Uusien puheenjohtajien koulutus

Transkriptio

1 Uusien puheenjohtajien koulutus Matias Virta Lauri Lahoniitty

2 Koulutuksen sisältö TYY: ai kui varte? (eli mitä ja miksi) TYYn palvelut järjestöille Avustukset: toiminta-, projekti- ja erillisavustukset, Universitas Viestintä & TYY Ajankohtaista ja muuta Virallista Kokoukset & dokumentit Jäsenrekisteri Vuosikello

3 TYY: mikä ja miksi? Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä Edunvalvonta Koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, KV Yhteiskuntavaikuttaminen Neuvontapalvelut

4 Opiskelijana Turun yliopistossa = TYYn jäsen Valitsemassa & oikeutettu = Äänioikeus edustajistovaaleissa TYYn tarjoamiin palveluihin Järjestöille? Avustustoimikunta Ohjesääntö Tilat, tavarat, avustukset, neuvonta

5 TYY: mitä ja miksi? Edustajisto Ylioppilaskunnan ylin päättävä elin 41 jäsentä Päättää mm. jäsenmaksun suuruudesta, ylioppilaskunnan säännöistä Vaalikausi kaksi vuotta, seuraavat vaalit syksyllä 2019

6 TYY: mitä ja miksi? Hallitus TYYn hallitus käyttää ylioppilaskunnan toimeenpanovaltaa. Hallituksen valitsee edustajisto kalenterivuosittain. Hallitus vastaa toimintasuunnitelman toteuttamisesta ja edustaa ylioppilaskuntaa. Se vastaa toiminnastaan edustajistolle. Hallituksessa on PJ jäsentä, joilla vastuullaan yksi tai useampi sektori.

7 TYY: mitä ja miksi? Hallitus 2018 Inari Harjuniemi, puheenjohtaja Olli-Pekka Paasivirta Paavo Palanterä Iina Ryhtä Sini Saarinen Emmi Simonen Noel Snygg

8 TYY: mitä ja miksi? Toimistolla lisäksi TYYllä työskentelevät pääsihteeri, asiantuntijat, toimisto- ja taloussihteerit sekä projektityöntekijöitä (mm. tapahtumatuottajia). Asiantuntijat sektoreittain: koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, kansainväliset asiat, viestintä, järjestöt & hallinto. Hallituksen tukena, vastaavat edunvalvonnasta ja ylioppilaskunnan käytännön työn sujuvuudesta. Kaikki ovat mukavia ihmisiä ja innokkaita auttamaan mahdollisissa ongelmatilanteissa!

9 Linjapaperi: TYYn järjestöt ovat ylioppilaskunnan edunvalvonnan ja yhteisöllisyyden kivijalka.

10 TYYn palvelut TYYn kivijalkaa tukemassa Koulutukset & neuvonta Hallituksen järjestövastaava Järjestöasiantuntija Muu asiantuntija-apu; kopo, sopo, viestintä, kv-asiat, taloudelliset asiat, juridista neuvontaa Tilat ja tavarat Taloudelliset avustukset

11 TYYn palvelut Ota yhteyttä TYYn kansliaan, kun tarvitsette tavaroita lainaan the sooner the better Turku-sali Q-talo TYYn sauna Tyyma-astiasto Vuosijuhlatarvikkeet Laminointikone Videotykki Vanhahko järjestelmäkamera Äänentoistolaitteet

12 TYYn palvelut Muita TYYn toimistolta Yhdistystoimijan opas Yliopistolta: Luentosalin tarvetta? Maksuttomia TYYn järjestöille klo 18 asti IT-palveluista apua ja esim. sähköpostilistat tyyala.utu.fi/järjestö

13 Avustukset Avustustoimikunta Valmistelee toiminta-avustusten ns. pisteytyskriteerit Pisteyttää toiminta-avustushakemukset Valmistelee muut edustajiston sille antamat rahalliset avustuspäätökset Päättävänä elimenä kuitenkin TYYn edustajisto tai hallitus (toimikunnan esityksestä)

14 Avustukset Järjestöille Toiminta-avustus Projektiavustus Erillisavustus Universitas Turku -hanke

15 Avustukset Toiminta-avustus Jaetaan vuosittain: Hakuaika maaliskuussa Koostuu: perusosasta ja lisäosasta Perusosa 200 euroa aine- ja tieteenalajärjestöille, 100 euroa muille järjestöille Perusosa voidaan maksaa ennakkoon järjestöluettelon vahvistamisen (tammikuu) jälkeen Perusosa on kiinteä avustus!

