon on kiinteästi liitetty tiettyjä toimintoja, jotka kuuluvat vain pääkäyttäjän käytettäväksi, kuten asetukset ja tietojen käyttöoikeuksien hallinta. Ei ole siis olemassa tiettyä listaa, johon milläkin tasolla pääsee, vaan nämä ovat käyttäjän määritettävissä. Suositukset käyttäjätasoiksi ovat kuitenkin seuraavat. 9- TASO 9- taso annetaan suosituksena ainoastaan pääkäyttäjälle. Hän pääsee sillä käyttämään kaikkia toimintoja ja muuttamaan tietoja varsin vapaasti. Ohjelmassa on oletuksena useille toiminnoille määritelty käyttäjätaso 9. Käyttäjä voi käyttöoikeuksien määrittelytoiminnolla rakentaa lisäksi itse haluamansa rajoitukset. Rajoitukset määritellään yleensä sillä tasolla, mitä toimintoja käyttäjä pääsee käynnistämään. Pääkäyttäjiksi voidaan toki valita useita henkilöitä. Tiivistettynä 9-tasolla pääsee seuraaviin toimintoihin, joihin normaalisti ei ole pääsyä: Käyttäjien hallinta Asetusten hallinta Tietokantatyökalut ja tekniset apuohjelmat, kuten numerosarjojen määrittämisohjelma. 17

18 Oletuksena tämän tason takana ovat myös mm. kausitoimet ja raportointi (muutettavissa). 5- TASO Tämä taso on suosituksena antaa muille kuin pääkäyttäjälle. Eli esim. myyjille ja taloushallinnon henkilöille. Tällöin nämä henkilöt eivät pääse muuttamaan asetuksia, poistamaan tietoja, muokkaamaan tietoja muuta kuin yleisesti sallitulla tavalla jne. Näin jää vielä mahdollisuus käyttää myös välitasoja, esim. 7 ja 3 kun se tarve tulee. 1- tasoa voi esim. käyttää jollekin harjoittelijalle jne. jonka ei tarvitse pääse muuta kuin käyttämään ohjelmaa esim. kassamyyntiin. KÄYTTÄJÄN ANTAMIA MUITA MÄÄRITYKSIÄ KÄYTTÄJÄTASOILLE Asetuksissa on mm. seuraavat asetukset, joilla käyttöä voidaan säädellä minimikäyttäjätasojen avulla. Nämä löytyvät kohdasta Yleiset asetukset Suojaukset. Näillä voidaan määritellä minimi käyttäjätaso Tuotteiden ostohintojen näkemiselle Tuotteen tietojen muuttamiselle Työmääräyksen poistamiselle Varastosaldojen muuttamiselle Lisäksi erillisessä Käyttöoikeuksien hallinta- toiminnossa (tämän ohjeen s. 92) voidaan määrätä toiminnon tarkkuudella, mihin toimintoon kullakin käyttäjätasolla tai tietyllä käyttäjällä on pääsy. Näin ollen jo käyttäjiä perustettaessa on hyvä antaa kullekin käyttäjälle taso, jossa otetaan huomioon, onko tarvetta olla ohjelman ns. pääkäyttäjä (kuten pitää tietoja yllä) vai riittääkö normaali käyttö, eli esimerkiksi myyntien, työmääräysten ja ostojen tekeminen. Käyttöoikeuksien hallintatoiminnonkäyttö on neuvottu tarkemmin tämän ohjeosion loppupuolella. TEHTÄVIEN HALLINTA Tehtävien hallinta- painikkeesta käyttäjien hallintaruudulla avautuu oheinen ruutu jossa lisätään eri tehtävänimikkeitä. Näistä ohjelman tukema tehtävänimiä ovat mm. ASENTAJA ja MYYJÄ. Koodia ohjelma ei tarkista, mutta ne on suositeltavaa perustaa 1:stä lähtien. Tehtävät mahdollistavat sen, että tietty käyttäjä voidaan profiloida ohjelmassa halutulla tavalla, niin että vain asentajat on mahdollista valita työmääräyksillä asentajiksi ja näkymään ajanvarauksessa, ja vain tietyt käyttäjät näytetään myyjän valinnassa, kun avataan myyntiruutu. 18

19 MAKSUTAPOJEN HALLINTA YLEISTÄ Ennen kuin asiakkaille voidaan määrittää eri maksuehtoja, on tarpeen perustaa yrityksessä käytetyt maksuehdot. Samoin laskuille oletuksena tuleva oletusmaksutapa määrätään tällä ruudulla. Toiminto käynnistetään pääruudun ylävalikosta, kohdasta Tiedot Lisätoiminnot Maksutapojen hallinta. OLETUSMAKSUTAVAN ASETTAMINEN Ensimmäisenä normaalisti tarkistetaan, että laskun oletusmaksuaika on oikea, esim. 14 pv tai 7 pv. Oletusmaksutapa on valikossa tummennettuna. Tämä tulee laskulle maksutavaksi aina, ellei maksutapaa vaihdeta ruudulla, tai laiteta poikkeavaa maksutapaa asiakkaan tietoihin. Ruudulla voidaan muuttaa maksutavan nimeksi Lasku sijaan esim. Lasku 14 pv netto. Tärkeintä on kuitenkin muuttaa alareunassa oleva Maksuaika kenttä halutuksi. Oletusmaksutavalle voidaan määrätä myös kassa-alennus, antamalla kassa-alennuksen voimassaoloaika päivinä sekä haluttu alennusprosentti. UUSIEN MAKSUTAPOJEN LISÄÄMINEN Uusi maksutapa lisätään Lisää uusi -painikkeesta. Maksutavalle syötetään kaikki ruudulla näkyvät tiedot, eli nimi, maksuaika päivinä, sekä mahdollinen kassa-ale % ja sen voimassaoloaika. Ohjelma antaa koodin uusille maksutavoille itsenäisesti. Tärkeää on valita maksutapaluokaksi Laskumaksutavat, koska normaalisti kyse on aina laskutuksen maksutavasta. MAKSUTAVAN OTTAMINEN POIS KÄYTÖSTÄ Jos tietty maksutapa halutaan ottaa pois käytöstä, muutetaan kohta Käytössä arvoon Ei. Maksutapoja ei koskaan poisteta. Tämä sen vuoksi, että niillä on voitu mahdollisesti jo tehdä myyntejä, jotka on sidottu kyseiseen maksutapaan. Huom! Ohjelman perusmaksutapoja ovat neljä ensimmäistä: Käteinen, Pankkikortti, Luottokortti ja Lasku. Näitä ei koskaan voi merkitä pois käytöstä. 19

20 TOIMITTAJIEN HALLINTA YLEISTÄ Omien tavarantoimittajien perustaminen on tehtävä ennen kuin aletaan perustamaan tuoteryhmiä tai tuotteita, koska ne liitetään aina tiettyyn toimittajaan. Toimittajanumeroiden vaihtamista ei ole normaalisti järkevää sen jälkeen, kun näillä toimittajilla on jo tuotteita ja tuoteryhmiä. Jos toimittajanumeroa kuitenkin halutaan vaihtaa, tuotteet, tuoteryhmät ja monet muut tiedot pitää muuttaa yksi kerrallaan uudelle toimittajanumerolle, ja monet vanhat historiatiedot eivät sen jälkeen ole käytettävissä (kts. myöhempänä Tärkeää tietoa toimittajanumeron vaihtamisesta). Toimittajien hallinta -toiminto avataan Tiedot välilehden kohdasta Toimittajat. Toiminnossa voidaan selata ja muuttaa toimittajien tietoja, lisätä uusia tai poistaa tarpeettomia. RUUDUN TOIMINNOT Oikea toimittaja voidaan hakea rajaustoiminnoilla. Rajata voidaan esimerkiksi toimittajanumerolla, nimellä tai yhteyshenkilöllä. Rajaus tapahtuu Rajaa- painikkeella tai Enterin painalluksella kentissä. Toimittajan lisääminen tapahtuu napsauttamalla Uusi - F3 ja syöttämällä toimittajan tiedot. Lisääminen tallentuu painamalla alareunassa sijaitsevia nuolinäppäimiä tai kun ruutu suljetaan. Valittu toimittaja voidaan poistaa alareunan Poista- painikkeesta. Huom! Toimittajia kannattaa poistaa vain, ellei niitä varmuudella tulla ohjelmassa tarvitsemaan, koska myöhemmin niitä lisättäessä uudelleen, joudutaan selvittämään FuturSoftin suositeltu toimittajanumero, jotta mm. liitännät eri toimittajien kanssa sekä mahdolliset tuotevertailut voidaan käsitellä standardinmukaisesti. TOIMITTAJIEN HAKU Toimittajat voidaan hakea tai rajata esimerkiksi nimellä, yhteyshenkilöllä, postitoimipaikalla tai aktiivisuudella. Ostoreskontraa käytettäessä voidaan valita, näytetäänkö vain tavarantoimittajat vai myös ostoreskontran toimittajat. Se tapahtuu valinnalla Näytä myös ostoreskontran toimittajat. 20

21 Tarkemmat toimittajatiedot katsotaan ja muutetaan avaamalla toimittajan tietoruutu. Ruutu toimii myös toimittajien hakuun. Kursori on oletuksena ruudulla nimen kentässä, koska yleensä hakutoimintoa ei käytetä, jos numero muistetaan. Toimittajat voi ruudulla järjestää sarakeotsikkoa napsauttamalla, esimerkiksi numero-, nimi- tai paikkakuntajärjestykseen. TOIMITTAJAN PERUSTAMINEN TAI MUUTTAMINEN Kun käynnistetään toimittajan lisääminen tai toimittajan tietojen muuttaminen, avautuu toimittajan tietoruutu. Normaalien yhteystietojen lisäksi toimittajilla on ruudulla runsaasti tietoja. Ne on jaettu välilehdille Yleiset, Hintojen käsittely, Sähköinen kauppa ja Ulkomaankauppa (jos maahantuontitoiminnot). Näiden välillä liikkumiseen on myös pikanäppäimet F5 F6 F7. Seuraavassa on kerrottu niiden sisältämistä tiedoista tarkemmin. Ruudulla tehdyt muutokset tallennetaan OK:lla, muusas tapauksessa ruudulta kannattaa aina poistua Peruuta- näppäimellä. SEURAAVAN VAPAAN TOIMITTAJANUMERON EHDOTTAMINEN Perustettaessa toimittajaksi yleisimpiä maahantuojia, on suositeltavaa käyttää numeroa, joka löytyy FuturSoftin hinnaston tulkintaohjeesta, ohjelman tukisivuilta. Kun kuitenkin perustetaan toimittajia, joilta ei saa tai tarvitakaan hinnastoa, on numerointi vapaa. Sopivan numeron hakemiseksi on toimittajanumeron vieressä painike Ehdota, jolle on pikanäppäin F2. Tällöin voidaan syöttää, mistä numerosta lähtien halutaan vapaa numero. Esimerkiksi vaihtelevat sekalaiset toimittajat voidaan alkaa numeroimaan 1000:sta eteenpäin, ja itse tavarantoimittajille varataan sitten sitä pienemmät numerot. 21

22 YLEISET- VÄLILEHDEN TIEDOT Yhteystiedot osoitetietojen lisäksi voidaan täyttää mm. www-osoite ja sähköpostiosoite. Aktiivinen/ Passiivinen. Toimittajat, joita ei tällä hetkellä käytetä, kannattaa vaihtaa tilaltaan passiivisiksi. Tällöin ne eivät näy erilaisissa valintalistoissa, kuten Hinnastopäivitys- ruudulla. Sellaiset, joita ehkä tulevaisuudessa käytetään, kannattaa säilyttää passiivisina. Näin ne jäävät tietokantaan oikeilla toimittajanumeroilla, joilla niitä on suositeltavaa ohjelmassa käyttää. Näin niille säilyvät hinnastojen tulkintaohjeet, joita voidaan myöhemmin hyödyntää. Jos toimittaja poistetaan, pitää uuden toimittajan hinnastojen käyttöönottovaiheessa tutustua ohjelman tukisivuihin, jotta toimittajalle osataan antaa oikea, ohjelman suosittelema toimittajanumero ja tehdä sille tulkintaohje. Oma asiakasnumero. Tärkeä tieto, käyttäjäyrityksen asiakasnumero toimittajalla. Numero, jolla toimittaja yleensä tunnistaa asiakkaan. Tulostuu ostotilaukseen sekä välittyy sähköisiin tilauksiin. Pienlaskutusraja. Voidaan laittaa, jos toimittajalta ei kannata tilata alle tietyn summan. Ohjelma huomauttaa ostotilauksen tekovaiheessa, mikäli yritetään tilata tätä pienemmällä summalla. Toimitustapa. Jos tämä on asetettu, toimittajan ostotilaukselle tulee oletukseksi tämä toimitustapa. Huolitsija / kuljetusliike. Muistiinpanokenttä, jota ohjelma ei käsittele erityisesti. Entinen toimittajanumero. Ei tarpeen normaalikäytössä, liittyy tietojen siirtoo vanhasta ohjelmasta. Muistiinpanot. Näihin voidaan laittaa tähän vaikka kaikkien yrityksen yhteyshenkilöiden puhelinnumerot. Lisäksi voidaan ruksata Näytä haettaessa jolloin teksti tulee näkyviin ostotilauskirjalla oltaessa. Pankkitilit: ruudun oikeassa olevia pankkitilejä syötetään, kun käytössä on ostoreskontra. Tarkemmat ohjeet näistä ostoreskontran käyttöohjeessa 22

23 Siirrettäessä ostolaskuja Econet ostoreskontraan, tarvitaan seuraavia kenttiä: Pankkitili (Econet liitäntä). Maksut viedään tällä tilinumerolla ostoreskontraan. Kirjanpidon toimittajanumero. Ostolaskut viedään Econetiin tällä toimittajanumerolla. Kulutili. Ostolaskut viedään kirjanpitoon tällä kulutilillä, tämän toimittajan laskuille. HINTOJEN KÄSITTELY- VÄLILEHTI Ruudun vasemmassa reunassa näkyvät toimittajan tulkintaohjeet. Oikeassa laidassa näkyvät toimittajan hintojen käsittelyn määritykset. Seuraavassa on lyhyt kuvaus näistä. Eri toimintojen yhteydessä on kerrottu näistä tarkemmin. Älä käytä tuotteen pääryhmän hinnoittelutietoja. Tarkoittaa, että tämän toimittajan tuotteet hinnoitellaan aina tuoteryhmän mukaan, ei pääryhmän mukaan, vaikka tuoteryhmät kuuluisivat pääryhmiin esimerkiksi myynnin seurannan vuoksi. Tämän toimittajan tuotteet hinnoitellaan siis pääryhmästä itsenäisesti. Hae hinnoittelutiedot Tuotteen alennusryhmästä / Tuotteen seurantaryhmästä. Tämä on tärkeä valinta, jos käytetään tuotteiden omahinnoittelua. Tämä määrää, haetaanko tämän toimittajan tapauksessa hinnoittelukertoimet tuotteen seuranta- vai alennusryhmältä. Verottomat hinnat varastoontulossa. Eli näytetäänkö varastoontulossa verottomat hinnat. Tarpeen jos toimittajan lähetteet tulevat verottomin yksikköhinnoin. Myös laskuntarkistusruutu näyttää hinnat oletuksena verottomina, jos verottomuus on valittu tässä kohtaa. Verottomat hinnat ostotilaustulosteessa. Tulostetaanko ostotilaukseen hinnat verottomana. Yleensä tarpeen, jos myös varastoontulossa käytetään verottomia hintoja. Näytä varastoontulossa tukkuhinta myyntihinnan tilalla. Tarpeen, jos on hinnoiteltu kyseisen toimittajan tuotteet itse, ja halutaan varastoontulossa nähdä toimittajan omat hinnat, tukkuhinta-kentästä, jotta voidaan tarkistaa, ovatko ne muuttuneet. SÄHKÖINEN KAUPPA- VÄLILEHTI Tällä välilehdellä täytetään tiedot jos käytetään sähköisiä tilausjärjestelmiä. Ovt- tunnus. Oltava normaalisti jos käytetään sähköisiä tilauksia, voi olla käytännössä monesti mikä tahansa (esim. ovt ), eli siitä tunnistetaan, että toimittajalta voi tilata sähköisesti. IQ- tunnus ja nimilyhenne tietoja ei nykyisin enää käytetä. www- osoite vapaasti käytettävä tieto, kotisivut voi avata myös ruudun Avaapainikkeesta. www- palvelin osoite. Käytetään tilausliitäntöjen yhteydessä toimittajan palvelimen osoitteena. www- palvelun käyttäjätunnus ja salasana. Käytetään tilausliitäntöjen yhteydessä. 23

24 TÄRKEÄÄ TIETOA TOIMITTAJANUMERON VAIHTAMISESTA Kuten ohjeessa aikaisemmin todettiin, toimittajanumeron vaihtaminen ei ole koskaan suositeltavaa. Etenkään jos toimittajalle on jo olemassa tietoja, kuten tuotteita tai tuoteryhmiä. Jos toimittajanumeroa kuitenkin halutaan jostakin syystä muuttaa, on syytä huomioida ainakin seuraavat tärkeät asiat: Jos vanhalla toimittajanumerolla on ennestään tuotteita, on hyvin tärkeää siirtää ne uusille toimittajanumeroille. Muuten tuotekortistoon tulee tuotteet tuplana, vanhalla ja uudella toimittajanumerolla, joista toiset näkyvät toimittajan oikealla nimellä ja toisissa ei näy toimittajaa, koska numeroa ei enää löydy. Erilaiset raportit eivät ymmärrä tuotetta enää samana, mikäli sen toimittajanumero on muuttunut, vaan raportit on otettava erikseen uudella ja vanhalla toimittajanumerolla. Tuoteryhmät ja tulkintaohjeet on tehtävä uudelleen tai muutettava uudelle toimittajanumerolle Jos toimittajanumeroiden muuttamiseen on kuitenkin pakottava tarve, jolloin koko tietokanta pitää sovittaa uusille toimittajanumeroille, on otettava yhteys FuturSoftin helpdeskiin, jossa voidaan tietokantatasolla suorittaa muutokset, esimerkiksi etäkäytöllä. USEIDEN PANKKITILIEN SYÖTTÄMINEN Jos toimittajaa käytetään vain ostoreskontrassa, kuten esimerkiksi puhelin- tai sähköyhtiö, se merkitään ruksilla Käytössä vain ostoreskontrassa. Näin se ei näy esimerkiksi tuotteiden tai tuoteryhmien hakuruuduilla. Toimittajalle voidaan ostoreskontran käyttöä varten syöttää useita pankkitilejä. Tämä tapahtuu ruudun oikeassa laidassa. Ensin syötetään pankin nimi, sitten tilinumero ja lopuksi valinnaisesti IBAN- tilinumero. Pankkitileihin siirtyminen onnistuu myös pikanäppäimellä F3. 24

25 ASIAKASRYHMIEN HALLINTA ASIAKASRYHMIEN KÄYTÖSTÄ YLEISESTI Asiakas voi kuulua useampaan asiakasryhmään. Tämä mahdollistaa asiakkaiden luokittelun useammalla perusteella. Voidaan perustaa esimerkiksi: Alennusryhmiä asiakkaan ostomäärien mukaan Seurantaryhmiä, esim. kunnat, korjaamot tai autoilijat, joiden perusteella voidaan seurata myyntiä sekä tehdä postituksia Laskutusryhmiä, joiden mukaisesti asiakkaat laskutetaan, esim. kerran viikossa tai kuukaudessa Erilaisia markkinointiryhmiä Ryhmiä voidaan perustaa myös erikoistarkoituksiin, esimerkiksi tietyn laitteen ostaneet asiakkaat, joille saadaan tehtyä postitus, tai käytyä asiakkaat läpi ja tarjota huoltoa. SUOSITUKSIA ASIAKASRYHMIEN NUMEROINTIIN Suosituksena on käyttää asiakasryhmänumeroita Tällöin näitä ryhmiä voidaan käyttää myös ohjelman alennusmatriisi- toiminnolla, esim. siten että 1 on suurin alennus, 9 pienin alennus. Numero 10 kannattaa jättää vapaaksi perusalennuksia varten, eli myytäessä ilman asiakasnumeroa. Normaaleja ryhmiä, joita käytetään jatkuvasti alennuksien määrittelyyn, kannattaa perustaa mahdollisimman pieni määrä, jotta alennusten määrittely säilyy selkeänä. Kannattaa ottaa huomioon, että asiakkaille voidaan määrätä asiakasryhmäkohtaisten lisäksi myös asiakaskohtaisia alennuksia, eli jokaista alennustarvetta varten ei ole tarpeen perustaa omaa asiakasryhmää. ASIAKASRYHMIEN HALLINTA Asiakasryhmien hallinta- toiminto avautuu Tiedot välilehden kohdasta Asiakasryhmät. Uusi asiakasryhmä perustetaan Uusi -painikkeella ja olemassa olevien tietoja muutetaan Muutapainikkeesta. Poistaminen tapahtuu Poista -painikkeella. Haku suoritetaan hakuehtojen syötön jälkeen Rajaa- painikkeella. 25

26 Kullekin asiakasryhmälle annetaan koodi, nimi ja tyyppi. Tyyppi määrää, onko ryhmä alennus- tai seurantaryhmä, vai molempia. Suosituksena on Alennus+seuranta, jolloin ryhmän mukaan voidaan antaa alennuksia. ASIAKASRYHMIEN TYYPIT Seuraavassa on kuvattuna asiakasryhmien tyypit. Alennus Ryhmän perusteella voidaan määritellä asiakkaille alennuksia. Seuranta Alennus+Seuranta Ryhmää voidaan käyttää esimerkiksi asiakkaiden hakemiseen, postituksiin ja myynninseurantaan, raportointiin jne. Jos ryhmä on esimerkiksi tietyn automerkin omistajat, ei ole tarpeen, että ryhmän mukaan voidaan määritellä alennuksia. Tällöin virheiden mahdollisuus vähenee alennusten käsittelyssä. Suositus. Ryhmään voidaan käyttää sekä alennusten antamiseen että raportointeihin ja seurantaan. ASIAKASRYHMÄN PIKAVALINTA ASIAKKAALLE Kun asiakasruudulla lisätään asiakasryhmää, listasta voidaan valita asiakasryhmä ryhmän nimen alkukirjaimella. Esimerkiksi edellisessä kuvassa K- näppäimellä pääsee suoraan korjaamo- nimisen ryhmän kohdalle. Tämä nopeuttaa syöttöä, jos asiakkaita ryhmitellään suuri määrä. 26

