Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeiden seurantaryhmän arviointi

Transkriptio

1 Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeiden seurantaryhmän arviointi Käytetty EFQM / CAF kriteeristöä Pienryhmä työsti arviota klo Kokoonpano: Tapio Havasto (Jhl), Marko Heikkinen (Jyty), Jorma Häkkinen (Ktn) Erja Lehtonen (Juko), Mira Reijonen (Tehy) Päivikki Helske, Päivi Hytönen, Mari Immonen, Kirsi-Marja Lievonen, Hannu Tulensalo, Anja Vallittu

2 Pks yhteistyöhankkeiden seurantaryhmän tehtävät Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeita henkilöstönäkökulmasta tarkastelee yhteinen seurantaryhmä, joka saa säännöllisesti informaation eri hankkeiden vaiheesta keskustelun pohjaksi. Varsinainen yhteistoimintamenettely hankkeista ja niiden henkilöstövaikutuksista käydään pääkaupunkiseudun yhteistyösopimuksen mukaan kussakin kaupungissa, joissa päätöksetkin tehdään. 2

3 PKS-toimintaympäristö PKS neuvottelukunta: Kvaltuustojen ja Khallitusten pj:t & varapj:t (23 henkilöä) - huolehtii yhteistyöhankkeiden ja päättää asioiden siirtämisestä valmisteluun PKS kaupunginjohtajat: asioiden esittely neuvottelukunnalle PKS koordinaatioryhmä: neuvottelukunnan nk. tekninen työvaliokunta + poliittisten ryhmien siihen nimeämät neljä edustajaa (11 henkilöä) - tehtävänä valmistella asioita PKS neuvottelukunnalle 14 työryhmää Loppuraportit Mahdollinen jatkovalmistelu KH, KV käsittely ja päätös jatkosta PKS:n seurantaryhmä: KJ:t, henkilöstöjohtajat, henkilöstöjärjestöjen edustajat ja pks-siht.ed. Kaupunkien yhteistoiminta (välitön ja edustuksellinen) 3

4 1 Johtajuus 1.1 Mitä johtajat tekevät ohjatakseen organisaatiota kehittämällä mission, vision ja arvot 1.2 Mitä johtajat tekevät kehittääkseen ja toimeenpannakseen organisaation johtamisjärjestelmän, jolla ohjataan tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa 1.3 Mitä johtajat tekevät motivoidakseen ja tukeakseen organisaation henkilöstöä sekä toimimalla roolimallina 1.4 Mitä johtajat tekevät huolehtiakseen yhteydenpidosta poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin, niin että jaettu vastuu toteutuu Seurantaryhmän puheenjohtajan tehtävä on kiertävä ja se vaihtuu vuosittain. Seurantaryhmä on etuoikeutettu ryhmä, joka saa säännöllisesti informaatiota Pks hankkeista keskustelun pohjaksi. Henkilöstöjohtamisen näkökulma tulisi olla selkeämmin esillä. Kokoukset ovat eri paikoissa. Kaupunkien johtajat osallistuvat kokouksiin, jolloin kokoukseen osallistujilla on mahdollisuus keskustella aiheista suoraan kaupunkien johdon kanssa. Seurantaryhmän kokouksista on sovittu yhdessä puolivuosittain etukäteen. Kokousket suunnitellaan yhteistyössä pks sihteeristön kanssa. Puheenjohtaja on kokousten suunnittelussa huomioinut jäsenten toiveet. Kaupunkien strategian elää pks työssä. Kaupunkien johtajat ovat sitoutuneet. Mahdollisuus dialogiin johdon kanssa. Pitkäjänteinen suunnittelu tuo jäntevyyttä. Toimintaa johdetaan järjestelmällisti ja se on saatu vakiinnutettua. Kiertävä puheenjohtajuus on hyvä asia. Johto on sitoutunut seurantaryhmän työskentelyyn. Seurantaryhmä on kooltaan suuri ryhmä. Keskustelu on kankeaa. Kaikkea ryhmän osaamista ei hyödynnetä. Olisi hyvä, jos kaikki kaupunginjohtajat osallistuisivat, kuitenkin aikatauluongelma ymmärretään. Yhteys toimialojen / virastojen johtoon on vähäinen. Kokousten suunnittelu on jatkossa haastavaa: kokouksessa käsitellään 4 oikeita / ryhmän perustehtävään kuuluvia asioita.

