Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Täydentävät autot) / puitejärjestely

Transkriptio

1 Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Täydentävät autot) / puitejärjestely JOUSTAVAA KULJETUSKUMPPANUUTTA Kunnan monissa palveluissa tarvitaan liikennöitsijöitä. Joutsan kunta on suunnitellut kuljetusten kokonaisuuden, jossa kuljetuksista on pyritty muodostamaan kiinnostavia kokonaisuuksia, ns. päiväautojen sopimuksia. Päiväautoilla kuljetetaan pääosa matkustajista. Lisäksi tarvitaan joustavia kumppaneita/autoilijoita, jotka muiden ajojensa lomassa hoitavat kunnan tarvitsemia kuljetuksia. Kunta järjestää kuljetuksista useamman tarjouskilpailun. Tämä täydentävien autojen tarjouskilpailu on käynnissä pisimpään. Tarkoitus on, että päiväautojen tarjouskilpailun tulos on liikennöitsijöiden tiedossa ennen kuin tarjousaika tässä kilpailussa päättyy. Näin liikennöitsijän on mahdollista halutessaan osallistua ensin päiväautojen sopimuskokonaisuuteen ja mikäli tämän jälkeen kapasiteettia on vielä jäljellä, myös tähän täydentävien autojen sopimuskokonaisuuteen. Joutsa on virkeä kunta eteläisessä Keski-Suomessa. Joutsa on meidän noin 5000 paikallisen mielestä hyvä paikka asua ja elää. Meillä on kaikki tarvittavat palvelut omasta takaa ja lähikaupunkeihin hurauttaa autolla hetkessä. Meidät tunnetaan erityisesti 100 vuotiaasta Joutsan Pommista, perinteisistä Joutsan Joutopäivistä ja omasta Leivonmäen kansallispuistostamme. Joutsassa on rantaviivaa 1300 km eli saman verran kuin on matkaa läpi Joutsan maisemien nelostietä Helsingistä Utsjoelle.

2 Sisällys Joutsan kunnan kuljetuspalveluiden hankinta (Täydentävät autot) / puitejärjestely HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE Tarjouspyynnön liitteet HANKINTAMENETTELY HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Kuljetuspalvelut Kyydinvälityspalvelut Hankinnan kohteen tarkempi määrittely liitteissä TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT LISÄTIEDOT Asiakirjojen sisältöä koskevat kysymykset ja asiakirjojen muutokset Kysymyksiin vastaaminen Lopullisen aineiston julkaiseminen TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET TARJOUSTEN KÄSITTELY TARJOUSTEN VERTAILU TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA LUOTTAMUKSELLISUUS TARJOUSPYYNNÖN PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS... 11

3 1. HANKINNAN TAVOITEAIKATAULU Hankintamenettelyn tavoiteaikataulu on: : hankintailmoituksen ja tarjouspyyntöasiakirjojen julkaiseminen Hilmassa. Hankinnasta on ilmoitettu myös kunnan internetsivuilla klo 17:00: Kaikkien kuljetushankintojen yhteinen infotilaisuus tarjoajille Joutsan kunnan valtuustosalissa (Länsitie 7) klo 10:00: Määräaika kysymysten esittämiselle päättyy klo 20:00: Vastaukset ja lopullinen aineisto julkaistaan lähetetään julkaistavaksi viimeistään klo 10:00: tarjousten jättöaika päättyy. - puitejärjestelyn hankintapäätös pyritään tekemään helmikuussa Joutsan kunnanhallituksessa. - hankintasopimukset solmimaan tarvittavien liikennöitsijöiden kanssa vastaamaan päiväautojen ja tavarakuljetusautojen päiväohjelmien täydentämistä edellyttävän tarpeen mukaan. Aikataulumuutokset ovat mahdollisia. Jos sellaisia tehdään, niistä tiedotetaan asiakirjapäivitysten yhteydessä tai julkaisemalla hankintailmoituksen korjausilmoitus hankintailmoitukset.fi -palvelussa. 2. TARJOUSPYYNNÖN RAKENNE 2.1. Tarjouspyynnön liitteet Tarjouspyyntö koostuu useasta asiakirjasta. Aineiston valmistelussa on pyritty: - yhtäältä siihen, että tarjoaja voisi jo kilpailuvaiheessa nähdä millainen sopimus ostajan kanssa syntyy, mikäli tulee valituksi palveluntuottajaksi. Siksi tarjouspyynnön liitteissä jaetaan tarjousten laatimisessa välttämättä tarvittavaa tietoa, sekä kerrotaan hankittavan palvelun sopimusehdot. - toisaalta siihen, että liitteenä oleva tarjouslomake auttaisi tarjoajaa tekemään tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Varsinaisessa tarjouspyynnössä kerrotaan tarjouskilpailun järjestämisestä (mm. aikataulut ja vertailuperusteet). Liite 0a: Liite 1: Liite 1a: Liite 1c: Liite 2a: Liite 3a: TARJOUSLOMAKE (muokattu) Sopimusluonnos (muokattu) Ryhmäkuljetusten palvelutasokuvaus Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 PALVELUT Yksilökuljetusten palvelutasokuvaus (muokattu) Tavarakuljetusten palvelutasokuvaus

