BUDJETOINTI JA RAHOITUSSUUNNITTELU. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 1

Transkriptio

1 BUDJETOINTI JA RAHOITUSSUUNNITTELU 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 1

2 Sisältö ja tavoitteet Koulutuksen tavoitteena on, että opiskelija ymmärtää budjetoinnin peruskäsitteet ja budjetin tehtävät ymmärtää ja osaa lukea ja tulkita erilaisia budjetteja osaa laatia omaa yritystä varten tarpeelliset budjetit ymmärtää rahoitussuunnittelun merkityksen yritystoiminnassa ja oppii tuntemaan tärkeimmät erilaisten yritysten käyttämät rahoituslähteet 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 2

3 Budjetin määritelmä (Riistama-Jyrkkiö: Operatiivinen laskentatoimi) Budjetti on yrityksen (tulos- tai kustannus yksikön taikka vastuualueen) toimintaa varten laadittu, mahdollisimman edullisen taloudellisen tuloksen sisältävä ja määrättynä ajankohtana toteuttavaksi tarkoitettu euromääräinen (tai joskus vain määrällinen) toimintasuunnitelma. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 3

4 Budjetoinnissa huomioitavaa Tehtävä kirjallisesti ja saatettava niiden tietoon, jotka ovat vastuussa budjetin toteutumisesta inhimilliset tekijät budjetoinnissa ovat laskentatekniikkaa tärkeämpiä, joten budjetoinnin vaikutuspiirissä toimivien henkilöiden asennoituminen vaikuttaa onnistumiseen jotta tavoitteet voidaan saavuttaa, on välttämätöntä, että tavoitteiden saavuttamisesta vastuussa olevat henkilöt hyväksyvät budjettitavoitteet kun budjetti on laadittu on välttämätöntä järjestää budjetin seuranta (budjettitarkkailu). Seurannassa saatavia tietoja (esim. budjettipoikkeamat) käytetään hyväksi yrityksen toiminnan ohjaamisessa. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 4

5 Budjettijärjestelmä Budjettijärjestelmä käsittää määräykset ja ohjeet budjettivastuusta ja budjetointitehtävistä organisaation eri osien kesken ohjeet budjettia varten tarpeellisten tietojen keräämisestä ja käsittelemisestä tiedot käytettävistä lomakkeista, raportointijaksoista, raporttien sisällöstä ja jakelusta 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 5

6 Budjetin yhteensopeuttamistehtävä Organisaatioissa tehdään vuosittain toimintasuunnitelmia, joihin sisältyy monenlaisia tavoitteita (markkinaosuus, henkilökunnan tarve, tuotteiden kehittäminen, raaka-aineiden käyttö yms.). Budjetoinnissa nämä tavoitteet pyritään yhteensovittamaan taloudellisiksi tavoitteiksi koska kyseessä on taloudellinen kokonaisuus monenlaisine vuorovaikutussuhteineen, on tärkeätä tulojen ja menojen yhteensovittaminen tuottojen ja kustannusten budjetoimiseksi on myös tarpeen selvittää ja analysoida aikaisempien budjettikausien toteutuneita lukuja, joiden perusteella voidaan päätellä tulevien tuottojen ja kustannusten suuruutta tavoitteena on kytkeä organisaation eri toiminnot, johdon eri tasot ja vastuualueet sekä eripituisten aikavälien suunnitelmat toisiinsa hallitulla tavalla. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 6

7 Budjetointi johdon työkaluna Budjetti on operatiivisen johdon työkalu, jonka tehtävänä on avustaa johtoa toiminnan suunnittelussa toiminnan tarkkailussa toiminnan koordinoimisessa Budjeointi auttaa johtoa vaihtoehtojen tunnistamisessa ja mallintamisessa vaihtoehtojen vertailussa, ja siten valinnan tekemisessä eri vaihtoehtojen välillä tuomalla realismia vaikeille valinnoille sitouttamaan vastuussa olevat henkilöt organisaation suunnitelmiin ja tavoitteisiin 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 7

