Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Tavarakuljetukset)

Transkriptio

1 Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Tavarakuljetukset) ATERIAT JA MUUT KUNNAN TAVARAT LIIKKEELLE Kunnan monissa palveluissa tarvitaan liikennöitsijöitä. Joutsan kunta on suunnitellut kuljetusten kokonaisuuden, jossa kuljetuksista on pyritty muodostamaan kiinnostavia kokonaisuuksia, mm. tavarakuljetusten sopimuskokonaisuus. Tilaaja voi suunnitella tavarakuljetusautojen ohjelman kulloisenkin tarpeen mukaan. Tavarakuljetusautolla kuljetetaan ruokia ja elintarvikkeita kunnan toimintayksiköihin ja annosaterioita koteihin. Palvelusisältöön sisältynee myös muita pientavarakuljetuksia, kuten kirjastonkirjoja, keskusvarastoihin toimitettujen tavaroiden edelleen jakelua jne. Tavarakuljetusautolta voidaan lakien salliessa (liikennekaari) tilata myös vähäisessä määrin henkilöiden kuljettamista. Kunta järjestää kuljetuksista useamman tarjouskilpailun, joista tämä tavarakuljetusten tarjouskilpailu on yksi. Oletko kumppanimme? Joutsa on virkeä kunta eteläisessä Keski-Suomessa. Joutsa on meidän noin 5000 paikallisen mielestä hyvä paikka asua ja elää. Meillä on kaikki tarvittavat palvelut omasta takaa ja lähikaupunkeihin hurauttaa autolla hetkessä. Meidät tunnetaan erityisesti 100 vuotiaasta Joutsan Pommista, perinteisistä Joutsan Joutopäivistä ja omasta Leivonmäen kansallispuistostamme. Joutsassa on rantaviivaa 1300 km eli saman verran kuin on matkaa läpi Joutsan maisemien nelostietä Helsingistä Utsjoelle.

2 Sisällys Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Tavarakuljetukset) HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE Tarjouspyynnön liitteet HANKINTAMENETTELY HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT LISÄTIEDOT Asiakirjojen sisältöä koskevat kysymykset ja asiakirjojen muutokset Kysymyksiin vastaaminen Lopullisen aineiston julkaiseminen TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET TARJOUSTEN KÄSITTELY TARJOUSTEN VERTAILU TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA LUOTTAMUKSELLISUUS TARJOUSPYYNNÖN PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU Hankintamenettelyn tavoiteaikataulu on: : hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaiseminen Hilmassa. Hankinnasta on ilmoitettu myös kunnan internetsivuilla klo 17: Kaikkien kuljetushankintojen yhteinen infotilaisuus tarjoajille Joutsan kunnan valtuustosalissa (Länsitie 7) klo 10:00: Määräaika kysymysten esittämiselle päättyy klo 20:00: Vastaukset ja lopullinen aineisto lähetetään julkaistavaksi julkaistaan viimeistään klo 10:00: tarjousten jättöaika päättyy. - hankintapäätös pyritään tekemään huhtikuussa Joutsan kunnanhallituksessa. - hankintasopimukset pyritään solmimaan valittujen toimittajien kanssa pian valitusajan päätyttyä/päätöksen saatua lainvoiman.