4 3. HANKINTAMENETTELY Tämä tarjouskilpailu johtaa puitejärjestelyyn kaikkien tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneiden kanssa. Puitejärjestelyyn perustuvia hankintasopimuksia solmitaan tarjouskilpailun tuloksen mukaisessa järjestyksessä. Liikennöitsijöitä valitaan kuhunkin tarpeeseen tarvittava määrä. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 4. HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS 4.1. Kuljetuspalvelut Hankinnan kohteena on pääosin Joutsassa suoritettavat kuljetuspalvelut. Hankittaviin kuljetuspalveluihin kuuluu: - koulukuljetuksia - päivä- ja toimintakeskusten kuljetuksia - kunnan maksamaa asiointiliikennettä - VPL- ja SHL-kuljetuksia - ateria- ja muita tavarakuljetuksia Tarjouskilpailun perusteella hankitaan päiväautojen ja tavarakuljetusten täydentämiseen alkaen tarvittavia kuljetuksia. Päiväautojen ja tavarakuljetusautojen ohjelmat laaditaan ennen liikennöinnin käynnistämistä. Näitä ohjelmia täydennetään tämän kilpailun perusteella tehdyn puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Päiväautojen päiväohjelmaan on tarkoitus sisällyttää: mahdollisimman paljon kunnan reititettyjä henkilökuljetuksia (koulut, päivätoiminnat) ja reititettyä tai kutsuohjattua asiointiliikennettä, edellisten kuljetusten kanssa toteutettavissa olevia pientavarakuljetuksia, sekä mahdollisuuksien mukaan vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaisia yksilökuljetuksia (sellaisina aikoina, jolloin auto olisi edellisistä tehtävistä vapaana). Tämä voi merkitä esimerkiksi etuoikeutta saada yksilökuljetuksia aina kun auto on vapaana kunnan muusta ajosta. mahdollisuuksien mukaan myös koulujen uimahalli- yms. kuljetuksia. Reittien / ajojen suunnittelu toteutetaan niin, että: - Ensin hyödynnetään mahdollinen olemassa oleva joukkoliikenne. - Päiväautojen ohjelmat suunnitellaan siten, että kunnan kannalta hyödyllisimpien autojen päiväohjelmat suunnitellaan ensin. - Päiväautojen päiväohjelman suunnittelussa pyritään huolehtimaan siitä, että koulujen, sekä päivä- ja toimintakeskuksen kyydit saadaan mahtumaan päiväautojen ohjelmaan. - Päiväautojen ohjelmassa pyritään säännöllisyyteen ja pitkäkestoisuuteen.

