Sosiaalisen median käytännöt Jyväskylän koulutuskuntayhtymässä

Transkriptio

1 Hyväksytty koulutuskuntayhtymän johtoryhmässä , päivitys Juha Luomala, Henry Paananen Sosiaalisen median käytännöt Jyväskylän koulutuskuntayhtymässä PIKAOHJE: Käytä työaikana sosiaalisen median työkaluja ainoastaan työtehtävien hoitamiseen. Sovi sosiaalisen median käytöstä esimiehesi kanssa. Ole aktiivinen, positiivinen ja osallistu keskusteluihin. Ole esimerkkinä opiskelijoille. Jokainen työntekijä on itse vastuussa omista sanomisistaan. Tee selkeä ero yksityishenkilön roolisi ja yhteisön edustajan roolisi välille. Mieti tarkkaan mitä julkaiset, jälkeenpäin voi olla myöhäistä katua. Älä koskaan julkaise salassa pidettävää materiaalia suojaamattomassa verkossa. Kunnioita tekijänoikeuksia ja ihmisten yksityisyyttä. Kun haluat perustaa esimerkiksi blogin, Facebook-ryhmän tai jonkun muun julkisen palvelun yhteisön nimissä, sovi asiasta esimiehesi ja kuntayhtymän viestinnän kanssa. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä ei tarjoa käyttäjätukea ulkopuolisiin sosiaalisen median palveluihin tai työkaluihin. Kun perustat blogin, keskustelupalstan tai yhteisösivun, toimit sen ylläpitäjänä ja huolehdit myös sen mahdollisesta lakkauttamisesta. Tässä ohjeessa on esitelty sosiaalista mediaa ja sen pelisääntöjä laajemmin. Lue ohje läpi. Sosiaalista mediaa ilmiönä on esitelty dokumentin lopussa.

2 1. Pelisäännöt Osallistuminen ja roolit sosiaalisissa medioissa Sosiaaliseen mediaan osallistumisesta päättää jokainen työntekijä itse. Osallistuminen ei ole pakollista. On hyvä miettiä, mikä on osallistumisen tarkoitus. Työntekijöiden toivotaan olevan aktiivisia, osallistuvan keskusteluihin ja edistävän luovaa ajattelua. Jokainen työntekijä on itse vastuussa omista sanomisistaan. Älä poista kriittisiä viestejä vaan vastaa niihin asiallisesti. Sosiaalisia medioita käytetään työaikana vain työtehtävien hoitamiseen. Työntekijä toimii verkossa työroolissa silloin, kun hän käyttää sosiaalisen median työkaluja työajallaan. Työntekijän täytyy sopia asiasta aina esimiehensä kanssa. Myös sosiaalisessa mediassa työntekijöitä velvoittaa työlainsäädäntö ja henkilötietosuojalaki. Työntekijän työroolin yhteisön edustajana on erotuttava yksityishenkilön roolista. Kun työntekijä esiintyy työyhteisön edustajana, on hänen kerrottava oikea nimensä ja asemansa. Jos työntekijä kommentoi tai julkaisee työaiheista sisältöä omina mielipiteinään työaikansa ulkopuolella, yksityishenkilön roolin voi tehdä selväksi esimerkiksi kirjoittamalla näin: Sivustolla esitetyt mielipiteet ovat henkilökohtaisia, eivätkä välttämättä edusta Jyväskylän koulutuskuntayhtymän virallista kantaa. Jyväskylän koulutuskuntayhtymän viestintä neuvoo tarvittaessa, kuka voi puhua julkisesti Jyväskylän koulutuskuntayhtymän tai sen oppilaitosten nimissä. On eri asia puhua Jyväskylän koulutuskuntayhtymästä tai Jyväskylän koulutuskuntayhtymän nimissä. Työhön liittyvissä asioissa työntekijän tulee edustaa Jyväskylän koulutuskuntayhtymää positiivisesti ja yhteisön arvojen mukaisesti, kunnioittaa toisia, olla rehellinen ja pyrkiä yhteiseen oppimiseen. Työntekijän sosiaalisen median käyttämisestä ei saa olla tarkoituksellista vahinkoa työnantajalle.

