Edunsaajan Mobility Tool - opas

Transkriptio

1 EUROOPAN KOMISSIO Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto Lifelong learning: policies and programme Coordination of the Lifelong learning programme Edunsaajan Mobility Tool - opas Versio

2 Sisällys 1. Johdanto Kuvaus Mobility Toolin käyttäjät Kirjautuminen Mobility Tooliin Hanke Miten tarkastelen hankkeen tietoja? Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Osallistujat Miten haen osallistujalistan? Miten lisään uuden osallistujan? Miten muokkaan osallistujan tietoja? Hankkeen partnerit Miten haen partnerilistan? Miten lisään uuden partnerin hankkeeseen? Miten muokkaan partnerin tietoja? Miten poistan partnerin? Miten lisään edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön hankkeeseen? Miten lisään partneriorganisaation yhteyshenkilön? Miten poistan edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön? Miten poistan partneriorganisaation yhteyshenkilön? Miten myönnän/estän edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön pääsyn Mobility Tooliin? Liikkuvuusjaksot Miten luon uuden liikkuvuusjakson? Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat? Miten muutan liikkuvuusjakson tietoja? Miten näen ulkomaanjakson yksityiskohdat? Miten muutan ulkomaanjakson tietoja? Miten lisään uuden ulkomaanjakson jo olemassa olevaan liikkuvuusjaksoon? Miten poistan ulkomaanjakson? Miten poistan liikkuvuusjakson? Osallistujien raportit Miten pyydän osallistujaa raportoimaan? Miten hyväksyn, hylkään tai pyydän uudelleen osallistujan raportin? Miten tarkistan osallistujan raportin statuksen? Osallistujaraporttien deadline Miten tulostan osallistujaraportin? Budjetti Miten hallinnoin liikkuvuusjakson budjettia? Miten hallinnoin hankkeen budjettia? Edunsaajan raportti...55 Sivu 2/59

3 9.1. Miten luon ja lähetän edunsaajan raportin? Edunsaajanraportin deadline Tuki Kansallisen toimiston CIMOn helpdesk Yleiset ongelmat Ongelmat pdf-raporttien täyttämisessä Adobe Acrobat Reader -ohjelmalla "NotAllowedError" Sivu 3/59

4 1. Johdanto 1.1. Kuvaus Mobility Tool on raportointialusta Elinikäisen oppimisen ohjelman liikkuvuushankkeiden yhteistyötä, hallintoa ja raportointia varten. Euroopan komission on kehittänyt raportointialustan erityisesti liikkuvuushankkeiden edunsaajien käyttöön. Mobility Toolin käyttäjät voivat käsitellä alustan avulla liikkuvuushankkeiden tietoja; kuten ulkomaanjaksoja ja osallistujien tietoja, täyttää ja päivittää hankkeen budjettia sekä luoda osallistujien raportteja ja edunsaajien raportteja Mobility Toolin käyttäjät Mobility Toolin käyttäjiä ovat seuraavat: Edunsaajaorganisaatiot alustan pääasiallisia käyttäjiä, jotka vastaavat liikkuvuushankkeita, osallistujia ja budjettia koskevien tietojen syöttämisestä ja raporttien laatimisesta. Kansalliset toimistot luovat, tarkastavat ja seuraavat hankkeiden tietoja. Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto (DG EAC) järjestelmän omistaja ja alustan keskusvalvoja. Elinikäisen oppimisen ohjelman liikkuvuushankkeisiin osallistujat eivät käytä Mobility Tool verkkoalustaa suoraan vaan sen luomia raportteja. Osallistujat saavat sähköpostitse linkin PDF-muotoisen raporttilomakkeeseen, joka palautetaan järjestelmään Internet-yhteyden kautta sähköisesti. 2. Kirjautuminen Mobility Tooliin Mobility Toolin saa käyttöön www-osoitteesta: Mobility Tooliin kirjautumiseen tarvitaan 1) ECAS-tili ja 2) Rekisteröityminen Mobility Tooliin ECAS User Manual -ohjeessa on lisätietoja rekisteröitymisestä sekä käyttäjätunnuksen ja salasanan hankkimisesta. Sivu 4/59

5 (Saat pääsyn Mobility Tooliin automaattisesti, mikäli sähköpostiosoitteesi on annettu yhdessä projektin tietojen kanssa. Muussa tapauksessa ota yhteys CIMOon.) Alla kuva kirjautumissivusta ECAS:iin Tärkeimmät kentät: - Is the selected domain correct? /Onko valittu verkkoalue oikea? Valitse kohta External /Ulkopuolinen. (Mikäli kentässä on jokin muu kuin External, klikkaa [Change it] ja valitse "Neither an institution nor a European body".) - Username or address Sekä käyttäjätunnusta että sähköpostiosoitetta voidaan käyttää kirjautumiseen. Sähköpostiosoitteen käyttäminen on kuitenkin suositeltavaa, sillä ECAS luo käyttäjätunnuksen automaattisesti ja käyttäjätunnus onkin sen vuoksi mahdollisesti sähköpostiosoitetta vaikeammin muistettava. - Password Salasana määritellään rekisteröitymisen yhteydessä. Sivu 5/59

6 3. Hanke 3.1. Miten tarkastelen hankkeen tietoja? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin käyttäen ECAS käyttäjätunnusta (tai sähköposti osoitetta) ja salasanaa. Näet alla olevaa kuvaa vastaavan ruudun. 2. Klikkaa hankkeen sopimusnumeroa nähdäksesi hankkeen tiedot. Sivu 6/59

