Visma Approval 1.50 Käsikirja. Ohje

Transkriptio

1 Visma Approval 1.50 Käsikirja Ohje

2 Asiakaspalvelu: Helpdesk: Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy,

3 Sisällysluettelo 1 Käyttäjän ohje Käyttäjätilin aktivointi Kirjautuminen Asetukset (käytävä läpi ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä) Omat tiedot Omat sähköpostiasetukset Oma sijainen Sijaisten hallinta Laskun käsittely ja toiminnot Viesti uudesta laskusta Käyttöliittymän osiot Laskun kuvan katselemiseen liittyvät toiminnot Laskun kommentointi Laskun tiliöinti eli kustannusten jakaminen eri tileille ja kustannuspaikoille Kierrätyslistanäkymä Laskun lähetys sähköpostin liitteenä Liitetiedoston (png) lisääminen laskulle Laskun kuvan tulostus Tehtävät välilehden pikanäppäimet Hyväksymistoiminnot Hyväksy Hylkää Siirrä Lisää tarkastaja Omat laskut -välilehti Kaikki laskut -välilehti Kaikki tehtävät välilehti Esiin tulleita kysymyksiä Sukunimen vaihtuminen ja sähköpostin muutos Selvitettävän tehtävän korjaus Käsikirja Sisällysluettelo - i

4 1 Käyttäjän ohje Tässä oppaassa kuvataan Visma Approvalin käyttöä. 1.1 Käyttäjätilin aktivointi Kun käyttäjä perustetaan Visman pilvipalveluun, käyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti tilin aktivoinnista. Aktivoinnin yhteydessä käyttäjä perustaa itse salasanansa. Käyttäjät hallitsevat itse salasanojaan ja voivat halutessaan muuttaa salasanaa etusivulla olevan linkin kautta. Huom! Tee aktivointi määräaikaan mennessä eli 14 vuorokauden kuluessa. Jos määräaika menee umpeen, kokeile salasana unohtui toimintoa. Jos se ei auta, ota yhteys Visman tukeen. Saat uuden aktivointiviestin. Alla on esimerkki aktivointiviestistä. Lähettäjä on 1. Klikkaa Aktivoi tilisi tästä. Sinulle avautuu salasanan ikkuna, jossa muodostat oman salasanasi. Salasana täytyy olla tarpeeksi vahva eli siinä pitää olla kirjaimien lisäksi numeroita tai erikoismerkkejä. 2. Salasanan antamisen jälkeen klikkaa [Määritä salasana]. Tili on muodostettu ja voit aloittaa Visman pilvipalvelun käyttämisen. Käyttäjän ohje- 1

5 1.2 Kirjautuminen 1. Kirjaudu ohjelmaan web-selaimella osoitteessa login.visma.com tai signin.visma.net. Jos olet unohtanut salasanasi, saat uuden aktivointiviestin klikkaamalla linkkiä Salasana unohtunut? Kirjoita avautuvaan sähköpostiosoitteesi ja klikkaa lähetä. Saat pian sähköpostiviestin, jossa pääset antamaan uuden salasanan. Käyttäjän ohje- 2

6 Visman Approval -pilvipalvelun etusivu. Visma Approval etusivu 1.3 Asetukset (käytävä läpi ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä) Omat tiedot 1. Tarkista ensimmäiseksi omat tietosi. Oikeassa yläkulmassa on kolme painiketta, joista keskimmäisellä pääset ylläpitämään omia tietoja. Muutokset tulevat voimaan kun kirjaudut ohjelmaan uudelleen. Huomioi, että jos muutat sähköpostiosoitettasi, sähköpostiosoite pitää muuttaa myös Visma Novaan tai Visma Businessiin. Sähköpostin voi vaihtaa vain kun sinulla ei ole keskeneräisiä laskuja odottamassa. Käyttäjän ohje- 3

