AYY Tilahallintajärjestelmän vaatimusmäärittely

Transkriptio

1 AYY Tilahallintajärjestelmän vaatimusmäärittely 1. Johdanto Tässä asiakirjassa kuvataan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan (AYY) tilahallintajärjestelmän (TILA) vaatimukset Tarkoitus TILA:n tarkoituksena on: 1. Mahdollistaa tilojen varaustilanteen reaaliaikainen seuranta ja varausten tekeminen Internetissä; 2. Automatisoida mahdollisimman pitkälle varauksiin liittyvä hallintotyö, kuten laskutus ja kulunvalvonta; 3. Mahdollistaa tiloihin liittyvän palautteen anto sekä kommunikointi ylioppilaskunnan ja varaajien välillä Tuote ja ympäristö TILA on itsenäinen verkkosovellus, jota ylläpitää AYY. TILA:lla on rajapinnat Aalto-yliopiston kirjautumisjärjestelmään sekä AYY:n laskutus- ja kulunvalvontajärjestelmiin. 2. Yleiskuvaus AYY:llä on tällä hetkellä noin 25 tilaa tai resurssia, joiden varausten hallinta hoidetaan käsikirjanpidolla. Määrä voi kasvaa merkittävästi myöhemmin. Resurssit vaihtelevat kokoustiloista saunatiloihin ja pakettiautoon. Osalla resursseista käyttöaste on varsin korkea ja käyttäjiä on useita päivittäin. Samaan resurssiin voi olla useita varauksia päivässä ja osa varauksista on jaksollisia, toistuen viikoittain. TILA:n tarkoituksena on vähentää tilavarauksiin liittyvää hallintotyötä. Tilojen varaaminen ja varauksiin liittyvä hallinnointi, kuten saunojen lämmitysajat, tarkastuslomakkeiden palauttaminen ja varauksiin liittyvät tiedotteet tehdään järjestelmän kautta. Samoin järjestelmä toimittaa rajapintojen kautta erillisjärjestelmille varauksista aiheutuvat laskut sekä kulunvalvonnan avaukset. Käyttäjinä TILA:ssa ovat muun muassa: Aalto-yliopiston opiskelijat AYY:n sektorit, jaostot yms. toimijaryhmät AYY:n piirissä toimivat yhdistykset AYY:n henkilökunta Aalto-yliopiston henkilökunta Ulkopuoliset käyttäjät 3. Järjestelmäkuvaus 3.1. Yleisiä rajoitteita (3.1.1.) Järjestelmän tulee toimia suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. (3.1.2.) Järjestelmän tulee toimia seuraavilla selainversioilla: Internet Explorer >= 8

2 Mozilla Firefox >= 17 Safari >= 5 Chrome >= 20 (3.1.4.) Järjestelmän tulee toimia Linux/Apache-ympäristössä. Ohjelmointikieli ja käytettävät kirjastot ovat toimittajan valittavissa, mutta niiden tulee olla avointa lähdekoodia, yleisesti käytettyjä ja jatkuvassa teknisessä kehityksessä. Avoimesta lähdekoodista on mahdollista tinkiä hinnan kustannuksella. ( ) Voidaan keskustella myös Windows Server 2008 R2 -ympäristöstä. ( ) Tietokannan osalta järjestelmän tulee käyttää MySQL 5 -SQL-ympäristöä. Ohjelmisto on valmiiksi asennettuna tuotantoympäristöön Tunnistautuminen, käyttäjät ja käyttäjäryhmät (3.2.1.) Järjestelmä käyttää sisään kirjautumisessa Aalto-yliopiston ja AYY:n kirjautumisjärjestelmiä Shibboleth 2.x rajapinnan kautta. Järjestelmään tulee toteuttaa rajapinta Shibboleth-kirjautumiseen sekä tietojen noutamiseen järjestelmästä funeteduperson-skeemaa käyttäen. (3.2.2.) Käyttäjän