27 ASIAKKAIDEN HALLINTA ASIAKKAAN LISÄÄMINEN Asiakkaan lisääminen tapahtuu esimerkiksi Tiedot välilehden kohdasta Asiakkaat ja painikkeesta Lisää uusi. Lisääminen voidaan tehdä myös esimerkiksi suoraan myyntiruudulta. Kuvasta ilmenevät, mitä eri tietoja asiakkaalle voidaan syöttää. Tiedoista pakollisia ovat lähinnä vain asiakasnumero ja nimi. Lisää asiakasryhmä -painike avaa Asiakasryhmän valinta -ruudun, jossa asiakas voidaan liittää asiakasryhmään. Asiakas voi kuulua myös useampaan ryhmään. Jos lisätään yksi asiakas, tallennetaan tiedot painamalla OK. Jos halutaan lisätä useampia, napsautetaan Lisää uusi. Tällöin asiakkaan tiedot tallentuvat ja ruutu säilyy auki seuraavan lisäämistä varten. Seuraavassa tarkemmin eri ruudun tiedoista. ASIAKKAALLE MÄÄRITETTÄVÄT TIEDOT Normaalien yhteystietojen ja asiakasryhmän lisäksi asiakkaalle voidaan antaa mm. seuraavat lisätiedot, jotka automatisoivat asiakkaan kanssa käytävää toimintaa. Luottoraja. Ohjelma estää tai huomauttaa, mikäli yritetään myydä, jos luottoraja on ylitetty. Luottoraja on se määrä, joka voi olla yhteenlaskettuna avoimia laskuja ja avoimia lähetteitä. Jos siis avoimena on 1000 e laskuja ja 1000 e lähetteitä, ja luottoraja 2000 e, ei myyntiä sallita ilman eri hyväksyntää. Esto edellyttää, että luottorajojen käyttö on valittu asetuksista päälle. Toimitustapa, joka haetaan aina myyntiin oletukseksi, kun asiakas haetaan. Tällöin oletetaan, että asiakas esim. tilaa aina postiennakolla, rahdilla tms. Toimitustavat määritellään kohdassa Tiedot Lisätoiminnot Toimitustavat. 27

28 Maksutapa, esimerkiksi Käteinen, tai 14 pv netto. Jos laskutusmyynnissä käytetään useita maksuehtoja, voidaan nämä perustaa kohdassa Tiedot Lisätoiminnot Maksutavat. Laskutusryhmä. Tämän tulee olla valmiiksi perustettu asiakasryhmä. Sitä käytetään, jos kaikkia laskutusasiakkaita ei laskuteta kerralla, vaan esimerkiksi lähetetään osalle lasku heti, kerran viikossa tai kerran kuukaudessa. Perusta siis ensin asiakasryhmien hallinnassa laskutusryhmät, ja sen jälkeen merkitse asiakkaiden tietoihin laskutusryhmä, joko kirjoittamalla suoraan asiakasryhmän numero tai hakemalla Etsi- painikkeella. Laskutuslisä, joka asiakkaalta veloitetaan laskuissa. Kun se on nolla, ei laskutuslisää käytetä. Asetuksissa voidaan määritellä Laskutuslisän yläraja, jolloin laskutuslisä laskutetaan vain, jos laskun loppusumma alittaa kyseisen rajan. Laskutuslisä asetetaan olemassa oleville asiakkaille Tietojen muokkaus toiminnossa olevalla toiminnolla Aseta laskutuslisä kaikille asiakkaille. Asetuksissa on kohdat sille, missä toiminnossa ohjelma lisää laskutuslisän. Oletuksena on automaattilaskutuksen yhteydessä. Lisätiedot ovat vapaamuotoista tekstiä, ja ruksilla voidaan määrätä, halutaanko näiden tulevan näkyviin, kun asiakas haetaan jollekin tapahtumalle, esimerkiksi myyntiin. ASIAKKAAN MUISTIINPANOJEN AVAUKSEN TAVAN VALINTA Asiakkaan muistiinpanot saadaan avautumaan myyntiruuduissa omaan ikkunaan, jolloin se tulee varmuudella luettua, eikä asiakasnimi jää pois näkyvistä. Tämä valitaan kohdasta Yleiset asetukset Myynti Näytä asiakkaan lisätiedot. Vaihtoehdot ovat Omassa ikkunassa ja Avaa välilehti (perinteinen tapa). ASIAKKAAN TIEDOISSA VAPAA TEKSTIKENTTÄ ERIKOISTARPEITA VARTEN Asiakkaan tiedoissa, Lisätiedot- välilehdellä on kenttä Vapaa teksti. Sitä voidaan käyttää yrityksen omiin tarkoituksiin, jos halutaan tallentaa vakiokenttään jokin tieto. Tällä kentällä voidaan myös hakea asiakas, valitsemalla asiakkaiden hakuruudulla Rajaussarake- listalta kohta Vapaa teksti. ASIAKKAAN JA TOIMITTAJAN KOTISIVUJEN AVAAMINEN ASIAKAS- JA TOIMITTAJARUUDULTA Asiakas- ja toimittajaruuduilla on www- osoitteen kohdalla painike Avaa, josta kotisivu avautuu nettiselaimeen. ASIAKKAAN TULOSTUSMÄÄRITYKSET Asiakkaan tietoruudulta aukeaa Tulostusmäärittelyt- napista seuraava ruutu. 28

29 Ruudulla voidaan määrätä millaisina asiakkaan tulosteet tulevat oletuksena. Valuutta. Nykyisin ei yleensä tarvetta, oli tarpeen Euroon siirtymäkaudella. Lähetteiden tulostumistapa: Tulostetaanko lähetteelle alennetut hinnat, ohjehinnat, vai ei hintoja. Ehdotetaanko asiakkaalle lähetemyyntiä (koontilaskutus käsittely) Tulostetaanko oletuksena iso vai pieni kuitti kun tehdään käteismyyntiä. Tulostetaanko verollisin / verottomin hinnoin Tulostetaanko nettohinnoin (joka tulosteella näkyvissä vain lopullinen, alennettu hinta). Tulosteiden kieli (vaatii lisätoimintona monikielitoiminnot) YHTEYSHENKILÖIDEN SYÖTTÄMINEN Kun asiakkaana on suurempia yrityksiä, voidaan tarvita yhteystietoja useammalle henkilölle. Asiakkaan tietoruudulta aukeaa Yhteyshenkilöt- painikkeen alta yhteyshenkilöiden ruutu. Siinä voidaan lisätä asiakkaalle rajoittamattomasti yhteyshenkilöitä, joilla kullakin on puhelin, fax, sähköposti ym. tiedot. Yhteyshenkilöitä voidaan myös raportoida ja käyttää postitustarrojen tulostuksessa. SÄHKÖPOSTIN LÄHETYKSEN KÄYNNISTYS ASIAKKAAN SÄHKÖPOSTIOSOITTEEN KOHDALTA 29

30 Asiakasruudulla sähköpostiosoitteen vieressä on painike Viesti. Ohjelma avaa painikkeesta koneen oletussähköpostiohjelman ja välittää vastaanottajaksi asiakkaan sähköpostin. Esimerkiksi myyntiruudusta, avaamalla asiakastietoruudun ja painamalla tätä, voidaan helposti lähettää asiakkaalle sähköpostia (Toiminto on vakiotoiminto, eikä vaadi sähköpostiautomaatio- lisämoduulia). ASIAKKAAN NETTISIVUJEN SUORA AVAAMINEN Asiakkaan nettisivut voidaan avata www-osoitteen viereisestä painikkeesta Avaa. Näin esimerkiksi puhelinkeskustelun aikana voidaan nopeasti avata asiakkaan sivut, ja löytää esimerkiksi yhteystietoja. ASIAKASRUUDUN LISÄTIEDOT- VÄLILEHDEN TIEDOT Tällä välilehdellä voidaan mm. syöttää toimitusosoite, joka tulee myyntiin tai lähetteelle toimitusosoitteeksi, kun asiakas haetaan. Sitä voi aina muokata tapahtumalla. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää poikkeavaa laskutusosoitetta, ruksaamalla Poikkeava laskutusosoite. Poikkeava laskutus- ja toimitusosoite ovat keskenään vaihtoehtoisia. Poikkeavaa laskutusosoitetta kannattaa käyttää myös silloin, kun vastaanottaja haluaa nähdä osoitetietonsa juuri tietyssä muodossa. Poikkeavaan laskutusosoitteen mahtuu viisi riviä, joten siinä voidaan eritellä esimerkiksi erillinen osasto, laskun vastaanottajan nimi tai esimerkiksi maa tai ulkomainen postinumero, eli täysin vapaalla tavalla esitettynä. Myös tätä tietoa on mahdollista muokata laskun tekovaiheessa. Täällä nähdään myös asiakkaan ostot vuodessa sekä avoin saldo laskuissa ja laskuttamattomissa lähetteissä. Ellei haluta näiden tietojen näkyvän kaikille käyttäjille, voidaan näiden näkyvyys asettaa kohdassa Yleiset asetukset Suojaukset Asiakastilastojen käyttäjätaso. 30

31 Tällä välilehdellä ovat myös verkkolaskutuksen tiedot, mikäli verkkolaskutus- lisämoduuli on käytössä. Muita valintoja tällä välilehdellä ovat mm. vakioviite laskuille, vapaa teksti, ovt- tunnus, poikkeava myyntitili sekä valinnat erikoistoimintoja koskien, mm. lähetteellä pakollinen viite, henkilökunta-alennus sekä joitakin lisämoduulien valintoja. Näistä on kerrottu ohjekirjassa kunkin toiminnon yhteydessä mm. myyntitoimintojen ja myyntireskontran yhteydessä, yhdessä niihin vaikuttavine asetuksineen. ASIAKKAIDEN HAKU- JA HALLINTARUUDUT Toiminto käynnistetään päävalikosta pikapainikkeesta tai Tiedot- välilehden kohdasta Asiakkaat. Asiakkaiden hallinnassa voidaan mm. perustaa asiakkaita, muuttaa asiakastietoja, sekä poistaa vanhoja. Ruutu on hyvin samanlainen kuin hakuruutu, joka avautuu kun asiakkaita haetaan eri toiminnoissa. Kun ruutu avataan, siinä on näkyvissä 30 ensimmäistä asiakasta. Jos haluat selattavaksi kaikki asiakkaat, paina Rajaa näppäintä. Huom! Jos et saa haluamaasi asiakasta näkyviin, tarkista onko Hae myös passiiviset valinta ruksattuna. Myös ilman rajauksia saat vain 30 ensimmäistä asiakasta näkyville! RAJAAMINEN JA ETSIMINEN Asiakkaiden listaa voidaan rajata antamalla rajauksia ruudun yläreunassa oleviin kenttiin. Nimi tai asiakasnro- kenttään kirjoitetulla rajausehdolla ja Enter-näppäintä painamalla voidaan asiakkaita rajata nimen, yrityksen tai yhteyshenkilön mukaan. Tähän yleiseen hakukenttään voidaan antaa suoraan mikä tahansa nimen osa tai asiakasnumero, jolloin se hakee asiakkaan näillä kriteereillä. Se etsii annettua nimeä myös yhteyshenkilön kentästä. Laajempi rajaus tapahtuu valitsemalla Rajaussarake- alasvetovalikoista, sopiva rajaus ja kirjoittamalla alasvetovalikon vieressä olevaan kenttään haluttu hakuehto ja painamalla Rajaa. Asiakkaat voi ruudulla järjestää kunkin sarakkeen järjestykseen kyseistä sarakeotsikkoa napsauttamalla. Asiakkaat voidaan järjestää myös oletuksena sukunimen mukaan, ruksaamalla Järjestä sukunimen mukaan. Jos samalla hakusanalla löytyy paljon asiakkaita, nopeuttaa tämä hakua. Yritysasiakkaat tulevat tässä vaihtoehdossa listan alkuun. 31

32 MUUT TOIMINNOT Listalta voidaan hiirellä napsauttamalla valita asiakas, jonka tietoja halutaan muuttaa. Muuta - painikkeella avautuu asiakastietojen muuttamisruutu. Lisää uusi-painike: kts. ohjeen kohta Asiakkaan lisääminen. Poista valittu-painikkeella poistetaan valittuna oleva asiakas. Tarra- painikkeella voidaan tulostaa asiakastarra, jos käytössä on tarrakirjoitin ja tarratulostustoiminnot. HAKUSANOJEN KÄYTTÄMINEN Rajaussarake- alasvetovalikosta löytyy monia hakukenttiä. Yksi esimerkki on sukunimellä haku. Tämän käyttö on tarpeen, jos tietyllä hakusanalla löytyy kymmeniä tai satoja asiakkaita. Yksi hakuvaihtoehto on sähköpostiosoitteella haku. Ohjelma hakee myös yleisessä hakukentässä sähköpostiosoitteella, jos hakusanassa on Jos siis esimerkiksi saadaan sähköpostia, ja kyseinen sähköpostiosoite on syötetty asiakastietoihin, löydetään nopeasti kyseinen asiakas. Sähköpostiosoitteesta kun ei usein selviä yrityksen virallista nimeä. Tekstikentissä voidaan käyttää myös hakusanoja ALKAA, LOPPUU ja ON. Voidaan myös syöttää useita ehtoja JA/TAI sanoilla eroteltuna. Tämä voi olla tarpeen esimerkiksi jos haetaan sanalla Mäki, joka esiintyy monen asiakkaan nimessä, kuten Alamäki, Mäkitalo jne. Esimerkiksi kirjoittamalla ON Mäki tulee pelkästään tämän sukunimen asiakkaat. Voidaan myös rajata hakusanalla ONTYHJÄ, jolla voidaan rajata vaikkapa asiakkaat, joilta puuttuu sähköpostiosoite. ASIAKASTIETOJEN SUOJAAMINEN MUUTOKSILTA Ohjelman käyttöoikeuksissa voidaan ensinnäkin määrätä, millä käyttäjillä tai tietyn käyttäjätason käyttäjillä on oikeus ylipäätään lisätä asiakkaita tai mennä muuttamaan asiakkaiden tietoja. Esimerkiksi, kenellä käyttäjillä on oikeus mennä asiakkaiden hallintaan (kuva) Sen lisäksi voidaan erityisesti määrätä, kenellä käyttäjällä on oikeus muuttaa asiakastiedoista vain yhteystietoja niiden muuttuessa, mutta ei esimerkiksi asiakasryhmää, luottorajaa tai yrityksen nimeä. Tällainen käyttöoikeus voidaan määrätä kohdassa Yleiset asetukset Suojaukset Asiakkaan muuttamisen käyttäjätaso. Tätä pienemmällä käyttäjätasolla käyttäjä voi muokata vain yhteystietoja, muutoin pääsee muuttamaan normaaliin tapaan asiakastietoja. VAROITUS SAMALLA NIMELLÄ JO OLEVASTA ASIAKKAASTA Ohjelma varoittaa, jos yritetään perustaa asiakasta nimellä, jolla löytyy asiakas tarkalleen samalla nimellä. Tarvittaessa asiakkaan voi kuitenkin perustaa. Huomautus tulee nimen syöttöhetkellä. 32

33 MUITA TOIMINTOJA ASIAKKAIDEN KÄSITTELYSSÄ ASIAKASTIETOKORTIN TULOSTUS Asiakasruudulla voidaan tulostaa asiakastiedot ruudun alareunan painikkeesta Tulosta asiakaskortti. Asiakaskortin voi siis tulostaa esimerkiksi suoraan kesken myynnin, avaamalla ensin asiakasruutu. VAPAAN ASIAKASNUMERON HAKU TIETYSTÄ NUMEROSTA LÄHTIEN Asiakkaan perustamisruudun painikkeella Hae asiakasnumero voidaan hakea vapaa numero tietystä numerosta eteenpäin. Normaalisti haetaan seuraava vapaa numero suurimmasta eteenpäin. Tällä voidaan aloittaa haku esim. 1:stä ja käyttää väliin jääneitä numeroita, tai hakea esimerkiksi seuraava numero 1000:sta eteenpäin, jolloin voidaan käyttää useita numerosarjoja erityyppisille asiakkaille. ASIAKASNUMEROINNIN YLÄRAJAN ASETTAMINEN Yläraja ehdotettavalle asiakasnumerolle voidaan asettaa kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Asiakasnumeroinnin yläraja. Tätä käytetään monimyymäläympäristössä, jossa toimipisteille voidaan rajoittaa tietyt numerosarjat. Esimerkiksi yhdessä toimipisteessä numerot annetaan alle , ja toisessa numerointi menee seuraavan vapaan numeron mukaisesti yli :ssa. SAATTEIDEN TEKO JA TALLENTAMINEN, TEHTYJEN SAATTEIDEN SELAAMINEN Asiakkaille voidaan tehdä asiakkaiden hallinnassa saatteita, joita voi tallentaa. Näitä voidaan muuttaa ja tulostaa uudelleen. Tarjoukselta ja asiakastilaukselta pääsee suoraan tekemään saatteen esim. tarjouksen yhteydessä. Toiminto käynnistyy asiakkaiden hallintaruudulta joko painikkeella Saate ruudun alareunassa tai hiiren oikealla, Tulosta saate. Ruudulla on myös hakupainikkeet yhteyshenkilön nimelle. Näin voidaan hakea joko pääyhteyshenkilön tai muun yhteyshenkilön nimi. Ruudulla voidaan lisäksi valita, tulostetaanko saatteeseen kirjautuneen käyttäjän nimi, ja vaihtoehtona myös allekirjoitusviiva. Osoitekenttää voi vapaasti muokata. 33

34 TEHTYJEN SAATTEIDEN SELAAMINEN JA VANHOJEN MUOKKAAMINEN Saatteen teossa ohjelma kysyy, tallennetaanko saate. Kun se tallennetaan, saatteita voi selata myöhemmin ja selvittää, mitä on kirjoitettu. Saatteiden hallinta avautuu asiakkaiden hallinta- ja hakuruudulla asiakkaan kohdalta hiiren oikealla, Selaa asiakkaan saatteita. Saate voidaan avata ruudulle Muuta- painikkeella, jolloin sitä voi tarvittaessa jopa käyttää uudelleen, muuttamalla päiväyksen. Ruudulla voi myös poistaa asiakasrajauksen ja selata kaikkia tehtyjä saattetia. ASIAKASKOHTAISTEN MYYNTITILASTOJEN UUDELLEENLASKENTA Asiakkaan myyntitilastot voidaan tarvittaessa laskea uudelleen, jos asiakkaat on esimerkiksi siirretty edellisestä ohjelmasta tai tehty vuositoimet useaan kertaan. Uudelleenlaskenta käynnistyy asiakkaiden hallintaruudulta, ruudun yläosasta, hiiren oikealla avautuvasta valikosta. Avointen laskujen ja lähetteiden tilastot puolestaan voidaan laskea uudelleen, esim. häiriötilanteen jälkeen Myyntireskontra-ruudulla, sielläkin ruudun yläosassa hiiren oikealla löytyvästä toiminnosta Laske asiakkaiden laskuttamatta ja avoinna saldot uudelleen. ASIAKKAIDEN VIENTI OUTLOOK-SÄHKÖPOSTIOHJELMAAN Asiakkaiden hallintaruudun alareunassa on Siirto Outlookiin- painike, jolla asiakkaat voidaan siirtää kontakteiksi Outlook- sähköpostiohjelmaan. Outlook on osa Microsoft Office ohjelmistopakettia. Toiminnon aktivointi tapahtuu asetuksista kohdasta Lisäasetukset Lisäohjelmat Outlook liitäntä käytössä. Kun liitäntä on päällä, painikeesta avautuu apuvalikko, josta painetaan ensin Aseta siirtoasetukset. Avautuvalla asetusruudulla voidaan valita, mihin sähköpostiohjelman kansioon rajatut asiakkaat viedään. Kun tämä on valittu, voidaan painaa Siirrä rajatut yhteystiedoiksi Outlookiin. Kun siirto käynnistyy, ohjelma ehdottaa poistamaan valitussa kansiossa olevat osoitteet. Kun siirtoa aletaan käyttää, on syytä tehdä erillinen yhteystietokansio siirrettäville, jotta käsin perustetut eivät poistu. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin ohjekansion Erikoistoiminnot- osiossa. 34

35 TUOTERYHMIEN HALLINTA- TOIMINTO YLEISTÄ TUOTERYHMIEN KÄYTÖSTÄ Tuoteryhmien avulla voidaan tuotteita hallita mm. laskemalla niille tuoteryhmän mukaiset ostohinnat, hakea tuotteita ja määritellä niistä alennuksia asiakkaille. Tuoteryhmät ovat yleensä toimittajakohtaisia. Eri samankaltaiset eri toimittajien tuoteryhmät voidaan liittää toisiinsa pääryhmiksi. Tuoteryhmien koodit tulevat yleensä toimittajilta, pääryhmät puolestaan voidaan määritellä itse. Tuoteryhmien hallintaruudulla voidaan selata ja muuttaa tuoteryhmiä, lisätä uusia sekä poistaa vanhoja. Myös tuoteryhmien ostoalennukset syötetään tällä toiminnolla. Samoin voidaan pitää yllä tuoteryhmien myyntialennuksia. Toiminto käynnistetään päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Tuoteryhmät. TUOTERYHMIEN HALLINTARUUTU - YLEISTÄ Ruudun yläreunassa suoritetaan rajaukset. Ruudun keskellä näkyvät rajatut tuoteryhmät. Alareunassa näkyvät kohdalla olevalle tuoteryhmälle määritellyt alennukset asiakkaille ja asiakasryhmille. RYHMIEN RAJAAMINEN JA SELAAMINEN 35

36 Yläreunan rajauksilla voidaan rajata ryhmiä. Kun rajaukseksi valitaan esimerkiksi Toimittaja, voidaan käydä kerralla läpi toimittajan tuoteryhmät. Esimerkiksi ryhmän nimikenttään voidaan siis kirjoittaa esim. pakoputk ja painaa Rajaa, jolloin löytyvät kaikki sen nimiset ryhmät. Tuoteryhmän tietoihin päästään kaksoisnapsauttamalla ryhmää tai painamalla alareunasta Tiedot F4. Rajattuja tuoteryhmiä voidaan selata ruudun oikeasta laidasta tai nuolinäppäimillä. Selaus voidaan tehdä myös siten, että rajataan ensin tietyt ryhmät, avataan tuoteryhmä, ja tuoteryhmän tietoruudulla selataan vain rajattuja tuoteryhmiä ruudulla olevilla nuolinäppäimillä. Näin esimerkiksi tietyn toimittajan ostoalennusten syöttö käy parhaiten. Seuraavassa luvussa käsitellään tuoteryhmän lisäys- ja muuttamisruudun toiminnot. HALLINTARUUDUN TOIMINNOT TUOTERYHMIEN LISÄÄMINEN, MUUTTAMINEN, POISTAMINEN Tuoteryhmän lisääminen tapahtuu alareunan Uusi- painikkeella (F3 pikanäppäin). Tätä kautta voidaan lisätä myös useita ryhmiä kerrallaan, toiminnolla Jätä vanhat tiedot pohjalle, esimerkiksi kun tietyn toimittajan kaikki ryhmät perustetaan kerralla. Tuoteryhmän muuttaminen käynnistyy Tiedot- painikkeella (F4 pikanäppäin). Tässä toiminnossa lisämahdollisuutena on, että kun rajataan ensin esimerkiksi tietyn toimittajan ryhmät, voidaan muutamistoiminnossa nuolilla selata niitä läpi, ilman siis kunkin ryhmän avaamista yksi kerrallaan. Tuoteryhmän poistaminen tapahtuu Poista- painikkeella. Tuoteryhmät voidaan jakaa pääryhmiin painikkeella Linkitä pääryhmään (F10). Tästä on kerrottu seuraavassa kappaleessa. Hiiren oikealla tuoteryhmien kohdalta avautuu apuvalikko. Sen toiminnolla Lisää uusi ryhmä rivin pohjalta voidaan helposti lisätä uusi tuoteryhmä vanhan pohjalta. Lisäksi valikossa on sarakeasetukset. TUOTERYHMIEN RYHMITTELY PÄÄRYHMIIN Tuoteryhmien hallintaruudulla voidaan suorittaa tuoteryhmien ryhmittely pääryhmiin. Jos halutaan esimerkiksi rajata ensin tuoteryhmät, joiden nimessä on mukana sana pakoputk, ja liittää nämä pääryhmään Pakoputket, voidaan tämä tehdä seuraavasti, lisäämällä useita tuoteryhmiä kerralla haluttuun pääryhmään. Ensin värjätään halutut tuoteryhmät ruudulla Shift näppäin pohjassa, tai valiten yksitellen Ctrl näppäin pohjassa. Sitten painetaan Linkitä pääryhmään - F10. Aukeaa ruutu, jossa valitaan pääryhmä suoraan tai Hae- painikkeen avulla. Tuoteryhmät linkitetään valittuun pääryhmään, kun painetaan OK. 36

