Executive Briefing. Yritysjohdon Henkilöarviointiopas

Transkriptio

1 Executive Briefing Yritysjohdon Henkilöarviointiopas

2 Monessa organisaatiossa henkilöstökulut ovat suurimpiä eriä budjeteissa ja siten asioita jotka aiheuttavat päänvaivaa ylimmälle johdolle. Organisaatiot tarvitsevat kuitenkin aina huippusuorituskykyistä, hyvin yhteen toimivaa työvoimaa kaikilla tasoilla menestyäkseen alati kovenevassa kilpailussa. Hyvät henkilöarvioinnit antavat organisaatioille ja heidän johdolleen johdonmukaista, syvällistä ja objektiivista tietoa henkilöstöstä. Työntekijöistä saatavaa tietoa: Sopivuus organisaation kulttuuriin, tiettyyn työrooliin, esimieheen ja tiimiin Osaaminen, käyttäytymispiirteet, työsuoritus ja kehitystarpeet Oppimis- ja kommunikointityyli Rehellisyys, luotettavuus, työmoraali ja asenne erilaisia asioita kohtaan Paineensietokyky, reagointi konflikteihin, stressiin ja muutoksiin The top ten challenges facing CEOs: 1. Excellence in execution 2. Consistent execution of strategy 3. Speed, flexibility, adaptability to change 4. Global economic performance 5. Risk management 6. Sustained and steady top-line growth 7. Customer loyalty/retention 8. Improving productivity 9. Business confidence 10. Profit growth Source: Conference Board Arvioinneista saatava tieto auttaa johtoa ja esimiehiä tekemään parempia henkilöstöön liittyviä päätöksiä, kun ei tarvitse toimia vain vaiston varassa. Saavutettavia hyötyjä ovat: Rekrytoidaan niitä henkilöitä joilla on suurin todennäköisyys menestyä tietyssä työssä Lyhennetään aikaa saada uusi työntekijä tuottamaan täydellä teholla Parannetaan esimiesten ja alaisten välistä kommunikointia Vähennetään konflikteja työpaikalla ja parannetaan työtyytyväisyyttä Maksimoidaan jokaisen työntekijän kontribuutio organisaatiolle Vähennetään poissaoloja ja vaihtuvuutta Lisätään myyntiä ja parannetaan asiakasuskollisuutta Tehostetaan strategista työvoimasuunnittelua ja organisaation muutosvalmiutta Lisätään koko henkilöstön osaamista, tuottavuuden tasoa ja joustavuutta Vaikka HR osasto on se joka yleensä hallinnoi arviointeja, on hyvä muistaa että tämän tyyppiset asiat pitää olla korkeimman johdon agendalla. Johdon tulee kantaa vastuu huippusuorituskykyisen työvoiman rakentamisesta ja ylläpitämisestä.

3 The Executive s Guide to Employee Assessments Monet seikat rajoittavat organisaatioiden ja esimiesten mahdollisuuksia saada tarpeeksi tietoa ja sitä oikeaa tietoa työntekijöistä jota tarvittaisiin sekä organisaation että yksilön kannalta tärkeiden päätösten tueksi. Tähän on kolme pääasiallista syytä: 1. Työntekijöillä on taipumus kaunistella omaa pätevyyttään. Society of Human Resource Management (SHRM) mukaan 53% heidän tutkimistaan ansioluetteloista sisältävät väärä tietoa. Ja ne jotka eivät kaunistele ansioluetteloaan, saattavat valehdella työhaastattelussa. Työpaikat ovat täynnä ihmisiä jotka kilpailevat rekrytoinneista tai ylennyksistä. Pelissä jossa panokset ovat melko korkeat, monet ovat valmiita ottamaan riskin jäädä kiinni valehtelusta kilpaillessaan haluamastaan työpaikasta. My main job was developing talent. I was a gardener providing water and other nourishment to our top 750 people. Of course, I had to pull out some weeds, too. Jack Welch 2. Esimiehillä on taipumusta suodattaa ja muuttaa tietoa työntekijöiden suoritusarvioinneista. Nyky-yhteiskunnassa harvat haluavat antaa negatiivista palautetta kenestäkään. Suoritusarviot suodattuvat yleensä lähiesimiehen kautta joka, vaikka yleensä tarkoittaa pelkästään hyvää, usein on kaikkea muuta kuin täysin objektiivinen. On tunnettua että jotkut esimiehet tuntevat asemansa uhatuksi nousevista tähdistä, ja sen takia vähättelevät alaistensa osaamista ja saavutuksia. Olemme myös nähneet niitä jotka pelossaan menettää hyvä alainen jonkun ylennyksen takia, hiljaisesti sabotoivat henkilöiden uralla etenemistä. 3. Ihmisiä on vain niin vaikea ymmärtää. Työntekijöiden käyttäytymistä on usein verrattu jäävuoreen noin 90% käyttäytymispiirteistämme selittyvät seikoilla joita on erittäin vaikea havaita normaalissa kanssakäymisessä. Ilman hyvää psykologian tuntemusta monet näistä ovat vaikeita, tai jopa mahdottomia ymmärtää. Hyvä henkilöarviointi tuo esille luotettavaa tietoa työntekijästä kustannustehokkaasti ja nopeasti.

