HINNASTOJEN PÄIVITYKSET JA HINNASTOJEN TEKO

Transkriptio

1 HINNASTOJEN PÄIVITYKSET JA HINNASTOJEN TEKO Hinnastojen käsittely Sisällys i

2 Sisällys HINNASTOJEN PÄIVITTÄMISESTÄ YLEISESTI... 1 YLEISTÄ... 1 HINNASTOJEN MUOTO... 1 OSTOHINNAT HINNASTOSSA TULEVILLE TUOTTEILLE... 2 TULKINTAOHJEIDEN HALLINTA... 3 TULKINTAOHJEIDEN HALLINTA YLEISESTI... 3 TULKINTAOHJEIDEN HALLINTARUUTU... 3 TULKINTATAVAN TARKISTAMINEN... 5 ESIMERKKITIEDOSTON AVAAMINEN... 5 TULKINTAOHJEEN TARKISTAMINEN JA RIVIEN SELAAMINEN... 6 TULKINTAOHJEEN MUUTTAMINEN, ESIMERKKI... 6 VEROTTOMIEN HINNASTOJEN KÄYTTÖ... 7 MUITA TULKINTAOHJEISIIN LIITTYVIÄ ASIOITA... 7 TULKINTAOHJEIDEN RUUDUILTA PÄÄSY TUKISIVUJEN TULKINTAOHJE- SIVULLE... 7 FUTURSOFT- MUOTOISEN HINNASTON TULKINTAOHJEEN TEKO... 8 HINNASTOPÄIVITYKSEN TEKO... 9 HINNASTON PÄIVITYSRUUTU... 9 TIETOJEN PÄIVITYKSESSÄ SISÄÄN LUENTA KUUDEN DESIMAALIN TARKKUUDELLA PÄIVITYKSEN TEKO RAPORTTI HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MUUTTUNEISTA TUOTTEISTA RAPORTTI PERUSTAMATTOMISTA TUOTERYHMISTÄ TARJOUSTIETOJEN NÄKYMINEN ESIKATSELUSSA TULKINTAOHJEEN MUUTTAMINEN HINNASTOPÄIVITYSRUUDULLA MYYNTI- JA TARJOUSHINNAN PYÖRISTÄMINEN HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ HINTOJEN ALENTAMISEN ESTO HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ TUOTENIMIKKEIDEN MUUTTUMISEN ESTO HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ HINNASTOPÄIVITYSHISTORIA OHJELMAN SULKEMINEN AUTOMAATTISESTI HINNASTOPÄIVITYKSEN VALMISTUTTUA HINNASTOPÄIVITYKSEN ESIKATSELUSSA HAKU TUOTEKOODILLA HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MAHDOLLISUUS YLIKIRJOITTAA TUOTTEEN LISÄTIEDOT ESTO AKTIIVISTEN TUOTENIMIEN PÄIVITTYMISELLE HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ TUOTTEET HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ AINA OLETUSVEROKANTAAN HINNASTOJEN LATAAMINEN SUORAAN TOIMITTAJIEN PALVELIMILTA YLEISTÄ TUOTTEIDEN HINNOITTELUKOKO ELI MÄÄRÄKERROIN YLEISTÄ MÄÄRÄKERTOIMET HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ TILAUSEHDOTUSTEN KÄYTTÄMINEN TUOTTEILLE JOILLA HINNOITTELUKOKO KÄYTÖSSÄ TUKKUHINNASTOJEN KÄSITTELY YLEISTÄ TUKKUHINTAPOHJAISEN LASKENNAN KÄYTTÖÖNOTTO Hinnastojen käsittely Sisällys ii

3 KAMPANJA- ELI TARJOUSHINNASTOJEN KÄSITTELY YLEISTÄ TULKINTAOHJEEN PERUSTAMINEN HINNASTOPÄIVITYKSEN TEKEMINEN MUUTA HUOMIOITAVAA OSTO- JA MYYNTITARJOUSHINNASTOISTA OMIEN HINNASTOJEN TEKO YLEISTÄ KÄYTTÖ ASIAKASKOHTAISEN NETTOHINNAN VIENTI HINNASTOON JA ASIAKKAAN VALINTA HINNOITTELUTUOTTEIDEN HUOMIOINTI VIENTI VAIN MUUTTUNEISTA TUOTTEISTA TIETYLLÄ AIKAVÄLILLÄ MUITA HINTAVALINTOJA MUITA TIETOJA, JOITA VOIDAAN VIEDÄ HINNASTOON TARJOUSHINTOJEN VIENTI HINNASTOON ENSISIJAINEN TOIMITTAJA TUOTTEEN TOIMITTAJANUMERON VÄLITTÄMINEN LUETTELOKOODINA LISÄVALINNAT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT ASIAKKAALLE ANNETTAVAAN HINNASTOON ALENNUSTAULUKON TEKEMINEN MUKAAN Hinnastojen käsittely Sisällys iii

4 HINNASTOJEN PÄIVITTÄMISESTÄ YLEISESTI YLEISTÄ Hinnastoja saadaan nykyisin tavarantoimittajilta monissa muodoissa ja monia kanavia pitkin. Esimerkiksi sähköpostin liitetiedostoina tai cd/dvd levyillä toimittajien extranet- sivuilta, käyttäjätunnusten ja salasanojen takaa hinnastopalveluista, suoraan tukkureiden sähköisten tilausliittymien tai Autolinkin kautta ladattuna. Tässä ohjeen osiossa on käsitelty hinnastojen päivittäminen ja siihen liittyvät tulkintaohjeiden teot. Tilannekohtaiset tarkat ohjeet kustakin hinnastosta erikseen ovat luettavissa ohjelman tukisivuilla. Perushinnastojen lisäksi toimittajilta saadaan entistä useammin myös erilaisia kampanjahinnastoja, jotka ovat voimassa vain määrätyn ajan. Niiden ajamista käsitellään myös. Hinnastojen lisäksi tässä ohjeessa käsitellään omana kokonaisuutenaan miten ohjelmaan ajetaan vertailutiedostoja. Vertailutiedostojen avulla eri toimittajien tuotteet voidaan liittää toisiinsa vastaaviksi tuotteiksi. Niiden lukeminen on samantyyppistä kuin hinnastojen, mutta niissä tarkka vakiomuoto on vielä tärkeämpää, jotta tiedot voidaan tulkita oikein. HINNASTOJEN MUOTO Käytettyjä hinnastomuotoja on yhtä monta kuin on hinnastojakin. Seuraavassa muutamia yleisiä sääntöjä joiden mukaan hinnastoja päivitetään FuturSoftin ohjelmiin: kaikki päivitettävät tiedostot tulee olla tekstimuotoisia (ascii). Näitä yleensä ovat TXT, PRN tai DATpäätteiset tiedostot. kenttien pitää olla tasalevyisiä. Eli jokaisella rivillä tiedot ovat samalla kohdalla, yhtä pitkissä kentissä pilkuilla erotettuja tai csv- muotoisia hinnastoja ei ajeta suoraan ohjelmaan, vaan ne muutetaan ensin esimerkiksi Excel- ohjelmassa edellä mainittuun muotoon. Excel- muotoisia tiedostoja ei samoin ajeta suoraan ohjelmaan, vaan ne tallennetaan ensin oikeaan muotoon. Excelissä tiedostot tallennetaan tällöin muotoon Muotoiltu teksti, välilyöntierotin (.prn). Ohjelman hinnastojen päivitysjärjestelmä on suunniteltu tasalevyisille kentille sen vuoksi että käyttäjällä on täydet mahdollisuudet määrätä miten tiedot ajetaan ohjelmaan. Näin voidaan valita yhden merkin tarkkuudella, miten tiedot päivitetään hinnastosta ohjelmaan. Tämä on myös todettu turvallisimmaksi muodoksi, mm. sen vuoksi etteivät erikoismerkit, kuten tuotenimissä olevat pilkut ja puolipisteet häiritse tietojen päivittämistä (vrt. csv -muoto). Ensimmäinen vaihe hinnastojen saamiseen ohjelmaan on aina yhteydenotto omiin tavarantoimittajiin. Näiltä voidaan saada paitsi viimeisimmät hinnastot, myös mahdollisesti tunnukset extranetteihin, joista hinnastot on mahdollista noutaa aina sitä mukaa kun ne muuttuvat. Jos toimittajan toimittama hinnasto ei ole siinä muodossa kuin edellä mainittu, kannattaa ottaa yhteys toimittajaan ja pyytää tieto halutussa muodossa. On tavarantoimittajan palvelua toimittaa hinnasto asiakkaan tarvitsemassa muodossa, teknisiä esteitä tälle ei pitäisi olla, tiedot voi muokata esim. Excelissä oikeaan muotoon. Hinnastojen käsittely Hinnastojen päivittämisestä yleisesti 1