37 Uutta pääryhmittelyä tehtäessä voi olla tarpeen nollata vanhat pääryhmät pois tuoteryhmiltä, jotka ovat esimerkiksi tulleet ohjelman mukana. Tämä tapahtuu muuten samalla tavalla kuin edellä, mutta pääryhmän valitsemisen sijasta ruksataan ruudulla Nollaa pääryhmä ja painetaan OK. Pääryhmien käytöstä kertoo tarkemmin ohjekansion osio Tuotetyypit ja pääryhmät. TUOTERYHMÄN LISÄÄMIS- JA MUUTTAMISTOIMINTO YLEISTÄ Lisääminen käynnistyy tuoteryhmien hallintaruudulta Uusi- painikkeella (F3 pikanäppäin). Ruudulle syötetään tiedot, joista pakollisia ovat minimissään toimittaja, tuoteryhmän koodi, nimi sekä ryhmän tyyppi. Pakollisten tietojen alapuolella ovat ostoalennukset, pääryhmä, kirjanpidon tili, ostohinnan laskentatapa sekä hinnoittelutiedot. Lisäksi voidaan syöttää lisätietoja, jotka saadaan näkyviin ryhmän tuotteita haettaessa. Lisäksi on mm. tietojen muuttamiseen ryhmän tuotteilla liittyviä estoja sekä erikoisvalintoja. Seuraavassa on kerrottu tarkemmin mm. ryhmien tyypistä, sekä ruudulle syötettävistä ostoalennuksista. Alareunassa näkyvät tuoteryhmälle lisätyt myyntialennukset. Niiden näkyminen on tarkoitettu olemassa olevan tuoteryhmän katsomiseen. Olemassa olevalle ryhmälle uusia alennuksia voidaan lisätä Lisää myyntialennus painikkeesta. Uutta tuoteryhmää lisättäessä ei voida luonnollisesti vielä lisätä myyntialennuksia, koska itse tuoteryhmääkään ei ole vielä siinä vaiheessa tallennettu. Lisääminen hyväksytään OK- painikkeella (F12). Ruksaamalla Jätä vanhat tiedot pohjalle ja napsauttamalla OK - uusi voidaan lisätä samalle toimittajalle helposti useita ryhmiä kerralla. 37

38 OSTOALENNUSTEN MÄÄRITTÄMINEN Ostoalennukset- kohdan tiedoilla määrätään ryhmän tuotteiden ostoalennus ja sitä kautta ostohinnat. Päivätilaus-, Viikkotilaus- ja Kuukausitilaus-kohtiin voidaan asettaa kyseiset alennusprosentit. Jos esimerkiksi kuukausitilauksessa saadaan eri alennus kuin päivätilauksesta, laitetaan sen alennusprosentti kuukausitilaus- kohtaan. Jos alennusprosentti on sama kaikissa tapauksissa, käytetään ruksia Sama (päivätilauksen alennus), joka on oletuksena päällä kun ryhmää lisätään. Ruksin päällä olo ei ole pakollista, vaan tärkeintä on päivätilausprosentin syöttäminen. Alennusten käsittelytapa -alasvetovalikosta valitaan, lasketaanko ostoalennusprosentti tuotteen myyntihinnasta vai tukkuhinnasta. Oletuksena on Myyntihinnasta. Jos toimittajalta tulee hinnastossa tukkuhinnat, ja niiden perusteella lasketaan oma hinta myyntihinta- kenttään, tällä valinnalla määrätään, että ostoalennus lasketaan nimenomaan tukkuhinnasta käsin. Huom! Ostohinnat eivät muutu suoraan heti, kun ostoalennusprosentteja muutetaan. Kun ostoalennusta muutetaan, uudet ostohinnat lasketaan, kun toimittajan hinnastopäivitys ajetaan seuraavan kerran. Toinen vaihtoehto on suorittaa tuotteiden hallinnassa hintojen uudelleen laskenta kohdassa Lisätoiminnot / Hintojen erikoislaskenta / Hintojen laskenta. Tämä soveltuu tilanteeseen, että halutaan laskea hinnat kerrallaan erittäin suurelle tuotemäärälle, jolloin koneen keskusmuisti ei rajoita ajoa. 38

39 TUOTERYHMÄN TYYPPI Tuotteella pitää olla normaalisti aina sekä alennusryhmä että seurantaryhmä. Usein ne ovat sama tuoteryhmä, mutta monilla toimittajilla alennukset menevät erillisen alennusryhmän (alennuskoodin) mukaan ja myyntiä seurataan erillisen tuoteryhmän mukaan. Tätä kutsutaan ohjelmassa seurantaryhmäksi. Sekä alennusryhmä että seurantaryhmä ovat tuoteryhmiä. Eli niitä käsitellään tuoteryhmien hallinnassa. Ryhmän tyypillä erotetaan, kumman tyyppisestä on kyse. Tuotteen tiedoissa näkyy siis kullakin tuotteella, mikä on sen seurantaryhmä. Sen myyntiä voidaan seurata sen mukaan. Kun tämä tuoteryhmä perustetaan, sen tyypiksi laitetaan Seuranta. Tuotteen tiedoissa on myös alennusryhmä- kenttä. Tämän mukaan lasketaan ainakin tuotteen ostohinta, tuoteryhmälle määritellyn ostoalennuksen mukaan. Kun nämä tuoteryhmät perustetaan, niiden tyypiksi laitetaan Alennus. USEIMMITEN NÄMÄ OVAT SAMAT, ja tällöin niiden tyypiksi laitetaan Alennus+Seuranta. Tällöin ei tarvita perustaa kahta tuoteryhmää, vaan sama tuoteryhmä toimii molempaan tarkoitukseen. Tuoteryhmien hallinta- toiminnolla käsitellään siis molemman tyyppisiä ryhmiä. OSTOHINNAT LASKETAAN AINA ALENNUSRYHMÄN MUKAAN. ELI NIISSÄ SEURATAAN TUOTTEEN TIEDOISSA OLEVAA ALENNUSRYHMÄ- KENTTÄÄ. TÄMÄN TUOTERYHMÄN TYYPIN ON OLTAVA ALENNUS TAI ALENNUS JA SEURANTA. SEN SIJAAN JOS KÄYTETÄÄN PÄÄRYHMITTELYÄ, SE TEHDÄÄN AINA SEURANTARYHMÄN PERUSTEELLA. PÄÄRYHMÄN ASETTAMINEN KIRJANPIDON TILINUMERO Jos käytetään pääryhmittelyä, kullekin tuoteryhmälle voidaan valita pääryhmä. Pääryhmät on syytä olla ensin perustettuna. Pääryhmä voidaan syöttää joko suoraan tai hakutoiminnon avulla. Pääryhmän nimi tulee näkyviin ruudulle, jos se löytyy. Pääryhmien käytöstä kertoo tarkemmin ohjekansion osio Tuotetyypit ja pääryhmät. Tuoteryhmälle voidaan valita kirjanpidon tilinumero, jos halutaan seurata myyntiä eri myyntitileittäin. Tämä tilinumero on perustettava tilikarttaan kohdassa Tiedot Lisätoiminnot Tilikartta. Tiliöinnistä kerrotaan tarkemmin myyntitoimintojen ohjeiden yhteydessä. 39

40 HINNOITTELUTIETOJEN JA MINIMIKATTEEN ASETTAMINEN TUOTERYHMÄLLE Jos käytetään ohjelman ns. omahinnoittelua, jolloin ohjelma itse hinnoittelee tuotteiden myyntihinnat/tarjoushinnat, nämä hinnoittelutiedot voidaan syöttää tuoteryhmäruudulla. Näiden käytöstä on kerrottu tarkemmi hinnoittelua koskevissa ohjeissa. Esimerkiksi kuvan tapauksessa ollaan valittu, että ko. tuoteryhmän tapauksessa ohjelma hinnoittelee tarjoushinnan 30 % katteella (kerrotaan ostohinta kertoimella 1,4286) ja myyntihinnan 40 % katteella (ostohinnasta kertoimella 1,6667). Käyttötapa- kohdasta valitaan, onko hinnoittelu käytössä, ja mihin hintoihin sitä käytetään. Hinnoittelukatetta voidaan muokata ruudulla muuttamalla joko prosenttia tai hinnoittelukerrointa. LISÄALENNUS TUOTERYHMÄLLE Normaalien ostoalennusprosenttien lisäksi voidaan joissakin tapauksissa saada mahdollisesti lisäalennuksia, joita ei haluta huomioida ostohinnoissa. Eikä myöskään mahdollisesti ostohinnasta laskettavissa myyntihinnoissa. Jos nämä lisäalennukset halutaan huomioida, kun ohjelma valitsee tilattavaksi edullisimman, toiminnossa Automaattinen lisääminen, voidaan lisäalennus syöttää tuoteryhmälle. Lisäalennus voi olla luonteeltaan esimerkiksi vuosialennus, joka toteutuu vain, jos ostot ylittävät tietyn rajan. Lisäalennus määritellään nimenomaan tuotteen seurantaryhmälle. Eli tuoteryhmälle, joka on tuotteen tietojen kentässä Seurantaryhmä. Tämä sen vuoksi, että lisäalennukset on käytännössä todettu menevän yleensä seurantaryhmän mukaan. Annettu prosentti toimii siten, lisäalennuksen vähennetään tuotteen ostohinnasta, kun Automaattinen lisääminen- toiminnossa verrataan edullisinta tuotetta. Lisäalennus ei koskaan näy esimerkiksi tuotteen osto- tai keskihinnassa. Toiminto soveltuu siis tilanteeseen, että käytetään tilaamiseen hälytysrajoja ja annetaan ohjelman valita tilattavaksi edullisin tuote tuotetyypin tuotteista. Huom! Myös toimittajan tiedoissa on lisäalennus-kenttä, joka soveltuu siihen, että varastoontulovaiheessa voidaan lisätä tietty lisäalennus. Tämä soveltuu siihen, jos esimerkiksi sähköisesti tilaamalla saadaan tietty lisäalennus, jota ei ole tuoteryhmien prosenteissa mukana. Tämä lisäalennus menee puolestaan normaalisti tuotteiden keskihintoihin. TUOTERYHMÄKOHTAISEN HUOMAUTUKSEN KÄYTTÖ TUOTTEILLE 40

41 Tuoteryhmällä on kenttä Lisätietoja ja ruksi Näytä haettaessa. Huomautukset näytetään, kun myyntiruudulle haetaan tuoteryhmään kuuluva tuote. Tämä katsotaan joko alennus- tai seurantaryhmän perusteella. Monimyymäläkäytössä tämän tiedon siirtyminen myymälästä toiseen voidaan valita asetuksilla. VIIKKOTILAUSHINNAN KÄYTTÖ Ohjelmassa on käytössä reaaliaikaisesti laskettava viikkotilaushinta. Viikkotilaushinta lasketaan kaavalla Ostohinta Viikkotilauksen alennus- %. Ostohinnan sijaan viikkotilaushinta voidaan laskea myös tukkuhinnasta. Tuotteelle lasketaan viikkotilaushinta, kun asetus Yleiset asetukset Ostotilaus Viikkotilaushinnat on päällä ja tuoteryhmälle on määrätty Viikkotilausalennus %. Viikkotilaushinta tulee ostotilaukselle, kun tilausehdotuksen tyyppinä on Viikkotilaus. MUITA TIETOJA TUOTERYHMÄRUUDULLA Hinnastopäivitystä koskien voidaan valita, että hinnastopäivityksen yhteydessä ei muuteta kyseisen tuoteryhmän tuotteiden myynti-, eikä ostohintoja, eikä tuotteiden nimiä. Jos tuoteryhmän tuotteet on esimerkiksi hinnoiteltu tai nimetty poikkeavasti. Tämä on helpompi tapa asettaa estot kuin tuote kerrallaan. Valintaruksit toimivat siis samaan tapaan kuin tuoteruudun estoruksit. Alekategoriasta on ohjeet alennusmatriisi- toiminnon yhteydessä. Älä päivitä alekategoriaa automaattisesti tarkoittaa, ettei tieto muutu, kun ryhmät luokitellaan ostoalennuksen mukaan. Tuotteet vaativat rungon liittyy toimintoon, jossa tietystä ryhmästä saadaan runkopalautustuloste. KÄYTTÖOIKEUKSIEN MÄÄRITTELY TUOTERYHMÄTIETOJEN MUUTTAMISELLE Käyttöoikeuksien hallinnassa voidaan määritellä erikseen oikeudet sekä tuoteryhmien hallintaan pääsylle, tuoteryhmän lisäämiselle, että tuoteryhmän muuttamiselle. Tuoteryhmien selaaminen tarkoittaa tuoteryhmien hakuruudun käyttöä. Toimintojen käyttöoikeuksista on kerrottu tarkemmin tämän ohjeosion kohdassa Toimintojen käyttöoikeuksien hallinta. 41

42 TUOTTEIDEN HALLINTA- TOIMINTO YLEISTÄ Tuotteiden hallinta käynnistetään päävalikon Tiedot välilehden kohdasta Tuotteet. Oletuksena sille on myös pikapainike F9. Tällä ruudulla voidaan hakea tuotteita monin tavoin sekä muokata, lisätä ja poistaa tuotteita. Tuotteita voidaan selata valinnaisessa järjestyksessä napsauttamalla sarakeotsikkoa. Ruudulla on lukuisia lisätoimintoja eri tarpeisiin, aina tarrojen tulostukseen ja hinnastojen tekoon asti. Monet tässä kerrotut toiminnot ovat toiminnassa myös tuotteiden hakutoiminnossa, joka avautuu kun tuotteita haetaan. Tuotteiden hallintatoiminto on kuitenkin laajempi toiminto monessa suhteessa. Ruudulla tehdään myös inventaario, josta on ohjekansiossa oma osionsa. TUOTTEIDEN HALLINTARUUTU YLEISESTI Kuvassa tuotteiden hallintaruutu perustilassa, kun käytössä on yksinkertainen rajaus. Seuraavassa käydään läpi ruudulla olevia toimintoja, mm. eri rajausvaihtoehdot hiiren oikealla apuvalikosta käynnistyvät toiminnot tuotteiden lisääminen, muuttaminen ja poistaminen muuta valittuja- toiminto tuotteiden hallinnan lisätoiminnot tarrojen tulostaminen (ohjelman lisämoduuli) muut ruudun ala- ja yläreunasta löytyvät toiminnot Ensin käydään läpi olemassa olevien tuotteiden yleisimmät haku- ja käsittelytoiminnot. Sen jälkeen tuotekortiston ylläpito, eli tuotteiden muuttaminen, lisääminen ja poistaminen. Näiden jälkeen käsitellään ruudun muut toiminnot, ja lopuksi erikoistoiminnot. 42

43 MONIPUOLINEN / YKSINKERTAINEN RAJAUS Ruudulla ovat oletuksena näkyvissä yleisimmin käytetyt rajausehdot. Lisää hakukenttiä saadaan painamalla Monipuolinen rajaus. Tällöin tuotteita voidaan hakea kaikilla kuvan hakuehdoilla. Näidenkin lisäksi uusia rajauksia saadaan vielä painamalla Lisärajaukset. Jos näitä monipuolisia hakuehtoja tarvitaan jatkuvasti, voidaan asetuksista valita oletukseksi Monipuolinen rajaus, kohdassa Yleiset asetukset Yleiset Tuotehaun oletusrajaus. TUOTTEIDEN HAKU JA ETSIMINEN Tuotteita voidaan etsiä rajaamalla mm. tuotekoodin, ryhmäkoodin, nimen, varastosaldon ja toimittajan perusteella. Monipuolinen rajaus -painikkeella saadaan rajauksiksi myös mm. aleryhmä, myyntihinta, tukkuhinta ja monia muita. Rajaaminen tapahtuu antamalla rajausehdot haluttuihin kenttiin ja painamalla Rajaa. Rajaus poistetaan Poista rajaus -painikkeella. Kun ruutu avataan, oletuksena on selattavissa 100 ensimmäistä tuotetta. Rajauksen tapa ja mahdolliset hakusanat riippuvat hakukentän tyypistä. Esimerkiksi Nimi- kenttään syötettyä hakusanaa käytetään niin, että ohjelma hakee tuotteet, jotka sisältävät kyseisen tekstin missä tahansa kohtaa tuotenimessä. Tuotekoodiin syötetyt merkit tulkitaan oletuksena tuotekoodin aluksi: kun syötetään 000, rajaus hakee tuotteet, jotka alkavat 000, esim tai 0000TFW. AKTIIVISET JA PASSIIVISET TUOTTEET Aktiivisia tuotteita ovat tuotteet, joita on joskus myyty tai tilattu, tai haettu esimerkiksi tarjoukselle. Muut ovat passiivisia. Jos Näytä myös passiiviset tuotteet -valintaruudussa ei ole ruksia, käsitellään vain aktiivisia tuotteita. Tällöin haku on huomattavasti nopeampaa. TUOTTEIDEN RAJAAMISESSA KÄYTETTÄVÄT HAKUSANAT Tuotteiden hakua ja monia muitakin eri hakuruutuja varten varten ohjelmassa on monia hakutapoja. Nämä vaihtelevat sen mukaan, onko kyseessä teksti- vai numerokenttä, joista seuraavassa tarkemmin. TEKSTIKENTÄT Näissä on käytettävissä seuraavat komennot, kuten esimerkiksi koodeilla ja nimillä rajattaessa: ALKAA = Haetaan koodin tai nimen alulla SIS = teksti sisältää hakusanan, esim. kaikki tuotteet, joiden nimessä opel ON = tarkka haku: nimi/koodi on tarkalleen esim. 10, ei kaikki 10:llä alkavat 43

44 Sen perusteella, onko joku tekstikenttä tyhjä vai syötetty (esim. hyllypaikka), voidaan hakea hakusanoilla ONTYHJÄ tai EITYHJÄ. Tuotteet, joissa tietty kenttä on tyhjä, rajataan antamalla hakusanaksi ONTYHJÄ. Vastaavasti jos halutaan rajata ne, joissa on jokin arvo, rajataan antamalla hakusanaksi EITYHJÄ. Esimerkiksi kun halutaan hakea tuotteet, joilla on hyllypaikka. NUMEROKENTÄT Näissä voidaan käyttää merkkejä >, <, = Esimerkiksi varastosaldo >0 tai hinta=150 YHDISTELMIEN KÄYTTÖ Useita sanoja voidaan yhdistellä hakuehtoon peräkkäin sanoilla JA ja TAI, esimerkiksi >0 JA <50 2 TAI 3 TAI 4 Kun haetaan tuotteet, jonka nimen pitää sisältää suodatin, opel ja astra : kirjoitetaan SUODATIN JA OPEL JA ASTRA Kun haetaan tuotteet kolmelta toimittajalta kerralla, esim. toimittajat 1, 2, 3: Tällöin toimittajanumeron pitää olla JOKO 1, 2 tai 3 eli hauksi annetaan: 1 TAI 2 TAI 3. Tässä tapahtuu usein virhe, että kirjoitetaan 1 JA 2 JA 3, joka ei toimi, koska ei löydy tuotteita, joiden toimittajanumero olisi sekä 1, 2, että 3. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tuotteiden hakemisesta. Ensin alla on mitä halutaan hakea, keskellä mihin kenttään tieto tällöin syötetään, ja oikealla mitä hakukenttään kirjoitetaan: Kun halutaan hakea: ne joiden nimessä on sana opel (nimi) SIS OPEL ne joiden tuotekoodi alkaa 096- (tuotekoodi) ALKAA 096- Toimittajien 1,2 ja 3 tuotteet (toimittajanro) 1 tai 3 tai 4 Tuotteet joiden toimittajanro 1-9 (toimittajanro) <10 Tuotteet, joilla ei hyllypaikkaa (hyllypaikka) ONTYHJÄ Tuotteet, joilla hyllypaikka on (hyllypaikka) EITYHJÄ MONIOSAISEN NIMEN HAKEMINEN Jos esimerkiksi tuotteen nimessä tai muussa kentässä on välissä välilyönti, esimerkiksi KARDAANIN NIVELRISTI, voidaan laittaa sen ympärille yksinkertaiset lainausmerkit. Eli kirjoitetaan nimeksi esimerkiksi PALLON Y. Tällöin yhdistelmähaku ymmärtää, että kyseessä ei ole kaksi eri hakutekstiä. Kyseinen lainausmerkki tulee standardinäppäimistössä Ä- näppäimen oikealla puolella olevasta näppäimestä jossa on samassa myös tähtimerkki. USEIDEN RAJAUSTEN KÄYTTÄMINEN SAMAAN AIKAAN Voit yhdistellä eri kentillä rajauksia, eli laittaa vaikka kaikkiin rajauskenttiin rajaukset samanaikaisesti. Eli esimerkiksi hakea tuotteet, joiden Tuoteryhmä ON 100, Varastossa>0, Ostohinta>100. Ohje painikkeesta avautuu myös ohje siitä eri hakuvaihtoehdoista, jotka tässä on kerrottu. 44

45 TUOTTEIDEN LISÄRAJAUKSET JA ERIKOISRAJAUKSET LISÄRAJAUSTEN AVAAMINEN Painikkeella Lisärajaukset saadaan käyttöön lisää rajauksia. Pikanäppäin toiminnolle on Ctrl+R. Ruudulla on kaksi välilehteä: Päivämäärärajaukset ja Tietojen päivityksen estoilla rajaaminen. Tarvittaessa lisärajaukset voidaan nollata painikkeella Poista lisärajaukset PÄIVÄMÄÄRÄRAJAUKSET Kun ruutu avataan, on näkyvissä päivämäärärajaukset. Nämä ovat hyödyllisiä kun halutaan rajata esimerkiksi tuotteet, joita ei ole myyty vuoteen, kun selvitetään epäkurantteja tuotteita. Samoin voidaan rajata tuotteet, joita ei ole hinnastopäivitetty vuoteen. Ne saattavat olla vanhentuneita tuotteita. Rajauksia voidaan yhdistellä. Esimerkiksi vuoteen myymättömissä tuotteissa voi olla mukana myös uutuustuotteita, joita ei ole ehditty myydä, jolloin voidaan rajata lisäksi viimeisellä ostopäivällä. Inventoinnin yhteydessä voidaan puolestaan rajata tuotteet, joita on varastossa, mutta joita ei ole löytynyt inventaariossa. TIETOJEN PÄIVITYKSEN ESTOVALINNOILLA RAJAAMINEN 45