4 The Executive s Guide to Employee Assessments Mitä jos työntekijöiden kanssa tulisi käyttöohje? Mieti organisaatiosi viimeisimpien rekrytointien kustannuksia. Palkkakulujen lisäksi on ilmoitus- ja haastattelukulut, koulutuksen kulut ja aika joka menee ennen kuin uusi työntekijä saavuttaa täyden tuottavuuden tason. Mikään organisaatio ei luultavasti käyttäisi 50,000 tai enemmän jonkun laitteen hankintaan ilman tarkkaa tietoa siitä miten laite toimii, kunnon koulutusta laitteen käyttöön, käyttöohjeita, takuuta ym. Ennen laitteen hankintaa halutaan tietää onko se juuri oikea laite omalle organisaatiolle. Ennen käytön aloittamista tutustutaan luultavasti käyttöohjeeseen. In a time of turbulence and change, it is more true than ever that knowledge is power. John Fitzgerald Kennedy Kuitenkin näemme joka päivä, yritysten palkkaavan ja kouluttavan henkilöitä hyvin vähällä tai ilman mitään tietoa joka auttaisi esimiehiä ymmärtämään miten nämä työntekijät toimivat ja miten hyvin he sopivat organisaatioon tai tiettyyn työtehtävään. Organisaatioissa ei tunnuta ymmärtävän että henkilöarviointi antaa oivan käyttöohjeen joka antaa esimiehelle paremmat edellytykset saada oma organisaatio huippusuorituskykyiseksi. Tästä syystä me uskomme että kaikkien jotka toimivat esimiehinä tai pyörittävät liiketoimintaa tulisi tutustua henkilöarviointien tuomiin hyötyihin. Mikäli teidän organisaatio on kuten useimmat, teidän kallein resurssinne on henkilöstö. Henkilöstöön panostetaan paljon ja heiltä myös odotetaan paljon. He ovat myös yrityksen kasvot ulospäin. On selvää että teidän tulee tuntea heidän hyvin mutta se on usein helpommin sanottu kuin tehty. Me kannustamme teitä ottamaan meihin yhteyttä jo tänään jotta me voisimme näyttää teille minkälaista ensiarvoisen tärkeää tietoa meidän henkilöarviointimme voi paljastaa ja miten teidän esimiehet voivat hyödyntää meidän ratkaisujamme tuottavuuden maksimointiin.

