Luettelointi- ja hankintaprosessien yksinkertaistaminen

Transkriptio

1 Luettelointi- ja hankintaprosessien yksinkertaistaminen Seija Laitinen-Kuisma, Matti Jussila, Merja Laine Jyväskylän kaupunginkirjasto Mari Saikkonen, Kauko Raitamaa, Sirpa Mikkonen BTJ Syyskuu 2013

2 SISÄLLYS 1 Johdanto 3 2 Lähtökohta ja tavoitteet 4 3 Toteutustapa 6 4 Työpajat 7 a) Tarjonta/valinta/hankinta 7 b) Metatieto & luettelointi 8 c) Logistinen prosessi 9 d) Aurora 11 5 Pohdinta 12 a) Tarjonta-, valinta- ja hankintaprosessi 12 b) Luettelointiprosessi 13 c) Metatiedon riittävä taso 15 d) Tilaus/toimitusprosessi asiakkaan käytettäväksi asti (logistiikka) 17 6 Toimenpiteet 18 7 Johtopäätökset 19 Liitteet Prosessikuvat BTJ/JKL Aurora-työpajan materiaalit Tampereen kaupunginkirjaston esitys Kajaanin kaupunginkirjaston esitys Onnistuneen projektin työkalut

3 1 JOHDANTO Jyväskylän kaupunginkirjasto käynnisti BTJ Finlandin kanssa yhteistyössä keväällä 2013 hankkeen, jonka tavoitteena oli kartoittaa kirjastoaineistojen ja niihin liittyvien informaatiovirtojen ja fyysisten aineistojen käsittelyyn liittyviä prosesseja Jyväskylän kaupunginkirjaston ja BTJ Finlandin organisaatiossa ja tietojärjestelmissä. Hankkeeseen haettiin ja saatiin Opetus- ja kulttuuriministeriöstä erityisavustusta. Hankkeessa kuvattiin tarjonnan, valinnan ja hankinnan kokonaisprosessit, alkaen toimittajan tarjonnasta ja päättyen aineiston saapumiseen kirjaston hyllyyn asiakkaan lainattavaksi. Tavoitteena oli tehostaa ja yksinkertaistaa kirjastossa tehtäviä työketjuja ja tarkastella millä tavoin aineisto on mahdollisimman nopeasti asiakkaiden käytettävissä. Tämä mahdollistaa samalla, että kirjaston henkilökunta voi keskittyä enemmän asiakastyöhön. Lisäksi tavoitteena oli tarkastella kirjaston työprosesseja tulevaa kirjastojärjestelmän vaihtoa silmällä pitäen. Hankkeen aikana järjestettiin neljä puolen päivän mittaista työpajaa. Hanketta ohjasi ohjausryhmä, joka kokoontui 4 kertaa ja käsitteli hanketta myös puhelinpalavereissa. Hankkeen ohjausryhmään kuului Jyväskylän kaupunginkirjastosta Seija Laitinen-Kuisma, Matti Jussila ja Merja Laine sekä BTJ Finlandista Sirpa Mikkonen, Kauko Raitamaa ja Mari Saikkonen (hanketyöntekijä). Hanke toteutettiin huhti-kesäkuussa

4 2 LÄHTÖKOHTA JA TAVOITTEET Kirjastokenttä elää muuttuvassa ja haasteellisessa tilanteessa. Keskeisiä näkymiä tulevaisuudessa on resurssien niukkeneminen, henkilöstön eläkkeelle siirtyminen sekä uusien aineistomuotojen ja palvelujen luomat osaamis- ja kehittämistarpeet. Kirjastojen asiakkaat taas elävät entistä monimuotoisemmassa ja saavutettavammassa maailmassa, jossa esimerkiksi uudenlaiset verkkopalvelut (mm. Spotify, Netflix) verottavat jo nyt huomattavasti äänitteiden ja elokuvien lainausta, erilaiset e-materiaalit kasvattavat osuuttaan ja tiedon etsintä verkossa on nopeaa ja vaivatonta. Palvelun saamisen nopeus on yksi kasvavista vaatimuksista. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaativat myös nykyisten toimintatapojen, organisaation ja jopa kulttuurin uudistamista. Yleisten kirjastojen neuvoston strategiassa kirjastojen tulisi keskittyä eritoten seuraaviin seikkoihin: käyttäjien segmentointi ja osallistaminen palvelujen kehittämiseen; vuorovaikutteisuuden lisääminen asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa; viestinnällisten ja markkinoinnillisten taitojen kehittäminen; verkkopalvelujen kehittäminen; kokoelmat saatavaksi ja esille helposti koko maan laajuisesti sekä niiden kehittäminen asiakkaita houkuttelevaksi; kirjastotilojen kehittäminen monipuolisemmaksi ja muunneltavammaksi; verkostoituminen. Jyväskylän kaupungilla on ollut viime vuosina käynnissä organisaatiouudistus, jossa yhtenä keskeisenä tavoitteena on asiakaslähtöisyyden korostaminen ja kuntalaisten vaikutusmahdollisuuksien vahvistaminen. Organisaatiouudistuksessa kaupungin tasolla tavoitellaan siis osin samoja asioita, jotka YKN:n strategiassa nousevat esille. Jyväskylän kaupunginkirjasto on tutkinut asiakkaiden tyytyväisyyttä ja kokemuksia viimeksi asiakaskyselyllä vuonna Kyselystä nousee erityisesti esille se, että suuri määrä asiakaskäynneistä tehdään verkkokirjastossa, fyysisissä asiakaskäynneissä käytetään suhteellisen vähän esim. tietopalvelua ja että asiakkaat toivovat erityisesti uutuusaineiston parempaa ja nopeampaa saatavuutta. Jyväskylän kaupunginkirjastossa on kehitetty ja hiottu aineiston hankintaan ja saataville saamiseen liittyviä prosesseja. Jokainen prosessin osa on dokumentoitu tarkasti. Hankkeen ohjausryhmässä todettiin, että prosessit on suunniteltu nykyisen kirjastojärjestelmän ehdoilla, ja totuttuihin työtapoihin pohjautuen. Tämän hankkeen piiriin kuuluvat prosessit sitovat tänä päivänä paljon resurssia. Itse asiassa tarkkaa tietoa siitä, että kuinka paljon 4

