Uuden HOPS-järjestelmän miettimistä ja väliraportin hiomista

Transkriptio

1 Uuden HOPS-järjestelmän miettimistä ja väliraportin hiomista Moi taas! Tällä viikolla tapasimme torstaina ja teimme ja hiomme väliraportin silloin valmiiksi. Kun väliraportti oli saatu valmiiksi, aloimme miettimään ja ideoimaan tosissaan varsinaisen HOPS-järjestelmän sivuja ja eri ominaisuuksia sekä hahmottelemaan, miltä uuden HOPS-järjestelmän eri sivut näyttävät käytännössä. Saimme suurimmista osista hahmoteltua joka sivun taululle ja mietittyä kasan ominaisuuksia ja eri tilanteita ja poikkeuksia, mitä järjestelmän tulee pystyä käsittelemään. Haluammehan kuitenkin, että järjestelmä olisi mahdollisimman mukautuva eri tilanteisiin. Torstain yksi aikaansaatu sivuhahmotelma. Kannattaa huomata, että nämä ovat vain karkeita hahmotelmia ja niiden tarkoituksena oli vain saada kaikki ryhmänjäsenet varmasti samalle aaltopituudelle uusista sivuista. Ensi viikolla tapaamme näillä näkymin perjantaina ja jatkamme eri sivujen ominaisuuksien miettimistä ja piirrämme vielä tietokoneella vähän hienommat hahmotelmat eri sivuista spesifikaatiodokumenttiin. Aloitamme myös virallisen

2 spesifikaatiodokumentin kirjoittamisen. Tähän asti olemme kirjoitelleet vain asioita ja ideoita aina milloin minnekin, mutta ensi viikolla alamme kokoamaan kaikkea yhteen dokumenttiin. Tenttiviikko on nyt ohitse ja neljännen periodin päättymisen myötä monen ryhmänjäsenen opiskelutaakka vähän keveni, joten nyt on vielä vähän aiempaa enemmän aikaa tehdä tätä projektityötä. Se on hyvä juttu Grande Finalen uhkaavasti lähestyessä. Väliraportin tekemistä Terve taas! Tällä viikolla tapasimme keskiviikkona ja teimme tarkempia laskelmia tulevaisuuden HOPS-järjestelmän kustannusrakenteesta ja kirjoitimme lisää väliraporttia. Lisäksi mietimme tarkemmin projektin aikataulutusta, että missä menemme, mitä on saatu aikaan ja mitä on vielä tehtävänä. Jokainen ryhmänjäsen myös kirjoitteli väliraporttia tapaamisen lisäksi omalla ajallaan ja se rupeaa olemaan jo ihan hyvällä mallilla. Ensi viikolla ryhmänjäsenillä on tenttiviikko, mutta aiomme ryhmän kanssa tavata torstaina ja silloin tarkoituksena on kirjoittaa ja hioa väliraportti valmiiksi. Sen lisäksi rupeamme tekemään projektimme lopputuotosta, joka meillä on spesifikaatio-dokumentti uudesta HOPS-järjestelmästä. Hyvää pääsiäistä kaikille! Kyselyjä, haastatteluja ja liiketoimintamalleja Hei jälleen! Tällä viikolla olemme käyneet haastattelemassa kahta opintosihteeriä ja yhtä opintosuunnittelijaa nykyisestä/uudesta HOPSista. Saimme haastatteluista paljon mielenkiintoista tietoa nykyisen järjestelmän hyvistä ja huonoista puolista ja siitä, kuinka käytännössä HOPSien tarkistaminen opintosihteereiltä käy nykyisen systeemin kanssa. Saimme myös haastatteluissa tärkeitä kommentteja miettimistämme uuden HOPSin ominaisuuksista. Kiitos paljon haastatelluille! Haastattelut yhteen lauseeseen tiivistäen: nykyinen järjestelmä on