5 Ellei toimittaja kuitenkaan hinnastoa pysty toimittamaan mainitussa muodossa, on vaihtoehtoina, että yritys itse muuntaa tiedoston oikeaan muotoon esimerkiksi Excelissä, tai teettää muokkauksen maksullisena palveluna FuturSoftilla tai muulla atk-ammattilaisella. FuturSoftin veloitus tyypillisestä muokkaustyöstä tapauskohtaisine ohjeistuksineen on ½ tunnin työveloitus. OSTOHINNAT HINNASTOSSA TULEVILLE TUOTTEILLE Hyvin harvoin hinnastoissa tulee lopullisia ostohintoja. Jotta tuotteiden ostohinnat saadaan ohjelmaan, on tärkeää että toimittajan hinnastossa tulee tuotteille sellaiset tuoteryhmä- tai alennuskoodit joiden perusteella alennukset määräytyvät. Tämä tuoteryhmä tai alennuskoodi voidaan katsoa hinnaston ajamisen jälkeen tuotteilta, ja perustetaan näiden mukaiset toimittajan tuoteryhmät. Tämä tehdään tuoteryhmien hallinnassa perustamalla tuoteryhmät manuaalisesti, ja laittamalla ryhmille toimittajan ilmoittamat ostoalennusprosentit. Tuoteryhmien perustaminen on kerrottu tämän ohjekansion osiossa Tietojen hallinta, johon kannattaa tutustua muissakin tuotekortistoon liittyvissä asioissa. Hinnastojen käsittely Hinnastojen päivittämisestä yleisesti 2

6 TULKINTAOHJEIDEN HALLINTA TULKINTAOHJEIDEN HALLINTA YLEISESTI Eri toimittajien hinnastot on esitetty lähes poikkeuksetta eri muodoissa. Tämä tarkoittaa sitä, ettei toimittajan A hinnastoa voida päivittää ohjelmaan täsmälleen samoilla tulkintatiedoilla kuin toimittajan B. On myös tyypillistä että hinnaston muoto muuttuu samallakin toimittajalla eri päivityskerroilla, ellei vakiointia ole pystytty toimittajan päässä tekemään pysyväksi. Samalle toimittajalle voi olla myös useita tulkintaohjeita, jos toimittajalla on esimerkiksi perushinnasto ja erilaisia kampanjahinnastoja. Joillakin toimittajilla on lisäksi esimerkiksi Autolinkki-muoto ja hinnastolevykkeen muoto erikseen. Tulkintaohjeiden hallinta on toiminto jossa määritellään oikea tulkintatapa kaikille käytetyille hinnastomuodoille. Käyttäjä pystyy muuttamaan tulkintaa itse, jolloin ohjelmaversiota ei tarvitse päivittää hinnaston muodon muuttuessa vaan muutokset voidaan tehdä välittömästi. Koska käyttäjällä voi olla vaikeuksia omatoimisesti tietää miten hinnastossa tulevat tiedot pitäisi tulkita, on FuturSoftin kotisivuilla ohjeistukset yleisimpien toimittajien vakioitujen hinnastomuotojen tekoon. Jos yritys saa runsaasti hinnastoja muilta kuin yleisimmiltä ohjeissa mainituilta toimittajilta, tai esimerkiksi vain Excel- muodossa, on yrityksessä syytä ainakin yhden henkilön perehtyä siihen miten hinnastojen tulkintoja tehdään itse. Tulkinnan hallintaruutuun mennään Tiedot välilehden painikkeen Lisätoiminnot alta, painikkeesta Tulkintaohjeet. Ruutu voidaan avata myös Hinnastopäivitys ruudun painikkeesta Tulkintaohjeet. TULKINTAOHJEIDEN HALLINTARUUTU Ruudun yläosassa rajataan tulkintaohjeet joko toimittajalla tai tulkintaohjeen nimellä. Alaosassa näkyy tulkintaohjeen tärkeimmät tiedot, kuten nimi ja kuvaus. Normaalisti siis kannattaa valita ensin toimittaja alasvetovalikosta ja painaa Rajaa -painiketta jolloin nähdään mitä tulkintaohjeita kyseiselle toimittajalle on. Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 3

7 Jos oikea tulkintaohje löytyy, kaksoisnapsautetaan tulkintaohjetta jollin avautuu tulkintaohjeen tietoruutu. Voidaan myös painaa alareunan painiketta Tiedot F4. Ellei löydy yhtään tulkintaohjetta, pitää tulkintaohje perustaa uutena painikkeesta Uusi - F3. Avautuva tulkintaohjeen tietoruutu on sekä lisättäessä että olemassa olevaa muutettaessa seuraava. Ruudulla on seuraavat tiedot: Ruudun yläreunassa valitaan tulkintaohjeen nimi. Se on vapaavalintainen mutta pakollinen tieto Toimittajan valinta Lisätietoja tulkintaohjeesta -kenttä. Tähän on hyvä kirjoittaa tiedot siitä mihin tarkoitukseen tulkintaohje on tehty, ja miten sitä pitää käyttää. Alkaa ja loppuu - positiot erikseen kustakin kentästä. Nämä ovat tulkintaohjeen oleellisimmat tiedot. Näillä määrätään, mistä rivin kohdasta kukin kenttä alkaa ja loppuu. Esimerkkitiedosto. Se voidaan valita ruudulla, ja tehdä tulkintaohje sen avulla Alareunassa on kaksi välilehteä. Rivin tiedot - välilehdellä näkyy esimerkkitiedostosta tulkittuna tiedot tulkintaohjeen mukaisina. Alareunan toinen välilehti on Lisäasetukset. Siellä on tärkeitä valintoja, joiden avulla voidaan tulkita esimerkiksi verottomin hinnoin toimitettu hinnasto, jolloin määrätään että ohjelma laskee hintoihin arvonlisäveron päälle. Lisäksi löytyy useita muita valintoja. Alareunassa on lisäksi painikkeet Käsittelyohjeet ja Tulosta ohje, näitä ei normaalisti tarvita käyttää. Lisäksi siellä on Aseta FuturSoft-hinnastomuodon tiedot ja Tulkintaohjeiden tukisivut, joiden käyttö voi tulla tietyissä tilanteissa tarpeeseen. Esim. jos käsiteltävä hinnasto on tehty FuturSoft-ohjelmalla tai hinnaston tulkintaohjeesta on olemassa jo valmis pohja FuturSoftin tukisivuilla. Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 4

8 TULKINTATAVAN TARKISTAMINEN Yksi yleisin käyttötilanne normaalikäytössä on, että tutkitaan ennen hinnaston päivittämistä onko hinnaston tulkinta ajan tasalla, eli voidaanko hinnasto päivittää tämänhetkisellä tulkintaohjeella. Tulkintaohjeen tulkinnan oikeellisuuden tarkistetaan seuraavalla periaatteella: Valitaan hinnaston tulkinnan mukainen esimerkkitiedosto ruudulle. Tämä tapahtuu painamalla kohdan Esimerkkitiedosto oikealla puolella olevaa Selaa -painiketta ja valitsemalla tiedosto avautuvasta valintaruudusta. Katsotaan, miten kyseisen tiedoston tiedot näkyvät ruudun alareunassa, kohdassa Rivin tiedot. Elleivät tiedot näy kaikilta osin oikein, pitää tulkintaa muuttaa. Tulkintatapa tarkoittaa käytännössä sitä, kuinka monta merkkiä tiedoston riveiltä on kohdistettu millekin tiedolle. Esimerkiksi monennestako merkistä alkaa myyntihinta ja monenteenko se loppuu. ESIMERKKITIEDOSTON AVAAMINEN Tulkintaa varten tarvitaan esimerkkitiedosto, joka siis normaalisti on se hinnastolevyke jota ollaan ajamassa. Se valitaan painamalla Esimerkkitiedosto- kentän vieressä olevaa Selaa -painiketta. Tällöin aukeaa vakio tiedoston avausikkuna, joka näyttää käyttöjärjestelmästä riippuen esim. seuraavalta: Hinnastotiedosto voidaan avata mistä tahansa tietokoneeseen liitetystä tietolähteestä, yleensä joko kiintolevyltä, levykkeeltä, cd- asemasta tai muistitikulta. Tyypillisessä tapauksessa valitaan kuvan osoittamalla tavalla ensin levykeasema. Sieltä sitten valitaan oikea tiedosto. Tiedosto on yleensä tekstitiedosto, ja se saattaa näkyä ruudulla yllä olevan näköisenä asiakirjan kuvakkeena. Toimittajalta voi tulla esimerkiksi hinnasto- cd levyllä useita tiedostoja, joista on syytä varmistaa, että avataan oikea tiedosto, ja oikeanmuotoinen hinnasto. Tulkinnan tarkistamisvaiheessa ja esikatselussa tulee yleensä kuitenkin esille, jos on valittu väärä tiedosto. Huom! Usein hinnastotiedosto on pakattu. FuturSoftin tukisivuilla on joidenkin toimittajien kohdalta ohjeet hinnastojen purkamisesta. Tarvittaessa pyydä tarkemmat ohjeet tukkurilta. Yleensä pakkausmuotona on zip, jotka tiedostot voidaan purkaa Windowsin omalla purkutoiminnolla. Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 5