yksilöivänä tietona on ensisijaisesti edupersonprincipalname. (3.2.3.) Järjestelmän tulee hakea käyttäjän tiedot Shibboleth-kirjautumisen yhteydessä ja muuttuneiden tietojen tapauksessa päivittää ne. Päivityksestä ilmoitetaan käyttäjälle. (3.2.4.) Käyttäjät kirjautuvat järjestelmään henkilökohtaisten tunnusten avulla ja heille voidaan antaa oikeus edustaa yhdistyksiä tai ryhmiä TILA:ssa. Kirjautunut käyttäjä voi järjestelmässä valita käyttöoikeuksiensa mukaisesti roolin, jossa hän kulloisellakin hetkellä toimii: Yksityishenkilönä Käyttäjäryhmän edustajana Ylläpitäjänä. Käyttäjälle voidaan myöntää kahdenlaisia ylläpito-oikeuksia: AYY:n tiloista vastaava henkilökunta o Hallinnoivat varauksia o Hallinnoivat käyttäjiä ja käyttäjäryhmiä Järjestelmän ylläpitäjät o Hallinnoivat käyttäjätunnusten oikeuksia. o Hallinnoivat tiloja. (3.2.5.) Käyttäjäryhmälle määritetään vastuuhenkilö(t), jotka edustavat käyttäjäryhmää, voivat lisätä ja poistaa muita vastuuhenkilöitä sekä muokata ryhmän yhteystietoja. (3.2.6.) Käyttäjille ja käyttäjäryhmille voidaan lisäksi määritellä hallintoryhmiä (esimerkiksi opiskelijat, erityisasemayhdistykset, yhdistykset, AYY, Aalto jne.), joita voidaan käyttää varausaikojen määrittelyyn, raportointiin, hinnoitteluun yms. Yksittäinen käyttäjä tai käyttäjäryhmä voi kuulua vain yhteen hallintoryhmään.

3 (3.2.7.) Käyttäjästä tallennetaan järjestelmään seuraavat tiedot (* = pakollinen kaikille, muut tallennetaan jos ne ovat saatavissa): *Etu- ja sukunimi Puhelinnumero *Sähköpostiosoite *Kirjautumistunnus Opiskelijanumero *Hallintoryhmä, johon käyttäjä kuuluu Käyttäjäryhmät, joita käyttäjällä on oikeus edustaa Tieto onko käyttäjällä oikeus tehdä varauksia Käyttäjän tekemät varaukset Kommenttikenttä ylläpitäjille Kulkukortin numero Käyttäjän laskutustunnus. Laskutustunnus on opiskelijanumero, niillä joilla sellainen on. Muiden osalta laskutustunnus on ylläpitäjän määritettävissä. (3.2.8.) Käyttäjäryhmistä tallennetaan seuraavat tiedot (* = pakollinen): *Nimi *Lyhenne Puhelinnumero *Sähköpostisoite *Postiosoite Edustajat *Hallintoryhmä Tieto onko käyttäjäryhmällä oikeus tehdä varauksia Käyttäjäryhmän tekemät varaukset Käyttäjäryhmän laskutustunnus 3.3. Tilat ja varausajat (3.3.1.) Järjestelmän ylläpitäjät voivat luoda ja poistaa tiloja ja tilatyyppejä järjestelmässä, sekä määrittää niiden tiedot. (3.3.2.) Tiloista määritetään seuraavat tiedot järjestelmään: Tilatyyppi (sauna, kokoustila, ilmaistila jne.). Tila voi kuulua useaan tilatyyppiin. Käyttäjämäärä. Mahdollinen varausaika. Esimerkiksi kello Saunan kohdalla oletus lämmitysaika ja mahdolliset rajat ajan muutoksille. Esimerkiksi lämpene oletuksena kello ja voidaan muuttaa aikavälillä Seuraavat tiedot erikseen jokaiselle hallintoryhmälle: o Vuokrahinta. o Tieto täytyykö tilavaraukset vahvistaa ylläpitäjien toimesta. o Aikaraja jonka jälkeen varauksen muokkaus ja poisto on tehtävä ylläpitäjien kautta. Esimerkiksi 14 vrk.