3 vähän kankea ja suuri osa työstä joudutaan tekemään käsitöinä. Haastatteluista tulee tulevaisuudessa todennäköisesti enemmän tietoa, kunhan vaan ehdimme enemmän niitä vetämään yhteen. Olemme tällä viikolla analysoineet lisäksi kyselystämme saaneita vastauksia. Kyselyymme on tähän mennessä vastannut 14 henkilöä. Kiitos kaikille kyselyyn vastanneille! HOPSin olivat kaikki vastanneet tehneet ehops-työkalulla, jonka lisäksi kaksi henkilöä oli käyttänyt kynää ja paperia apuna HOPSin tekemiseen. HOPSia oli vastanneista muokannut 79 % ja 50 % vastanneista ei olisi tehnyt HOPSia, jos se ei olisi ollut pakollista. Seuraavassa taulukossa on kyselyn vastauksien keskiarvoja (asteikolla 0 5): Kyselyn vastauksien keskiarvot Huomataan, että ehops-järjestelmän käytettävyydessä ja HOPSin muokkaamisen helppoudessa on vähän parantamisen varaa. Vastanneet olivat kohtalaisen hyvin käyneet opintojaan HOPSin mukaan ja HOPSin tekemisestä on ollut hyvin apua opintojen hahmottamisessa. Kysyimme kyselyssä lisäksi, mistä miettimistämme uusista ominaisuuksista kokisi olevan hyötyä HOPSin luomisessa ja ylläpitämisessä. Seuraavassa taulukossa on ominaisuudet listattuna ja niiden perässä prosentuaalinen osuus vastauksista, jotka pitivät ominaisuutta hyödyllisenä:

4 Meidän ideoidut uudet HOPSin ominaisuudet ja niiden perässä prosentuaalinen osuus vastauksista, jotka pitivät ominaisuutta hyödyllisenä. Haastatteluissa neljää ensimmäistä ominaisuutta pidettiin myös erittäin hyvänä. Opintosihteerit/-neuvojat eivät toisaalta taas pitäneet kurssikohtaisia tilastoja tai kurssien kommentointia hyvänä uudistuksena, koska kurssit uudistuvat ja suurin osa kursseista on pakollisia, joten voi olla epämotivoivaa, jos jokin pakollinen kurssi on saanut huonon arvosanan, koska se on pakko kuitenkin suorittaa. Johtopäätöksenä voidaan vetää, että neljä ensimmäistä ominaisuutta kannattaa ainakin kehittää uuteen järjestelmään ja että ainakaan kahta viimeistä ominaisuutta ei tarvitse uuteen järjestelmään kehittää. Aloitimme tällä viikolla liiketoimintasuunnitelman miettimisen ja väliraportin kirjoittamisen, koska väliraportin deadline tulee loppujen lopuksi melko pian, kun tenttiviikkokin on nykyhetken ja deadlinen välissä. Ensi viikolla on tarkoituksena jatkaa väliraportin kirjoittamista ja meidän pitää selvittää projektin lopputyön muoto, koska ryhmällä on vieläkin vähän epäselvää, että minkälainen projektin lopputuloksen pitäisi olla. Nähdään taas ensi viikolla!

5 Projektisuunnitelman viimeistelyä ja ansaintamallin miettimistä Hei jälleen! Tämä viikko on vierähtänyt pääosin projektisuunnitelman 2. versiota viimeistellessä ja ansaintamallia tehdessä. Perjantaina kokoonnuimme klo. 9 kurssitilaan vetämään yhteen tämän viikon tekemisiä ja antamaan viimeisiä silauksia projektisuunnitelmalle ja ansaintamallille. Perjantain luennolla jatkettiin Tuomon johdolla viime perjantaina kesken jäänyttä Lean Canvasin tekemistä. Saimmekin muutamaa kohtaa lukuun ottamatta oman Lean Canvasin täytettyä. Jouduimme jättämään luennon ruokatauon jälkeisen osan väliin, jossa oma Lean Canvas olisi viimeistelty, koska ryhmänjäsenillä oli muuta menoa aikataulutettu piakkoin luennon jälkeen, joten päätimme mennä lyömään projektisuunnitelman ja ansaintamallin kasaan ja miettimään, mitä teemme ensi viikolla. Linkit projektisuunnitelman 2. versioon ja ansaintamalliin löytyvät blogin vasemmasta reunasta Raportit-otsikon alta. Tulevaisuuden HOPSin ansaintamalli.

