Pirkanmaa2019 loppuraportti Pelastustoimi ja varautuminen -teemaryhmä

Transkriptio

1 Pirkanmaa2019 loppuraportti Pelastustoimi ja varautuminen -teemaryhmä Lopullinen versio

2 Teemaryhmän työskentelyyn osallistuneet Teemaryhmän puheenjohtaja: Esko Kautto (Pirkanmaan pelastuslaitos) Jäsenet Olli Niemi (Pirkkala) (vpj.) Seppo Männikkö (PEL) Miia Ojala (PEL) Jari Veija (PEL) Jari Nieminen (PEL) Markku Salakka (Valkeakoski) Jouni Perttula (Tampere) Anna Tamminen (PSHP) Suvi Liimatainen (PSHP) Tapio Syrjänen (ELY) Asiantuntijat Matti Isotalo (PEL) Veijo Kaján (PEL, viestintätyöryhmän jäsen) Teemu Toivonen (PEL) Martti Honkala (PEL) Tiina Salminen (PEL) Ari Vakkilainen (PEL) Markku Lehtonen (PEL) Juha Vilkki (AVI) Pasi Ketola (PSHP) Kaius Kaartinen (PSHP) Juha Koivisto (Tampere) Henkilöstön edustajat Ville Vahala (JHL) Matti Välikoski (SPAL) 2

3 Teemaryhmän työ Teemaryhmä on kokoontunut syksyllä 2016 kaksi kertaa ja keväällä viisi kertaa. Väliraporttia on käsitelty ja loppuraporttia Teemaryhmälle asetettiin kolme tavoitetta: Pelastustoimen siirto maakunnalle Varautuminen ja valmiussuunnittelu maakuntamallissa Tilannekuvajärjestelmä maakuntamallissa Teemaryhmän tavoitteet ovat saavutettavissa annetussa aikataulussa. Resurssitarpeet 1-7/2017: nykyiset riittävät. 8/2017-3/2018: kolmen henkilön työpanos tarvitaan lisäksi. Yksi päätoiminen varautumisen ja valmiussuunnittelun valmisteluun

4 Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja kehitystarpeet Nykytilakuvaukset on laadittu sekä tukipalveluista että toiminnasta. Hyvä muistaa: Pelastustoimen käytännön tehtävien siirtäminen ei aiheuta erityisiä haasteita, koska toimitaan jo maakunnallisessa toimintamallissa. Aluejaot päätetty, 18 pelastustoimen ja ensihoitopalvelun aluetta: liikelaitosmalli vastaa nykyrakennetta, mikäli pelastuslaitos on liikelaitos Kuhmoinen liittyy Pirkanmaan alueeseen 2019 palvelutasopäätöksen tekninen päivitys ja kuntien kuulemiset 2017 Eri teemaryhmien työstä löydettävissä yhtymäpintoja: Sote: Kotona asumisen kehittäminen, Yhteistyöalue asiat Maku: Alueiden käyttö ja yhdyskuntarakenteen toimivuus Yhteiset: Järjestäminen ja tuottaminen Yhteistyö kuntien ja muiden viranomaisten kanssa yhdistetään varautumiseen, valmiussuunnitteluun sekä tilannekuvaan keskittyviä yksiköitä ja toimintoja. Tilannekuvajärjestelmän tarkastelumalli, jonka avulla voidaan skenaariopohjaisesti kuvata tilannekuvaa rakenteiden ja lainsäädännön tarkennuttua. 4

5 Sisäministeriön asettama pelastustoimen uudistamishanke Sisäministeriön asetti pelastustoimen uudistamishankkeen. Pelastustoimen uudistusta varten perustettiin 14 valmistelutyöryhmää toimikaudelle Sisäministeriö on nimennyt seuraavat Pirkanmaan pelastuslaitoksen jäsenet työryhmiin: Pelastuspäällikkö Matti Isotalo, Pelastuslaitoksen perusprosessityöryhmä Pelastuspäällikkö Esko Kautto, Kansainvälinen pelastustoiminta Palopäällikkö Ari Vakkilainen, Pelastustoiminnan johtamisen kehittäminen Taloussuunnittelija Krista Kurppa, Taloustyöryhmä Kehittämispäällikkö Tiina Salminen, Työhyvinvointiryhmä Pelastustoimen uudistamishanketta tarkistettiin ja työryhmät päivitettiin