9 Ohjelmassa on myös vanhempien hinnastojen purkuun hinnastojen purkuohjelma. Pakattujen tiedostojen kanssa pitää siis ensin käyttää purkuohjelmaa, ja vasta sen jälkeen siirtyä tähän vaiheeseen. Tämä on yleistä kun hinnasto toimitetaan sähköpostitse. TULKINTAOHJEEN TARKISTAMINEN JA RIVIEN SELAAMINEN Kun tiedosto on saatu avattua, näkyy esimerkkirivillä yksi tiedoston riveistä ja ikkunan alaosan kentissä tältä riviltä tulkitut tiedot. Alaosan kentissä tulee lukea kentän otsikkoa vastaavat tiedot, esimerkiksi Myyntihinta tai sitten tyhjänä jos hinnasto ei sisällä kyseistä tietoa. Voit selata tiedoston rivejä yksi kerrallaan kohdassa Esimerkin rivi olevista nuolinäppäimistä. Näin voit selata rivejä riittävästi varmistuaksesi että tiedot tulkitaan oikein. Yleensä on suositeltavaa selata esimerkiksi kymmenen ensimmäistä tuotetta. Myös erillisiä tuotekoodeja on mahdollisuus syöttää esikatselu osiaan ja tarkistaa näin halutun tuotteen tietojen paikkaansa pitävyys ennen hinnastopäivitystä. TULKINTAOHJEEN MUUTTAMINEN, ESIMERKKI Nyt käydään läpi esimerkki jossa tulkintaohjeen yksi kenttä muutetaan jotta saadaan tulkinta vastaamaan uutta hinnastoa. Esimerkkinä käydään läpi miten hinnastossa tuleva alennuskoodi tulkitaan tulkintaohjeeseen kenttään alennusryhmä. Tehtävänä on tulkita hinnaston kenttä 20 alennusryhmäksi. Se näkyy ruudulla tummennettuna. Tehdään muutos seuraavasti: Maalataan hiirellä esimerkkirivistä se kohta joka halutaan tulkita. Viedään hiiren osoitin esimerkkiriville ensimmäisen luettavan kirjaimen vasemmalle puolelle, painetaan hiiren painike alas ja pidetään se alhaalla, siirrytään viimeisen luettavan kirjaimen oikealle puolelle ja vapautetaan hiiren painike. Tämän jälkeen luettava kohta esimerkkirivistä näkyy tummennettuna, eli kuten kuvassa. Napsautetaan ruudun yläreunasta sitä painiketta joka vastaa tätä tietoa. Tässä tapauksessa painetaan painiketta "Alennusryhmä". Tällöin huomataan että ohjelma sijoittaa automaattisesti luvut kenttiin Alkaa ja Loppuu, esimerkissä 47 ja 56. Nähdään myös, että alareunaan tulee Alennusryhmä- kohtaan näkyviin tämä esimerkkitiedostosta tulkittu koodi, esimerkissä 20. Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 6

10 Samalla tavalla tehdään kaikkien kenttien kanssa. Kannattaa tulkinnan muuttamisen jälkeen selata nuolilla mahdollisimman monta tuotetta, jotta nähdään että esimerkiksi hinta tulee ja nimi tulee tulkittua oikein tuotteilla joiden hinnan ja nimen pituus vaihtelee. Eli että esimerkiksi suurista hinnoista ei jää ensimmäisiä numeroita pois, tai vastaavasti tuotenimi jatku joissakin tuotteissa siihen kohtaan josta luetaan hinta. Kun tulkinnasta on tehty oikeanlainen, poistutaan ruudulta painamalla OK. Tarvittaessa muutokset voidaan perua Peruuta -painikkeella. VEROTTOMIEN HINNASTOJEN KÄYTTÖ Hinnastossa olevat verottomat hinnat pitää muuntaa hinnastopäivityksessä normaalisti aina verollisiksi hinnoiksi. Tämä tapahtuu määrittelemällä verokantamuunnos käyttöön. Tämä tapahtuu napsauttamalla tulkintaohjeessa auki Lisätiedot välilehti. Sieltä ruksataan ensinnäkin päälle Hintojen verokantamuunnokset käytössä. Sen jälkeen prosenttisarakkeet tulevat aktiivisiksi. Vasemmanpuoleinen Luetun % tarkoittaa, missä verokannassa mikäkin hinta tulee hinnastossa. Yleensä kaikki hinnat ovat hinnastossa joko verottomia tai verollisia, silloin kaikkiin sarakkeisiin laitetaan nollat. Oikean puoleiseen sarakkeeseen sen sijaan laitetaan tuotteille käytettävä verokanta. Eli tähän laitetaan normaalisti aina todellinen alv-prosentti, ei nollaa. Käytettävä % kohdassa on aina vain yksi prosentti, koska tuotteen kaikki tiedot pitää ohjelman puolella luonnollisesti olla samassa verokannassa. Eli jos tuotteet ovat alv 22 % verokannan tuotteita, laitetaan 22 %, jos taas esimerkiksi kirjoja, niin voidaan laittaa 8 %. Kannattaa huomata, että jos arvonlisäverokanta muuttuu, nämä prosentit tulkintaohjeista pitää muuttaa ajan tasalle (mm. heinäkuussa 2010). MUITA TULKINTAOHJEISIIN LIITTYVIÄ ASIOITA TOIMITTAJAA POISTETTAESSA TULKINTAOHJEIDEN POISTAMINEN Jos poistetaan sellainen toimittaja kortistosta jolle on olemassa tulkintaohjeita, ohjelma kysyy poistetaanko myös tämän toimittajan tulkintaohjeet. Nämä kannattaa myös aina poistaa, jotta ohjelmaan ei jää aiheettomia tulkintaohjeita sekoittamaan tulkintaohjeiden ylläpitämistä. TULKINTAOHJEIDEN RUUDUILTA PÄÄSY TUKISIVUJEN TULKINTAOHJE- SIVULLE Tulkintaohjeiden hallintaruudulta päästään yhdellä näppäimellä avaamaan tukisivuilla olevat hinnastojen Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 7

11 tulkintaohjeet. Sama toiminto on myös tulkintaohjeen lisäys- ja muuttamisruuduilla. Tämä edellyttää, että on syötetty asetuksiin tukisivujen käyttäjätunnukset, kohdassa Yleiset asetukset Yleiset. FUTURSOFT- MUOTOISEN HINNASTON TULKINTAOHJEEN TEKO Kun FuturSoftin ohjelmaa käyttävä varaosaliike tai maahantuoja tekee asiakkaalleen hinnaston, onnistuu tälle tulkintaohjeen teko yhdellä napilla. Tämä muoto on käytössä monilla maahantuojilla, jotka käyttävät ohjelmaa. Toimittajakohtaisesti voi olla joitakin pieniä eroja, jotka voidaan muuttaa tapauskohtaisesti. Ruudun alareunassa on painike Aseta FuturSoft- hinnastonmuodon tiedot. Se kysyy varmistuksen ja täyttää tulkintaohjeelle kuvassa näkyvät AutoFutur- tai KoneFutur ohjelmalla tehtävän hinnaston muodon tiedot. Hinnastojen käsittely Tulkintaohjeiden hallinta 8