6 Löysimme tällä viikolla inside.aalto.fi:stä ison kasan materiaalia Aalto-yliopiston kurssipalautteesta. Sieltä löytyy todella paljon tietoa kurssipalautejärjestelmästä ja eri käytännöistä sekä meitä askarruttaviin kurssipalautteiden yksityisyysasioihin liittyviä asiakirjoja. Henri pureskelee ja kerää yhteen meidän projektin kannalta tärkeimpiä asioita tuolta löytyvistä materiaaleista ensi viikoksi. Muut ryhmänjäsenet käyvät haastattelemassa ensi viikolla opintosihteereitä/- neuvojia nykyisestä ehops-järjestelmästä, sen ongelmista ja hyvistä puolista sekä mahdollisista parannuskohdista. Teimme tällä viikolla näitä haastatteluita varten kysymyspatteriston, jonka perusteella yritämme saada tietoa nykyisen ehops-järjestelmän hyvistä/huonoista puolista juuri opintosihteereiden näkökulmasta. Ajattelimme, että opintosihteereiden näkökulma on tärkeä, koska opintosihteerit käyvät kaikki tehdyt HOPSit läpitte ja seuraavat muutenkin opiskelijoiden edistymistä opinnoissaan, joten he olisivat meidänkin tulevan HOPS-järjestelmän avainkäyttäjiä. Nähdään taas ensi viikolla! Lean Canvas ja ansaintamallin miettimistä Moi taas! Tällä viikolla olemme vähän hioneet projektisuunnitelmaa ja selvittäneet kurssipalautteiden yksityisyysasioita. Kyselyäkin olemme parhaamme mukaan yrittäneet jakaa, ja olemme saaneetkin jo jonkun verran vastauksia. Perjantaina oli Tuomon pitämä luento ansaintamallin selkeyttämisestä. Luennon aikana mietittiin tärkeimpiä ongelmia, joihin ollaan kehittämässä ratkaisuja ja sitten näiden ratkaisujen potentiaalisimpia asiakkaita ja käyttäjiä. Meidän tulevaisuuden HOPSin potentiaalisimmiksi asiakkaiksi valikoitui yliopistot ja ammattikorkeakoulut sekä lisäksi mahdollisesti lukiot. Me keskitymme projektissa enemmän kuitenkin kehittämään HOPS-järjestelmää yliopistoille, erityisesti Aaltoyliopistolle. Uskomme, että Aalto-yliopistolle kehitetty HOPS-järjestelmä on varmasti otettavissa helposti käyttöön myös ainakin muissa yliopistoissa. Ratkaisumme käyttäjiä ovat koulujen opiskelijat, opettajat ja muu henkilökunta. Ratkaisumme kohdekäyttäjiä pitää ehkä vielä mahdollisesti kohdentaa tulevaisuudessa, koska emme välttämättä ehdi kurssin

7 puitteissa tehdä hyviä ratkaisuja kaikille. Lean Canvas jäi vielä tänä perjantaina kesken, mutta sen miettimistä jatketaan ensi perjantain luennolla. Perjantain luennon aikaansaannoksia koristamassa HOPSotin työpisteen seinää. Ensi viikolla kirjoitamme ja hiomme projektisuunnitelmaa ja ansaintamallia. Ensi viikon perjantain luennon jälkeen viimeistelemme ne valmiiksi. Kurssipalautteiden käyttämistä meidän HOPS-järjestelmässä ja yksityisyysasioita pitää vielä selvittää lisää. Yritämme myös jakaa kyselyämme enempi, koska tarvitsisimme vielä enemmän vastauksia. Nähdään taas ensi viikolla! Projektisuunnitelman tekemistä Heippa hei! Taas on viikko vierähtänyt ja projekti on tällä viikolla edennyt projektisuunnitelmaa ja HOPSiin liittyvää kyselyä tehdessä. Perjantaina kokoonnuimme taas klo. 9 aikoihin tekemään projektisuunnitelmaa kurssitilaan ja saimme projektisuunnitelma-klinikalta muutamaan meitä askarruttavaan kysymykseen vastauksen. Projektisuunnitelman ensimmäisen version tekeminen etenikin hyvin ja se on nyt luettavissa täältä. Linkki projektisuunnitelmaan löytyy myös blogin vasemmasta reunasta Raportit-otsikon alta ja sieltä tulee tulevaisuudessa löytymään muutkin kurssin kuluessa palautettavat raportit.