7 1.3.2 Omat sähköpostiasetukset 2. Valitse seuraavaksi milloin haluat ottaa vastaan sähköpostiviestejä. Asetukset löytyvät Asetukset-välilehdeltä Käyttäjä voi valita, milloin haluaa Visma Approval Centerin lähettämiä sähköposteja laskuista. Hyväksyjä ja Pääkäyttäjä saavat erityyppisiä viestejä. Sähköpostin asetukset Asetus Hyväksyjä Lähetä minulle ilmoitus heti kun minulle on kohdistettu uusi tehtävä Lähetä minulle ilmoitus heti kun minut on valittu jonkin henkilön sijaiseksi Lähetä minulle yhteenveto erääntyvistä laskuista Lähetä minulle yhteenveto avoimista laskuista Asetus Pääkäyttäjä Lähetä minulle ilmoitus heti Selvitettävistä tehtävistä Lähetä minulle yhteenveto Selvitettävistä tehtävistä Toiminta Approval Center lähettää sähköpostin heti kun sinulle kohdistetaan uusi tehtävä, jokaisesta uudesta laskusta oma viesti Saat viestin tiedoksi, että sinut on valittu jonkin henkilön sijaiseksi. Sijainen näkee henkilön kaikki avoimet laskut sekä uudet laskut sijaisuuden aikana. Erääntyminen tarkoittaa määräaikaa, joka sinulle on annettu laskun hyväksyntään, ei laskun eräpäivää. Voit vastaanottaa sähköpostiyhteenvedon yksi tai kaksi päivää ennen erääntymistä. Sähköpostiyhteenvetoa käyttävät yleensä henkilöt, jotka saavat paljon laskuja hyväksyttäväksi eivätkä halua jokaisesta erillistä viestiä. Tällöin henkilö voi valita päivän sekä kellonajan, jolloin Visma Approval lähettää hänelle listan sen hetkisistä avoimista laskuista. Toiminta Selvitettävässä tehtävässä on jotain pielessä. Esimerkiksi käyttäjällä ei ole oikeuksia tai sähköpostiosoite on väärä. Selvitettävä tehtävä vaatii korjaavia toimenpiteitä, jotta tehtävä voidaan suorittaa loppuun. Saat yhteenvedon selvitettävistä tehtävistä haluttuna päivänä ja kellonaikana. Tätä toimintoa voidaan käyttää harkiten. Selvitettävät tehtävät tulisi hoitaa heti kuntoon. Käyttäjän ohje- 4

8 1.3.3 Oma sijainen Käyttäjä voi asettaa itselleen sijaisen, jolle laskut välitetään esimerkiksi lomien aikana. Pääkäyttäjä voi ylläpitää kaikkien käyttäjien sijaisia. Laskut näkyvät aktivoinnin jälkeen sekä alkuperäisellä käyttäjällä että sijaisella. Laita ruksi kohtaan aktiivinen, valitse henkilö syöttämällä nimen alkua Omat sijaiset kenttään ja valitse alkaen ja saakka päivämäärät. Muista tallennetaan valinta lopuksi. Sijaistoimintoa voi käyttää myös tilanteessa, jossa riittää, että kahdesta henkilöstä toinen hyväksyy laskun. Sijaisten hallinta Sijaisten hallinta Pääkäyttäjällä (system administrator) on oikeus sijaisten hallintaan. Pääkäyttäjä voi asettaa sijaisia toisten käyttäjien puolesta. Käyttäjän ohje- 5

9 1.4 Laskun käsittely ja toiminnot Viesti uudesta laskusta Jos olet asetuksissa määrittänyt, että otat vastaan ilmoituksia, saat alla olevan viestin kun sinulle on kohdistettu hyväksyntätehtävä. Voit avata Visma Approvalin viestissä olevasta linkistä. Viesti Visma Approvalista Käyttöliittymän osiot Käyttöliittymästä löytyy eri osioita, jotka on kuvattu alla olevassa kuvassa. Omat asetukset Välilehdet Yritysvalinta Tehtävälista Kuva Kommentit Tiliöintirivit Visma Approval käyttöliittymä Toiminnot Käyttäjän ohje- 6

