TIETOHALLINTO OUTLOOK. Oulun yliopisto TIETOHALLINTO. Linnanmaa PL OULUN YLIOPISTO

Transkriptio

1 TIETOHALLINTO OUTLOOK Oulun yliopisto TIETOHALLINTO Linnanmaa PL OULUN YLIOPISTO

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo Yleistä Mikä Outlook on? Käynnistys Valikko- ja työkalurivien toiminnot Siirtymisruutu ja toimintojen jakautuminen *Outlook Tänään-näkymä Sähköposti Sähköpostin etusivu Kansiotyypit *Automaattinen esikatselu Sähköpostin perustoiminnot Sähköpostin lähetys Sähköpostiin vastaaminen Sähköpostin välittäminen Liitetiedostojen lähettäminen Liitetiedoston avaaminen Sähköpostien poistaminen *Muistutuksen lisäys Viestien hallinta Viestikansioiden luonti Viestien siirto kansioon Sähköpostien liput **Hakukansiot **Saapuneiden viestien automaattinen käsittely *Sähköpostin etsiminen Roskapostin suodatus Lisätoiminnot *Automaattivastaaja **Allekirjoitus **Lukukuittauksen pyytäminen **Viestien tärkeys **Viestin peruminen Sähköpostien ylläpito Automaattinen arkistointi **Järjestele-toiminto Kalenteri Kalenterin etusivu *Viikon numeron näyttäminen Kalenterin merkintälajit ja niiden erot Tapaaminen Tapaamismerkinnän luonti Tapaamisen muuttaminen *Toistuvat tapaamiset Sähköpostista tapaamiseksi Kalenterimerkinnän poisto 41 2

3 SÄHKÖPOSTI 3.5. Kalenterin ryhmätoiminnot Kalenterin jakaminen Toisen käyttäjän kalenterin katselu Kokoukset Kokouspyynnön tekeminen Kokouspyyntöön vastaaminen Kokouspyyntöjen seuranta Kokousajan muutos Kokouksen peruutus Kalenterin väritys Yhteystiedot Yhteystietojen etusivu Yhteystiedon lisääminen Yhteystiedon muokkaaminen Yhteystiedon lisääminen sähköpostista *Uuden yhteystietokansion luominen Jakeluluettelo Yhteystietojen käyttö *Yhteystiedon lähettäminen sähköpostissa Yhteystiedon poisto Tehtävät Tehtävien etusivu Tehtävien tarkoitus *Tehtävän luominen *Tehtävän valmiusaste **Tehtäväpyynnön lähettäminen **Tehtäväpyyntöön vastaaminen Muistilaput Muistilappujen etusivu *Muistilapun lisääminen *Muistilapun lähetys Web Access

4 YLEISTÄ 1. Yleistä Tässä osassa kerrotaan ohjelmasta yleisesti. Tarkoituksena on kertoa kuinka ohjelma käynnistetään ja miten ohjelmassa liikutaan. Lisäksi käsitellään ohjelman ulkoasua ja toimintojen jakautumista. Toimintojen tekemiseen saattaa olla olemassa monta eri tapaa. Tässä materiaalissa on esitetty yksi tapa, mutta muut toimintatavat ovat myös mahdollisia. Komennot näkyvät ohjeessa sekä suomeksi että englanniksi. Englanninkieliset komennot löytyvät suomenkielisten komentojen jälkeen suluilla merkittyinä. Tähdellä (*) merkityt toiminnot ovat lisätoimintoja, joita ei välttämättä tarvitse jokapäiväisessä käytössä. Kahdella tähdellä (**) merkityt toiminnot on tarkoitettu Outlookia enemmän käyttäneille. Tähdellä merkityt kohdat voidaan hypätä yli, ellei niitä koe tarpeelliseksi Mikä Outlook on? Outlook on muutakin kuin pelkkä sähköpostiohjelma. Outlookissa on sähköpostitoimintojen lisäksi kalenteri, tehtäväosio, muistilappuja sekä kansiohakemisto. Outlookin avulla voidaan järjestellä sähköposteja eri toimintojen avulla, kirjata muistiin tapaamiset ja kokoukset sekä kirjata ylös tehtävät työt. Yhteydenpito hoituu monipuolisten ominaisuuksien ansiosta helposti ja nopeasti Käynnistys Outlook käynnistyy, kun ohjelman kuvaketta napautetaan hiirellä kaksi kertaa. Jos kuvake ei ole näkyvissä työpöydällä, se löytyy painamalla vasemmassa alakulmassa olevaa start-painiketta. Tällöin kuvake voi näkyä ikkunan vasemmassa reunassa. Mikäli kuvaketta ei näy, ohjelma löytyy samasta paikasta kuin muutkin Office-ohjelmat, eli ohjelmien joukosta kohdasta Microsoft Office. Tämän jälkeen valitaan Microsoft Office Outlook 2003 ja ohjelma käynnistyy Valikko- ja työkalurivien toiminnot Valikko- ja työkalurivien ulkonäkö ja käyttö on tuttua muista Officetuotteista. Ylemmällä rivillä on valikkorivi, josta löytyvät kaikki yleiset Officen toiminnot. Klikkaamalla valikkorivillä olevaa nimeä esiin aukeaa uusi valikko, josta voidaan valita haluttu toiminto. Ohjeessa viitataan usein valikkoriville. Alemmalta riviltä löytyy työkalurivi, josta voidaan valita avoimeen osioon, esimerkiksi sähköpostiin, liittyviä toimintoja. Työkaluja saadaan piilotettua ja otettua taas näkyviin tarpeiden mukaan työkalurivin oikeassa reunassa olevasta painikkeesta. 4

5 SÄHKÖPOSTI 1.4. Siirtymisruutu ja toimintojen jakautuminen Outlookin käynnistyttyä ikkunan vasemmassa laidassa näkyy siirtymisruutu. Tämän ruudun kautta päästään liikkumaan eri toimintoihin ja nähdään missä osiossa milloinkin ollaan. Ohjelma aukeaa aina aluksi Sähköpostiikkunaan, jolloin leveä painike Sähköposti näkyy oranssina. Sähköpostiosion siirtymisruudussa nähdään ikkunan yläosassa suosikkikansiot ja suosikkikansioiden alla kaikki sähköpostikansiot. Kansioiden välillä voidaan liikkua valitsemalla haluttu kansio listasta. Eri osioihin voidaan siirtyä valitsemalla osion nimi postikansioiden alla olevasta palkista. Sähköpostin lisäksi valittavina osioina ovat Kalenteri, Yhteystiedot ja Tehtävät sekä alareunassa kuvakkeina näkyvät Muistilaput, Kansioluettelo, Pikakuvakkeet ja mahdollisesti Päivyri *Outlook Tänään-näkymä Tänään-näkymä saadaan avattua valitsemalla Sähköposti-osion vasemmasta reunasta Postilaatikko oma nimi (Mailbox-oma nimi). Aukeavasta ikkunasta nähdään kerralla kaikki tehtävät ja kalenterimerkinnät, jotka on merkitty kyseiselle päivälle. 5

6 SÄHKÖPOSTI 2. Sähköposti Seuraavien toimintojen tekemiseksi käyttäjän tulee olla sähköposti-osiossa. Siihen päästään painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Sähköpostipainiketta (Mail). Sähköposti-ikkunassa voidaan aukaista ja lähettää sähköposteja sekä järjestellä niitä eri tavoin. Sähköpostien käsittelyyn on olemassa erilaisia tapoja ja niiden avulla voidaan paremmin kontrolloida viestejä. Outlookissa on myös roskapostisuodatin, joka siirtää roskapostit automaattisesti pois muiden viestien joukosta Sähköpostin etusivu Sähköpostikansioiden näkymä aukeaa kolmeen osaan jaettuun ikkunaan. Vasemmalla on kohdassa 1.4 esitelty siirtymisruutu, keskimmäisessä ikkunassa näkyvät kaikki kansion sisältämät sähköpostit ja oikealla on lukuikkuna, josta nähdään valitun sähköpostin sisältö. Sähköposti voidaan aukaista oikean reunan lukuikkunaan valitsemalla haluttu viesti keskimmäisestä ikkunasta. Jos sähköposti halutaan avata kokonaan omaan ikkunaansa, se onnistuu kaksoisnapauttamalla avattavaa viestiä keskimmäisessä ikkunassa. 6