8 Projektin aikataulutuksen ensimmäinen versio. Projektisuunnitelman ensimmäinen versio on aika karkea suunnitelma vielä, mutta suunnitelma kuitenkin. Parin viikon päästä projektisuunnitelmasta tullaan tekemään toinen ja viimeistellympi versio. Klinikan jälkeen menimme tietokoneluokkaan miettimään alustavasti projektin ansaintamallia ja tekemään kyselyä opiskelijoille nykyisen ehopsin käytettävyydestä. Kyselyssä kysytään myös, mitkä meidän suunnitelluista mahdollisista uusista ehops-järjestelmän ominaisuuksista kokee hyödylliseksi, jotta saadaan vähän kartoitettua, mitkä on oikeasti hyviä ideoita. Jesse oli tämän viikon aikana selvittänyt parhaimman sivuston, jossa pitää meidän kysely, ja päädyimme Google Formsiin. Kysely on nyt pystyssä ja se on tarkoitettu Aaltoyliopiston opiskelijoille, jotka ovat tehneet HOPSin. Jos täytät edellä mainitut kriteerit, niin olisimme kiitollisia, jos kävisit vastaamassa meidän kyselyyn täällä.

9 Perjantaista projektisuunnitelman tekemistä. Ensi viikolla Henri lähtee matkalle Saksaan, mutta Henri tapaa matkallaan vaihdossa olevan kaverinsa ja Henri aikookin vähän kysellä, minkälainen systeemi on Saksan yliopistoissa HOPSin suhteen. Me muut ryhmänjäsenet selvitämme kurssipalauteen yksityisyyteen liittyviä asioita ja mietimme lisää projektisuunnitelmaa ja ansaintamallia, koska niiden palautus on jo kuitenkin kahden viikon päästä. Muistakaa käydä vastaamassa kyselyymme! Nähdään taas ensi viikolla! Projekti jatkuu täydellä vauhdilla Hei taas! Projekti jatkui tällä viikolla perjantaisella luennolla ja yhteyshenkilön Harri Hakulan tapaamisella. Perjantaiselle luennolle teimme PowerPoint-esityksen tämän hetken projektin tilanteesta. Kokoonnuimme perjantaina jo klo. 9.00, että ehdimme vielä miettiä enempi esitystä. Esityksen jälkeen saimme muilta hyviä vinkkejä meidän projektiin ja ne otettiin mielellä vastaan.

10 Luennon jälkeen tapasimme Harri Hakulan, meidän ryhmän yhteyshenkilön, ja saimme häneltä monta uutta näkökulmaa projektiin, mitä emme olleet edes ajatelleet. Olimme ajatelleet uutta HOPSia pääosin opiskelijoiden näkökulmasta, kun opiskelijoita kuitenkin kaikki olemme, mutta Harrilta saimme myös yliopiston näkökulman uuden HOPSin hyödyistä. Nykyään on esimerkiksi vaikea ennustaa, kuinka paljon eri kursseille on tulossa opiskelijoita, kun ei tiedetä opiskelijoiden suunnitelmista niin paljoa: toisille kursseille voi tulla murto-osa ennakoidusta ja toiselle kurssille taas puolestaan monta sataa opiskelijaa enemmän kuin ennakoitiin. Tämä tekee tulevaisuuden tilavarauksien suunnittelusta todella hankalaa, kun ei voida tarkasti ennustaa tulevaisuuden kurssien osallistujamääriä. Nykyisien opiskelijoiden HOPSien tietoja ei ole yliopistolla käytettävissä tilavarauksien suunniteluun ja nykypäivänä monen opiskelijan HOPS ei varmasti vastaa todellista suunnitelmaa, kun on suunnitelmat vähän muuttunut ja HOPSin päivittämisen vaikeuden takia ei ole jaksettu HOPSia päivittää ajan tasalle. Uusi HOPS voisi auttaa yliopistoa paljon tässä asiassa, kun se pitäisi kirjaa, kuinka moni opiskelija aikoo käydä minkäkin kurssin missäkin periodissa ja lisäksi uuden HOPSin päivittämisen pitäisi olla nykyistä paljon helpompaa, joten HOPSien pitäisi olla opiskelijoilla ajan tasalla. Saimme Harrillta myös paljon muitakin tärkeitä näkökulmia ja ideoita uudesta HOPSista. Harrin tapaamisen jälkeen menimme vielä tekemään projektisuunnitelman ensimmäistä versiota ja miettimään HOPSiin liittyvän kyselyn kysymyksiä. Uuden kyselyn kysymyksien miettimistä perjantaina

