Uusien puheenjohtajien koulutus

Transkriptio

1 Uusien puheenjohtajien koulutus Lauri Liljenbäck, TYYn hallituksen järjestövastaava 2015 & Elli Lehikoinen, TYYn järjestö- ja hallintoasiantuntija 12/15 asti

2 Koulutuksen sisältö: TYY: mikä ja miksi? TYYn palvelut järjestöille Avustukset: toiminta-, projekti- ja erillisavustukset, Universitas Viestintä & TYY Ajankohtaista ja muuta Virallista Vuosikello

3 TYY: mikä ja miksi? Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä Edunvalvonta Koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, KV Yhteiskuntavaikuttaminen Neuvontapalvelut

4 Opiskelijana Turun yliopistossa = TYYn jäsen Valitsemassa & oikeutettu = Äänioikeus edustajistovaaleissa TYYn tarjoamiin palveluihin Järjestöille? Avustustoimikunta Ohjesääntö Tilat, tavarat, avustukset, neuvonta

5 TYY: mikä ja miksi? Hallitus TYYn hallitus käyttää ylioppilaskunnan toimeenpanovaltaa. Hallituksen valitsee edustajisto kalenterivuosittain Hallitus vastaa toimintasuunnitelman toteuttamisesta ja edustaa ylioppilaskuntaa. Se vastaa toiminnastaan edustajistolle Hallituksessa on PJ + kuusi jäsentä, joilla vastuullaan yksi tai useampi sektori

6 Hallitus 2016 Jyri, Riina, Tuomas, Teppo, Katariina, Laura & Miika

7 TYY: mikä ja miksi? Toimistolla lisäksi TYYllä työskentelevät pääsihteeri, asiantuntijat, toimisto- ja taloussihteerit sekä projektityöntekijöitä (mm. tapahtumatuottajia) Asiantuntijat sektoreittain: koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, kansainväliset asiat, viestintä, järjestöt & hallinto. Hallituksen tukena, vastaavat edunvalvonnasta ja ylioppilaskunnan käytännön työn sujuvuudesta.

8 TYYn linjapaperista (hyväksytty toukokuussa 2015): TYYn järjestöt ovat ylioppilaskunnan edunvalvonnan ja yhteisöllisyyden kivijalka

9 TYYn palvelut Toimintaa ohjaamassa TYYn ohjesääntö järjestöistä, avustuksista ja avustustoimikunnasta

10 TYYn palvelut TYYn kivijalkaa tukemassa Koulutukset & neuvonta Hallituksen järjestövastaava Järjestöasiantuntija Muu asiantuntija-apu; kopo, sopo, viestintä, kv-asiat, taloudelliset asiat, juridista neuvontaa Tilat ja tavarat Taloudelliset avustukset

11 TYYn palvelut Turku-sali TYYn sauna Tyyma-astiasto Vuosijuhlatarvikkeet Rintamerkkikone Laminointikone Videotykki Vanhahko järjestelmäkamera Äänentoistolaitteet Ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan, kun tarvitsette tavaroita lainaan the sooner the better

12 TYYn palvelut Muita TYYn toimistolta Yhdistystoimijan opas Tylkkärin palsta järjestöille Yliopistolta: Luentosalin tarvetta? IT-palveluista apua ja esim. sähköpostilistat

13 Avustukset Avustustoimikunta Valmistelee toiminta-avustusten ns. pisteytyskriteerit Pisteyttää toiminta-avustushakemukset Valmistelee muut edustajiston sille antamat rahalliset avustuspäätökset Päättävänä elimenä kuitenkin TYYn hallitus (toimikunnan esityksestä)

14 Avustukset Järjestöille Toiminta-avustus Projektiavustus Erillisavustus Universitas Turku -hanke

15 Avustukset Toiminta-avustus Jaetaan vuosittain: Hakuaika maaliskuussa Koostuu: perusosasta ja lisäosasta Perusosa 200 euroa aine- ja tdkjärjestöille, 100 euroa muille järjestöille Perusosa voidaan maksaa ennakkoon järjestöluettelon vahvistamisen (tammikuussa) jälkeen Perusosa on kiinteä avustus!