4 Tekstimuotoinen yleiskuvaus. Tarkistuslista (kyllä/ei kysymyksiä, avoimia tekstikenttiä ja pohjakartta). Linkki ayy.fi-tilakuvauksiin. Tilan laskutustunnus. Käytetäänkö tilassa sähköistä kulunvalvontaa. (3.3.3.) Ylläpitäjät voivat lisätä ja poistaa tilakohtaisia tiedotteita, jotka näkyvät tilasivulla ja tilaa varatessa. Tiedotteet voivat olla toistaiseksi voimassa tai määräaikaisia. (3.3.4.) Tilat voidaan avata hallintoryhmälle varattavaksi tietylle ajanjaksolle. Esimerkiksi avataan puolen vuoden varausjakso ensin AYY:n toimijaryhmille, tämän jälkeen yhdistyksille ja lopuksi yksityishenkilöille. (3.3.5.) Varausajanjaksot voivat olla katkonaisia, eli tila avataan varattavaksi esimerkiksi ja (3.3.6.) Tilat eivät ole varattavissa avattujen varausaikojen ulkopuolella muuten kuin ylläpidon toimesta. (3.3.7.) Avatut varausjaksot voidaan sulkea myöhemmin, niin että avain ylläpitäjät voivat tehdä muutoksia olemassa oleviin varauksiin Varaukset (3.4.1.) Käyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa tilavarauksia joko yksityishenkilönä tai edustamansa ryhmän nimissä. (3.4.2.) Käyttäjän tai käyttäjäryhmän oikeus tehdä uusia varauksia voidaan poistaa väliaikaisesti tai pysyvästi ylläpidon toimesta. (3.4.3.) Tilavaraus on vahvistettava ylläpidon toimesta, ellei hallintoryhmällä ole erikseen määritetty oikeutta varata tiloja ilman vahvistusta. (3.4.4.) Vahvistetusta varauksesta lähetetään sähköpostitse viesti varaajalle. Viestin muoto on tilakohtaisesti muokattavissa ja sisältää viimeisen muokkaus-/peruutuspäivän (kohta ). (3.4.5.) Vahvistamattomien varausten päälle voi tehdä muita varauksia. Kun yksi varaus vahvistetaan, raukeavat sen päällä olevat varaukset ja niistä lähtee tieto varausta yrittäneille. (3.4.6.) Ylläpidolla on mahdollisuus luoda, muokata ja poistaa varauksia käyttäjän tai käyttäjäryhmän nimissä. Tästä lähetetään ilmoitus käyttäjälle. (3.4.7.) Käyttäjillä on mahdollisuus tehdä viikoittain tai vuoroviikoittain toistuvia varauksia. Vahvistamisen jälkeen näitä käsitellään yksittäisvarauksina. (3.4.8.) Käyttäjällä on mahdollisuus tehdä useamman päivän kestäviä varauksia. (3.4.9.) Varauksista tallennetaan seuraavat tiedot: Kenelle tila on varattu (käyttäjä tai käyttäjäryhmä). Kuka varauksen on tehnyt. Varauksen muutoshistoria (kuka on muuttanut ja mitä) Varattu tila.

