Tilitoimisto yrittäjän kumppanina

Transkriptio

1 Tilitoimisto yrittäjän kumppanina Pretax Pohjois-Karjala Oy Leena Kinanen Luottamus Rohkeus Arvostus Tulevaisuus Yleistä kirjanpidosta Kirjanpitovelvollisuus kaikilla yrityksillä, järjestämisestä vastaa yritysjohto Historian kirjoitusta, johtamisen väline Pitää yrityksen varat, tulot ja menot erillään yrittäjän ja muiden yritysten varoista, tuloista ja menoista kahdenkertainen kirjanpito mistä rahat on peräisin? / mihin rahat on käytetty? päivä- ja pääkirja kirjanpitotilit ja tililuettelo arvostus- ja jaksotussäännöt tilikausi tilinpäätös liitteineen, veroilmoitus, (toimintakertomus) Tuloksena tieto yrityksen tuloksesta (tuloslaskelma) ja varallisuusasemasta (tase) Tietoa ja tilastoja viranomaisia, vakuutusliikkeitä, rahoittajia varten 1

2 Teenkö itse vai ulkoistanko? Kirjanpitoon kuluva aika Voiko käyttää myymiseen tai kehittämiseen? Ammattitaito ja jatkuva koulutus Löytyykö itseltä resursseja? Investoinnin taloushallinnon järjestelmiin ja niiden ylläpito Olenko valmis investoimaan? Kirjanpitäjän tietotaito yritystalouteen vaikuttavista eri tekijöistä (tarvittavat lait, asetukset, uusimmat säädökset ja tärkeimmät lainvoimaiset oikeustapaukset, menettelytapaohjeet sekä alan parhaat käytännöt) - Miten varmistan ammattitaidon ja sen ylläpitämisen? Oman henkilökunnan palkkaus (työnantajavastuu, sijaisuusjärjestelyt, ammattitaidon ylläpitäminen, työtila, työvälineet jne.) Haluanko palkata henkilökuntaa? Ulkoistamalla saat yritykseesi talousosaston ja hyödyntää sitä liiketoimintasi kehittämisessä Olisiko minulle tästä hyötyä liiketoiminnassani? Ulkoistamisen voi aloittaa myös vähitellen. Kun olet tyytyväinen tulokseen ja yhteistyö kirjanpitäjäsi kanssa sujuu, voit ulkoistaa lisää tehtäviä. Taloushallinnon ulkoistaminen 2

3 Mitä voi ulkoistaa tilitoimistolle? Juokseva kirjanpito ja tilinpäätös Tositteiden käsittely, kuukausittaiset ja vuosittaiset kirjanpitotoimet (esim. kuten kuukausiraportit, alv-raportit, tilinpäätökset ja veroilmoitukset) Ostolaskut ja myyntilaskutus Perinteelliset sekä sähköiset väylät myynti- ja ostolaskujen käsittelyyn Viranomaisilmoitukset ja raportit Osto- ja myyntireskontra Palkanlaskenta Palkat ja työnantajasuoritukset Palkkalaskelman lähettäminen ja viranomaisilmoitukset kuukausittain ja vuosittain Mahdolliset lisäpalvelut (esim. Kelahakemukset, tilastokeskuksen raportointi, jäsenmaksuasiat, ulosottoasiat, palkkioiden, koulutus- ja sairauslomapäivien erillisseuranta henkilöittäin/henkilöryhmittäin) Sisäinen laskenta eli johdon laskentatoimi Apua liiketoiminnan suunnittelussa, analysoinnissa, budjetoinnissa, tuote- tai asiakaskannattavuuksien laskennassa, kustannus- tai eri toimipaikkojen seurannassa, projektiseurannassa Muut palvelut Konsultointi, neuvonta, yhtiöoikeudelliset asiat, isännöinti, yrityskaupat, jne. Ulkoistamisen mahdollisuudet Saat hyväksi havaitut, testatut ja tuotteistetut taloushallinnon toimintamallit nopeasti käyttöösi. Aikaasi ei kulu liiketoimintasi kannalta epäolennaisten rutiinien järjestämiseen ja hoitamiseen. Vältät yrityksesi perusliiketoimintaan liittymättömät rekrytoinnit. Voit valita ja kilpailuttaa parhaiten tilanteeseesi sopivat palvelut. Voit helposti laajentaa/supistaa palveluja. Saat palvelut valmiina, etkä joudu satsaamaan järjestelmähankintoihin ja muihin investointeihin. Saat valmiita työ- ja toimintamalleja esim. hinnoitteluun, budjetointiin, verosuunnitteluun, kustannusseurantaan. Halutessasi sähköistät liiketoimintasi hetkessä (verkkolaskut, tiliotteet, maksut, raportit, viranomaisilmoitukset). Saat keskustelukumppanin yrityksesi asioiden pohtimiseen ja kehittämisen. 3