7 3.2. Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Huomio: Mobility Tool -alustalla voit muuttaa hankkeen partnereihin, ulkomaanjaksoihin, osallistujiin ja budjettiin liittyviä tietoja lisätietoja oppaassa jäljempänä. Muita hanketta koskevia tietoja, kuten hankkeen rahoitussopimuksen numeroa, hankkeen nimeä tms. ei voi muuttaa. Näiden tietojen muuttamiseksi, ota yhteys kansallisen toimistoon CIMOon, s-posti: mobtool-ldv(at)cimo.fi Kansallisen toimiston CIMOn hankkeisiin tekemät muutokset näkyvät alustan [Updates and Reports] -osiossa. Tiedot eivät kuitenkaan päivity automaattisesti projektin tietoihin, vaan edunsaajaorganisaation (hankkeen koordinaattorin) vastuulla on tehdä hankkeisiin Updates and Reports -listan mukaiset muutokset. CIMOn hankkeisiin tekemistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostiviesteillä, jotka lähtevät Mobility Tool -alustalta automaattisesti hankkeen koordinaattorille. Seuraavassa kuvataan, miten hankkeen yhteyshenkilö/koordinaattori lisää kansallisen toimiston tekemät muutokset hankkeen tietoihin: 1. Kirjaudu Mobility Tooliin 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa (Grant Agreement No). 3. Klikkaa valikon [Updates and Reports] -painiketta (ks. kuva). Sivu 7/59

8 4. Saat esiin listan hankkeen päivityksistä. Listassa näkyy aina vähintään yksi päivitys - aika ja päivämäärä, jolloin kansallinen toimisto on siirtänyt hankkeen tiedot alustalle. 5. Klikkaa päiväystä (Update time) sen tiedon kohdalla, jota haluat tarkastella. 6. Vertaa sivulla näkyviä hankkeen tietoja Mobility Tooliin tallennettuihin tietoihin ja tee tarvittavat muutokset. (Ks. oppaan ohjeet partnerien, yhteyshenkilöiden ja budjettitietojen lisäämiseen, muuttamiseen tai poistamiseen.) Sivu 8/59

9 7. Klikkaa [Back] -painiketta palataksesi Updates and Reports -listaan. Hyväksytyn budjetin tiedot (Approved Budget) Mobility Toolin budjettiosiossa (Budget) päivittyvät automaattisesti. 4. Osallistujat 4.1. Miten haen osallistujalistan? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa (Grant Agreement No). 3. Klikkaa valikon [Participants] painiketta (ks. kuva). Sivu 9/59

10 4. Saat listan kaikista osallistujista. Listassa näkyvät keskeiset tiedot jokaisen osallistujan osalta (title, first and last name, gender, yes/no for special needs, yes/no for participant type (accompanying person or not), address). Lisätietoja saat klikkaamalla vihreää -ikonia osallistujan nimen vieressä Miten lisään uuden osallistujan? 1. Toista kohdan 4.1. "Miten haet osallistujalistan?" vaiheet. 2. Klikkaa [Add New] -painiketta. 3. Näytölle ilmestyy uusi ikkuna. Sivu 10/59

11 4. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. 5. Klikkaa [Save] -painiketta. Järjestelmä luo uuden osallistujan ja viesti Record created successfully ilmestyy näytölle Miten muokkaan osallistujan tietoja? 1. Toista kohdan 4.1. "Miten haet osallistujalistan? vaiheet. 2. Klikkaa vihreää -ikonia sen osallistujan kohdalla, jonka tietoja haluat muokata. 3. Tee tarvittavat muutokset ja klikkaa [Save] -painiketta. 4. Saat näytölle viestin "The record has been updated successfully". Sivu 11/59

12 5. Hankkeen partnerit 5.1. Miten haen partnerilistan? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa (Grant Agreement No). 3. Klikkaa valikon [Partners] -painiketta Saat näytölle listan partnereista: Beneficiary organisation/host/intermediary organization/organisations. Sivu 12/59

13 5.2. Miten lisään uuden partnerin hankkeeseen? 1. Toista kohdan 5.1 Miten haet partnerilistan? vaiheet. 2. Klikkaa [Add New] -painiketta listan alaosassa. 3. Näytölle avautuu uusi partneritietojen ikkuna: Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät (partner details, partner address, contact information ja contact person information). 4. Kohdassa Contact person information, merkitse rastin ruutuun "Same address as partner organisation" mikäli haluat kopioida partnerin osoitteen myös yhteyshenkilön osoitteeksi. Sivu 13/59

14 5. Voit myös merkitä rastin sivun alalaidassa ruutuun "Preferred contact", jolloin kyseisen henkilön yhteystiedot näkyvät partnerilistalla. Mikäli kyseinen ruutu jätetään valitsematta, ensisijaisen kontaktihenkilön nimi-, matkapuhelinnumero- ja maatiedot näkyvät tyhjänä partnerilistalla. 6. Klikkaa [Save]-painiketta 7. Saat viestin Record created successfully ja uusi partneri näkyy partnerilistassa. Huomaa: Partnerin tietoja voi muokata milloin tahansa hankkeen toteutuksen aikana Miten muokkaan partnerin tietoja? 1. Toista kohdan 5.1 Miten haen partnerilistan? vaiheet. 2. Klikkaa -ikonia sen partnerin kohdalla, jonka tietoja haluat muokata. Sivu 14/59

15 3. Muuta tiedot ja klikkaa [Save] -painiketta. Saat viestin "The record has been updated successfully". Huomaa: Vain kansallinen toimisto voi muuttaa edunsaajaorganisaation tietoja. Jos jostain syystä edunsaajaorganisaation tietoja täytyy muuttaa, ota yhteyttä CIMOon. Kun kansallinen toimisto on tehnyt tarvittavat muutokset Mobility Toolissa, päivitä tiedot seuraamalla ohjeita luvussa 3.2. Hankkeen tietoihin tehtävät muutokset Miten poistan partnerin? 1. Toista kohdan 5.1 Miten haen partnerilistan? vaiheet. 2. Klikkaa valintaruutua sen partnerin nimen edessä, jonka haluat poistaa. Huom. oman edunsaajaorganisaation poistaminen ei ole mahdollista. 3. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta. Saat viestin: "Do you really want to delete selected partner(s)?" Haluatko varmasti poistaa valitun partnerin/valitut partnerit? a. Jos partneria ei ole käytetty missään ulkomaanjaksossa, näytölle tulee vahvistus partnerin tietojen poistamisesta. b. Jos partneria on käytetty ulkomaanjaksossa, näytölle tulee viesti: "At least one partner has a role in at least one mobility. You must remove the Sivu 15/59