12 HINNASTOPÄIVITYKSEN TEKO HINNASTON PÄIVITYSRUUTU Lähdetään liikkeelle esimerkkitilanteesta, että toimittajalta on saatu hinnastotiedosto, ja se halutaan päivittää ohjelmaan. Tiedot välilehdeltä käynnistetään ensin kohta Hinnastopäivitys, jolloin avautuu hinnastopäivitysruutu. Kerralla voidaan päivittää maksimissaan viisi hinnastoa. Näihin kuhunkin voidaan haluttaessa koostaa saman toimittajan kaikki hinnastot, kopioimalla ne ensin yhdeksi tiedostoksi. Näin tyypillisesti kaikki muuttuneet hinnastot voidaan päivittää yhden yön aikana. Vasemmassa reunassa näkyy mitkä tiedot päivitetään. Normaalisti ruksi on kohdassa Päivitä kaikki tiedot ja Lisää uudet tuotteet. Erikoistapauksissa voidaan määrätä, mitä jätetään päivittämättä: Tuotenimet (mikäli esim. itse on täydennetty niitä; toimittajan nimikkeet ovat monesti vaillinaisia) Myyntihinnat voi myös jättää päivittämättä, esim. jos itse on määritelty ne, eikä haluta käyttää toimittajan ovh-hintoja. Tällöin pitää kuitenkin muistaa, että ostohinnat yleensä lasketaan myyntihinnoista, joten myös ne jäävät päivittymättä. Ostohinnat mikäli käytössä on erikois-nettohintoja, niiden ei ehkä haluta muuttuvan. Tukkuhinnat Tarjoushinnat Ryhmäkoodit TUOTTEISTON YLLÄPITO-IKKUNAN PAINIKKEET Käynnistää päivitysajon. Voidaan painaa kun hinnastoja on ensin valittuna. Keskeyttää päivitysajon. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 9

13 Voidaan siirtyä suoraan tulkintaohjeiden hallintaan. Voidaan esimerkiksi luoda uusi tulkintaohje, mikäli toimittajalle ei ole ennestään tulkintaohjetta olemassa. Poistutaan toiminnosta. Selaa-painikkeet hinnastojen kohdalla ovat niitä, joista valitaan hinnastotiedosto; ks. Päivityksen teko. Käynnistää levykkeen muunto-ohjelman. Kyseessä on poistumassa oleva toiminto joka on tarkoitettu aiempien levykehinnastojen käsittelyyn. Lisätietoja toiminnosta tarvittaessa FuturSoftin helpdeskistä. TIETOJEN PÄIVITYKSESSÄ SISÄÄN LUENTA KUUDEN DESIMAALIN TARKKUUDELLA Tietojen päivitys- toiminnossa voidaan käsitellä desimaaliluvut 2,3 tai 6 desimaalin tarkkuudella. Näitä tarvitaan mm. tarkkojen hintojen lukemiseen, ilman että hinnat pyöristyvät, kun hinnat ovat aineistossa esimerkiksi alv 0 % muodossa. PÄIVITYKSEN TEKO VALITAAN TOIMITTAJA Valitaan alasvetovalikosta toimittaja. Ellei toimittajaa löydy listalta, pitää tarkistaa toimittajien hallinnasta, että toimittaja on merkitty aktiiviseksi (listalla näkyvät vain aktiiviseksi merkityt toimittajat) tai että toimittaja on ylipäätänsä perustettu. VALITAAN TULKINTAOHJE Valitaan alasvetovalikosta oikea tulkintaohje valitulle toimittajalle. Mikäli sopivaa tulkintaa ei ole, lue ohjeen edellinen osa Tulkintaohjeiden hallinta. VALITAAN HINNASTOTIEDOSTO Selaa - painiketta painamalla avautuu tiedostojen valintaikkuna Tästä ikkunasta valitaan oikea tiedosto. Valitseminen alkaa yleensä niin, että valitaan valintaikkunan kohdasta Kohde (ikkunan yläosassa) A-asema, jolloin ruudulle tulevat aseman tiedot. Niistä sitten valitaan oikea tiedosto. Oikean tiedosto ilmenee yleensä toimittajan lähettämästä saatteesta, ellei se ole sama kuin aikaisemmin. Kun oikea tiedosto on löytynyt, valitaan se kaksoisklikkaamalla tiedostoa tai värjäämällä se ja napsauttamalla Avaa. VALITAAN KAIKKIEN TOIMITTAJIEN HINNASTOT SAMALLA TAVALLA Jos halutaan ajaa useiden tukkureiden tiedostoja kerralla, tai esim. samalla hinnastolevykkeellä on useita eri tiedostoja, määritellään nämä tiedot erikseen kaikille. Näitä erillisiä tiedostoja siis voi olla viisi kerrallaan. Jos näitä on useampia, suoritetaan useampi hinnastopäivitys peräkkäin. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 10

14 SUORITETAAN ESIKATSELU Esikatselu tapahtuu valitsemalla ruudun alalaidassa olevasta Esikatselu- kohdasta se rivinumero jonka tuotteet esikatsellaan. Eli 1-5. Tarkistetaan tässä vaiheessa, että kaikki tiedot näkyvät ruudulla oikein ennen päivityksen aloittamista. Esikatselu tulee myös suoraan näkyviin kun valitset tiedoston. PÄIVITYKSEN KÄYNNISTÄMINEN Ennen käynnistämistä tarkistetaan että vasemmasta reunasta on valittu mitkä tiedot päivitetään. Päivitys kannattaa ajoittaa iltaan, koska suuren hinnaston päivittäminen hidastaa kaikkia koneita. Päivitys voidaan tehdä myös kesken päivän, mutta tällöin on syytä varautua koneiden hidastumiseen. Päivityksen kestosta voidaan sanoa arviona, että lähes mikä tahansa hinnasto päivittyy alle tunnissa jos järjestelmän suorituskyky on ajan tasalla. Tyypillinen päivitys voi kestää (koneesta ja muistista riippuen) esimerkiksi 30 minuuttia per ajettava hinnasto. Viimeisenä vaiheena käynnistetään tuotteiden ajo Aloita päivitysajo -painikkeesta. Päivityksen mentyä läpi ruudulla pitäisi olla seuraavan tyyppinen teksti. RAPORTTI HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MUUTTUNEISTA TUOTTEISTA Hinnastopäivityksen jälkeen voidaan saada muutosraportti, joka kertoo muuttuneet aktiiviset tuotteet. Tämä on hyödyllinen siihen, että näille tuotteille voidaan tulostaa esimerkiksi uusi hintalappu tai suorittaa käsin hinnoittelu. Ennen kaikkea saadaan yleiskuva hintamuutoksista. Raportti saadaan tulostumaan oheisesta ruksista ruudun vasemmassa reunassa. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 11

15 RAPORTTI PERUSTAMATTOMISTA TUOTERYHMISTÄ Hinnastopäivityksen jälkeen voidaan saada raportti tuoteryhmistä (sekä alennus- että seurantaryhmistä), jotka tulevat hinnastossa, mutta joita ei ole vielä perustettu tuoteryhmiksi. Näin varmistetaan että myös hinnat ja ostohinnat tulevat oikein. Raportin näyttämistä ryhmistä käyttäjä voi katsoa onko siellä tarpeellista lisättävää. Aivan kaikkia tuoteryhmiä kun ei ole normaalisti tarvetta perustaa koneelle. Raportin voi myös tallentaa tekstitiedostona ja suorittaa ryhmien lisäämisen sen perusteella "paremmalla ajalla". Raportin tulostukselle on ruksivalinta ruudun vasemmassa reunassa. TARJOUSTIETOJEN NÄKYMINEN ESIKATSELUSSA Jos hinnastopäivityksellä päivitetään ostotarjouksia tai myyntitarjouksia, jotka ovat sidottu päivämäärään, nähdään nämä päivämäärät myös esikatselussa. Nämä tiedot tulevat näkyviin kun laitetaan ruksi kohtaan Lisää ostoalennukset tai Lisää myyntikampanjat. TULKINTAOHJEEN MUUTTAMINEN HINNASTOPÄIVITYSRUUDULLA Hinnastopäivityksen yhteydessä on mahdollista siirtyä helposti muuttamaan tulkintaohjetta, jos huomataan, ettei tulkinta ole ajan tasalla. Ensin otetaan hinnasto esikatseluun, ja painetaan alareunan painiketta Esikatselun tulkintaohjeen tiedot. Tällöin avautuu suoraan kyseinen tulkintaohje. Yleensä kun juuri esikatseluvaiheessa nähdään että esimerkiksi hinnat eivät tule oikein. Tilanne päästään tätä kautta korjaamaan nopeaa kautta, ilman että tulkintaohjetta tarvitsee etsiä tulkintaohjeiden hallinnasta. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 12