10 1.4.3 Laskun kuvan katselemiseen liittyvät toiminnot Käyttäjä tekee hyväksymispäätöksensä laskun kuvan perusteella. Tämän vuoksi kuvassa olevat tiedot täytyy saada näkyviin mahdollisimman selkeästi. Normaalissa tilassa kuvan näkyy kaikkien eri osioiden keskellä, mutta kuvan katselemiseen on tehty useita helpottavia toimintoja. Kuvan käsittelyyn liittyviä toimintoja Kuvaa voi raahata ylös ja alaspäin tarttumalla kuvaan hiiren vasemmalla painikkeella Kuvaa voi vierittää ylös ja alaspäin oikeanpuoleisesta vierityspalkista. Painikkeet Kuvake Toiminto Kuvan pienentäminen Kuvan suurentaminen Suurennuslasin voi laittaa päälle ja pois. Suurennuslasi suurentaa hiiren kohdalla olevan alueen Kuvan sovittaminen vaakatasossa vapaaseen tilaan Kuvan kiertäminen vasemmalle ja oikealle Sivun vaihto, XML+kuva tapauksessa viimeisenä sivuna on XML Kuvan saa näytölle suuremmaksi piilottamalla eri osioita Alue/kuvake Toiminto Oikean reunan kommentit näkyville ja piiloon Tiliöintirivit saa näkyville ja piilotettua klikkaamalla Tiliöintirivien otsikkoriviä eli harmaata aluetta, jossa lukee Tiliöintirivit Kuvan saa koko ruudun kokoiseksi oikeassa yläkulmassa olevalla painikkeella. Klikkaamalla samaa painiketta uudelleen, kuva palaa alkuperäiseen kokoonsa Laskun kommentointi Laskua voi kommentoida oikeassa reunassa. Jokaisella käyttäjällä on mahdollisuus syöttää yksi kommentti ennen tehtävän suorittamista. Jotkin toiminnot kuten hylkääminen, siirtäminen ja lisää tarkastaja vaativat kommentin, jotta vastaanottaja tietää mistä on kyse. Kommenteissa eri merkit osoittavat minkä toimenpiteen käyttäjä on suorittanut. Olla olevassa esimerkissä molemmat ovat siirtäneet laskun toiselle henkilölle. Käyttäjän ohje- 7

11 1.4.5 Laskun tiliöinti eli kustannusten jakaminen eri tileille ja kustannuspaikoille Lasku voidaan tiliöidä kuvan alapuolella olevassa tiliöintiosiossa. Tiliöintirivit on siirretty Document Centeristä ja käyttäjän tekemät muutokset päivittyvät hyväksymisen jälkeen Document Centeriin. Tiliöintiruudukko on hieman erilainen riippuen onko talousjärjestelmä Visma Nova vai Visma Business. Alla on esimerkki Novasta. Tiliöintiruudun toiminnot Käyttäjä voi syöttää tiliöintiriville tilin, kustannuspaikan, projektin tai muun dimension. Hakuikkuna aukeaa joko suurennuslasilla tai kirjoittamalla kustannuspaikan numeron tai nimen alkua. Avautunut lista suodattuu kirjoitetun tekstin mukaan. Tiliöinnin voi jakaa useammalle riville vasemmassa alalaidassa olevalla painikkeella. Debet ja Kredit summat täsmäävät kun Ero = 0. Tiliöintiruudukon pikanäppäimet Näppäin Enter Esc Toiminto Kenttä siirtyy muokkaustilaan. Kun painat tiedon muokkauksen jälkeen toisen kerran ENTER, tieto tallentuu ja muokkaustila vaihtuu siirtymistilaan. Muokkaustilassa ESC hylkää muutokset ja muokkaustila vaihtuu siirtymistilaan Käyttäjän ohje- 8

12 Tab Siirtää kohdistuksen seuraavaan muokattavaan kenttään Shift + Tab Siirtää kohdistuksen edelliseen muokattavaan kenttään Left / Right Up / Down Kun olet siirtymistilassa, voit siirtyä nuolinäppäimillä kenttien välillä vasemmalle, oikealle, ylös ja alas. Huomaa, että sinun pitää olla siirtymistilassa eikä muokkaustilassa muuttamassa kentän arvoa Kierrätyslistanäkymä Kierrätystietoja pääsee tarkastelemaan kuvan yläpuolella Kierrätyksen tiedot välilehdellä. Kierrätystiedoissa näkee kierrätyksen rakenteen ja kunkin henkilön tehtävän tilan. Kierrätyksen tiedot Laskun lähetys sähköpostin liitteenä Laskun voi lähettää sähköpostin liitteenä alalaidassa olevalla painikkeella. Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite Vastaanottaja-kenttään. Liitetty asiakirja eli laskun kuva on png formaatissa, koska kuvia käsitellään web-ohjelmassa pngformaatissa. Lasku mukana voi mennä myös XML-tiedosto, jos lasku on luettu Document Centeriin XML-formaatissa. Sähköpostin lähetys Käyttäjän ohje- 9