16 partner from the Mobility first. Eli partnerin tiedot ovat yhteydessä vähintään yhteen ulkomaanjaksoon ja partnerin tiedot koskien tätä jaksoa on ensin poistettava. Katso lisätietoja luvusta "6.8 Miten poistan liikkuvuusjakson? Miten lisään edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön hankkeeseen? 1. Toista kohdan 5.1 Miten haen partnerilistan?" vaiheet. 2. Klikkaa sen partnerin vieressä olevaa [View] -linkkiä, jonka tietoja haluat muokata. 3. Saat näytölle luettelon kyseisen partnerin yhteyshenkilöistä. Sivu 16/59

17 4. Klikkaa [Add New] -painiketta 5. Saat näytölle ikkunan, johon yhteyshenkilön tiedot täytetään. 6. Täytä kaikki punaisella tähdellä merkityt pakolliset kentät. 7. Voit merkitä rastin "Same address as Partner Organisation" -ruutuun sivun ylälaidassa, jolloin edunsaajaorganisaation osoitetiedot siirtyvät myös yhteyshenkilön osoitetiedoiksi. 8. Jos haluat, että tämä henkilö on ensisijainen yhteyshenkilö tässä organisaatiossa, valitse Preferred contact. Jos valitset tämän vaihtoehdon, yhteyshenkilön tiedot tulevat näkyviin partneritietojen sivulla. Sivu 17/59

18 9. Klikkaa [Save] -painiketta ja saat viestin "Record created successfully" Miten lisään partneriorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1 Miten haen partnerilistan?" vaiheet. 2. Klikkaa -ikonia sen partnerin oikealla puolella, jonka yhteyshenkilön haluat lisätä. -ikonin vasemmalla puolella näkyvä luku ilmoittaa ao. organisaation yhteyshenkilöiden määrän. 3. Saat näkyviin listan jo olemassa olevista kontaktihenkilöistä. 4. Klikkaa [Add New] -painiketta. Sivu 18/59

19 5. Täytä kaikki kentät, erityisesti ne, jotka on merkitty punaisella tähdellä. Voit merkitä rastin Same address as Partner Organisation -ruutuun sivun ylälaidassa, mikäli haluat kopioida edunsaajaorganisaation osoitetiedot myös yhteyshenkilön osoitetiedoiksi. Mikäli haluat, että tämä henkilö toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä tässä partneriorganisaatiossa, valitse Preferred contact. Jos valitset henkilön ensisijaiseksi yhteyshenkilöksi, hänen nimensä näkyy listassa ylimpänä ja lihavoituna (ks. kuva yllä). Hänen tietonsa näkyvät myös partnerilistassa. 6. Klikkaa [Save] -painiketta. Saat viestin "Record created successfully" ja samalla luku, joka ilmoittaa yhteyshenkilöiden määrän, kasvaa Miten poistan edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan?" vaiheet. 2. Klikkaa partnerin vieressä olevaa [View] -linkkiä ja saat luettelon kyseisen partnerin yhteyshenkilöistä. 3. Klikkaa poistettavan yhteyshenkilön vieressä olevaa valintaruutua. (Huomaa, että et voi poistaa omia tietoja listalta valintaruutu näkyy harmaana.) Sivu 19/59

20 4. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta. Valitse OK avautuvasta valintaikkunasta. 5. Saat viestin "The record has been successfully deleted" Miten poistan partneriorganisaation yhteyshenkilön? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan?" vaiheet. 2. Klikkaa oikealla olevaa -ikonia sen partnerin kohdalla, jonka yhteyshenkilön haluat poistaa. 3. Saat listan yhteyshenkilöistä. Ikonin vasemmalla puolella oleva luku ilmaisee yhteyshenkilöiden määrän hankkeessa. 4. Merkitse oikealla olevia valintaruutuja käyttäen yhteyshenkilöt, jotka haluat poistaa. Kaikki partnerin yhteyshenkilöt voidaan poistaa, joten on mahdollista, että partneriorganisaatiolla ei ole lainkaan yhteyshenkilöitä listattuna. 5. Klikkaa [Remove Selected] -painiketta yhteistietolistan ylälaidassa oikealla. 6. Saat viestin "The record has been deleted successfully". Sivu 20/59

21 5.9. Miten myönnän/estän edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön pääsyn Mobility Tooliin? 1. Toista kohdan 5.1. Miten haen partnerilistan? vaiheet. 2. Klikkaa [View] -linkkiä edunsaajaorganisaation vieressä listan yläosassa. 3. Saat edunsaajaorganisaation yhteyshenkilölistan, josta näet jokaisen statuksen eli pääsyn hankkeen tietoihin. Statuksella voi olla arvot Yes ja No sekä vaihtoehdot joko myöntää [enable] tai estää [disable] pääsy raportointialustalle. - Jos haluat myötää pääsyn raportointialustalle, klikkaa [Enable] -linkkiä oikealla. - Jos haluat estää pääsyn raportointialustalle, klikkaa [Disable] -linkkiä. 4. Saat viestin "The user access to the Active Project has been enabled". Henkilöllä on nyt pääsy alustalle. Mobility Tool lähettää kyseiselle yhteyshenkilölle automaattisesti sähköpostitse tiedon siitä, että hänellä on nyt pääsy Mobility Tooliin. Sähköposti sisältää hankkeen numeron ja nimen, linkin ECAS -rekisteröitymiseen ja Mobility Tooliin sekä CIMOn yhteystiedot. 5. Jos pääsy estetään, vastaavaa viestiä ei lähetetä. Sivu 21/59

22 6. Kohdassa Access to Project (pääsy hankkeen tietoihin), lukee nyt joko Yes [Disable] tai No [Enable]. 7. Kohdassa 2. Kirjautuminen Mobility Tooliin on lisätietoja siitä, miten uusi käyttäjä pääsee kirjautumaan hankkeen tietoihin. Sivu 22/59

23 6. Liikkuvuusjaksot 6.1. Miten luon uuden liikkuvuusjakson? Määritelmä: Mobility experience eli liikkuvuusjakso on yhden tai useamman ulkomaanjakson muodostama kokonaisuus, jonka yksi osallistuja on toteuttanut. Yleensä mobility experience koostuu yhdestä ulkomaanjaksosta. Jos yksi mobility experience sisältää useita ulkomaanjaksoja, näillä jaksoilla tulee olla samat kriteerit koskien talouden alaa, koulutusalaa ja koulutustasoa. Huomaa: Ennen kuin uusi Mobility experience eli liikkuvuusjakso voidaan luoda, Mobility Toolissa on oltava vähintään yksi osallistuja ja kaksi partneria (1. lähettävää organisaatiota ja 2. vastaanottavaa organisaatiota varten). Lisätietoja on tämän oppaan luvuissa 4.2 "Miten lisään uuden osallistujan?" ja 5.2 "Miten lisään uuden partnerin hankkeeseen?". 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen numeroa (Grant Agreement No). 3. Klikkaa valikossa olevaa [Mobility Experiences] -painiketta. 4. Saat näytölle luettelon liikkuvuusjaksoista (jos niitä on luotu).