16 MYYNTI- JA TARJOUSHINNAN PYÖRISTÄMINEN HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ Hinnastopäivityksessä on mahdollisuus pyöristää perusalennus-, myynti- ja tarjoushinta. Voidaan valita minkä rajan ylittävät hinnat pyöristetään. Näin pystytään esimerkiksi pyöristämään vain yli 10 euron hintaiset tuotteet 5 senttiin. Asetukset ovat Yleisten asetusten Tuotteet - välilehdellä. Asetusten nimet ilmenevät kuvasta, ja löytyvät asetusruudulta peräkkäin. Perusalennushinnan pyöristykseksi on mahdollisuus valita joko 10 senttiä tai 1 euro. Myyntihinnan pyöristys on mahdollista valita senttiin (oletustapa), 5 senttiin, 10 senttiin tai yhteen euroon. Nämä pyöristykset koskevat kolmea toimintoa, jolla ohjelma laskee hintoja. Ne ovat hinnastopäivitys, tuotteiden tietoruudulla, Lisätiedot- kohdassa oleva Laske osto- ja myyntihinnat sekä ruudulta löytyvä erikoistoiminto Hintojen erikoislaskenta. Pitää siis huomioida, että käsin hinnoiteltuihin tuotteisiin tämä asetus ei vaikuta mitenkään. HINTOJEN ALENTAMISEN ESTO HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ Tällä asetuksella voidaan estää myyntihintojen alentuminen hinnastopäivityksissä. Vain myyntihintaa nostavat muutokset päivitetään myyntihintoihin. Myyntihinnan laskiessa myös ostohinta yleensä laskee, ja tämän ohjelma päivittää koneelle. Ostohinta siis laskee mutta myyntihinta pysyy ennallaan. Asetus löytyy Asetusten hallinnasta Hinnoittelu- välilehdeltä. Toimintoa suositellaan käytettäväksi huolella, jotta se ei johda siihen että hinnastot eivät pysy koneella kohdallaan, josta aiheutuisi taas lisäselvityksiä. Lähinnä toiminto on tarkoitettu erikoistilanteisiin käytettäväksi, eli se voidaan laittaa tilapäisesti päälle käytettäväksi jonkun tietyn hinnaston ajon ajan, jonka jälkeen tilanne voidaan palauttaa ennalleen. TUOTENIMIKKEIDEN MUUTTUMISEN ESTO HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ Tietyn tuoteryhmän tuotteiden myyntihintojen, ostohintojen sekä nimikkeiden muuttuminen voidaan estää hinnastopäivityksissä. Yritys voi näin esim. täydentää tuotenimikkeitä, ilman että muutokset poistuisivat hinnastopäivityksessä. Hinnastopäivitysruudullahan voidaan estää kaikkien nimikkeiden muuttuminen, mutta se jää ensinnäkin helposti vahingossa valitsematta, ja toisekseen mahdolliset uudet tuotteet jäävät tällöin ilman nimiketekstejä. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 13

17 Huom! Nämä estot laitetaan päälle aina tuotteiden alennusryhmälle. Seuranta- tyyppisille ryhmille estokentät näkyvät ruudulla harmaana. Tämä perustuu siihen että mm. ostohinnat lasketaan aina alennusryhmän tietojen perusteella, eikä näin synny ristiriitaa siitä, että seurantaryhmässä ei olisi estoja mutta alennusryhmässä olisi. HINNASTOPÄIVITYSHISTORIA Tehdyistä hinnastopäivityksistä tallentuu historiatieto ja sitä voidaan selata hinnastopäivitysruudun painikkeesta Hinnastopäivityshistoria. Täältä voidaan katsoa, onko tarpeen päivittää tietyn toimittajan hinnasto, ja epäselvissä tapauksissa nähdään, onko edellisellä kerralla esimerkiksi keskeytetty päivitys. Voidaan esimerkiksi selvittä, onko hinnasto päivitetty nettihinnastona, levykehinnastona tai onko se päivitetty esimerkiksi väärällä tiedostonimellä. Päivitykset voidaan rajata toimittajalla. Toimittajalistalla näkyvät vain aktiiviseksi merkityt toimittajat. Ruudun alareunassa näkyy päivityksessä käytetty tulkintaohje ja hinnaston tiedostonimi. OHJELMAN SULKEMINEN AUTOMAATTISESTI HINNASTOPÄIVITYKSEN VALMISTUTTUA Hinnastopäivitysruudulla on valinta "Sulje ohjelma hinnastopäivityksen jälkeen". Tätä käyttämällä ohjelma sulkee itsensä automaattisesti päivityksen päätteeksi. Näin ohjelma ei jää yöksi päälle, jolloin aamulla tulisi todennäköisesti ilmoitus connection is broken, joka johtuu siitä, että tietokanta sulkee käyttämättömät yhteydet 8 tunnin jälkeen, jos ohjelmaa ei ole käytetty. Näin käyttäjä voi laittaa yöksi vaikka viiden toimittajan hinnastopäivityksen menemään, ja aamulla on auki normaali tekstieditorin ruutu, sekä selkeä raportti siitä, mitä ohjelma on illalla tehnyt. Ohjelma tekee nimittäin lopuksi raportin hinnastopäivityksestä, joka jää auki ruudulle ohjelman sammumisen jälkeen. Raportilla näkyvät samat tiedot kuin ruudulla, eli mm. uusien ja muuttuneiden Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 14

18 tuotteiden kpl-määrä ja päivityksen kesto. Tämän avulla käyttäjä voi olla varma, että päivitys on onnistunut, eikä esimerkiksi sähkökatko tullut kesken päivityksen. Tämän lisäksi ruudulle jää mahdollisesti lisäksi raportti uusista tuotteista ja uusista tuoteryhmistä, mikäli käyttäjä on ruksannut ne hinnastopäivityksen ruudulta päälle. HINNASTOPÄIVITYKSEN ESIKATSELUSSA HAKU TUOTEKOODILLA Hinnastopäivityksessä on helppo varmistaa hinnan oikeellisuus tietyn esimerkkituotteen avulla. Voidaan ottaa esimerkiksi paperihinnastosta yksi tuote esimerkiksi ja varmistaa että hintojen verollisuudet, ostohinnat ym. tulevat oikein, ennen kuin hinnasto ajetaan. Näin vältetään tehokkaasti hintavirheitä. Käyttö tapahtuu yksinkertaisesti kirjoittamalla ruudulla kuvan mukaiseen kohtaan tuotekoodi ja painamalla Enter. HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ MAHDOLLISUUS YLIKIRJOITTAA TUOTTEEN LISÄTIEDOT Hinnastopäivityksessä tuotteen lisätietokenttä päivitetään normaalisti vain, jos tuotteella ei ennestään ole lisätietoja. Näin on varmistettu, etteivät käsin kirjoitetut lisätiedot koskaan korvaannu vahingossa. Hinnastopäivitysruudulla on kuitenkin valintaruksi Ylikirjoita tuotteen lisätieto, jolla vanhat voidaan ylikirjoittaa hinnastosta tulevilla. Ruksilla on merkitystä vain silloin, kun tulkintaohjeeseen on määritelty, että hinnastosta luetaan lisätiedot- kenttä. Jos hinnastosta ei löydy tuotteelle lisätietoa, ohjelma ei kuitenkaan tällöin nollaa entistä lisätietoa, vaan se ylikirjoitetaan vain jos hinnastosta tulee kyseiselle tuotteelle lisätieto. Näin estetään käsin kirjoitettujen lisätietojen menettäminen. ESTO AKTIIVISTEN TUOTENIMIEN PÄIVITTYMISELLE HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ Jos ei haluta, että yhdenkään aktiivisen tuotteen nimike muuttuu hinnastopäivityksissä, voidaan asettaa esto kerralla kaikille aktiivisille tuotteille. Tällöin yritys siis käyttää omia tuotenimikkeitään, jossa jokaisen tuotteen nimike on asetettu lopulliseksi siinä vaiheessa kun tuote on otettu aktiiviseksi tuotteeksi, eivätkä hinnastopäivitykset nimikkeitä muuta sen jälkeen. Tämä laitetaan kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Nimen muutoksen esto aktiiviseksi muutettaessa TUOTTEET HINNASTOPÄIVITYKSESSÄ AINA OLETUSVEROKANTAAN Kaikki tuotteet voidaan määrätä menemään hinnastopäivityksissä oletusverokantaan vahinkojen välttämiseksi. Asetus laitetaan kohdassa Yleiset asetukset Tuotteet Tuotteet aina oletusverokantaan. Valintaa ei voida käyttää, jos tuotekortistossa on erikseen esimerkiksi kirjat eri alv- verokannalla. Hinnastojen käsittely Hinnastopäivityksen teko 15