5 mihinkin tehtäviin käytetään aikaa, ei ole tiedossa. Niinpä kirjastojärjestelmän vaihdoksen yhteydessä on tarpeen tarkastella tätä kokonaisprosessia pohtien palveleeko se nyt ja tulevaisuudessa asiakkaiden tarpeita tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla. BTJ on toiminut yli 50 vuotta kirjastojen kanssa tavoitteenaan auttaa kirjastoja pääsemään omiin tavoitteisiinsa. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaativat myös BTJ:ltä nykyisten toimintatapojen, organisaation ja jopa kulttuurin uudistamista. Tämän hankkeen kautta ymmärrämme entistä paremmin kirjaston päässä tapahtuvia prosesseja ja pystymme kehittämään ratkaisuja, joilla pystytään tehostamaan työtä ja tarjoamaan uudenlaisia mahdollisuuksia kirjastojen arkeen. Hankkeen tavoitteena on analysoida niitä prosesseja, jotka vaikuttavat aineistojen kulkuun ennen kuin ne ovat asiakkaiden käytettävissä. Tämä prosessi, alkaen toimittajan ennakkotietojen tarjonnasta ja päättyen muovitetun ja tarroitetun aineiston hyllytykseen, on nyt kuvattu yksityiskohtaisesti. Näin sen sujuvuutta, tehokkuutta ja toimivuutta on voitu arvioida. Hankkeen tavoitteena on myös miettiä lyhyen ja pitkän aikavälin konkreettisia toimenpiteitä, jotka parantavat asiakkaiden tyytyväisyyttä kirjastojen toimintaan. Samalla pyritään yksinkertaistamaan kirjastossa tapahtuvia työprosesseja, jotta henkilöstön resursseja on mahdollista käyttää asiakaspalveluun ja palveluiden kehittämiseen tulevaisuuden tarpeita vastaavaksi. 5

6 3 TOTEUTUSTAPA Hankkeen aikana järjestettiin 4 työpajaa, joihin osallistui henkilöstöä sekä Jyväskylän kaupunginkirjastosta että BTJ Finlandista. Huhtikuussa järjestettiin kolme puolen päivän mittaista työpajaa. Työpajojen tavoitteena oli kuvata työprosessit BTJ Finlandin ja Jyväskylän kaupunginkirjaston organisaatioissa ja tietojärjestelmissä iltapäivän työpajassa avattiin tarjonnan, valikoimatyön ja hankinnan prosesseja aamupäivän työpaja käsitteli luetteloinnin prosessia ja iltapäivällä keskiössä oli logistinen prosessi. Työpajoissa piirrettiin fläppipaperille prosessin eri vaiheet sekä tekijät ja arvioitiin aika, joka prosessin eri vaiheissa menee. Kun prosessi oli saatu ongelmakohtineen ja poikkeuksineen kuvattua, saivat työpajan osallistujat kirjoittaa kehittämisideoitaan ja kommenttejaan eri värisille posti it lapuille ja kiinnittää huomiot ko. kohtaan prosessin kuvausta. Lopuksi kaikki saivat kolme ääntä, ja äänestettiin mitkä kolme kehittämisideaa ovat kaikista keskeisimpiä prosessin sujuvuuden kannalta. Neljäs työpaja järjestettiin ja sen aiheena oli nykyisen kirjastojärjestelmän päivittäminen Aurora-kirjastojärjestelmään, näkökulmana tämän päivityksen vaikutukset hankinnan, valinnan ja luetteloinnin työprosesseihin. Työpajaan osallistui Jyväskylän kaupunginkirjaston henkilökunnan ja BTJ Finlandin edustajien lisäksi sparraajat Kajaanin ja Tampereen kaupunginkirjastoista. Työpajan puheenvuoroissa käsiteltiin kirjastojärjestelmävaihdosta työprosessien näkökulmasta. Ohjausryhmä kokoontui hankkeen aikana 4 kertaa. Ensimmäisessä keskustelussa sovittiin hankkeen scopesta, tavoitteista ja toimintatavoista. Toisessa ohjausryhmän kokouksessa käytiin läpi tulevien työpajojen yksityiskohtainen työskentelytapa ja sovittiin hankkeen etenemisestä ja tiedottamisesta. Kolmannessa ohjausryhmän kokouksessa käsiteltiin työpajojen tuottamat prosessikuvaukset ja kehittämisideat, työpajatyöskentelyn kokemukset ja huomiot sekä keskusteltiin siitä, mitä kehittämisideoita viedään eteenpäin ja millä tavoin. Neljännessä kokouksessa käytiin läpi toimenpiteitä, loppuraporttia ja jatkosuunnitelmia. Tämän lisäksi ohjausryhmä kävi läpi hanketta puhelinpalavereissa. 6

7 4 TYÖPAJAT a) Tarjonta, valinta ja hankinta Tarjonta, valinta ja hankinta -työpajaan osallistui ohjausryhmän lisäksi BTJ Finlandin tuotteet ja valikoimat tiimistä kaksi henkilöä ja Jyväskylän kirjastosta viisi henkilöä, hankinta- ja luettelointiosastolta, musiikkiosastolta sekä Vaajakosken aluekirjastosta. Työpajassa kuvattiin tarjonta-valinta-hankinta prosessi seuraavasti: BTJ:n tarjonta koostuu toimittajilta ja kustantajilta saatavasta tuotetiedosta, joka tuodaan automaattisesti tai manuaalisesti BTJ:n tuotantotietokantaan. Tätä tietoa täydennetään ja muokataan, ja siitä koostetaan kirjastoille tehtävät valintalistat eli suurten ja keskisuurten kustantajien ennakkolistat ja BTJ Kirjo luettelo. Tämän lisäksi BTJ tarjoaa erilaisia täydennyslistoja ja tarjouskampanjoita, nämä yleensä vain sähköisinä listoina BTJ Arvon kautta. Valintalistat BTJ jakelee BTJ Arvon kautta sopimusasiakkailleen. Listat ovat käytettävissä myös BTJ:n verkkokaupassa. Valintalistoista osa toimitetaan kirjastoille myös painetussa muodossa; ennakkolistat yleensä kustantajien postittamana ja BTJ Kirjo -luettelo BTJ:n toimittamana. BTJ tiedottaa asiakkaitaan uusista listoista sähköpostin välityksellä (Valikoimatiedote), kotisivuillaan ja BTJ:n verkkokaupassa. Sähköinen luettelo, E-Kirjo on käytettävissä n. 5 päivää aikaisemmin kuin painettu BTJ Kirjo. Kun BTJ Kirjo on toimitettu kirjastoihin, on tilausaikaa n. 2 viikkoa. Viimeinen tilauspäivä ilmoitetaan Valikoimatiedotteessa, BTJ Kirjossa sekä verkkokaupassa. Osa BTJ:n tarjoamasta aineistosta tulee asiakaskyselyiden kautta. Tällöin BTJ:n tuoteasiantuntijat selvittävät tuotteen saatavuuden ja hinnan. Jos tuote on uusi ja katsotaan muitakin kirjastoja kiinnostavaksi, se lisätään BTJ Kirjon tarjontaan. Muussa tapauksessa tuote avataan tilattavaksi BTJ:n tilauskanavista. Jyväskylän valintaprosessi alkaa Valikoimatiedotteesta, josta käy ilmi, että uusi valintalista on ilmestynyt. Hankintaosaston virkailija avaa listan valitsijoille. Tässä yhteydessä lista jaetaan osiin (erotetaan mm. lasten aineisto, av). Listalta poistetaan kalenterit, lehtien yksittäiset numerot sekä kielikurssit. Hankinnan virkailija huolehtii että yksiköillä on painettuja luetteloita (ennakkolistoja tai BTJ Kirjoja) tarpeeksi käytössään ja ilmoittaa valitsijoille viimeisen tilauspäivän. Musiikkiosastolla musiikkiosaston virkailija hoitaa tämän prosessin. Valinta-aika on 1 2 viikkoa. Valinta jakautuu lähikirjastoihin ja pääkirjaston eri osastoille. Yhden Kirjo-luettelon valintaa voi olla tekemässä henkilöä. Listoilla tarjonnassa olevaa aineistoa tarkistetaan tietokannasta onko aiemmin samoja teoksia, saman kirjailijan, samasta aiheesta. Kirjastonhoitajat merkitsevät omat alueensa BTJ Arvoon ja laskevat kä- 7