24 5. Klikkaa [New Mobility Experience] -painiketta 6. Näytölle avautuu uusi "Mobility Experience" -ikkuna Sivu 24/59

25 7. Valitse sopivat tiedot valikoista "Economic Sector (talouden ala), Field of Education (koulutusala) ja Level of Education" (koulutustaso). 8. Valitse osallistujat kirjoittamalla osallistujan sukunimi Select Participant Name - kenttään. 9. Kun olet löytänyt osallistujan, klikkaa vihreää nuolta ja lisää hänet valittujen osallistujien listaan. Toista, kunnes kaikki osallistujat on valittu. Sivu 25/59

26 10. Voit poistaa jo valittuja henkilöitä listasta klikkaamalla henkilön nimeä sekä painamalla vasemmalle osoittavaa nuolta. 11. Valitse lähettävä (sending), vastaanottava (receiving) ja tarvittaessa myös välittävä (intermediary) organisaatio Mobility Partners -kentän valikoista. 12. Kohdassa "Mobility Details" voit vaihtaa lähettävän ja vastaanottavan maan tiedot, jos tiedot eivät ole oikein. Sivu 26/59

27 13. Merkitse myös lähtö- ja paluupäivämäärät. Vaihdon pituus viikoissa Duration in weeks ja päivissä and days -kentät täydentyvät automaattisesti, kun päivämäärät on valittu. 14. Lisää kohdassa Budget apurahan määrä [Subsistence] -kenttään. Jätä [Travel] -kenttä tyhjäksi. 15. Merkitse kohtaan Certification, kuka ja miten ulkomaanjakson aikana suoritetut opinnot tunnustetaan. Valitse organisaatio valikosta Certifying partner ja opintojen tunnustamisen tapa valikosta Certification type. Klikkaa vihreää nuolta lisätäksesi valinta Selected Certificates -listaan. Valikosta Certification type, voit valita useamman vaihtoehdon. Sivu 27/59

28 16. Valitse lopuksi kielet, joita käytetään jakson aikana. Klikkaa valitsemaasi kieltä ja siirrä se Selected Languages -listaan klikkaamalla oikealle osoittavaa nuolta. Toista, kunnes kaikki kielet, joita koskevat kyseistä ulkomaanjaksoa on valittu. 14. Tallenna painamalla [Save] -painiketta. 15. Kun olet tallentanut uuden Mobility Experience -jakson yhdelle tai useammalle osallistujalle, saat vahvistusviestin. Mobility Tool luo liikkuvuusjakson kaikille valituille henkilöille. Kaikki jaksot sisältävät samat tiedot koskien seuraavia kenttiä: economic sector, field of education, level of education, mobility partners (sending, receiving and intermediary), sending and receiving country, dates of mobility, budget, certifying partner, certification type and languages. 16. Klikkaa [Mobility Experiences List] -painiketta sivun alareunassa palataksesi Mobility Experience -pääsivulle. Huomaa: On mahdollista, että samassa Mobility experience -jaksossa sama yhteistyöorganisaatio on sekä lähettävä että vastaanottava partneri. Tämä ei ole kuitenkaan mahdollista, jos kyseessä on yksittäinen ulkomaanjakso Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat? 1. Kirjaudu Mobility Tool -alustalle. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ylävalikosta. Sivu 28/59

29 4. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista (Mobility Experiences). Lista sisältää perustietoja liikkuvuusjaksoista (last and first name of the participant, starting date of first mobility, returning date from the last mobility, status of participant report request and number of mobilities). Mikäli haluat nähdä lisätietoja, seuraa alla olevia ohjeita. 5. Klikkaa -ikonia sen jakson kohdalla, jonka tietoja haluat katsella. Sivu 29/59

30 "Mobility Experience Details" -sivu ilmestyy näytölle. Huomioi, että sivu sisältää myös listan kaikista liikkuvuuksista kyseisen liikkuvuusjakson sisällä. Lisätietoja voit katsoa kohdasta 6.4. Miten näen ulkomaanjakson yksityiskohdat? 6.3. Miten muutan liikkuvuusjakson tietoja? Vain seuraavia liikkuvuusjakson tietoja voi muuttaa: Economic sector (talouden ala) Field of education (koulutusala) Level of education (koulutustaso) Edellä lueteltuja tietoja voi muuttaa seuraavasti: 1. Toista kohdan 6.2. Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat vaiheet. Sivu 30/59

31 2. Klikkaa -ikonia jakson kohdalla, jota haluat muuttaa. 3. Muuta tiedot lomakkeessa. Huomaa, että osallistujan tietoja ei voi muuttaa tässä lomakkeessa. (Luvussa 4.3. Miten muokkaan osallistujan tietoja? kerrotaan, miten voit muuttaa yksittäisen osallistujan tietoja.) 4. Klikkaa [Save] -painiketta. Jos haluat muuttaa muita tietoja kuin kohtiin, economic sector, field of education tai level of education liittyviä, sinun täytyy luoda uusi Mobility experience -jakso ja poistaa vanha. Sivu 31/59