19 HINNASTOJEN LATAAMINEN SUORAAN TOIMITTAJIEN PALVELIMILTA YLEISTÄ Hinnastojen lataus kuuluu osalla tukkureista osana sähköistä tilausliitäntää. Hinnastopäivitys lisäksi muita palveluita ovat tällöin sähköinen tilaus, tilausvahvistus, saatavuuskysely ja sähköinen lasku. Lataaminen käynnistetään Hinnastopäivitys- ruudulta kohdasta Nouda hinnastot. Avautuva ruutu näyttää seuraavalta (riippuen käytettävistä tukkureista). Hinnastojen nouto tapahtuu seuraavasti. - Ruudun yläreunassa on mahdollisesti valitse haluttu toimittaja - Hinnaston tyyppinä käytä aina koko hinnastoa. - Paina painiketta Näytä hinnastot. Noudettavissa olevat hinnastot tulevat näkyviin ruudulle parin sekunnin sisällä. Kustakin hinnastotietueesta näkyy, miten suuri hinnasto on kooltaan, ja milloin se on Autolinkkiin päivitetty. Nouda yleensä vain uudet hinnastot. - Valitse noudettavat hinnastot pitämällä Ctrl näppäin pohjassa ja valitsemalla noudettavat sinisiksi. - Paina Siirrä hinnastot. - Ruudulla on myös Alkaen ja Loppuen pvm kentät sekä painikkeet Rajaa, Poista rajaukset ja Viimeisimmät. Näitä ei normaalikäytössä tarvita, niillä on mahdollista rajata muuttumispäivämäärällä. - Hinnastojen nouto alkaa. Ne ladataan kiintolevylle c:\tukkurit\ hakemistoon. Hinnastoja ei siis tässä vaiheessa päivitetä ohjelmaan, vaan noudetaan internetistä. - Tämän jälkeen sulje ruutu Sulje- painikkeella ja palaa Hinnastopäivitys- ruutuun. Hinnastojen käsittely Hinnastojen lataaminen suoraan TOIMITTAJIEN PALVELIMILTA 16

20 TUOTTEIDEN HINNOITTELUKOKO ELI MÄÄRÄKERROIN YLEISTÄ Jotkut maahantuojat hinnoittelevat tuotteita pakkausyksiköittäin, eli hinnastossa esitetään esim. 25 kpl:een paketti hinta. Tämä pitää muuntaa myyntiä varten yksikköhinnoiksi. Koska kaikista hinnastosta ei saada tiedostomuodossa tätä hinnoittelukerrointa, voidaan hinnoittelukoko eli määräkerroin syöttää tuotteen tietoihin käsin. Tuotteen tietoruudulla on kenttä nimellä Määräkerroin. Tähän syötetään määrä, jolla toimittajan ilmoittama hinta pitää jakaa myyntikäyttöä varten. Kun määräkerrointa muutetaan ruudulla, ohjelma kysyy, jaetaanko hinta saman tien. Ellei hintoja jaeta heti, muuttuvat hinnat kohdalleen seuraavassa hinnastopäivityksessä. MÄÄRÄKERTOIMET HINNASTOPÄIVITYKSISSÄ Niille toimittajille, joiden hinnastosta saadaan määräkerroin, voidaan määrätä hinnaston tulkintaohjeeseen kyseinen määräkerroin. Tämän lisääminen on neuvottu tarkemmin mm. Koivunen Oy:n hinnastopäivitysohjeessa. Tällöin on varmistuttava, että kyse ei ole pakkauskoosta, vaan että kyseisellä määrällä todella pitää jakaa hinnastossa tuleva hinta, jotta saadaan yksikköhinta. TILAUSEHDOTUSTEN KÄYTTÄMINEN TUOTTEILLE JOILLA HINNOITTELUKOKO KÄYTÖSSÄ Oletetaan, että tilanne on seuraava: Tuotetta ostetaan 100 kpl erissä, ja hinta on ilmoitettu 100 kpl pakkaukselle. Halutaan, että ohjelma tilaa seuraavan tukkupakkauksen 100 kpl, kun edellisestä on jäljellä 20 kpl. Ellei tilannetta käsitellä huolellisesti, voi käydä niin, että tilataan 100 kpl, jolloin toimittaja toimittaa 100 sadan kappaleen pakettia eli kpl. Tällöin tiedot tulee asettaa seuraavasti: Hälytysraja: 20, Tilausmäärä: 1, Määräkerroin: 100 Tällöin tuote tulee normaaliin tapaan tilausehdotukseen, kun varastosaldo alittaa hälytysrajan. Koska voidaan kuitenkin määrätä tilausmäärä kiinteässä muodossa, voidaan asettaa, että tilataan tällöin 1 kpl, eli yksi 100 kpl pakkaus. Jos tilataan useampia pakkauksia, voidaan tilausmäärä antaa esim. 2=200 kpl. Varastoontulovaiheessa pitää kirjata tuotteita varastoon "oma määrä" eli esim. 100 kpl. Kun tilauksen määrä on 1, muutetaan varastoontulo- ruudulla määrä 100:ksi versiossa on lisäksi mahdollisuus määrätä, että varastoon lisätään määräkertoimella kerrottu määrä (kts. version toimintojen ohje) Hinnastojen käsittely Tuotteiden hinnoittelukoko eli määräkerroin 17

21 TUKKUHINNASTOJEN KÄSITTELY YLEISTÄ Toimittajien hinnastot tulevat yleensä ovh hinnastoina, joista ostohinnat lasketaan ostoalennusprosentin avulla. Osalla toimittajista käytetään kuitenkin tukkuhinnastoja, joissa ei ole ovh:ta. Tällöin kauppiaan täytyy itse hinnoitella tuotteet haluamallaan hinnoittelukertoimella. Tukkuhinta ei kuitenkaan ole lopullinen ostohinta. Siitä saadaan yleensä alennusta, ja ennen myyntihinnan määrittämistä pitää laskea ostohinta. Eli tukkuhinnasta pitää laskea hintaa sekä ylös- että alaspäin. Tämä vaatii erikoiskäsittelyn. Tukkuhintoja varten tuotetiedoissa on kenttä tukkuhinta, jota käytetään näissä tapauksissa apuna. Sen avulla lasketaan ostohinta, ja ostohinnan perusteella puolestaan myyntihinta. Omien myyntihintojen laskeminen tapahtuu siten, että kuhunkin tuoteryhmään asetetaan hinnoittelukerroin. Jos tuotteet on jaettu pääryhmiin, voidaan kerroin määrätä myös pääryhmälle, ja painaa siellä painiketta Päivitä alaryhmille. Pääryhmäruudulla on myös mahdollisuus syöttää hinnoittelukate %, jolloin ohjelma laskee sitä vastaavan hinnoittelukertoimen. Esimerkiksi katteella 40 % kertoimeksi tulee 1,667. TUKKUHINTAPOHJAISEN LASKENNAN KÄYTTÖÖNOTTO Jotta tukkuhintapohjainen osto- ja myyntihintojen laskenta voidaan ottaa käyttöön, vaatii se muutoksia tulkintaohjeeseen. Perusperiaate on, että tukkuhinta tulkitaan sekä myyntihinta- että tukkuhintakenttään. TUOTERYHMIEN MÄÄRITTELY Tuoteryhmien tietojahan pidetään yllä päävalikon Tiedot - välilehden kohdassa Tuoteryhmät. Ostoalennukset määritetään normaaliin tapaan päivätilaus - kenttään. Kaikki nämä prosentit muuttuvat yleensä siirryttäessä tukkuhinnoitteluun, joten ne pitää muuttaa ennen hinnaston ajamista (=nimenomaan ennen hinnastopäivitystä jossa muutokset tulevat voimaan). Jotta myös oma myyntihinta voidaan laskea hinnastopäivityksessä, määritellään seuraaviin kohtiin alla olevat tiedot: Ostohinnan laskentatapa => Tukkuhinnasta Hinnoittelukertoimen käyttö => Myyntihinta Hinnoittelukerroin => Haluttu kerroin, jonka mukaan ostohinnasta lasketaan uusi myyntihinta Hinnastojen käsittely Tukkuhinnastojen käsittely 18

22 Esimerkki: Tukkuhinta on 100 euroa. Siitä saadaan 15% alennusta. Tällöin ostohinta on 85 euroa. Jos myyntihinnalle halutaan 50% katetta, niin asetetaan hinnoittelukertoimeksi 2. Tällöin myyntihinnaksi tulee 2*85 = 170. Kannattaa huomioida, että kate lasketaan aina ostohinnasta lähtien, ei tukkuhinnasta! HINTOJEN PÄIVITYS Uudet myyntihinnat otetaan yleensä käyttöön hinnastopäivityksen yhteydessä, joka on suositeltavin tapa. Tuotteiden hallinnan kautta voidaan myös tarvittaessa laskea hinnat uudelleen, mutta siinä on vaarana, että tuotteilla, joilla ei ole tukkuhintaa (hinnastosta poistuneet tai käsin perustetut tuotteet) nollautuu ostohinta! Ohjelma kun laskee myös tuotteille joiden tukkuhinta on 0, ostohinnan 0:ksi (0-0%=0). Tähän löytyy ratkaisu Tietojen muokkaus toiminnoista, toiminnosta Myyntihinnat tukkuhinnoiksi. Toiminnolla voidaan päivittää myyntihinnat tukkuhinta- kenttään jos kenttä on ennestään tyhjä. - Mene kohtaan Tietojen ylläpito - 7 Tietojen muokkaus - Valitse Toimintoryhmä Tuotteet (kaikki). Tällöin oikealle puolelle tulee erilaisia toimintoja. - Valitse Toiminnot -ikkunasta Myyntihinnat tukkuhintoihin ja paina Käynnistä valittu toiminto - Avautuvasta ikkunasta määrittele Toimittaja-kenttään haluamasi toimittajanumero ja paina Suorita Vastaa varmistuskysymykseen Kyllä. Lopuksi tulee ilmoitus Valmis muokattu XX riviä. Sen jälkeen voidaan poistua toiminnosta. Tämän jälkeen kaikilla toimittajan tuotteilla on tukkuhinta. Hinnastojen käsittely Tukkuhinnastojen käsittely 19