6 Maakuntauudistuksen käsittely Pirkanmaan pelastuslaitoksella Maakuntauudistusta on käsitelty Pirkanmaan pelastuslaitoksella vuoden 2016 alusta lähtien eri foorumeilla. Asia on ollut säännöllisesti esillä johtoryhmän, laajennetun johtoryhmän ja yhteistoimintaryhmän kokouksissa sekä pelastuslaitoksen neuvottelukunnan kokouksissa. Edellä mainittujen lisäksi asiaa on käsitelty pelastuslaitoksen vastuualueiden ja yksiköiden kokouksissa. Maakuntauudistuksesta ja tulevista muutoksista on tiedotettu koko henkilöstölle intrasivujen henkilöstötiedotteiden sekä Letku ja laastari -henkilöstölehden kautta. Asia on ollut esillä myös pelastuslaitoksen ajankohtaispäivillä, joita järjestetään kaksi kertaan vuodessa. Lisäksi asiaa on käsitelty paloesimiesten ja ylipalomiesten koulutuksessa syksyllä Muutoskoulutusta on järjestetty paloesimiesten ja ylipalomiesten koulutuksen yhteydessä syksyllä Keväällä järjestetään muutoskoulutusta pelastuslaitoksen päivätyötä tekeville esimiehille. Kuluvan vuoden aikana on tarkoitus laajentaa koulutusta kattamaan koko henkilöstö. 6

7 Työn eteneminen: tehdyt toimenpiteet Pelastustoimen siirto aloitettu arkiston siirto- ja hävitysprojekti aloitettu pelastuslaitoksen tietohallinnon järjestelmien sekä organisoitumisen selvitystyö aloitettu tietoturvahanke laadittu kaksi raporttia maakuntauudistuksen vaikutuksesta tukipalveluihin pohdittu organisaatiomalleja (liikelaitos, osa liikelaitosta, toimintayksikkö) sekä ohjausta tehty sopimusten kartoitus Asumisturvallisuus-alatyöryhmässä keskusteltu kevään aikana mm. seuraavista asioista: Kotona asuvien toimintakyvyltään rajoittuneiden asukkaiden asumisturvallisuuden kartoittaminen, sen toteutus ja vastuutahot. PaloRAIn EVAC-mittarin mahdollisuudet ja käytännöllisyys asumisturvallisuuden arvioimisessa. 7

8 Työn eteneminen: tehdyt toimenpiteet Varautuminen ja valmiussuunnittelu Kartoitettu taustayhteisöjen maakunnan valmiussuunnitteluun ja varautumiseen liittyvää ohjeistusta Seurattu valtakunnallisen Alueellisten valmius- ja varautumistehtävien valmisteluryhmän toimintaa Laadittu valmisteluryhmän selvityspyynnön vastaukset pelastustoimen toimialalta Annettu palautetta valmisteluryhmän raportteihin Tehty yhteenveto pirkanmaalaisten toimijoiden ja valtakunnallisten esimerkkien valmiussuunnitelmien sisällöistä Laadittu luonnokset Pirkanmaan maakunnan operatiivisen ja strategisen valmiussuunnitelman rungoiksi ja sisällöiksi Valmisteltu mallia valmiussuunnittelun ja varautumisen yhteistyörakenteeksi maakunnassa Valmisteltu alueellista riskimatriisia (mm. eri toimijoiden roolit, toimintaympäristön muutosten seuranta ja riskien arviointi) Valmisteltu valmiussuunnittelun yhteensovitukseen liittyviä tehtäviä Kartoitettu varautumisen ja valmiussuunnittelun kannalta keskeisiä järjestelmiä Tilannekuva Laadittu esitys maakunnan kattavasta tilannekuvajärjestelmästä ja siihen liittyvästä tilannekeskuksesta ottaen huomioon siviilikriisinhallinnan tarpeet kaikissa olosuhteissa. (nk. 0-paperi) 8