8 Budjetointiin vaikuttaa Toimialadynamiikka organisaation koko ja omistusrakenne organisaation rakenne funktionaalinen tuotealueorganisaatio markkina-alueorganisaatio projektiorganisaatio prosessiorganisaatio tuotteen ominaisuudet 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 8

9 Budjettikausi Ajanjakso, jolta kertyvät tuotot ja kustannukset ovat budjetin tavoitelukuina budjettikauden pituuteen vaikuttaa budjetin käyttötarkoitus perusbudjettiajanjaksot vuosibudjetti (tavallisimmin käytössä) kehysbudjetit (esim. 3-vuotissuunnitelma) pitkän aikavälin suunnitelmat (yli 3 vuotta) 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 9

10 Vuosibudjetti Yleisimmin kalenterivuosi tai liikekirjanpidon tilivuosi tarkkailukaudet lyhyempiä (tavallisesti kuukausi ja esim. välitilinpäätösten 3-4kk yhteydessä tarkempi raportointi) perinteisestä vuosibudjetoinnista on mahdollista luopua siirtymällä soveltamaan rullaavaa budjetointia, jolloin esim. seuraava vuosipuolisko budjetoidaan yksityiskohtaisesti ja sitä seuraava karkeasti 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 10

11 Strateginen suunnittelu Pitkän aikavälin kokonaisvaltaista liiketoiminnan suunnittelua nimitetään usein yrityssuunnitteluksi tai strategiseksi suunnitteluksi (tavallisesti 3-10 vuotta) strateginen suunnittelu on sisällöltään laajaalaisempaa kuin budjetointi, ja se käsittää koko yritystä koskevien suuntaviivojen määrityksen. suunnittelun tuloksena syntyneet pitkän jänteen tulos-ja rahoitusbudjetit toimivat myös budjettiraameina tavanomaisille vuosibudjeteille 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 11

12 Yrityksen budjetit Pääbudjetit Tulosbudjetti suunnitellaan yrityksen kannattavuutta tuloksena budjetoitu liiketulos Rahoitusbudjetti kokoaa yhteen budjettikauden aikaiset kassaanmaksut ja kassastamaksut tavoitteena varmistaa varojen riittävyys budjettikauden aikana Budjetoitu tase budjettikauden loppuun tähtäävä suunnitelma yrityksen toimintaan sijoitetun pääoman määrästa, rakenteesta ja rahoitusrakenteesta Osabudjetteja myyntibudjetti ostobudjetti valmistusbudjetti varastobudjetti hallintobudjetti T&K-budjetti investointibudjetti jne. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 12

13 Voitonjako Valmistusyrityksen budjetin jäsennys Pääomasijoitukset Pääomapalautukset Rahoitusbudjetti Myyntibudjetti (KPL & ) Valmistevarasto budjetti (KPL & ) Pääbudjetit - Tulosbudjetti - Tasebudjetti Valmistusbudjetti (kpl/määräbudjetit) Kapasiteetti/ Työsuoritukset Aineet & kuormitustilanne tarvikkeet Valmistuskustannusbudjetti ( ) - Ainekustannukset - Työkustannukset - Yleiskustanukset Myynti-, T&K- ja hallintokustannusbudjetit ( ) Investointibudjetti ( ) 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 13

14 Budjettitarkkailu Tarkkailuraporttien laatiminen ja niiden jakaminen budjettivastuullisille poikkeamien tunnistaminen ja rekisteröinti budjettierojen selvittäminen ja analysointi päätökset tarkkailuraportin perusteella tehtäviksi toimepiteiksi liitynnät kannuste- ja palkitsemisjärjestelmiin 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 14

15 Millainen on hyvä budjetti? Tavoitteellinen realistinen (saavutettavissa oleva) joustava ajallaan tehty ymmärrettävä 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 15