32 6.4. Miten näen ulkomaanjakson yksityiskohdat? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa näytölle haluamasi hankkeen numeroa. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ylävalikossa. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Lista sisältää perustiedot jokaisesta ulkomaanjaksosta (sending country, receiving country, receiving partner, start date and end date). Mikäli haluat lisätietoja seuraa alla olevia ohjeita. 5. Klikkaa -ikonia sivun oikeassa laidassa keltaisella pohjalla olevassa "List of Mobilities for this Mobility Experience" -osiossa. 6. Saat esiin ikkunan, jossa näkyvät ulkomaanjakson yksityiskohtaiset tiedot. Sivu 32/59

33 6.5. Miten muutan ulkomaanjakson tietoja? Jos haluat muuttaa ulkomaanjakson yksityiskohtia koskien seuraavia tietoja: Lähettävä maa (sending country) Vastaanottava maa (receiving country) Lähtöpäivä (departure date) Paluupäivä (return date) Lähettävä partneri (sending partner) Vastaanottava partneri (receiving partner) Välittävä partneri (intermediary partner) Elinkustannukset ja matkakulut (subsistence and travel costs) Tunnustaminen/todistukset (certification and certifying partners) Käytetyt kielet (languages used) Seuraa alla olevia ohjeita: 1. Seuraa kohdan 6.4. Miten näen ulkomaanjakson yksityiskohdat? ohjeita. 2. Muuta tiedot ja klikkaa [Update Mobility] -painiketta tallentaaksesi tiedot. Huomaa: Jos haluat muuttaa osallistujan nimeä, katso lisätiedot kohdasta 4.3 Miten muokkaan osallistujan tietoja? Miten lisään uuden ulkomaanjakson jo olemassa olevaan liikkuvuusjaksoon? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa ylävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Sivu 33/59

34 4. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 5. Etsi listasta se liikkuvuusjakso (mobility experience), johon haluat lisätä uuden ulkomaanjakson (mobility). 6. Klikkaa [Add New Mobility] -painiketta. 7. Saat uuden lomakkeen. Sivu 34/59

35 8. Valitse lähettävä ja vastaanottava organisaatio (Sending/Receiving Partner) sekä tarvittaessa välittävä organisaatio (Intermediary Partner). Valitse myös lähettävä ja vastaanottava maa (Sending/Receiving Country) sekä lähtö- ja paluupäivämäärä (Departure/Return Date). Jakson kesto viikkoina ja päivinä -kentät päivittyvät automaattisesti. 9. Lisää budjettiin apurahan määrä kohtaan Subsistence costs. Koko budjetti (Total) päivittyy. 10. Tarvittaessa valitse "Certifying Partner" ja Certification Type, jonka partneri myöntää osallistujille. Siirrä valintasi oikeanpuoleiselle Selected Certificates - listalle painamalla oikealle osoittavaa vihreää nuolinäppäintä. Valinnat näkyvät listalla pareittain (Certifying Partner Certification Type). Sivu 35/59

36 11. Valitse lopuksi ulkomaanjakson aikana käytetyt kielet. Kun olet valinnut haluamasi kielen vasemman puoleisesta List of Languages -valikosta, klikkaa vihreää nuolta valitaksesi kyseisen kielen Selected Languages -listalle. Toista kunnes kaikki kielet, joita on käytetty tällä ulkomaanjaksolla, on valittu. 12. Tallenna klikkaamalla [Add New Mobility] -painiketta. Saat viestin "Record created successfully". Uusi jakso ilmestyy List of Mobilities -listalle ja jaksojen lukumäärä lisääntyy. 13. Yhteen liikkuvuusjaksoon on mahdollista lisätä korkeintaan kuusi liikkuvuutta eli ulkomaanjaksoa Miten poistan ulkomaanjakson? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen numeroa. 3. Klikkaa ylävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Saat luettelon olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Merkitse rastilla ulkomaanjakso, jonka haluat poistaa. Sivu 36/59

37 5. Klikkaa [Delete] -painiketta ja poista jakso. 6. Saat viestin: "Are you sure you want to delete this Mobility?". Mikäli haluat poistaa kyseisen ulkomaanjakson, valitse OK. 7. Saat viestin: "The record has been deleted successfully " Miten poistan liikkuvuusjakson? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen numeroa. 3. Klikkaa päävalikon [Mobility Experiences] -painiketta. Saat luettelon olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Merkitse rastilla liikkuvuusjakso, jonka haluat poistaa. 5. Klikkaa [Delete] -painiketta sivun yläreunassa. Sivu 37/59

38 6. Saat viestin: "The record has been deleted successfully ". 7. Osallistujien raportit 7.1. Miten pyydän osallistujaa raportoimaan? Huomaa: Yksi liikkuvuusjakso luo yhden raportin, joka sisältää kaikki siihen liittyvät ulkomaanjaksot ja niitä koskevat kysymykset. 1. Toista kohdan 6.2 Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat? vaiheet. 2. Klikkaa sen liikkuvuusjakson vieressä olevaa -ikonia, josta haluat lähettää osallistujalle raportin. Sivu 38/59

39 3. Klikkaa sivun ylälaidassa olevaa [Report Requests] -painiketta. 4. Reports Requests -lista avautuu. 5. Klikkaa [Request New Report] -painiketta. Sivu 39/59

40 6. Valitse raportin kieli (suomi tai englanti). Tarvittaessa voit kirjoittaa viestin, joka lähtee osallistujalle sähköpostin mukana. 7. Klikkaa lopuksi [Request New Report] -painiketta lähettääksesi pyynnön. Siirryt takaisin Reports Requests -listalle. Juuri luomasi raportointipyyntö ja sen status (todennäköisimmin REQUESTED) näkyy listalla. 8. Kun järjestelmä luo PDF -tiedoston, raportointipyynnön status muuttuu muotoon NOTIFIED eli sähköposti, jossa on linkki PDF-tiedostoon, on lähetetty osallistujalle. Katso lisätietoja osallistujan raportin statuksen tarkistamiseen liittyen kohdasta 7.4. Miten tarkistan osallistujan raportin statuksen? Sivu 40/59