9 Lainsäädäntö ja pelastustoimi Lähde: Sisäministeriö, Taito Vainio

10 Lainsäädännön valmistelutilanne ensihoidon osalta Laki terveydenhuoltolain muuttamisesta (1516/2016) voimaan päivystys-ensihoito-kodin lähipalvelut: toiminnallinen kokonaisuus ensihoidon määritelmällisesti keskittyy hoidon ja seurannan vaativuuteen LUONNOS : STM:n asetus ensihoitopalvelusta + muistio voimaan palvelutasopäätöksen sisällölliset muutokset LUONNOS : Terveydenhuoltolain ensihoitoa koskevat muutokset voimaan maakunnan ensihoitopalvelun tehtävissä ei suuria muutoksia ensihoitokeskus kohti sote-valmiuskeskusta kansallinen ja yhteistyöaluetason toimija

11 Palvelumallin/tehtäväkokonaisuuden kuvaus PELASTUSTOIMEN SIIRTO Maakunta- ja soteuudistus Pirkanmaan pelastuslaitoksen hallinto- ja tukipalveluissa raportissa (luonnos) keskitytään pääsääntöisesti tarkastelemaan nykytilakuvauksen kehittämisehdotusta koskien organisoitumista ja johtosuhteita sekä jonkin verran resurssien kohdentumista

12 Palvelumallin/tehtäväkokonaisuuden kuvaus VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Maakunnan tehtävänä on Luoda rakenteet, organisointi, toimintamallit ja yhteistyö yhteiseen varautumiseen. Johtaa jatkuvaa alueellista riskien, uhkien ja toimintaympäristön muutosten seurantaa ja arviointia yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa Huolehtia valmiussuunnittelun yhteensovituksesta niin, että eri toimijoiden tehtävät ja roolit ovat erilaisissa häiriötilanteissa ovat yhteisesti sovittuja ja suunnitelmat yhteen sovitettuja. Huolehtia tarpeellisista varautumisen tukimuodoista ja varautumistoiminnan kehittämisestä yhdessä muiden toimijoiden kanssa. Maakunnan yhteiseen varautumiseen kuuluvien tehtävien määrittämisellä ei muuteta eri toimijoille kuuluvaa vastuuta omasta varautumisesta tai toimivaltaisten viranomaisten lakisääteisiä vastuita uhkamallikohtaisessa varautumisessa ja sen johtamisessa tai koordinaatiossa. Varautumisen yhteensovittamistehtävä ei myöskään muuta tilanteenaikaisen johtamisen ja koordinaation vastuita

13 Palvelumallin/tehtäväkokonaisuuden kuvaus TILANNEKUVA Tilannekuvatoiminnot ovat kiinteä päätöksentekoa ja johtamista tukeva asiakokonaisuus. Tilannekuvalle ei ole olemassa mitään yksiselitteistä määritelmää, mutta se voidaan nähdä päätöksentekoa ja johtamista tukevana asiakokonaisuutena. Tilannekuvatoiminnot ovat aina riippuvaisia organisaatiorakenteesta, johtovastuusta kussakin tilanteessa sekä sovituista kriisijohtamisjärjestelyistä, ja ne ovat voimakkaasti tilannesidonnaisia. Tilannekuva: Sisältää tiedon siitä, mitä ympäristössä tapahtuu (taustatiedot, tapahtumatiedot, raportit) Sisältää tiedon siitä, mitä ja millä todennäköisyydellä tulee tapahtumaan seuraavaksi (ennusteet, arviot, analyysit) Sisältää tiedon siitä, mitä mahdollisuuksia organisaatiolla on toimia (resurssi- ja suorituskykytiedot) Tilannekuvaorganisaatio: kerää, käsittelee ja jakaa tilannekuvan valmiussuunnitelmissa ja toiminnallisissa suunnitelmissa ohjeistetuilla tavoilla. Huomioitavaa on, että tilannekuvajärjestelmän tulee kyetä tunnistamaan ja seuraamaan monialaisia tilanteita ja tuottamaan johtamiseen tarvittavaa synteesiä jo normaaliolosuhteissa. Tämä on tärkeä seikka liittyen yhteiskunnan kokonaisvarautumiseen, ja tällä rakennetaan valmiuksia kaikkiin turvallisuustilanteisiin. Keskeinen vaatimus tulevaisuudessa on mm. toimintakyky ja reagointi hybridiuhkatilanteessa. Tällöin tilannekuvajärjestelmän kautta tulee saada tietoa, jolla pystytään tunnistamaan hybridivaikuttamiseen liittyviä osatekijöitä ja luomaan kokonaiskuvaa Pirkanmaan maakunnan tilanteesta