16 Avustukset Toiminta-avustuksen lisäosa Harkinnanvarainen, perustuu pistetykseen Pisteytettäviä osa-alueita ovat yleinen toiminta, opintoihin liittyvät asiat ja vapaa-aika Pisteet lisääntyvät sen mukaa, miten laajalti järjestö esim. hoitaa edunvalvontaa, huomioi yhdenvertaisuuden jne. Kriteerit löytyvät ohjesäännöstä! Myös jäsenistön määrä vaikuttaa

17 Avustukset Projekti- ja erillisavustukset Jaetaan neljä kertaa vuodessa (DL helmi-, huhti- ja syyskuun lopussa sekä ), hakemuksen voi jättää koska vain Hakukelpoisia kaikki TYYn järjestöt ja lisäksi muut ryhmät, joissa vähintään yksi TYYn jäsen Muu varainhankinta mahdollista ja katsotaan eduksi

18 Avustukset Projektiavustus Avustus myönnetään kertaluontoiseen tai ensimmäistä kertaa toteutettavaan toimintaan Hakukriteerit kokonaisuudessaan ohjesäännössä Myönnetään myös järjestön perustamiskuluihin TYYH 2015: nauhat, liput Ei myönnetä toistuvaan tai voittoa tuottavaan toimintaan, matkoihin tai tarjoiluihin Tiedot aiemmin myönnetyistä TYYn sivuilla

19 Avustukset Erillisavustus Ystävämme ohjesääntö: --- toistuvaan toimintaan, joka muuten täyttää projektiavustuksen kriteerit ja on erityisen merkittävää.

20 Avustukset Päätökset ja lunastaminen Avustuksiin varattu esim. vuonna projekteihin, 2000 erillisavustuksiin. TYYn hallitus tekee päätökset kolmen viikon sisällä hakemusten deadlinesta. Avustukset tulee lunastaa myöntämistä seuraavan kalenterivuoden aikana.

21 Avustukset Universitas Turku Ei TYYn oma avustus, Turun yliopiston ja TYYn yhteinen hanke (varat yliopistolta) Hakuaikaa jatkettu asti! Vuoden 2016 projekteihin varattu Tukea opintoihin liittyviin projekteihin, lisätietoa TYYn sivuilta Päätökset tekee hankkeen ohjausryhmä tammikuussa

22 Viestintä & TYY Tehdään viestintää yhdessä, molemmat hyötyvät toisistaan Kuuluu tiedottajan lisäksi myös PJ:lle TYY hyödyntää mielellään eri kanavian ja vastaavasti tarjoaa omiaan Sektorikohtaiset listat, mutta osa kulkee edelleen PJ:n kautta tai on suunnattu juuri PJ:lle Viestinnästä lisää viestintäkoulutuksessa viestintävastaaville

23 Viestintä & TYY Tapahtumakalenteri

24 Viestintä & TYY Uutiskirje

25 Viestintä & TYY tyy.fi Järjestöjen yhteystiedot Uutiset Blogit Palvelut & kaikki oleellinen tieto Myös nämä koulutusmateriaalit

26 Viestintä & TYY SoMe Tylkkäri tylkkari.fi

27 Ajankohtaista & muuta Puheenjohtajien neuvosto Epävirallinen yhteydenpitoelin Tapaamisia n. kerran kuussa työskentelyaikoina Vertaistuki, keskustelufoorumi ja ideahautomo Ylioppilaskunnan, järjestötoiminnan ja yhteisprojektien kehittämistä Hyvät tarjoilut, parempi meno, kovin porukka

28 Ajankohtaista & muuta Järjestöilmoitus Vuosittainen velvollisuus kaikille Varmistetaan järjestön toiminta ja kerätään yhteystiedot Täytettävä klo 23:59 mennessä Istuvan PJ:n hommia, mutta varmistakaa, että se on hoidettu Voi tehdä yhdessä istuvan PJ:n kanssa Aikaa menee 5 20 min riippuen, ovatko liitteet hollilla

29 Ajankohtaista & muuta Remontti & juhlatilat Järjestötiloja poistuu ja TYY muuttaa väliaikaisesti Ylioppilastalo A:n remontin myötä Ratkaisuna TYYn entinen kirjasto Uusi ylioppilastalo -hanke kartoittaa juhlatiloja

30 Ajankohtaista & muuta TYYn suuri koulutuspäivä ti (Lähes) koko hallituksen yhteinen tilaisuus Yhteinen osio ja sektoreille omat osuudet Lisätietoja myöhemmin, mutta ajankohta talteen koko hallitukselle

31 Ajankohtaista & muuta Jotain uutta yhteistä TYYn kanssa? Ideat ovat tervetulleita Ensi vuonna voidaan toteuttaa esim. some-haltuunottopäivä ja järjestösuunnistus uusille opiskelijoille Enemmän yhteisteistä perinnetapahtumaviikoille? Yritysyhteistyö mahdollistaa uusia kuvioita Keksi lisää!

