TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON ORGANISOITUMISTA KOSKEVA ESISELVITYS/ JATKOSELVITYS/SOPIMUSTEN HYVÄKSYMINEN

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON ORGANISOITUMISTA KOSKEVA ESISELVITYS/ JATKOSELVITYS/SOPIMUSTEN HYVÄKSYMINEN 117/01/2016 KHALL 145 Kuntien tulevia tehtäviä ja muuttuvia rooleja ennakoiden Liedon, Kaarinan, Paimion ja Sauvon kunnat ovat päättäneet selvittää talous- ja henkilöstöhallinnon yhteistä organisoitumista. Tulevaa organisointia on tarkasteltu liitteenä olevassa esiselvityksessä vastuukuntamallin ja kuntien yhteisesti omistaman osakeyhtiön osalta. Tarkasteltavina näkökulmina ovat yhteiset tietojärjestelmät, henkilöstön asema, mitä tarkoittaa oikeudelliselta kannalta yhtiö- ja vastuukuntavaihtoehto, sekä arvio taloudellisesta vaikutuksesta. Talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden osalta tarkastelun ulkopuolelle on rajattu kuntien eri toimialoilla tällä hetkellä tapahtuva laskutustoiminta ja siihen liittyvät järjestelmät sekä ohjelmat. Henkilöstöresurssien osalta henkilöstöjohtajat/-päälliköt, talousjohtajat, sekä mahdolliset rekrytointiin tai työhyvinvointiin osallistuvat resursoinnit ovat myös rajattu tarkastelun ulkopuolelle. Kustannukset perustuvat vuoden 2015 tammi-joulukuun toteumaan. Alueen kuntien tarkasteltavat kokonaiskustannukset ovat noin kaksi miljoonaa euroa. Suurin kustannuserä ovat henkilöstökustannukset. Siirtyvän henkilöstön henkilöstökustannukset (1,2Me) ovat noin 62 % kokonaiskustannuksista. ICT-järjestelmien ja ohjelmistojen sekä poistojen osuus on kokonaiskustannuksista yli 20 %. Kirjanpito- ja palkanlaskentahenkilöstön välittömät ja välilliset toimitilakustannukset (puhtaanapitokustannukset huomioiden) ovat noin euroa vuodessa. Tällä hetkellä kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon on vaikea lisätä työn tuottavuutta tai kehittää toimintaa. Organisaatio ei voi hyödyntää eläköitymisiä, mikäli toiminta henkilöityy yksittäisten henkilöiden varaan, toisaalta suurempi talous- ja palkkahallinnon organisointi antaisi mahdollisuuden toimintojen tehostumiselle. Yhdistetyn organisaation suurempi työntekijämäärä mahdollistaa työnjakojen kehittämisen, auttaa sijaisjärjestelyissä, sekä toisaalta luo edellytykset henkilöstön erikoistumiselle ja osaamisen syventämiselle. Näiden myötä on mahdollista, että talous- ja palkkahallinnon laatu paranee, mikä mahdollistaa parempaa tietoa kuntien johtamiselle.