3 Aikataulumuutokset ovat mahdollisia. Jos sellaisia tehdään, niistä tiedotetaan asiakirjapäivitysten yhteydessä tai julkaisemalla hankintailmoituksen korjausilmoitus hankintailmoitukset.fi -palvelussa. 2. TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE 2.1. Tarjouspyynnön liitteet Tarjouspyyntö koostuu useasta asiakirjasta. Aineiston valmistelussa on pyritty: - yhtäältä siihen, että tarjoaja voisi jo kilpailuvaiheessa nähdä millainen sopimus ostajan kanssa syntyy, mikäli tulee valituksi palveluntuottajaksi. Siksi tarjouspyynnön liitteissä jaetaan tarjousten laatimisessa välttämättä tarvittavaa tietoa, sekä kerrotaan hankittavan palvelun sopimusehdot. - toisaalta siihen, että liitteenä oleva tarjouslomake auttaisi tarjoajaa tekemään tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Varsinaisessa tarjouspyynnössä kerrotaan tarjouskilpailun järjestämisestä (mm. aikataulut ja vertailuperusteet). Liite 0a: TARJOUSLOMAKE Liite 0b: Tavarakuljetusten tarjouskilpailun aikana voimassa oleva päiväohjelma Liite 0c: Annosaterioiden käyttäjätilastot vuosilta Liite 1: Liite 3a: Liite 1c: Hankintasopimusluonnos (muokattu) Tavarakuljetusten palvelutasokuvaus Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 PALVELUT 3. HANKINTAMENETTELY Tämä tarjouskilpailu johtaa hankintasopimukseen yhden toimittajan kanssa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 4. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Hankinnan kohteena on pääosin Joutsassa suoritettavat kuljetuspalvelut. Hankittaviin kuljetuspalveluihin kuuluu Tavarakuljetusten palvelutasokuvauksen mukaisia: - Annosateriakuljetuksia - Jakelukeittiökuljetuksia

4 - Pientavarakuljetuksia - Muita tilaajan liikennöitsijälle osoittamia tehtäviä. Tarjouskilpailun perusteella hankitaan alkaen tarvittavia tavarakuljetuksia. Osa tavarakuljetuksista voidaan tilaajan toimesta ohjata pääasiassa henkilökuljetuksia hoitaville liikennöitsijöille. Ruokien kuljettamisen tiiviistä aikataulusta johtuen liikennöitsijän tulee voida hoitaa kuljetuksia yhtä aikaa kahdella autolla. Tavarakuljetusten ohjelmat laaditaan ennen liikennöinnin käynnistämistä. Henkilökuljetuksissa käytettäville autoille suunnitellaan erityisesti sellaisia tavarakuljetuksia, jotka hoituvat tarkoituksenmukaisesti yhdessä henkilökuljetusten kanssa. Merkittävimmät tavarakuljetukset sisällytetään tavarakuljetusautoille. Reittien suunnittelu toteutetaan niin, että: - Tavarakuljetuksissa suurimmat volyymit pyritään kokoamaan tavarakuljetusautoihin. Henkilökuljetusautoilla voidaan kuljettaa tavaroita, jotka ovat menossa samoihin paikkoihin kuin henkilöt tai sopivat muutoin reittiin tai joita voidaan kuljettaa autolla silloin kun niillä ei ole muuta ajoa. - Reittien suunnittelun yhteydessä voidaan mahdollisuuksien mukaan pyrkiä ottamaan huomioon liikennöitsijän mahdolliset muut (vähäiset) velvoitteet muille säännöllisille asiakkaille. Toteutumista ei kuitenkaan voida luvata, koska tilaajan on ensisijaisesti järjestettävä asiakkailleen kuljetukset. Kunnalla on sopimusluonnoksen ja sen liitteiden mukainen oikeus muuttaa autojen ohjelmia. Päiväohjelmista on laadittu tarjouspyynnön liitteeksi esimerkkejä (liite 0b), jollaisena esimerkiksi kuljetukset voisivat toteutua. Esimerkit eivät sido kuntaa. Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin Hankintasopimusluonnoksessa (Liite 1) ja sen liitteissä. Sopimusehtoja täydennetään JYSE 2014 PALVELUT -ehdoilla. Tarjouksellaan tarjoaja sitoutuu valituksi tultuaan noudattamaan tämän tarjouspyynnön liitteissä olevia sopimusehtoja koko sopimuskauden ajan. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on euroa.

