HAKU JULKISET PALVELUT VERKKOON (JUPA) HANKKEEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTEIHIN

Transkriptio

1 Jakelussa mainituille HAKU JULKISET PALVELUT VERKKOON (JUPA) HANKKEEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTEIHIN Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan kuuluva Julkiset palvelut verkkoon (JUPA) -hanke ja hanketta koordinoiva sisäasiainministeriö avaa haun hankkeen käyttöönottoprojekteihin. Käyttöönottovaiheen avulla pyritään saamaan aikaan uusia verkkopalveluita kansalaisten käyttöön vuoden 2005 loppuun mennessä. Käyttöönottovaihe koostuu projekteista, jotka valitaan hakemusten perusteella. Valinnassa korostetaan palveluiden korkealaatuisuutta eli tavoitteena on saada aikaan laadukkaita sähköisiä palvelukokonaisuuksia. Tausta Julkiset palvelut verkkoon (JUPA) -hankkeen tavoitteena on saada verkkopalveluita kansalaisten ja muiden tarvitsijoiden käyttöön valtioneuvoston päätösten sekä tietoyhteiskuntaohjelman tavoitteiden ja suunnitelmien mukaisesti vuoteen 2006 mennessä. Ketkä voivat hakea? Hankkeen toimikausi on Hanke on vaiheistettu kahteen osaan. Ensimmäisessä vaiheessa on mallinnettu hankkeeseen valittuja palvelukokonaisuuksia ja niiden prosesseja asiakaslähtöisesti. Toisessa vaiheessa vuonna 2005 toteutetaan ja otetaan käyttöön määritettyjä palveluita. JUPAn käyttöönottovaiheeseen voivat olla hakijoina kunta tai useampia kuntia, erillinen organisaatio kuten esimerkiksi seudullinen kehittämiskeskus tai vastaava tai jokin valtion organisaatio. Kehittämiskeskukset tai muut organisaatiot toimivat seudun kuntien valtuuttamina ja resurssoimina sekä vastaavat juridisina henkilöinä projektin operatiivisesta toteuttamisesta. Käyttöönottovaiheessa suositaan seudullisia ratkaisuja. 1

2 Projektiehdotuksen laadinnan aikana kunnissa/seuduilla on tärkeää keskittyä uusien toimintamallien vaatimien yhteistyömuotojen ja organisointitapojen selvittämiseen ja sopimiseen. Laadintavaiheeseen kuuluu olennaisesti erilaisten yhteistyötahojen kartoittaminen ja verkostojen luominen sekä yhteistyötahojen ja johdon sitouttaminen käyttöönottoprojektin toteuttamiseen. Tärkeää työlle on se, että valmisteluun osallistuvat ajatellun toimintamallin käyttöönottoon liittyvien keskeisten organisaatioiden ja sidosryhmien edustajat. Projekti on myös sovitettava yhteen alueella samanaikaisesti mahdollisesti valmisteilla ja toteutuksessa olevien eri hankkeiden ja kehittämisohjelmien kanssa. Näistä tähän projektiin liittyvistä muista hankkeista on hakemuksen liitteenä oltava lyhyt kuvaus ja lisätietokanavat. Mitä palveluita voidaan hakea käyttöönotettavaksi? Käyttöönotettava verkkopalvelu voi olla joko jokin JUPAssa määritelty palvelu tai muu toimintatavoiltaan uudistettu palvelu. JUPAn määritellyt toimintamallit ja palvelut: Vanhuspalvelut Kotiin tarjottavat vanhuspalvelut Yksityisestä palveluyksiköstä hankittavat palvelut Asumispalvelut Vuokra-asuminen Asemakaavoitus, tontin valinta, liittymien hankinta Omakotirakentaminen Koulutoimen palvelut Rakennus- ja ympäristötoimen palvelut Ympäristö- ja rakennusluvat, terveydensuojelulain 13 mukainen ilmoitus, suuri yleisötilaisuus Meluilmoitus, kuluttajavalitus, sisäilman toimintamalli, maa-aineslupa Päivähoidon palvelut Matkailun-, kulttuurin- ja vapaa-ajan palvelut Lupapalvelut: Tavaraliikennelupa Jupan mallit löytyvät osoitteesta Muu toimintamalli/palvelu: Jokin (verkko)palvelu, joka on riittävällä tasolla kuvattu ja mallinnettu. Mallinnuksen tekijänoikeuksien tulee sallia mallin julkisen käytön ja levityksen. 2