41 9. Edunsaajana voit myös ladata osallistujaraporttipohjan painamalla "Download PDF" -linkkiä Report Requests -välilehdellä. Voit hyödyntää kyseistä linkkiä, mikäli osallistuja ei jostain syystä ole saanut automaattista raportointipyyntöä tai on vahingossa poistanut automaattisen viestin. Linkistä aukeaa aina tyhjä PDF-tiedosto Miten pyydän useampaa osallistujaa raportoimaan samalla kertaa? 1. Toista kohdan 6.2 Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat? vaiheet. 2. Merkitse rasti sivun vasemmassa reunassa oleviin ruutuihin kaikkien niiden liikkuvuusjaksojen kohdalla, joista haluat pyytää raportin. 3. Kun olet valinnut haluamasi liikkuvuusjaksot, klikkaa [Request report] -painiketta sivun yläreunassa. Sivu 41/59

42 4. Saat vahvistusikkunan, josta voit valita raportointikielen tai lisätä kommentteja. Ikkunan ylälaidassa näkyy lista niistä liikkuvuusjaksoista, joista raportti on pyydetty. 5. Klikkaa "Request New Report". Saat vahvistusviestin: "Participant Report Requests are created successfully". Huomaa, että raporttien status liikkuvuusjaksojen luettelossa muuttuu. Sivu 42/59

43 7.3. Miten hyväksyn, hylkään tai pyydän uudelleen osallistujan raportin? 1. Toista kohdan 6.2. Miten näen liikkuvuusjakson yksityiskohdat? vaiheet. 2. Klikkaa [Report Requests] -painiketta. Saat näytölle luettelon raportointipyynnöistä. Voit hyväksyä, hylätä tai pyytää uudelleen raportin, jonka status on "PENDING". (Viimeisin status voidaan tarkistaa myös liikkuvuusjaksojen luettelosta. On kuitenkin suositeltavaa tarkistaa jokainen liikkuvuusjakso erikseen, mikäli useita raportteja on pyydetty samanaikaisesti.) 3. Klikkaa raportin ID-numeroa tai statusta (PENDING). 4. Näet osallistujan täyttämän raportin. Sivu 43/59

44 5. Lue raportti. Tämän jälkeen voit valita yhden kolmesta toiminnosta: a. Jos haluat hyväksyä raportin, klikkaa [Accept] -linkkiä ikkunan ylälaidassa. Osallistuja saa automaattisesti sähköpostin, jossa kerrotaan, että hänen raportti on hyväksytty. Tarvittaessa hyväksytty raportti voidaan vaihtaa statukselle Pending klikkaamalla [Revert to Pending] -linkkiä. b. Jos haluat hylätä raportin, klikkaa [Reject] -linkkiä. Saat näytölle ikkunan, johon voit kirjoittaa viestin/selityksen siitä, miksi raportti on hylätty. Osallistuja saa automaattisesti sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, mistä syystä raportti on hylätty. Automaattisessa sähköpostiviestissä on myös linkki osallistujan raporttiin (pdf-lomakkeeseen), joka tulee käydä läpi ja lähettää uudelleen. Kun raportti on hylätty, raportin status on Rejected. c. Jos haluat pyytää osallistujalta uuden raportin, klikkaa [Re-Request] - linkkiä sivun ylälaidassa. Tarvittaessa voit kirjoittaa viestiikkunaan selityksen, miksi pyydät uutta raporttia. Klikkaa [Submit] -painiketta ja lähetä uusi pyyntö. Osallistuja saa viestin, jossa on linkki jo aiemmin täytettyyn raportointilomakkeeseen. Tämä toiminto ei kumoa osallistujan aiempaa raportointia. Voit käyttää toimintoa, mikäli haluat lähettää osallistujalle kopion jo täytetystä raportista, jos hän on esimerkiksi kadottanut raportin Miten tarkistan osallistujan raportin statuksen? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen numeroa. Sivu 44/59

45 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ja saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista. 4. Osallistujaraportin status näkyy oikealla osiossa Report Status". a. Status voidaan tarkistaa myös yksittäiseltä liikkuvuusjaksolta. Paina vihreää -ikonia liikkuvuusjakson vieressä ja klikkaa [Reports Requests]. Osallistujaraportin status voi olla: [REQUESTED] Edunsaaja on pyytänyt osallistujaa täyttämään raportin. Mobility Tool käsittelee pyyntöä ja luo raportointilomakkeen. [ NOTIFIED] Sähköposti, jossa on linkki pdf-muotoiseen raportointilomakkeeseen, on lähetetty osallistujalle. [SUBMITTED] Osallistuja on lähettänyt raportin sähköisesti pdf-muodossa. [PARSING] Mobility Tool käsittelee tietoja, jotka osallistuja on lähettänyt. [PENDING] Kun raportin status on pending, edunsaajan tulee joko hyväksyä, hylätä tai pyytää uusi raportti. [ACCEPTED] Edunsaaja on hyväksynyt raportin [REJECTED] Edunsaaja on hylännyt raportin ja uusi raportointipyyntö on luotu. [INCONSISTENT DATA] Liikkuvuusjaksoa, ulkomaanjaksoja tai osallistujan tietoja on muutettu raportointipyynnön jälkeen. Uusi pyyntö on välttämätön. Raportit, jotka on luotu ennen "inconsistent data" -viestiä, voidaan mitätöidä. Sivu 45/59

46 INVALIDATED On tehty uusi raportointipyyntö edellisen raportointipyynnön ollessa " NOTIFIED" -tilassa. [ERROR] Tietojen käsittelyssä on tapahtunut virhe. Ilmoita ongelmasta CIMOon Osallistujaraporttien deadline Kaikilla raporteilla on deadline eli määräaika, jolloin järjestelmä hyväksyy raportin. Raportin viimeinen palautuspäivä lasketaan projektin toimintakauden päättymisestä seuraavasti: Raportin viimeinen palautuspäivä = Projektin viimeinen toimintapäivä + 60 päivää. Mikäli projektille ei ole määritelty toiminnan päättymispäivää, raportin viimeinen palautuspäivä määritellään seuraavaan kaavan mukaisesti: Raportin viimeinen palautuspäivä = Sopimuksen allekirjoituspäivä + 2 vuotta + 60 päivää. Yksityiskohdat koskien projektin toimintakautta löytyvät Project Details -sivulta Mobility Toolista. Alla on esimerkki siitä, miten toiminnan alku ja loppupäivät on esitetty Mobility Toolissa. Raportoinnin ensimmäinen ja viimeinen päivä on nähtävissä Mobility Toolin Updates and Reports -osiossa. Mikäli haluat tarkistaa tiedot, seuraa alla olevia ohjeita. 1) Kirjaudu Mobility Tooliin. 2) Klikkaa hankkeen numeroa. 3) Klikkaa [Updates and Reports] ylävalikosta. 4) Klikkaa viimeisimmän päivityksen päivämäärää (ylimpänä listalla) Update Time - kohdassa. Sivu 46/59