16 Esimerkki budjetin laatimisesta ja budjetointiharjoituksia 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 16

17 RAHOITUSSUUNNITTELU Ilman huolellista rahoitussuunnittelua voi hyvässäkin taloudellisessa asemassa oleva yritys ajautua maksukyvytömäksi. Jo yrityksen perustamisvaiheessa rahoitussuunnittelu on välttämätöntä. Rahoitussuunnitelman avulla arvioidaan yrityksen pääomatarve, eli kuinka paljon rahaa yhteensä on varattava mihinkin tarkoitukseen, jotta yritys saadaan menestyksekkäästi käynnistettyä ja sen kehittäminen onnistuu. Rahoitussuunnitelmien on oltava realistisia, jotta yrityksestä muodostuu kannattava, vakavarainen ja maksuvalmiudeltaan eli likviditeetiltään riittävän hyvä. Rahoitussuunnitellussa on keskeistä liiketoiminnan kasvuun sitoutuvan käyttäpääoman tarpeen hallinta. Käyttöpääomalla tarkoitetaan yrityksen juoksevaan liiketoimintaan sitoutuvaa pääomaa. + Myyntisaamisten lisäys + Vaihto-omaisuuden (=varastot) lisäys + maksettujen ennakkomaksujen lisäys - ostovelkojen lisäys - saatujen ennakoiden lisäys = Käyttöpääoman muutos Käyttöpääoman tarve vaihtelee huomattavasti eri toimialoilla. Nyrkkisääntönä esitetään usein, että käyttöpääoman tarve on noin 20-30% yrityksen liikevaihdosta. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 17

18 Investoinnit & liiketoiminnan suunnittelu Rahoitussuunnittelussa on otettava huomioon myös investointeihin, kuten tilojen ja koneitten, kaluston ja laitteiden hankintaan tarvittava pääoma. Yrityisesti aloittavassa yrityksessä myös perustamiskulut, kuten suunnitteluun, selvityksiin ja tutkimuksiin (esim. markkinointitutkimus), lupiin, ilmoituksiin ja koulutukseen kuluvat varat on huomioitava. Rahoitussuunnitelmassa asetetaan liikevaihtotavoite ja selvitetään katetuoton tarve. Katetuotto = myyntitulojen ja muuttuvien kulujen erotus ts. kyseessä on summa, joka jää kiinteiden kulujen kattamiseen. Muuttuvia kustannuksia ovat tuotannon määrästä riippuvat kulut (esim. raaka-ainekustannukset, valmistuksesta johtuvat palkat ja korvaukset, koneiden korjaus, sähkölaskut, polttoaineet jne.) Kiinteitä kustannuksia ovat puolestaan ne kulut, joihin tuotannon lisääminen ei heti vaikuta. Kun katetuotosta vähennetään kiinteät kulut saadaan selville toiminnan tulos eli liikevoitto. Rahoitussuunnitelmassa esitetään myös, mistä tarvittavat varat hankitaan ja millainen rahoitus on tarkoituksenmukaisinta. Terveestäkään tuottotilanteesta ei ole apua, mikäli yrityksen kassassa ei ole rahaa. Huolellinen maksuvalmiussuunnittelu on kaiken perusta. Ainakin uudelle yritykselle koituu kustannuksia ennen kuin se alkaa tuottaa rahaa. Tämä negatiivinen kassavirta täytyy rahoittaa etukäteen. Perustietoja ja arvioita yrityksen taloudellisesta kehityksestä tulee sisällyttää jo liiketoimintasuunnitelmaan. Tärkeää on tuoda esille erityisesti, miten paljon yritys tarvitsee rahaa ja milloin, kuinka paljon yritys tuottaa todennäköisesti voittoa liiketoiminnan vakiinnuttua sekä mitkä ovat ennusteiden taustalla olevat tärkeimmät oletukset. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 18