32 Virallista Toiminnasta yleisesti Säännöt! Järjestön omat säännöt, mm. nimenkirjoitusoikeus, hallituksen koko, kokouskäytännöt (kutsuaikataulu, vuosikokoukset) Yhdistyslaki

33 Virallista Säännöt toiminnan peruspilarina Avoimuus, päätöksenteon läpinäkyvyys Esim. hallituksen pöytäkirjojen julkisuus järjestön itse määriteltävää Luottamus? Jäsenistöllä hallitukseen, hallituksen jäsenillä toisiinsa yhteisiä, yhdessä tehtyjä päätöksiä Apuaaaaaaa? TYYn tyyppien ohella mm. PRH, yhdistysavain, jelli

34 Virallista Puheenjohtajuus PJ vastaa toiminnan kokonaisuudesta ja virallisesta työskentelystä PJ johtaa järjestön kehittämistä PJ:n suotavaa huolehtia hallituksen sisäisestä yhteishengestä ja työnjaosta

35 Virallista PJ:n valta ja vastuu Valtaa yhtälailla kuin muilla hallituksen jäsenillä: keulakuva ja johtohahmo Kokouksissa ohjaava rooli; jakaa puheenvuorot, aikatauluttaa jne.

36 Virallista Kokoukset Koko yhdistyksen kokoukset, esim. syys- ja kevätkokous Hallituksen kokous Yhdistyksen säännöt määrittävät kokouksien ajankohtaa, kutsuaikataulua jne.

37 Virallista Sääntömääräiset kokoukset Ylin päätäntävalta (voi esim. erottaa hallituksen) Kutsuttava koolle sääntöjen mukaan Jäsenet äänivaltaisia Esim. hallituksen valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion / tilinpäätöksen (liitteineen) hyväksyminen, vastuuvapauden myöntäminen, sääntömuutokset

38 Virallista Muut dokumentit Toimintasuunnitelma ja talousarvio (syyskokous) ohjaavat seuraavaa toimintavuotta Tilinpäätös, toimintakertomus, toiminnantarkastuskertomus (kevätkokous) vastuuvapaus, edellinen vuosi purkkiin

39 Virallista Toimintasuunnitelma Seuraavan vuoden toimintaa hahmotteleva/esittelevä/määrittävä dokumentti Vastuuttaa ja valtuuttaa: hallituksen huolehdittava toiminnan linjasta suhteessa toimintasuunnitelmaan ja hallituksella valta toimia suunnitelman toteuttamiseksi Tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen / yksityiskohtaisesti noudatettava; järjestön koko, tavoitteet jne. vaikuttavat

40 Virallista Talousarvio Budjetti seuraavalle toimintavuodelle Määrittää varojen käyttöä, kohdentamista jne. Järjestön omat säännöt Samoin; tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen tai velvoittava dokumentti

41 Virallista Tilinpäätös Edellisen vuoden käytetyt rahat: mihin meni ja kuinka paljon Kevätkokous hyväksyy, valmistelevat työt hyvä aloittaa ajoissa Mitä selkeämpää taloudenhoitoa, sitä helpompaa! Myös todiste edellisen hallituksen laillisista, kunnollisista ja asianmukaisista toimista!

42 Virallista Toimintakertomus Osa tilinpäätöstä, liite Raportti ja katsaus edellisen vuoden toiminnasta Tapauskohtaisia yksityiskohtaisuudessaan

43 Virallista Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja Termi muuttui yhdistyslaissa 2010 Aiemmin pelkästään tilintarkastajia Tilintarkastaja on oltava, jos 2 näistä pätee: Taseen loppusumma on yli Liikevaihto tai vastaava tuotto yli Palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä

44 Virallista Toiminnantarkastaja Täysi-ikäinen & täyspäinen Riippumaton, ei läheistä kytköstä Ei tarkkoja kriteerejä asiantuntemukselle: riittävä määrä tietoa taloudellisista ja oikeudellisista seikoista kyseisen järjestön toiminnan arvioimiseen Lähinnä siis tarkastaa, ettei kirjanpidon suhteen ole väärinkäytöksiä