5 - Asiointiliikennettä suunnitellaan päiväautoille osana henkilökuljetusten kokonaisuutta. - Tavarakuljetuksissa suurimmat volyymit pyritään kokoamaan tavarakuljetusautoihin. Henkilökuljetusautoilla voidaan kuljettaa tavaroita, jotka ovat menossa samoihin paikkoihin kuin henkilöt tai sopivat muutoin reittiin tai joita voidaan kuljettaa autolla silloin kun niillä ei ole muuta ajoa. - Reittien suunnittelun yhteydessä voidaan mahdollisuuksien mukaan pyrkiä ottamaan huomioon Liikennöitsijän mahdolliset muut (vähäiset) velvoitteet muille säännöllisille asiakkaille. Toteutumista ei kuitenkaan voida luvata, koska Tilaajan on ensisijaisesti järjestettävä asiakkailleen kuljetukset. - Päiväautojen ja Tavarakuljetusautojen liikennöintiä täydennetään tämän tarjouskilpailun kautta perustetun puitejärjestelyn mukaisesti. Ajoja jaetaan puitejärjestelyllä kunnan toiminnallisuus ja taloudellisuus huomioon ottavassa järjestyksessä (esim. jos yhdellä isolla autolla voidaan hoitaa kuljetukset tarkoituksen mukaisesti ja taloudellisesti, niitä ei jaeta kahdelle pienemmälle autolla). - Ryhmäkuljetusten ja asiointiliikenteen osalta täydentävien autojen liikenteessä pyritään säännöllisyyteen. - Täydentävän auton liikennöitsijällä on mahdollisuus muihin sopimuksiinsa vedoten kieltäytyä tarjotuista ajoista hankintasopimusta solmittaessa. Mikäli liikennöitsijä kieltäytyy solmimasta hankintasopimusta, ajoja tarjotaan edellä kuvattujen periaatteiden mukaisesti seuraavalle puitejärjestelyyn hyväksytylle Kyydinvälityspalvelut Kunnalla on sopimusluonnoksen ja sen liitteiden mukainen oikeus muuttaa päiväautojen ohjelmia. Muutokset saattavat vaikuttaa täydentävien autojen tarpeeseen. Päiväohjelmista on laadittu tarjouspyynnön liitteeksi esimerkkikuvauksia, jollaisena esimerkiksi kuljetukset voisivat toteutua. Esimerkit eivät sido kuntaa. Kyydinvälityspalvelut tuottaa kunnan sopimustoimittaja. Täydentävien autojen puitejärjestelyyn hyväksytyn liikennöitsijän tulee sitoutua yhteistyöhön tilaajan ilmoittaman kyydinvälittäjän kanssa. Tarjoajalla tulee olla käytössään matkapuhelin, ja mikäli kyydinvälittäjä välittää ajot älypuhelinsovellukseen, tarjoajan käytössä tulee olla älypuhelin Hankinnan kohteen tarkempi määrittely liitteissä Hankinnan kohde on määritelty tarkemmin Hankintasopimusluonnoksessa (Liite 1) ja sen liitteissä. Sopimusehtoja täydennetään JYSE 2014 PALVELUT -ehdoilla.

6 Tarjouksellaan tarjoaja sitoutuu valituksi tultuaan noudattamaan tämän tarjouspyynnön liitteissä olevia sopimusehtoja koko sopimuskauden ajan. 5. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT LISÄTIEDOT 5.1. Asiakirjojen sisältöä koskevat kysymykset ja asiakirjojen muutokset Hankinta-asiakirjoja ja hankintaa koskevat kysymykset lähetetään sähköpostilla osoitteeseen 5.2. Kysymyksiin vastaaminen Kysymykset tulee esittää viimeistään torstaina klo 10:00. Myöhästyneisiin kysymyksiin vastataan vain erittäin painavista syistä. Tällöin hankintayksikön harkittavaksi tulee korjausilmoituksen julkaiseminen palvelussa. Kaikkiin Ostajalle esitettyihin kysymyksiin, joilla on merkitystä tarjouskilpailussa, vastataan kirjallisesti siten, että jokaisen tarjoajan on mahdollista saada samat tiedot. Vastaukset julkaistaan hilma-palvelussa osoitteessa ( ja julkaistavassa osoitteessa kunnan internetsivuilla. Kysymyksiin annetut kirjalliset vastaukset ovat osa tarjouskilpailuaineistoa Lopullisen aineiston julkaiseminen Tarjouskilpailuaineisto voi muuttua/täsmentyä tarjouskilpailun edetessä/aikana. Aineisto voi muuttua mm. tarjoajien kysymyksiin annettujen vastausten vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden tehdä aineistoon muutoksia muustakin kuin kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista johtuen (esim. itse havaittu virhe). Kaikki aineistoon tehdyt muutokset merkitään siten, että muutokset on helppo havaita. Aineistoa ei muokata enää keskiviikon klo 20 jälkeen, joten viimeistään tuolloin lopullinen aineisto on lähetetty julkaistavaksi hankintailmoitukset.fi -palveluun tiedossa. Mikäli aineistoon tehdään muutoksia ja/tai hankintayksikkö saa kysymyksiä vastattavakseen, ne julkaistaan lopullisena aineistona hilma-palvelussa osoitteessa ( ja ilmoitetussa osoitteessa kunnan internetsivuilla.