5 Varausaika. Ylläpitäjillä tulee olla mahdollisuus määrittää tämä myös tilalle normaalisti sallittujen aikojen ulkopuolelta. Hinta. Ylläpitäjillä tulee olla mahdollisuus muuttaa varauskohtaista hintaa oletushinnasta. Yleinen kommentti ja lisätietokenttä. Vain ylläpitäjille näkyvä kommentti ja lisätietokenttä. Saunan tapauksessa poikkeava saunanlämmitysaika (oletukset ja raja-arvot annettu tilan tiedoissa). Onko tila laskutettu. Varauskohtainen kulkukoodi tilaan. ( ) Ylläpitäjä voi valita järjestelmästä listan vahvistamattomista varauksista. Listassa näytetään varausaika, tila, varaaja, hinta, mahdollinen poikkeava saunanlämmitysaika, mahdolliset päällekkäiset varaukset ja kommenttikentät. Lisäksi varauksen kaikki tiedot saadaan viemällä osoitin varauksen päälle ja niitä voidaan muokata klikkaamalla varausta. Listasta voidaan valita halutut varaukset ja vahvistaa ne kaikki kerralla Käyttöliittymä (3.5.1.) Käyttäjä saa taulukkonäkymän varattavista tiloista tyyliin Käyttäjä voi valita mitkä tilat näytetään, tiloittain tai tilatyypeittäin. Samoin käyttäjä voi valita miltä ajanjaksolta varaukset näytetään. Ajanjakso on joko aikaväli tai tietyt viikonpäivät aikaväliltä. (3.5.2.) Varauksesta näytetään taustavärillä tilan tila: vapaa, vahvistamaton tai varattu, varausaika ja varaaja. Yksityishenkilön kohdalla näytetään nimikirjaimet, käyttäjäryhmän kohdalla lyhenne. (3.5.3.) Viemällä osoitin varauksen päälle, saadaan varauksesta tarkemmat tiedot, jos käyttäjänä on ylläpitäjä tai varauksen haltija. Varaajan tapauksessa näytetään kaikki tiedot paitsi ylläpitokommentit, ylläpitäjän kohdalla kaikki tiedot. Klikkaamalla varausta, päästään muokkaamaan varauksen tietoja. (3.5.4.) Näytetty varauslista on mahdollista saada ladattua Excel/CSV-taulukkona Laskutus (3.6.1.) Ylläpitäjällä voi hakea listan varauksista, myös menneistä, joita ei ole vielä laskutettu. Näytettävät tiedot ovat varausaika, tila, varaaja, hinta, onko peruutusaika kulunut (3.3.2.) ja kommenttikentät. Lisäksi muut tiedot saadaan viemällä osoitin varauksen päälle ja niitä voidaan muokata klikkaamalla varausta. Oletuksena näytetään kaikki varaukset, joiden peruutusaika on ohi, mutta ylläpitäjä voi listata myös kaikki laskuttamattomat varaukset halutulta aikaväliltä. (3.6.2.) Laskutusnäkymästä voidaan valita halutut varaukset ja lähettää ne laskutettaviksi Netvisoriin. Tämä tapahtuu määrämuotoisena XML-tiedostona. (3.6.3.) Saman tilan lasku voidaan jakaa eri käyttäjien kesken ylläpidon toimesta. Esimerkiksi kaksi yhdistystä järjestää yhteistapahtuman, niin he voivat kommenttikentässä pyytää laskun jakoa, vaikka toinen yhdistys näkyykin tilan varaajana. (3.6.4.) Saman käyttäjän/käyttäjäryhmän kerralla hyväksytyt laskut niputetaan yhdeksi, eritellyksi laskuksi Netvisoriin tehdyssä lähetteessä.