5 The Executive s Guide to Employee Assessments 1. Kovat taidot 4. Job Matching 3. Suoritusarviot 2.Pehmeät taidot Erilaisia arviointeja erilaisiin tarkoituksiin 1. Kovien taitojen arvioinnit Nämä arvioinnit mittaavat tyypillisesti henkilön teknistä ja hallinnollista osaamista konkreettisissa asioissa, kuten esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelman tai vastaavan käyttö. Kovat taidot ovat yleensä helposti havaittavissa, määriteltävissä ja mitattavissa. Niitä on yleensä helppo opettaa ja niissä tarvitaan hyvin harvoin poisoppimista. 2. Pehmeiden taitojen arvioinnit Nämä arvioinnit mittaavat ihmisten ajattelua ja oppimista. Niissä arvioidaan tyypillisesti kognitiivisia taitoja, käyttäytymistä, personallisuuta, asenteita, arvoja, kommunikointityyliä, johtamistyyliä ja muuta vastaavaa. Pehmeiden taitojen havaitseminen, määritteleminen ja mittaaminen on huomattavasti vaikeampaa. Ihmisen persoonallisuus muodostuu aikaisessa vaiheessa kasvatuksen ja elinympäristön mukaan ja käyttäytyminen, asenteet ja arvot ovat usein hyvin syvällä meissä ja uuden oppiminen ja vanhasta poisoppiminen on melko vaikeaa. Tästä johtuen organisaatiot tekevät usein valintapäätöksiä pehmeiden taitojen perusteella ja antavat sitten tarvittavien kovien taitojen valmennusta. 3. Suoritusarviot Näitä on monia erilaisia joista kolme yleisintä tyyppiä ovat: 180 asteen arvioinnit jossa henkilö itse sekä hänen alaisensa tai esimies antavat palautetta; 360 asteen arvioinnit jossa henkilö itse, esimies, alaiset sekä vertaiset antavat palautetta; sekä asiakasarvioinnit jossa asiakkaat antavat palautetta. 4. Job-matching arvioinnit Nämä ovat arviointeja jossa yleensä arvioidaan henkilön potentiaalisia mahdollisuuksia menestyä jossakin tietyssä työtehtävässä. Yksilön kognitiivisia kykyjä, kiinnostusta ja käyttäytymistyyliä arvioidaan ja verrataan organisaation huippusuorittajien profiiliin. Arviointien avulla saadaan yhtenäinen terminologia ja yhteiset kriteerit työssä menestymisen arviointiin koko organisaatiossa.

6 The Executive s Guide to Employee Assessments 1. Seulonta Arvioinnit parantavat tuottavuutta työsuhteen koko elinkaaren aikana 1. Seulonta Hyvällä esikarsinta-arvioinnilla voi nopeasti seuloa pois ne kandidaatit joilla ei ole niitä perusedellytyksiä joita työnantaja hakee. Jotkut kykytestit toimivat esikarsinta menetelmänä, kuten myös arvioinnit jotka kertovat henkilön työskentelyetiikasta, rehellisyydestä, luotettavuudesta ja asenteista erilaisia asioita kohtaan. Seulonta arviointien tulee olla kustannustehokkaita, helppoja hallita ja niiden tulokset pitää olla saatavana välittömästi. 2. Valinta Henkilö-arviointeja käytetään yleisesti arvioimaan työnhakijoita tai jo yrityksessä olevia henkilöitä joiden ylennystä tai uudelleensijoittelua harkitaan. Valinta-arviointeja käytetään yleensä osana henkilövalintaprosessia johon sisältyy muita toimenpiteitä, kuten hakemusten läpikäynti ja haastattelut. Arvioinnit voivat tuoda esille niitä seikkoja joihin tulisi keskittyä haastattelutilanteessa ja siten ne voivat auttaa tekemään parempia valintapäätöksiä. Valinta-arvioinnit voivat myös auttaa organisaatioita tunnistamaan korkean potentiaalin omaavat henkilöt ja sijoittaa heidät urapoluille. On tärkeää että arvioinnit ovat valideja, eli että ne mittaavat sitä mitä niiden on tarkoitus mitata. 3. Perehdytys ja sisäänajo Kun työnantaja paremmin ymmärtää valittujen henkilöiden edellytyksiä käyttäytymistä, organisaation on helpompi varmistaa työntekijän ja esimiehen yhteistyön onnistuminen. Voi olla että työntekijä vastaa paremmin tiettyyn tapaan kommunikoida ja johtaa, tai hänellä voi olla tiettyjä vahvuuksia tai heikkouksia joista esimiehen on hyvä olla tietoinen. Kun esimiehellä on tietoa henkilöstä, sisäänajo sujuu paremmin ja henkilön tuottavuus saadaan nopeammin toivotulle tasolle. Kun nämä työsuhteen kriittiset ensivaiheet hoidetaan huolella, työntekijän luottamus työnantajaa kohden ja into uutta työtä kohden on korkealla tasolla.