2 Kunnissa tehtävä talous- ja henkilöstöhallinnon työ on hyvin samankaltaista. Erilaiset ohjelmistopäivitykset ja raportoinnit sekä tiedonkeruut tehdään jokaisessa kunnassa erikseen ja näiden keskittämisellä olisi mahdollista saada synergiaetua. Myös taloudellisia säästöjä voi syntyä ainakin päivitys- ja ylläpitotehtävien osalta. Tietojärjestelmien käyttömaksut ovat usein riippuvaisia käyttäjien määrästä. Vastuukuntamallin etuna on, että kuntien työntekijöille ja kunnille se on tuttu toimintatapa, jolloin yhteisen toiminnan käynnistäminen on sujuvampaa. Resursseja ei kulu uuden juridisen organisaation perustamiseen. Vastuukuntamallissa nk. isännän ääni on paremmin kuuluvilla kuin osakeyhtiössä. Vaikka talous- ja palkkahallintopalveluiden tuottaminen omistajille tehokkaasti ei välttämättä edellytä eriyttämistä osakeyhtiöksi, ostopalveluiden kotiuttamiseen liittyen vastuukuntamalli on osakeyhtiömallia epäedullisempi. Vastuukunta ei voi myydä palveluita toisen kunnan omistamalle tytäryhteisölle. Sen sijaan osakeyhtiömallissa ostopalvelut on mahdollista kotiuttaa kaikkien omistajakuntien tytäryhteisöjen osalta. Pitkällä tähtäimellä osakeyhtiömallia voidaan pitää tämän johdosta tavoiteltavana toimintamallina. Kaikilla selvitykseen osallistuneilla kunnilla on tytäryhtiöitä, joiden talous- ja palkkahallinnon kotiuttamista kuntien yhteiseen yhtiöön voidaan pitää tavoiteltavana ja mahdollistavan myös kustannussäästöt sekä yhdenmukaistavan raportointia ja helpottavan konsernitilinpäätöstietojen koontaa. Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi talous- ja henkilöstöhallinnon organisoitumista koskevan esiselvityksen ja päättää, että Paimion kaupunki osallistuu talous- ja henkilöstöhallinnon yhteistyön jatkoselvitykseen. Jatkoselvityksessä yhteistyön toteuttaminen selvitetään sekä vastuukunta- että osakeyhtiömallilla. Täytäntöönpano: yty-ryhmä, Kaarinan kaupunki, Liedon ja Sauvon kunnat KHALL 236 Kaupunginhallituksen toimeksiannon mukainen itäisten kuntien lasken ta pal ve lui den yhteistä organisointia koskeva jatkoselvitys on valmis tu nut. Selvitetyn neljän kunnan laskentapalvelujen yhdistäminen ja pal ve lujen tuottaminen yhdellä organisaatiolla näiden kuntien tarpeisiin, on ta lou del li ses ti kannattavaa ja toiminnallisesti järkevää. Kus tan-

3 nussääs tö jä on laskettu syntyvän yhteisistä järjestelmistä, hen ki löstö resurs seis ta ja yhtenäisistä toimintatavoista ja prosessien ke hit tämi ses tä tulevaisuudessa noin euroa per vuosi verrattuna tämän hetkiseen toimintatapaan. Säästö olisi noin 17 % näiden kuntien laskentapalvelujen kokonaiskustannuksista. Jatkoselvitystä esiteltiin Liedon, Kaarinan, Paimion ja Sauvon kuntajoh ta jil le Kuntien edustajien yhteisenä näkemyksenä oli, et tä palvelukeskustoiminta käynnistetään vastuukuntamallilla Vastuukuntana toimii Kaarina. Vastuukuntamalli muutetaan siirtymäaikana osakeyhtiöksi siten, että yhtiö aloittaa toimintan sa viimeistään Viranhaltijoiden yhteinen esitys käsitellään Kaarinan ja Liedon kaupun gin-/kun nan hal li tuk sis sa 19.9., Paimion kaupunginhallituksessa ja Sauvon kunnanhallituksessa Sopimusluonnokset esitel lään kaupungin-/kunnanhallitusten yhteisessä iltakoulussa to klo 18:00 Paimion kaupungintalon valtuustosalissa. Vaadit tavat jatkoselvitykset ja sopimusesitykset valmistellaan kau pungin-/kun nan val tuus to jen päätettäväksi marraskuussa. Oheismateriaalina on itäisten kuntien laskentapalvelujen organisoin tia koskeva jatkoselvitys. Kaupunginhallitus päättää 1. merkitä tiedokseen Turun itäisten kuntien las ken ta pal ve lu jen orga ni soin tia koskevan jatkoselvityksen. 2. hyväksyä, että itäisten kuntien yhteistä las ken ta pal ve lui den palve lu kes kus ta jatkovalmistellaan niin, että pal ve lu kes kuk sen toimin ta käynnistetään vastuukuntamallilla Vas tuu kun tana toimii Kaarinan kaupunki. Tä män jälkeen valmistellaan siir tymi nen vas tuu kun ta mal lis ta osakeyhtiömalliin niin, että yhtiö aloit taa toi min tan sa viimeistään sitovat päätökset kohdan 2. mukaisesta yhteistyöstä teh dään mar ras kuus sa 2016, jolloin kau pun gin val tuus ton hy väk syt tä väksi valmistellaan kuntalain 52 :n mu kai nen yh teis toi min ta so pimus. Täytäntöönpano: hallintopalvelut, Kaarinan kaupunki, Liedon kunta, Sau von kunta

4 KHALL 292 Yhteistoimintasopimusehdotus laskentapalveluiden järjestämisestä ja tuottamisesta Kaarinan ja Paimion kaupunkien sekä Liedon ja Sau von kuntien välillä on valmistunut. Ehdotusta on valmisteltu kaupun gin hal li tuk sen linjauksen mukaan niin, että pal ve lu keskuk sen toiminta käynnistetään vastuukuntamallilla Vas tuukun ta na toimii Kaarinan kaupunki. Tämän jälkeen val mis tel laan siirtyminen vastuukuntamallista osakeyhtiömalliin niin, että yhtiö aloit taa toimintansa viimeistään Ehdotuksen mukaan osakeyhtiö perustetaan ja yhtiön osa kas so pimus hyväksytään vuoden 2017 aikana. Tässä yhteydessä päätetään sii tä, milloin laskentapalveluiden palvelukeskuksen toiminta siirtyy pe rus te tun osakeyhtiön vastattavaksi. Yhteistoimintasopimus on määräaikainen ja on voimassa saakka. Mikäli sopijakunnat päättävät siirtää toiminnan osa ke yh tiöl le aiemmin kuin , sopimus todetaan samalla päät ty neek si. Kuntalain (410/2015) mukaan kunta voi hoitaa tehtävää yhden tai useam man kunnan puolesta siten, että kunnilla on yhteinen toi mielin, joka vastaa tehtävän hoitamisesta. Yhteistoimintasopimuksen mu kaan kuntalain tarkoittamana yhteisenä toimielimenä toimii joh tokun ta. Johtokunnassa on 10 jäsentä ja henkilökohtaista varajäsentä niin, että Kaarinan kaupungilla on johtokunnassa neljä, Liedon kunnal la kolme, Paimion kaupungilla kaksi jäsentä. Sauvon kunnalla on yk si jäsen. Johtokunnan puheenjohtajuus on Kaarinalla ja ensimmäinen varapuheenjohtajuus Liedolla. Toinen varapuheenjohtajista valitaan Paimion tai Sauvon nimeämistä jäsenistä. Yhteistoimintasopimuksen hyväksymisen jälkeen Kaarinan kau pungin johtosääntöihin valmistellaan johtokunnan perustamiseen liittyvät muu tok set sekä valmistellaan palvelukeskuksen talousarvio. Hallintosäännön ja konsernijohdon ja toimialojen johtosäännön muutok set tuodaan hyväksyttäväksi joulukuun kaupunginvaltuustoon. Vuo den 2017 talousarvio laaditaan alkuvuodesta, koska se perustuu so pi ja kun tien 2016 toteutuneisiin laskentapalvelujen kustannuksiin. Ta lous ar vios sa huomioidaan johtamiseen ja kehittämiseen va rat tavat määrärahat, jotka jaetaan sopijakunnille asukasluvun pe rus teel la. Yhteistoimintasopimuksen liitteenä on liikkeenluovutussopimus, jolla so vi taan Sauvon, Paimion ja Liedon laskentapalveluiden toimintojen ja henkilöstön siirtämisestä liikkeenluovutuksena Kaarinan kau pungil le. Sauvon kunnan osalta liikkeenluovutus käsittää ainoastaan palkan las ken nan ja ohjelmistoyhteistyön. Sauvon kunnan hen ki lös töä ei siirry liikkeenluovutussopimuksella.

5 Yhteistoimintasopimusluonnosta on esitelty sopijakuntien kunnan- ja kau pun gin hal li tuk sil le Liitteenä on yhteistoimintasopimus laskentapalveluiden jär jes tä mises tä ja tuottamisesta liitteineen. Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että valtuus to 1. hyväksyy, että itäisten kuntien yhteisen laskentapalveluiden pal ve lu kes kuk sen toiminta käynnistetään vastuukuntamallilla alkaen. Laskentapalveluiden järjestämisessä siir rytään vastuukuntamallista osakeyhtiömuotoiseen jär jes tä mis tapaan eri sopimuksella viimeistään alkaen. 2. hyväksyy yhteistoimintasopimuksen laskentapalveluiden jär jestä mi ses tä ja tuottamisesta liitteen mukaan. Täytäntöönpano: sopimuskunnat KVALT 51 Päätös: Kaupunginvaltuusto hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti. Hyväk syt ty yhteistoimintasopimus laskentapalveluiden järjestämisestä ja tuottamisesta liitteineen on pöytäkirjan liitteenä n:o 19/2016. Täytäntöönpano: sopimuskunnat