5 2 Strategiat ja toiminnan suunnittelu 2.1 Mitä organisaatio tekee kerätäkseen tietoa sidosryhmien nykyisistä ja tulevista tarpeista 2.2 Mitä organisaatio tekee päivittääkseen strategiaa ja suunnittelua ottamalla huomioon olemassa olevat resurssit ja sidosryhmien tarpeet 2.3 Mitä organisaatio tekee toteuttaakseen strategiaa ja toiminnan suunnittelua koko organisaatiossa 2.4 Mitä organisaatio tekee suunnitellakseen, toimeenpannakseen ja arvioidakseen uutuuksia ja innovaatioita Toimintaperiaatteet on sovittu asiakirjassa: Yhteistoiminnallinen menettely pks yhteistyössä. Määritelty seurantaryhmän tehtävä: Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeita henkilöstönäkökulmasta tarkastelee yhteinen seurantaryhmä, joka saa säännöllisesti informaation eri hankkeiden vaiheesta keskustelun pohjaksi. Määritelty suhde kaupunkien yhteistoimintaan: Varsinainen yhteistoimintamenettely hankkeista ja niiden henkilöstövaikutuksista käydään pääkaupunkiseudun yhteistyösopimuksen mukaan kussakin kaupungissa, joissa päätöksetkin tehdään. Pks yhteistyösopimus laadittu. Pks Henstra hanke on osa pks yhteistyötä. Henkilöstö on ollut aktiivinen seurantaryhmän käynnistämisessä. Erinomaista, että yhteiset toimintaperiaatteet on saatu sovittua. Tärkeää luottaa jatkossakin olemassa oleviin rakenteisiin. Mahdollisuus oppi toinen toisiltamme. Hyvät käytännöt tulevat esille. Tulee vielä kirkastaa, että seurantaryhmän perustehtävänä on hankkeiden tarkastelu henkilöstönäkökulmasta. Varmistetaan laadukas toiminta kun asia siirtyy kunkin kunnan omaan yhteistoimintaan. Kaikissa Pks - hankkeissa ei ole arvioitu henkilöstön vaikutuksia tai arviointi on jäänyt vähäiseksi. Kokouksista voisi tehdä tiedotteen henkilöstölle ja henkilöstötoimikunnille. Kokousten muistiot tallennetaan Seutuportaaliin. 5

6 3 Henkilöstö 3.1 Mitä organisaatio tekee suunnitellakseen, hallinnoidakseen ja parantaakseen henkilöstöresursseja avoimesti strategian ja suunnitelmien mukaisesti 3.2 Henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttö, niin että voidaan yhdistää henkilökohtaiset ja organisaation tavoitteet. 3.3 Osallistamalla henkilöstöä kehittämällä vuoropuhelua. Seurantaryhmään kuuluu: Kaupunkien johtajat Pks neuvottelukunnan sihteeristö Kaupunkien henkilöstöjohtajat Viisi henkilöstön edustajaa kustakin kaupungista. Seurantaryhmän sihteeri. Järjestöjen edustajat pitävät seudullisia kokoontumisia ja käyvät läpi asioita etukäteen. Kokoonpano on oikea. Seurantaryhmä edustaa työntekijää. Seurantaryhmässä saa äänensä kuuluville, osallistuminen on mahdollista. Pienryhmä valmistelussa on ollut toimiva työmuoto. Suorat kontaktit kokousten välissä ovat mahdollisia. Järjestöjen edustajat pitävät ennen kokouksia yhteisiä valmistelukokouksia. Seurantaryhmän koko on suuri keskusteluun. pienryhmätyöskentelyä voisi hyvin lisätä. Pääkaupunkiseudun yhteistyö vie paljon aikaa. Viestimistä kokouksen tuloksista tulisi lisätä. 6

7 4 Kumppanuudet ja resurssit 4.1 Mitä organisaatio tekee kehittääkseen ja hyödyntääkseen tärkeimpiä kumppanuuksia 4.2 Mitä organisaatio tekee kehittääkseen kumppanuussuhteita kansalaisten/asiakkaiden kanssa. 4.3 Taloushallinto 4.4 Tiedon hallinta 4.5 Teknologian hallinta 4.6 Toimitilojen hallinta Kokousajat ja -paikat on sovittu etukäteen. Kokouksien ajankohdat ovat riittävän aikaisin tiedossa. Kumppanuuksia ei ole aikaisemmin selkeästi tunnistettu. Viestintä hoidetaan sähköpostilla. Seutuportaalissa Pks yhteistyön materiaalia paljon. Kumppaneita ainakin: - keskusjärjestöt ja liitot - kunkin kaupungin tutkimusyksiköt - toimialojen johto - kaupunkien yhteistopimintaelimet Seutuportaali on käytössä Yhteistyötä kumppanien kanssa tulee parantaa. Yhteys Pks hankkeiden alatyöryhmiin tulee selkeyttää. Henstra hankkeessa rakennettu Humap oppimisympäristö voitaisiin hyödyntää paremmin. Seurantaryhmän muistiot Seutuportaaliin. 7