11 Ensi viikolla ryhmänjäsenillä on tehtävänä kirjoittaa projektisuunnitelmaa ja Jesse selvittää parhaimman palvelun meidän kyselyä varten. Tapaamme taas seuraavan viikon perjantaina ja perjantaina olisi tarkoitus sitten viimeistellä projektisuunnitelma ja saada viimeistään silloin meidän kysely HOPSista pystyyn. Nähdään taas ensi viikolla! Tenttejä ja hiihtolomailua Ryhmänjäsenten tenttien ja hiihtolomareissujen takia emme tälle viikolle saaneet sovittua ryhmätapaamista. Jäsenet kuitenkin miettivät itsekseen ideoita uudesta HOPSista ja ensi viikolla jatkamme sitten taas täydellä vauhdilla! Ryhmän tuntiseuranta löytyy tämän blogin vasemmasta reunasta Linkkejä - osiosta. Tuntiseuranta ei ole vielä ihan viimeistelty ja se tullaan viimeistelemään ensi viikolla seuraavassa ryhmätapaamisessa. Ensi viikkoon ja hyvää hiihtolomaa kaikille! Projekti saatu käyntiin! Tervetuloa lukemaan HOPSotin blogia! Tänään perjantaina ryhmämme muodostettiin ja tapasimme ryhmänä ensimmäistä kertaa. Ryhmän jäseniksi valittiin/arvottiin: Elmeri Lähevirta, Kalle Siukola, Henri Salmenjoki ja Jesse Koivukoski. Meidän ryhmän tehtävänä on kehittää uudenlainen visuaalinen ja käyttäjäystävällinen HOPS, joka tarjoaa käyttäjäkohtaisia ehdotuksia. Jäimme heti ryhmän muodostamisen jälkeen miettimään ryhmämme nimeä, tuntiseurantaa ja vähän jo ideoimaan uutta HOPSia. Ryhmämme nimeksi valikoitu intensiivisen valintaprosessin jälkeen HOPSot (vrt. höpsöt). Ideoitakin ryhmänjäsenillä riitti uuden HOPSin suhteen ja ryhmässä oli innostunut meininki. Sovimme myös jo vähän alustavasti, kuinka tulemme tulevaisuudessa pitämään ryhmätapaamisia.

12 Ensimmäisen tapaamisen ideoinnin tuloksia. Kurssilla on ollut jo kaksi aikaisempaa luentoa/tapaamista. Ensimmäisellä luennolla perjantaina käytiin kurssin perusasioita ja käytäntöjä läpi ja luennolta tuli tehtäväksi miettiä seuraavalle kerralle erilaisia nykytrendejä. Viime perjantaina Piritta Kantojärvi Grape Peoplesta oli pitämässä meille kuuden tunnin sessiota liittyen uusiin ideointimenetelmiin ja ryhmäprofiileihin. Ideointimenetelmistä tutuiksi tulivat mm. mindmap, me-we-us, aalto ja skenaariokuvaus. Ryhmämme uskoo käyttävänsä näitä menetelmiä tulevassa projektityössä. Ryhmäprofiilit tehtiin siten, että jokainen arvioi oman tason asteikolla 0-5 seuraavissa asioissa: selkeytys, ideointi, kehitys ja toiminta. Ryhmäprofiilit olivat mielenkiintoisia ja oli hauska nähdä omat vahvuutensa ja heikkoutensa ryhmätoiminnassa.

13 Perjantaina käytyjä asioita. Kuvassa esimeriksi tehdyt tiimiprofiilit ja läpikäytyjä ideointimenetelmiä. Seuraavaa tapaamista varten jokainen ryhmän jäsenistä miettii ideoita uudesta HOPSista ja Henri informoi ryhmänohjaajaamme ryhmän olemassaolosta. Mielenkiinnolla kohti tulevaa!