16 Avustukset Toiminta-avustuksen lisäosa Harkinnanvarainen, perustuu pistetykseen. Pisteytettäviä osa-alueita ovat yleinen toiminta, opintoihin liittyvät asiat ja vapaa-aika. Pisteet lisääntyvät sen mukaa, miten laajalti järjestö esim. hoitaa edunvalvontaa, huomioi yhdenvertaisuuden jne. Kriteerit löytyvät ohjesäännöstä! Myös TYYn jäsenten määrä jäsenistössä vaikuttaa.

17 Avustukset Projekti- ja erillisavustukset Jaetaan neljä kertaa vuodessa (DL 28.2., ja sekä ), hakemuksen voi jättää koska vain. Hakukelpoisia kaikki TYYn järjestöt ja lisäksi muut ryhmät, joissa vähintään yksi TYYn jäsen. Muu varainhankinta mahdollista ja katsotaan eduksi.

18 Avustukset Projektiavustus Avustus myönnetään kertaluontoiseen tai ensimmäistä kertaa toteutettavaan toimintaan. Hakukriteerit kokonaisuudessaan ohjesäännössä Myönnetään myös aine- ja tieteenalajärjestön perustamiskuluihin Ei myönnetä toistuvaan tai voittoa tuottavaan toimintaan, matkoihin (paitsi opintoihin liittyvään) tai tarjoiluihin. Tiedot aiemmin myönnetyistä TYYn sivuilla.

19 Avustukset Erillisavustus Ystävämme ohjesääntö: --- toistuvaan toimintaan, joka muuten täyttää projektiavustuksen kriteerit ja on erityisen merkittävää.

20 Avustukset Päätökset ja lunastaminen Avustuksiin varattu vuonna projekteihin, 2000 erillisavustuksiin. TYYn hallitus tekee päätökset kolmen viikon sisällä hakemusten eräpäivästä. Avustukset tulee lunastaa myöntämistä seuraavan kalenterivuoden aikana. Vuonna 2016 myönnetyt avustukset vanhenevat tämän vuoden lopussa.

21 Avustukset Universitas Turku Ei TYYn oma avustus -> Turun yliopiston ja TYYn yhteinen hanke (varat yliopistolta) Hakuaika tammi-helmikuussa Tukea opintoihin liittyviin projekteihin, lisätietoa TYYn sivuilta Päätökset tekee hankkeen ohjausryhmä

22 Viestintä & TYY Tehdään viestintää yhdessä, molemmat hyötyvät toisistaan Kuuluu tiedottajan lisäksi myös PJ:lle TYY hyödyntää mielellään eri kanavia ja vastaavasti tarjoaa omiaan Sektorikohtaiset listat, mutta osa kulkee edelleen PJ:n kautta tai on suunnattu juuri PJ:lle Viestinnästä lisää viestintäkoulutuksessa viestintävastaaville

23 Tapahtumakalenteri

24 Uutiskirje Uutiskirje lähetetään aina tiistaisin ja ilmestyy lähes joka viikko kesäkuukausia lukuun ottamatta. Aiheita poimitaan mm. tapahtumakalenterista -> eräpäivä aina maanantaisin. Tapahtumia voidaan korostaa hienoilla kuvilla -> lähettäkää tiedottajalle ajoissa.