47 5) Raportoinnin ensimmäinen ja viimeinen päivä tulevat näkyviin "Submission Data" - osioon ruudun ylälaitaan Miten tulostan osallistujaraportin? Sekä osallistuja että edunsaajaorganisaation edustaja (koordinaattori) voivat tulostaa osallistujaraportin. Osallistuja: 1) Avaa lomake 2) Siirry aivan raportin loppuun viimeiselle sivulle "Standard Submission Procedure" - osioon. 3) Klikkaa [Print form] -painiketta. (Voit tulostaa myös valitsemalla ylävalikosta File -> Print in Adobe Acrobat Reader Application.) Sivu 47/59

48 Edunsaaja: Voit tulostaa vain raportteja, joiden status on joko PENDING, APPROVED tai REJECTED. 1) Kirjaudu Mobility Tooliin. 2) Klikkaa hankkeen numeroa. 3) Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta ylävalikossa. 4) Klikkaa -ikonia sen osallistujan nimen vieressä, jonka raportin haluat tulostaa. 5) Klikkaa [Reports Requests] -painiketta Mobility Experience details -osion yläpuolella. 6. Klikkaa raportin ID-numeroa tai statusta (PENDING, APPROVED, REJECTED). 7) Tulosta sivu Internet-selaimen tulostustoimintoa hyödyntäen. Sivu 48/59

49 8. Budjetti 8.1. Miten hallinnoin liikkuvuusjakson budjettia? Lisää osallistujien apurahasummat hankkeen budjettiosioon (Mobility Budget - Subsistence). Budjetin summat voidaan täyttää samalla kuin osallistujien ulkomaanjaksot. Jos kuitenkin syötät apurahat budjettiin myöhemmin, seuraa seuraava ohjetta. 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. Saat näkyviin projektin yksityiskohdat. 3. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta 4. Saat listan olemassa olevista liikkuvuusjaksoista sekä niihin kuuluvista ulkomaanjaksoista. 5. Klikkaa sen jakson -ikonia, jonka budjetin haluat muuttaa. Sivu 49/59

50 6. Näet ulkomaanjaksojen seuraavat tiedot: a. Mobility Partners lähettävä/vastaanottava/välittävä partneri b. Mobility Details Lähettävä/vastaanottava maa, lähtö/paluupäivämäärä, jakson pituus viikkoina ja päivinä c. Budget apurahat "Subsistence"( ja "Travel Costs") sekä automaattisesti yhteenlaskettu kokonaissumma "Total". 6. Lisää apurahat euroissa Subsistence -kenttään. Jätä Travel -kenttä tyhjäksi. Sivu 50/59

51 7. Klikkaa [Update Mobility] -painiketta ja saat viestin "The record has been updated successfully". 8. Klikkaa [Mobility Experiences] -painiketta palataksesi listaan. 9. Toista tarvittaessa jokaisen ulkomaanjakson kohdalla Miten hallinnoin hankkeen budjettia? Hankkeen budjettiosiossa voit tarkastella budjetin tietoja ja verrata apurahoja myönnetyn budjetin summiin. Voit myös lisätä sivulle hankkeen hallintoa (Mobility Organisation and Management) ja valmennusta (Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation) koskevat summat. Budjetti koostuu sivulle syötettävistä summista sekä liikkuvuusjaksojen apurahasummista. Seuraa seuraavia ohjeita, kun muutat budjetin tietoja. 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen numeroa. 3. Klikkaa [Budget] -painiketta Sivu 51/59

52 4. Hankkeen budjetti avautuu näytölle. Budjetin eri osat ovat: Osallistujien lukumäärä tai ulkomaanjaksojen lukumäärä budjetin eri osissa Hankkeen budjetin kokonaissumma Myönnetty budjetti Approved Budget sisältää myönnetyn budjetin summat, jotka kansallinen toimisto on hyväksynyt hankkeen rahoitussopimuksessa. Edunsaaja ei voi muuttaa näitä lukuja. Jos nämä luvut eivät vastaa rahoitussopimuksen myönnetyn budjetin summia, ota yhteyttä kansalliseen toimistoon CIMOon. Budjetti jakautuu kolmeen osaan: a. Mobility Organisation and Management (hallintokulut) b. Pedagogical Linguistic and Cultural Preparation (ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus) c. Mobility Budget (budjetti), joka jakautuu kahteen osaan: Sivu 52/59

53 i. Travel (matkakulut) (Huom. Älä täytä kenttää Travel!) ii. Subsistence (apurahat) 5. Kun haluat lisätä tai muuttaa lukuja osiossa a. hallintokulut (Mobility Organisation and Management), syötä uusi luku suoraan kenttään. a. Klikkaa [Recalculate] -painiketta ja kokonaisbudjetin summa Total budget lasketaan automaattisesti. b. Klikkaa [Save] -painiketta tallentaaksesi tiedot. 6. Kun haluat lisätä tai muuttaa osion b. ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus tietoja, klikkaa [Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation] -linkkiä. 7. Saat esiin osallistujalistan ja tukisummat. a. Kun haluat muuttaa näitä lukuja, klikkaa sen osallistujan etu- tai sukunimeä tai valmennustuen summaa, jonka tietoja haluat muuttaa. Sivu 53/59