8 sin tilauksen loppusumman. Valintaan liittyy paljon tarkastamista ja manuaalista työtä. Valinta on osin keskitettyä, esimerkiksi eri kielten aineisto valitaan keskitetysti koko kirjaston yhteiskokoelmaan. Lähikirjastojen CD-levyt valitaan keskitetysti Vaajakoskella (musiikin informaatikko). Lasten musiikin koko kirjastolle valitsee pääkirjaston lastenosasto. Osin valinta on hajautettua, yksiköt valitsevat itse aikuisten ja lasten kirja-aineiston. Pääkirjastossa kirja-ainestoa valitsevat kaikki kirjastonhoitajat ja informaatikot kiertävässä vuorossa. Päivää ennen viimeistä tilauspäivää luettelointiosaston kirjastonhoitajat sulkevat listat, tyhjät tilausrivit poistetaan ja ennakkotietueet siirretään omaan tietokantaan. Tässä yhteydessä ennakkotietueet tarkistetaan ja muokataan hakukirjaukset sovittuun, auktorisoituun muotoon. Hankinnan virkailija lähettää tilauksen ja tallentaa tilaustiedot. Musiikkiosastolla prosessi on sama, mutta hankinnan virkailija hoitaa myös listojen sulkemisen. Täydennystilauksia varten hankinnan virkailija avaa säännöllisesti tyhjät listat, jonne valitsijat voivat lisätä nimekkeitä, esim. asiakkaiden toiveita. Valitsijoiden tulisi tarkistaa itse tuotteiden saatavuus. Jos tuotteen saatavuus on epävarmaa, tiedustelee hankinnan virkailija saatavuutta, esim. BTJ:n asiakaspalvelusta. Jos ennakkotietuetta ei ole poimittavissa mistään, sen luo luettelointiosaston kirjastonhoitaja. b) Luettelointi Metatieto & luettelointi työpajaan osallistui ohjausryhmän lisäksi BTJ Finlandin luettelointitiimistä kaksi henkilöä ja Jyväskylän kirjastosta neljä henkilöä, joista musiikkiosastolta oli kaksi. Työpajassa kuvattiin ennakkotietueen jalostamisen prosessi valmiiksi luettelointitietueeksi seuraavasti: BTJ:n luettelointiprosessi, tai pikemminkin tietueen jalostamisen prosessi alkaa ennakkotietueesta. Tämä on yleensä toimittajilta ja kustantajilta tulevaa ennakkotietoa, joka siirretään automaattisesti tai manuaalisesti BTJ:n toiminnanohjausjärjestelmään. Toiminnanohjausjärjestelmästä ennakkotiedot siirretään luetteloinnin tuotantotietokantaan, samalla tuotetieto konvertoidaan Finmarc muotoon. Ennakkotiedot siirretään BTJ Arvon kautta sopimuskirjastojen kirjastojärjestelmiin joko Finmarc- tai Marc 21-muodossa. Tuote luetteloidaan toimittajalta/kustantajalta saadusta näytteestä tai luettelointia varten lainataan asiakkaan kappaletta, jolloin luettelointikappale toimitetaan Vilppulasta. Kotimainen kirja-aineisto luetteloidaan ensin Fennicaan, josta valmis tietue siirretään luettelointitietokantaan. Vieraskielinen, musiikki ja AV-aineistot luetteloidaan suoraan luettelointitietokantaan Luettelointi pyritään tekemään 1-14 vuorokauden sisällä ilmestymisestä tai siitä kun tuote on saatu luetteloitavaksi (esim. musiikkiaineisto voi olla ilmestynyt aiemmin, mutta tarjotaan ja luetteloidaan myöhäisempänä ajanhetkenä). Kirja-aineisto luetteloidaan Kansallisbibliografia-tasolla, musiikki- ja av-aineisto kirjastoalan yhteisiä käytäntöjä noudattaen. Henkilönnimien, yhteisöjen ja asiasanojen auktorisointi tehdään Kansalliskirjaston käy- 8