3 Mihin tarkoitukseen rahoitusta voi saada ja kuinka paljon? Rahoitusta voi saada uusien toimintamallien ja niitä tukevien teknisten ratkaisuiden käyttöönottoihin, joiden lopputuloksena on uusia sähköisiä palveluita. Toimintamalli tulee olla selkeästi kuvattu ja sidosryhmät sekä tietojärjestelmä- ja perusrekisteriliittymätarpeet selvitetty. Uuden verkkopalvelun tulee hyödyttää asiakasta ja toteuttaa hänen tarvitsemaansa palveluketjua. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat käyttöönottoprojektista aiheutuvat toiminnalliset ja tekniset kustannukset (kohtuulliset henkilöstömenot/projektinhallinta sekä tekniset hankinnat). Rahoituslähteet Rahoitustuki on enintään 50% kokonaiskustannuksista. Erityistapauksissa voidaan maksaa maksimissaan 70% kokonaiskustannuksista. Hallituksen esityksessä eduskunnalle vuoden 2005 valtio tulo- ja menoarvioksi on hankkeen käyttöönottoprojekteihin esitetty euron suuruista määrärahaa. Maakunnan kehittämisrahasta hankkeille osoitettavan tuen suuruus päätetään lopullisesti valtion talousarvion tultua hyväksytyksi vuoden 2005 alkupuolella. Projektien valinta Hakemuksia käsitellään yhteistyössä Tekesin FinnWell-ohjelman ja työministeriön Tykesohjelman kanssa. Mikäli hakemuksissa on liittymiä myös ao. ohjelmiin, on yhteisrahoitus mahdollista. Lisätietoja ja Projektien valintapäätökset tehdään valintakriteerien täyttymisen perusteella. Ensimmäisessä vaiheessa valitaan valintakriteerien perusteella projektiehdotukset, joista tehdään alustavat päätökset käyttöönottoprojektiksi hyväksymisestä. Valittujen projektien kanssa käydään tarkentavat neuvottelut projektien sisällöistä sekä mahdollisten tulevien hankintojen kilpailuttamisesta syntyvistä vaikutuksista. Teknisestä hankinnasta on annettava 3

4 projektihakemuksen yhteydessä kustannusarvio, joka tarkentuu hankinnan kilpailutuksen jälkeen. Projektihakemusten perusteella voidaan järjestää myös keskitetty kilpailutus, mikäli samantyyppisiä teknisiä hankintoja on usealla hakijalla. Hakijan tulee ilmoittaa halukkuutensa mahdolliseen keskitettyyn kilpailutukseen hakulomakkeessa. JUPA-hankkeen johtoryhmä tekee esitykset valittavista projekteista ja sisäasiainministeriö tekee niistä päätökset. Hakumenettely JUPA-hankkeen käyttöönottoprojektiksi haetaan projektiehdotuksella. Haku alkaa ja projektiehdotukset tulee toimittaa sisäasiainministeriöön mennessä. Hakemuksessa on oltava ainakin seuraavat asiakirjat: - Hakulomake - Liite 1: Haettavan verkkopalvelun toimintamallin kuvaus (prosessimalli) JUPAssa määritelty prosessimalli: käytävä ilmi, mitä osia kokonaisuudesta otetaan käyttöön, jos ei koko mallia käytävä ilmi, mitä osia muutettu/kehitetty mallista jokin muu toimintamalli, joka on riittävällä tarkkuudella kuvattu - Liite 2: Alustava käyttöönottosuunnitelma, sisältäen ainakin: projektin organisaatio ja vastuutahot/-henkilöt palvelun käyttöönottoon liittyvät tietojärjestelmät ja niiden käyttötarve palvelussa palvelun käyttöönottoon liittyvät perusrekisterit ja niiden käyttötarve palvelussa uusien tietojärjestelmien tarve tunnistautumisen tarve projektin aikataulutus ja vaiheistus Hakemusasiakirjat ohjeineen on saatavissa sähköisesti osoitteesta 4