46 Tältä välilehdeltä löytyvät rajaukset tarkoittavat rajaamista tuotekohtaisilla estorukseilla, eli tuoteruudun kohdilla Älä muuta automaattisesti myyntihintaa / ostohintaa / tuotenimeä / pääryhmää. Jos tuotteille on laitettu kiinteitä hintoja, joiden ei haluta muuttuvan hinnastopäivityksissä, niin nämä voidaan rajata ja käydä läpi tämän avulla. Jos halutaan siis rajata esimerkiksi tuotteet joissa on laitettu päälle ruksi Ei muuteta myyntihintaa automaattisesti, laitetaan kohtaan valinta Esto päällä. Jos puolestaan halutaan rajata tuotteet, joissa ei ole estoa päällä, valitaan Ei estoa. Niitä kenttiä, joihin jätetään Ei rajausta, ei oteta huomioon. Näitä rajauksia voidaan käyttää samaan aikaan tuotteiden normaalien rajausten kanssa. Voidaan siis rajata esimerkiksi tietyn tuoteryhmän tuotteet, joissa on nämä estot päällä. Nämä estot siis viittaavat tuoteruudulla oleviin seuraaviin estorukseihin. ERIKOISRAJAUKSET Tämä toiminto ei ole Lisärajaukset- painikkeen alla, vaan löytyy suoraan ruudulta kun valittuina ovat monipuoliset rajaukset. Erikoisrajaukset- alasvetovalikosta löytyy kyllä/ei tyyppisiä rajausvaihtoehtoja. Voidaan rajata esimerkiksi tuotepaketit, koskaan myymättömät tuotteet, tai epäkurantit tuotteet. Sekä jos käytössä on vaihtokonetoiminnot, myös sen hetkiset vaihtokoneet. AUTOMAATTINEN RAJAAMINEN TUOTEKOODILLA Ruudulla voidaan käyttää automaattista rajausta tuotekoodilla. Tällöin sitä mukaa kun kirjoitetaan tuotekoodia, ruudulle rajautuvat tuotteet, jotka alkavat sillä. Automaattinen rajaus asetetaan painamalla tuotekoodin yhteydessä olevaa automaattirajaus-painiketta (A ja hiiren kuva, kts. kuva). Painike tulee valinnan jälkeen vihreäksi. Valinta tallentuu konekohtaisesti. HITAIDEN RAJAUSTEN KANSSA TOIMIMINEN Kun rajaus käynnistetään, käsittely siirtyy tietokannalle. Ohjelma odottaa tällöin vastaustam kunnes haku on valmis. Tämän vuoksi kyselyä ei voi keskeyttää. Tarvittaessa tällöin voi esimerkiksi käynnistää toisen ohjelman rinnalle. Hitaissa rajauksissa kannattaa esimerkiksi tehdä haku vain aktiivisista tuotteista, koska passiivisista haku kestää aina pidempään. 46

47 TUOTTEIDEN HALLINTARUUDUN TOIMINTOJA HIIREN OIKEALLA AVAUTUVA PONNAHDUSVALIKKO Tuoteriveillä oltaessa, painamalla hiiren oikeata avautuu oheinen apuvalikko, jossa on useita toimintoja, jotka pääsääntöisesti kohdistuvat kohdalla olevan rivin tuotteeseen (Osa kuvan toiminnoista liittyy lisämoduuleihin, kuten sarjanumerotoiminnot sekä tiedonkeruupäätetoiminnot). Näistä toiminnoista on kerrottu tarkemmin seuraavissa kohdissa. RUUDULLA NÄYTETTÄVIEN SARKKEIDEN MÄÄRITTÄMINEN Ruudulla näkyvien sarakkeiden valinta tehdään hiiren oikealla löytyvästä kohdasta Sarakeasetukset. Ruudulle voidaan saada näkyviin oletusten lisäksi myös esim. tukkuhinta tai pääryhmä. Samoin voidaan määrätä kaikki hintakentät näkyviin verottomina valinnalla Kaikki hintakentät alv 0%. Valinnat ovat järjestelmäkohtaisia, eli koskevat kaikkia työasemia verkkokäytössä. Konekohtaisesti voidaan sen sijaan määritellä sarakkeiden leveydet, ja sen avulla määritellä se näkyviin niin kapeana, ettei sitä näy ruudulla. 47

48 TARROJEN JA HINTALAPPUJEN TULOSTUS Jos tuotetarratulostus- lisämoduuli on käytössä, hallintaruudulla näkyvät painikkeet Tarra ja Hintalappu. Näillä voidaan tulostaa tarrat halutulla lailla, yleensä hintalappu on hinnan kanssa, tarralappu ilman hintaa. Ennen tulostamista voidaan Ctrl tai Shift näppäin pohjassa valita useita tuotteita tulostettavaksi kerralla. Ohjelma kysyy tulostettavan määrän. Jos halutaan tulostaa tarrat varastossa olevalle määrälle, esimerkiksi käyttöönoton yhteydessä, voidaan asetuksista valita Tulostusasetukset Tarratulostus Tarrat ja hintalaput oletuksena varastomäärälle. UUDEN TUOTETYYPIN PERUSTAMINEN Tuotteiden hallintaruutu on hyvä paikka perustaa tuotetyyppejä, koska ruudulla löydetään tuotteet, jotka halutaan liittää tuotetyypiksi. Lisäämistoiminto on hallinta- ja hakuruudun alareunassa. Tällöin avautuu tuotetyypin lisäämisruutu, josta on tarkemmat ohjeet tuotetyyppien käsittelyn ohjeissa. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄKEMINEN (TUOTETYYPIN TUOTTEET) Tuoterivin kohdalla voidaan F10 näppäimellä avata näkyviin tuotetyyppi, eli tuotteen vastaavat tuotteet. Toiminto löytyy myös hiiren oikealla apuvalikosta. VARASTOMÄÄRIEN KÄSITTELYTOIMINNOT VARASTONARVOTIETOJEN TULOSTAMINEN Usein yrityksessä seurataan varastonarvon kehittymistä kuukausitasolla. Tuotteiden hallinnassa on tätä varten painike Varaston arvo. Ruudulta voidaan tulostaa ruudulla näkyvät tiedot. Yhteenveto- raportti tulostaa ruudulla näkyvät tiedot, jotka ovat summatietoja rajatuista tuotteista. Varaston arvo- raportti käynnistää varastolistan tulostamisen joko kiintein ostohinnoin tai keskihinnoin. VARASTOMÄÄRIEN MUUTTAMINEN RUUDULLA Hiiren oikean valikosta voidaan valita Enter näppäimellä varaston muuttamiseen. Tällöin Enterin painallus tuoterivin kohdalla avaa varaston muuttamisruudun. Tätä käytetään yleensä inventaariossa. Kun inventointitila on päällä, kursori menee tällöin suoraan uuteen saldoon, joka voidaan syöttää. 48

49 TUOTTEIDEN LISÄÄMINEN, MUUTTAMINEN JA POISTAMINEN TUOTTEEN MUUTTAMINEN Tuotetietojen muuttaminen tapahtuu valitsemalla tuote listalta ja napsauttamalla tuoteriviä tai painamalla Muuta. Tällöin aukeaa Tuotteen muuttaminen -ruutu. Muutokset tallennetaan lopuksi OK F12:lla tai poistutaan peruuttamalla. Tuotteiden listasta voidaan valita kerralla useampia tuotteita. Tämä tapahtuu pitämällä Ctrl -näppäin painettuna tuotteita valittaessa. Kun useampia tuotteita on valittuna, voidaan niiden kaikkien tietoja muuttaa kerralla, klikkaamalla Muuta valittuja. Tämä avaa samantyyppisen ikkunan kuin yhden tuotteen muuttaminen. Erona on se, että ikkunan nimenä on Useiden tuotteiden tietojen muuttaminen ja se, että ikkunassa voidaan syöttää arvot vain niihin kenttiin, joiden arvot voivat olla samat eri tuotteilla. Esimerkiksi Nimi- ja Tuotekoodi -kohdat ovat passiivisina, eli pois päältä. Tuotteen lisääminen tapahtuu vastaavasti tuotteiden hallinnan Lisää -F3 painikkeella, joka avaa tyhjänä saman tuoteruudun. Seuraavassa luvussa on kerrottu tarkemmin tuotteen tietoruudun tiedoista ja toiminnoista. TUOTTEEN PERUSTAMINEN VANHAN POHJALTA Uusi tuote voidaan perustaa vanhan pohjalta sekä tuotteiden hallinnassa, että varastoontulo- ruudulla. Jos toimittaja esimerkiksi toimittaa korvaavana tuotteena uuden tuotteen, jonka useimmat tiedot ovat entiset, mutta tuotekoodi muuttunut, voidaan perustaa tuote helposti. Varastoontulossa ja Tuotteiden hallinta -toiminnossa tämä tapahtuu tuoterivin kohdalla hiiren oikealla, kohdasta Uusi tuote kohdalla 49

50 olevan pohjalta. Mahdollinen entisen tuotteen varastomäärä tai tilastot eivät siirry automaattisesti uudelle tuotteelle. Siihen on erillinen toiminto Tiedot Lisätoiminnot Tuotetilaston siirto. TUOTTEIDEN POISTAMINEN YKSITTÄIN TAI USEITA KERRALLA Tuotteen poistaminen tapahtuu tuotteiden hallintaruudulla valitsemalla tuote ja painamalla Poista. Ohjelma kysyy varmistusta. Tuotteita, joita on varastossa, ei voi luonnollisesti poistaa. Poistaminen voidaan tehdä myös useille tuotteille kerralla, valitsemalla ensin poistettavat tuotteet ja painamalla Poista. Tällöin varmistuksen yhteydessä näkyy poistettavien lukumäärä. Useiden tuotteiden valinta tapahtuu pitämällä Shift tai Ctrl näppäin pohjassa ja valitsemalla useita tuotteita. Poistaminen ei ole sallittua tuotteille, joita on varastossa. Poistamistoimintoa ei ole tuotteiden hakuruudulla, vaan nimenomaan hallintaruudulla. MUUTA VALITTUJA- TOIMINTO Useiden tuotteiden muuttaminen -toiminto käynnistetään alareunan painikkeesta Muuta valittuja. Toiminnolla voidaan muuttaa kerralla ruudulla valittuja tuotteita. Valinta tapahtuu valitsemalla tuotteet ensin Ctrl tai Shift näppäin pohjassa. Sen jälkeen painetaan Muuta valittua, ja ruudulta voidaan muuttaa yleisimpiä tuotteen tietoja. Valituille tuotteille voidaan asettaa esimerkiksi kerralla tietty hyllypaikka. Kuvasta ilmenee, mitä tietoja voidaan muuttaa. Niitä ovat perustietojen lisäksi esimerkiksi. takuuaika, epäkuranttius tai hintojen muuttumisen esto. Myös ostohinnat voidaan muuttaa esimerkiksi yhdeksi euroksi epäkuranteille tuotteille kerralla. Samoin voidaan muuttaa myös hintojen muuttumisen estot. Tiedot muuttuvat, kun painetaan Muuta. 50

51 Hälytys- ja tilausrajojen osalta on myös mahdollista muuttaa tilausmäärät myös tuotetyypeille, joihin valitut tuotteet kuuluvat. Tällöin ruksataan Muuta tilaustiedot tuotetyypille, jos tuotteen tilaustapana on tuotetyyppi. KAIKKIEN RAJATTUJEN TUOTTEIDEN VALITSEMINEN KERRALLA Tuotteiden hakuruuduilla voidaan valita kerralla kaikki rajatut tuotteet, painamalla hiiren oikeaa, ja valikosta toiminnolla Valitse kaikki rajatut. Näitä voidaan sen jälkeen käsitellä esimerkiksi toiminnolla Muuta valittuja. Ellei tuotteita ole rajattu, toiminto näkyy harmaana. Toiminnon voi keskeyttää Esc:llä. TUOTELISTAN TULOSTAMINEN RAJATUISTA TUOTTEISTA Tuotteiden hallinnan alareunan painikkeella tulostetaan lista tuotteiden hallintaruutuun rajatuista tuotteista. Raporttimalliksi tulee raportoinnin vakioraportti Tuotelista. Tämä on usein nopein tapa ottaa listauksia halutuista tuotteista. Raportin ulkoasua voidaan muokata raportointiohjelmasta, Tuotteet- raporttiryhmän Tuotelista- raportista. VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄKEMINEN RUUDUN ALAREUNASSA Tuotteiden hallintaruudulla voidaan käydä läpi kohdalla olevien tuotteiden vastaavia tuotteita. Toiminto käynnistetään valitsemalla ruudun yläreunasta Näytä tuotetyypin tuotteet alareunassa. Vastaavat tuotteet tulevat ruudun alareunaan. Toiminnon avulla on helppo käydä vastaavia tuotteita läpi, pitäen järjestyksenä esimerkiksi tietyn toimittajan tuoteryhmä. Ruksivalinta tallentuu konekohtaisesti. Lisäksi näkyviä vastaavien tuotteiden tietoja voidaan muuttaa. Painamalla hiiren oikeaa näppäintä alareunassa tuotteen kohdalla, tulee valikko, josta voidaan valita tuote tilauskieltoon tai hinnoittelutuotteeksi. Tuotetyypin tietoja voidaan muuttaa avaamalla pikanäppäimellä F10 tuotetyypin tiedot. Vastaavien tuotteiden tiedot voidaan avata kaksoisnapsauttamalla tuoteriviä. KÄYTTÖOIKEUSTASON MÄÄRITTÄMINEN TUOTTEEN JA ASIAKKAAN MUUTTAMISELLE 51

52 Tuotteen ja asiakkaan muuttamiselle voidaan määritellä vaadittava käyttöoikeustaso. Tämä tehdään kohdassa Yleistet asetukset Suojaukset, kohdissa Tuotteen / Asiakkaan muuttamisen käyttäjätaso. VIIMEKSI HINTOJEN MUUTTANEEN KÄYTTÄJÄN NÄKEMINEN Tuotteen tiedoista nähdään, kuka on viimeksi muuttanut hintoja manuaalisesti ruudulla. Muuttajan nimi ja käyttäjätunnus näkyvät, kun mennään hiirellä kentän Hintoja muutettu käsin kohdalle. Tieto on alkanut tallentua versiosta eteenpäin, joten välttämättä kaikkein vanhimpien muutosten osalta tietoa ei näy. Kyse on käyttäjätunnuksesta, jolla ohjelma on avattu. TUOTTEIDEN HINNANMUUTOSTEN SEURANTA Ohjelma seuraa päivämäärää, milloin tuotteen myyntihinta tai tarjoushinta on muuttunut hinnastopäivityksissä, tai koska se on muutettu tuotteen tietoihin käsin. Tämän avulla voidaan hinnastopäivitysten jälkeen listata tuotteet, joiden hinta on muuttunut, tai tulostaa niille uudet hintalaput. Toiminto on tarkempi kuin tuotteen tilastokenttä Hinnastopäivitetty, sillä kyseinen kenttä muuttuu kun yksikin tuotteen tiedoista muuttuu. Kenttä näkyy tuotteen tietoruudun Lisätiedot- välilehdellä. Muuttuneiden rajaaminen tapahtuu tuoteruudulta painamalla Lisärajaukset, ja tältä ruudulta oheisesta kohdasta. Hintalaput muuttuneille hinnoille tulostetaan siis hinnastopäivityksen jälkeen menemällä tuotteiden hallintaan, rajaamalla Lisärajauksista esimerkiksi kuluvana päivänä muuttuneet, valitsemalla tuotteiden kohdalla hiiren oikealla Valitse kaikki rajatut ja painamalla sitten painiketta Hintalappu. 52

53 TUOTERUUDUN KÄYTTÖ JA TOIMINNOT YLEISTÄ Uuden tuotteen perustaminen sekä tuotteen muuttaminen käynnistetään joko tuotteiden hallintaruudulta, tai suoraan esimerkiksi myyntiruudulta tuotteen muuttamis- tai lisäämispainikkeesta. Kuvassa on tuoteruutu. Se on jaettu välilehtiin, joita vakiotoimintona ovat Perustiedot, Myyntitilastot ja Lisätietoja. Maahantuontitoimintoihin kuuluu lisäksi kuvassa näkyvä Tilauskoodit välilehti. Lisäksi voi olla näkyvissä välilehti tuotekuvalle. Kullekin välilehdelle on pikanäppäimet: F3, F4, F6 ja F10. Tuotteen perustamiselle ja muuttamiselle voidaan määritellä käyttöoikeudet käyttöoikeuksien hallinnasta. Lisäksi voidaan määritellä, että jollakin käyttäjällä on oikeus nähdä tuoteruutu, muttei tehdä tuotetietoihin muutoksia. Erikseen voidaan myös tarvittaessa määritellä, millä käyttäjätasolla on oikeus muuttaa ruudulla varastosaldoa. Tuotteelle pakolliset tiedot ovat ensisijassa toimittaja, tuotekoodi ja nimi. Muut ovat lähtökohtaisesti vapaaehtoisia, mutta joitakin voidaan tarvittaessa määritellä pakollisiksi. Asetuksella voidaan määrätä esimerkiksi tuoteryhmät pakollisiksi tiedoiksi (seuranta- ja alennusryhmä). Ruudulla näkyviä tietoja ja esimerkiksi hintojen verollisuutta voidaan määritellä monin asetuksin. Seuraavassa käydään läpi tuoteruudun eri toimintoja. 53

54 TUOTTEEN TOIMITTAJANUMERON NÄKEMINEN TUOTERUUDULLA Tuotteen toimittajanumero näkyy ponnahdustekstinä, kun mennään hiirellä toimittajan nimen kohdalle. TUOTTEEN LISÄTIETOJEN NÄYTTÄMINEN TUOTETTA HAETTAESSA Tuotteen tietoruudulla on valinta, näytetäänkö lisätiedot tuotetta haettaessa. Jos Näytä lisätiedot haettaessa ruksataan, haettaessa tuote eri esimerkiksi myyntiin, lähetteelle tai tarjoukselle, lisätieto näytetään ruudulla ja ilmoitus pitää kuitata. TUOTTEEN HINTOJEN SYÖTTÄMINEN VEROTTOMANA HINTANA - F8 Tuoteruudulla osto-, myynti ja tarjoushinnan kohdalla voidaan painaa F8 näppäintä, jolloin syötettyyn hintaan lisätään alv päälle. Eli jos tuotteen veroton hinta on esimerkiksi 10 euroa, syötetään hinnaksi 10 ja painetaan F12. Ohjelma muuttaa verollisen hinnan ruudulle, ja veroton hinta näkyy sen jälkeen suluissa sen vieressä. Kaikki tuoteruudun hinnat voidaan puolestaan saada käytettäväksi verottomina summina asetuksella Yleiset asetukset Tuotteet Verottomat hinnat tuoteruudulla. Jos tämä valinta on päällä, F8 toiminto toimii kääntäen, eli hinta voidaan syöttää verollisena, ja F8:lla hinta muuttuu verottomaksi. OSTOHINNAN JA TARJOUSHINNAN LASKEMINEN TUOTERUUDULLA Tuotteen tietoruudun alareunassa ovat valinnaisesti painikkeet, joilla voidaan laskea esimerkiksi manuaalisesti perustettavalle tuotteelle ostohinta ja tarjoushinta tuoteryhmän tietojen mukaan. Hintojen laskentapainike huomioi samat laskentakaavat kuin esimerkiksi hinnastopäivitys. Painikkeiden näkyvyys valitaan asetusten kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Hintojen laskentapainikkeet. 54

55 OSTOHINNAN LASKEMINEN MANUAALISESTI ALENNUSPROSENTIN AVULLA - F9 Tuoteruudun Ostohinta- kentässä voidaan käyttää manuaalista ostohinnan laskentatoimintoa. Painamalla F9, voidaan syöttää ostoalennusprosentti. Jos syötetään esim. 20 %, ohjelma laskee siis ostohinnaksi myyntihinnasta -20 %. Tämä on käyttökelpoista kertatuotteille, joille ei ole tuoteryhmiä perustettu, tai tuoteryhmän perusteela ei tiedetä saatavaa alennusta. MYYNTIHINNAN LASKEMINEN KATEPROSENTIN AVULLA Kun ostohinta on syötetty tuoteruudulle, voidaan kateprosentti- sarakkeessa muuttaa kateprosenttia, jolloin ohjelma muuttaa myyntihinnan kateprosentin mukaiseksi. Jos päällä on asetus Yleiset asetukset Tuotteet Kate tarjoushinnasta, lasketaan tällä katteella myyntihinnan sijasta tuotteen tarjoushinta. Jos kyseessä on kaatoryhmätuote, tällöin sekä ostohinta että myyntihinta tulee olla nolla, MUTTA syöttämällä kateprosenttiin haluttu kate, ohjelma laskee kaatoryhmätuotteen myynnin yhteydessä tuotteen ostohinnaksi tällä katteella lasketun ostohinnan. Jos siis asetetaan esimerkiksi kaatoryhmän Peltiosat katteeksi 50 %, ja myydään tuote 100 eurolla, ohjelma laskee katelaskentaa varten tuotteen ostohinnaksi 50 e. Jos tuotteesta annetaan alennusta esimerkiksi 20 %, ohjelma vähentää tämän katteesta, eli annettava alennus ei vaikuta laskettavaan ostohintaan. TUOTEKOHTAISET ESTOT TIETOJEN MUUTTUMISELLE HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ Tuotekohtaisesti voidaan estää tuotteen eri hintojen, samoin kuin nimikkeen ja ryhmän muuttuminen hinnastopäivityksessä. Samat estot ovat voimassa, jos hintoja lasketaan uudelleen manuaalisesti (Tuotteiden hallinnan kohdassa Lisätoiminnot). Nämä valintaruksit ovat tuoteruudulla. Huomiona, että tuoteryhmillä on myös samanlaisia valintarukseja, eli estoja on mahdollista asettaa myös tuoteryhmätasolla. 55

56 TUOTTEEN TILAUSKOODIN KÄYTTÄMINEN Tuoteruudun Lisätiedot- välilehdellä on kenttä Tilauskoodi. Tämä on normaalista tuotekoodista poikkeava tilauskoodi, joka välitetään mm. sähköisille ostotilauksille. Tätä käytetään, jos toimittajalta tilataan tilauskoodia, joka sisältää esimerkiksi välilyöntejä, jotka on jätetty pois tuotekoodista hinnastopäivityksessä. Näitä poikkeavia välilyöntejä sisältäviä tilauskoodeja on mm. Kaha Oy:llä. Ohjelma tallentaa hinnastopäivityksessä hinnastossa olevan tuotekoodin tähän kenttään, jos se sisältää välilyöntejä, jotka poistetaan hinnastopäivityksessä. Se, että välilyönnit poistetaan, valitaan tulkintaohjeessa. Tätä koodia käytetään joidenkin toimittajien sähköisissä saatavuuskyselyissä, jotta kysely kohdistuu oikeaan tuotteeseen. ALENNUS- JA SEURANTARYHMÄN MÄÄRITTÄMINEN TUOTTEELLE PAKOLLISEKSI Tuoteryhmän asettaminen tuotteen perustamisessa voidaan määrätä pakolliseksi. Näin perustettaessa tuotteita käsin, muistetaan antaa ryhmät, jotta ei synny esimerkiksi ryhmätöntä myyntiä raporteille, tai tilanteita, ettei hinnoittelu mene oikein. Pakollisuus asetetaan kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotteen perustamisessa ryhmä pakollinen. TUOTTEEN LISÄTIEDOT- VÄLILEHDEN TIEDOT Tuoteruudun Lisätiedot- välilehdellä (pikanäppäin F6) olevat tiedot riippuvat käytössä olevista ohjelman moduuleista. Seuraavassa kuvassa on näkyvissä paljon lisämoduulien tietoja ja eri asetusten mukana näkyviin tulevia lisäkenttiä. 56