14 Palvelumallin/tehtäväkokonaisuuden kuvaus ENSIHOITO Sosiaali- ja terveystoimen sisäisesti Ensihoitopalvelun päätehtävänä maakunnassa on äkillisesti sairastuneen tai loukkaantuneen potilaan hoidon tarpeen arviointi ja kiireellinen hoito ensisijaisesti terveydenhuollon hoitolaitoksen ulkopuolella ja tarvittaessa potilaan kuljettaminen lääketieteellisesti arvioiden tarkoituksenmukaisimpaan hoitoyksikköön ja äkillisesti sairastuneen tai vammautuneen potilaan jatkohoitoon liittyvät siirrot, silloin kun potilas tarvitsee siirron aikana vaativaa ja jatkuvaa hoitoa tai seurantaa Toimialueen sisäisesti ensihoitopalvelu muodostaa yhdessä päivystävien terveydenhuollon toimipisteiden ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaan kotona annettavien päivystyksellisten lähipalveluiden kanssa alueellisesti toiminnallisen kokonaisuuden. Ensihoitopalvelu on luonteeltaan ei-taloudellista viranomaistoimintaa ja osa yhteiskunnan kokonaisturvallisuutta. Ensihoitopalvelu osana moniviranomaisyhteistyötä Päivittäistoiminnan ohella ensihoitopalvelu on kokonaisuus, joka sisältää muun muassa valmius- ja varautumistehtäviä, ensivastetoiminnan sekä ensihoitopalvelun johtamis- ja suunnittelutehtäviä yhteistyössä muiden turvallisuusviranomaisten kanssa, mitkä ovat luonteeltaan viranomaistehtäviä. Ensihoitopalvelun toiminta järjestelmänä perustuu jatkuvaan arviointiin siitä, että saatujen tehtävien lisäksi ylläpidetään valmius hoitaa ruuhka- ja muita poikkeavia häiriötilanteita hyödyntäen ylimaakunnallisia ja kansallisia resursseja. Ensihoitovalmiuden ylläpidossa tehdään tiivistä yhteistyötä pelastustoimen kanssa

15 Asiakkuuden hallinta Paloturvallisuustutkimus 2017, Pirkanmaan pelastuslaitos Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Pirkanmaan alueen asukkaiden tietämystä paloturvallisuusasioista sekä kerätä palautetta Pirkanmaan alueen kunnanvaltuutetuilta liittyen palvelutasopäätökseen/-prosessiin. Tutkimus toteutettiin asukkaiden osalta internetkyselynä (paneeli) ja puhelinhaastatteluina maalis-huhtikuussa 2017, ja kunnanvaltuutettujen osalta sähköpostikyselynä. Kohderyhmän muodostivat pirkanmaalaiset satunnaisotannalla, kiintiöidysti kunnittain sekä Pirkanmaan alueen kunnanvaltuutetut. Tutkimus perustuu 1318 vastaukseen (asukkaita 1176, valtuutettuja 142).