25 tyy.fi Järjestöjen yhteystiedot Uutiset Blogit Palvelut & kaikki oleellinen tieto Myös nämä koulutusmateriaalit

26 Viestintä & TYY

27 Ajankohtaista & muuta Puheenjohtajien neuvosto Epävirallinen yhteydenpitoelin Tapaamisia n. kerran kuussa työskentelyaikoina Vertaistuki, keskustelufoorumi ja ideahautomo Ylioppilaskunnan, järjestötoiminnan ja yhteisprojektien kehittämistä Hyvät tarjoilut, parempi meno, kovin porukka

28 Ajankohtaista & muuta Järjestöilmoitus Vuosittainen velvollisuus kaikille Varmistetaan järjestön toiminta ja kerätään yhteystiedot Täytettävä klo 23:59 mennessä Istuvan PJ:n hommia, mutta varmistakaa, että se on hoidettu Voi myös tehdä yhdessä istuvan PJ:n kanssa Aikaa menee 5 20 min riippuen, ovatko liitteet valmiina

29 Ajankohtaista & muuta TYYn suuri koulutuspäivä ti (Lähes) koko hallituksen yhteinen tilaisuus Yhteinen osio ja sektoreille omat osuudet Lisätietoja myöhemmin, mutta ajankohta talteen koko hallitukselle Kv-infotori 5.1. Mercatorilla (ilmoittautumisen dl ) Paikalla uudet vaihtarit Oppaat Yhdenvertaisuus Kansainvälistyminen

30 Puheenjohtamista, kokouskäytäntöjä ja muuta kovin virallista!

31 I was elected to lead, not to read!

32 Yhdistystoiminta Yhdistystoiminta on kivaa. Tapoja toimia on niin monta kuin on yhdistyksiäkin. Pääasiassa tulee kuitenkin noudattaa muutamia yleisiä ohjenuoria. Yhdistyslaki Säännöt Yhdistyksen kokousten päätökset Yleiset kokouskäytännöt

33 Säännöt Järjestön omat säännöt kertovat mm. nimenkirjoitusoikeuden, hallituksen koon, yhdistyksen kokousten kokouskäytännöt (kutsuaikataulu, vuosikokoukset)

34 Säännöt Säännöt toiminnan peruspilarina Avoimuus, päätöksenteon läpinäkyvyys Luottamus? Jäsenistöllä hallitukseen, hallituksen jäsenillä toisiinsa yhteisiä, yhdessä tehtyjä päätöksiä Apuaaaaaaa? TYYn tyyppien ohella mm. PRH, yhdistysavain

35 Muut dokumentit Toimintasuunnitelma ja talousarvio (syyskokous) ohjaavat seuraavaa toimintavuotta Tilinpäätös, toimintakertomus, toiminnantarkastuskertomus (kevätkokous) vastuuvapaus, edellinen vuosi purkkiin

36 Muut dokumentit Toimintasuunnitelma Seuraavan vuoden toimintaa hahmotteleva/esittelevä/määrittävä dokumentti Vastuuttaa ja valtuuttaa: hallituksen huolehdittava toiminnan linjasta suhteessa toimintasuunnitelmaan ja hallituksella valta toimia suunnitelman toteuttamiseksi Tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen / yksityiskohtaisesti noudatettava; järjestön koko, tavoitteet jne. vaikuttavat

37 Muut dokumentit Talousarvio Budjetti seuraavalle toimintavuodelle Määrittää varojen käyttöä, kohdentamista jne. Samoin; tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen tai velvoittava dokumentti

38 Muut dokumentit Tilinpäätös Edellisen vuoden käytetyt rahat: mihin meni ja kuinka paljon Kevätkokous hyväksyy, valmistelevat työt hyvä aloittaa ajoissa Mitä selkeämpää taloudenhoitoa, sitä helpompaa! Myös todiste edellisen hallituksen laillisista, kunnollisista ja asianmukaisista toimista!

39 Muut dokumentit Toimintakertomus Osa tilinpäätöstä, liite Raportti ja katsaus edellisen vuoden toiminnasta Tapauskohtaisia yksityiskohtaisuudessaan

40 Toiminnantarkastus Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja Termi muuttui yhdistyslaissa 2010 Aiemmin pelkästään tilintarkastajia Tilintarkastaja on oltava, jos 2 näistä pätee: Taseen loppusumma on yli Liikevaihto tai vastaava tuotto yli Palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä

41 Toiminnantarkastus Toiminnantarkastaja Täysi-ikäinen & täysivaltainen Riippumaton, ei läheistä kytköstä Ei tarkkoja kriteerejä asiantuntemukselle: riittävä määrä tietoa taloudellisista ja oikeudellisista seikoista kyseisen järjestön toiminnan arvioimiseen Lähinnä siis tarkastaa, ettei kirjanpidon suhteen ole väärinkäytöksiä

42 Kokoukset Koko yhdistyksen kokoukset, esim. syys- ja kevätkokous Hallituksen kokous Yhdistyksen säännöt määrittävät kokouksien ajankohtaa, kutsuaikataulua jne.