7 Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous jätetään lopullisen aineiston perusteella. 6. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjous tulee jättää suljetussa kirjekuoressa. Tarjous tulee jättää tarjouslomakkeella (Liite 0a). Tarjouslomakkeeseen ei pidä (eikä tarjoukseen muutoinkaan) lisätä mitään tarpeetonta, varsinkaan tarjouspyynnön kanssa ristiriidassa olevia asioita (esim. hinta- ym. varaumia ja/tai omia sopimusehtoja). Tarjouksien (liitteineen) laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen, eikä tarjouksen tekijälle makseta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjousten tulee olla voimassa vähintään saakka. Tarjousten ennenaikaisen avaamisen välttämiseksi tarjouskuoreen tulee tehdä merkitä: "TARJOUS/TÄYDENTÄVÄT AUTOT ". Tarjous toimitetaan osoitteeseen: Joutsan kunta PL JOUTSA Tarjouksen tulee joka tapauksessa olla perillä viimeistään keskiviikkona klo Tarjouksien avaustilaisuus ei ole julkinen.

8 7. TARJOAJALTA VAADITTAVAT SELVITYKSET 7.1. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 1. Yhteiskunnalliset velvoitteet Yhteiskunnallisten velvoitteiden suorittamisesta tulee antaa selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 1. Selvitystä käytetään osaltaan (tarjouslomakkeessa kerrotulla tavalla) tarjoajan kelpoisuuden arvioimisessa. Hankintayksikkö voi jättää solmimatta sopimuksen sellaisen toimittajan kanssa, joka ei ole hoitanut yhteiskunnallisia velvoitteita tai antaa niistä väärää tietoa tarjouksessaan. Velvoitteet tulee olla hoidettuna myös sopimuskauden aikana. Selvitys 2. Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista Tarjoajan tulee antaa tarjoajan kyvykkyyttä koskeva selvitys TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 2 kerrotulla tavalla. Selvityksessä tulee vastata tarjouslomakkeessa ohjeistettuihin asioihin, sekä kertoa miten tarjoaja täyttää ko. ohjeessa kerrotut minimivaatimukset. Selvitystä käytetään erityisesti sen arvioimiseksi, millaiset taloudelliset ja osaamiseen liittyvät edellytykset tarjoajalla on selvitä kilpailutettavasta palvelukokonaisuudesta. Sellaista tarjoajaa, jonka tarjouksesta ei voida saada riittävää ja uskottavaa kuvaa kyvykkyydestä, ei voida ottaa mukaan tarjousvertailuun Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa käytettävät selvitykset Selvitys 3. Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset Selvitystä 3 käytetään tarjouksen kelpoisuuden arvioinnissa. Tarjoajan tulee antaa TARJOUSLOMAKKEELLA kohdassa Selvitys 3 selvitys siitä, että se hyväksyy kilpailutusasiakirjoissa esitetyt vähimmäisvaatimukset ja sopimusehdot, sekä niiden tulkintajärjestyksen suhteessa tarjoajan tarjouksessa ilmoittamiin tietoihin ja ehtoihin. Tarjouksen kelpoisuutta arvioidaan kaikkien selvitys 3:ssa ilmoitettujen tietojen perusteella, mutta myös ottaen huomioon koko tarjouksen sisältö.