8 5 Prosessit 5.1 Mitä organisaatio tekee tunnistaakseen, suunnitellakseen ja parantaakseen prosesseja jatkuvasti 5.2 Kansalais-/asiakaslähtöinen palveluiden ja tuotteiden kehittäminen ja tuotanto 5.3 Prosessien kehittäminen kansalaisten/asiakkaiden kanssa. Yhteistoiminnallinen menettely pks yhteistyöhankkeissa Alkupohdintoja: alustavaa tunnustelua, pohditaan myös asioita, jotka eivät ehkä toteúdu. Pks neuvottelukunnasta ja kaupunginjohtajien kokoukselta lähteviä aloitteita. Linjauspäätös: Päätös selvitellä asiaa, päätös aloittaa asian valmistelu. Viralliset, kirjatut päätökset käynnistävät yt - menettelyt kaupungeissa. Lopullinen päätös: Toimeenpanopäätös (kaupungeissa), uuden työnantajan rooli korostuu toimijana Luotu yhteinen roadmap yhteistoiminnalliselle menettelylle pks hankkeissa. Kaikki 14 työryhmän asiat on käsitelty seurantaryhmässä. Kaupunkien oma yt rakenne toimii. Informaatiota on saatu aikaisessa vaiheessa. Muutoshankkeissa viestintä on hoidettu yhteistyössä. Vielä tulee varmentaa miten yhteistoiminta siirtyy kaupunkien omaan yhteistoimintaan. Henkilöstövaikutuksia tulisi arvioida enemmän. Alatyöryhmien kytkentä yhteistoimintamenettelyyn tulee varmistaa. Kokonaisuuden hallinta korostuu jatkossa. Arvioitava ovatko asiat oikeissa paikoissa yhteistoimintakäsittelyssä. Prosessi, joissa muutos koskee toimintojen siirtymistä valtiolle tulee arvioida vielä erikseen. 8

9 6 Asiakas- ja kansalaistulokset 6.1 Asiakas-/kansalaistyytyväisyysmittausten tulokset 6.2 Asiakas-/kansalaistuloksia koskevat indikaattorit Asiakastuloksia ei vielä ole. Asiakkaita: - kaupunkien henkilöstö - kaupunkien johto Kaupungeissa tehdään henkilöstötutkimuksia. Kaupungit tekevät vuosittain henkilöstökertomukset, jossa paljon tietoa henkilöstöstä. Järjestöillä on ollut käytössä omat tiedotteet omille jäsenilleen. Palautetta asiakkailta ei ole koottu. Seurannasta ei ole sovittu. 9

10 7 Henkilöstötulokset 7.1 Henkilöstön motivaatio ja työtyytyväisyysmittausten tulokset 7.2 Henkilöstötulosten indikaattorit Pks Henstra hankkeessa on arvioitu yhteistoimintaa vuosittain. Vuoden 2007 osalta kyselyssä on kysytty miten yhteistoiminta osana Henstra - hanketta on onnistunut vuonna Ollaan tyytyväisiä, että yhteistoiminta pääkaupunkiseututasolla on käynnistynyt. Yhteensovittaminen on ollut haasteellista, mutta siinä on osin onnistuttu. Henstra - hanke on tukenut yhteistoiminnan käynnistymistä. Pks yhteistoiminnan yhteensovittaminen on haastavaa. Erilaisuutta on kaupunkien yhteistoiminnassa. Toisilta on opittu. Seurantaryhmän jäsenet ovat erittäin tyytyväisiä seurantaryhmän toimintaan. 10

11 8 Yhteiskunnalliset tulokset 8.1 Sidosryhmien näkemykset organisaation yhteiskunnallisista tuloksista. 8.2 Yhteiskunnallisia tuloksia koskevat indikaattorit 11

12 9 Keskeiset suorituskykytulokset 9.1 Ulkoiset tulokset: tavoitteen mukaiset tuotokset ja vaikuttavuus 9.2 Sisäiset tulokset Vuonna 2007 kokouksia pidettiin 8. Kokouksiin osallistui keskimäärin 24 henkilöä. Kokouksiin käytetty aika oli yhteensä 409 tuntia. Lisäksi pidettiin seurantaryhmän aamupäivän seminaari varsinaisille ja varajäsenille. Yt - pienryhmän 9 hengen valmistelukokouksia 7 kpl kestoltaan à 1½ -2 t. Kokouksiin on käytetty paljon aikaa, mutta yksikään kokous ei ole ollut turha. Kaikkien hankkeiden työtä on käsitelty seurantaryhmässä. Yhteistoimintaa on opittu ja siinä onnistuttu. Yhteinen yhteistoiminnallisen menettely Pks - hankkeissa on hieno saavutus. Pks hankkeiden vaikutus henkilöstöön on vielä tässä vaiheessa epäselvä. Puitelain mukaiset valtiolle siirtyvät toiminnot ja niiden vaikutus henkilöstöön tulee vielä selvittää. Kunkin kaupungin omat varsinaiset päätökset pks hankkeiden suhteen tulee varmistaa yhteistoiminnan näkökulmasta ja yhteistoiminnan siirtyminen työpaikkatasolle ja arkipäivään. 12

13 Itsearvioinnin pohjalta sovitut kehittämiskohteet Seudullisen yhteistyön ja kaupunkien yhteistoiminnan hallinta korostuu jatkossa. On huolehdittava asioista, jotka kuuluvat yhteistoimintaan ja niiden jatkokäsittelystä kaupunkien omassa yhteistoiminnassa. Seurantaryhmän viestintää henkilöstölle ja kaupunkien yhteistoimintaelimille tulee parantaa. Pks yhteistyötä ei tunneta. Tulee vielä kirkastaa, että seurantaryhmän perustehtävänä on hankkeiden tarkastelu henkilöstönäkökulmasta. Seurantaryhmän rooli jatkossa tulee arvioida. 13