9 täntöjä noudattaen ja tarvittaessa yhteistyössä Kansalliskirjaston asiantuntijoiden kanssa (esim. hankalat nimenmuodot, uudet YSA-sanat). Allfons-tietokantaan päivittäin valmistuvista tietueista koostuu ns. päiväpaketti. Se pitää sisällään kaikki sinä päivänä valmistuneet tietueet. Päiväpaketti siirtyy kirjastojen tietokantaan BTJ Arvon avulla tai kirjastojärjestelmien poimintatietokantoihin. Tietueita korjataan ja täydennetään takautuvasti. Tietueisiin päivitetään mm. virheiden korjauksia, luettelointikäytäntöjen muutoksia, luokka- ja asiasanamuutoksia (mm. uudet YKL-luokat) ja nimiauktoriteettien muutoksia. Nämä muutetut tietueet siirtyvät BTJ Arvo asiakkaille päivityspaketteina, muuten korjatut tietueet päivittävät järjestelmätoimittajien poimintatietokantojen tietuetta. BTJ ilmoittaa kirjastoille korjatusta tietueista kahden viikon välein Allfons-tiedotteella. Jyväskylän luettelointiprosessi alkaa minitietueen tallentamisella tietokantaan. Kirjastonhoitaja tekee tämän kirja- ja av-aineiston osalta, musiikkiosaston minitietueet tallentaa musiikkiosaston virkailija. Tässä yhteydessä tarkistetaan nimimuotojen oikeellisuus. Jos kirjastojärjestelmään on tallentunut virheellinen nimimuoto, ei sitä voi jälkikäteen poistaa. Minitietueiden tallentamisen jälkeen hankinnan virkailija tekee tilauksen. Kun tuotteet saapuvat kirjastoon, hankintaosaston virkailijat purkavat lähetykset ja merkitsevät ne saapuneiksi. Tässä yhteydessä tarkistetaan, onko teoksesta varauksia varattu aineisto pyritään aina käsittelemään ohi muun aineiston. Virkailija tarkistaa myös onko valmis luettelointitietue poimittavissa. Virkailija jakaa luetteloitavan aineiston luetteloinnin kirjastonhoitajille; varatut ja poimittavat luettelointitietueet on merkattu erikseen. Luettelointi jakaantuu vastuualueittain: kaunokirjallisuus, tietokirjallisuus ja av-aineisto. Musiikkiosasto hoitaa oman aineistonsa itse. Luetteloinnin kirjastonhoitajat poimivat valmiit luettelointitietueet vertaamalla tietueita (so. tarkistetaan mm. kaikki auktorisoitavat kentät) BTJ:n poimintatietokannasta tai muista Pallas-kirjastojen tietokannoista sekä muutamasta ulkomaisesta tietokannasta. Valmiita luettelointitietueita odotetaan, tarvittaessa tietue tehdään itse alusta asti (esim. paikalliset omakustanteet, BTJ:n valikoimien ulkopuolelta ostetut vieraskieliset teokset ja musiikki). Erityisesti musiikkiosasto jalostaa poimittavaa tietuetta: sisällönkuvailua yhtenäistetään, lisätään ja täsmennetään, osakohteita tarkastetaan. Luettelointi poimitaan aina niin, että luetteloitava teos on käsillä. Allfons-listat käydään läpi kahden viikon välein. Jokainen tiedotteessa oleva tietue on käsiteltävä manuaalisesti, ensiksi tarkistetaan onko ko. tietuetta kirjaston tietokannassa ja toiseksi on tehtävä tarvittava korjaus tietueeseen. c) Logistinen prosessi Logistisen prosessin -työpajaan osallistui ohjausryhmän lisäksi BTJ Finlandin tilaus-toimitus-tiimistä sekä tuotetiimistä neljä henkilöä ja Jyväskylän kirjastosta kuusi henkilöä, joista musiikkiosastolta oli kaksi. Työpajassa kuvattiin tilaus-toimitusprosessi BTJ:n järjestelmissä sekä aineiston kulku JKL:n kaupunginkirjaston sisällä toimituksen vastaanottamisen jälkeen. 9

10 BTJ:n prosessi alkaa tilauksen vastaanottamisesta. Tilauksia on erilaisia: ennakot ja täydennystilaukset. Tilaukset muodostavat ostotilauksen, ennakot ostetaan kampanjan päättymisen jälkeen ja täydennystilaukset ostetaan jatkuvasti. Ostotilaus muodostuu 1 pv kuluessa tilauksen saapumisesta. Ilmestyneet tuotteet saapuvat 2vrk 2vkon aikana BTJ:n logistiikkakeskukseen Vilppulaan. Ennakkoon ostettu aineisto saapuu heti aineiston ilmestyttyä. Ostotilauksen jälkeen toimittajalta voi tulla päivittynyttä saatavuustietoa. Tuote voi olla loppuunmyyty tai sen painos voi olla tilapäisesti lopussa tai tuotteen ilmestyminen siirretään tai perutaan. Tämä tieto viedään BTJ:n omiin järjestelmiin ja sieltä asiakkaalle Ekstranettiin sekä seuraavalle lähetteelle, joka asiakkaalle tulostuu. Ilmestymisen peruuntuminen ja loppuunmyyty tuote peruvat samalla asiakkaan tilauksen. Jos asiakas tilaa tuotetta, jota ei vielä löydy BTJ:n tuotekannasta, menee tuote selvitykseen tuotetiimiin. Siellä tarkistetaan tuotteen saatavuus ja hinta, avataan tuote tuotekantaan ja myyntitilaus asiakkaalle tallennetaan manuaalisesti. Tuotteen saapuessa varastoon lähetykset puretaan ja tuotteet otetaan vastaan järjestelmään. Tuotteet varautuvat asiakkaille, ja ilman käsittelyä lähetettävät tuotteet jaetaan asiakkaiden lokeroihin. Jos tuotetta ei ole luetteloitu, yhteen kappaleeseen tulostuu luetteloinnin työmääräin. Tuote käy luetteloinnissa ja palautuu vastaanottoon, josta se varautuu asiakkaalle. Osalle asiakkaista aineistoa käsitellään ennen lähetystä. Tällöin tuotteet kiertävät ensin muovituksessa, tarroituksessa tai uudelleensidonnassa, jonka jälkeen ne jaetaan asiakkaiden lokeroihin. Lokeroista tuotteet kerätään ja pakataan ja lähetetään asiakkaille sovittuna päivänä. Lähetysten purun yhteydessä havaitut puutteet, ylimääräiset kappaleet ja vialliset kappaleet välitetään toimittajalle, joka korjaa puutteet. Vilppulaan palautuu myös asiakkailta ylimääräisiä ja viallisia kappaleita, sovittuja asiakaspalautuksia sekä asiakkaat informoivat puuttuvista kappaleista. Reklamoinnit käsitellään ja korvaavat tuotteet tilataan ja tehdään mahdolliset hyvityslaskut. Jyväskylän logistinen prosessi alkaa lähetysten purkamisesta. Lähetykset saapuvat BTJ:ltä kaksi kertaa viikossa, noin 10 laatikkoa kerrallaan. Virkailija purkaa lähetykset, tarkistaa aineiston, vertaa lähetyslistaan ja tekee mahdolliset reklamaatiot. Virkailija vie aineiston saapuneeksi tietokantaan ja tarkistaa tässä yhteydessä onko luettelointi poimittavissa ja onko tuotteeseen kohdistuvia varauksia. Virkailija tarkastaa ja tiliöi laskun. Jos tuotteeseen kohdistuu varauksia, se priorisoidaan ohi muun aineiston. Virkailija vie luetteloinnin työkappaleen luetteloijalle ja jakaa mahdolliset lisäkappaleet hyllyihin odottamaan luetteloinnin valmistumista. Tässä vaiheessa erotellaan tuotteet, joihin on saatavilla valmis luettelointitietue sekä erikseen tuotteet, joihin kohdistuu varauksia. Kirjastonhoitajat luetteloivat aineiston. Kaunokirjallisuus, tietokirjallisuus ja av-aineisto on jaettu omille vastuuhenkilöilleen. Luetteloinnin valmistuttua kirjastonhoitaja palauttaa työkappaleen ja kaikki kappaleet tarroitetaan. Tarroituksen jälkeen aineisto siirtyy muovitukseen. Osa lähikirjastoista muovittaa aineistonsa itse, näille aineisto jaetaan lokeroihin tarroituksen jälkeen. Muovituksen jälkeen valmis aineisto lähetetään osastoille ja lähikirjastoihin. 10