7 SÄHKÖPOSTI Sähköpostien näkymää voidaan muokata monella eri tavalla. Oikean reunan lukuruutu saadaan poistettua valitsemalla työkalurivin Näytä-valikosta (View) Lukuruutu (Reading Pane) ja edelleen Poissa käytöstä (Off). Lukuruutu saadaan näkymään myös ruudun alaosaan, jolloin valitaan Ala (Bottom). Lukuruutu saadaan alkutilaan valitsemalla Oikea (Right). Myös sähköpostiviestejä voidaan järjestellä eri tavoilla. Viestit saadaan lajiteltua esimerkiksi päivämäärän tai lähettäjän mukaan. Sähköpostien lajittelutapa saadaan vaihdettua valitsemalla Näytä-valikosta (View) Lajittelujärjestys (Arrange By) ja haluttu lajittelutapa, esimerkiksi Lähettäjä (From). Järjestys saadaan alkuperäiseksi valitsemalla lajittelujärjestykseksi Päivämäärä (Date). 7

8 SÄHKÖPOSTI 2.2. Kansiotyypit Erilaisten kansioiden avulla viestit löytyvät nopeasti, sillä jokaiselle sähköpostityypille on oma kansionsa. Suosikkikansiot-ruudusta löytyvät eniten käytetyt kansiot. Viestit tulevat aluksi Saapuneet-kansioon (Inbox). Lukematon posti-kansiossa (Unread mail) näkyvät kaikki lukemattomat viestit. Merkitty seurattavaksi-kansiosta (For Follow up) löytyvät viestit, joissa on seurantamerkintä. Lähetetyt-kansio (Sent Items) näyttää lähetetyt viestit. Kaikki postikansiot-ruudusta löytyvät kaikki sähköpostien kansiot, myös edellä esitellyt suosikkikansiot. Luonnokset-kansiossa (Drafts) näkyvät viestit, joita ei ole vielä lähetetty. Lähtevät-kansiosta (Outbox) löytyvät viestit, joita ollaan lähettämässä. Poistetut kohteet siirtyvät Poistetut-kansioon (Deleted Items). Roskaposteiksi epäillyt viestit menevät Roskapostit-kansioon (Junk ). Hakukansioihin (Search Folders) voidaan etsiä viestejä sisällön mukaan *Automaattinen esikatselu Automaattinen esikatselu (Autopreview) on toiminto, jonka avulla sähköpostista nähdään hieman enemmän. Tällä tavalla sähköpostia ei välttämättä tarvitse avata viestin sisällön näkemiseksi. Tiettyä viestiä on tällöin helpompi etsiä kiireessä ja saapuneita sähköposteja voidaan katsella pikaisesti läpi. Esikatselu saadaan päälle valitsemalla Näytä-valikosta (View) Automaattinen esikatselu (AutoPreview). Kansioluettelossa näkyy tällöin viestin lähettäjän ja otsikon lisäksi hieman viestin tekstiä. Esikatselu saadaan pois päältä valitsemalla uudelleen Näytä-valikosta (View) Automaattinen esikatselu (AutoPreview). 8

9 SÄHKÖPOSTI 2.4. Sähköpostin perustoiminnot Tässä osassa käydään läpi sähköpostin perustoiminnot, kuten sähköpostin lähetys ja liitetiedostojen käsittely Sähköpostin lähetys Sähköpostin lähetys aloitetaan valitsemalla työkalurivin Toimet-valikosta (Actions) Uusi sähköpostiviesti (New Mail Message). Vastaanottaja-riville (To) kirjoitetaan viestin vastaanottajan sähköpostiosoite. Jos vastaanottajan tiedot ovat tallennettuna yhteystietoihin, vastaanottajaksi voidaan kirjoittaa myös pelkkä nimi. Vastaanottaja voidaan valita myös yhteystietojen avulla, tällöin napautetaan Vastaanottaja-painiketta (To). Esiin tulee yleinen osoitteisto, josta nähdään työtovereiden nimiä. Mikäli sähköpostin vastaanottaja ei ole työtoveri, mutta henkilön tiedot ovat tallennettuna omiin yhteystietoihin, valitaan Näytä nimet osoitteistosta kohtaan Yhteystiedot (Contacts). Vastaanottajan nimi valitaan listasta, painetaan Vastaanottaja-painiketta (To) ja edelleen OK. 9

10 SÄHKÖPOSTI Viestin aihe (subject) kirjoitetaan sille varattuun kenttään, jotta viestin vastaanottaja näkee mistä viestissä on kyse. Seuraavaksi kirjoitetaan viestin sisältö suureen ruutuun. Kun viesti on valmis, painetaan Lähetä-painiketta (Send) ja viesti lähtee vastaanottajalle Sähköpostiin vastaaminen Sähköpostiin vastaamiseksi viesti valitaan sähköpostiosion keskimmäisestä ikkunasta ja Toimet-valikosta (Actions) valitaan Vastaa (Reply). Vastaanottaja ja aihe tulevat viestiin valmiiksi. Sähköpostin sisältö kirjoitetaan suureen ruutuun ja viesti lähetetään Lähetä-painikkeella (Send) Sähköpostin välittäminen Sähköposteja on joskus tarpeellista ohjata toiselle henkilölle. Sähköpostin välittämistä käytetään esimerkiksi silloin, kun saatu viesti halutaan ohjata tiedoksi muille henkilöille tai sähköposti on lähetetty väärälle henkilölle. Ohjattaessa sähköposti eteenpäin viesti valitaan sähköpostiosion keskimmäisestä ikkunasta. Tämän jälkeen valitaan työkalurivin Toimetvalikosta (Actions) Välitä (Forward) (katso edellinen kuva). Esiin aukeavaan ikkunaan kirjoitetaan vastaanottaja ja mahdollisesti lisätietoa. Viesti lähetetään tavalliseen tapaan Lähetä-painikkeella (Send) Liitetiedostojen lähettäminen Sähköpostin avulla voidaan helposti lähettää tekstidokumentteja ja muuta sähköisessä muodossa olevaa materiaalia. 10

11 SÄHKÖPOSTI Sähköpostin lähetystoiminnot suoritetaan tavalliseen mukaan, mutta viesti ei vielä lähetetä. Sähköpostin lähetysikkunan Lisää-valikosta (Insert) valitaan Tiedosto (File). Liitettävä tiedosto valitaan tietokoneen kansiorakenteen avulla ja painetaan Lisää-painiketta (Insert). Lähetettäessä monta liitetiedostoa yhtä aikaa voidaan kaikki tiedostot valita kerralla tai askeleita voidaan toistaa useamman kerran. Sähköpostiin liitetyt tiedostot näkyvät Liitä-kentän (Attach) kohdalla. Tämän jälkeen viesti lähetetään normaalisti Liitetiedoston avaaminen Jos sähköpostissa on mukana liitetiedosto, viestin tiedoissa näkyy paperiliittimen kuva. Kun viesti avataan oikean reunan lukuruutuun, liitetiedosto näkyy ennen varsinaista viestiosuutta. Kaksoisnapauttamalla haluttua liitetiedostoa esiin aukeaa ikkuna, josta voidaan valita halutaanko tiedosto avata vai tallentaa tietokoneelle. Mikäli liitetiedosto halutaan avata, valitaan Avaa (Open) Sähköpostien poistaminen Tarpeettomia sähköposteja kannattaa poistaa, jotta sähköpostien lukumäärä ei kasvaisi liian suureksi. Mikäli poistettua tiedostoa tarvitaan tämän jälkeen, se löytyy Poistetut-kansiosta. Sähköposti poistetaan painamalla poistettavaa viestiä hiiren oikealla napilla. Esiin tulevasta valikosta valitaan Poista (Delete). 11