7 The Executive s Guide to Employee Assessments 1. Seulonta Arvioinnit parantavat tuottavuutta työsuhteen koko elinkaaren aikana 4. Johtaminen Kaikkein menestyksekkäämmät johtajat pystyvät muuntaman johtamistyylinsä siten että jokainen alainen tekee parhaansa. Henkilöarvioinnit auttavat esimiehiä ymmärtämään sekä omaa että alaistensa käyttäytymistä ja edellytyksiä. Tämä tietoisuus on erittäin arvokasta kun halutaan motivoida ja auttaa konflikteissa tai muissa vaikeissa tilanteissa. Arviointeja voi käyttää myös tiimien jäsenten valinnassa, tiimien hallinnassa ja yleensä tiimityöskentelyn tehostamisessa. 5. Kehittäminen Arvioinnit voivat mitata joko kovia tai pehmeitä taitoja ja ne voivat auttaa tehostamaan koulutusta ja valmennusta. Arviointi voi kerätä tietoa henkilöstä useasta eri lähteestä, kuten esimies, asiakkaat, alaiset ja kollegat. Tämä auttaa tunnistamaan ja priorisoimaan niitä taitoja ja sitä käyttäytymistä joka kaipaa kehittämistä tuottavuuden parantamiseksi. Kun koulutukseen on panostettu, arviointeja voidaan käyttää mittaamaan muutoksia ja kehittymistä. 6. Suunnittelu Henkilöarvioinnit voivat olla erittäin tärkeässä roolissa strategisessa työvoimasuunnittelussa ja urasuunnittelussa. Arvioinnit antavat organisaatiolle yhteisen kielen puhuttaessa osaamisesta nyt ja tulevaisuuden tarpeista. Arviointien avulla voidaan tunnistaa korkean potentiaalin työntekijät ja urapolkujen avulla voidaan varmistaa heidän pysyvyys organisaatiossa ja siten myös häiriötön toiminta. Henkilöarvioinnit voivat myös auttaa selviytymään paremmin muutostilanteista kuten fuusiot, jakautumiset ja muut organisaatiomuutokset. Arvioinnit auttavat sijoittamaan oikeat ihmiset oikeille paikoille tulevaisuuden organisaatiossa ja täten varmistetaan keskeytyksetön toiminta. Objektiivisuus on menestyksen kannalta erityisen tärkeää kaikenlaisissa muutostilanteissa.

8 The Executive s Guide to Employee Assessments Joitakin huomioitavia asioita henkilöarviointimenetelmiä valittaessa Ottaen huomioon tarjolla olevien henkilöarviointien laajan skaalan, voi olla vaikeaa valita se joka parhaiten soveltuu omaan organisaatioon ja tiettyyn tarpeeseen. Jokaisella organisaatiolla on omat ainutlaatuiset tarpeensa ja kilpailuetunsa; jokaisessa tiimissä on omanlaisensa kemia. Kun tarkastellaan erilaisia arviointeja on hyvä kysyä ainakin seuraavat kysymykset: Do not rely too much on any one test to make decisions. Use the whole-person approach to assessment. United States Department of Labor 1. Mikä on tietyn arvioinnin käyttötarkoitus ja miten se voi auttaa meitä saavuttamaan arvioinneille asettamamme tavoitteet? 2. Miten arviointi auttaa meitä ymmärtämään henkilöitä kokonaisuutena paremmin ja antaako se meille vankan pohjan tehdä tärkeitä henkilöstöpäätöksiä? 3. Onko arviointi tasapuolinen ja oikeudenmukainen kaikkia arvioitavia kohtaan? 4. Onko arviointimenetelmä luotettava, eli antaako se tietoa mitattavasta asiasta johdonmukaisella tavalla? 5. Onko arviointi validi, eli mittaako menetelmä sitä mitä sen sanotaan mittaavan? 6. Onko arviointi tarkoituksenmukainen ja sopiva siihen mitä me haluamme arvioida? 7. Onko arviointimenetelmästä olemassa kokonaisvaltaista ja ymmärrettävää dokumentointia? 8. Onko koulutusta ja tukea saatavana arviointien hallinnointiin ja hyödyntämiseen? 9. Onko arvioinnin tietoturva varmistettu? 10. Onko tulosten tulkintaan saatavana koulutusta ja tukea? 11. Onko tulokset tarpeeksi yksikertaisessa muodossa niin että meidän omat esimiehemme pystyvät niitä hyödyntämään vai tarvitaanko sertifioitua ammattilaista niiden tulkintaan? Syvällisemmän tiedon saamiseksi yllä olevista kysymyksistä ja henkilöarvioinneista yleensä, suosittelemme tutustumista Suomen Psykologiliiton julkaisuun: Hyvän henkilöarvioinnin käsikirja.