11 Ruuhkautumista logistisessa prosessissa aiheutuu erityisesti luetteloinnissa, jossa valmista luettelointitietuetta saatetaan odottaa ja toisaalta luettelointiin tehdään vielä täsmennyksiä ja tarkistuksia, erityisesti musiikkiaineiston osalta. Toinen ruuhkautumisen paikka on muovitus. Muovittajan tehtäviin kuuluu myös kahvinkeitto ja keittiön siisteydestä huolehtiminen. d) Aurora-työpaja Jyväskylän kaupunginkirjasto on siirtymässä Aurora-kirjastojärjestelmään syksyllä Aurora-työpajassa oli mukana Eeva-Riitta Peltonen Tampereen kaupunginkirjastosta ja Leena Marja Tikkanen Kajaanin kaupunginkirjastosta kertomassa kokemuksiaan Aurora-kirjastojärjestelmän käyttöönotosta Tampereen ja Kajaanin kaupunginkirjastoissa erityisesti hankinnan ja luetteloinnin työprosessien osalta. BTJ piti puheenvuoron, jossa kuvattiin Axiellin kanssa käytyjä keskusteluja miten BTJ Arvo palvelu integroidaan Aurora-kirjastojärjestelmään nyt ja tulevaisuudessa. Työpajassa käytiin läpi myös Tampereen kaupunginkirjaston Petri Tonterin ajatuksia kuinka kirjasto voi valmistautua järjestelmänvaihdokseen pohjautuen Tonterin artikkeliin teoksessa Kirjastojärjestelmät vai kirjastot ilman järjestelmää (2012). Kajaanin ja Tampereen kokemuksia järjestelmän vaihdoksesta yhdisti ongelmat nopeasti kehittyvästä ja muuttuvasta järjestelmästä sekä osin liian vähäisestä etukäteissuunnittelusta aiheutuneet hankaluudet. Kun määrittelyjä tai työprosesseja ei oltu etukäteen riittävän huolellisesti suunniteltu, oli projektin ohjauksessa vaikeuksia. Molemmissa kirjastoissa vanhoja toimintatapoja on muokattu uuteen työkaluun sopiviksi. Tässä hankkeessa on määritelty työprosesseja nykyisessä järjestelmässä. Uuteen järjestelmään siirryttäessä on erittäin tärkeää määritellä miten työprosessit halutaan uudessa järjestelmässä järjestää. Vaikka järjestelmä määrittää tietyt puitteet työprosessien kulkuun, täytyy kirjaston henkilökunnalla olla myös selvänä tavoite asioiden toivotusta tilasta. Vuoropuhelu järjestelmätoimittajan kanssa on helpompaa kun järjestelmän tilaajalla on kirkas tahtotila siitä, miten järjestelmä toimii ihanteellisest, vaikka tätä tavoitetta ei heti järjestelmänvaihdon yhteydessä saavutettaisikaan. Tulevaisuudessa on entistä tärkeämpää että kirjastojärjestelmien käyttäjät, Axiell ja BTJ käyvät yhdessä laajalla rintamalla vuoropuhelua kirjastojärjestelmän kehittämisestä, jotta työ- ja informaationkulku saadaan mahdollisimman sujuviksi. 11

12 5 POHDINTA Työprosesseja tarkastelevissa työpajoissa tunnistettiin erilaisia vaiheita työketjuissa, jotka voivat hidastaa tai vaikeuttaa työn ja aineiston kulkua. Toimenpiteitä voidaan tarkastella kolmella eri tasolla: heti tehtävät toimenpiteet, Aurora-integraation mukana tuomat toimenpiteet sekä polun rakentaminen pitemmälle tulevaisuuteen, esim vuoden säteellä. Näitä toimenpiteitä voidaan lähteä toteuttamaan yksin, yhteistyössä erilaisten kumppaneiden kanssa tai ulkoistamalla osa toiminnoista. a) Tarjonta-, valinta- ja hankintaprosessi Tarjonnan ja valinnan prosesseja tarkasteltaessa esiin nousi erityisesti valintaa tekevien henkilöiden suuri määrä. Yhtä BTJ Kirjo katalogia voi käydä läpi henkilöä. Tämä luo luonnollisesti haasteita aikatauluihin ja erityisesti BTJ:llä on ollut vaikeuksia toimittaa riittävää määrää katalogeja oikeille henkilöille. Kirjaston aineistonvalintatyö voidaan tuottaa usealla eri tavalla, joista ohessa esitellään vahvuuksineen ja heikkouksineen kolme erilaista tapaa. Työpajassa tunnistettiin myös toimenpiteitä, joilla voitaisiin sujuvoittaa työprosessia. Näistä on koostettu toimenpide-ehdotukset, jotka on esitelty luvussa Hajautettu valinta, nykyinen malli Yksiköt valitsevat itse aineistonsa, osa aineistoista on keskitetty. Edut: oman asiakaskunnan tarpeiden tuntemus, oman ammattitaidon ylläpitäminen, ollut perinteisesti kirjastotyön ydintä Haitat: paljon päällekkäistä työtä, paljon päällekkäisiä tarkastuksia, katse ensisijaisesi omassa kokoelmassa, ei koko talon kokonaisuudessa, vie paljon resurssia. 2. Keskitetty valinta, erikoisosaamisalueet Aalto-kirjastojen yhteinen kokoelmatyö -loppuraportissa korostettiin ammattitaitoa ja erityisesti erikoisosaamista valinnassa. Erikoisosaajat valitsevat tässä mallissa koko kirjastolle aineiston, kuten osassa aineistosta tehdään jo nyt. Valinta tehtäisiin aina koko talolle tai jopa koko laajentuvalle kimpalle siten, että Jyväskylän kaupunginkirjasto toimisi tuottajana ja kimpan pienemmät kirjastot olisivat valikoimapalvelun tilaajia. Palvelu voidaan tuottaa joko omin voimin tai käyttää ulkopuolista osaamista. Käytännössä suuri osa lähikirjastojen valinnasta jäisi pois ( jollei erikoisosaaja olisi lähikirjastolainen). Erikoisosaamisalueita voisivat olla esim. sarjakuvat, runot, tietokirjallisuus jaoteltuna taiteet, käsityöt, puutarha ja musiikki jaoteltuna nuotit, klassiset CD:t, populaarimusiikki. 12