43 Kokoukset Yhdistyksen kokoukset Ylin päätäntävalta (voi esim. erottaa hallituksen) Kutsuttava koolle sääntöjen mukaan Jäsenet äänivaltaisia Esim. hallituksen valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion / tilinpäätöksen (liitteineen) hyväksyminen, vastuuvapauden myöntäminen, sääntömuutokset

44 Kokoukset Hallitus ja sen kokoukset Hallitus toteuttaa ja toimeenpanee toimintasuunnitelmaa & talousarviota Hallitus ei voi ylittää sille yhdistyksen säännöissä tai kokouksissa myönnettyä toimivaltaa Joutuu kuitenkin käytännössä hoitamaan myös yllättäviä tilanteita ja päivittäistä toimintaa Kokousten avoimuus toimijan itse määriteltävissä

45 Kokoukset Toimintaa helpottaa: Mahdollisuuksien mukaan säännölliset kokousajat Asioiden hyvä valmistelu Sääntöjen, toimintasuunnitelman ja yhdistyksen varallisuuden tuntemus Sisäisen viestinnän sujuvuus Työnjaon oikeudenmukaisuus Kokouksen etenemisen sujuvuus (pysytään asiassa kerrallaan, edetään järjestyksessä, tehdään päätökset selkeästi)

46 Kokoukset Kokouksen kulku 1. Kokouksen avaus 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjantarkastajat 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Ilmoitusasiat 6. Päätösasiat 7. Muut esille tulevat asiat 8. Seuraavan kokouksen ajankohta 9. Kokouksen päättäminen

47 Kokoukset Mut mitä jos vaikka Päätöstä ei saada aikaan? Pöydälle jättäminen eli pöytääminen = jätetään hautumaan, siirretään seuraavaan muuttamatta sisältöä Toi yks on ihan eri mieltä? Eriävä mielipide = kirjataan pöytäkirjaan, vapauttaa kyseisen henkilön vastuusta kyseisen päätöksen kohdalla Käsitellään minuun liittyviä asioita? Jääviys = poistu asian käsittelyn ajaksi, (hallintolaki ja yhdistyslaki, eri esteellisyyssäädökset), kirjattava pöytäkirjaan, kyseinen henkilö ei mukana kyseisessä päätöksessä

48 Virallista Puheenjohtajuus PJ vastaa toiminnan kokonaisuudesta ja virallisesta työskentelystä PJ johtaa järjestön kehittämistä PJ:n suotavaa huolehtia hallituksen sisäisestä yhteishengestä ja työnjaosta Valta ja vastuu Teoriassa valtaa yhtälailla kuin muilla hallituksen jäsenillä Käytännössä kuitenkin enemmän: keulakuva ja johtohahmo Kokouksissa ohjaava rooli; jakaa puheenvuorot, aikatauluttaa jne.

49 Puheenjohtajuus Hallituksen kehitysvaiheet Muotoutuminen (Forming) Kuohunta (Storming) Harmonia (Norming) Kypsä toiminta (Performing) Tuckman, Bruce W. (1965) Developmental sequence in small groups

50 Puheenjohtajuus Muotoutuminen Yhteiset pelisäännöt ja työskentelytavat Hallituksen jäseniltä puuttuu tunne tilanteen hallinnasta Puheenjohtajalle kriittinen vaihe Kuohunta Haetaan omaa roolia Hallitukseen vaarana syntyä pieni kuppikuntia Hyvä puheenjohtaja johtaa kuin narulla työntäen Hyvä mietityttää mikä toiminnassa on olennaista, miltä tulevaisuus näyttää ja kenellä on vastuu -> lisää vuorovaikutustilanteita (esim. iltakoulut)