9 The Executive s Guide to Employee Assessments Organisaatio voi savuttaa yli 10x ROI henkilöarvioineissa Henkilöarvioinnit auttavat vähentämään Hävikistä aiheutuvia kuluja Vakuutusmaksuja Valmennus- ja kehittämisinvestointeja Esimiesten ja alaisten välisiä ristiriitoja Poissaoloja ja ei toivottua vaihtuvuutta Työntekijän riskiä epäonnistua Huonoja asiakaskokemuksia Riskiä palkata henkilöitä jotka eivät sovi organisaationne kulttuuriin Rekrytoinnin ja sisäänajon aikaa ja kustannuksia Epäonnistuneiden rekrytointien kustannuksia An investment in knowledge always pays the best interest. Benjamin Franklin Henkilöarvioinnit auttavat parantamaan Työntekijöiden tyytyväisyyttä, sitoutumista ja tuottavuutta Johdon tuottavuutta ja tehokkuutta Tiimien kemiaa, tuottavuutta ja menestystä Asiakkaiden tyytyväisyyttä ja uskollisuutta Organisaation ilmapiiriä ja kulttuuria Strategista työvoimasuunnittelua ja urasuunnittelua Esimiesten ja alaisten välistä kommunikointia Organisaatiomuutoksissa onnistumista Organisaation yhtenäisyyttä ja tehokkuutta

10 Profiles International auttaa organisaatioita ympäri maailmaa rakentaman ja ylläpitämään huippusuorituskykyistä työvoimaa. Laajan henkilöarviointivalikoimamme ja innovatiivisten talent management -sovellustemme avulla asiakkaamme saavuttavat kilpailuetuja valitsemalla oikeita ihmisiä ja johtamalla heitä hyvin, täyden potentiaalin esille saamiseksi. Profiles toimii 122 maassa ympäri maailmaa ja meillä on materiaalia 32 kielellä

11 Tarpeesi Työvoiman Strateginen Hallinta Ratkaisumme Potentiaalisten huippusuorittajien tunnistaminen PXT CP360 Pitkän aikavälin työvoimasuunnittelu PXT PPI CP360 OMA Udelleenstrukturointi, -organisointi ja vähentäminen PXT PPI PMF PTA OMA Organisaatioiden yhdistäminen PXT PPI PMF OMA Jokapäiväinen Työvoiman Hallinta Rekrytointi PXT Valinta, coaching ja sitouttaminen PXT PMF Uusien työntekijöiden sisäänajo PXT PPI PWC Tutottavuuden ja työn laadun kehittäminen PXT PPI Motivaation ja kommunikaation parantaminen PPI PMF Henkilöiden välisten ristiriitojen selvittäminen PPI PMF Tiimien rakentaminen ja hallinta PPI PTA Esimiestyön tehokkuuden arviointi ja kehittäminen PXT PPI CP360 PTA OMA Johtamisen kehittämisen prioriteettien määrittely CP360 OMA Myynti- ja Asiakaspalveluhenkilöstön Hallinta Valinta, rekrytointi, coaching ja sitouttaminen PXTS Asiakashallinnan kehittäminen PXTS Myynnin suorituskyvyn kehittäminen PXTS PPI CP360 PMF Selite PXT ProfileXT PMF Profiles Managerial Fit PXTS ProfileXT Sales PPI Profiles Performance Indicator PTA Profiles Team Analysis CP360 CheckPoint360 OMA Org. Management Analysis