6 3.7. Tarkistuslomakkeet (3.7.1.) Käyttäjällä on mahdollisuus tulostaa tarkistuslomake järjestelmästä. Tarkistuslomake on tilakohtainen ja sisältää mm. pohjakartan sekä irtaimiston määrän ja kunnon. (3.7.2.) Tarkistuslomake on mahdollista täyttää sähköisellä lomakkeella. Lomake käsittää listan kyllä/eivalintakenttiä ja vapaan tekstikentän puutteiden tarkempaa erittelyä varten. (3.7.3.) Jos tarkistuslomaketta ei ole täytetty vuorokauden sisällä varauksen päättymisestä, suljetaan käyttäjän oikeus tehdä uusia varauksia, kunnes lomake on palautettu ja lähetetään lomakkeesta muistutus. Ylläpitäjällä on mahdollisuus palauttaa tarkistuslomake käyttäjän puolesta Raportit (3.8.1.) Käyttäjä saa järjestelmästä raportin omista voimassa olevista ja menneistä varauksistaan. Raporttiin voi valita halutut tiedot varauksista, pois lukien ylläpitäjän kommenttikentän. (3.8.2.) Ylläpitäjä voi hakea tila-, käyttäjä- tai ajanjaksokohtaisia raportteja varauksista, halutuilla tiedoilla. (3.8.3.) Ylläpitäjä voi luoda käyttöasteraportteja tiloista halutulla ajanjaksolla, käyttäjäryhmillä ja tiloilla. (3.8.4.) Ylläpitäjä saa raporttina tarkistuslistojen tilanteen: mistä varauksista tarkistuslistaa ei ole palautettu ja missä on merkattu korjattavia asioista (ei-vastauksia). (3.8.5.) Ylläpitäjä voi luoda automaattisia lähetyksiä raporteista. Esimerkkinä kerran päivässä lähetetään raportti saunanlämmitysajoista huoltoyhtiön sähköpostiosoitteeseen Lokitiedot (3.9.1.) Järjestelmä tallentaa lokitiedot käyttäjiin, käyttäjäryhmiin, tiloihin, varauksiin yms. tehdyistä lisäyksistä, muutoksista ja poistoista. (3.9.2.) Ylläpitäjillä on mahdollisuus selata lokitietoja ja rajata selausnäkymän tietoja käyttäjien ja tilojen mukaan Kulunvalvonta ( ) Järjestelmästä voidaan ajastaa halutuin aikavälein CSV-lista kaikista tulevan viikon varauksista ja kulkukorteista tai -koodeista, joilla varattuna aikana tiloihin tulisi päästä. ( ) Järjestelmä kirjaa kulunvalvontaan varten varausten muutokset erilliseen lokiin, jossa on muutoksen ajankohta, tila, varauksen ajankohta, kulkukoodi ja kulkukortit, joihin muutos vaikuttaa. 4. Käytettävyyteen kohdistuvat vaatimukset Toimittaja voi käytettävyyskysymyksissä tukeutua JHS 129:n suosituksiin julkishallinnon verkkopalveluista. (4.1.) Sivuston ulkoasua voidaan muokata CSS-tyylitiedostoilla ja sivustolle ladattavilla kuvatiedostoilla. (4.2.) Järjestelmän tulee saavutettavuuden osalta toteuttaa WCAG 1.0 -suosituksen taso A. Vaatimus verifioidaan validaattorilla A-Checker ( (4.3.) Järjestelmän tulee noudattaa XHTML 1.1- ja CSS 2.0 -standardeja. Vaatimus verifioidaan W3C:n validaattorilla ( (4.4.) Hankintaan tulee kuulua käyttöönottokoulutus ohjausryhmälle sekä kirjallinen dokumentaatio.