57 Vasemmassa reunassa olevat tuotteen päivämäärätiedot ovat yleensä vakiona näkyvissä. Näistä nähdään mm. koska tuote on perustettu, hinnastopäivitetty, koska sitä on viimeksi muutettu käsin (kaikki tiedot ja erikseen hinnat), sekä koska tuotetta on viimeksi myyty ja tullut varastoon. Kuvassa ruudulla näkyviä tietoja ovat mm. seuraavat: Takuuaika kuukausissa on vakiotoiminto ja saadaan tulostumaan tulosteille Lisäselite on vakiotoiminto lisätietojen merkitsemiseen, lisätiedot- kentän ohella Automaattinen kommenttirivi saadaan tulostumaan aina kun tuote haetaan myyntiin Hinnoissa 3 desimaalia on vakiotoiminto esimerkiksi polttoaineiden myyntiin Vaihtotuote on vaihtokonetoimintojen tieto ja lisämaksu liittyy kierrätysmaksuihin Vertailukoko ja yksikkö ovat tarratulostustietoja, joilla saadaan näkyviin vertailuhinta Autoverotoimintoja ovat mm. luokka, autoveroton hinta, iskutilavuus ja arvioitu vero Monimyymälätoimintojen tietoja on mm. synkronoitu pvm Maahantuontitoimintoihin liittyvät mm. tullinimike, paino, ostovaluutta ja valmistusmaa Hintojen valuutta, vertailuhinta valuutassa, vastuuhlö ja varastonro ovat erikoisvalintoja 57

58 TUOTTEIDEN HALLINNAN LISÄTOIMINNOT YLEISTÄ Tuotteiden hallinnan lisätoimintoja ovat mm. ostohintojen laskeminen, varastomäärien nollaamiset, asiakashinnaston teko, tilastojen uudelleen laskemiset sekä erilaiset huoltotoiminnot. LISÄTOIMINTOJEN KÄYNNISTÄMINEN Tuotteiden hallinta -ikkunassa valittu rajaus määrää myös ne tuotteet, joihin lisätoiminnot kohdistuvat. Esimerkiksi edellä kohdassa Tuotteiden hallinnan ikkuna esitetyssä kuvassa näkyvä rajaus kohdistaa lisätoiminnot vain niihin tuotteisiin, joiden Tuotekoodi alkaa numeroilla 000. Tarkemmalla rajauksella voidaan lisätoiminnot kohdistaa esimerkiksi tietyn toimittajan ja tuoteryhmän mukaan. Kun rajaus on tehty, napsautetaan painiketta Lisätoiminnot, jolloin aukeaa ikkuna Tuotteiden hallinnan lisätoiminnot, josta valitaan haluttu toiminto. HINTOJEN LASKEMINEN KERTOIMILLA Ohjelmassa voidaan määritellä hinnoittelukertoimet tuoteryhmittäin. Kuitenkin on joskus tilanteita, että tietyt tuotteet pitäisi hinnoitella uudelleen. Esim. mikäli halutaan muuttaa tietyn toimittajan myyntihintoja tietyllä muutosprosentilla, tai hinnat ovat tulleet hinnastosta arvonlisäverottomina, jolloin halutaan nopeasti kertoa hinnat nopeasti verollisiksi. 58

59 Ruudun Yleiset- välilehdellä on tähän mahdollisuus, kohdasa Hintojen muuttaminen kertoimella. Tämä laskenta koskee aina tuotteiden hallintaruudulla rajattuina olevia tuotteita. Ensin siis rajataan ne tuotteet, joiden hintoja halutaan muuttaa. Toiminnon käytössä on oltava tarkkana, koska luonnollisesti laskentaa ei voi jälkikäteen enää perua. Ruudulla on kerroin myyntihinnalle sekä ostohinnalle. Näitä voidaan laskea itsenäisesti, eli kertoimella vanhaan hintaan nähden. Tarjoushinta voidaan puolestaan laskea ostohinnasta, samoin myyntitukkuhinta (tästä erillinen ohje seuraavana). Tarjoushintojen laskenta on oletuksena pois päältä. Jos ne lasketaan, ruksataan Laske tarjoushinnat ja syötetään Tarjoushinnan kerroin ostohinnasta. Tarjoushinta lasketaan siis aina ostohinnasta käsin, eikä suhteessa entiseen tarjoushintaan. Jos halutaan nollata kaikki rajattujen tuotteiden tarjoushinnat, voidaan laittaa kertoimeksi nolla. Jos halutaan laskea myyntihinnat ostohinnan perusteella, ruksataan Kopioi ostohinnat ensin myyntihinnoiksi. Tällöin ohjelma ottaa myyntihinnan pohjaksi ensin ostohinnan, ja kertoo sen annetulla kertoimella. Kyseessä on siis manuaalisesti sama toiminto kuin tuoteryhmillä oleva hinnoittelukerroin. Esimerkiksi jos saadaan kertaluonteisesti vain nettohinnasto, voidaan myyntihinnat laskea tätä kautta tietyille tuotteille, esimerkiksi ellei toimittajalla ole ryhmittelyjä. Kaikissa tapauksissa hintojen muuttaminen käynnistyy painamalla Muuta hinnat. MYYNTITUKKUHINNAN LASKEMINEN RAJATUILLE TUOTTEILLE OSTOHINNASTA KÄSIN Myyntitukkuhinnan käyttö on erikoistoiminto tukkumyyntiin. Tukkuasiakkaille voidaan määrätä sen avulla poikkeava kiinteä hinta. Tämä voidaan laskea tietyllä kertoimella ostohinnasta. Tämä tapahtuu edellä kerrotusta kohdasta Hintojen muuttaminen kertoimella. Jos myyntitukkuhinnan käsittely on päällä, on ruudulla Myyntitukkuhinnan kerroin ostohinnasta. Ensin ruksataan Laske myyntitukkuhinnat. Laskenta tehdään rajatuille tuotteille, eli hinnat voidaan laskea esimerkiksi tuoteryhmä kerrallaan. OSTO- JA MYYNTIHINTOJEN UUDELLEENLASKENTA Jos esimerkiksi tuoteryhmien ostoalennukset muuttuvat, pitää ostohinnat laskea uudelleen. Jos käytetään myyntihintojen laskentaa hinnoittelukertoimilla, ja halutaan muuttaa kerrointa, on sama tilanne. Laskenta tapahtuu ruudun kohdasta Laske ostohinnat (ja myyntihinnat). Myyntihintojen laskeminen on valinnaista, ja tarvitaan vain jos käytetään hinnoittelukertoimia. Valinta voi olla 59

60 kohdassa Päivätilausalennuksesta, ellei käytössä ole viikkotilaushintoja. Laskenta aloitetaan Aloita laskenta -painikkeesta. Ostohintojen laskeminen edellyttää, että Tuoteryhmien hallinnassa on ensin määritetty ostoalennukset. Toimenpide tehdään aina ruudulla rajatuille tuotteille. Voidaan siis ensin tuotteiden hallintaruudulla rajata tietyn toimittajan, tai tuoteryhmän tuotteet. Laskenta voi kestää pitkäänkin, johon on syytä varautua. Koskaan ei ole kannattavaa tehdä laskentaa tällä toimittajalla useammalle kuin yhdelle toimittajalle kerrallaan. Tällöin käytetään seuraavassa kerrottua toimintaa Hintojen erikoislaskenta. HINTOJEN ERIKOISLASKENTA Hintojen erikoislaskenta käynnistyy Yleinen- välilehden kuvassa näkyvästä painikkeesta. Kun muutettavia tuotteita on paljon (esim. yli ), tulee käyttää tätä toimintoa. Toiminto tekee laskennan niin, ettei ole muistirajoituksia, ja toiminnossa voidaan käyttää myös erilaisia lisävalintoja. Toiminto ei ole sidoksissa tuotteiden hallinnassa rajattuihin tuotteisiin. Toiminnolla on mahdollista laskea jopa kaikilta toimittajilta kerrallaan, joka tosin kestää huomattavan pitkään. Ruudulla voidaan rajata tuotteet toimittajalla, seutrantaryhmällä ja alennusryhmällä. Sen jälkeen valitaan, mitkä hinnat lasketaan, ja voidaan tehdä lisävalintoja. Laskenta käynnistetään painikkeella Laske hinnat. Toimittajan valinnassa on myös vaihtoehto Kaikki toimittajat. Se on hyvin hidas toiminto, ja siinä voi myös koneen muisti loppua, joten sitä käytetään vain erikoistilanteissa. HINNASTOTIEDOSTON TEKEMINEN Toiminnosta on kerrottu ohjekirjan osiossa Hinnastojen ja vertailujen ajo. Toiminnolla voidaan tehdä sähköinen hinnasto omille asiakkaille, päivitettäväksi asiakkaan omaan ohjelmaan. 60

61 EDULLISIMMAN VOIMASSAOLEVAN OSTOTARJOUSHINNAN SIIRTO OSTOHINNAKSI Ellei toimittajalta saada hinnastoista ostohintoja, vaan päivämäärään sidotut ostotarjoushinnat, voidaan siirtää edullisin voimassaoleva ostotarjous ostohinnaksi. Tällöin rajataan ensin tuotteet, joille käsittely tehdään ja painetaan kuvan painiketta. Ohjelma ilmoittaa, montako tuotetta päivitettiin. HINTOJEN PYÖRISTYSTOIMINNOT Ruudun eri pyöristystoiminnoilla voidaan pyöristää rajattujen tuotteiden hinnat monipuolisesti. Pyöristyksiä voit ehdä sekä myynti- että tarjoushinnoille. Ylimpänä on erikoistoiminto pyöristykselle kahteen desimaaliin, sen jälkeen pyöristykset tasa-euroon ja alimpana toiminnot, joissa voi valita pyöristystarkkuuden useasta eri vaihtoehdosta, sekä myös pyöristyksen ylöspäin. TILASTOT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT Tuotteiden myyntitilastot voidaan laskea uudelleen Tilastot- välilehden toiminnoilla. Tätä tarvitaan, kun on esimerkiksi unohdettu tehdä vuositoimet tai kuukausitoimet, tai tehty esimerkiksi vuositoimet vahingossa kahteen kertaan. Toiminto kestää usein pitkään ja kannattaa tehdä illalla. Jos tilastot pitää korjata, kannattaa usein korjata kaikki kerralla. Tällöin ruksataan kaikki kohdat. Vuositilastot lasketaan aina kolmelta viimeiseltä vuodelta. Kuukausikohtaisten myyntien aikaväliksi kannattaa antaa viimeinen vuosi. Jos on unohdettu tehdä vain viimeisimmät kuukausitoimet, voidaan valita lyhyempikin aikaväli. 61

62 HUOLTO- VÄLILEHDEN TOIMINNOT Huolto- välilehdellä on erikoistoimintoja, joista yleisimmin käytetyt on tässä selostettu. Muista erikoistoiminnoista voi tarvittaessa kysyä lisätietoja ohjelmatuesta. VARASTOMÄÄRIEN NOLLAAMINEN Ennen kaikkien varastomäärien nollausta on oltava joko varmuuskopio edeltävästä tilanteesta, tai täydellinen varmuus siitä, että entiset varastosaldot ovat merkityksettömiä, ettei tietoa häviä! Huolto- välilehdeltä löytyvät huoltotoiminnot nollaavat varastosaldot joko Tuotteiden hallinta - ikkunassa rajatuilta tuotteilta tai kaikilta tuotteilta. Toiminto kysyy ensin varmistusta ja jos nollataan rajatuilta, ohjelma kertoo ensin, monenko tuotteen saldot ollaan nollaamassa, vahinkojen välttämiseksi. MUUTA AKTIIVISIKSI LISÄTIEDOLLISET TUOTTEET Tätä käytetään, jos on tullut tilanne, jossa tuotteilla on tilastoja, mutta ne ovat passiivisina. Tilanne on voinut tulla esimerkiksi siirrettäessä tuotteita entisestä ohjelmasta. SIIRRÄ PASSIIVISIKSI LUOKITELLUT TUOTTEET AKTIIVISISTA PASSIIVISIKSI Tällä toiminnolla aktiivisia tuotteita voidaan muuttaa passiivisiksi. Ensin rajataan halutut tuotteet. Jos tuotteella on varastosaldoa tai sitä on tilattuna, sitä ei voida muuttaa. Tulee huomioida, että vain aktiivisilla tuotteilla on tilastot ja varastosaldot. Passiiviseksi kannattaa muuttaa vain ne, jotka ovat olleet läpimenotuotteita, eli joiden tilastoja ei seurata. Kortistossa voi olla tuotteita, jotka on siirretty entisestä ohjelmasta, ja jotka halutaan siirtää pois aktiivisista. LISÄÄ TUOTTEILLE PUUTTUVAT LISÄTIEDOT Voidaan tehdä, jos tietoja on esimerkiksi tuotu edellisestä ohjelmasta, ja on aktiivisia tuotteita, joille ei ole tilastotiedostoja. Tämä toiminto luo tuotteille puuttuvat tilastotiedot, eli varastosaldot ym. 62

63 TUOTEPAKETTIEN KÄYTTÖ TUOTEPAKETIT YLEISESTI Tuotepakettien avulla voidaan myydä useita tuotteita kerralla, hakemalla ne yhdellä tuotekoodilla. Paketin tuotteille voidaan määrätä myös määrät, paljonko kutakin tuotetta haetaan. Jos halutaan, voidaan määrätä myös hinnat, joilla kukin tuoterivi myydään paketin yhteydessä. Voidaan esimerkiksi laittaa, että tietty paketin tuote myydään 20 % alennuksella ja toinen tuote -10 %. Nämä hinnat tulevat vain, kun haetaan tuotepakettina. Toinen vaihtoehto on, että tuotepaketin hinnat haetaan aina tuotekortistosta voimassaolevilla hinnoilla. Tämä on tarpeen, mikäli halutaan että paketin hinnat elävät hinnastopäivitysten mukana. Tuoteruudulla on ruksi Tuotepaketti. Kun se ruksataan, muuttuu tuoteruutu kuvan näköiseksi, eli ruudun alareunaan tulevat näkyviin pakettiin kuuluvat tuotteet. Näitä voidaan lisätä alareunan Etsipainikkeen kautta ja muokata tietoja rivillä. Haku myyntiin tapahtuu siis hakemalla paketin tuotekoodilla normaaliin tapaan. Tuotteet tulevat tällöin ruudulle. Paketin nimeä ei tule ruudulle, vaan siihen kuuluvat tuotteet. 63

64 HINNOITTELUTAVAN VALITSEMINEN Tuotepakettien hinnoittelutapa valitaan kohdassa Asetukset Yleiset asetukset Tuotteet Tuotepaketin hinnoittelutapa. Tämä määrää, miten hinnoittelu suoritetaan, kun paketti haetaan myyntiruudulle. Vaihtoehdot ovat Tuotepaketin tiedoista ja Normaalisti tuotteelta. Valinta määrää, käytetäänkö pakettia myytäessä pakettiin määrättyjä hintoja ja alennuksia, vai haetaanko hinnat ja alennukset normaalisti, kuten tuotteet haettaisiin itsenäisesti. Oletuksena on, että hinnat haetaan tuotepaketin tiedoista. Jos tuotepaketille on kuitenkin määrätty alennusprosentteja, ja tämä prosentti on suurempi, kuin mitä asiakkaalle normaalisti tulisi, ohjelma käyttää tuotepaketin alennusprosenttia. Eli myös tuotekortiston hinnoilla myytäessä voidaan paketille määritellä poikkeavat alennukset. TUOTEPAKETIN TEKO RUUDULLE HAETUISTA TUOTTEISTA Monesti tuotepaketti on nopeinta tehdä siten, että haetaan myyntiruudulle tietyt tuotteet, ja muodostetaan niistä siinä paketti. Tällöin kun tuotteet on haettu myyntiruudulle, painetaan uuden tuotteen perustamispainiketta Uusi - F3. Tällä uuden tuotteen perustamisruudulla ruksataan Tuotepaketti. Sen jälkeen painetaan ruudun alareunassa Hae tapahtuman tuoterivit, joka hakee tuotteet paketille. Sen jälkeen voidaan vain syöttää paketille haluttu tuotekoodi, antaa nimi ja viimeistellä tiedot. TUOTEPAKETIN KÄSITTELY PAKETTIHINTANA JA YHTENÄ TUOTERIVINÄ YLEISTÄ Tuotepaketteja voidaan käsitellä myös niin, että paketti näkyy yhtenä rivinä, eli yhtenä nimikkeenä ja yhtenä hintana. Ja kappalemäärä on tällöin pakettien kappalemäärä. Tuotekohtaisen varasto- ja myynninseurannan vuoksi (kuten tuotekohtainen historia ja myyntiraportit) on kuitenkin tarve, että tietokantaan tuotteet menevät rivikohtaisesti kukin tuote erikseen. Tällä tavalla pysytään selvillä siitä, mikä tuote on myyty milloinkin, joko yksittäin tai osana pakettia. TUOTEPAKETIN PERUSTAMINEN Tuotteen tiedoissa voidaan valita tuotepaketin tapauksessa paketin tulostustapa. Valinta tulee näkyviin ruudulle, kun päällä on ruksi Tuotepaketti. Vaihtoehtoina ovat Tuotepaketti auki purettuna ja Tuotepaketti yhdelle riville. Oletus on auki purettuna. Käyttötapa voidaan valita joka tuotepaketille erikseen. Tuotepaketti auki purettuna toimii siten, että sen sisältämät tuotteet haetaan myyntiruudulle omiksi riveikseen, ja niitä käsitellään, kuten tuotteet olisi haettu normaaliin tapaan yksi 64

65 kerrallaan. Asetuksissa on edellä kerrottu valinta sille, haetaanko ne sen hetkisillä tuotekortiston hinnoilla, vai pakettiin määrätyillä hinnoilla (Tuotteet Tuotepaketin hinnoittelutapa). Jos valitaan Yhdelle riville, paketti tulostuu asiakastulosteisiin pelkällä paketin nimellä ja pakettihintana. Ruudulla näytetään kuitenkin paketin tuoterivit erikseen, jolloin tuotteet poistuvat varastosta ja tallentuvat myyntitilastoihin sekä näkyvät raporteissa normaaliin tapaan tuotteittain. KÄYTTÖESIMERKKI Jos tuotepakettia käsitellään yhtenä tuoterivinä, ruudun tuoteriveillä näkyvät hinnat eivät siis tulostu asiakkaalle, vain niiden summa. Jos tuoteruudussa, kun tuotepakettia tehdään, muutetaan paketin hintaa kohdassa Myyntihinta, ohjelma laskee tuoteriveille sellaiset alennusprosentit, että tuoterivien yhteenlasketuksi summaksi tulee paketin hinta. Esimerkissä on kaksi tuotetta, joista tehdään paketti. Niiden yhteishinta on normaalisti 35 e. Niistä tehdään tuotepaketti, jonka hinnaksi asetetaan 30 e. Tällöin kun myyntihinta muutetaan 30 euroksi, ohjelma laskee molempien tuotteiden alennukseksi 14,29 %. Yksikköhinnoiksi tulee 4,29 ja 25,71. Myyntiruudulla, raporteissa ja esim. hintahistoriassa näkyvät myöhemmin sitten nämä alennetut hinnat. TUOTEPAKETIN KÄYTTÖ MYYNTIRUUDULLA Yhtenä rivinä haettavan paketin rivit näkyvät siten, että tuotekoodi on vihreällä taustavärillä. Muuten rivi on normaalilla värillä, jotta siitä näkyisi myös muut värikoodit. Jos kiinteään pakettiin kuuluvaa tuoteriviä yritetään poistaa, tulee kysymys, poistetaanko paketti kokonaisuudessaan. Yhtä riviä kiinteästä paketista ei voi luonnollisesti poistaa. Tuotepakettiin kuuluvien tuoterivien hintoja ja alennuksia ei voi ruudulla suoraan muokata, koska paketin sekoitussuhteet muuttuisivat tällöin. Eli jos muutoksia tehdään, pitää niiden tapahtua aina 65

66 siten, että kaikilta riveiltä annetaan saman verran alennusta, ja tuotteita myydään aina samassa suhteessa. Jos pakettia myydään useampi kappale, tai alennusta halutaan muuttaa, painetaan jonkin paketin tuoterivin kohdalla hiiren oikeaa, ja valitaan valikosta Muuta tuotepakettia tällä tapahtumalla (Tai Ctrl+Alt+P). Tällöin avautuu ruutu, jolla muutetaan tietoja. Tämän ruudun yläosassa voidaan muuttaa määrää, alennusta ja yhteissummaa. Ruudun alareunassa näkyy, miten hinnat kohdistetaan tuoteriveille. Painettaessa OK, tiedot päivittyvät myyntitapahtumalle. TULOSTUMINEN Kun tapahtuma (lähete, lasku, kuitti ym.) tulostetaan, pakettiin kuuluvat rivit voidaan valita tulostuvaksi yhtenä rivinä ja pakettihintana. Seuraavassa tulostusesimerkissä kuitilla on myyty tuotepaketti, johon on kuulunut 3 tuoteriviä. Tuotepaketti voidaan hakea kaikissa seuraavissa ruuduissa, ja siirtää kaikkien näiden eri tapahtumien välillä: Lähete, lasku ja kuitti, työmääräys, pikalaskelma, pikatilaus. TUOTETYYPPIEN KÄYTTÖ (PERUSTAMINEN, KÄYTTÖ) Tuotetyyppien käyttö on käsitelty ohjekansion omassa osiossaan, Tuotetyypit ja pääryhmät. (Tämä maininta on lisätty löytämisen helpottamiseksi). 66