54 b. Muuta seuraavaksi osallistujan valmennustukisumma kohtaan "Total". c. Klikkaa [Save] -painiketta tallentaaksesi tiedot ja palaa edelliselle sivulle. d. Tarvittaessa, toista jokaisen osallistuja kohdalla. e. Klikkaa [Back] -painiketta palataksesi "Budget Summary" -pääsivulle. 8. Kun klikkaat [Mobility Budget] -linkkiä, näet kaikki liikkuvuusjaksojen yhteenlasketut summat. a. Kun haluat löytää nopeasti osallistujan etu- tai sukunimen perusteella, voit käyttää [Search] -hakutoimintoa. Jos haluat tehdä yksityiskohtaisempia hakuja, klikkaa [Advanced Search] -painiketta. b. [Clear Filters] -painike tyhjentää hakutulokset. 9. Jos klikkaat osallistuja nimeä, siirryt uudelle sivulle, jossa näkyvät kyseisen henkilön liikkuvuusjakson tiedot (ks. edellisestä kappaleesta lisätietoja tästä sivusta). 10. Jos haluat palata hankkeen budjettiosioon, klikkaa "Mobility Budget" -sivulla [Back] -painiketta. 11. Kun klikkaat esim. kohdassa Subsistence linkkiä Accompanying Persons, näet vain tätä osaa koskevan budjettierittelyn. Jos hankkeen kokonaisbudjetti ylittää rahoitussopimuksessa myönnetyn budjetin, kokonaisbudjetin summa Total Budget näkyy punaisella Budget summary -sivulla. Sivu 54/59

55 9. Edunsaajan raportti Huomaa: Edunsaajan raportti Mobility Toolissa päivittyy automaattisesti hankkeen aikana syötetyillä tiedoilla, eikä tietoja voi muuttaa enää raporttia täytettäessä. Tarkista ja korjaa tiedot tarvittaessa alustalla ennen kuin alat täyttää loppuraporttia Miten luon ja lähetän edunsaajan raportin? 1. Kirjaudu Mobility Tooliin. 2. Klikkaa hankkeen rahoitussopimuksen numeroa. 3. Klikkaa päävalikon [Updates and Reports] -painiketta. 4. Osallistujien liikkuvuusjaksojen lukumäärä näkyy sivun yläreunassa, joten voit milloin tahansa tarkastella, onko raportti lähetetty ja/tai hyväksytty. Tämän alapuolella näet taulukon, jonka rivien määrä kertoo kuinka monta päivitystä hankkeeseen on tehty. Edunsaajan loppuraportti voidaan tehdä vain käyttäen viimeisintä päivitystä. Näet myös raportin statuksen. Sivu 55/59

56 5. Klikkaa [Prepare New Report] -linkkiä. a. Jos liikkuvuusjaksojen apurahoja ei ole syötetty, saat viestin: "This project has Mobilities with 0 (zero) budgets. Saat linkin, jonka kautta voit siirtyä Total Budget osioon. b. Mikäli projektin budjetti ylittää myönnetyn budjetin summan, varoitusteksti ilmestyy näytölle. Saat myös linkin "Total Budget" -osioon, jotta voit tasata budjetin arvot myönnetyn budjetin kanssa. Mikäli myönnetyn budjetin summat jostain syystä ovat virheelliset, ota yhteys CIMOon. 6. Valitse raportin kieli (englanti) 7. Jos olet luonut enemmän kuin yhden edunsaajaorganisaation yhteyshenkilön alustalle, sinun tulee valita se henkilö, jonka tiedot tulevat raporttiin. Sivu 56/59

57 8. Klikkaa [Yes] ja saat viestin: Request for a new report was sent". 9. Hetken kuluttua raportin status muuttuu tilaan Requested. 10. Klikkaa [Download PDF] -linkkiä, kun haluat ladata ja tallentaa raportin. Koska lomake on pdf-muodossa, tarvitset sen avaamiseen Adobe Acrobat Readerin. Tallenna raportointilomake tietokoneen kovalevylle. 11. Tarkista, että olet vastannut kaikkiin lomakkeen kysymyksiin. 12. Siirry lomakkeen loppuun ja klikkaa [Validate] -painiketta. Validate -painikkeella tarkistetaan, että kaikki lomakkeen pakolliset kentät on täytetty. 13. Kun haluat lähettää lomakkeen kansalliseen toimistoon CIMOon, klikkaa [Submit online] -painiketta. (Tämä toiminto vaatii, että tietokoneen Internet -yhteys on kytkettynä eli online.) 14. Jos haluat vielä lopuksi tulostaa lomakkeen, klikkaa [Print form] -painiketta Edunsaajanraportin deadline Edunsaajan raportin palauttamiseen pätee sama aikataulu kuin osallistujaraportteihin. Katso lisätietoja luvusta 7.5. Osallistujaraporttien deadline. Sivu 57/59

58 10. Tuki Kansallisen toimiston CIMOn helpdesk Kaikista Mobility Tooliin liittyvistä kysymyksistä ja ongelmista ilmoitetaan kansallisen toimiston CIMOn helpdeskiin sähköpostitse: Yhteystiedot voit tarkistaa myös Mobility Toolin etusivulta Yleiset ongelmat Ongelmat pdf-raporttien täyttämisessä Adobe Acrobat Reader - ohjelmalla "NotAllowedError" Lomaketta täyttäessä, on mahdollista, että näkyviin tulee teksti: "NotAllowedError: Security settings prevent access to this property or method". Mikäli näin tapahtuu, seuraa ohjeita: 1. Tarkista, että tietokoneen Internet yhteys toimii (online). 2. Jos tietokoneessa on proxy-yhteys (epäsuora pääsy Internetiin), varmista että välityspalvelimen asetukset ovat tallennettu oikein (Windowsin Internet-asetukset löytyvät ohjauspaneelista). 3. Kun virheteksti tulee näkyviin, Adobe Acrobat Reader -ikkunan päälle tulee viestilaatikko, jossa lukee teksti: "Some features have been disabled to avoid potential security risks. Only enable these features if you trust this document" 4. Klikkaa [Options] -painiketta viestilaatikon oikeassa reunassa ja valitse: "Always trust this document". Sivu 58/59

59 5. Näytölle avautuu ikkuna, jossa kysytään haluatko tallentaa dokumentin ja lomake aukeaa uudelleen. 6. Kun olet avannut lomakkeen uudelleen, tietojen syöttämisen tulisi sujua ongelmitta. 7. Mikäli ongelma toistuu, ota yhteys CIMOn helpdeskiin. Sivu 59/59