3 Työntekijän kannattaa miettiä kenelle antaa pääsyn mahdolliseen yksityiseen profiiliinsa. Esimerkiksi opettajan on hyvä tietää, että jos työyhteyksistä tutun henkilön tai opiskelijan ottaa Facebookkaveriksi, he pääsevät katsomaan työasioiden lisäksi yksityisprofiilissa olevia kuvia ja esimerkiksi opettajan ystävien lähettämiä seinäviestejä. Myös sosiaalisen median kautta levitetään roskapostia ja haittaohjelmia ja tehdään identiteettivarkauksia, minkä vuoksi niiden käytössä tulee noudattaa samaa varovaisuutta kuin muussakin internetin käytössä. Noudata varovaisuutta myös tutuilta käyttäjiltä tulevissa linkeissä ja sovelluspyynnöissä (esim. Facebooksovellukset). Palvelun käyttöehdot on luettava huolellisesti läpi, koska eräissä palveluissa saattaa luovuttaa lähetetyn sisällön käyttöön myös palvelun tarjoajalle. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä ei tarjoa käyttäjätukea ulkopuolisiin sosiaalisen median palveluihin tai työkaluihin. Ulkopuolisiin palveluihin ei tietoturvallisuuden vuoksi saa kirjautua kuntayhtymän käyttäjätunnus-salasana -yhdistelmällä. Sisällön luominen Sosiaalisissa medioissa käyttäjät luovat ja jakavat sisältöjä. Ne voivat olla esimerkiksi tekstiä, kuvia tai videota. Tässä muistilista sosiaalista mediaa työtehtäviin käyttäville: Jos sisällön julkaiseminen mietityttää, älä julkaise. Muista, että sisällöt voivat levitä laajalle, nopeasti ja peruuttamattomasti. Jos muutat alkuperäistä sanomaasi, kerro se. Jos olet tehnyt virheen, myönnä se ensimmäisenä. Älä esitä toisten mielipiteitä tai sanomisia ominasi. Valmistaudu mahdolliseen kritiikkiin ja ole valmis perustelemaan asiasisältöä ja sen julkaisemista. Älä provosoidu, vaan anna mahdollisuus myös eriävään mielipiteeseen.

4 Sosiaalisen median palvelut eivät yleensä ole taattuja tai luottamuksellisia, sillä kuka tahansa ryhmään hyväksytty saattaa päästä lukemaan ja muokkaamaan sisältöjä. Tietyille ryhmille rajatutkaan työtilat eivät ulkopuolisen toimijan ylläpitäminä koskaan ole täysin luottamuksellisia. Harkitse siis mitä tietoa sosiaalisen median palveluihin viet. Älä koskaan julkaise salassa pidettävää materiaalia suojaamattomassa verkossa. Opetuksessa on yhteisesti sovittava mitä asioita käsitellään kaikille avoimissa foorumeissa, mitkä asiat ovat tietyn ryhmän omia foorumeita. Kun sosiaalisen median työkaluja käytetään opetuksessa, käytännöistä on sovittava yhdessä opiskelijoiden kanssa. Sisällön julkaisijalla on oltava käyttö- ja julkaisuoikeus julkaisemaansa materiaaliin (teksti, valokuva, video, piirros, graafi, animaatio jne.). Esimerkiksi verkossa julkaistavassa kuvassa on oltava kuvassa esiintyvien ihmisten luvat kuvan julkaisemiseen. Creative Commons -tekijänoikeuslisenssiin ja sen käyttöön tutustuminen on suositeltavaa. Creative Commons tarjoaa useita erilaisia lisenssejä materiaalin julkaisemiseen Internetissä. ( Työn piiriin kuuluvia asioita on käsiteltävä harkiten, varsinkin jos ne koskettavat herkkiä prosesseja (esim. rekrytointi, hankinta, valmistelu, opiskelijapalautteet) tai ne kohdistuvat johonkin tunnistettavaan henkilöön tai tahoon, oli se sitten kollega tai kolmas osapuoli. Ylläpitäjänä toimiva huolehtii, että keskustelupalstoilla ja blogeissa kerrotaan netiketti (keskustelun säännöt). Hän huolehtii myös netiketin noudattamisesta ja moderoi tarvittaessa tekstejä. (ts. valvoo, että asiattomat kirjoitukset poistetaan)