5 5. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT LISÄTIEDOT 5.1. Asiakirjojen sisältöä koskevat kysymykset ja asiakirjojen muutokset Hankinta-asiakirjoja ja hankintaa koskevat kysymykset lähetetään sähköpostilla osoitteeseen 5.2. Kysymyksiin vastaaminen Kysymykset tulee esittää viimeistään maanantaina klo 10:00. Myöhästyneisiin kysymyksiin vastataan vain erittäin painavista syistä. Tällöin hankintayksikön harkittavaksi tulee korjausilmoituksen julkaiseminen palvelussa. Kaikkiin Ostajalle esitettyihin kysymyksiin, joilla on merkitystä tarjouskilpailussa, vastataan kirjallisesti siten, että jokainen tarjoaja saa samat tiedot. Vastaukset julkaistaan hilma-palvelussa ( julkaistavassa osoitteessa kunnan internetsivuilla. Kysymyksiin annetut kirjalliset vastaukset ovat osa tarjouskilpailuaineistoa Lopullisen aineiston julkaiseminen Tarjouskilpailuaineisto voi muuttua/täsmentyä tarjouskilpailun edetessä/aikana. Aineisto voi muuttua mm. tarjoajien kysymyksiin annettujen vastausten vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden tehdä aineistoon muutoksia muustakin kuin kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista johtuen (esim. itse havaittu virhe). Kaikki aineistoon tehdyt muutokset merkitään siten, että muutokset on helppo havaita. Aineistoa ei muokata enää klo 20 jälkeen, joten viimeistään tuolloin lopullinen aineisto on lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitukset.fi -palveluun tiedossa. Mikäli aineistoon tehdään muutoksia ja/tai hankintayksikkö saa kysymyksiä vastattavakseen, ne julkaistaan lopullisena aineistona hilma-palvelussa ( ilmoitetussa osoitteessa kunnan internetsivuilla.

6 Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous jätetään lopullisen aineiston perusteella. 6. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous tulee jättää suljetussa kirjekuoressa. Tarjous tulee jättää tarjouslomakkeella (Liite 0a). Tarjouslomakkeeseen ei pidä (eikä tarjoukseen muutoinkaan) lisätä mitään tarpeetonta, varsinkaan tarjouspyynnön kanssa ristiriidassa olevia asioita (esim. hinta- ym. varaumia ja/tai omia sopimusehtoja). Tarjouksien (liitteineen) laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä tarjouksen tekijälle makseta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään saakka. Tarjousten ennenaikaisen avaamisen välttämiseksi tarjouskuoreen tulee tehdä merkitä: "TARJOUS/TAVARAKULJETUKSET". Tarjous toimitetaan osoitteeseen: Joutsan kunta PL JOUTSA Tarjouksen tulee joka tapauksessa olla perillä viimeistään maanantaina klo Tarjouksien avaustilaisuus ei ole julkinen. 7. TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET 7.1. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 1. Yhteiskunnalliset velvoitteet Yhteiskunnallisten velvoitteiden suorittamisesta tulee antaa selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 1. Selvitystä käytetään osaltaan

7 (tarjouslomakkeessa kerrotulla tavalla) tarjoajan kelpoisuuden arvioimisessa. Hankintayksikkö voi jättää solmimatta sopimuksen sellaisen toimittajan kanssa, joka ei ole hoitanut yhteiskunnallisia velvoitteita tai antaa niistä väärää tietoa tarjouksessaan. Velvoitteet tulee olla hoidettuna myös sopimuskauden aikana. Selvitys 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjoajan kyvykkyyttä koskeva selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 2 kerrotulla tavalla. Selvityksessä tulee vastata tarjouslomakkeessa ohjeistettuihin asioihin, sekä kertoa miten tarjoaja täyttää ko. ohjeessa kerrotut minimivaatimukset. Selvitystä käytetään erityisesti sen arvioimiseksi, millaiset taloudelliset ja osaamiseen liittyvät edellytykset tarjoajalla on selvitä kilpailutettavasta palvelukokonaisuudesta. Sellaista tarjoajaa, jonka tarjouksesta ei voida saada riittävää ja uskottavaa kuvaa kyvykkyydestä, ei voida ottaa mukaan tarjousvertailuun Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Selvitystä 3 käytetään tarjouksen kelpoisuuden arvioinnissa. Tarjoajan tulee antaa TARJOUSLOMAKKEELLA kohdassa Selvitys 3 selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset ja sopimusehdot, sekä niiden tulkintajärjestyksen suhteessa tarjoajan tarjouksessa ilmoittamiin tietoihin ja ehtoihin. Tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan kaikkien Selvitys 3 :ssa ilmoitettujen tietojen perusteella, mutta myös ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Selvitys 4. Tarjousten vertaamisessa käytettävät tiedot Tarjoajan on annettava TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 4 pyydetyt tarjousvertailussa käytettävät tiedot, sekä autotiedot Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot Selvitys 5. Tarjouksen liitteet ja sen sisältämät luottamukselliset tiedot