5 Hakemusten toimittaminen Hakijoiden tulee lähettää projektiehdotukset klo mennessä osoitteella Sisäasiainministeriö, Kirjaamo, PL 26, VALTIONEUVOSTO (käyntiosoite Kirkkokatu 12). Kuoreen tulee merkitä tunnus SM049:00/2003, JUPAkäyttöönottoprojekti. Projektiehdotukset voi lähettää myös sähköisesti osoitteella Päätöksistä tiedottaminen Lisätietoja Päätöksistä tiedotetaan kaikille hakijoille kirjeitse ja valitut projektit julkaistaan JUPAn www-sivuilla. Lisätietoja antaa hankepäällikkö Pia Paaso, puh. (09) , Ylijohtaja Pekka Kilpi Hankepäällikkö Pia Paaso LIITTEET JAKELU Hakulomake JUPA-hankkeen käyttöönottoprojektiksi JUPA-hankkeen käyttöönottoprojektien valintakriteerit Maakuntien liitot Kunnat TIEDOKSI Ministeriöt Lääninhallitukset TE-keskukset Suomen Kuntaliitto Tekes 5

6 JUPA-HANKKEEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIEN VALINTAKRITEERIT Valintakriteerit ohjaavat projektien valintaa siten, että jokaisen kriteerin toteutuminen arvioidaan erikseen kunkin haetun käyttöönottoprojektin osalta. Valintakriteerien täyttyminen ohjaa myös rahoitusavustuksen prosenttiosuuden määräytymistä. Käyttöönotettava palvelu on uusi sähköinen palvelu kansalaiselle/asiakkaalle Verkkopalveluiden tulee olla uusia palveluita tai vanhojen, jo olemassa ja käytössä olevien palveluiden selkeästi uudistettuja versioita. Lähtökohtana on asiakkaan saama hyöty. Käyttöönottoratkaisujen valtakunnallinen hyödynnettävyys Ratkaisun (tekninen ja toimintatapaan liittyvä) on oltava hyödynnettävissä ja levitettävissä muuallekin. Perusrekistereiden ja tietojärjestelmien integrointi sekä muiden kansallisten ratkaisujen ja suositusten hyödyntäminen Prosessiin liittyvät valtakunnalliset perusrekisterit tulee liittää palvelun omiin taustajärjestelmiin. Käyttöönotettavien palveluiden lähtökohtana on oltava mahdolliset kansalliset ratkaisut ja suositukset. Sitoutuminen Käyttöönotettavaan toimintamalliin liittyvien keskeisten toimijoiden on oltava sitoutuneita sekä toimintatapojen muutoksiin että kustannuksiin. Yhteistyön tulee olla organisoitua ja siitä on oltava suunnitelma. Palvelukokonaisuuden toteutuminen asiakkaan näkökulmasta Asiakkaan tarpeen mukainen asiointiketju tulee saada saumattomaksi ja sujuvaksi verkkoa hyödyntämällä. Asiointiketju voi sisältää sekä fyysistä että verkossa tapahtuvaa palvelua. Käyttöönottosuunnitelmassa on annettava arvio asiakkaan saavuttamista hyödyistä. Käyttöönottojen toteuttamiskelpoisuus Käyttöönottosuunnitelman on oltava valmis, selkeä ja toteuttamiskelpoinen. Käyttöönottosuunnitelmassa on otettava huomioon henkilöstön osaamistarpeet ja kuvattava alustava suunnitelma henkilöstön kouluttamiseksi muuttuviin toimintatapoihin ja työtehtäviin. Palvelun ylläpidon järjestäminen ja rahoittajat on kuvattava. Tunnistautumista vaativan palvelun käyttöönotto Hankkeessa otetaan käyttöön vuorovaikutteisia asiointipalveluja. Sähköisten asiointipalveluiden toteuttaminen voi vaatia tunnistautumisen palveluun. Tunnistautumisen tarve ja mahdollinen ratkaisuehdotus kuvataan.