4 Ulkoistaminen eri ratkaise kaikkea Et voi ulkoistaa ongelmia. Tilitoimisto ei estä myyntisi tai kassavirtasi ehtymistä, jos liiketoiminnassasi on ongelmia. Ilman myyntiä ei tilitoimistokaan pysty talouttasi vakauttamaan. Ulkoistaminen ei myöskään tarkoita, että voisit jättää kirjanpitäjän oman onnensa nojaan. Hän tarvitsee aivan yhtä paljon tietoa liiketoiminnastasi ja sopimuksistasi kuin oma henkilöstösi, jotta osaisi tehdä oikeita ehdotuksia liiketoimintasi kehittämisestä. Ulkoistamisen riskejä Miten kirjanpitäjän sijaisuudet on järjestetty: lomat, yllättävä sairastuminen? Miten henkilöstön osaaminen on varmistettu: koulutus, kokemus, koulutuspäivät, KLT? Laatujärjestelmä/dokumentointi/asiakirjahallinta/työprosessit? Jos tilitoimisto vaihtaa kirjanpitäjää, voi käydä, että tärkeät tiedot tai kokemusperäiset asiat häviävät kirjanpitäjän mukana ellei nämä ole kunnossa. Miten vuorovaikutus oman kirjanpitäjän kanssa toimii? Tilitoimiston taloudellinen tila? Jos tilitoimisto ajautuu vaikeuksiin tai konkurssiin, on yritykseesi liittyvää tietoa ja tietämystä vaikea siirtää. Tietohallinto, tietoturva, varmuuskopiointi? Mm. kone/palvelinratkaisut, salatut yhteydet jne. Miten varmistettu, ettei esimerkiksi järjestelmäongelman yllättäessä yrityksesi tiedot katoa. Vaadi kirjallinen palvelusopimus, johon kirjataan selkeästi tehtävät, aikataulut, vastuut ja velvoitteet. Varmista, että tilitoimistolla on voimassa oleva vastuuvakuutus. Tilitoimiston on vastattava myös tilanteissa, joissa kirjanpitosi tietoja häviää tai leviää 4

5 Mitä tietoja tarvitaan ulkoistukseen? Kaikki tositteet liiketapahtumista lasku, rahtikirja, tullauspäätös, tiliote, yrityksen kokouksen pöytäkirja, kuitti käteistai korttimaksusta, kassakirja, muistiotosite jne. tiliotetiedosto, viitteellisten suoritusten tiedosto, maksettavien laskujen tiedosto, tiedosto lähetetyistä laskuista, skannattujen ostolaskujen tiedosto, sähköinen ostolasku jne. Tiedot antamistasi vastuista ja vakuuksista sekä ottamistasi lainoista Merkittävimmät liiketoimintaan liittyvät sopimukset, liikekirjeet, oikeuden päätökset jne. Sovit kirjanpitäjäsi kanssa myös, mitä asioita kirjanpitäjä ottaa hoitaakseen esimerkiksi maksamiseen liittyvissä asioissa - valtuutukset Palkanlaskentaa varten mm. työsopimukset, tarkat henkilötiedot, verokortit, palkkio/bonusperusteet, eläkejärjestelyt Laajempiin palveluihin esim. henkilöstösuunnitelmat, osto- ja myyntisopimukset, myyntiennusteet, tuotekalkyylit, keskeiset muutokset liiketoiminnassa, investoinnit, rekrytoinnit Mitä tilitoimistolta tulee edellyttää? Luotettavuutta Ehdotonta ammattitaitoa: kirjanpidon virheettömyys, oikeellisuus ja lainmukaisuus Aikataulujen pitämistä Tehokkuutta Raportoinnin oikeellisuutta ja ajantasaisuutta Palveluhenkisyyttä, joustavuutta, oma-aloitteisuutta Aktiivista yhteydenpitoa: esim. tiedottamista laki- ja työsuhdeasioiden muutoksista Neuvontaa ja opastusta, konsultointia Laajaa palveluvalikoimaa Hinnoittelun selkeyttä 5

6 Mitä tilitoimisto edellyttää sinulta? Liiketoimien laillisuutta, hyvien liiketapojen noudattamista Avoimuutta ja rehellisyyttä Sovittujen ja tarvittavien tietojen toimittamista Aikataulujen pitämistä Tilitoimiston laskujen maksamista Vaadi palvelua! Anna palautetta! Tilitoimistojen hinnoittelusta Perustamisvaiheen kertaluonteiset kustannukset Kiinteä kuukausiveloitus / vientikohtainen / tapahtumakohtainen / aikaperusteinen Maksuliikenteen hoitaminen, kustannusseuranta, jaksotukset, budjetointi, selvittelytyöt Raportointi, verotili, viranomaiset Neuvonta, konsultointi Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinnoittelu Palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely, työantajavelvoitteet, jäsenmaksut, ulosottotilitykset, työllistämistuet, lomapalkat, vuosiilmoitukset Mitä sisältyy? Mitä ei sisälly? Tilitoimiston tekemien virheiden korjaus /korvaus? 6

7 Tilitoimistoala Suomessa Tilitoimistoyrityksiä yli 4000 Alan liikevaihto yli 750 M Alalla työskentelee yli henkilöä Toimipaikkakoko vaihtelee 1h yli 50 h toimistoihin, keskikoko 1,5 hlöä Taloushallintoliittoon hyväksyttyjä, auktorisoituja tilitoimistoja 760 asiakkaina n yritystä työntekijöitä n tilitoimiston keskikoko on 6,5 hlöä jäsentoimistoissa työskentelevistä 28 %:lla on KLT Pretax Pohjois-Karjala Oy Teollisuuskatu 11 B Kauppatie 7 Varasjoenkatu 5 Mantsintie 1-3 Suutarinkatu Joensuu Eno Lieksa Ilomantsi Outokumpu Puh etunimi.sukunimi@pretax.net 7

8 Kiitos 8