12 SÄHKÖPOSTI Poistetut-kansio kannattaa tyhjentää silloin tällöin, jotta poistetut viestit eivät veisi liikaa tilaa. Kansio tyhjennetään painamalla hiiren oikeaa nappia Poistetut-kansion päällä, ja valitsemalla Tyhjennä kansio Poistetut (Empty Deleted Items Folder) *Muistutuksen lisäys Muistutuksen tarkoitus on muistuttaa haluttuna ajankohtana. Muistutus toimii kuitenkin ainoastaan silloin, kun Outlook -ohjelma on auki. Sähköpostiin lisätään muistutus painamalla keskimmäisessä sähköpostiikkunassa hiiren oikeaa nappia halutun viestin päällä, valitsemalla Seuranta (Follow up) ja Lisää muistutus (Add Reminder). Esiin aukeavaan ikkunaan valitaan merkintäkenttään Seuranta (Follow up). Määräpäivä-kenttään valitaan päivämäärä napauttamalla päivämäärän oikealla puolella olevaa nuolta hiirellä. Esiin tulevasta valikosta valitaan hiirellä oikea päivämäärä. 12

13 SÄHKÖPOSTI Päivämäärän valinnan jälkeen valitaan haluttu muistutusaika ja lopuksi painetaan OK Viestien hallinta Varsinkin työkäytössä säilytettävien sähköpostien määrä saattaa kasvaa suureksi. Jos kaikkia saapuneita sähköposteja säilytetään Saapuneetkansiossa, tietyn viestin etsintä vie aikaa. Viestien järjestely auttaa tällaisessa tilanteessa. Viestejä voidaan esimerkiksi merkitä lipuilla tärkeyden mukaan ja viestit voidaan siirtää heti lukemisen jälkeen aiheeseen liittyvään kansioon Viestikansioiden luonti Sähköposteja voidaan järjestellä tekemällä uusia viestikansioita. Sähköposteja kannattaa jakaa eri kansioihin, jotta Saapuneet-kansiossa olevien viestien määrä vähenee ja viestit löytyvät nopeammin. Esimerkiksi jokaiselle projektille voidaan tehdä oma kansio. Uusia kansioita luodaan valitsemalla Tiedosto-valikosta (File) Uusi (New) ja Kansio (Folder). Esiin aukeavaan ikkunaan kirjoitetaan uuden kansion nimi (Name) ja kansion sisällöksi (Folder Contains) valitaan Viestit-kohteita (Mail and Post Items). Tämän jälkeen valitaan kohta, johon kansio tullaan sijoittamaan kansiorakenteessa ja painetaan OK. 13

14 SÄHKÖPOSTI Viestien siirto kansioon Viestejä voidaan siirtää kansioihin valitsemalla sähköpostit hiirellä ja vetämällä ne hiiri alas painettuna haluttuun kansioon. Jos viesti halutaan kopioida, eli sähköposti halutaan säilyttää kummassakin kansiossa, painetaan Ctrl- painiketta viestin siirron ajan. 14

15 SÄHKÖPOSTI Sähköpostien liput Sähköpostien lippujen avulla voidaan merkitä viestejä niiden tärkeyden mukaan tai merkitä vaikkapa tiettyyn projektiin liittyvät sähköpostit samanvärisillä lipuilla. Tärkeiden sähköpostien etsiminen muiden viestien joukosta ei vie aikaa, sillä lipuilla merkityt viestit löytyvät Merkitty seurattavaksi-kansiosta (For Follow Up). Mikäli sähköposti merkitään suoritetuksi, sitä ei myöhemmin sekoiteta käsiteltäviin viesteihin. Lippujen käyttöön ei ole olemassa ohjeita, joten niitä voidaan käyttää halutulla tavalla. Esimerkiksi punaiset liput voivat merkitä kiireellisiä viestejä, keltaiset vapaa-aikaan liittyviä viestejä ja siniset tietyn projektin viestejä. Lippuja voidaan lisätä painamalla hiiren oikeaa painiketta sähköpostin päällä, valitsemalla Seuranta (Follow Up) ja edelleen halutun lipun väri, esimerkiksi Punainen lippu (Red Flag). Sähköpostin suoritetuksi merkitsemien tapahtuu valitsemalla edellä mainitun ohjeen mukaisesti värin sijasta Merkitse valmiiksi (Flag Complete). Viestin merkinnät saadaan poistettua valitsemalla samasta valikosta Poista merkintä (Clear Flag). 15

16 SÄHKÖPOSTI Viestien valmiiksi merkitsemisen jälkeen sähköpostin yläosassa lukee milloin viesti on käsitelty **Hakukansiot Hakukansioihin ei tallenneta viestejä, toisin kuin tavallisiin Outlookin kansioihin. Hakukansiossa näkyvät sen sijaan jonkin hakuehdon tuloksena löydetyt viestit. Haun tuloksena löytyneet viestit näkyvät hakukansiossa riippumatta siitä, missä kansiossa viestit ovat. Hakukansioita kannattaa käyttää, jos jonkun sähköpostin tulisi kuulua useampaan kuin yhteen kansioon tai mikäli etsitään usein tiettyä sanaa sisältäviä viestejä. Outlookissa on valmiina kolme hakukansiota. Hakukansiot löytyvät Kaikki postikansiot-ruudusta (All Mail Folders) napauttamalla Hakukansiot-otsikon (Search Folders) kansion edessä olevaa +-merkkiä. Omia hakukansioita voidaan tehdä painamalla hiiren oikeaa nappia Hakukansiot-otsikon (Search Folders) päällä ja valitsemalla Uusi hakukansio (New Search Folder). Jos sopiva kansio löytyy olemassa olevista vaihtoehdoista, se valitaan ja painetaan OK. Uusi hakukansio löytyy muiden hakukansioiden joukosta. 16

17 SÄHKÖPOSTI Mikäli sopivaa kansiotyyppiä ei löydy, valitaan viimeisenä listassa oleva Luo mukautettu hakukansio (Create a custom Search Folder). Tämän jälkeen painetaan esiin tulevaa Valitse-painiketta (Choose), jolloin aukeaa uusi ikkuna. Kansiolle annetaan nimi (Name) ja valitaan Ehdot (Criteria), jolla määritetään miten hakukansioon etsitään viestejä. OK-painiketta painetaan jokaisessa ikkunassa ja uusi halukansio tulee muiden hakukansioiden joukkoon **Saapuneiden viestien automaattinen käsittely Outlookissa voidaan tehdä sääntöjä, joiden perusteella lajitellaan automaattisesti tietyntyyppiset sähköpostiviestit. Esimerkiksi tietyltä henkilöltä tulleet viestit voidaan ohjata aina samaan kansioon. Näin saapuneita viestejä ei jatkuvasti tarvitse siirtää oikeisiin kansioihin. Säännön luominen aloitetaan valitsemalla hiiren oikealla napilla sähköpostiviesti, jolle halutaan tehdä automaattinen käsittely. Aukeavasta listasta valitaan Luo sääntö (Create Rule). 17