5 Opiskelijaa ei voi velvoittaa luomaan profiilia omalla nimellään Facebookiin (tai muihin vastaaviin palveluihin), vaikka kyseessä olisikin oppimistehtävä. Oppilaitos ei myöskään voi luoda tunnuksia henkilön puolesta. Tämä sen takia, että Facebook on pääasiassa kaikkea muuta kuin oppimisalusta. Kaikki eivät halua luoda henkilökohtaista profiilia tämänkaltaiseen palveluun eikä heitä voi siihen velvoittaa. Suljetut oppimisalustat ovat eri asia. Ennen sisältösivun perustamista, pohdi onko sinulla aikaa ylläpitää ja päivittää informaatiota. Esimerkiksi blogien lukijat odottavat, että uutta sisältöä syntyy tasaisin väliajoin. Kun aloitat Jyväskylän koulutuskuntayhtymän tai sen oppilaitoksen/yksikön julkisen sisältösivun (Esim. Facebook, Ircgalleria, Wikipedia, YouTube, jne.) sovi asiasta esimiehesi ja kuntayhtymän viestinnän kanssa. 2. Esimerkkejä yleisimpien työkalujen käytöstä Blogit Jos haluat perustaa työhön liittyvän julkisen blogin, sovi asiasta esimiehesi ja kuntayhtymän viestinnän kanssa. Blogi-sovellus voidaan toteuttaa yhteyteen. Ulkoasussa noudatetaan virallista ao-linjaa. Blogin aloittaja/kirjoittaja on itse bloginsa ylläpitäjä ja vastaa sekä omasta sisällöstään että muiden tekemät kommenttien moderoinnista (ts. epäasiallisten kommenttien poistamisesta) Facebook-ryhmät Oppilaitos, yksikkö, luokka tai ryhmä voi perustaa halutessaan Facebookryhmän tai -sivun. Edellytyksenä perustamiselle on sitoutunut ylläpitäjä ja hänen esimiehensä suostumus asiaan. Yhteisön Facebook-ryhmässä/sivulla julkaistaan materiaalia ainoastaan yhteisön nimellä, jotta yksityishenkilön ja yhteisön roolit eivät mene sekaisin. Vastuu julkaistuista teksteistä on ylläpitäjällä.

6 Facebook-ryhmissä/sivuilla noudatetaan logojen, esittelyjen ja tekstiaineiston osalta kuntayhtymän viestinnän virallista linjaa. Jos haluat perustaa Facebook-ryhmän tai -sivun, sovi asiasta viestinnän kanssa. Wikipedia Jos haluat luoda Wikipedia-sivun jollekin kuntayhtymän yksikölle, tapahtumalle tai henkilölle, ota yhteyttä kuntayhtymän viestintään. Periaatteena on, että Wikipedia-sivuilla huolehditaan tietojen ajantasaisuudesta ja tiedot tarkastetaan tasaisin väliajoin. Jyväskylän ammattiopistolla on jo Wikipedia-sivu. YouTube Videopalvelu YouTubessa voi tarvittaessa julkaista videoita. Sovi kuitenkin asiasta ensin esimiehesi ja kuntayhtymän viestinnän kanssa. Varmista, että tekijänoikeuksia ei loukata ja sinulla on videolla esiintyvien henkilöiden suostumus videon julkaisemiseen. Myös voidaan julkaista videoita, jotka on tarkoitettu suurelle yleisölle. 3. Jyväskylän koulutuskuntayhtymän ja sen oppilaitosten netiketti Netiketistä ilmenee kyseisen kokonaisuuden, kuten esimerkiksi keskustelun, pelisäännöt. On tärkeä kertoa selkeästi etukäteen, miten keskusteluun osallistuvien tekstejä julkistetaan ja tullaanko tekstejä ennakkotarkistamaan, eli moderoimaan. Jos netikettiä ei kirjata, on suuri maineriski, että osallistujat kokevat että tekstejä sensuroidaan. Kun pelisäännöt on selkeästi kirjattu etukäteen, on niihin helppo viitata myöhemmin. Tämänkaltaisen netiketin voi liittää osaksi julkaisupaikkaa, esim. blogien, Facebook-ryhmien ja keskustelufoorumeiden yhteyteen.