7 (4.5.) Varaajien tulee voida käyttää järjestelmää ilman erillistä koulutusta. Vaatimus verifioidaan suorittamalla koekäyttö 10 hengen koeryhmällä. (4.6.) Ylläpitäjien tulee voida käyttää järjestelmää tunnin koulutuksen jälkeen. Vaatimus verifioidaan käyttökoulutuksen yhteydessä. 5. Ylläpidettävyyteen kohdistuvat vaatimukset (5.1.) Järjestelmän lähdekoodi ja täydet oikeudet sen käyttöön luovutetaan asiakkaalle sopimuksen päättyessä. (5.2.) Järjestelmän tekninen toteutus dokumentoidaan kattavasti, jotta sen jatkokehittäminen toisen toimittajan toimesta on mahdollista. (5.3.) Järjestelmän tulee kestää 500 yhtäaikaista käyttäjää 15 minuutin aikana. Hyväksyttävä viive sivunlataukselle on 500 ms jatkuvasti käytettävälle sivulle ja ms raskaalle, kertakäyttöiselle sivulle. Vaatimus verifioidaan kuormituskokeella. (5.4.) Järjestelmää käytetään virtualisoidussa Linux-ympäristössä (Red Hat Enterprise Linux 6 tai Ubuntu LTS). Ohjelmistojen versiot seuraavat distribuution normaaleja jakeluversioita. Virtualisoidussa palvelimessa on 1-2 GiB muistia ja yksi keskusyksikkö. Tarvittaessa ympäristöön on siirrettävissä lisäresursseja. Toimittajalle taataan alusta alkaen pääsy tuotantojärjestelmään ja tarvittaessa perustetaan testiympäristö. (5.4.1.) Voidaan keskustella myös Windows Server 2008 R2 -ympäristöstä. (5.5.) Järjestelmän tulee käyttää MySQL 5 -SQL-ympäristöä. Ohjelmisto on valmiiksi asennettuna tuotantoympäristöön. (5.6.) Järjestelmän mukana tulee toimittaa asennusohje, jonka perusteella kokenut ylläpitäjä voi asentaa järjestelmän tyypilliselle Linux-palvelimelle. 6. Kriteerit hyväksymistestauksessa Tuote läpäisee hyväksymistestauksen, kun hyväksymiskriteerit täyttyvät. Hyväksymiskriteerit ovat seuraavat: Kolme ylioppilaskunnan työntekijää käy toiminnalliset ja yleiset vaatimukset yksitellen läpi ja varmistaa, että ne toteutuvat. Ylioppilaskunnan työntekijöistä koostuva n. 5 hengen testausryhmä tekee heitä koskevista toiminnallisista vaatimuksista satunnaisesti kootut tehtävät järjestelmässä. Tehtävien tulee onnistua. Opiskelijoista koostuva n. 10 hengen testausryhmä tekee heitä koskevista toiminnallisista vaatimuksista satunnaisesti kootut tehtävät järjestelmässä. Tehtävien tulee onnistua. Ei-toiminnalliset vaatimukset validoidaan niissä erikseen kuvatuilla tavoilla. LIITE 1. Käyttäjätarinoita Alla on ohjeellisia käyttäjätarinoita, joiden tarkoitus on helpottaa järjestelmän kokonaisuuden hahmottamista. Nämä eivät ole vaatimuksia.

8 Tarina 1. Kalle vuokraa Viiniyhdistykselle saunatilan. Viiniyhdistys tarvitsee saunatilan saunailtaa varten. Kalle vastaa yhdistyksen tilavarauksista, joten hän menee sivustolle ja tekee saunatiloihin haun viikoille Hän havaitsee Gorsun olevan vapaana sopivana päivänä, joten hän kirjautuu järjestelmään varauksen tehdäkseen. Kalle ohjautuu Aalto-yliopiston kirjautumissivulle, jonne hän kirjautuu yliopiston ATK-tunnuksillaan. Kirjautumisen jälkeen hän valitsee valikosta toimivansa Viiniyhdistyksen nimissä ja klikkaa varauskalenterista haluttua päivää. Hänen eteensä ilmaantuu lomake, jossa on esitäytettynä varauksen tiedot. Hän päivittää lomakkeeseen saunan lämmitysajaksi kello ja vahvistaa varauspyynnön. Kalle