18 SÄHKÖPOSTI Lähettäjä nimi (From) valitaan, jos viestin lähettäjältä tulleita sähköposteja halutaan käsitellä tietyllä tavalla. Jos sen sijaan halutaan lajitella sähköpostit aiheen mukaisesti, kirjoitetaan sana sille valittuun ruutuun ja merkitään Aihe sisältää-kohta (Subject contains) valituksi. Jos halutaan käsitellä ainoastaan tietyille henkilöille lähetettyjä viestejä, valitaan Vastaanottajakohtaan (Sent to) halutut henkilöt listasta. Seuraavaksi määritellään, miten valittuja viestejä tullaan käsittelemään. On suositeltavaa valita Näytä Uuden viestin ilmoitus- ikkunassa-kohta (Display in the New Item Alert window), sillä muuten viestin saapumisesta ei saada ilmoitusta. Valitse kansio-painiketta (Select Folder) napautetaan ja esiin tulevasta listasta valitaan kansio, johon sähköpostit ohjataan. Lopuksi painetaan OK. Mikäli toiminto toteutettiin onnistuneesti, näytölle ilmestyy ruutu, jossa kerrotaan tehtävän onnistumisesta. Jos olemassa olevia sähköposteja halutaan käsitellä luodun säännön mukaisesti, merkitään Suorita tämä sääntö nyt nykyisessä kansiossa oleville viesteille valituksi (Run this rule now on messages already in the current folder) ja painetaan OK. Muuten painetaan vain OK. 18

19 SÄHKÖPOSTI Sääntöjen käyttö saadaan poistettua valitsemalla Työkalut-valikosta (Tools) Säännöt ja ilmoitukset (Rules and Alerts). Sähköpostisäännöt-välilehdellä ( Rules) säännön edessä oleva rasti poistetaan ja painetaan Käytäpainiketta (Apply). OK-painikkeella hyväksytään valinnat ja sääntöjen käyttö poistuu *Sähköpostin etsiminen Sähköpostin etsiminen saattaa olla vaikeaa, jos sähköposteja on paljon ja ne on jaoteltu eri kansioihin. Outlookissa viestejä voidaan etsiä hakusanoilla valituista kansioista tai kaikista sähköpostikansioista. Viestejä etsitään sekä niiden otsikon että sisällön perusteella, joten etsittävä viesti löytyy varmasti. Viestin etsiminen aloitetaan painamalla Etsi-painiketta (Find), joka löytyy työkaluriviltä. Sähköposti-ikkunan yläosaan aukeaa uusi rivi, josta löytyvät etsimiseen tarvittavat toiminnot. Hae-kohtaan (Look for) kirjoitetaan etsittävä sana. Hiirellä napautetaan Etsi kohteesta-painikkeen (Search In) oikealla puolella olevaa nuolta ja esiin tulevasta valikosta valitaan kansio johon haku kohdistuu. Mikäli sanaa halutaan etsiä kaikista kansioista, valitaan Kaikki postikansiot (All Mail Folders). Tämän jälkeen painetaan rivillä olevaa Etsi-painiketta (Find Now). Etsinnän tulokset näkyvät ikkunan keskimmäisessä ruudussa. Etsimiseen käytetty rivi saadaan poistettua painamalla uudelleen työkalurivin Etsi-painiketta (Find). 19

20 SÄHKÖPOSTI 2.7. Roskapostin suodatus Roskaposteilla eli spämmillä tarkoitetaan mainossähköposteja, joita lähetetään ilman vastaanottajan suostumusta. Nykyään roskaposteja saattaa tulla jopa sata kappaletta viikossa, joten turhien viestien läpikäymiseen kuluu paljon aikaa. Outlookissa on tämän vuoksi roskapostisuodatin, joka ohjaa automaattisesti roskaposteiksi epäillyt viestit Roskapostit-kansioon (Junk ). Roskapostien suodatus ei aina toimi täydellisesti, joten roskaposteja saattaa tulla Saapuneet-kansioon (Inbox) tai tavallisia viestejä voi eksyä Roskapostitkansioon (Junk ). Tämän vuoksi Roskapostit-kansion sisältö kannattaa käydä läpi silloin tällöin, jotta hyödylliset postit eivät pääse häviämään. Mikäli Saapuneet-kansioon on tullut roskaposti, viesti voidaan merkitä roskapostiksi ja vastaisuudessa lähettäjältä tulleet viestit menevät suoraan Roskapostit-kansioon. Hiiren oikeaa nappia painetaan roskapostin päällä ja valitaan esiin tulevasta ikkunasta Roskaposti (Junk ) ja Lisää lähettäjä estettyjen lähettäjien luetteloon (Add Sender to Blocked Senders List). Jos Roskaposti-kansioon on mennyt tavallinen sähköposti, kannattaa viesti merkitä muuksi kuin roskapostiksi. Tämän jälkeen lähettäjältä tulleet viestit eivät mene roskapostikansioon. Toiminto tehdään lähes samalla tavalla kuin roskaposteja merkittäessä. Hiiren oikeaa nappia painetaan viestin päällä ja valitaan Roskaposti (Junk ). Tämän jälkeen valitaan Lisää lähettäjä luotettavien lähettäjien luetteloon (Add Sender to Safe Senters List). Roskapostit-kansio kannattaa tyhjentää tietyin väliajoin. Ensin tulee kuitenkin varmistaa, ettei kansiossa ole tarpeellisia viestejä. Roskapostilaatikko voidaan tyhjentää painamalla hiiren oikeaa nappia 20

21 SÄHKÖPOSTI Roskapostit-kansion (Junk ) päällä ja valitsemalla Tyhjennä kansio Roskapostit (Empty Junk Folder) Lisätoiminnot Seuraavaksi esitellään sähköpostiin liittyviä lisätoimintoja, joita voidaan käyttää tarvittaessa. Näitä toimintoja tarvitaan harvoin ja ne ovat tarkoitettu Outlookin perustoiminnot jo osaaville *Automaattivastaaja Sähköposti voidaan asettaa vastaamaan automaattisesti viesteihin, mikäli henkilö ei ole tavoitettavissa. Esimerkiksi lomalle lähtiessä voidaan kirjoittaa viesti, jossa ilmoitetaan milloin palataan takaisin ja kuka toimii sijaisena loman ajan. Mikäli sähköpostiin tulee viestejä loman aikana, määritelty viesti lähtee viestin lähettäjille automaattisesti. Lomalta palatessa toiminnon muistaa varmasti ottaa pois päältä, sillä Outlook kysyy toiminnon poistamista käynnistyksen yhteydessä. Automaattivastaajan päälle asettamiseksi valitaan työkaluriviltä Työkalut (Tools) ja Ulkona -tilan hallinta (Out of Office Assistant). Uuteen ikkunaan merkitään Olen poissa-valinta (I am currently Out of the Office) ja kirjoitetaan haluttu viesti sille varattuun ruutuun. Lopuksi painetaan OK. Tämän jälkeen sähköpostiin viestejä lähettävät henkilöt saavat vastauksena sähköpostin, jossa näkyy kirjoitettu viesti. Sähköpostit tulevat käyttäjän sähköpostiin normaalisti. Outlookin käynnistyessä seuraavan kerran ohjelma kysyy halutaanko Ulkona-tila poistaa. Normaalitilaan päästään valitsemalla Yes, automaattivastaus säilyy valittaessa No. 21

22 SÄHKÖPOSTI Mikäli toiminnon poistavaa ikkunaa ei tule näkyviin, automaattivastaus saadaan pois päältä samasta valikosta josta se laitettiin päälle. Työkalutvalikosta (Tools) valitaan Ulkona-tilan hallinta (Out of Office Assistant). Esiin aukeavaan ikkunaan merkitään Olen paikalla-valinta (I am currently In the Office) ja painetaan OK **Allekirjoitus Sähköinen allekirjoitus on teksti, joka liitetään automaattisesti sähköposteihin. Allekirjoituksia voi olla monentyyppisiä, joten allekirjoitusta voidaan käyttää tilanteen mukaan. Allekirjoituksen tekeminen aloitetaan valitsemalla työkalurivin Työkalutvalikosta (Tools) Asetukset (Options). Sähköpostin muoto-välilehti aikaistaan (Mail Format) ja painetaan Allekirjoitukset -painiketta (Signatures). Uuden allekirjoituksen tekemiseksi painetaan Luo-painiketta (New). Allekirjoitukselle annetaan kuvaava nimi (name) ja valitaan Aloita tyhjällä allekirjoituksella (Start with a blank signature). Tämän jälkeen painetaan Seuraava-painiketta (Next). 22