13 1.4.8 Liitetiedoston (png) lisääminen laskulle Laskulle voi myös lisätä tiedoston, mutta toistaiseksi vain png-formaatissa. Liitetiedostoja voidaan lisätä kuvan yläpuolella olevasta painikkeesta. Roskakoripainikkeella tiedoston saa poistettua. Liitetiedosto eli png-kuvatiedosto lisätään laskun kuvaan omaksi sivukseen. Valitse lisättävälle kuvalle otsikko, selitys ja tiedosto painikkeella. Klikkaa lopuksi viimeiseksi sivuksi., jolloin kuva lisätään Liitetiedoston lisääminen Laskun kuvan tulostus Tällä hetkellä paras tapa tulostaa lasku valita laskun päällä hiiren oikealla näytä kuva ja tulostaa kuva avautuvasta ikkunasta. Toiminnot vaihtelevat selaimien välillä. Tavoitteena on kuitenkin päästä papereista eroon, ei tulostella niitä prosessin eri vaiheissa. Jos kuva pitää saada tulostettua pdf-muotoon, kannattaa käyttää ns. pdf-tulostinta Tehtävät välilehden pikanäppäimet Tehtävät-välilehden pikanäppäimet Näppäin Pikatoiminto N P C W T D G F R A Valitsee seuraavan tehtävän vasemman laidan tehtävälistalta Valitsee edellisen tehtävän vasemman laidan tehtävälistalta Näyttää ja piilottaa kommentit Näyttää Kierrätyksen tiedot -välilehden Näyttää Tehtävän tiedot -välilehden Kohdistaa hiiren laskulle Kohdistaa hiiren tiliöintiruudukolle Käynnistää Siirrä lasku -toiminnon Käynnistää Hylkää lasku -toiminnon Käynnistää Hyväksy lasku toiminnon, mutta pyytää vahvistuksen Käyttäjän ohje- 10

14 Näppäin Pikatoiminto V E Käynnistää Lisää tarkastaja -toiminnon Käynnistää Lähetä kuva sähköpostin liitteenä -toiminnon Käyttäjän ohje- 11

15 1.5 Hyväksymistoiminnot Hyväksy Hyväksymisen jälkeen lasku menee prosessissa eteenpäin. Jos käytössä on peräkkäinen kierrätys, lasku menee seuraavalle hyväksyjälle jne.. kunnes viimeinenkin hyväksyjä on laskun hyväksynyt. Jos käytössä on rinnakkainen kierrätys, laskun kierrätys on valmis vasta kun kaikki ovat laskun hyväksyneet. Kun kaikki ovat laskun hyväksyneet, laskun tila ja tiliöintirivit päivittyy Document Centeriin. Document Centeriin päivittyy myös laskulle annetut kommentit. Hyväksy-toiminto ei vaadi kommenttia. Hyväksymisen jälkeen ohjelma aukaisee automaattisesti seuraavan avoimen hyväksyntätehtävän Hylkää Hylkääminen vaatii kommentin. Hylkäämisen jälkeen laskun tila päivittyy heti hylätyksi Document Centerissä ja siirtyy lähettäjälle Document Centeriin Hyväksyntä-listalle tilalla Hylätty. Lasku häviää muiden hyväksyjien avoimelta listalta. Reskontranhoitajan pitää ottaa kanta mitä laskulle tehdään. Vaihtoehtoja tässä mallitapauksessa on mm. Lasku poistetaan kokonaan ja odotetaan uutta => peru kierrätys kokonaan ja poista lasku ennen kuin kuittaat hylkäämisen OK-painikkeella. Lasku kierrätetään loppuun Visma Approvalissa muiden tiedoksi ja odotetaan hyvityslaskua. Kuittaa hylkääminen, jolloin kierrätyksen käynnistysikkuna avautuu. Laskulla ei ole muita hyväksyjiä, jolloin reskontranhoitaja kuittaa kierrätyksen valmiiksi Ok-painikkeella ja lasku voidaan siirtää ostoreskontraan. Käyttäjän ohje- 12