45 Virallista Hallitus ja sen kokoukset Hallitus siis toteuttaa & toimeenpanee toimintasuunnitelmaa & talousarviota Hallitus ei voi ylittää sille yhdistyksen säännöissä tai kokouksissa myönnettyä toimivaltaa Kokousten avoimuus toimijan itse määriteltävissä

46 Virallista Käytäntöä Toimintaa helpottaa: Mahdollisuuksien mukaan säännölliset kokousajat Asioiden hyvä valmistelu Sääntöjen, toimintasuunnitelman ja yhdistyksen varallisuuden tuntemus Sisäisen viestinnän sujuvuus Työnjaon oikeudenmukaisuus Kokouksen etenemisen sujuvuus (pysytään asiassa kerrallaan, edetään järjestyksessä, tehdään päätökset selkeästi)

47 Virallista Kokouksen kulku 1. Kokouksen avaus 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjantarkastajat 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Ilmoitusasiat 6. Päätösasiat 7. Muut esille tulevat asiat 8. Seuraavan kokouksen ajankohta 9. Kokouksen päättäminen

48 Virallista Mut mitä jos vaikka Päätöstä ei saada aikaan? Pöydälle jättäminen eli pöytääminen = jätetään hautumaan, siirretään seuraavaan Toi yks on ihan eri mieltä? Eriävä mielipide = kirjataan pöytäkirjaan, vapauttaa kyseisen henkilön vastuusta kyseisen päätöksen kohdalla Käsitellään minuun liittyviä asioita?? Jääviys = poistu asian käsittelyn ajaksi, kirjattava pöytäkirjaan, kyseinen henkilö ei mukana kyseisessä päätöksessä

49 Virallista Roolit hallitustyössä Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Sihteeri Taloudenhoitaja Kopo-, sopo-, viestintä-, kulttuuri-, liikunta-, tapahtuma-, it-, lehti- jne. jne. vastaavia Itse määriteltävissä, sääntöjen mukaan

50 Virallista Hallituksen vastuu Jäsenistön luottamusta on nautittava jäsenistö voi erottaa hallituksen Mikäli hallitus päättää yhdistyksen nimissä jotain laitonta, se myös vastaa siitä (huom, eriävä mielipide!) Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimiessaan tietoisesti tai huolimattomuudellaan aiheuttanut

51 Virallista Mutta, kuten todettua Hallitusvastuu on kunniatehtävä, iloinen tapa menettää vapaa-aikansa ja oppia uusia asioita Olennaista toimia niin, että todennäköisyys hurjille taistoille ja asiain riitauttamisille olisi mahdollisimman pieni Avoimuus, yhdenvertaisuus ja hyvä viestintä tukevat tässä Apua hankalissa tilanteissa voi, saa, pitää ja kannattaa pyytää!

52 Vuosikello 2016 Tammikuu» Ilmoitukset PRH:lle» TYYn suuri koulutuspäivä & neuvoston 1. tapaaminen» Toimintakertomus & tilinpäätös Helmikuu» Projektiavustusten 1. kierroksen DL » Toiminnantarkastus» Fastlaskiainen » Neuvoston tapaaminen ja illanvietto» Koulutuksia Maaliskuu» Toiminta-avustusten haku ja avustuskoulutus» Kevätkokous» Neuvoston tapaaminen

53 Vuosikello 2016 Huhtikuu» Projektiavustusten 2. kierroksen DL » Neuvoston tapaaminen» Vappu! Toukokuu» Vappu jatkuu!» Toiminta-avustusten myöntäminen Elo-syyskuu» Projektiavustusten 3. kierroksen DL » Uudet opiskelijat» TYYn avajaiskarnevaalit

54 Vuosikello 2016 Lokakuu» Jatkuvuuden varmistaminen suunnittelulla ja rekryillä» Neuvoston tapaaminen Marraskuu» Projektiavustusten 4. kierroksen DL 15.11» Syyskokous» Porthaninpäivä- ja kulkue » TYYn vuosijuhlat » Neuvoston tapaaminen Joulukuu» Järjestöilmoitus» Testamentit ja perehdytykset» Itsenäisyyspäivän soihtukulkue » Uusien puheenjohtajien koulutus

55