51 Puheenjohtajuus Harmonia Me-henkeä alkaa syntyä (varo sisäpiiriytymistä) Harmoniavaihe auttaa ottamaan etäisyyttä yhdistyksen ongelmiin Kypsä toiminta Työskentelyä perustehtävän parissa Ristiriidat on ratkaistu, energiaa ei kulu keskinäiseen välien selvittelyyn Puheenjohtajan asema on turvallinen ja vakaa

52 Virallista Roolit hallitustyössä Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Sihteeri Taloudenhoitaja Kopo-, sopo-, viestintä-, kulttuuri-, liikunta-, tapahtuma-, it-, lehtijne. jne. vastaavia Yhdenvertaisuusvastaavat/häirintäyhdyshenkilöt Itse määriteltävissä, sääntöjen mukaan

53 Virallista Hallituksen vastuu Jäsenistön luottamusta on nautittava jäsenistö voi erottaa hallituksen Mikäli hallitus päättää yhdistyksen nimissä jotain laitonta, se myös vastaa siitä (huom, eriävä mielipide!) Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimiessaan tietoisesti tai huolimattomuudellaan aiheuttanut

54 Virallista Mutta, kuten todettua Hallitusvastuu on kunniatehtävä, iloinen tapa menettää vapaaaikansa ja oppia uusia asioita Olennaista toimia niin, että todennäköisyys hurjille taistoille ja asiain riitauttamisille olisi mahdollisimman pieni Avoimuus, yhdenvertaisuus ja hyvä viestintä tukevat tässä Apua hankalissa tilanteissa voi, saa, pitää ja kannattaa pyytää!

55 Jäsenluettelo Yhdistyslaki vaatii Täydellinen nimi Kotipaikka TYY vaatii Opiskelijastatuksen (eli TYYn jäsenyyden) Huom! EU:n yleinen tietosuoja-asetus aiheuttaa muutoksia!

56 Jäsenluettelo Tietosuojaperiaatteet: käsittelyn lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys käyttötarkoitussidonnaisuus tietojen minimointi tietojen täsmällisyys tietojen säilytyksen rajoittaminen tietojen eheys ja luottamuksellisuus rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus

57 Jäsenluettelo Henkilötietojen säilyttämiselle oltava aina peruste Esim. yhdistyslain vaatimukset Perustuu suostumukseen Suostumuksen oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen Jäsenluettelosta oltava olemassa rekisteriseloste tai vastaava

58 Vuosikello 2018 Tammikuu Ilmoitukset PRH:lle Kv-infotori 5.1. Mercatorilla (ilmo dl ) TYYn suuri koulutuspäivä & PJ-neuvoston 1. tapaaminen Toimintakertomus & tilinpäätös Helmikuu Projektiavustusten 1. kierroksen DL Toiminnantarkastus Fastlaskiainen Neuvoston tapaaminen ja illanvietto Koulutuksia Maaliskuu Toiminta-avustusten haku ja avustuskoulutus Kevätkokous Neuvoston tapaaminen

59 Vuosikello 2018 Huhtikuu Projektiavustusten 2. kierroksen DL Neuvoston tapaaminen Vappu! Toukokuu Vappu jatkuu! Toiminta-avustusten myöntäminen Elo-syyskuu Projektiavustusten 3. kierroksen DL Uudet opiskelijat -> Uusia opiskelijoita kiinnostaa! Useimmin kysytyt kysymykset TYY-kierroksilla liittyvät opiskelijakorttiin ja järjestöihin TYYn avajaiskarnevaalit

60 Vuosikello 2018 Lokakuu Jatkuvuuden varmistaminen suunnittelulla ja rekryillä Neuvoston tapaaminen Marraskuu Projektiavustusten 4. kierroksen DL Syyskokous Porthaninpäivä- ja kulkue TYYn vuosijuhlat Neuvoston tapaaminen Joulukuu Järjestöilmoitus Testamentit ja perehdytykset Itsenäisyyspäivän soihtukulkue Uusien puheenjohtajien koulutus

61 studentuniontyy

62 Luettavaa Olli Välke ja Lasse Miettinen: Yhdistystoimijan opas (2013) Kari Loimu: Johda yhdistyksesi menestykseen puheenjohtajan käsikirja (2005)

63 Kiitos osallistumisesta ja tsemppiä tulevaan vuoteen!