23 KAMPANJA- ELI TARJOUSHINNASTOJEN KÄSITTELY YLEISTÄ Normaalin vakiohinnaston lisäksi toimittajalta voi tulla tiedostomuodossa kampanjahinnat, sekä myyntihinnat kampanjalle, että kampanjaan liittyvät kampanja-ostohinnat. Varsinaisten kampanja- ostohintojen ohella samalla tavalla käsitellään mahdollisia muita nettohintoja, joita toimittajilta saadaan hinnastona. Eli jos toimittajalta saadaan normaaleista prosenttialennuksista poikkeavia erikoisnettohintoja, ne voidaan ajaa toiminnolla ostoalennuksiksi, jolloin ohjelma huomioi ne mm. tilauksia tehtäessä ja myyntiruuduissa. Esimerkkejä kampanjahinnastoista ovat varaosakaupassa Fixus-, CD-cardic ym. kampanjat. Näiden avulla on helppo myydä asiakkaille jaettavan luettelon hinnoilla kampanjan voimassaoloaikana. Ilman, että kampanjoita joudutaan syöttämään yksi kerralla ohjelmaan myyntialennusten hallinta- toiminnossa. Käytä aina tukisivuilla olevia yksityiskohtaisia hinnastopäivitys- ohjeita näissä kampanjoissa, jos sellaiset on olemassa, sillä joka kampanjassa on erityisesti huomioitavat asiansa. Seuraavassa on kerrottu kuitenkin yleinen käytäntö. TULKINTAOHJEEN PERUSTAMINEN Koska kampanjahinnastot toimivat normaalihinnaston rinnalla, perustetaan niille oma tulkintaohjeensa. Parhaassa tapauksessa se voi pysyä samana, kun sama kampanja toistuu esimerkiksi vuosittain, mutta tyypillisesti joka kerta voidaan joutua tekemään tulkintaan pieniä muutoksia. Tällöin mennään ohjelman tukisivuille ( kohtaan Tuki), ja perustetaan siellä tulkintaohjeiden yhteydessä neuvottu tulkintaohje, jos kyseessä toimittaja joka on mukana FuturSoftin tukemissa vakiotoimittajissa. Kampanjojen ajo tulee tapahtua tarkasti tukisivujen ohjeiden mukaisesti (kts. sekä hinnastojen päivitysohjeet, että hinnastojen tulkintaohjeet esim. Fixus kampanjalle). Tulkintaohjeelle on kampanjahinnastoja varten kuvassa näkyvät kentät: Ostotarjous alkaa, loppuu ja Ostotarjoushinta. Näistä alkupäivä ei ole pakollinen tieto, tällöin kampanja on heti voimassa. Näihin sitten täytetään oikeat tiedot. Samoja kenttiä käytetään myös myyntitarjous- kampanjan tapauksessa, ja myynti- ja ostokampanjahinnoille tehdään aina omat tulkintaohjeensa, ja jos ne ovat samassa tiedostossa, sama tiedosto ajetaan kahteen kertaan. Koska tulkintaohjeessa voi otsikko olla vain jompikumpi (samat painikkeet), ruudulla näkyvät ostotarjous- termit. Hinnaston ajaminen edellyttää että päivämäärät ovat tiedostossa vakiomuodossa. Vakiomuoto on normaali suomalainen esitystapa Ohjelma on mukautettu myös joidenkin toimittajien käyttämään muotoon kuten tai jopa vuoden esittämiseen kahdella numerolla Hinnastojen käsittely Kampanja- eli tarjoushinnastojen käsittely 20

24 ( = ), mutta tällöin voi tulla ongelmia, jos muoto poikkeaa vähänkin. Syytä olisi pyytää toimittajalta päivämäärä em. selkokielisessä muodossa. HINNASTOPÄIVITYKSEN TEKEMINEN Hinnastopäivitysvaiheessa pitää valita, ajetaanko hinnasto ostoalennuksiksi vai myyntikampanjaksi. Ruudun vasemmassa reunassa ovat valintaruksit, ja luonnollisesti vain jompikumpi valitaan. Jos siis ajetaan ostoalennukset, valitaan Lisää ostoalennukset ja muussa tapauksessa Lisää myyntikampanjat. Kun on valittuna ruksi Lisää ostoalennukset tai Lisää myyntikampanjat, tiedot näkyvät esikatselussa eri tavalla kuin normaalin hinnaston tapauksessa. Tällöin tietoja ei yleensä ajeta tuotteen varsinaisiin hintakenttiin, ja ostohinta ja myyntihinta näkyvät nollina. Tällöin kampanjan voimassaoloaika ja kampanjahinta näkyvät oikeanpuoleisessa sarakkeessa Alennus. Ei siis tule huolestua siitä, että hinnat näkyvät nollana, koska tämä tarkoittaa vain, että niitä ei päivitetä, eikä saada hinnastosta. Tällöin ohjelma lisää kampanjahinnat tilanteen mukaan joko ostoalennuksiksi tai myyntialennuksiksi ( alennuskampanja ). MUUTA HUOMIOITAVAA OSTO- JA MYYNTITARJOUSHINNASTOISTA Poistuneet tai vanhentuneet myyntitarjoukset, samoin kuin ostotarjoukset, voi puolestaan poistaa hallintatoiminnoissa, Tiedot- välilehdellä. Eli myyntien osalta kohdassa Myyntialennukset, ja ostotarjousten osalta kohdassa Lisätoiminnot Ostoalennukset. Näin ne eivät vuosien mittaan jää rasittamaan, joka voi aiheuttaa pidemmän päälle hitautta, jos niitä on tuhansia. Luettaessa ostotarjouksia hinnastopäivityksessä, ohjelma poistaa samalla tuotteella olevan mahdollisen vanhan ostotarjouksen automaattisesti. Eli ohjelma näin ollen päivittää ostotarjouksen, uuden ostotarjouksen lisäämisen sijasta. Näin ollen kun toimittajalta saadaan uusi nettohinnasto, jossa on ostotarjouksia, eivät vanhat jää rasittamaan järjestelmää. Samasta tuotteesta kun ei ole relevanttia olla useita ostotarjouksia samaan aikaan, koska ohjelma huomioi vain voimassaolevan. Tällöin ei synny myöskään ongelmaa, että jos vanhan voimassaolo ei ole vielä päättynyt, ohjelma katsoisi siltä väärän hinnan. Hinnastojen käsittely Kampanja- eli tarjoushinnastojen käsittely 21

25 OMIEN HINNASTOJEN TEKO YLEISTÄ Toiminnolla voidaan tehdä hinnastotiedostoja omille asiakkaille, jotka ovat ajettavissa suoraan vastaanottajan järjestelmään (esim. AutoFutur ohjelman käyttäjille). Tuotteiden rajaus voidaan tehdä kaikilla rajaustavoilla, joita tuotteiden hallintaruudulla on käytettävissä. Sen vuoksi toiminto on tuotteiden hallintaruudun yhteydessä. Eli voidaan tehdä hinnasto esimerkiksi tietyn toimittajan tuotteista, tietyistä tuoteryhmistä, tuotteista joita varastossa, aktiivisista tuotteista tai tuotteista joilla on hyllypaikka ym. KÄYTTÖ Käynnistä ensin tuotteiden hallintaruutu (päävalikon Tiedot - välilehden painikkeesta Tuotteet). Rajaa tällä ruudulla ensin ne tuotteet, joista haluat tehdä hinnaston. Harjoitteluvaiheessa voit rajata vaikka tietyn toimittajan ja sen tietyn tuoteryhmän. Sen jälkeen paina alareunasta Lisätoiminnot. Avautuvalta ruudulta paina Hinnastotiedoston teko. Avautuu kuvan mukainen ruutu (ruutukuva on versiosta). Ruudulla on kaksi välilehteä, Yleiset ja Lisävalinnat. Perustoimenpiteet löytyvät Yleiset- välilehdeltä. Kirjoita ensin hinnastotiedoston nimi ylimpään kenttään. Jos kirjoitat tiedoston vanhan päälle, voit valitse tiedoston Selaa - painikkeella. Ruudulla valitaan sen jälkeen oikean reunan rukseista, mitä tietoja hinnastoon viedään. Kun painetaan Luo hinnasto, ohjelma tekee hinnastotiedoston tuotteiden hallintaruudussa rajatuista tuotteista. Seuraavassa on kerrottu ruudun eri lisäominaisuuksista. Hinnastojen käsittely Omien hinnastojen teko 22