8 TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 5 tarjoajia pyydetään yksilöimään kaikki tarjouksensa liitteet. Tarjoajaa pyydetään lisäksi ilmoittamaan kunkin liitteen kohdalla, sisältääkö tarjous liike- tai ammattisalaisuuksia. Kukin liike- ja ammattisalaisuudeksi ajateltu kohta tulee merkitä ja perustella. Mikäli perusteluissa on salassapidettävää tietoa, ne voi tarvittaessa antaa erillisellä salaisella liitteellä. Ellei ilmoitusta liike- ja ammattisalaisuuksista anneta, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia. 8. OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Tarjoajat voivat jättää tässä tarjouskilpailussa vain kokonaistarjouksen. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa todetaan tarjoajien kelpoisuus. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne Tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista. Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset Tarjoajat, joiden havaitaan antaneen tarjouksessaan Ostajalle oleellisesti vääriä tietoja. Tarjoajien arviointi tapahtuu tässä tarjouspyynnössä ja tarjouslomakkeessa ilmoitettuja kriteerejä noudattaen. Toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Ensimmäisen ja toisen vaiheen kelpoisuusehdot täyttäviä tarjouksia vertaillaan tarjouspyynnössä, kohdassa 10 ilmoitetuin kriteerein. Lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen valituksi tulleiden toimittajien kanssa tehdään sopimus liitteenä olevan sopimusluonnoksen pohjalta.

9 10. TARJOUSTEN VERTAILU Vertailut toteutetaan noudattaen seuraavien otsikoiden alla kerrottuja matemaattisia kaavoja. Tavarakuljetusten liikennöitsijän valinta tehdään käyttäen valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavin kriteerein: a. Vertailuhinta painoarvolla 95 % (max. 95 pistettä): Vertailuhinnan laskentakaava on: Joutsan jakelualueelle toimitettava annosateria x 75 kpl Leivonmäen jakelualueelle toimitettava annosateria x 12 kpl Aikaperusteinen hinta ( /h) x 2 tuntia + Kilometriperusteinen hinta ( /km) x 65 km = Vertailuhinta yhteensä Halvimman vertailuhinnan saava tarjous saa 95 vertailuhintapistettä. Muut tarjoukset saavat vertailuhintapisteitä seuraavan kaavan mukaisesti: halvimman tarjouksen vertailuhinta verrattavan tarjouksen vertailuhinta x 95 pistettä b. Auton ympäristövaikutukset 5 % (max. 5 pistettä): Joutsan kunta arvostaa uusiutuvaa energiaa hyödyntävää ajoneuvotekniikkaa tässä tarjouskilpailussa seuraavasti: Tarjoaja, joka sitoutuu liikennöimään tavarakuljetukset autoilla, jonka moottorilla voidaan ajaa käyttämällä yksinomaan uusiutuvaa energiaa, saa - viisi (5) pistettä, mikäli uusiutuvaa energiaa hyödyntävät ajoneuvot (2 kpl) on tilaajan tilaamissa ajoissa alkaen - tai kolme (3) pistettä, mikäli o uusiutuvaa energiaa hyödyntävä yksi ajoneuvo on tilaajan o tilaamissa ajoissa alkaen tai kaksi uusiutuvaa energiaa hyödyntävää ajoneuvoa on tilaajan tilaamissa ajoissa alkaen - tai 1½ pistettä, mikäli uusiutuvaa energiaa hyödyntävä yksi ajoneuvo on tilaajan tilaamissa ajoissa alkaen Vertailussa pisteitä saadakseen tarjoajan tulee sitoutua uusiutuvan energian käyttämiseen tarjouslomakkeessa sille varatussa kohdassa.

10