67 MYYNTI- JA TARJOUSHINTOJEN PYÖRISTÄMINEN PYÖRISTYSSÄÄNTÖJEN AVULLA YLEISTÄ KÄYTTÖÖNOTTO Myynti- ja tarjoushintojen pyöristäminen voidaan asettaa tapahtuvaksi hintaluokittain porrastetusti. Pyöristäminen koskee sekä hinnastoista sellaisenaan tulevia ovh- hintoja, että ohjelman hinnoittelukertoimen perusteella laskemia hintoja, eli ns. omahinnoittelun hintoja. Voidaan siis esimerkiksi saada pyöristys tapahtumaan automaattisesti hinnastopäivityksissä niin, että alle 5 euron hintoja ei pyöristetä, mutta yli 100 euron hinnat pyöristetään tasa-euroiksi. Tämä vähentää esimerkiksi hintojen ja summien pyöristämistarvetta kassalla. Pyöristyssäännöt syötetään päävalikon kohdassa Tietojen ylläpito Lisätoiminnot Pyöristyssäännöt. Säännöissä voidaan myös määrätä, pyöristetäänkö esim. summa 50,12 matemaattisesti lähimpään tasalukuun (50), alaspäin (50) vai ylöspäin (51). Kun säännöt on tehty, ne otetaan käyttöön asetuksilla Yleiset asetukset Tuotteet Pyöristämistapa myyntihinnalle hintojen laskennassa ja vastaavasti Pyöristämistapa tarjoushinnalle hintojen laskennassa. Pyöristyssäännöt astuvat sen jälkeen voimaan seuraavassa hinnastopäivityksessä tai hintojen uudelleenlaskennassa. 67

68 MYYNTIALENNUKSET MYYNTIALENNUKSET YLEISESTI Myyntialennusten hallinta käynnistetään Tiedot välilehden kohdasta Myyntialennukset. Toiminnolla voidaan määritellä mm. asiakkaille annettavat alennukset ja nettohinnat. Myyntialennuksia on mahdollista lisätä sekä manuaalisesti, että hinnastoista, jos saadaan esimerkiksi toimittajalta tietyn ajan voimassa oleva kampanjahinnasto, oikeanlaisessa muodossa. Vaikka toiminnon terminä on alennus, hallitaan saman toiminnon kautta myös kiinteitä nettohintoja ja kampanjahintoja, eli kaikkia tilanteita joissa myydään alennetulla hinnalla. MYYNTIALENNUSTEN HALLINTA- TOIMINTO Myyntialennusten hallinnassa voidaan seurata ja muuttaa alennuksia, lisätä uusia ja poistaa vanhoja. Alennuksia voidaan rajata yläosassa valittavilla rajauksilla ja painamalla Rajaa. Voidaan siis esimerkiksi näyttää vain tietyn asiakkaan alennukset. Poista rajaus -painike tuo kaikki näkyviin. Painikkeesta Lisää lisätään uusi myyntialennus ja painikkeella Muuta muutetaan kohdalla olevaa. Muuta valittuja- toiminnolla voidaan kerralla muuttaa useiden myyntialennusten tietoja, kuten pidentää niiden voimassaoloa. Poista -painikkeella voidaan poistaa kohdalla oleva alennus, tai useita kerralla. Useita kerralla poistaminen voidaan tehdä valitsemalla ensin Shift tai Ctrl pohjassa useita, ja painamalla Poista. Lisäksi 68

69 vaihtoehtona on poistaa kaikki rajatut kerralla (kun rajaus on ensin asetettu). Samoin voidaan poistaa vanhentuneet, joiden päättymispäivä on jo ohitettu. Ruudun alareunassa on lisäksi toimintoina mm. Muuta valittuja ja Tulosta alennustaulukko. Näistä on kerrottu tarkemmin erikseen. Ensin käsitellään alennusten lisääminen. MYYNTIALENNUKSEN LISÄÄMINEN Alennuksen saajaksi voidaan valita asiakas, asiakasryhmä tai kaikki asiakkaat. Alennus voidaan antaa: Alennusprosenttina Kiinteänä myyntihintana (ns. nettohinta) Kiinteänä alennuksena (erikoistapaukset, esimerkiksi polttoaineesta alennus 5 c/litra) Tapa valitaan ruudun oikeassa alalaidassa. Alennuksen määrä syötetään kohdassa Alennustapa. Jos halutaan asiakkaan nettohinnaksi esim. 10 e, valitaan Kiinteä myyntihinta ja syötetään hinta. Jos halutaan alennukseksi esim. 10 %, valitaan Alennus-% ja syötetään 10. Alennus voidaan myös asettaa määräaikaiseksi määrämällä sille aikaväli kohdassa Voimassaoloaika. Lopuksi hyväksytään OK painikkeella. 69

70 VALINTA, KENELLE ALENNUS TAI NETTOHINTA KOHDISTETAAN Jos alennus annetaan tietylle asiakkaalle, asiakkaan valinta tapahtuu kirjoittamalla asiakasnumero suoraan kenttään Asiakasnro (+Enter) tai käyttämällä hakutoiminnolla painikkeesta Asiakasnro (pikanäppäin F6). Jos alennus annetaan asiakasryhmälle, syötetään ryhmän koodi/numero ja painetaan Enter, tai käytetään hakutoimintoa, jolle on pikanäppäin F7. Kun halutaan alennus kaikille asiakkaille, ruksataan Alennus kaikille. Tätä käytetään esimerkiksi kun syötetään yleistä kampanjatarjousta, tai perusalennusta joka tulee automaattisesti (esim. alennus suositushinnasta). Aina kun asiakas/ryhmä on valittu, muut vaihtoehdot muuttuvat passiivisiksi. Jos valinnassa tuli virhe, voidaan painaa Tyhjennä. VALINTA, MISTÄ ALENNUS ANNETAAN Kun ruudun vasemmassa reunassa on ensin valittu, kenelle alennus annetaan, oikeassa reunassa valitaan, mistä alennus annetaan (ja alalaidassa, kuinka paljon). Ylin kohta toimittajanumero ei tarkoita, että alennuksia voitaisiin antaa toimittajakohtaisesti, vaan sillä voidaan ensin valita, minkä toimittajan tuotteesta tai tuoteryhmästä alennus annetaan. Yleensä sitä ei tarvita, vaan kun käytetään tuotehakua tai tuoteryhmähakua, toimittaja tulee automaattisesti. Jos alennus annetaan tuotteesta, tuotekoodi voidaan syöttää suoraan ja painaa Enetr, tai käyttää tuotteiden hakutoimintoa, jolle on pikanäppäin F2. Kun alennus annetaan tuoteryhmästä, voidaan se syöttää tai hakea samalla tavoin (F3). Alennus voidaan määritellä myös pääryhmittäin. Tälle on pikanäppäin F4. 70

71 KAMPANJAKOODIN ANTAMINEN Alennukselle voidaan syöttää myös kampanjakoodi. Sillä voidaan esim. myöhemmin rajata kampanjaan kuuluvia alennuksia ja esimerkiksi poistaa ne kaikki kerralla tai muuttaa niiden hintoja tai kestoa. USEAN ALENNUKSEN LISÄÄMINEN KERRALLA JA TIETOJEN JÄTTÄMINEN POHJALLE Jos syötetään vain yksi alennus kerrallaan, painetaan tietojen syötön jälkeen OK-painiketta. Jos halutaan lisätä useampia, painetaan sen sijaan OK, Uusi. Tällöin ruutu jää auki uuden alennuksen syöttämiseksi. Jos osa seuraavan alennuksen tiedoista on samoja kuin edellisen, kannattaa rastittaa valintaruutu Jätä vanhat tiedot pohjalle. Tällöin uuden alennuksen syöttö alkaa tilanteesta, jossa pohjalla ovat edellisen alennuksen tiedot. Jos siis syötetään siis esimerkiksi samalle asiakkaalle alennustaulukkoa, kannattaa laittaa tämä ruksi pohjaan ja kerrallaan vaihtaa vain tuoteryhmää tai tuotetta. Samoin tämä on kätevää jos perustetaan samalle voimassaoloajalle paljon kampanjahintoja. MUUTA VALITTUJA- TOIMINTO Ruudun Muuta valittuja- toiminnolla voidaan muuttaa myyntialennusten alkamis- ja loppumisaikaa kerralla, kun tarvitaan esimerkiksi pidentää kampanjaa. Samoin voidaan asettaa tai muuttaa kaikille valituille uusi kampanjakoodi. Tätä voidaan käyttää rajauksissa ja tietyissä raporteissa. Ensin halutut tuotteet valitaan Shift tai Ctrl näppäin pohjassa (vierittämällä useita, tai valiten yksitellen). ASIAKKAAN ALENNUSTAULUKON TULOSTAMINEN Myyntialennusten hallintaruudun painikkeesta Tulosta alennustaulukko voidaan tulostaa alennuslistaus, josta ilmenevät kaikki tietyn asiakkaan prosenttialennukset. Tästä muodostuu samalla tiedosto, joka on helppo lähettää sähköpostilla ja ajaa toiseen FuturSoftin ohjelmaan alennustaulukoksi. Sen takia prosentit ovat raportissa sekä selväkielisessä muodossa "50.00 %", että muodossa 05000, joka voidaan lukea koneellisesti. Raporttiin tulevat sekä pääryhmittäiset, tuoteryhmittäiset että tuotekohtaiset prosenttialennukset. 71

72 ALENNUSTEN HALLINTA TUOTERYHMIEN JA PÄÄRYHMIEN HALLINNASSA Myös tuoteryhmien ja pääryhmien hallintaruuduilla voidaan selata asiakasryhmittäisiä alennuksia ja muuttaa sekä lisätä näitä. Alennusta voidaan muuttaa kaksoisnapsauttamalla alennusprosenttia. Painikkeesta Lisää asiakasalennus voidaan lisätä uusi alennus. MYYNTIALENNUKSEN MÄÄRITTÄMINEN OSTOALENNUSTA LISÄYKSEN YHTEYDESSÄ Ostoalennusta käsin lisättäessä, on ruudulla myös välilehti myyntialennus, jolla voidaan samalla perustaa tuotteelle myös myyntialennus. Tätä vaihtoehtoa kannattaa käyttää jos toimittajalta tulee ostoalennuksia, ja halutaan samalla perustaa niille myyntikampanjahinta. MYYNTIALENNUSTEN SYÖTTÄMINEN JA SELAAMINEN VEROTTOMIN HINNOIN Hallintaruudulla voidaan näyttää alennetut hinnat vaihtoehtoisesti verottomina. Tuoterivien yläpuolella näkyy valinta Hinnat sis. alv / alv 0 %. Verollisuus muutetaan painamalla tekstin tai alennusrivien kohdalla hiiren oikeaa, ponnahdusvalikosta Esitä hinnat verottomina. TOIMITTAJIEN KAMPANJAHINNASTOJEN (ALENNUSHINNASTOJEN) KÄSITTELY Toimittajat voivat jakaa tarjous- ja kampanjahinnastonsa jälleenmyyjilleen tiedostomuodossa, joita käsitellään lähes kuten normaalia hinnastopäivitystä. Näitä käsittelemällä voidaan välttyä jokaisen kampanjatuotteen syöttämiseltä käsin. Näiden ajosta on kerrottu ohjekansion hinnastopäivitys- osiossa. 72

73 TOIMITUSTAPOJEN HALLINTA KÄYTTÖ Yrityksellä voi olla käytössä erilaisia toimitustapoja, jotka näytetään alasvetovalikossa, mm. myyntiruudulla. Näitä voidaan muuttaa ja lisätä toiminnossa Toimitustapojen hallinta. Se käynnistetään päävalikosta kohdasta Tiedot Lisätoiminnot Toimitustavat. OSTOTOIMITUSTAVAT Toiminnossa selataan sekä myynnin toimitustapoja että ostotilausten toimitustapoja, jotka ovat omilla välilehdillään. Muutokset maksutapoihin voidaan tehdä suoraan ruudun listaan. Tehdyt muutokset tallentuvat ilman erillistä tallentamista. Uusi toimitustapa lisätään Lisää uusi -painikkeella, ja tarpeettomia toimitustapoja voidaan poistaa Poista -painikkeella. Myynnin toimitustavat näkyvät myynnissä, ja haluttu toimitustapa voidaan valita esimerkiksi kullekin asiakkaalle oletukseksi asiakastiedoissa. Toimitustapoja, joita ei enää käytetä, voidaan vapaasti poistaa (erona esimerkiksi maksutapoihin, joita ei voi kokonaan poistaa). Ostotoimitustavat ovat käytössä ostotilauksella. Koodi välittyy sähköisiin tilauksiin, joista osa toimittajista käsittelee sen sähköisissä tilauksissa (tilanne tarkistettava omalta tukkurilta). Toimitustavat ovat toimittajakohtaisia, koska kullakin toimittajalla on yleensä omat kuljetusmuotonsa. 73

74 INVENTAARION TEKO YLEISTÄ Inventaario on tehtävä lakisääteisesti vuosittain. On yrityskohtainen päätös, tehdäänkö se kerralla kokonaisinventaariona, vai osainventaarioina pitkin vuotta. Osainventaarioissa esimerkiksi yksi tuoteryhmä inventoidaan kerrallaan tilikauden aikana juoksevasti. Yrityksen tehtävä on kuitenkin vastata siitä, että tiedot ovat oikeita tilinpäätöshetkellä, eli ettei oleellisia virheitä synny inventoinnin ja tilikauden päättymisen välissä. Ensimmäisenä pitää valinta millä perustavalla inventaario kannattaa tehdä: Ovatko varastosaldot ennestään koneella? Kyllä Ei Päätellään, onko saldoissa suuria heittoja vai onko suurin osa saldoista oikein? Tehdään kokonaisinventaario tyhjältä pöydältä. Nollataan ensin entiset miinussaldot. Suurin osa saldoista Saldoissa paljon virheitä Suoritetaan tarkistusinventaario käyttäen pohjana inventaariolistaa Nollataan vanhat saldot ja syötetään uudet. Voidaan ottaa pohjaksi tuotelistoja. Inventoidaan kerralla koko varasto (esim. vuodenvaihde) Inventoidaan juoksevasti osainventaarioina pitkin vuotta Ohjelman käytön alussa ensimmäinen tilanne on siis kokonaisinventaario, ainakin ellei entisestä ohjelmasta ole siirretty vanhoja varastosaldoja. Tällöin nollataan kaikki varastosaldot ennen inventaariota, ja tämä tilanne on neuvottu tässä ohjeessa omana kohtanaan. Pidemmän päälle yleisin käyttötapa on tarkistusinventaario, jossa pohjana käytetään senhetkisiä varastosaldoja, joiden perusteella inventoidaan ns. inventaarion pohjalistan perusteella. Tämä on kerrottu tässä ohjeessa omana kohtanaan. Tarkistusinventaariot voidaan puolestaan sitten tehdä kokonaisinventaariona johon yleensä osallistuu koko yrityksen henkilökunta, tai sitten juoksevina osa-inventaarioina muutama hylly kuukaudessa esimerkiksi yhden henkilön tekemänä. Monesti on yrityksen kannalta hyvä tehdä kokonaisinventaario ainakin jossakin vaiheessa. Yksi on, että siinä mahdolliset ylimääräiset varastosaldot poistuvat. Tuotteet jotka ovat varastossa, tulevat yleensä helposti inventoinnissa vastaan ja lisättyä varastosaldoihin, mutta helposti osainventaarioissa käy niin, että tuotetta, joka näkyy varastosaldossa, ei tule koskaan poistettua, koska ei olla varmoja, onko se jossakin varastossa. Kokonaisinventaariossa varastosaldoihin ei voi jäädä mitään aiheetonta. 74

75 Inventaario voidaan tehdä monella tavalla, riippuen siitä miten perusteellisia halutaan olla. Myös sillä on suuri merkitys, onko tuotteille laitettu hyllypaikat. Ilman hyllypaikkoja osainventaarioiden teko hylly kerrallaan voi olla vaikeaa. INVENTAARION KULKU: ESIMERKKI Kokonaisinventaario voidaan tehdä esimerkiksi seuraavalla tavalla: Tulostetaan inventaariolistat kustakin hyllypaikasta tai pääryhmästä. Näiden puuttuessa voidaan rajata esimerkiksi toimittajien tuoteryhmillä. Syntyy esimerkiksi 100 inventointilistaa, jotka jaetaan esimerkiksi 10 inventoijalle inventoinnin aluksi. Tässä vaiheessa ohjelma laitetaan inventointitilaan. Kokonaisinventaarion aikana ei toki myyntiä/ostoja tehdä. Kukin inventoija kuittaa kunkin inventaariolistan rivin, joko merkitsee että tuote löytyy tai sitten vetää yli että tuotetta ei löytynyt. Tai merkitsee eriävän saldon listalle. Jos hyllypaikasta tai tuoteryhmästä löytyi tuotteita joita ei ollut listalla, merkitään listalle tuotekoodi ja määrä. Valmiit listat kerätään talteen. Inventaariolistoja syöttää koneelle keskitetysti yksi henkilö, tai useita eri koneilla. Nämä henkilöt käsittelevät listan kerrallaan, ja valitsevat ruudulleen näkyviin listan tuotteet, niin että ruutu on identtinen listan kanssa. Sen jälkeen hän merkitsee koneelle muutokset listan mukaan, eli kirjaa varastosaldot listan mukaiseksi. Kun kaikki hyllyt / ryhmät on käyty tällä tavalla läpi, tulostetaan varastolista inventointihetken varastosta. Raportoinnista voidaan ottaa myös lista muuttuneista varastosaldoista inventoinnin ajalta, eli inventointipäivältä jos halutaan tutkia mistä erot ovat johtuneet. Tämän jälkeen inventointitila laitetaan pois päältä ja jatketaan normaalia käyttöä. VANHOJEN VARASTOSALDOJEN NOLLAUS Kokonaisinventaariossa voidaan tyhjentää kaikki varastosaldot, mikäli epäillään, että niissä on runsaasti virheitä tai tuotteilla aiheettomia saldoja. Tai esimerkiksi varastomäärät ovat väärillä tuotekoodeilla, jolloin ne pitää siirtää toisen toimittajan numeroille tms. Varastomäärien nollaus tehdään tuotteiden hallinnassa seuraavasti. Mene Tuotteiden hallintaan (päävalikon Tiedot- välilehdeltä) Paina Poista rajaus, jolloin listalle tulee näkyviin kaikki tuotteet Huom! Tarkista ettei ruksi Näytä passiiviset tuotteet ole päällä, nopeuden vuoksi. 75

76 Paina alareunan painiketta Lisätoiminnot. Siirry avautuvalla ruudulla välilehdelle Huolto ja käynnistä sieltä kohta valitse Nollaa rajattujen varastomäärät. Ohjelma näyttää varmistuksena, moneltako tuotteelta nollataan varastosaldot. Tämän jälkeen varastosaldojen nollaus kestää jonkin aikaa. Sen jälkeen voidaan aloittaa uusien saldojen syöttäminen. INVENTAARILISTAN TULOSTAMINEN Mikäli tarkistetaan olemassa olevat saldot nollaamatta vanhoja, tulostetaan inventaarilista. Tämä siis toimii inventaarion pohjalistana. Se kannattaa rajata huolellisesti, jotta saadaan sellaiset listat, joiden mukaan on järkevä inventoida. Lista kannattaa siten ottaa esimerkiksi hyllypaikkajärjestyksessä, jos tuotteilla on hyllypaikat, muussa tapauksessa järjestys on oletuksena tuotekoodin mukaan. Toimittajalla rajaaminen on lisäksi hyvin yleistä. Yleensä on tärkeää, ettei ole ruksia kohdassa Näytä myös passiiviset tuotteet. Ruksi voi olla tarpeen vain alkuinventaariossa, jos kaikki tuotteet ovat aluksi passiivisia silloin kuitenkin voi olla, ettei koko listan ottaminen ole hyödyllistä. Ennen listan ottamista kannattaa rajata tuotteet esimerkiksi seuraavilla kentillä: varastosaldo (>0) toimittaja seurantaryhmä tai alennusryhmä Ellei listaa oteta hyllypaikkajärjestyksessä, voi olla tarpeellista järjestää tuotteet ensin ruudulla. Erityisesti jos listalle otetaan sekä aktiiviset että passiiviset, voidaan haluta järjestää tuotteet tuotekoodijärjestykseen. Tai tuoteryhmäjärjestykseen. Järjestäminen tapahtuu napsauttamalla halutun sarakkeen otsikkoriviä ruudulla. Esimerkiksi otsikkoa Alennusryhmä, jolloin ohjelma kysyy Järjestätkö varmasti. Sama voidaan tehdä myös ruudun kohdasta Järjestäminen valitsemalla järjestys alasvetovalikosta ja painamalla Järjestä. Tee siis haluamasi rajaukset ja rajaa tuotteet Rajaa- painikkeella ennen listan ottamista. Inventaarilista tulostetaan tuotteiden hallinnan yläreunan painikkeella Inventaarilista. Tällöin avautuu seuraavassa näkyvä valintaruutu, jossa valitaan, millainen lista halutaan. 76

77 Ruudun valinnoista seuraavaksi yhteenveto: Järjestetäänkö tuotteet hyllypaikkajärjestykseen. Kun tämä valitaan, ei ole tarpeen järjestää tuotteita tuotteiden hallintaruudulle erikseen hyllypaikkajärjestykseen. Näytetäänkö kaikki tuotetyypin tuotteet, eli vastaavat tuotteet. Näytetään kunkin tuotteen kohdalla kaikki vastaavat tuotteet. Vain aktiiviset. Edellisessä kohdassa valituista vastaavista tuotteista otetaan tällöin näkyviin vain aktiiviset, eli lista saadaan huomattavasti lyhyemmäksi. Tämä aktiivisuudella rajaus koskee siis vain vastaavia tuotteita. Vain varastoidut. Vastaavista tuotteista näytetään vain ne, joita on varastossa, sekä ne, joita on miinussaldoilla. Tämä liittyy edelliseen valintaan, näytetäänkö vastaavat tuotteet. Vain varastossa olevat tuotetyypit. Tämä on tärkeä valinta, kannattaa usein valita. Tällöin listalle tulevat vain yksittäiset tuotteet, joita on varastossa, sekä tuotetyypit, joista jotakin tuotetta on varastossa. Valinta jättää siis pois tuotetyypit, joista yhtään tuotetta ei ole varastossa. Listaa tuotteet tuotetyypin sisällä prioriteettijärjestyksessä. Vastaavat tuotteet näytetään peräkkäin siinä järjestyksessä, mitkä prioriteetit tuotetyypissä on asetettu. Näytä listauksen tuotteet näytöllä listan ottamisen jälkeen samassa järjestyksessä. Tarkoittaa että kun lista on tulostettu, ja palataan tuotteiden hallintaruudulle ohjelma järjestää tuotteet ruudulle samaan järjestykseen kuin listallakin. Eli jos listalle on otettu vastaavat tuotteet mukaan, ja esimerkiksi järjestetty hyllypaikkajärjestykseen, tämä sama järjestys tulee tuoteruudulle. Tulostuvat tiedot: Voidaan valita, tulostetaanko listalle tyyppikoodi, ostohinta, nykyinen varastosaldo, varausmäärä (pikatilausten varaama määrä), levennetty tuotenimi tai myyntitilastot. Näytä varaukset- ruksilla listalle tulostuu varastomäärän perään mahdolliset (asiakas)varaukset. Ruksaamalla myyntitilastot, saadaan lisäksi näkyviin kuluvan ja viime vuoden myyntimäärät. Näisä tietoja voi käyttää epäkuranttien tuotteiden selvittämiseen inventaarion yhteydessä. Painikkeella Tallenna oletuksiksi nämä tallennetaan oletusarvoiksi, jolloin listat tulevat suoraan samanlaisina, kun niitä otetaan esimerkiksi kymmenittäin, eri hyllyistä. 77