16 1.5.3 Siirrä Laskun voi siirtää toiselle käyttäjälle esimerkiksi jos lasku on tullut väärälle henkilölle Lisää tarkastaja Kierrätyslistalle voi lisätä yhden henkilön tarkastajaksi. Kierrätykseen lisätty tarkastaja voi ainoastaan kommentoida ja hyväksyä laskun, jonka jälkeen lasku palaa lähettäjälle. Käyttäjän ohje- 13

17 1.6 Omat laskut -välilehti Omat laskut -välilehdellä voidaan katsella käyttäjän avoimia ja valmiita laskuja, joissa käyttäjä on ollut kierrätyslistalla. Valmiita omia laskuja voidaan hakea esimerkiksi toimittajan nimellä kirjoittamalla nimen alkua Kuvaus-kentän hakuvalikkoon ja painamalla enter. Toimittajan haku Omista laskuista. Kaksoisnapauttamalla laskua riviltä saadaan auki laskukohtainen ikkuna, jossa näkyvät kaikki laskun tiedot. Laskun tiedot Käyttäjän ohje- 14

18 1.7 Kaikki laskut -välilehti Kaikki laskut -välilehti on reskontranhoitajan työkalu, jossa näkyvät kaikki yrityksen laskut. Reskontranhoitaja voi seurata laskujen tilannetta ruudulta ja esimerkiksi suodattaa avoimia laskuja valitsemalla halutun tolpan. Lukema kertoo, kuinka monta päivää sitten lasku siirrettiin Visma Approval Centeriin. Laskuriviä kaksoisnapauttamalla saadaan esille laskun tiedot. Kaikki laskut 1.8 Kaikki tehtävät välilehti Kaikki tehtävät välilehdellä reskontranhoitaja voi suodattaa tehtäviä eri tiloilla. Yleensä ruutua käytetään Selvitettävien laskujen tietojen korjaamiseen ja kierrätyksen ohjaamiseen oikealle käyttäjälle tai Erääntyneiden laskujen siirtämiseen toiselle henkilölle. Valitse laskut ruksaamalla valintaruksi ja klikkaa. Erääntymeet tehtävät Käyttäjän ohje- 15

19 1.9 Esiin tulleita kysymyksiä Sukunimen vaihtuminen ja sähköpostin muutos Nimen muutos ja sähköpostin muutos pitää tehdä seuraavassa järjestyksessä. 1. Käsittele kaikki avoimet laskusi Visma Approvalissa siten, että avoimet tehtävät listasi on tyhjä ja ohjelma ilmoittaa, että Sinulle ei ole osoitettu tehtäviä. 2. Mene Visma Approval omiin asetuksiisi (kts. kohta 1.4.1) 3. Muuta sukunimesi ja klikkaa [Päivitä tiedot] 4. Klikkaa Muuta sähköpostia linkkiä 5. Anna salasanasi sekä uusi sähköposti kahteen kertaan 6. Saat kohta sähköpostin, jossa on linkki muutoksen vahvistamiseen. 7. Klikkaa linkkiä, jolloin sähköpostiosoitteesi muuttuu 8. Testaa, että pääset Visma Approval ohjelmaan uudella sähköpostiosoitteellasi 9. Ilmoita reskontranhoitajalle, että olet muuttanut sähköpostiosoitteesi. 10. Reskontranhoitaja muuttaa sähköpostin Visma Novan tai Visma Businessin henkilörekisteriin Selvitettävän tehtävän korjaus Jos laskun vastaanottajan tiedoissa on jotain väärin, niin silloin pääkäyttäjälle lähtee viesti selvitettävästä tehtävästä. Viestissä on tieto mistä ongelma johtuu. Alla on listaus ja toimenpiteet miten virheilmoituksiin on reagoitava Ei oikeuksia Hyväksyjä on perustettu Visma Approvaliin käyttäjäksi, mutta hänelle ei ole valittu kyseiseen yritykseen roolia Approver. Voit kokeilla myös ottaa valinnan pois, laittaa uudelleen ja tallentaa. Ei käyttäjää Käyttäjätunnusta ei ole perustettu Visma Approvaliin. Perusta käyttäjä ja anna rooli Approver. Käyttäjän ohje- 16