saa kuittauksen, jossa on varauksen tiedot ja ilmoituksen, että varaus odottaa vahvistusta. Samat tiedot lähetetään sähköpostitse Viiniyhdistyksen yhteysosoitteeseen. Myöhemmin järjestelmä lähettää Viiniyhdistyksen sähköpostiin ilmoituksen, että varaus on vahvistettu ja tilassa toimii varauksen aikana kulkukoodi Ilmoituksen liitteenä on tilan tarkistuslomake. Tämän jälkeen Viiniyhdistys saa myös tilavarauksen laskun AYY:n laskutusjärjestelmästä. Saunaillan jälkeen Kalle kirjautuu jälleen tilajärjestelmään, valitsee Viiniyhdistyksen tiedot ja klikkaa varauksen tarkistuslomaketta. Hän merkitsee tarkistuslomakkeesta valojen toimivuuden osalle ei, ja kirjoittaa vapaakenttään, että pukuhuoneesta on toinen valo palanut. Tarina 2. Varausten hallinnointia hoitava Marko käy läpi päivän varaukset. Marko avaa AYY:n palvelupisteellä tilahallinnan sivun auki ja kirjautuu sisään omia AYY-tunnuksia käyttäen. Tämän jälkeen Marko valitsee valikosta toimivansa ylläpitäjänä järjestelmässä ja valitsee ylläpitosivulta vahvistamattomat varaukset. Hän saa näytölle listan vahvistamattomista varauksista ja käy ne läpi, merkiten vahvistettavat varaukset ruksilla ja vahvistaa lopuksi kaikki merkityt varaukset. Tämän jälkeen hän avaa ylläpitovalikosta laskujen hallinnan ja saa eteensä listan laskuttamattomista varauksista. Hän varmistaa näkyvistä kommenttikentistä, ettei varauksissa ole mitään outoa ja merkitsee varaukset laskutettaviksi, niputtaen tarvittaessa saman yhdistyksen varauksia yhteen laskuun. Yhden varauksen kommenttikentässä on maininta, että kyseessä on kahden yhdistyksen yhteystilaisuus ja pyydetään jaettua laskutusta, joten hän jakaa kyseisen varauksen hinnan näille kahdelle yhdistykselle. Tämän jälkeen hän pyytää järjestelmää lähettämään laskutettavat varaukset Netvisoriin. Tarina 3. AYY:n vuokratiloista vastaava Tiina järjestää tilakähmyt. Tiina järjestää seuraavan puolen vuoden tilojen varauskierroksen. Hän kirjautuu TILAan omia AYY-tunnuksia käyttäen ja valitsee valikosta toimivansa ylläpitäjänä. Tiina menee varausaikojen hallintaan ja avaa tilojen varauksen AYY:n sisäiset ryhmät (sektorit, jaostot jne.) kattavalle hallintoryhmälle, ajanjaksolle Hän tiedottaa ryhmiä siitä, että heillä on viikko aikaa varata haluamiaan tiloja ja tämän jälkeen käy vahvistamassa varaukset. Tämän jälkeen Tiina avaa varaukset erityisasemayhdistykset kattavalle hallintoryhmälle samalle ajanjaksolle ja viikkoa myöhemmin myös kaikki yhdistykset kattavalle hallintoryhmälle. Kun kaikki ovat tehneet haluamansa varaukset, hän poistaa ennalta määrättynä ajankohtana varausoikeudet kaikilta ryhmiltä kyseiselle ajanjaksolle.

9 Tämän jälkeen Tiina vahvistaa kaikki varaukset, joilla ei ole päällekkäisyyksiä, hakee TILA:n raportoinnista sähköpostiosoitteet kaikille varaajille, joilla on päällekkäisiä varauksia kyseisenä ajanjaksona ja lähettää näille ilmoituksen, että heidän varauksensa käsitellään yhteisessä palaverissa. Tämän palaverin aikana Tiina vahvistaa loput varaukset ylläpitotunnuksilla, siirtäen osan päällekkäisistä varauksista muihin ajankohtiin tai hyläten ne kokonaan. Lopuksi Tiina avaa saman ajanjakson varattavaksi kaikille hallintoryhmille.