9 7.3. Tarjouksen vertailussa käytettävät selvitykset Selvitys 4. Tarjousten vertaamisessa käytettävät tiedot Tarjoajan on TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 4 ilmoitettava tarjousvertailussa käytettävät tiedot, sekä autotiedot Tarjouksen ilmoitettavat muut tiedot Selvitys 5. Tarjouksen liitteet ja sen sisältämät luottamukselliset tiedot TARJOUSLOMAKKEELLA, kohdassa Selvitys 5 tarjoajia pyydetään yksilöimään kaikki tarjouksensa liitteet. Tarjoajaa pyydetään lisäksi ilmoittamaan kunkin liitteen kohdalla, sisältääkö tarjous liike- tai ammattisalaisuuksia. Kukin liike- ja ammattisalaisuudeksi ajateltu kohta tulee merkitä ja perustella. Mikäli perusteluissa on salassapidettävää tietoa, ne voi tarvittaessa antaa erillisellä salaisella liitteellä. Ellei ilmoitusta liike- ja ammattisalaisuuksista anneta, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia. 8. OSATARJOUKSET JA VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Tarjoajat voivat jättää tässä tarjouskilpailussa osatarjouksia seuraavasti: Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa autoa Tarjoaja voi tarjota autoa vuoden jokaiselle päivälle tai ajo- /työvuorojensa mukaisesti Tarjoaja voi tarjota vähintään 4 matkustajapaikan mukaista M1 tai M2 - luokan ajoneuvoa tai molempia Tarjoaja voi tarjota esteetöntä ajoneuvoa tai muuta henkilökuljetuksiin soveltuvaa ajoneuvoa. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9. TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten käsittelyn ensimmäisessä vaiheessa todetaan tarjoajien kelpoisuus. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne Tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista.

10 Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset Tarjoajat, joiden havaitaan antaneen tarjouksessaan Ostajalle oleellisesti vääriä tietoja. Tarjoajien arviointi tapahtuu tässä tarjouspyynnössä ja tarjouslomakkeessa ilmoitettuja kriteerejä noudattaen. Toisessa vaiheessa tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Ensimmäisen ja toisen vaiheen kelpoisuusehdot täyttäviä tarjouksia vertaillaan tarjouspyynnössä, kohdassa 10 ilmoitetuin kriteerein. Lainvoimaisen hankintapäätöksen jälkeen valituksi tulleiden toimittajien kanssa tehdään sopimus liitteenä olevan sopimusluonnoksen pohjalta. 10. TARJOUSTEN VERTAILU Hankinnassa on kysymys puitejärjestelystä, jossa nimetään kaikki tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet. Hankintasopimukset solmitaan / Tilaukset tehdään nimetyksi tulleilta liikennöitsijöiltä tilaajan tarpeen mukaisiin kuljetustehtäviin (yksilökuljetukset, reittiin perustuvat ajot, syöttöliikenne jne). Puitejärjestelyn sisäinen tilausjärjestys muodostetaan siten, että tilaaja muodostaa tarpeen (esim. esteettömyys ja matkustajamäärä) ja käytössä olevien autojen perusteella ajosuunnitelmat ja valitsee kuhunkin ajoon liikennöitsijä- /autolistalta edullisimman ( /kuljetettava hlö tai tuote) auton. Vertailussa käytetään siis tarjouksessa ilmoitettuja tunti- ja kilometrihintoja tai tarjouksen mukaan alennettua taksitaksaa. Tarjoushintojen avulla lasketaan reitille hinta ja reitille nimettävän auton valintaan vaikuttaa reitillä tarvittavien istumapaikkojen määrä. Tilausvertailussa otetaan hinnan (painoarvo 95 %) lisäksi huomioon auton ympäristövaikutukset seuraavasti: Joutsan kunta arvostaa uusiutuvaa energiaa hyödyntävää ajoneuvotekniikkaa tässä puitejärjestelyllä. Liikennöitsijä, joka on tarjouksessaan sitoutunut liikennöimään tilatut ajot autolla, jonka moottorilla voidaan ajaa käyttämällä yksinomaan uusiutuvaa energiaa, hyvitetään tarjousvertailussa seuraavasti: - Mikäli tarjouslomakkeessa on sitouduttu liikennöimään uusiutuvaa energiaa hyödyntävällä autolla alkaen, vertailussa käytettävää vertailuhintaa alennetaan viidellä prosentilla. - Mikäli tarjouslomakkeessa on sitouduttu liikennöimään uusiutuvaa energiaa hyödyntävällä autolla alkaen, vertailussa käytettävää vertailuhintaa alennetaan kolmella prosentilla. - Mikäli tarjouslomakkeessa on sitouduttu liikennöimään uusiutuvaa energiaa hyödyntävällä autolla alkaen, vertailussa käytettävää vertailuhintaa alennetaan 1,5 prosentilla.

11