16 Asiakkuuden hallinta Vertailu asuinkunnan mukaan TOIMINNAN TEKIJÄT Keskiarvo N=1318 Akaa N=51 Hämeenkyrö N=39 Ikaalinen N=29 Juupajoki N=21 Kangasala N=76 Kihniö N=18 Lempäälä N=67 Mänttä-Vilppula N=37 Nokia N=74 Orivesi N=35 Pelastuslaitoksen toiminta Pelastuslaitoksen toiminnan tunnettuus Palotarkastustoiminta Pelastustoiminta Henkilökunnan palveluasenne Tiedotustoiminta Toiminta internetissä ja sosiaalisessa mediassa Koulutus- ja valistustoiminta Keskiarvo Nuohoustoiminta Nuohoojan palveluasenne Nuohoojan ammattitaito Nuohouksen hinta Keskiarvo TOIMINNAN TEKIJÄT Keskiarvo Pelastuslaitoksen toiminta Pelastuslaitoksen toiminnan tunnettuus Palotarkastustoiminta Pelastustoiminta Henkilökunnan palveluasenne Tiedotustoiminta Toiminta internetissä ja sosiaalisessa mediassa Koulutus- ja valistustoiminta Keskiarvo Nuohoustoiminta 0,0-0,4-0,3-0,2-0,5 0,0-0,5-0,29-0,1-0,3 0,0 0,2-0,1-0,2 0,0-0,2 0,1-0,2-0,04 0,3-0,2 0,5-0,2-0,2-0,2-0,4-0,4 0,0-0,5-0,27-0,1-0,4 0,1 0,4 0,0 0,1 0,6 0,5 0,3 0,1 0,29-0,2-0,2-0,1-1,1-0,8-0,9-0,8-1,0-0,8-1,1-0,93-0,2-0,2-0,1 0,0-0,3-0,1-0,1-0,5-0,1-0,4-0,21-0,1-0,2-0,1 0,1-0,4-0,2 0,6-0,1 0,3 0,2 0,08 0,1 0,3 0,3 0,1-0,6-0,7-0,3-0,6 0,0-0,7-0,41 0,0-0,2 0,1-0,3-0,4-0,3-0,4-0,5 0,1-0,4-0,31-0,3-0,4-0,7 0,0-0,3-0,2-0,1-0,4 0,4-0,4-0,15 0,4-0,1 0,1-0,1-0,5-0,4-0,3-0,3 0,3-0,4-0,24-0,2-0,3 0,0 Parkano -0,13 Pirkkala 0,18 Punkalaidun -0,14 Pälkäne -0,17 Ruovesi -0,17 Sastamala -0,16 Tampere 0,25 Urjala -0,01Valkeakoski -0,47Vesilahti 0,12 Virrat -0,17 Ylöjärvi N=30 N=54 N=17 N=32 N=31 N=47 N=445 N=29 N=47 N=28 N=30 N=79-0,24 0,03-0,23 0,15-0,70-0,20 0,13-0,29-0,36-0,07-0,22 0,0-0,3-0,2 0,1-0,3 0,3-0,1-0,07 0,2-0,5-0,3-0,2-0,4 0,0-0,5-0,23-0,7-0,7-0,5-0,3-1,1-1,1-1,6-0,85 0,1-0,2-0,2-0,1-0,5-0,5-0,8-0,31-0,6-0,7-0,9-0,6-1,3-1,0-1,3-0,92-0,1-0,4-0,4 0,0-0,2 0,0-0,5-0,24 0,1-0,5-0,4-0,2-0,6 0,0-0,6-0,32 0,5 0,2 0,1 0,5 0,2 0,0 0,4 0,29-0,1-0,5-0,4-0,5-0,7-0,4-0,8-0,48-0,1-0,7-0,3-0,4-0,3 0,2-0,3-0,24 Nuohoojan palveluasenne -0,6-0,1 0,1-0,4-0,3-0,2 0,0 0,8-0,3-0,4 Mitä suurempi tekijän negatiivinen kuiluarvo on, sitä heikommin tekijässä ollaan onnistuttu. Nuohoojan ammattitaito -0,4-0,1-0,3-0,2-0,3-0,4-0,5 0,4-0,4-0,2 Onnistuneet tekijät: negatiivinen kuilu on alle 0,7 yksikköä tai kuilu on positiivinen. Nuohouksen hinta -0,3 0,5 0,1 0,0 0,1 0,4-0,2 1,0-0,3-0,3 Parantamisen varaa -tekijät: negatiivinen kuilu on 0,7-1,0 yksikköä. Keskiarvo -0,42 0,09-0,02-0,19-0,15-0,07-0,24 0,71-0,34-0,27 Kriittiset tekijät: negatiivisen kuilun arvo on vähintään 1,1 yksikköä. -0,1-0,1-0,3-0,7-0,4-0,4-0,4-0,1-0,4-0,6-0,3-0,2-0,6-0,5-0,37-0,37-0,2-0,2-0,2-0,4-0,3-0,3-0,26-0,32