26 ASIAKASKOHTAISEN NETTOHINNAN VIENTI HINNASTOON JA ASIAKKAAN VALINTA Hinnastotiedostoon voidaan viedä myös suoraan asiakkaan nettohinta tuotteista. Tämä on asiakkaan todellinen nettohinta, joka lasketaan kyseisen asiakkaan ja asiakasryhmän mukaisilla alennuksilla. Hinta on siis sama, kuin normaalisti myyntiruutuun haettaessa lopullisena nettosummana. Tämä huomioi myös tuotteiden myyntitarjoukset, jotka ovat kaikkia asiakkaita koskevat, eli erilaiset esimerkiksi aikaväliin sidotut kampanjahinnat. Hinta saadaan laskettua valitsemalla ensin asiakasnumero. Tämä voidaan hakea hakupainikkeella. Kun asiakas on valittuna, ruksataan Nettohinnat. Muodostus on toki tällöin hitaampaa. Toinen tilanne, missä ruudulla olevaa asiakkaan valintaa tarvitaan, on jos hinnasto lähetetään Onlinetoimintojen avulla asiakkaalle. HINNOITTELUTUOTTEIDEN HUOMIOINTI Kuvassa valinta, huomioidaanko hintojen laskennassa hinnoittelutuotteet. Nämä huomioidaan tällöin myyntihinnassa, tarjoushinnassa ja asiakaskohtaisessa nettohinnassa. Tällöin hinta määräytyy vastaavien tuotteiden hinnoittelutuotteen perusteella. VIENTI VAIN MUUTTUNEISTA TUOTTEISTA TIETYLLÄ AIKAVÄLILLÄ Voidaan myös tehdä hinnasto ns. muutoshinnastona vain tiettynä aikana muuttuneista tuotteista. Valinta on Muuttuneet tuotteet päivän xxxxx jälkeen. Muuttuminen tarkistetaan tuotteen tietoruudulla, Lisätiedot- välilehdellä olevasta tuotteen muuttumispäivästä. Näin voidaan toimittaa hinnasto muuttuneista hinnastoista esimerkiksi kuukausittain. MUITA HINTAVALINTOJA Hinnat desimaalimuodossa tarkoittaa, että normaalisti esimerkiksi 10 e viedään hinnastoon muodossa 1000 ilman välimerkkejä. Jos vastaanottaja ei aja hinnastoa ohjelmaan, vaan lukee sitä ns. selväkielisenä, saadaan tällä valinnalla hinta selväkielisessä muodossa 10,00. Hinnat verottomina (pyöristettynä kahteen desimaaliin) tarkoittaa nimensä mukaisesti, että jos yritys toimii verottomin hinnoin, ja vastaanottaja ei lue hinnastoa suoraan järjestelmään, saadaan asiakkaalle verottomat hinnat hinnastoon. MUITA TIETOJA, JOITA VOIDAAN VIEDÄ HINNASTOON Edellä mainittujen lisäksi ruudulla voidaan valita vietäväksi mm. Alennusryhmä, seurantaryhmä tai pääryhmä. Hyödyllisin tieto näistä on vastaanottajalle usein pääryhmä, jos pääryhmät ovat käytössä. Tällöin asiakkaalle jää kohtuullinen määrä ryhmiä, jotka asiakas pystyy perustamaan, ja jos alennukset menevät pääryhmittäin, asiakas pystyy laskemaan ostohintansa ryhmän perusteella (ilman että hinnastoa tarvitsee tehdä nettohinnoin). Vastaanottajan päässä mahdollinen pääryhmä ajetaan esim. alennusryhmä- kenttään. Ean-koodi, luettelokoodi, alennuskirjain ja hyllypaikka ovat tilannekohtaisesti harkittavia asioita, EANkoodi voi usein olla hyödyllinen, ja se on yksiselitteinen tieto, joka on helppo ottaa käyttöön vastaanottajan päässä. Luettelokoodi, alennuskirjain ja hyllypaikka ovat sitten jo hieman erikoisempia tietoja. Samoin voidaan näyttää varastosaldo, tätä ei toki voi ajaa koneellisesti hinnastoon, mutta voi olla tarpeen jos halutaan välittää jollekin yhteistyökumppanille tieto, mitä tavaraa löytyy heti varastosta. TARJOUSHINTOJEN VIENTI HINNASTOON Ruudulla on ruksi, jota voidaan käyttää jos hinnastoon viedään tarjoushinnat: Ellei tarjoushintaa, sijoita myyntihinta. Tämä mahdollistaa, että hinnastoon voidaan viedä vain pelkät tarjoushinnat, ja ellei jollekin tuotteelle ole määriteltynä tarjoushintaa, sen sijaan viedään normaali myyntihinta. Hinnastojen käsittely Omien hinnastojen teko 23

27 ENSISIJAINEN TOIMITTAJA Koska eri maahantuojille eli omilla toimittajilla voi olla samoja tuotekoodeja, voidaan ensisijainen toimittaja- valinnalla valita, mikä on ns. päätoimittaja, jonka tuote välittyy asiakkaalle. Tällöin tämän toimittajan tuotteet ajetaan hinnastoon viimeisenä, jolloin tämä tuotenimi, hinta ja muut tiedot jäävät voimaan ko. tuotekoodille. TUOTTEEN TOIMITTAJANUMERON VÄLITTÄMINEN LUETTELOKOODINA Vastaanottajan päässä, hinnastopäivityksessä voidaan lukea sisään tietoja myös luettelokoodi- kenttään. Tälle on kohta hinnaston tulkintaohjeessa. Tätä kenttää voidaan käyttää, kun asiakkaalle tehdään hinnasto. Tähän luettelokoodi- kenttään voidaan korjaamon päässä lukea tuotteen toimittajanumero, eli yleensä sen maahantuojan numero. Tällöin kunkin tuotteen maahantuojan numero näkyy korjaamolla luettelokoodi-kentästä, kun hinnasto on ajettu korjaamolle siten, että kunkin tuotteen toimittajana näkyy korjaamolla varaosaliike. Tämän tiedon avulla voidaan tarvittaessa tarkistaa, minkä maahantuojan tuotekoodista on kyse, ja tietoa tarvitaan jos käytetään Online- toimintoja korjaamon ja varaosaliikkeen välillä. Eli luettelokoodi varmistaa, minkä maahantuojan tuotekoodeista on kyse. LISÄVALINNAT- VÄLILEHDEN TOIMINNOT Lisävalinnat- välilehdellä löytyy erikoistoimintoja. Tehdastilaustuottee- kohdassa voidaan valita, että jos tuotteella ei ole hyllypaikkaa, tuotenimen eteen lisätään tietty liite, esim. TT= tehdastilaus. Näin asiakas tietää, että sillä on pidempi toimitusaika. Tarve koskee lähinnä maahantuontikäyttöä. Tällöin tuotteet, joilla on hyllypaikka, ovat varastotuotteita. Alempi kohta näkyy, kun käytössä ovat Online- toiminnot, sähköiseen kaupankäyntiin AutoFutur/KoneFutur- ohjelman käyttäjien kesken. Tällöin valittu hinnasto voidaan joko luoda ja lähettää, tai valmiiksi tehty hinnasto lähettää, näistä painikkeista. Lähetys tehdään Yleiset- välilehdellä valitulle asiakkaalle. Ruksi Kaikille asiakkaille käytetään vain tiettyjen liitäntöjen yhteydessä. Lisäksi ruudulla voi näkyä hinnastojen teon ajastukseen liittyvät toiminnot, joista on erilliset ohjeet. Lisäksi tällä ruudulla voi näkyä tiettyyn tilausliitäntään liittyvä erikoistoiminto, jolla hinnasto lähetetään maahantuojalle, julkaistavaksi maahantuojan varaosaluettelossa. Hinnastojen käsittely Omien hinnastojen teko 24