78 Tarkkoja suosituksia on vaikea antaa, koska käyttötilanteita on monia, mutta yleisiä suosituksia ovat: Ruksaa ainakin Näytä listauksen tuotteet näytöllä listan ottamisen jälkeen samassa järjestyksessä, jotta listan ottamisen jälkeen voit syöttää muutokset ruudulla helposti Ruksaa Vain varastossa olevat tuotetyypit, jotta saat listan vain varastossa olevista tuotteista. Ainakin tarkistusinventaariossa se on yleensä selkeintä. Jos varastossa on tuotteita, jotka eivät ole listalla mukana, ne pitää silloin kirjata listalle käsin, mutta niitä pitäisi olla normaalisti vähän. Huomio vastaavien tuotteiden tulostamisesta: Jos vastaavat tuotteet otetaan mukaan, ne tulevat listaukseen, vaikka eivät olisikaan samassa hyllypaikassa tai tuoteryhmässä, mikä on rajattuna. Mikäli inventointilistaa yritetään tulostaa ilman, että tuotteita on rajattu mitenkään, ohjelma varoittaa tästä, koska lista on yleensä tarkoitus ottaa esim. hylly, tuoteryhmä tai toimittaja kerrallaan. Inventaarilista näyttää seuraavalta. Jos tietoja on yli tietyn määrän, tulostus muuttuu vaaka-arkille. Rivit näyttävät erilaisilta, ja vahvennukset ja kursiivit tarkoittavat: Normaali rivi = Yksittäinen tuote Vahvennettu rivi = Rajauksen mukainen tuote, jonka perässä on VASTAAVAT TUOTTEET. Eli tämä on listalla tuotetyypin päätuote, jonka perässä tulevat vastaavat. Tähdellä alkava kursivoitu rivi = Vastaava tuote, mikäli ne on listalle otettu. Tulee listalle, jotta jos samaa tuotetta on tilattu useammalta toimittajalta, saldo voi olla millä tahansa vastaavista tuotteista. Jos hyllypaikan yhteydessä näkyy tähti (*), tuotteelle on perustettu useita hyllypaikkoja, jolloin tiedetään katsoa ne tarkemmin tuoteruudun kautta. Tällöin hyllypaikkana listalla näkyy päähyllypaikka. Jos ruksattuna on inventaarilistan asetuksissa Tuotevaraukset, varastosaldon perässä näkyy varattu määrä miinuksena. Nämä saattavat olla esim. jo asiakkaille kerättyjä tai toimitettuja tuotteita. Huom! Tämä inventaarilista on siis tarkoitettu pohjalistaksi, jolle tulostuvat määrät tarkistetaan. Inventaarion valmistumisen jälkeen puolestaan kirjanpitoon tulostettava lista on varastolista. Sen vuoksi inventaarilistalla ei ole esimerkiksi loppusummia. Varastolistan tulostus tapahtuu esimerkiksi tuotteiden hallinnasta painikkeen Varaston arvo kautta. Siellä ovat vaihtoehdot Varastolista keskihinnoin ja Varastolista ostohinnoin. Normaalisti varastolista tulostetaan keskihinnoin. 78

79 OSAINVENTAARIO Osainventaariossa käsitellään esimerkiksi vain tiettyjä tuoteryhmiä tai tietyt hyllypaikat. Tällöin voidaan tehdä joko niin, että ensin nollataan näiltä tuotteilta kaikki varastosaldot ja inventoidaan tyhjältä pöydältä, tai sitten käydään läpi kaikki saldot. Tällöin jos nollataan saldot, rajataan ensin kyseiset tuotteet tuotteiden hallintaan (hyvin huolellisesti), ja nollataan niiltä saldot. Koska virheitä voi sattua, esimerkiksi jää rajaamatta tuotteet oikein, suositellaan erillisen varmuuskopion ottamista varastosaldojen nollaamista. Sen jälkeen tietojen syöttö tehdään tuotteiden hallinnassa normaaliin tapaan. INVENTOINTITILAN ASETTAMINEN PÄÄLLE Inventointitila kannattaa laittaa päälle aina ennen inventaarion tekoa, kohdasta Yleiset asetukset Yleiset Inventointitila. Inventointitila merkitsee ensisijassa seuraavaa: Kun tuotteiden hallintaruudulla avataan varaston muuttamisruutu tai tuoteruutu, kursori menee suoraan inventaariossa tarvittaviin kenttiin. Näin varastomäärien syöttäminen on nopeampaa. Esimerkiksi varaston muuttamisruudulla kursori on suoraan uudessa varastomäärässä (ei varastoon lisättävässä määrässä). Raportoinnin kannalta merkittävää on, että inventointimuutokset koostetaan omaan raporttiinsa vain, jos inventointilista on päällä. Tuotteelle päivitetään inventointipäivä- tieto vain kun inventointitila on päällä. Ei ole varsinaista estettä, että inventointitila olisi päällä myös samaan aikaan kun tehdään myyntiä, kiertävää inventointia koskien. Kunhan ei tehdä varaston muuttaminen- toiminnolla kuin inventointia koskevia muutoksia, eli ettei esimerkiksi kirjata ostoja varaston muuttaminen- toiminnolla, vaan ostotilaustoiminnoilla. VARASTOSALDOJEN SYÖTTÄMINEN INVENTAARION YHTEYDESSÄ Varastosaldojen syöttäminen tapahtuu Tuotteiden hallinta- toiminnossa. Se käynnistyy päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Tuotteet. Saldojen syöttö on periaatteessa normaalia varastomuutosten tekoa. Se tehdään kätevimmin laittamalla hiiren oikealla avautuvasta valikosta päälle kohta Enter näppäimellä varaston muuttamiseen. Tällöin syöttö tapahtuu seuraavasti: Kirjoita ruudun yläosan tuotekoodi kohtaan tuotekoodi ja paina Enter Kun tuote löytyy, paina F5 ja siirry tuoteriville Paina Enter, ja avautuu varastomäärän syöttöruutu. Syötä siihen määrä ja paina Enter Siirry tämän jälkeen seuraavaan tuotteeseen. Voit rajata ruudulle myös tietyt tuotteet, ja käydä ne kaikki läpi järjestyksessä. Tällöin et joudu syöttämään joka kerta tuotekoodia. Jos samalla haluat syöttää tuotteelle muitakin tietoja kuin varastosaldon, esimerkiksi hyllypaikan, voit syöttää sen samalla varaston muuttamisruudulla. 79

80 Jos haluat inventoinnin yhteydessä asettaa myös tuotteille hälytys- ja optimirajoja, älä valitse edellä kerrottua vaihtoehtoa Enter näppäimellä varaston muuttamiseen. Kun inventointitila on päällä, menee kursori tuoteruudulla suoraan varastomäärän kohtaan. Tällä ruudulla voit siis varastomäärän lisäksi syöttää myös hälytys- ja optimirajat. Tämä voi olla tehokasta silloin kun inventaariossa halutaan syöttää myös hälytysrajat. RAPORTIT INVENTAARIOSTA Inventaarion jälkeen tulostetaan varastolistat inventoidusta varastotilanteesta. Nämä ovat raportit, jotka tulostetaan normaalistikin vuodenvaihteessa kirjanpitoon. Raportit saa myös Tiedot- välilehden Raportointi- kohdasta, mutta nopeiten ne saadaan tuotteiden hallinnan painikkeesta Varaston arvo. Ruudulla painetaan Varaston arvo- raportti. Yleensä raportti otetaan keskihinnoin, joka valitaan painikkeen vierestä. Ellei yrityksellä ole ohjelmassa ajan tasalla olevia keskihintoja, voidaan raportti ottaa myös kiintein ostohinnoin. Tällöin kyseessä ei ole kuitenkaan tuotteiden alkuperäinen hankintaarvo, joten kannattaa tarvittaessa varmistaa kirjanpitäjältä, riittääkö raportti nykyisin ostohinnoin. Ruudulla voidaan ottaa myös Yhteenveto- raportti, johon tulostuu vain varaston yhteissumma ilman erittelyjä. Ruudulle voidaan laskea summat Suorita laskenta- painikkeella. Näitä lukuja ei kuitenkaan viedä näiltä raporteilta kirjanpitoon, vaan kirjanpidossa käytetään aina varastolistoja. Raportoinnista (Päävalikon kohdasta Tiedot Raportointi) löytyy mm. Varasto- välilehdeltä lisää varastoraportteja. Yleisintä on tulostaa varastomuutokset inventaarion ajalta raportilla Inventointi muutokset ja Inventointimuutosten arvot. Voidaan myös tulostaa varaston arvot pääryhmittäin. Näihin eivät tule mukaan inventaarion aikana tapahtuneet ostot ja myynnit, ainoastaan syötetyt muutokset. 80

81 INVENTOINTIPÄIVÄN KÄSITTELY Kaikki varastomuutokset tai varastosaldon kuittaukset (käydään varaston muuttamisruudulla, mutta hyväksytään muutos muuttamatta saldoa) joita tehdään kun Inventointitila on päällä, muuttavat inventointipäivän tuotteen tietoihin. Tällöin inventointipäivä näkyy tuotteen tietoruudun välilehdellä Lisätietoja, kohdassa Inventoitu. Päivämäärää voidaan hyödyntää siihen, että otetaan listaus tuotteista, joilla on varastosaldoa, mutta joita ei ole inventoitu koskaan, tai rajaamalla aikavälillä (esimerkiksi tilikauden aikana). Jos tuotteita ei listan perusteellakaan löydy varastosta, voidaan selvittää, mitä niille on tapahtunut. Tarvittaessa voidaan selvitysten jälkeen vähentää ne varastosaldoilta. Raportti on kohdasta Tiedot Raportointi ja raportin nimi on Inventoimattomat varastotuotteet. KAIKKIEN RAJATTUJEN TUOTTEIDEN KUITTAAMINEN KERRALLA INVENTOIDUIKSI Kun tehdään inventaariota ja päällä on inventointitila, tuotteiden hallintaruudulla voidaan merkitä kaikki rajatut tuotteet kerralla inventoiduiksi. Tällöin tuotteille tallentuu inventointipäivä. Toiminto käynnistyy hiiren oikealla tuoterivien kohdalta, kun päällä on inventointitila, kohdasta Kuittaa rajatut inventoiduiksi. Kun esimerkiksi rajataan yhden hyllypaikan tuotteet, ja tehdään ruudulla korjaukset varastosaldoihin inventaarilistan mukaan, voidaan sen jälkeen päivittää kaikki loput kerralla inventoiduiksi. Inventaarion lopuksi saadaan tuotteiden hallintaruudulla rajattua tuotteet, joilla ei ole tuoretta inventointipäivää, ja joilla on varastosaldo >0. Nämä ovat siis tuotteet, joita ei ole löytynyt inventaariossa. Rajaus tapahtuu painamalla tuotteiden hallintaruudulla Lisärajaukset (tai Ctrl+R) ja syöttämällä ruudulla inventointipäivään loppupäiväksi riittävän vanha päivä sekä asetetaan varastosaldorajaukseksi >0. VAROITUS, ETTEI TUOTETTA INVENTOIDA USEAMPAA KERTAA PÄÄLLEKKÄIN Inventaariossa voidaan saada varoitus, jos tuotetta yritetään inventoida toiseen kertaan samassa inventaariossa. Tämä tapahtuu siten, että kun inventaariotila on päällä, ja avataan tuotteen varastosaldon muuttamisruutu, ohjelma tarkistaa, milloin tuotetta on viimeksi inventoitu. Jos inventointipäivästä on esimerkiksi alle 2 päivää, tulee varoitus Tuote xxx on jo inventoitu Jos tuotetta on siis esimerkiksi varastossa kahdessa hyllypaikassa, tämän avulla tiedetään, että tuotetta on ollut esim. 1 kpl toisessa hyllypaikassa ja voidaan lisätä löytynyt määrä vanhaan saldoon, sen sijaan että kirjattaisiin varastosaldo tyhjältä pöydältä, joka johtaisi saldovirheeseen. Aikaraja varoitukselle määrätään kohdasta Yleiset asetukset Tuotteet Inv. tilassa uudelleen invent. varoituksen aikaraja. Oletuksena on 0, jolloin varoitus ei ole käytössä. 81

82 INVENTOIMATTOMIEN TUOTTEIDEN RAJAAMINEN TUOTTEIDEN HALLINNASSA Tuotteiden hallinnassa voidaan rajata helposti sekä Tuotteet, joita ei ole inventoitu koskaan Tuotteet, joita ei ole inventoitu tietyn ajan sisällä Näin voidaan siis rajata inventaarion jälkeen tuotteet, joita ei inventoitu, mutta joilla on varastosaldoa. Nämä siis pitää sen jälkeen ensin tarkistaa, ja tarvittaessa nollata näiltä varastosaldot. Tämä toiminto on käyttökelpoisempi kuin raportti näistä tuotteista, sillä kun tuotteet saadaan rajattua tuotteiden hallintaruutuun, on niiden saldot sen jälkeen helppo nollata samassa ruudussa, ja muutoinkin käydä läpi näiden tiedot. Rajaaminen tapahtuu painamalla tuotteiden hallintaruudulla Lisärajaukset tai Ctrl+R. Näkyviin tulee lisärajausten ruutu. Tällä ruudulla syötetään kohtaan Viimeksi inventoitu päivä, joka on ennen viimeistä inventaariota. Kun loppupäivä laitetaan, ruudulle tulee näkyviin uusi ruksi Myös ne joilla ei ole päivämäärää. Ruksaamalla se, saadaan siis näkyviin myös tuotteet joita ei ole koskaan inventoitu. INVENTOINTITIETOJEN PURKU TIEDONKERUUPÄÄTTEELTÄ Inventointi langattomalla tiedonkeruupäätteellä on kerrottu tarkemmin erillisessä tiedonkeruupäätteen ohjeessa. Tässä kuitenkin toimintaperiaatteet, koska keruupääte on yleinen työkalu inventaariossa. Päätteellä kirjatut saldot puretaan tuotteiden hallintaruudulla hiiren oikealla, kohdassa Tiedonkeruupääte Inventaario. Avautuvalla ruudulla käydään läpi täsmänneet saldot ja muutokset ja päivitetään muutokset varastosaldoihin. Tällöin voidaan yleensä jättää inventaariolistojen tulostusvaihe pois, inventoida järjestelmällisesti jokainen hylly, ja inventaarion lopuksi tulostaa lista tuotteista, joita ei inventaariossa löytynyt viimeisen inventointipäivän mukaan rajaamalla. Sen jälkeen voidaan tarkistusten jälkeen vähentää saldot tuotteilta, joita ei löytynyt. Sen jälkeen varastolistat tulostetaan normaaliin tapaan. Tiedonkeruupäätteen asetukset tehdään ensin kohdassa Asetukset Lisäasetukset Lisälaitteet. 82

83 ARVONALENNUSTOIMINTO EPÄKURANTEILLE TUOTTEILLE YLEISTÄ Epäkuranttien tuotteiden keskihintoja on mahdollista alentaa tietyllä prosentilla. Tällöin ne tulevat raportoitua kirjanpitoon todellisen käyvän arvon mukaan. Ellei tuotteita ole esimerkiksi moneen vuoteen, on niiden arvo todennäköisesti huomattavasti alempi kuin alkuperäinen hankintahinta. Tarkat ohjeet, miten arvoa saa alentaa, ja miten se pitää dokumentoida kirjanpidossa, pitää aina saada yrityksen kirjanpitäjältä. Säännökset tässä kohtaa voivat olla hyvinkin tarkkoja. Periaatteena toiminnon käytössä on, että yrityksen täytyy ensin eri tavoilla selvittää, mitkä tuotteet ovat epäkurantteja. Tämä voi tapahtua esimerkiksi tuotteiden hallinnassa, rajaamalla tuotteet viimeisen osto- ja myyntipäivän mukaan, tai eri raporttien avulla. Ensin ruksataan tuotteen tiedoissa ruksi Epäkurantti. Sen jälkeen voidaan ajaa tämä epäkuranteille tuotteille arvonalennusajo. Tuotekohtaisenvalinnan vaihtoehtona voidaan ajo perustaa pelkästään tuotteiden viimeisimpiin ostotai myyntipäivämääriin. Arvonalennustoiminto käynnistyy päävalikon Tiedot- välilehden painikkeen Lisätoiminnot alta. Ruudun rakenne on seuraavan tyyppinen: Vasemmassa yläreunassa valitaan toimintaperiaate, alennetaanko kaikkia epäkurantteja saman verran, vai niiden iän perusteella eri prosentein Oikeassa yläreunassa on pääosa valinnoista Kun valinnat on tehty, painetaan ruudun keskiosassa Muodosta alennettavien lista Ruudukkoon tulevat valintojen mukaiset tuotteet, entisine ja alennettuine arvoineen Alennus tehdään oikean reunan Suorita arvon alennus toiminnolla Alareunasta voidaan tulostaa suoraan raportteja arvonalennuksista Seuraavassa toiminnoista ja valinnoista yksityiskohtaisemmin. 83

84 RUUDUN ERI VALINNAT Ruudulla on monia valintoja, liittyen eri käyttötapoihin. PÄIVÄMÄÄRIEN KÄYTTÄMINEN PROSENTTIEN MÄÄRÄYTYMISEEN (VALINNAISTA) Ruudun yläreunan päivämäärätiedoilla rajaamisessa on kolme mahdollisuutta. Ellei rajata päivämäärällä, kaikkien tuotteiden arvoa alennetaan kerrallaan samalla prosentilla. Tämä on yleensä yksinkertaisin tapa. Jos valitaan Viimeinen myyntipäivä, ruudulle tulee näkyviin taulukko, jossa voidaan määritellä useita aikavälejä. Lisää- painikkeella lisätään uusia kausia, joita alennetaan tietyllä prosentilla. Esimerkiksi Alku 24 kk, loppu 36 kk tarkoittaa yli kaksi vuotta, mutta alle kolme vuotta sitten viimeksi myytyjä tuotteita. Aikavälejä voi tehdä rajoituksetta, kunhan kuukausimäärät eivät mene päällekkäin. Ohjelma näyttää nykyisen päivämäärän mukaisesti, minkä ikäiset tuotteet sisältyvät rajaukseen. Jos käytetään rajauksena Viimeisin ostopäivä, kaudet syötetään samoin kuin myyntipäivän tapauksessa. Ostopäivien osalta on hyvä huomioida, että jotta ostopäivät ovat tuotteilla ajan tasalla, on kaikki varastoontulot ja ostot pitänyt tehdä ostotilausten kautta ja kirjata ne varastoontulojen kautta. Varaston käsin lisääminen- toiminnossa on kylläkin ruksi, kirjataanko muutospäivä tuotteen viimeiseksi ostopäiväksi, mutta ellei sen kanssa ole oltu joka kirjauksessa erityisen tarkkana, ei tähän päivämäärätietoon voida luottaa. Myyntipäivä soveltuu sen sijaan usein kriteeriksi. ALENNUKSEN TEKEMINEN SUHTEESSA ENTISEEN HINTAAN Yleisin tapa on, että esimerkiksi arvonalennus 20 % tehdään suhteessa entiseen keskihintaan. Tällöin valitaan kuvan valinnoista ylempi. Jos käytetään sen sijaan edellä kerrottuja aikavälejä, tällöin on syytä valita kohta Alentamattomaan keskihintaan. Tällöin kun tuotteen arvoa alennetaan ensimmäisen kerran, ohjelma tallentaa tuotteen tietoihin alentamattoman keskihinnan. Sen jälkeen kun tuotetta on aiemmin alennettu esimerkiksi 25 %, ja se vanhenee edelleen, jolloin tulee voimaan 50 % alennus, ohjelma ei alenna keskihintaa enää 50 %, vaan sen verran, että arvoa alennetaan lisää, siten että uusi keskihinta on alentamaton -50 %. Yleensä käytetään siis kuitenkin ylempää valintaa. 84

85 MUUT RUUDUN VALINNAT Arvonalennusajon päivämäärä on normaalisti kuluva päivä. Ruudun valinnalla voidaan kuitenkin vaihta se vanhemmaksi, jolloin raporteissa saadaan näkyviin arvonalennuspäivänä esimerkiksi tilikauden vaihde. Varastosaldot ovat kuitenkin aina kuluvan hetken, eivät millään tavalla takautuvia. Toimittajalla rajaaminen mahdollistaa arvonalennusten teon toimittaja kerrallaan. Rajaus astuu voimaan, kun painetaan Muodosta alennettavien lista. Vain tuotteet jiden arvoa EI ole alennettu, mahdollistaa rajauksen, jossa esimerkiksi saman tilikauden aikana jo kertaalleen alennettuja tuotteita ei oteta mukaan. Näin estetään siis vahingossa arvon alentaminen useaan kertaan tietyn kauden aikana. Vain epäkuranteiksi merkityt tuotteet ruksataan, kun käytetään manuaalisesti tuotteiden merkitsemistä epäkuranteiksi. Ruksin pitää siis useimmiten olla päällä. Jos suoritetaan rajaus osto- tai myyntipäivien mukaan, ruksi voidaan ottaa pois, mutta tällöin on oltava hyvin tarkkana, että listalle tulevat aiheelliset tuotteet. Älä alenna tuotteita joita myyty viimeisen kk aikana valinnalla voidaan rajata tuotteet pois, joita on myyty esimerkiksi 12 kk sisällä. Tämä on tarkoitettu pääasiassa tarkentamaan mahdollista ostopäivällä rajausta, jolloin sitä voidaan tiukentaa siten, että samanaikaisesti käytetään tätä myyntipäivällä rajaamista. Jätä pois tuotteet, joilla arvonalennuksen esto viittaa tuotteen tiedoissa olevaan ruksiin, josta seuraavassa kappaleessa erikseen. Jos näitä valintarukseja on siis tehty, tämä pitää olla päällä. Kun nämä valinnat on tehty, painetaan Muodosta alennettavien lista. Valinnat voidaan tallentaa alareunan painikkeesta Tallenna valinnat oletukseksi. Silti joka kerta on oltava tarkkana valintojen kanssa, koska osa niistä on muuttuvia tietoja. VALINTA, ETTEI TUOTETTA ARVONALENNETA AUTOMAATTISESTI, JA ARVIOITU OSTOPÄIVÄ Tuotteen tietoruudulla, ruudun estorukseissa on valinta, jolla tuote voidaan sulkea arvonalennuksista. Tätä tarvitaan, ellei käytetä epäkurantiksi merkitsemistä, vaan käytetään osto- tai myyntipäivätietoja. Käyttöoikeuksien hallinnassa määrätään tähän oikeudet, Arvonalennuksen estovalinnan laittaminen. Tuotteen tiedoissa, Lisätietoja- välilehdellä on kohta Arvioitu ostopäivä. Jos tuotetta ei ole ostettu ohjelman kautta, sille voidaan syöttää arvioitu ostopäivä, jonka mukaan arvonalennukset suoritetaan. 85