13 Edut: koko oman kirjastoverkon kokoelmatyön hallinta, päällekkäisen listojen läpikäymisen vähentäminen, mahdollisuus erikoistua ja syventyä aineistoihin. Osaamisen hankinta myös kirjaston ulkopuolelta mahdollistaa entistä laajemman osaamisen hyödyntämisen. Vapauttaa resurssia kirjaston muihin tehtäviin. Haitat: paikallistuntemuksen ja tarpeiden häviäminen, vaatii vahvaa kommunikaatiota ja uudenlaisten toiminta- ja ajattelutapojen hyväksymistä henkilöstöltä 3. Täysin keskitetty valinta Koko kirjastolle, kaikille osastoille ja lähikirjastoihin valitaan keskitetysti aineisto. Palvelu tai osia siitä voidaan ostaa ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Tällöin kirjasto ja palveluntoimittaja sopivat yhdessä valikoiman rakenteesta, tarvittavista määristä ja käytettävissä olevasta aineistomäärärahasta. Palveluntoimittaja hankkii valikoimaa sovittujen periaatteiden mukaan. Palvelun onnistuminen perustuu vahvaan yhteydenpitoon kirjaston ja toimittajan välillä. Edut: koko kirjastoverkon uutuushankinnan hallinta, samalla aineistomäärärahalla saadaan kattavampi aineisto koko kimpan alueelle, kustannustehokkuus, vapauttaa kirjaston henkilöstöltä aikaa muihin tehtäviin esim. kokoelmien hallintaan ja asiakastyöhön Haasteet: paikallistuntemuksen häviäminen, kommunikaatio kirjaston ja toimittajan välillä, järjestelmien kehittäminen niin, että aineisto hankinnat jatkossakin voidaan tehdä suoraan kirjastojärjestelmään. Yhteistyön alussa käytettävä riittävästi aikaa hankintaprofiilien mietintään. b) Luettelointiprosessi Metatiedon jalostamisen ja luetteloinnin prosesseissa korostui erityisesti seuraavat seikat: Jyväskylän kaupunginkirjaston luettelointiosasto tekee huolellista työtä korkeasti koulutetun ja osaavan henkilökunnan voimin. Jyväskylän luettelointitiimi tuottaa korkeatasoista luettelointidataa, mutta joiltakin osin työ on päällekkäistä BTJ:n tuottaman keskitetyn luettelointipalvelun kanssa. Lisäksi tietueiden tarkistamiseen ja ennakkotietueiden muokkaamiseen käytetään runsaasti resursseja. Tähän yhtenä syynä pidettiin BTJ:n ennakkotietueiden puuttellisuutta, luettelointitietueiden sisältämiä virheitä ja keskitetyn palvelun ajoittaista hitautta. Seuraavassa pohditaan mikä voisi olla ennakkotiedon ja luettelointitietueen riittävä taso, minkälaisia erilaisia tapoja kirjastolla on tuottaa tarvittava luettelointi, ja minkälaisia näkymiä yhteisluettelo Melinda tuo yleisille kirjastoille. 13

14 Kolme mallia luetteloinnin tuottamiseen 1. Kimpan keskittäminen: nykyinen malli, jossa Keski-kimppaan kuulu vien kunnankirjastojen luettelointi olisi keskitetty Jyväskylän luettelointiosastolle Edut: kimpan kirjastojen puutteellisten käytäntöjen poistuminen, yhteneväinen luettelo, henkilöresurssia vapautuisi muihin tehtäviin, nopeuttaisi aineistojen läpimenoa Haasteet: kuinka tämän resursoitaisiin niin, että toiminto ei ruuhkautuisi. Miten hoidettaisiin aineisto jota ei ole tilattu Jyväskylästä. Vaikka kimpan päällekkäinen työ vähenisi, niin edelleenkin tämä toiminto sitoisi paljon resurssia työhön, jota tehdään keskitetysti jo BTJ:n puolella, ei kustannustehokasta 2. Keskittäminen BTJ:lle: malli, jossa luetteloinnin poiminnan prosessi virtaviivaistetaan, Auroran avulla tietueitten automaatti täydentäminen ja mahdollisuus aineiston lainakiertoon laittamiseen minitiedoin. Nykyjärjestelmässä poimii se, kuka valmiin tietueen ensimmäisenä havaitsee. Tietueita ei tarkasteta poimittaessa. Aineistot minitiedoin eteenpäin (luokka, pääsana määriteltynä), jolloin uutuusaineisto on nopeammin asiakkaiden käytettävissä Edut: prosessin keveneminen, resurssien ja ajan säästö, aineiston seisottamisen ja edestakaisin tarkastamisen vähentäminen. Tyytyväisemmät asiakkaat kun aineistot löytyvät nopeammin kannasta. Kustannustehokkuus. Henkilöstöltä vapautuu aikaa muihin tehtäviin. Haasteet: keskitetty luettelointi ei saa ruuhkautua, nykyjärjestelmässä haasteena miten minitiedoin lainaan laitettuihin saa yhdistettyä luettelointitietueen, minitiedoin lainaan laittamisessa haasteena on mahdolliset luokkamuutokset, tarvitaan myös uudelleentarroitus. 3. Yhteisluettelo: tulevaisuuden malli, jossa luettelointi tehdään kerran keskitettyyn tietokantaan (Melinda). Melinda on kansallinen metatietovaranto, jonka tarkoitus on palvella kaikkia kirjastosektoreita. Tällä hetkellä se kattaa yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastot, ja yleisten kirjastojen osalta on meneillään pilotointi. Melinda kokoaa kirjastoaineistojen kuvailevat metatiedot (luettelointitiedot) yhteen paikkaan ja tarjoaa ne hyödynnettäviksi yhdestä paikasta. Perusajatuksena on se, että kirjastot liittyvät rajapintojen välityksellä yhteen ja samaan metatietojen tuottamisympäristöön, jolloin eri kirjastoissa tai keskitety(i)ssä palvelu(i)ssa tuotetut tietueet ovat Melindassa kaikkien hyödynnettävissä. Tarvittava primaariluettelointityö tehdään Melindan työvälineillä, ja tietueet siirtyvät (replikoituvat) sovittujen sääntöjen mukaan kirjastojen omiin tietokantoihin. Myös mahdolliset muutokset ja korjaukset kaikkiin Melindan tietueisiin saadaan samalla periaatteella, jolloin 14