12 ProfileXT (PXT) ProfileXT arviointi mittaa miten hyvin henkilö sopii tiettyyn asemaan organisaatiossasi. Järjestelmän ainutlaatuinen job matching ominaisuus mahdollistaa yksilöiden vertailun määritellyn työn huippusuoritustasoon. Arviointia käytetään työllistämisen koko elinkaareen: valintaan, rekrytointiin, johtamiseen, työnohjaukseen, valmennukseen ja strategiseen työvoimasuunnitteluun. Profiles Managerial Fit (PMF) Ihmiset eivät yleensä eroa yrityksestä, he jättävät esimiehensä. Profiles Managerial Fit mittaa kriittisiä näkökulmia jotka liittyvät esimiehen ja alaisen yhteensopivuuteen. Raportti osoittaa suhtautumista oppimiseen ja kuutta kriittistä ominaisuutta: vakuuttavuus, itsenäisyys, myötämielisyys, optimismi, päättäväisyys ja objektiivisuus.

13 Profiles XT Sales (PXTS) Profile XT Sales arvioi kuinka hyvin henkilö sopii tiettyyn myyntitehtävään teidän organisaatiossanne. Arviointi sopii käytettäväksi työllistämisen koko elinkaareen: valintaan, rekrytointiin, johtamiseen, työnohjaukseen, valmennukseen ja strategiseen työvoimasuunnitteluun. Järjestelmän ainutlaatuinen job matching ominaisuus mahdollistaa profiilien muodostamisen yrityksen, myyntitehtävän, osaston, esimiehen, maantieteen tai näiden erilaisten yhdistelmien mukaan. Tämä mahdollistaa yksilöiden vertailun juuri teidän organisaationne tiettyyn myyntityön huippusuoritustasoon. ProfileXT Sales on voimakas ja dynaaminen johtamisväline, joka käyttää nykyajan teknologiaa yhdistämään oikeat henkilöt oikeiden työpaikkojen kanssa.

14 Profiles Performance Indicator (PPI) Profiles Suoritusindikaattori on arviointi joka osoittaa henkilön persoonallisuudesta johtuvia seikkoja jotka saattavat vaikuttaa hänen työsuoritukseensa; yhteensopivuus esimieheen ja työtovereihin, tiimityöskentely ja suoritustaso. Arviointi sopii parhaiten käytettäväksi motivointiin ja valmentamiseen, konfliktien selvittämiseen ja suoritustaso-ongelmien ratkaisemiseen. PPI mittaa erityisesti henkilön motivaatiota ja käyttäytymistä liittyen: tuottavuuteen, työn laatuun, aloitekykyyn, tiimityöhön ja ongelmanratkaisuun sekä suhtautumista muutokseen, stressin sietoa ja energisyyttä. Esimies saa yksilölliset ohjeet henkilön potentiaalin hyödyntämiseen ja tuottavuuden parantamiseen. Työntekijä motivoituu, koska esimies kohdistaa sanomansa juuri hänen tarpeisiinsa.

15 CheckPoint 360 on esimies-taitojen kehittämisjärjestelmä. 360-asteen arviointi on tilannekuva henkilöstä häntä ympäröivien ihmisten silmin; hänen esimiehensä, kollegat ja alaiset. Tiedon perusteella henkilöä valmennetaan ja kehitetään jotta hän paremmin saavuttaisi omat ja organisaation asettamat tavoitteet. Koska organisaatiot kehittyvät jatkuvasti, esimiesarvioinnin ja -kehittämisen tulee olla jatkuva prosessi. Järjestelmä tarjoaa sekä arviointia, katselmusta että kehittämistä. Prosessi keskittyy kahdeksaan yleiseen esimiestaitoon: kommunikaatio, johtajuus, mukautuvuus, suhteet, tehtävien hallinta, tuottavuus, muiden kehitys ja henkilökohtainen kehittyminen. Organizational Management Analysis Analyysi osoittaa kuinka esimiestoiminta toimii suhteessa yrityksen visioon, kulttuuriin ja strategisiin tavoitteisiin. Lisäksi se osoittaa yrityksen johtamistoimintojen vahvuudet ja kehittämiskohteet.

16 Profiles International Finland Oy Sinikalliontie 9, Espoo Puhelin: