- ylläpitää, edistää ja todeta tuloksellisuutta. - varmistaa kirjanpidon ja muiden tietojärjestelmien luotettavuus

Transkriptio

1 1 IITIN KUNTA Kunnanhallitus Kunnanhallitus (kohta 2) Kunnanhallitus Kunnanhallitus (kohta 2.2. (ty 401-ty 434) Kunnanhallitus (kohta 2.2.) Kunnanhallitus (ty 301-ty 353) Kunnanhallitus (kohta 2.2.) Kunnanhallitus (kohta 2.2., kappale 3) SISÄISEN VALVONNAN OHJE 1. MÄÄRITELMÄT Sisäisen valvonnan ohjetta käsitellään kunkin osaston kokouksissa, jolloin sisäinen valvonta helpommin käsitetään kunnan toimintaan kuuluvaksi arkirutiiniksi. Kuntalain 73 velvoittaa tilintarkastajan tarkastamaan, onko kunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Ulkoisesta valvonnasta vastaa tarkastuslautakunta ja ammattitilintarkastaja kuten myös sisäisen valvonnan tarkastamisesta. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus ja se on johtamisen apuväline. Jokainen tilivelvollinen vastaa oman sektorinsa riittävästä sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta voi olla ennalta ohjaavaa toimintarutiinien kuuluvaa tehtävien ja varojen seurantaa tai jälkikäteistä. Sen tarkoitus on: - ylläpitää, edistää ja todeta tuloksellisuutta - varmistaa kirjanpidon ja muiden tietojärjestelmien luotettavuus - ennaltaehkäistä erehdyksiä, virheitä ja väärinkäytöksiä ja todeta ja oikaista niitä - sekä turvata varojen huolellinen ja taloudellinen hoito. SISÄINEN VALVONTA JAKAUTUU 1. Sisäiseen tarkkailuun - Jatkuvaa työvaiheiden ja toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa Toteuttajana on koko organisaatio, ei erillinen valvontaelin. 2. Sisäiseen tarkastukseen - Aktiivista ja järjestelmällistä toimintaa, jota johtaa ylin johto. Se tapahtuu tarkastustarkoituksessa (esim. käteiskassojen tarkastus tms.) ja kohde tietää tarkastuksesta. Raportointi on pohdiskelevaa ja toteavaa, mutta voidaan antaa myös ohjeita epäkohtien korjaamisesta. 3. Luottamushenkilöstön suorittamaan seurantaan - Ennen muuta luottamushenkilöiden tehtävä on seurata raportointia ja tuloksia.

2 2 2. TILIVELVOLLINEN, HYVÄKSYJÄ JA VASTAANOTTAJA 2.1. TILIVELVOLLINEN 2.2. HYVÄKSYJÄ Kuntalain 75 :ssä mainittuja tilivelvollisia ovat kaikki toimielimien jäsenet ja esittelijät kukin oman toimielimensä tehtäväalueen osalta. Hallintosäännössä määritellään kunkin toimielimen esittelijä/esittelijät. Tilivelvollinen vastaa käytettävän menomäärärahan riittävyydestä sekä arvioidun tuloarvion täyttymisestä valtuustolle valtuuston hyväksymällä tasolla ja asianomaiselle toimielimelle toimielimen hyväksymällä tasolla. Tehtävien sujuvan suorittamisen varmistamiseksi eri toimielimien esittelijöiden lisäksi toimielimien alaisten tulosalueiden menojen hyväksymisoikeutta laajennetaan tilivelvollisia laajemmalle siirtämättä KunL 75 :ssä mainittua tilivelvollisuutta kuitenkaan kohtaa 3.1. laajemmalle. Menon hyväksyjä vastaa siitä, että 1) tositteeseen on merkitty siihen merkittäväksi edellytettävät tiedot (luettelo edellä) 2) menon peruste on asiallisesti oikea 3) tilimerkinnät ovat oikeat 4) menon suorittamiseksi on käytettävissä määräraha 5) hyväksyjällä on valtuus toimia hyväksyjänä Hyväksyjinä toimivat seuraavissa viroissa toimivat henkilöt, joista I hyväksyjä on ensisijainen ja II toissijainen hyväksyjä: Tulosalue Hyväksyjä varahyväksyjä 100 Vaalit 110 Tarkastuslautakunta 120 Kunnanvaltuusto 130 Kunnanhallitus 140 Kehittämispalvelut 145 Neuvontapalvelut 150 Sisäiset palvelut kp:t hallinto- ja 180 Lomituspalvelut hallinto- ja 190 Maaseutupalvelut 300 Sosiaali- ja terveystoimen hallinto sosiaali- ja terveysjohtaja sosiaalityöntekijä 310 Sosiaalitoimen avopalvelut palvelukeskuksen johtaja kotihoidon ohjaaja 330 Lasten päivähoito päiväkodin johtaja päivähoidon ohjaaja kp:t päivähoidonohjaaja päiväkodin johtaja 350 Toimeentuloturva sosiaali- ja terveysjohtaja sosiaalityöntekijä 410 Perusterveydenhuolto johtava lääkäri sosiaali- ja terveysjohtaja 420 Hammashoito vastaava hammaslääkäri sosiaali- ja terveysjohtaja

3 3 430 Erikoissairaanhoito johtava lääkäri sosiaali- ja terveysjohtaja 500 Koulutoimen hallinto koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 510 Perusopetus koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 520 Esiopetus koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 530 Lukio koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 540 Muu koulutus koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 560 Joukkoliikenne koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 570 Aikuiskoulutus kansalaisopiston rehtori koulutoimen johtaja 600 Kirjastopalvelut kirjastonjohtaja koulutoimen johtaja 610 Kulttuuripalvelut kirjastonjohtaja koulutoimen johtaja 620 Liikunta- ja nuorisopalvelut vapaa-aikasihteeri koulutoimen johtaja 700 Tekninen hallinto tekninen johtaja rakennustarkastaja 710 Kiinteistönhoito kiinteistömestari rakennusmestari 750 Yleiset alueet rakennusmestari puutarhuri 760 Liikelaitokset rakennusmestari puutarhuri 770 Yksityisteiden tukeminen tekninen johtaja rakennustarkastaja 780 Rakennus- ja maa-ainesvalvonta rakennustarkastaja kiinteistömestari 785 Palo-, pelastus- ja suojelutyö rakennustarkastaja kiinteistömestari 790 Ympäristöpalvelut rakennustarkastaja kiinteistömestari 800 Maa- vesialueet tekninen johtaja rakennustarkastaja 805 Irtain omaisuus (kunnanhallitus) 808 Käyttöomaisuusarvopaerit hallinto- ja Irtain omaisuus (sosiaali- ja terveysltk) 810 sosiaali- ja terveysjohtaja sosiaalityöntekijä 812 Irtain omaisuus (koulutusltk) koulutoimen johtaja kansalaisopiston rehtori 814 Kiinteät rakenteet ja laitteet (valtk) vapaa-aikasihteeri koulutoimen johtaja 820 Rakennukset tekninen johtaja rakennustarkastaja 824 Kiinteät rakenteet ja laitteet tekninen johtaja rakennustarkastaja 826 Irtain omaisuus (tekninen ltk) tekninen johtaja rakennustarkastaja 900 Rahoitus hallinto- ja 910 Lainat hallinto- ja Kunnanjohtajaa koskevat laskut, kunnanhallituksen puheenjohtaja : Kunnanhallituksen puheenjohtajan hyväksyntä tositteessa, sähköisessä järjestelmässä laskut hyväksyy hallinto- ja, varalla tekninen johtaja Yhteistilauksia koskevien laskujen hyväksyjäksi riittää yksi hyväksyjä, kun muut ovat tietoisia tulevista kuluista yhteistilaukseen tultaessa. Samoin vyörytettävien kulujen laskut hyväksyy aina yksi henkilö. Hyväksyjän ollessa esteellinen hyväksymään suoritusta (mm. kun suoritus kohdistuu häneen itseensä) hyväksyjänä toimii hänen esimiehensä. Hyväksyjien on toimitettava ajantasalla oleva nimikirjoitusnäyte kirjanpitoon. Liitteenä luettelo em. viroissa toimivista henkilöistä VASTAANOTTAJA Vastaanottajana toimii tavaran tai työsuorituksen tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa vastaanoton. Tilaajan on ennen tilauksen tekemistä varmistettava hyväksyjältä tilauksentekovaltuus. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö.

4 VASTAANOTTAJA Vastaanottajana toimii tavaran tai työsuorituksen tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa vastaanoton. Tilaajan on ennen tilauksen tekemistä varmistettava hyväksyjältä tilauksentekovaltuus. 3. MUUT SÄÄNNÖT Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Sisäiseen valvontaan liittyviä asioita on käsitelty myös hallintosäännössä, tarkastussäännössä ja esimiehille tarkoitetussa sisäisen valvonnan ohjeessa. Irtaimistokirjanpidosta on ohje v YHTEISTOIMINTA, JOHTAMINEN, HYVÄ HALLINTO JA PROJEKTIT 4.1 YHTEISTOIMINTA 4.2. JOHTAMINEN Yhteistoiminnasta tehty yhteistoimintasopimus. Painopisteet on määritelty henkilöstöstrategiassa. Kuntaa johdetaan tulosjohtamisen periaatteella. Kunnanhallitus määrittelee kerran valtuustokaudessa strategiat, joiden pohjalta toimielimet laativat vuosittaiset avaintulokset ja tulostavoitteet. Valtuusto määrittelee niistä osan sitoviksi. Esimiehet käyvät kahdesti vuodessa alaistensa kanssa kehityskeskustelut (at-keskustelut), joissa sovitaan kunkin työntekijän henkilökohtaiset avaintulokset eli kehittämiskohdat. Keskustelut käydään alkuvuodesta ja arvioinnit syksyllä HYVÄ HALLINTOTAPA Hyvään hallintotapaan kuuluvat seuraavat periaatteet: * avoimuus ja asianosaisten kuuleminen * hyvä valmistelu * selkeä päätöksenteko * nopea täytäntöönpano * hyvä tiedottaminen AVOIMUUS JA ASIANOSAISTEN KUULEMINEN Avoimuus ja asianosaisten kuuleminen kuuluvat hyvään valmisteluun. Asianosaisilla tulee olla vaikutusmahdollisuus heitä koskeviin asioihin HYVÄ VALMISTELU Valmistelussa tulee olla päättämistä varten olennainen ja selkeä tietoaines. Hakemuksen tai esityksen perusteena olevat tosiseikat tulee selvittää. Asiaan vaikuttavat lain ja ohjeiden määräykset on selvitetty ja arvioitu päätöksen seuraukset (kustannus-, henkilöstö-, tila- ja laitekustannukset).

5 Hyvässä valmistelussa tulee ulkopuolisen lukijan voida muodostaa oma kantansa, vaikkei muuta asiaan liittyvää tietoa ole käytettävissä. Hyvä esitys sisältää tasapuolisia vaihtoehtoja ja arviot niiden vaikutuksista SELKEÄ PÄÄTÖKSENTEKO Päätöksenteko toimielimissä perustuu esittelyyn, josta esittelijä vastaa riippumatta siitä, kuka on asian valmistellut. Esittelijä voi poiketa perustellusti valmistelijan kannasta. Hallintosäännössä määritellään tarkemmin päätöksenteko, pöytäkirjanpito, tarkastaminen jne NOPEA TÄYTÄNTÖÖNPANO PROJEKTIT Asiat tulee panna täytäntöön viipymättä lainvoimaiseksi tulon jälkeen. Täytäntöönpano voidaan valmistella jo tätä ennen, kunhan se ei mitätöi valitusoikeutta. Päätösten tiedottamisessa käytetään kaikkia mahdollisia viestimiä, myös sähköisiä verkkoja. Projekteja varten kunnassa on laadittu kunnanhallituksen hyväksymä ohjeistus, jossa on kuvattu projektin ohjausryhmän ja vetäjän vastuut, aikatauluttaminen ja rahoitus sekä seuranta. Liitteenä projektiohje. 5. TALOUSSUUNNITTELU Kunnan taloussuunnittelusta on kuvaus hallintosäännössä. Seuraavan vuoden talousarvion ja kahden sitä seuraavan vuoden taloussuunnittelu aloitetaan valtuustoseminaarilla keväällä. Syksyllä kunnanhallitus päättää kunkin päävastuualueen nettoraamista ja antaa talousarvion ja -suunnitelman ohjeet toimielimille. Kunnanhallitus valmistelee ehdotuksen lautakuntien talousarvioesitysten pohjalta ja valtuusto päättää siitä joulukuussa. Alkuvuodesta toimielimet laativat hyväksytyn talousarvion pohjalta käyttösuunnitelmat, jotka annetaan kunnanhallitukselle tiedoksi. Neljännesvuosittain tehdään raportti toiminnan ja talouden toteutumasta. Puolivuosi- ja kokovuosiraporttiin kuvataan myös toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen. Ensimmäisessä ja kolmannessa vuosiraportissa paino on tulosalueiden taloudessa. Ensimmäinen raportti palvelee valtuustoseminaaria ja puolivuosiraportti raamivalmistelua. Kolmen neljänneksen raportin pohjalta tehdään valtuustolle mahdolliset ylityspyynnöt ja selvitetään mahdolliset tulovajeet. Ylityksiä ei voida hallintosäännönkään perusteella käsitellä enää talousarviovuoden jälkeen LASKUJEN KÄSITTELY 6.1. TOSITE Kirjanpito perustuu tositteeseen, joilla meno- ja tulotapahtumat todennetaan. Tositteissa tulee olla seuraavat merkinnät:

6 HYVÄKSYJÄ Menotosite: * tiedot laskuttajasta * laskun aihe (myös selväkielisesti, jos koodeja käytetty) * ensimmäisen laskun kohdalla ennakkoperintärekisteriote, jos työkorvauslasku * arvonlisäverokanta ja -määrä * tavaran tai palveluksen vastaanottaja * hyväksyjä * tilimerkintä: menotili ja laskentatunniste * eräpäivä Tulotosite: * maksajan tiedot * tulon aihe selvästi * saatavan määrä * tilimerkintä: tulotili ja laskentatunniste * maksuunpanoluettelon hyväksyjä Tilivelvolliset ja muut sisäisen valvonnan ohjeessa määrätyt viranhaltijat hyväksyvät kukin omien tulosalueidensa ja tulosyksiköiden laskut. Tilivelvollisuutta ei voida siirtää, vaikka laskujenhyväksyjiä lisätäisiin. Tilivelvolliset valvovat riittävästi hyväksyjien toimintaa. Hyväksyjä vastaa: * tositteen tiedoista * menon perusteen oikeellisuudesta * tilimerkintöjen oikeellisuudesta * suoritteen maksamiseen on määrärahaa * hänellä on hyväksyntävaltuus 6.3. VASTAANOTTAJA Vastaanottajana on tavaran tai palvelun tilaaja tai muu henkilö, joka voi todentaa vastaanoton. Tilaajan tulee ennen tilaustaan varmistaa hyväksyjältä tilauksentekovaltuus. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö TILINKÄYTTÖOIKEUDET 6.5. MAKSATUS Iitin kunnan eri rahalaitoksissa olevien pankkitilien käyttövaltuus on seuraavilla viranhaltijoilla: * kunnanjohtaja * *. Rahalaitosten tilien avaus- ja lopettamisoikeus on kunnanjohtajalla ja lla. Talousjohtaja valvoo maksettavien suoritusten oikeellisuuden.

7 ARKISTOINTI 6.7 TILITYKSET Säännösten vaatimat tilinpäätös ym. asiakirjat tulostettu ja arkistoitu riittäviä säilytysaikoja noudattaen. Tilityksistä on annettu erillinen ohje syksyllä Ohjeen mukaan tulee käteinen tilittää viipymättä kunnan tilille. Viipymättömyydellä tarkoitetaan seuraavaa arkipäivää esim. tilaisuuden jälkeen. Tilityksen tulee aina pohjautua tositteisiin, jotka on juoksevasti numeroitu, lippuvihkot jne. Kunnan varoja ei tule jo turvallisuussyistä varastoida työhuoneeseen. Kassantarkastuksia tehdään alitilittäjien maksuliikenteen tarkastamiseksi muutamia vuodessa ennakkoon ilmoittamatta. Tarkastuksessa on aina taloushallinnon edustaja ja yksikön esimies mukana. Sisäisiä tarkastuksia tehdään muutamia vuodessa, jolloin varmistetaan, että ohjeen mukaisesti toimitaan. Ohjetta voidaan myös kentän kokemusten perusteella tarkentaa. 7. RISKIEN HALLINTA 7.1. VAKUUTTAMINEN 7.2. PÄÄTÖKSENTEKO Riskienhallinnasta määrätään hallintosäännössä. Kunta kilpailuttaa vakuutuksensa kerran valtuustokaudessa. Tätä ennen tehdään riskikartoitus, jossa selvitetään, mitkä riskeistä vakuutetaan. Asioiden valmistelussa, päätöksenteossa ja täytäntöönpanossa tulee arvioida niihin liittyvät erilaiset riskit VAARALLISET TYÖYHDISTELMÄT JA HENKILÖSTÖRISKIT 7.5. TIETOTURVA Työketjut on tarkastettava sellaisiksi, ettei yksi henkilö voi maksaa itselleen tai tehdä muita väärinkäytöksiä. Työketjuissa tulee myös pohtia sijaisuudet esim. äkillisten poissaolojen varalta. Kunnalle laaditaan tietoturvasuunnitelma.