17 Asiakkuuden hallinta Tyytyväisyyden kehitys Tyytyväisyyden kehitys, pelastuslaitos: TOIMINNAN TEKIJÄT 2004 (Paloturv.) N= (Paloturv.) N= N= N=1318 Muutos Pelastuslaitoksen toiminnan tunnettuus Palotarkastustoiminta Pelastustoiminta Henkilökunnan palveluasenne Tiedotustoiminta Toiminta internetissä ja sosiaalisessa mediassa Koulutus- ja valistustoiminta Keskiarvo -0,8-1,1-0,9-0,6-1,2-1,3-0,99-0,7-1,2-0,8-0,6-1,3-1,3-0,97-0,3-0,7-0,6-0,4-0,9-0,3-0,7-0,55 0,0-0,4-0,3-0,2-0,5 0,0-0,5-0,29 0,3 0,3 0,3 0,2 0,4 0,3 0,2 0,26 (Pelastuslaitoksen merkitys vastaajille on laskenut hieman ja onnistumisarvosanat vastaavasti parantuneet hieman). Tyytyväisyys kokonaisuudessaa n parantunut. Mitä suurempi tekijän negatiivinen kuiluarvo on, sitä heikommin tekijässä ollaan onnistuttu. Onnistuneet tekijät: negatiivinen kuilu on alle 0,7 yksikköä tai kuilu on positiivinen. Parantamisen varaa -tekijät: negatiivinen kuilu on 0,7-1,0 yksikköä. Kriittiset tekijät: negatiivisen kuilun arvo on vähintään 1,1 yksikköä.

18 Asiakkuuden hallinta VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Maakunnan varautumisen ja valmiussuunnittelun asiakkaita ovat maakuntakonsernin organisaatio, sisäiset liikelaitokset ja muut konsernin palvelujen tuottajat sekä maakunnan alueen muut toimijat. Ulkoisina asiakkaina ovat kunnat, maakunnan asukkaat, alueen yhteisöt, järjestöt, yritykset sekä laitokset. Maakunnan oman ja yhteisen varautumisen ja valmiussuunnittelun asiakkuuksia hallitaan riskit, ja toimintaympäristön muutokset huomioivalla palvelutasopäätöksellä, omavalvontasuunnitelmilla, sopimuksilla sekä palautteilla yhteistyöverkostosta ja asiakkailta

19 Asiakkuuden hallinta TILANNEKUVA Tulevan kriisijohtamisorganisaation ja siihen liittyvänä tilannekuvatoimintojen asiakkaina tulee olemaan Pirkanmaan maakunnan alueella toimivat, johtovastuussa olevat viranomaiset sekä elintärkeistä toiminnoista vastaavat toimijat. Sisäinen asiakkuus syntyy maakuntaorganisaation omista toimijoista, joille tuotetaan tilannekuvainformaatiota (esim. pelastustoiminta, ensihoito, ympäristövalvonta) Ulkoinen asiakkuus syntyy maakunnan alueella toimivista muista organisaatioista (esim. poliisi, puolustusvoimat, kunnat). Maakunnan tasolla tulee ratkaista pelastustoimen ja muiden toimijoiden yhteistyörakenteet varautumisessa ja siihen liittyvänä kriisijohtamisjärjestelyissä (johtamisrakenteet, tilannekuvaratkaisut), huomioiden myös tulevan lainsäädännön vaikutukset. Eri toimialoilla (SM, STM) keskushallinnossa on suunnittelussa SOTE- ja maakuntauudistukseen liittyen johtamisrakenteita (mm. tilannekeskukset, strategiset johtokeskukset, valmiuskeskukset) joiden lukumäärät on nyt tiedossa olevissa suunnitelmissa ovat seuraavat (1x valtakunnallinen, 5 x yhteistoiminta-alueen, 18 x maakunnallinen). Suunnittelun edetessä tulee sovittaa yhteen maakunnan tasolla nämä johtamisratkaisut ja yhteistoiminta myös tilannekuvatoimintojen osalta, sekä ottaa huomioon myös ylimaakunnalliset (yhteistoiminta-alue) ratkaisut

20 Tilannekuvajärjestelmän tavoitetila; YHTEINEN TILANNEKUVA KAHDENSUUNTAISESTI TILANNEKUVAJÄRJESTELMÄN TAVOITE ON: mahdollistaa kaikissa uhkamalleissa ja turvallisuustilanteissa koordinoitu ja tehokas kriisijohtaminen mahdollistaa tilanteen yleisjohdon ajantasainen tilannekäsitys mahdollistaa tilannekuvan jakaminen reaaliaikaisesti kaikille tarvittaville toimijoille mahdollistaa analysoidun, katsaustyyppisen tilannekuvan laatimisen johtovastuussa olevan tahon toimesta mahdollistaa tilannekuvan jakamisen paikallisesti, alueellisesti ja keskushallintoon