23 SÄHKÖPOSTI Uuteen ikkunaan kirjoitetaan allekirjoitukseen tuleva teksti ja lopuksi painetaan Valmis-painiketta (Finish). 23

24 SÄHKÖPOSTI Tämän jälkeen palataan ikkunaan, josta nähdään tehty allekirjoitus ja painetaan OK -painiketta. Sähköpostin muoto-välilehdeltä (Mail Format) voidaan valita milloin allekirjoitusta käytetään. Jos allekirjoitusta halutaan käyttää uusissa viesteissä, valitaan allekirjoituksen nimi kohtaan Allekirjoitus uusiin viesteihin (Signature for new messages). Jos sen sijaan halutaan käyttää allekirjoitusta vastauksissa ja edelleenvälitettävissä viesteissä, valitaan allekirjoitus kohtaan Allekirjoitus vastauksiin ja välitettäviin viesteihin (Signature for replies and forwards). Allekirjoitusta voidaan käyttää kummassakin tilanteessa, jolloin valitaan molemmat vaihtoehdot. Tämän jälkeen painetaan Käytä (Apply) ja OK-painikkeita, ja allekirjoitus otetaan käyttöön. Allekirjoitus lisätään tämän jälkeen automaattisesti valitun tyyppisiin viesteihin. 24

25 SÄHKÖPOSTI Allekirjoitus saadaan poistettua käytöstä valitsemalla sekä Allekirjoitus uusiin viesteihin (Signature for new messages) että Allekirjoitus vastauksiin ja välitettäviin viesteihin (Signature for replies and forwards) kohtiin Ei mitään (None), ja painamalla tämän jälkeen Käytä (Apply) ja OK - painikkeita. Allekirjoitus voidaan myös lisätä sähköpostin lähettämisvaiheessa. Tällöin valitaan sähköpostin lähetysikkunasta Lisää (Insert) ja edelleen Allekirjoitus (Signature). Allekirjoitus lisätään viestiin valitsemalla allekirjoituksen nimi **Lukukuittauksen pyytäminen Sähköpostia lähetettäessä voidaan pyytää viestin vastaanottajalta lukukuittausta. Tällöin viestin vastaanottajalle aukeaa viestiä luettaessa ikkuna, jossa pyydetään varmistamaan, että hän on saanut viestin. Mikäli vastaanottaja hyväksyy lukukuittauksen lähettämisen, viestin lähettäjä saa tiedon milloin viesti on luettu. Lukukuittausta voidaan käyttää varmistettaessa, että tärkeä viesti on tavoittanut vastaanottajan. Sähköposti kirjoitetaan normaalisti, mutta viestiä ei vielä lähetä. Viestin kirjoitusikkunassa olevaa Asetukset-painiketta (Options) painetaan. Mikäli Asetukset-painiketta ei ole näkyvissä, se saadaan esiin painamalla hiiren vasemmalla napilla työkalurivin reunassa näkyvää tumman sinistä aluetta. 25

26 SÄHKÖPOSTI Aukeavaan ikkunaan merkitään Pyydä tämän viestin lukukuittausta (Request a read receipt for this message) valituksi ja painetaan Sulje (Close). Viesti lähetetään normaalisti. Mikäli vastaanottaja hyväksyy lukukuittauksen lähettämisen, viestin lukuajankohdasta saadaan tieto sähköpostitse. 26

27 SÄHKÖPOSTI Huom! Lukukuittaus toimii ainoastaan, jos myös vastaanottajalla on käytössä Outlook ohjelma **Viestien tärkeys Viestien tärkeysluokitusta voidaan muuttaa normaalia korkeammaksi ja matalammaksi. Tärkeysastetta merkitään punaisella huutomerkillä, ja korkealla tärkeysasteella merkityn viestin tunnistaa otsikkorivistä. Tärkeän sähköpostin merkintää ei kannata käyttää liian usein, sillä silloin todella tärkeät viestit eivät erotu muiden viestien joukosta. 27

28 SÄHKÖPOSTI Viestin lähetystoiminnot tehdään normaalisti, mutta viestiä ei vielä lähetetä. Viestin tärkeys saadaan merkittyä korkeaksi valitsemalla viestin lähetys ikkunasta Tärkeys-painike, jossa näkyy punainen huutomerkki. Mikäli painike ei ole näkyvissä, se saadaan esille napauttamalla hiirellä työkalurivillä olevaa tumman sinistä aluetta **Viestin peruminen Sähköpostit saattavat joskus lähteä vahingossa, esimerkiksi jos erehdyksessä painetaan Lähetä-nappia tai viesti lähetetään erehdyksessä väärälle henkilölle. Outlookissa viestien peruminen on mahdollista, jos vastaanottaja ei ole vielä lukenut viestiä tai siirtänyt sitä pois Saapuneet-kansiosta (Inbox). Viestin perumiseksi siirrytään Lähetetyt-kansioon (Sent items) ja peruttava viesti avataan omaan ikkunaan kaksoisnapautuksella. Viestin ikkunan Toimet-valikosta (Actions) valitaan Peruuta viesti (Recall This Message). Esiin avautuvasta ikkunasta valitaan Poistaa viestin lukemattomat kopiot (Delete unread copies of this message) ja säilytetään merkintä Ilmoita onnistumisesta kunkin vastaanottajan kohdalla (Tell me if recall succeeds or fails for each recipient). Lopuksi painetaan OK. 28

29 SÄHKÖPOSTI Viesti ilmoittaa onko sähköposti saatu peruttua kunkin vastaanottajan kohdalla Sähköpostien ylläpito Työkäytössä sähköpostiin saattaa kertyä suuri määrä tietoa ja säilytettäviä viestejä tulee koko ajan lisää. Viestien ylläpidon avulla tietoa voidaan järjestellä ja vanhoja viestejä arkistoida. Näin pidetään sähköposti hallittuna ja tarpeetonta tietoa on helpompi poistaa Automaattinen arkistointi Vanhoja sähköposteja voidaan arkistoida, eli siirtää pois aktiivisesta käytöstä. Tiedot säilytetään, joten niitä pääsee käyttämään helposti myöhemminkin. Esiasetuksilla arkistointi tulee ajankohtaiseksi 14 päivän kuluttua käytön aloittamisesta. Normaali käyttäjä voi hyvin antaa tietojen pysyä oletuksena, mutta tietoja voidaan myös haluttaessa muuttaa. Valmiita asetuksia muutetaan valitsemalla Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset (Options). Muu-välilehti (Other) aukaistaan ja painetaan Automaattinen arkistointi-painiketta (AutoArchive). 29

30 SÄHKÖPOSTI Esiin aukeavaan ikkunaan määritellään arkistoinnin tiedot. Kannattaa kuitenkin säilyttää Näytä arkistokansio kansioluettelossa (Show archive folder in folder list) ja Siirrä vanhat kohteet kansioon (Move old items to) merkittyinä. Lopuksi painetaan OK. Jonkin ajan kuluttua ohjelma kysyy, onko sopiva hetki arkistoida. Valitaan Kyllä (Yes) ja ohjelma hoitaa arkistoinnin. Arkistokansiot tulevat Kaikki postikansiot-ikkunaan (All Mail Folders), jossa vanhoja viestejä voidaan helposti selata. Kaikki sähköpostikansiot eivät arkistoidu automaattisesti, joten arkistoinnin asetuksia voidaan määritellä kunkin kansion asetuksista. Arkistointi 30