15 tätä työtä ei tarvitse tehdä erikseen kussakin paikallisessa tietokannassa. Koska yleisten kirjastojen osuus Melindassa on vasta alkuvaiheessa, ei vielä ole selkeää kuvaa siitä, miten esim. hankintaprosessi ennakkotietojen käsittelyineen tulee järjestymään. Saattaa myös olla tarkoituksenmukaista, että kirjastoissa käytetäänkin omaa luettelointityökalua, ja yhteydet Melindaan toimivat molempiin suuntiin rajapintojen välityksellä. c) Metatiedon riittävä taso Tarjonta, valinta ja hankinta työpajassa sekä luettelointityöpajassa käytiin paljon keskustelua tuotetiedon ja luettelointitiedon tasosta. Jyväskylän kirjastossa käytetään runsaasti työaikaa ennakkotietojen tarkistamiseen sekä valmiin poimittavan luettelointitietueen vertailuun ja tarkistamiseen. Luettelointitietueen jalostumisen prosessi ennakkotiedosta valmiiksi luettelointitietueeksi voidaan määritellä huomattavasti suoraviivaisemmaksi. BTJ Arvo palvelun avulla on mahdollista automatisoida tietueiden päivittymiseen ja täydentämiseen liittyviä prosesseja. Aineisto voidaan tarjota asiakkaille käytettäväksi ja lainattavaksi ennen valmista luettelointitietuetta, ja tällä tavoin nopeuttaa aineiston kulkua takahuoneesta asiakkaalle. Näin toimivat mm. Hämeenlinnan kaupunginkirjasto sekä Turun kaupunginkirjasto. Jatkossa on tarpeen myös määritellä mikä on tuotetiedon ja luettelointitietueen riittävä taso. Tuotetieto: Tuotetietoa tarvitsevat kirjastoammattilaiset valintaa tehdessään, jolloin tuotetiedon on sisällettävä valinnan kannalta olennaiset tiedot. Tuotetiedot välitetään yleensä lähes sellaisenaan kuin kustantajat ja toimittajat ne välittävät BTJ Finlandille. Varsinkin ennakkotiedot voivat olla puutteellisia, eikä kaikkea kirjastoammattilaisten toivomia elementtejä ole mahdollista lisätä tuotetietoon. Esimerkiksi omakustanteiden kirjailijoiden kotipaikka lisätään aina kun tuotetietue tuotetaan BTJ Finlandissa, kotipaikka on tiedossa ja kirjailija antaa luvan sen julkaisemiseen. Kirjastoammattilaiset hyödyntävät tuotetiedoista tallennettua minitietuetta aineistotietokannassaan myös asiakaspalvelutilanteissa, joissa asiakas hakee esimerkiksi tietyn kirjailijan teoksia. Kirjaston asiakkaat hyödyntävät aineistoluettelon kautta kirjaston tietokantaan tallennettua minitietuetta hakiessaan mm. ennakkoon ilmestyviä julkaisuja tehdäkseen niihin varauksia. Luettelointitieto: Tuotetieto on yleensä kirjastojen tietokannoissa ennakkotiedon muodossa. Tuotetieto täydentyy luettelointitietueeksi, kun valmiista teoksesta joko itse luetteloidaan tai poimitaan BTJ Finlandin tai toisen kirjaston tietokannasta valmis luettelointitietue. Tuotetieto voi päivittyä luettelointitietueeksi myös automaattisesti BTJ Arvon avulla. Luettelointitietueen avulla aineisto voidaan löytää ja tunnistaa, eli kirjastoammattilaiset ja kuluttajat voivat luettelointitietueeseen tallennettujen hakuelementtien avulla löytää teoksia ja tun- 15

16 nistaa, ovatko ne relevantteja (kannattaako teos mm. varata) heidän tiedontarpeensa kannalta. Kirjastoammattilaiset tarvitsevat myös kuvauksen aineistosta kirjastotyössä, esim. sisältääkö aineisto kaiken siihen kuuluvan liiteaineiston. Kirjaston näyttöluettelot ja aineistotietokannat koostuvat luettelointitietueista. Luettelointisäännöt ja hakutiedot pohjautuvat aikaan ennen atk:ta ja internetiä. Niiden keskeisenä tavoitteena on ollut ilmaista hakuelementit ja kuvata dokumentti niin, että se on kortistosta löydettävissä ja helposti esitettävissä. Asiasanastot ovat kontrolloituja, ja usein aihepiireillä on omia sanastojaan. Yleisissä kirjastoissa yleisimmin käytetään Yleistä suomalaista asiasanastoa, kaunokirjallisuuden asiasanasto Kaunokkia, musiikkiaineiston asiasanasto Musaa sekä näiden ruotsinkielisiä vastineita. Luetteloinnin tasoa pohtiessa on hyvä miettiä kuka luettelointitietueita käyttää ja mihin tarkoitukseen. Kirjastoammattilaiset hakevat sujuvasti ja ammattitaitoisesti tietoa näyttöluetteloista ja aineistotietokannoista. He osaavat tarkistaa sanastojen verkkoversioista tarvittavat kontrolloidut asiasanat. Jos tietopalvelussa asiakas tulee kyselemään uusia dekkareita, osaa kirjastoammattilainen hakea aineistotietokannastaan asiasanoilla jännityskirjallisuus, rikoskirjallisuus tms. ja rajata haun vaikkapa julkaisuvuodella. Musiikin erittäin korkeatasoisia yhtenäistettyjä nimekkeitä osaa hyödyntää tiedonhaussa todennäköisesti ainoastaan kirjastojen musiikkiosastojen ammattilaiset. Kirjastojen asiakkaat hakevat kirjastojen näyttöluetteloista internetin kautta. Kirjastoasiakkaiden hakutapojen muutos on ollut melkoinen viimeisten vuosien aikana, ja näyttöluetteloita on muokattukin yksinkertaisempaan muotoon (esim. Arenan pikahaku, Helmet-luettelon uusi haku). Jyväskylän asiakastutkimuksessa 2011 selvisi, että yleisimmäksi ongelmaksi asiakkaat nimesivät sen, että he eivät löytäneet kirjaston tietokannasta sitä mitä etsivät. Olisi mielenkiintoista selvittää, johtuiko tämä siitä, että haluttua aineistoa ei ollut kirjaston kokoelmassat, oliko teoksen luettelointi puutteellinen vai hakiko asiakas virheellisesti tai esimerkiksi väärällä sanalla. 16