86 AJON SUORITTAMINEN Kun alennettavien lista on muodostettu, näkyviin tulevat rajausten mukaiset tuotteet. Kunkin kohdalla näkyy, miten tuotteen arvoa tultaisiin ajon perusteella alentamaan. Esimerkiksi kuvan mukaisesti. Tiedot on tässä vaiheessa syytä tarkistaa hyvin huolellisesti. Sen jälkeen voidaan ruksata ruudulla näkyvä kohta Kokeiluajo, ja painaa Suorita arvon alennus. Kokeiluajo kysyy nimeä tälle kokeiluajolle, jolla useat kokeiluajot erotellaan toisistaan. Sen jälkeen ohjelma suorittaa ajon, joka ei muuta vielä tietoja tuotteelle. Tämän jälkeen tulostetaan kokeiluajon raportti ruudun alareunasta kohdasta Tulosta kokeiluajo. Annetaan kokeiluajon nimeksi edellä valittu nimi. Kun raporttien perusteella varmistetaan, että ajo alentaa arvoa oikean määrän, voidaan suorittaa lopullinen ajo ilman kokeiluajo- ruksia. Sen jälkeen lopullinen raportti arvonalennuksista saadaan alareunan painikkeella Raportti: Varaston arvonalennukset. ESIMERKKI TYÖNKULUSTA Ennen kuin varastonarvoa alennetaan, tehdään periaatepäätös, käydäänkö tuotteet yksi kerrallaan läpi, vai voidaanko lähteä siitä, että tuotteilla on ajan tasalla olevat osto- ja myyntipäivä tiedot tuotteittain. Nämä siis näkyvät tuoteruudun Lisätiedot- välilehdellä. Toki näiden tietojen ajan tasalla oleminen saatetaan todeta vasta raportteja otettaessa, mutta niissä on mahdollisuus testiajoon, joten päätös voidaan tehdä kokeiluajojen jälkeen. Jos päädytään siihen, että tuotteet merkitään yksi kerrallaan epäkuranteiksi, voidaan käyttää hyväksi erilaisia tuotteiden hallinnan rajauksia ja tehdä tätä merkitsemistä jo hyvissä ajoin etukäteen. Eli epäkurantiksi merkitseminen ei vielä alenna arvoa. Seuraava esimerkki kertoo, miten toimitaan kun tuotteet merkitään manuaalisesti epäkuranteiksi. EPÄKURANTIKSI MERKITSEMINEN (KÄYTTÖESIMERKKI) Merkitseminen tapahtuu menemällä kunkin tuotteen tietoihin ja laittamalla päälle ruksi Epäkurantti. EPÄKURANTIKSI MERKITSEMINEN MANUAALISESTI (KÄYTTÖESIMERKKI) Mennään päävalikon kohtaan Tiedot Tuotteet Rajataan varastomäärällä laittamalla Varastossa- kenttään >0 Painetaan painiketta Lisärajaukset, jolloin avautuu lisärajausten ruutu Laitetaan kohtaan Viimeksi myyty loppumispäivään (oikea sarake) haluttu päivä, jota vanhemmat merkitään epäkuranteiksi. Syötetään siis esimerkiksi kaksi vuotta vanha päiväys. 86

87 Tällöin tulee tämän oikealle puolelle kohta Myös ne joilla ei ole päivämäärää. Tämä ruksataan, jotta mukaan tulevat koskaan myymättömät. Rajaus voidaan laittaa myös kohtiin Viimeksi tullut varastoon (estetään äskettäin varastoon tulleiden alentaminen) Erikoisvalintana voidaan rajata myös kentällä Tuotteen luontipvm, jolla estetään juuri perustettujen tuotteiden alentaminen Kun kuitataan OK, ruudulle tulevat tuotteet, joita ei ole esimerkiksi ostettu, myyty, eikä perustettu, valittujen päivämäärien jälkeen Kun lista on ruudussa, voidaan selata tuotteita ja tarkistaa pistokoemaisesti, että kyse on epäkuranteista tuotteista. Jos lista on oikein, voidaan sen jälkeen valita kaikki rivit aktiivisiksi, painamalla hiiren oikealla jonkin tuotteen kohdalla, jolloin avautuu valikko. Täältä valitaan Valitse kaikki rajatut. Tällöin kaikki rivit muuttuvat valituiksi. Painetaan ruudun alareunasta Muuta valittuja, ja avautuu Valittujen tuotteiden muuttaminen Laitetaan ruksi kohtaan Epäkurantti. Tarkistetaan, että kohdassa Aseta päälle ruksatut kohdat on valittuna Painetaan Muuta, jolloin päivittyy epäkurantti ruksi kaikille tuotteille Tarpeen vaatiessa rukseja voi ottaa pois, jos vastaan tulee tuote, joka halutaan jättää alentamatta Epäkuranteista tuotteista saa listan kohdassa Tiedot Raportointi, raportilla Varasto Varastolista keskihinnoin ja laittamalla rajaus kohtaan Epäkurantti (=1). Siihen laitetaan rajaukseksi 1. (0= ei epäkurantit) Valittuihin epäkurantteihin tuotteisiin voidaan sen jälkeen kohdistaa arvonalennusajoja. ARVONALENNUKSEN LOPULLINEN TEKEMINEN (KÄYTTÖESIMERKKI) Kun rajaukset on tehty, mennään arvonalennustoimintoon. Laitetaan Alennus- % kenttään haluttu prosentti (20, 50, 90, tms. mutta ei koskaan 100), riippuen käyttötarkoituksesta. Kirjanpitäjän ohjeiden mukaan siis! Painamalla Muodosta alennettavien lista, tulee lista tuotteista ja niiden arvoista, ennen ajoa ja ajon jälkeen. Jos listalla näkyy oikeat tuotteet, painetan Suorita arvon alennus, jolloin ohjelma alentaa epäkurantiksi merkittyjen tuotteiden arvon prosenttilukeman mukaisesti. Kun arvon alennus on tehty, tulostetaan kirjanpitoon arvonalennus-ajo raportti, ruudun alareunasta. Tämä siis toimii virallisena dokumenttina arvonalennuksesta kirjanpitoa ja tilintarkastajaa varten. OSTOPÄIVIEN UUDELLEENLASKEMINEN OSTOTILAUSTEN TIETOJEN PERUSTEELLA Jos arvonalennuksia halutaan tehdä viimeisen ostopäivän perusteella, ja tiedot eivät ole ajan tasalla, voidaan ajaa uudelleenlaskentatoiminto. Jos tuotteita on esimerkiksi lisätty käsin varastoon, eikä päällä ole ollut ruksia Älä muuta varastoon saapumispäivää, ostopäivät voidaan päivittää ostotilauksilta. Toiminto nollaa ensin viimeisen varastoontulopäivän tuotteilta, ja sen jälkeen hakee joka tuotteelle viimeisen ostopäivän käymällä ostotilausten rivit läpi. Toiminto käynnistyy päävalikon kohdasta Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot Erikois Ostopäivien uudelleen laskenta. 87

88 ASETUKSET ASETUKSET- VALIKON TOIMINNOT Ohjelman asetukset löytyvät päävalikon kohdasta Asetukset. Yleiset asetukset- kohdassa ovat yleisemmät asetukset, jotka ovat yleensä ohjelman vakiotoimintoja. Korjaamoasetukset- kohdassa ovat korjaamon tapauksessa korjaamotoimintaan liittyvät asetukset. Tulostusasetukset- kohdassa valitaan tulostusvalintoja, määritellään mm. tulosteille tulostuvia tietoja. Lisäasetukset -kohdassa ovat lisämoduulien asetukset sekä muut harvemmin tarvittavat asetukset. Näitä asetuksia tarvitaan mm. lisätoimintojen käyttöönottovaiheessa. Suurin osa asetuksista joita käyttäjä yleensä tarvitsee, on siis kohdassa Yleiset asetukset, jonka käyttöä seuraavassa neuvotaan tarkemmin. ASETUSRUUTUJEN KÄYTTÖ YLEISESTI Yleiset asetukset -ruutu avataan siis päävalikon Asetukset- valikon kohdasta Yleiset asetukset. Nämä asetukset pitää käydä yleensä läpi ohjelman käyttöönottovaiheessa, jopa yksi kerrallaan, jotta ohjelman käyttö mukautuu omiin tarpeisiin. Ruudun käyttö tapahtuu seuraavasti, ja samalla tavalla käytetään myös toimintoja Tulostusasetukset Lisäasetukset (ja mahdolliset korjaamoasetukset). Kun hiirellä mennään tietyn kentän päälle ja pysäytetään hetkeksi, esille tulee kelluva opaste, joka kertoo tarkemmin asetuksen käytöstä. Ruudun alareunassa näkyy sama teksti. Ruudun alareunassa näkyy myös, onko asetus konekohtainen, vai kaikille koneille yhteinen (verkkoversiossa). Tämä on tärkeä tieto, eli yhteiset asetukset laitetaan vain kerran, mutta konekohtaiset pitää tulee laittaa jokaiselle verkon koneelle, joilla asetusta tarvitaan. Ruudulla asetukset on ryhmitelty asiayhteyden mukaan eri välilehdille. 88

89 ASETUSTEN LÖYTÄMINEN HELPOITEN Asetukset ovat ruudulla aakkosjärjestyksessä, kuitenkin niin, että ensin tulevat yleiset asetukset, ja niiden jälkeen lopuksi mahdolliset konekohtaiset asetukset. Tämän sen vuoksi, että yhteiset asetukset sijaitsevat tietokannassa ja konekohtaiset tietokoneessa (Windowsin rekisterissä). YRITYKSEN TIETOJEN ASETTAMINEN Asetukset -ikkunan Yrityksen tiedot -välilehdellä määritetään yrityksen tiedot, jotka ovat välttämättömät syöttää ennen ohjelman käytön aloittamista. Jos käytössä on kuittikirjoitin, kuitille tulevat yrityksen tekstit asetetaan sen lisäksi kohdassa Tulostusasetukset. Seuraavassa kuvassa näkyvät Yrityksen tiedot- välilehden tiedot. Pankkien kohdalle voidaan syöttää normaali perinteinen muoto, IBAN muoto sekä pankin kansainvälinen BIC- tunnus. Näiden jälkeen on vapaaehtoinen kirjanpidon tili, jos käytetään kirjanpidon tiliöintiä. Maksutiedosto tarvitaan asettaa, jos käytetään ostoreskontraa laskujen maksamiseen. Tulostaruksin pois ottamalla pankkitili saadaan pois näkyvistä tulosteilla, mutta luettua kuitenkin esimerkiksi viitesuoritukset pankkitililtä, tai käytettyä sitä maksamiseen. TÄRKEIMPIEN KÄYTTÖASETUSTEN MÄÄRITTÄMINEN Asetukset- valikon kohdista Yleiset asetukset, välilehdeltä Yleiset sekä Tulostusasetusten välilehdeltä Tulostus määritellään kaikista yleisimmät käyttöasetukset. Ne on syytä käydä läpi käyttöönotossa. Näistä kohdista mm. määritellään, millaisina ohjelman perustulosteet, kuten laskut ja kuitit tulostuvat. Yleiset asetukset kohdan Myyntiruutu- sekä Myynti- välilehdillä määritetään mitä toimintoja myyntiruudulle halutaan käyttöön ja mitkä halutaan piiloon. Ne on siis myös syytä käydä läpi, kuten: tehdäänkö verotonta myyntiä käytetäänkö kassa-alennuksia käytetäänkö pikalaskelmia ja pikatilauksia 89

90 Näin ruuduista saadaan tarpeettomat tiedot pois näkyvistä ja vähennetään käyttövirheitä. Kunkin toiminnon yhteydessä tässä ohjekirjassa käydään aina läpi kutakin tarkoitusta koskevia asetuksia, joten tässä eri asetuksia ei erikseen käydä läpi. ASETUKSEN KONEKOHTAISUUDEN NÄKEMINEN SEKÄ ASETUKSEN OPASTETEKSTI Asetusruudun alareunassa kerrotaan asetuksen kohdalla oltaessa, mihin asetusta käytetään. Kunkin asetuksen käyttötarkoituksen selittämiseksi tarkemmin, kustakin asetuksesta on kerrottu ohjekirjassa siinä kohdassa, jossa sen käyttöä käsitellään. ASETUSTEN NIMIHAKU Asetukset voidaan hakea asetuksen nimellä. Ruudun yläreunan kenttään syötetään asetuksen nimen osa, esimerkiksi pikalas ja painetaan Etsi. Ohjelma siirtyy asetuksen kohdalle, jos nimellä löytyy yksikin asetus. Jos samalla hakusanalla löytyy lisää asetuksia, ehdottaa ohjelma niiden selaamista läpi. Jos asetuksia on kyseisellä hakusanalla muualla kuin asetusruudulla, jolla sillä hetkellä ollaan, ohjelma neuvoo miltä hakuruudulta löytyy lisää asetuksia kyseisellä nimellä. Jos asetus löytyy, mutta ei ole kyseisellä asetusruudulla, vaan esimerkiksi Tulostusasetukset- ruudulla, ohjelma kertoo, miltä välilehdeltä asetus löytyy ja opastaa oikealle asetusruudulle. ASETUSTEN TEHOHAKU Tehohaku toimii niin, että jos asetus löytyy joltakin muulta asetusruudulta, ohjelma avaa välilehden, jolta asetus löytyy. Ellei haettua asetusta löydy avoinna olevalta ruudulta, ohjelma avaa sen välilehden, jolta asetus löytyy. Jos ollaan esimerkiksi yleisissä asetuksissa, ja nimellä löytyvä asetus on korjaamoasetuksissa, ohjelma avaa korjaamoasetuksista sen välilehden ruudulle, jolta asetus löytyy. 90

91 PIILOASETUKSET JA NIIDEN OTTAMINEN NÄKYVIIN Asetusruudun alareunassa on ruksi Näytä piilotetut asetukset. Se tuo näkyviin kaikki käytettävissä olevat asetukset. On mahdollista, että ohjelman pääkäyttäjä valitsee sellaiset asetukset pois näkyvistä, joita ei yrityksessä tulla koskaan tarvitsemaan. Näin voidaan keskittyä tarpeellisiin asetuksiin. Myös jotkut harvoin tarvitut asetukset on määritelty piiloasetuksiksi, jotka saadaan vain tarvittaessa näkyviin. Tällaisia ovat esimerkiksi joidenkin liitäntöjen yleensä vakiona olevat tiedot, joita voi joskus joutua muuttamaan. Haluttu asetus voidaan piilottaa laittamalla ensin päälle ruksi Näytä piilotetut asetukset ja asetuksen kohdalla, joka halutaan piilottaa, napsauttamalla hiirellä asetuksen nimeä. Tällöin sen valkoinen arvokenttä poistuu näkyvistä. Asetus jää pois näkyvistä kun ruudulta poistutaan OK:lla. Välilehdet, joille ei jää yhtään asetusta, jäävät pois näkyvistä. Kaikki asetukset saadaan näkyviin ruksaamalla Näytä piilotetut asetukset. Asetusten nimihaku hakee myös piilossa olevat asetukset. 91

92 TOIMINTOJEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN HALLINTA YLEISTÄ Ohjelmaan voidaan määritellä, kenellä käyttäjällä tai millä käyttäjätasolla on pääsy mihinkin toimintoon. Näiden järkevällä määrittelyllä voidaan edistää huomattavasti tietoturvaa ja ehkäistä väärinkäyttöä ja epäselvyyksiä. Käyttöoikeuksien hallintatoiminnolla voidaan käydä toimintoja läpi joko tilannekohtaisesti yksittäistä toimintoa koskien, tai kokonaisvaltaisesti kerralla kaikki. Jos esimerkiksi tulee tarve, että johonkin määrättyyn toimintoon pitää laittaa päälle esto, kohta löytyy helpoimmin nimihaulla. Käyttäjän ei tarvitse hakua tehdessä esimerkiksi tietää, mihin osioon toiminto varsinaisesti kuuluu. Toisaalta määrittelytoiminnolla voidaan käydä helposti koko ohjelman toiminnot läpi, koska vasemmassa reunassa näkyvät osiot ja oikealla puolella niihin kuuluvat kaikki toiminnot, ja ruudulta näkyy kerralla, mitkä tasot ja mitkä käyttäjärajoitukset milläkin toiminnolla on. Lisämahdollisuuksia käyttöön tuo, että voidaan näyttää toimintojen nykyiset oikeudet kunkin käyttäjän kannalta. Voidaan esimerkiksi todeta, että kyseisellä käyttäjällä ei ole tarvetta päästä tiettyyn toimintoon, ja räätälöidä toimintojen oikeudet kunkin käyttäjän kannalta. YLEISTÄ KÄYTTÖOIKEUKSISTA Toimintojen käyttöoikeudet voidaan rajata sekä käyttäjätason perusteella, että yksittäisten käyttäjätunnusten tasolla. Ensisijaisesti kannattaa kuitenkin antaa kullekin käyttäjälle käyttäjätaso, ja sitoa toiminnot käyttäjätason mukaan. Käyttöoikeuksien määrittäminen seuraavassa kerrotulla tavalla mahdollistaa että kullakin henkilöllä on pääsy vain niihin tietoihin, joita hän tehtävissään tarvitsee. Näin huolehditaan yrityksen tietoturvasta, rajataan riskejä järjestelmän vääränlaiselle käytölle ja pidetään huolta siitä että tiedot tulevat tehtyä oikealla lailla. Epämääräisiltä tilanteilta vältytään, kun tiedetään, että vain tietyillä henkilöillä on ollut mahdollisuus päästä muuttamaan joitakin tietoja. Voidaan esimerkiksi todeta, että ostohinnat ovat sen tyyppisiä liikesalaisuuksia, joita vaikkapa harjoittelijan ei ole tarpeen tietää, jos hänen tehtävänsä on vain toimia varastolla. Tämä tarkoittaa, että kunkin käyttäjän, esim. varaosamyyjä, asentaja, tai reskontranhoitajan, avatessa ohjelman, ohjelmassa saadaan aktivoitua vain kunkin käyttämän toiminnot. Ohjelman pääkäyttäjä voi määrittää kukin toiminto kerrallaan, mitä kukin voi käyttää. Asian voi hoitaa myös niin, että antaa kullekin käyttäjälle oman käyttäjätason (1-9) ja määrittää kullekin tasolle, mitä voi käyttää ja mitä ei. Oletuksena kriittisimmät toiminnot on suojattu 9- tason käyttöoikeudella, kuten asetukset (jotka säätelevät merkittävästi, miten ohjelma käyttäytyy) ja raportointi. 92

93 TOIMINTOKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUKSIEN SELAUS RAJAUSMAHDOLLISUUDET Toiminto avataan kohdasta Asetukset Toimintojen käyttöoikeudet. Ruutu avautuu oletuksena kuvan näköisenä. Yläreunassa ovat välilehdet Rajaus nimellä ja tasokohtaisilla oikeuksilla ja Käyttäjäkohtainen rajaus. Vasemmassa reunassa voidaan selata eri ohjelman osioita. Hakutoiminnolla voidaan hakea toimintojen nimellä. Kun valittuna on jokin toiminto, sen minimitasoa voidaan muuttaa alareunasta ja lisätä käyttäjäkohtaisia oikeuksia tai kieltoja. Voidaan myös määrätä Ei tasokohtaisia rajoituksia, jolloin toiminto on kaikkien käyttäjien käytössä. Ei tasokohtaisia oikeuksia tarkoittaa, että kenellekään käyttäjälle ei anneta oikeutta toimintoon. Näiden tasokohtaisten lisäksi voidaan sitten määrätä erikseen ne, jolle oikeudet annetaan. Ruudun rajaukset ovat automaattisia, eli erillistä rajauspainiketta ei ole. Yläreunasta voidaan rajata, että näytetään esimerkiksi toiminnot, joiden minimi käyttäjätaso on 9. EI TASOKOHTAISIA RAJOITUKSIA Tarkoittaa, että kyseistä toiminto ei ole millään lailla suljettu keneltäkään käyttäjältä, ellei häntä ole erikseen asetettu käyttökieltoon. 93

94 EI TASOKOHTAISIA OIKEUKSIA Tarkoittaa, että vaikka myyjällä olisikin käyttäjätaso esim. 9, hän ei pääse silti käyttämään valittua toimintoa, ellei häntä ole erikseen valittu toiminnon käyttäjäksi. Käyttäjä pitää tällöin nimenomaisesti lisätä alla näkyvään listaan, ja vain listalla näkyvät käyttäjät ko. toimintoa käyttämään. ALIN KÄYTTÖÖN OIKEUTTAVA TASO Tarkoittaa, että kyseinen toiminto on rajattu pois niiltä käyttäjiltä, joiden käyttäjätaso on alempi kuin ruudulla määritelty. KÄYTTÄJÄKOHTAINEN TOIMINTOJEN HALLINTA Siirtymällä ruudun yläreunasta Käyttäjäkohtainen rajaus- välilehdelle, päästään hallitsemaan tietyn käyttäjän oikeuksia. Tässä ohjelma huomioi sekä käyttäjätason että käyttäjäkohtaiset oikeudet. Aluksi ruutu on tyhjä, ja ensin valitaan käyttäjä painikkeella Hae käyttäjä. Tällöin ruudulle tulevat toiminnot, joihin käyttäjällä on oikeus. Voidaan myös selata toimintoja, joihin käyttäjällä EI ole oikeutta, valitsemalla ruudun yläreunasta Puuttuvat oikeudet. Edelleen voidaan tarkentaa ja rajata toiminnot, jotka ovat kielletty tai sallittu käyttäjätunnuskohtaisesti, tai jotka ovat kielletty tai sallittu käyttäjätason perusteella. Alareunassa ovat pikapainikkeet Lisää oikeus ja Lisää kielto, jotka tekevät lisäyksen tai kiellon valitulle käyttäjälle. Nämä ovat siis käyttäjätunnukseen sidottavia oikeuksia. Toisena vaihtoehtona on muuttaa käyseisen tunnuksen käyttäjätasoa, jolloin se voi koskea useampia käyttäjiä kerralla. 94

95 LISÄTOIMINTOJEN KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Ohjelman lisämoduulit ja erilaiset liitännät aktivoidaan käyttöön rekisteröintikoodein. Lisätoimintojen käyttöönotto tapahtuu päävalikon kohdassa Asetukset Lisäohjelmat. Lisätoiminnot löytyvät ruudulla nimihaulla. Ruudulla voidaan myös mm. rajata näkyviin toiminnot, jotka ovat käytössä. Kun esimerkiksi halutaan ottaa käyttöön jonkin ruudulla näkyvistä liitännöistä, haetaan oikea nimihaulla tai selaamalla listaa, ja kaksoisnapsauttamalla riviä. Tällöin avautuu ruutu, jolla syötetään saatu rekisteröintikoodi. Välilyönneistä ei tarvitse koodissa välittää. Rekisteröintikoodi on aina sidottu yrityksen tai toimipisteen rekisteröityyn nimeen, joka näkyy ruudulla, kohdassa Yritys. Ellei saatu rekisteröintikoodi kelpaa, ilmoita yrityksen rekisteröity nimi FuturSoftille, uuden koodin saamiseksi. LISENSSIEN LUKEMINEN LISENSSITIEDOSTOSTA Ruudulla voidaan ajaa uudet toiminnot käyttöön lisenssitiedostosta käsin. Tämä käynnistyy alareunan painikkeesta Lue lisenssitiedosto. Näin esimerkiksi käyttöönottovaiheessa voidaan kerralla ottaa käyttöön kaikki hankitut liitännät. 95