31 SÄHKÖPOSTI tallentaa myös muita kuin sähköpostikohteita, joten arkistoidut kalenterimerkinnät ja tehtävät löytyvät osioiden ikkunasta **Järjestele-toiminto Saapuneita viestejä voidaan käsitellä järjestele-toiminnolla. Tämän toiminnon avulla voidaan esimerkiksi siirtää kerralla kaikki tiettyyn projektiin liittyvät viestit projektille varattuun kansioon. Lisäksi voidaan merkitä vaikkapa projektipäälliköltä tulleet viestit eri värillä, jolloin ne erottuvat kansiosta varmasti. Mikäli viestit halutaan siirtää uuteen kansioon, tehdään aluksi uusi kansio kohdan Viestikansioiden luonti mukaan. Sähköpostien järjestely aloitetaan valitsemalla sähköpostikansio, jossa siirrettävät viestit ovat. Seuraavaksi valitaan Työkalut-valikosta (Tools) Järjestele (Organize). Sähköpostiosion yläosaan aukeaa Järjestele-ruutu (Ways to Organize). Siirrä valittu viesti kansioon-kohtaan (Move message selected below to) valitaan kansio johon viestit halutaan siirtää. Seuraavaksi valitaan siirrettävät viestit hiirellä. Mikäli halutaan valita monta viestiä, Ctrl-painiketta pidetään alas painettuna viestien valinnan ajan. Tämän jälkeen napautetaan Siirrä-painiketta (Move) ja valitut viestit siirtyvät haluttuun kansioon. 31

32 SÄHKÖPOSTI Viestien väreillä merkitsemiseksi valitaan viestit sisältävä kansio napauttamalla kansion nimeä (esimerkissä EU) Kaikki postikansiotruudussa (All Mail Folders). Työkalut-valikosta (Tools) valitaan Järjestele (Organize) ja esiin aukeavasta ruudusta valitaan Värien käyttäminen (Using Colors). Tietyltä henkilöltä tulleet viestit merkitään värillä, kun Käytä viesteissä, joiden lähettäjä on-kohtaan (Color messages from) kirjoitetaan lähettäjän nimi. Tämän jälkeen valitaan haluttu merkitsemisväri väriäkohdasta (in). Lopuksi painetaan Käytä väriä-painiketta (Apply Color) ja valitulta lähettäjältä tulleet viestit muuttavat väriä. Järjestele-ikkuna suljetaan ikkunan yläkulmassa olevasta rastista. Järjestellyt viestit löytyvät määritellystä kansiosta ja tietyltä henkilöltä tulleet viestit ovat väriltään punaisia. Punainen 32

33 SÄHKÖPOSTI Värien käyttö poistetaan valitsemalla Työkalut-valikosta (Tools) Järjestele (Organize). Värien käyttäminen (Using Colors) aukaistaan ja kirjoitetaan sen lähettäjän nimi, jonka väritys halutaan poistaa. Väriksi valitaan musta (Black) ja painetaan Käytä väriä-painiketta (Apply Color). Ikkuna suljetaan yläkulman rastista. 33

34 KALENTERI 3. Kalenteri Seuraavien toimintojen tekemiseksi käyttäjän tulee olla kalenteri-osiossa, johon päästään painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kalenteri-painiketta (Calendar). Kalenteri on tarkoitettu ajanhallinnan työkaluksi. Kalenteriin voidaan kirjata sekä tapaamiset, kokoukset että henkilökohtaiset menot. Myös muiden työntekijöiden kalentereita voidaan katsoa, ja siten pystytään sovittamaan muista riippuvat toimet heidän menojensa mukaan. Kalenterin avulla voidaan myös tehdä kokouspyyntöjä ja kokouksen tiedot tallentuvat kaikkien kokoukseen osallistujien kalentereihin Kalenterin etusivu Kalenterin näkymä aukeaa kahteen osaan jaettuun ikkunaan. Vasemmalla on sähköpostiosiosta tuttu siirtymisruutu ja oikealla kalenterin näkymä. Siirtymisruudun yläosassa näkyy nykyinen kuukausi ja päivämäärä, joka on kehystetty punaisella. Päivän tiedot näkyvät oikealla. Kuukausia voidaan selata kuukauden otsikon (tässä kesäkuu 2005) molemmilla puolilla olevista nuolista. Päivämäärää voidaan vaihtaa napauttamalla hiirtä halutun päivämäärän päällä, jolloin päivän tiedot aukeavat oikealla olevaan ruutuun. Esimerkissä näkyy 13. kesäkuuta. Tummennettu 15. päivä tarkoittaa sitä, että kyseiselle päivälle on merkitty jokin tapahtuma. Kalenterin näkymää voidaan muuttaa erilaiseksi. Käyttäjä voi itse valita, kuinka monta päivää hän haluaa nähdä kerrallaan. 34

35 KALENTERI Kalenterin näkymää vaihdetaan valitsemalla Näytä-valikosta (View) Päivä, Työviikko, Viikko tai Kuukausi (Day, Work Week, Week, Month). Päivänäkymässä ikkunan oikeassa ruudussa näkyy yhden päivän tiedot. Työviikkonäkymässä nähdään 5 arkipäivän tiedot ja Viikko-näkymässä yhden viikon tiedot. Valittaessa Kuukausi nähdään kaikki kuukauden päivät ja niiden tapahtumat. Alkuperäiseen tilaan päästään valitsemalla Päivä *Viikon numeron näyttäminen Kalenteri ei näytä automaattisesti viikon numeroa. Viikon numero saadaan näkyviin valitsemalla Työkalut-valikosta (Tools) Asetukset (Options). Tämän jälkeen napautetaan Asetukset-välilehdellä (Preferences) olevaa Kalenterin asetukset-painiketta (Calendar Options). Näytä viikkojen numerot päiväyskaaviossa (Show week numbers in Date Navigator) valinta merkitään ja painetaan OK. Myös Asetukset-ikkunassa (Options) painetaan OK. Viikkojen numerot tulevat näkyviin siirtymisruudun yläreunassa olevaan pieneen kalenteriin. 35

36 KALENTERI 3.3. Kalenterin merkintälajit ja niiden erot Kalenteriin voidaan tehdä kolmen tyyppisiä merkintöjä: tapaamisia, koko päivän kestäviä tapahtumia ja kokouksia. Kaikki merkinnät voidaan tehdä toistuviksi ja yksityisiksi. Jokaiseen kalenterimerkintään voidaan myös liittää muistutus, joka kuitenkin toimii ainoastaan Outlookin ollessa päällä. Tapaamisella tarkoitetaan kalenteriin tehtävää merkintää, joka tulee näkyviin ainoastaan käyttäjän omaan kalenteriin. Tapaaminen voi olla esimerkiksi kokous organisaation ulkopuolisen henkilön kanssa tai yksityinen meno. Koko päivän kestävälle tapahtumalle ei varata kellonaikaa. Sillä voidaan merkitä esimerkiksi työmatkoja, jolloin päivän ajaksi voidaan tehdä myös muun tyyppisiä tapaamismerkintöjä. Kokouksella tarkoitetaan tapaamista, jossa on hyödynnetty Outlookin kokouspyyntötoimintoa. Tällöin osallistujat on kutsuttu kokoukseen sähköpostin välityksellä. Toistumisella tarkoitetaan sitä, että tapaaminen merkitään toistumaan aina tietyin väliajoin, vaikkapa kerran viikossa tai kerran kuussa. Esimerkiksi viikkopalaverit tarvitsee merkitä kalenteriin ainoastaan kerran, jos palaveri määritellään toistumaan kerran viikossa. Samalla tavalla voidaan merkitä kerran kuukaudessa, kerran vuodessa tai kerran päivässä toistuvat tapahtumat. Kalenteri voidaan jakaa muiden työntekijöiden nähtäville, ja silloin yksityiset merkinnät kannattaa merkitä yksityinen- eli private-merkinnällä. Tällöin muut käyttäjät näkevät kalenterissa tapahtuman, mutta eivät näe tapahtuman sisältöä. Yksityinen tapaaminen Kokous 36