7 HAKULOMAKE JUPA-hankkeen käyttöönottoprojektiksi 1. HAKIJA 1.1. Käyttöönottoprojektin hakija ja juridinen vastuutaho? 1.2. Käyttöönottoprojektin piiriin kuuluvat kunnat? 1.3. Kuntien sitoutuminen käyttöönottoprojektiin? Mikä elin päättänyt ja milloin projektiin mukaan tulemisesta? 2. KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN SISÄLTÖ 2.1. Mikä palvelu on kyseessä? 2.2. Onko kyseessä täysin uusi sähköinen palvelu kansalaiselle vai jo olemassa olevan palvelun uudistettu versio? 2.3 Onko kyseessä JUPAn määritysvaiheessa laadittu malli? Jos on niin mikä? Kokonaan vai osittain? 2.4. Onko kyseessä muu kuin JUPAn malli? Mikä? 2.5. Mitkä/ketkä ovat käyttöönotettavan toimintamallin keskeiset toimijat? 2.6 Liittyykö käyttöönotettava projekti johonkin laajempaan kokonaisuuteen/hankkeeseen? 2.7. Toteuttaako käyttöönottoprojekti kunnan/alueen palvelu- tai vastaavaa strategiaa tmv? Mitä? 3. KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN TEKNISET OMINAISUUDET 3.1. Luetelkaa käyttöönotettavaan toimintamalliin liittyvät nykyiset tietojärjestelmät? 3.2. Luetelkaa käyttöönotettavaan toimintamalliin liittyvät valtakunnalliset perusrekisterit? 3.3. Luetelkaa käyttöönotettavaan toimintamalliin liittyvät liittymätarpeet eri tietojärjestelmien ja perusrekistereiden välillä? 3.4. Tullaanko toimintamallin käyttöönotossa hyödyntämään kansallisia ratkaisuja ja suosituksia? Mitä?

8 TOIMINTAMALLIN KÄYTTÖÖNOTON RATKAISUT 4.1. Mitkä ovat käyttöönotettavan toimintamalliin kaavaillut tekniset hankinnat? Ohjelmistot, sovellukset, alustat jne. Arvio teknisten hankintojen kustannuksista? 4.2. Liittyykö toimintamallin/sähköisen palvelun käyttöönottoon tunnistautumisen tarve? Mikäli liittyy, millainen tarve? Mikä on alustava ratkaisuehdotuksenne? 4.3. Liittyykö hankintaan kilpailutusta? 4.4. Mikä on arvionne teknisen ratkaisun/hankinnan kustannuksista? 4.5. Oletteko valmiita yhteiskilpailutukseen jonkun toisen kunnan/toimijan kanssa? 4.6. Onko hankinnan mahdollisesti korkeampi hinta kilpailutuksen jälkeen esteenä käyttöönottoprojektinne toteutukselle? Miten mahdollisesti korkeampi hinta rahoitetaan? 5. KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN ORGANISOINTI 5.1.Kuka/mikä projektia ohjaa? 5.2 Kuka/mikä projektia seuraa? 5.3 Miten projektiin osoitetaan voimavarat? Mistä saadaan rahat ja henkilöstö ja kuka niiden käytöstä päättää? 6. KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN KUSTANNUKSET JA RAHOITUSSUUNNITELMA KUSTANNUKSET: EUROA: Aineet, tarvikkeet, toimistokulut Palkka- ja henkilöstökulut Matkakulut Vuokrat Ostopalvelut Muut menot; Kustannukset yhteensä RAHOITUSSUUNNITELMA: Kuntarahoitus SM, tukirahoitus muu; Rahoitus yhteensä

9 KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTIN AIKATAULU alkaa: päättyy: LIITTEET: 1. Haettavan verkkopalvelun toimintamallin kuvaus (prosessimalli) ja selvitys käyttöönotettavista osioista 2. Alustava käyttöönottosuunnitelma 3. Mahdollinen tarkennus kustannus- ja rahoitussuunnitelmaan