17 d) Tilaus-toimitus-prosessi asiakkaan käytettäväksi asti (logistiikka) Logistiikka-työpajassa kiinnitettiin huomiota erityisesti seuraaviin asioihin: saatavuustiedon oikeellisuudessa BTJ:n järjestelmissä ja siitä kirjastolle tiedottamiseen. Avointen tilausten statuksesta olisi tultava systemaattisemmin tietoa. Aineiston pakkaamiseen ja laskutuksen kehittämiseen esitettiin myös toiveita. Jyväskylän kirjaston sisällä työprosessi voitaisiin käsittää paremmin kokonaisuutena ja kaikki mahdollisesti työnkulkua hidastavat raja-aidat voitaisiin kyseenalaistaa. Muovitus ruuhkautuu usein. Aineiston käsittelyn vaihtoehtoja: 1. Kirjastoaineiston lainauskuntoon käsittely eli kirja-aineiston muovitus ja tarroitus kirjaston itse tuottamana Edut: luo työpaikan työllistettäville Haitat: vie paljon resurssia, saattaa ruuhkautua helposti ja hidastaa aineiston pääsyä kuluttajille esim. syksyllä voi olla lähes mahdotonta pitää ajan tasalla 2. Ulkoistamalla kirjaston tiloissa tuotettavaksi Edut: koulutetun kirjastohenkilökunnan resurssit parempaan käyttöön Haitat: yhteistyökumppaneiden löytäminen ja resursointi voi olla haastavaa, kirjastotiloissa ei ole esim. muovituskonetta käytössä joten hidasta, työn ja laadun valvontaan käytettävä resursseja 3. Ostamalla aineisto toimittajalta käyttövalmiiksi jalostamalla Edut: nopeaa ja edullista, koska toimittajilla on yleensä koneistus käytössä, kirjastohenkilökunta voi keskittyä koulutustaan ja osaamistaan vastaaviin tehtäviin, mahdollisuus ottaa esim. muovitettuna ja tarroittaa itse, tai jopa hyllyvalmiina Haitat: jos kirjastolla on työllistettäviä, niin muovituksen ostaminen on kalliimpi vaihtoehto 17

18 6 TOIMENPITEET Projektin osapuolet sitoutuivat toteuttamaan toimenpiteitä, joiden avulla tehostetaan aineiston valintaan, tilaukseen, toimitukseen ja kulkuun liittyviä työprosesseja. Osa toimenpiteistä on heti toteutettavissa, osa on pidemmän aikajänteen tavoitteita. Alla mainitut toimenpiteet ovat meneillään kummassakin organisaatiossa. Jyväskylän kaupunginkirjasto on käsitellyt johtoryhmässään projektia ja sen toimenpiteitä. Toimenpiteet viedään tiimeihin työstettäväksi. Seija palaa 1. Työketjun nopeuttaminen, uutuuksien läpimenoajan lyhentäminen 2. Turhien työvaiheiden vähentäminen 3. Kokoelmatyön uudistaminen 4. Muovituksen ruuhkautumisen estäminen 5. Valtakunnallisten uudistusten huomioiminen luetteloinnissa erityisesti Melinda BTJ sitoutuu omalta osaltaan työstämään seuraavia toimenpiteitä. Alla olevat kehitysprojektit ovat meneillään. Hankkeen ohjausryhmässä käydään läpi suunnitelmat ja aikataulut sekä eteneminen vuoden loppuun mennessä. 1. Luetteloinnin kokonaisuuden tarkastelu, virheet & ajantasaisuus paremmin asiakkaiden toiveita vastaaviksi 2. Kehitystyö asiasanoituksen parantamiseksi sekä ammattilaisen että kuluttajan näkökulmasta 3. Aktiivinen toiminta Melinda-projektissa, jotta ratkaisu palvelee parhaalla mahdollisella tavalla yleisten kirjastojen tarpeita 4. Saatavuustiedon ajantasaisuuden parantaminen 5. Asiakkaan avoimista tilauksista ja tilausten statuksesta viestimisen kehittäminen 6. Aktiivinen tietojärjestelmien kehitystyö yhteistyössä asiakkaiden ja muiden toimijoiden kanssa tavoitteena mahdollisimman automaattisesti ja sujuvasti liikkuvat informaatiovirrat 18

19 7 JOHTOPÄÄTÖKSET Hanke on ollut kokonaisuudessaan erittäin mielenkiintoinen ja opettavainen kummallekin osapuolelle. Hanketta on tehty hyvässä yhteistyössä ja positiivisessa ilmapiirissä. Hankkeen aikana kummassakin organisaatiossa on jo käynnistynyt monia parannustoimenpiteitä, jotka yksinkertaistavat työprosesseja. Jotta lopulliset päätökset pystytään tekemään, kirjaston on tarkkaan mietittävä missä halutaan olla tulevaisuudessa. Tavoitteet asetetaan esim. asiakastyytyväisyydelle, kustannustasolle ja uusille palveluille. Mitkä ovat resurssit 3 5 vuoden kuluttua? Miten tämä vaikuttaa osaamisen kehittämiseen, prosesseihin? Mitkä ovat kuluttajien toiveet/odotukset kirjastoille 3 5 vuoden kuluttua? Miten tämä vaikuttaa osaamisen kehittämiseen, prosesseihin? Mikä tiedontaso on tärkeää kuluttajille ja miksi? Mikä tiedontaso on tärkeää kirjaston ammattilaisille ja miksi? Kun näkemys on selvä, tarvitaan polku nykytilanteesta tavoitteisiin. Siihen tämä hanke tuo paljon ajatuksia ja työkaluja. Samat haasteet ja kysymykset ovat myös toimittajien puolella. Kuluttajien käyttäytymisen muutos vaikuttaa kirjastojen toimintaan ja toimittajien täytyy miettiä, että minkälaisia palveluita ja toimintamalleja ne tulevaisuudessa tarjoavat. Miten näkemys tulevaisuudesta vaikuttaa prosesseihin, organisaatioon, osaamisen kehittämiseen. Kuinka luomme kulttuurin, joka tukee vahvasti muutoksia ja takaa toiminnan kehittämisen haluttuun suuntaan. Muutosprosessien läpivienti vaatii jatkossa paljon sekä kirjastoilta että niitä palvelevilta yrityksiltä. Muutokset luovat mahdollisuuksia mutta ne myös koetaan pelottavina. Totutut tavat kyseenalaistetaan, mikä saattaa synnyttää organisaatioissa turvattomuuden tunnetta, pelkoa omasta tulevaisuudesta ja jopa arvottomuuden tunnetta. Tämä saattaa johtaa voimakkaaseenkin muutosvastarintaan organisaatiossa. Tämä on pitkä prosessi ja siihen täytyy löytyä riittävästi aikaa ja mahdollisuutta sen toteuttamiseen. 19

20 OKM:n suositukset yleisten kirjastojen laadunhallintaan antaa varmasti hyvät raamit tämänkin projektin eteenpäin viemiseen. Suositukset sopivat niin kirjastoille kuin niitä palveleville yhteistyökumppaneille: 1. Kirjasto tarkastelee toimintaansa kokonaisuutena 2. Kirjastossa asiakassuuntautuneisuus on kehittämisen ydintä 3. Kirjastoa johdetaan 4. Kirjasto tähtää tuloksiin 5. Kirjasto osaa oppia 6. Henkilöstö tekee kirjaston 7. Kirjastossa prosessit toimivat 8. Kirjasto toimii yhteistyössä ja kumppanina 9. Kirjasto kantaa yhteiskunnallisen vastuunsa 10. Kirjasto arvioi itseään 20