37 KALENTERI 3.4. Tapaaminen Tässä osassa käydään läpi tapaamismerkinnän luontia, tapaamisten muuttamista ja toistuvia merkintöjä sekä sähköpostin muuttamista tapaamiseksi Tapaamismerkinnän luonti Katso lisätietoa kohdasta 3.3, mikäli et muista mitä tapaamisella tarkoitetaan. Tapaamismerkinnän luonti aloitetaan valitsemalla Toimet-valikosta (Actions) Uusi tapaaminen (New Appointment). Tapaamisen tiedot täydennetään esiin aukeavaan ikkunaan. Tapaamisesta kirjoitetaan lyhyt kuvaus Aihe-kenttään (Subject) ja tapaamisen paikka kirjoitetaan Sijainti-kenttään (Location). Seuraavaksi valitaan tapahtuman aika. Tapaamiselle on valmiiksi esitetty alkamisaikaa (Start time) ja päättymisaikaa (End time). Mikäli esitetty alkamispäivämäärä ei ole oikea, napautetaan päivämäärän oikealla puolella olevaa nuolta hiirellä. Esiin tulevasta valikosta valitaan hiirellä oikea päivämäärä. Sama toistetaan päättymisajalle. 37

38 KALENTERI Mikäli kyseessä on koko päivän kestävä tapahtuma, laitetaan rasti Koko päivän kestävä tapahtuma-kohdalle (All day event). Muuten valitaan tapaamisen alkamisaika, joka näkyy päivämäärän oikealla puolella. Mikäli esitetty kellonaika ei ole sopiva, napautetaan kellonajan oikealla puolella olevaa nuolta hiirellä ja valitaan sopiva kellonaika listasta. Mikäli sopivaa aikaa ei löydy listasta, kellonaika voidaan myös kirjoittaa kenttään. Sama toistetaan päättymisajalle. Jos tapaamisesta halutaan muistutus, merkitään Muistutus-kohta (Reminder) valituksi. Tämän jälkeen merkitään kuinka kauan ennen tapaamista muistutus käynnistyy. Tapahtumaan liittyvää lisätietoa voidaan tarvittaessa kirjoittaa suureen ruutuun. Jos kalenteri on jaettu muiden nähtäville ja tapaamisen tiedot halutaan säilyttää yksityisenä, merkitään oikeassa alakulmassa olevan Yksityinen-ruudun (Private) kohdalle rasti. Lopuksi painetaan vasemmassa yläkulmassa olevaa Tallenna ja sulje-painiketta (Save and Close), jolloin tehty merkintä ilmestyy kalenteriin määriteltynä ajankohtana Tapaamisen muuttaminen Tapaamisiin tulee joskus muutoksia, jotka on hyvä kirjata ylös muistin tueksi. Muokattava tapaaminen etsitään kalenterista ja sitä kaksoisnapautetaan. Tämän jälkeen tapaaminen aukeaa ruutuun samalla tavalla kuin tapahtumaa luotaessa. Ikkunaan tehdään tarvittavat muutokset ja lopuksi painetaan Tallenna ja suljepainiketta (Save and Close). Tapahtuma tallentuu kalenteriin muutettuna. 38

39 KALENTERI *Toistuvat tapaamiset Tapahtumat voidaan merkitä toistumaan tietyin väliajoin. Tällöin kalenterimerkintä merkitään kaikille määräpäiville, eikä jokaista tapahtumaa tarvitse merkitä erikseen. Toistuvaa tapahtumaa voidaan käyttää esimerkiksi viikkopalavereiden merkintään. Tapaaminen merkitään toistuvaksi avaamalla tehty merkintä kaksoisnapautuksella. Tämän jälkeen painetaan Toistuva tapahtuma-painiketta (Recurrence). Tapahtuma voidaan tehdä toistuvaksi samalla tavalla myös tapaamisen luontivaiheessa. Esiin aukeavaan ikkunaan määritellään tapaamisen toistuminen. Oletuksena näkyvät tapaamismerkintään tehdyt tiedot, joita voidaan tarvittaessa muuttaa. Aluksi määritellään tapaamisaika Alkaa (Start) ja Loppuu-kenttiin (End). Toistuminen valitaan päivän (Daily), viikon (Weekly), kuukauden (Monthly) tai vuoden (Yearly) mukaan. Jokaiseen toistumistapaan liittyy omia määrittelyitään, esimerkiksi kuukausittain toistuva tapahtuma voidaan toistaa aina tiettynä päivämääränä tai vaikkapa kuukauden ensimmäisenä maanantaina. Tämän vuoksi Toistumiskaava osa näyttää hiukan erilaiselta riippuen valitusta toistumistavasta. Viikoittain toistuva tapahtuma merkitään valitsemalla toistumiskaavaksi Viikoittain (Weekly). Tämän jälkeen merkitään haluttu päivä, esimerkiksi maanantai, rastilla. Alku (Start) kohtaan merkitään toiston alkamispäivä, ellei toistoa aloiteta nykyisestä päivästä. Sopiva alkamispäivä valitaan napauttamalla päivämäärän oikealla puolella olevaan nuolta hiirellä ja valitsemalla esiin tulevasta valikosta haluttu päivämäärä. Seuraavaksi määritetään toiston lopettaminen. Ei loppupäivämäärää-kohta (No end date) valitaan, jos toiston loppumispäivää ei ole tiedossa. Jos tapaamista halutaan toistaa tietyn lukumäärän verran, merkitään Lopetetaan-kohta (End after) valituksi ja kirjoitetaan toistettava lukumäärä numerokenttään. Lopetetaan ennen (End by) merkitään valituksi, jos tapaamiset halutaan lopettaa tiettyyn päivämäärään. Lopetuspäivämäärä valitaan samalla tavalla kuin Alku-kenttään. Lopuksi painetaan OK-painiketta, jolloin palataan tapaamisen merkintäikkunaan. Painamalla Tallenna ja sulje-painiketta (Save and Close) tapaaminen merkitään kalenteriin toiston mukaisesti. 39

40 KALENTERI Tapahtumien toisto voidaan perua kaksoisnapauttamalla toistettavaa kalenterimerkintää. Toistettavan tapahtuman tunnistaa kahdesta nuolesta, jotka muodostavat ympyrän. Ohjelma kysyy halutaanko avata koko sarja vai esiintymä, jolloin valitaan Avaa sarja (Open the series) ja painetaan OK. Esiin aukeavassa ikkunassa painetaan Toistuva tapahtuma-painiketta (Recurrence), jolloin uusi ikkuna aukeaa. Poista toistuva tapahtuma-painiketta (Remove Recurrence) painetaan, jolloin palataan aikaisempaan ikkunaan. Lopuksi valitaan Tallenna ja sulje-painike (Save and Close) ja tapaamisten toisto poistuu Sähköpostista tapaamiseksi Tavallisista sähköposteista saadaan helposti tehtyä kalenteriin tapaamisia. Näin tapaamisen kirjaaminen kalenteriin nopeutuu. Aluksi aukaistaan sähköpostiosio ja valitaan hiirellä viesti josta halutaan tehdä tapaaminen. Viesti viedään hiiri alas painettuna vasemmassa alakulmassa olevan Kalenteri-otsikon päälle. Tällöin hiiren kursorin alla näkyy pieni harmaa laatikko. Hiiren napista päästetään irti, jolloin viesti putoaa Kalenteriin. Tämän jälkeen esiin aukeaa sama ikkuna kuin uutta tapaamista luotaessa. Tapaamisen aiheena näkyy sähköpostin otsikko ja sähköpostin sisältö näkyy ikkunan suuressa ruudussa. Tapaamisen tiedot muutetaan oikeiksi ja lisätään tarvittavat tiedot kohdassa Tapaamismerkinnän luonti esitetyllä tavalla. Ainakin tapaamisen alkamis- ja päättymisajankohdan oikeellisuus on syytä varmistaa. 40