19 Rahoitussuunnitelma Koska tulevaisuutta on hyvin vaikea ennustaa tarkasti, voidaan rahoitussuunnitelmasta tehdä kolme eri versiota: omat suunnitelmat kirjoitetaan huonolle, todennäköisenä pidettävälle ja hyvälle tilanteelle. Suunnitelma tehdään useimmiten muutaman vuoden aikajänteelle. Suunnitelmassa tuodaan esille rahan lähteet, rahan käyttökohteet sekä käyttöpääoma. Itse suunnitteluprosessi on monessa mielessä hyödyllinen. Se helpottaa kiinnittämään huomiota eri näkökulmista rahoituksellisiin asioihin, pakottaa kartoittamaan eri vaihtoehtoja, auttaa välttämään ikäviä yllätyksiä, pohtimaan päämääriä ja priorisoimaan asioita. Uuden yrittäjän on syytä heti rahoitussuunnitelman tekovaiheessa tehdä itselleen selväksi, paljonko hän tarvitsee ulkopuolista pääomaa, mistä sitä voi saada ja millaisen rahoitusrakenteen hän yritykselleen haluaa (omaa vai vierasta pääomaa). Riittävän suuri oman pääoman osuus tuo yrityksen perustamiseen turvallisuutta ja uskottavuutta sekä antaa alkuvaiheessa pelivaraa. Erityisesti pitkän tuotekehityksen vaativat yritykset tarvitsevat runsaasti omaa pääomaa, jotta voivat rahoittaa alkuvaiheen negatiivisen kassavirran. Aloittavalla yrittäjällä ei useinkaan ole varaa itse rahoittaa yrityksensä perustamiseen liittyviä kuluja. Lisäksi koska yritys alkaa tuottaa voittoa vasta tietyn ajan kuluttua sen perustamisesta, on yrittäjän voitava rahoittaa alkuvuosien ajaksi myös omat elinkustannuksensa. Suomessa on nykyään tarjolla monia hyviä vaihtoehtoja yrityksen perustamisen rahoitustarpeisiin. 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 19

20 Rahoituslähteet Yritystoimintaa voidaan rahoittaa periaatteessa kahdesta eri lähteestä saatavalla rahalla: joko yritystoiminnasta saatavalla tulorahoituksella tai muualta saatavilla varoilla. Muualta saavat varat ovat omistajien omaa pääomaa tai vieraana pääomana eli avustuksina tai lainoina saatavia varoja. Yritysten rahoitustarpeet vaihtelevat suuresti niiden elinkaaren aikana. Eri tyyppisiä tukia on tarjolla runsaasti, kuhunkin tarpeeseen omansa. Rahoitusmuodot ovat yleisimmin joko lainoja, avustuksia, takauksia tai oman pääoman ehtoisia sijoituksia eli riskirahoitusta. Uusille yrityksille tarkoitettuja tukimuotoja on useita, mutta toisaalta yrityksen kasvun myötä tuet ovat usein suurempia. Kun yritys kasvaa ja vakiinnuttaa asemaansa, tukien saamisen edellytykset niin ikään tiukentuvat. Myöhemmässä vaiheessa tavoitteena on usein antaa yksilöllisempää ja asiantuntevampaa apua. Teknologiayrityksen kannattaa olla yhteydessä seuraaviin rahoittajiin: Finnvera Oy Sitra Tekes Keksintösäätiö TE-keskusten yritysosastot 31-Jan-14 Jarmo Kulhelm 20

21 Rahoituslähteet (jatk.) Pääomarahoittajia on tarjolla useita. Julkisia pääomasijoituksia tekevät Sitran lisäksi Nordia Management Oy ja Suomen Teollisuussijoitus Oy. Pääomasijoittaminen on sijoitusten tekemistä sellaisiin julkisesti noteeraamattomiin yrityksiin, joilla on hyvät kehittymismahdollisuudet. Pääomasijoittaja ei ole pysyvä omistaja, vaan pyrkii irtautumaan yrityksestä sovitun suunnitelman mukaisesti. Pääomasijoitukset tehdään ensisijaisesti oman pääoman ehtoisina sijoituksina tai välirahoituksena. Pääomasijoittajan tarkoituksena on tarjotun lisäarvon myötä edistää yrityksen arvonnousua. Arvonnousu realisoidaan irtautumisvaiheessa, jolloin pääomasijoitusyhtiö luopuu osuudestaan kohdeyrityksessä. Pääomasijoittajilla on myös oma yhdistys Suomen pääomasijoitusyhdistys ry, jossa on jäsenenä yli 50 pääomansijoitusyhteisöä Jan-14 Jarmo Kulhelm 21