7 Esimerkki: Tämä on Jyväskylän koulutuskuntayhtymän virallinen Facebook-sivu, joka on tarkoitettu käyttöön. Kirjoita vain aiheeseen liittyviä asioita ja vältä sopimatonta kieltä. Asiattomat viestit/kommentit poistetaan. 4. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä sosiaalisessa mediassa - esimerkkejä Wikipedia-sivu Jyväskylän ammattiopistosta Jyväskylän ammattiopiston muusikkokoulutuksen kampanjasivu Facebookissa Wiki-työkalu testikäytössä, mm. älytaulut Osalla työntekijöistä projektikäytössä Skype Groupwise Messenger -pikaviestin (toimii sisäverkossa, suojattu liikenne ja kirjautuminen verkkotunnuksilla) Irc-galleria-yhteisöt Jyväskylän ja Jämsän ammattiopistoille Uraverkostoja luovassa Linkedin-palvelussa on Jyväskylä Educational Consortium -sivut ja jäsenenä yli 50 työntekijää. Virtuaalimaailmat (esimerkiksi Second Life (EduFinland -saari, jossa mm. oppilaitoksia ja OPH), Game Bridge -hankkeen virtuaalinen toimintaympäristö) 5. Mikä on sosiaalinen media? Sosiaalinen media on yhteinen nimittäjä kaikille internetissä oleville alustoille ja palveluille, joissa sisällöntuottajina ovat aktiiviset käyttäjät. Suomessa tunnetuimpia sosiaalisen median sovelluksia ovat erilaiset blogit, Facebook, Irc-galleria, Twitter, YouTube ja Wikipedia. Sosiaalinen media ei ole enää marginaalinen uutuusilmiö vaan jokapäiväinen työkalu myös organisaatioiden ja yritysten arjessa. Se on melko vaikeasti rajattava kokonaisuus erilaisia internetin mahdollistamia toimintoja keskustelupalstoista yritysten tuotekehittelysovelluksiin. Tämän päivän opiskelijat ovat tulevaisuuden tekijöitä, joille

8 verkkotyövälineiden käyttö on jo arkipäivää. Koulutuksen tarjoajan on pysyttävä kehityksessä mukana ja koulutuksen yhtenä tehtävänä onkin opettaa ja näyttää esimerkillään, kuinka verkkotyövälineitä voidaan käyttää työhön ja opiskeluun. Jyväskylän koulutuskuntayhtymän oppilaitoksissa on oppimisen tukena käytössä muun muassa verkko-oppimisympäristö, aktiivitaulut ja verkkokokousjärjestelmä. Näiden lisäksi kuntayhtymä tunnistaa sosiaalisen median voiman verkostoitumisen ja jaetun asiantuntijuuden työvälineenä. Jyväskylän koulutuskuntayhtymä kannustaa työntekijöitään verkostoitumaan ja tuomaan ammatillista osaamistaan ja työrooliaan esille myös sosiaalisen median välineillä, esimerkiksi mikroblogeissa, blogeissa, wikeissä, keskustelualueilla ja virtuaalimaailmoissa. Koulutuskuntayhtymän sähköinen tiedotus ja viestintä painottuu edelleen www-sivuille ja henkilöstö- sekä opiskelijaintroihin. Lisätietoja: Tiedottaja Juha Luomala, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä, puh Koulutussuunnittelija Henry Paananen, Jyväskylän ammattiopisto, puh Dokumentin päälähde: HAMK:n sosiaalisen median ohje Linkkejä: (kirjan www-sivut)