41 KALENTERI Lopuksi painetaan Tallenna ja sulje-painiketta (Save and Close) ja tapaaminen kirjautuu kalenteriin Kalenterimerkinnän poisto Kalenterimerkintä poistetaan samalla tavalla kuin sähköpostiviesti. Hiiren oikeaa nappia painetaan poistettavan merkinnän päällä ja valitaan Poista (Delete), jolloin merkintä poistuu kalenterista Kalenterin ryhmätoiminnot Outlookin sisältö on käyttäjille yksityistä, ellei käyttäjä anna oikeuksia myös organisaation muille henkilöille. Käyttöoikeuksien myöntämisen ansiosta pystytään katsomaan muiden työntekijöiden kalentereita ja voidaan ehdottaa esimerkiksi kokouksia kaikille sopivaan aikaan Kalenterin jakaminen Kalenterin jakamisella tarkoitetaan sitä, että muille käyttäjille annetaan oikeus katsoa kalenteria. Muut käyttäjät eivät kuitenkaan voi muuttaa kalenterin merkintöjä, eivätkä he näe yksityisten merkintöjen sisältöä. Kalenteriosio aukaistaan painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kalenteripainiketta. Tämän jälkeen painetaan Jaa oma kalenteri-kohtaa (Share My Calendar), joka löytyy ikkunan vasemmasta reunasta. 41

42 KALENTERI Esiin aukeavasta ikkunasta valitaan Käyttöoikeudet-välilehti (Permissions) ja merkitään nimi Oletus (Default) valituksi. Tämän jälkeen valitaan Käyttöoikeustaso-kohtaan (Permission Level) Tarkistaja (Reviewer). Tarkistaja tarkoittaa, että muut käyttäjät voivat katsella kalenteria, mutta eivät voi muuttaa sen tietoja. Lopuksi painetaan Käytä (Apply) ja OK-painikkeita ja muut järjestelmän käyttäjät voivat katsoa kalenteria. Kalenteri poistetaan muiden nähtäviltä painamalla uudelleen Jaa oma kalenteripainiketta (Share My Calendar). Uudesta ikkunasta aukaistaan Käyttöoikeudetvälilehti (Permissions) ja valitaan nimi kenttään Oletus (Default). Tämän jälkeen valitaan Käyttöoikeus-kenttään Ei mitään (None). Lopuksi painetaan Käytä (Apply) ja OK-painikkeita ja kalenteri ei enää ole muiden nähtävillä Toisen käyttäjän kalenterin katselu Mikäli työtoverisi on jakanut kalenterinsa muiden nähtäville, hänen kalenteriaan on helppo katsoa. Kalenterista voidaan esimerkiksi tarkistaa milloin työtoveri ovat paikalla. Toisen käyttäjän kalenteri avataan painamalla Avaa jaettu kalenteri-painiketta (Open a Shared Calendar). 42

43 KALENTERI Tämän jälkeen esiin tulee ikkuna, jossa valitaan kenen kalenteria halutaan katsoa. Työtoverin nimi kirjoitetaan tyhjään kenttään ja painetaan OK. Työtoverin kalenteri aukeaa käyttäjän oman kalenterin vierelle. Kalenterit voidaan erottaa niiden yläpuolella olevista otsikoista. Vasemman reunan siirtymisruutuun on ilmestynyt Muut kalenterit-otsikko, jonka alta löytyy työtoverin nimi. Poistamalla nimen edessä olevan merkinnän työtoverin kalenteri häviää näkyvistä. Kalenteri tulee taas näkyviin napauttamalla hiirellä nimen edessä olevan laatikkoa. Tämän ansiosta kalenteria ei tarvitse joka kerta hakea uudestaan. Kalentereita voidaan hakea monelta eri henkilöltä. Henkilöiden nimet löytyvät Muut kalenterit otsikon alta, josta voidaan valita kenen kalenteria halutaan katsella. Työtoverin kalenteri voidaan poistaa avattujen kalenterien joukosta valitsemalla Muut kalenterit listasta henkilön nimi hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla esiin tulevasta valikosta Poista luettelosta Muut kalenterit (Remove from Other Calendars). Henkilön nimi häviää listasta. Mikäli henkilön kalenteria halutaan katsoa myöhemmin, kalenteri täytyy avata uudelleen. 43

44 KALENTERI 3.6. Kokoukset Kokousten järjestäminen ja varsinkin kaikille osallistujille sopivan ajan löytäminen teettää joskus paljon työtä. Outlookissa voidaan nopeasti löytää kaikille sopiva aika jaettujen kalentereiden avulla. Kokouskutsujen lähettäminen on helppoa ja myöhemmin voidaan nopeasti tarkistaa ketkä ovat tulossa kokoukseen Kokouspyynnön tekeminen Uuden kokouskutsun luominen aloitetaan valitsemalla Toimet-valikosta (Actions) Uusi kokouspyyntö (New Meeting Request). Esiin aukeavaan ikkunaan täydennetään kokouksen tiedot. Aluksi napautetaan Vastaanottaja-painiketta (To), jolloin esiin tulee työtovereiden nimiä. Kokouksen osallistujan nimi (Name) valitaan hiirellä ja painetaan Pakollinen-painiketta (Required). Tätä toistetaan kunnes kokouksen osallistujat on valittu. Kun osallistujat on valittu ja ne näkyvät Pakollinen-kentän (Required) luona, painetaan OK. Osallistujat näkyvät Vastaanottaja-kentässä (To). 44

45 KALENTERI Seuraavaksi merkitään kokouksen aihe, paikka, alkamis- ja päättymisajat sekä muut tiedot samalla tavalla kuin tapaamismerkintää tehtäessä. Katso tarvittaessa ohjeita kohdasta Tapaamismerkinnän luonti. Seuraavaksi aukaistaan Aikataulu-välilehti (Scheduling). Vasemmalla Kaikki osallistujat-otsikon (All Attendees) alla näet itsesi ja muut kokoukseen osallistujat. Oikealla näkyy suunnittelemasi kokouksen ajankohta. Suunniteltu kokouksen aika näkyy vihreän ja punaisen viivan välisellä alueella. Kuvassa näkyy Kati Kouluttajan rivillä tummaksi merkitty alue, mikä tarkoittaa, että Kati Kouluttaja on merkinnyt ajan varatuksi. Mahdolliset muut kalenterin aikamerkinnät löytyvät ikkunan alareunasta. Ehdotettu ajankohta ei siis sovi kaikille kokoukseen osallistujille. 45

46 KALENTERI Koska aika ei sopinut kaikille, painetaan ikkunan alaosassa olevaa Valitse seuraava-painiketta (AutoPick Next). Ohjelma etsii tällöin seuraavan kaikille sopivan ajan kalenterista. Esimerkissä seuraava sopiva aika on perjantai kello 8. 46

47 KALENTERI Kaikki kokoukseen haluttavat henkilöt on nyt valittu ja ajankohta päätetty. Kokouspyyntö lähetetään vastaanottajille napauttamalla Lähetä-painiketta (Send) Kokouspyyntöön vastaaminen Kokouspyyntö näkyy sähköpostiosion Saapuneet-kansiossa (Inbox), jossa viestin edessä näkyy kalenteria kuvaava merkintä. Viesti valitaan normaaliin tapaan ja viesti tulee näkyviin. Kokouspyyntöön vastaaminen tapahtuu viestissä olevien painikkeiden avulla. Oma tilanne voidaan tarkistaa kalenterista painamalla Kalenteri (Calendar). Hyväksy-painiketta (Accept) painetaan, jos ehdotettu kokousaika on sopiva. Kalenteriin tulee tällöin merkintä kokouksesta. Mikäli kokoukseen osallistuminen ei ole varmaa, napautetaan Alustava-painiketta (Tentative). Tällöin kokous voidaan myöhemmin hylätä tai hyväksyä. Hylkää-painiketta (Decline) napautetaan, jos kokoukseen ei haluta osallistua. Mikäli ehdotettu kokousaika ei ole sopiva, uutta ajankohtaa voidaan ehdottaa napauttamalla Ehdota uutta aikaa-painiketta (Propose New Time). Tällöin aukeaa kokouspyynnön tekemisestä tuttu ruutu, jossa voidaan valita kokouksen ajankohta. Haluttu ajankohta valitaan ja napautetaan Ehdotettu aika-painiketta 47