21 Tilannekuvajärjestelmän tavoitetila; YHTEINEN TILANNEKUVA KAHDENSUUNTAISESTI

22 Asiakkuuden hallinta ENSIHOITO Ensihoitopalvelun asiakkaita yksilötasolla ovat äkillisesti sairastuneet tai loukkaantuneet potilaat. Potilaan tai omaisen soittaessa hätäpuhelun hätäkeskuslaitokselle arvioi hätäkeskuspäivystäjä sosiaalija terveysministeriön julkaiseman tehtävänkäsittelyohjeen perusteella, onko kyseessä ensihoitopalvelun tehtävä ja välittää tarvittaessa riskinarvion jälkeen tehtävän ensihoitopalvelun yksikölle hälytysohjeen mukaisesti. Sairaanhoitopiiritasolla laaditaan alueellinen ensihoitopalvelun riskianalyysi. Riskianalyysissä on otettava huomioon alueluokituksen lisäksi liikenteelliset seikat, alueen erityiset onnettomuusriskit ja niistä todennäköisesti aiheutuvien henkilövahinkojen määrä sekä muut ensihoitopalvelun kysyntään vaikuttavat tekijät. Riskianalyysin jälkeen asetetaan tavoitteet väestön tavoittamiselle, minkä jälkeen sairaanhoitopiirin palvelutasopäätöksessä päätetään millä järjestelyillä päästään asetettuihin tavoitteisiin. Ensihoitopalvelun valmisteilla olevassa lainsäädännössä ( ) riskianalyysi ja palvelutasotavoitteiden määrittely siirtyisi maakunnalta erityisvastuualueen ensihoitokeskukselle alkaen

23 Pelastustoimen yleinen ohjaus, suunnittelu ja kehittäminen Lähde: Sisäministeriö, Taito Vainio

24 Pelastustoimen yleinen ohjaus, suunnittelu ja kehittäminen Lähde: Sisäministeriö, Taito Vainio

25 Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako PELASTUSTOIMEN SIIRTO Pelastuslaitoksella on päädytty talouden ja ohjauksen näkökulmasta siihen vaihtoehtoon, että luontevin vaihtoehto olisi jatkaa kirjanpidollisesti eriytettynä yksikkönä ja omalla taseella. Poliittisen ohjauksen parantamisen vuoksi pelastuslaitoksella tulisi olla oma johtokunta, joten organisoituminen liikelaitokseksi olisi järkevin vaihtoehto. Pelastustoimen ohjaus tulisi tapahtua suoraan maakuntavaltuustosta ja hallituksesta pelastuslaitoksen johtokuntaan. Järjestäjäpuolelle ei ole mielekästä sijoittaa erillistä lautakuntaa

26 Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako PELASTUSTOIMEN SIIRTO Siirtyessä on oltava: työterveyspalvelut vuokrasopimukset talous-, henkilöstö-, hallinto- ja ictpalvelut sopimuspalokuntasopimukset Sopimuspalokuntien sopimuksissa irtisanomisaika on vuosi, vuokrasopimuksissa puoli vuotta kuka on sopijaosapuoli?

27 Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Maakuntakonsernin järjestäjän ja tuottajan tarkempi tehtävänjako varautumisessa ja valmiussuunnittelussa on vielä avoinna. ENSIHOITO Maakunta järjestää alueensa ensihoitopalvelun. Ensihoitopalvelu tuotetaan viranomaistehtävänä maakunnan omana toimintana tai yhteistyössä toisen tai toisten maakuntien kanssa. Tehtävää hoitaessaan maakunta voi hankkia erillisiä osakokonaisuuksia yksityisiltä palveluntuottajilta. Ensihoitopalvelu on kokonaisuus, joka sisältää muun muassa valmius- ja varautumistehtäviä, ensivastetoiminnan sekä ensihoitopalvelun johtamis- ja suunnittelutehtäviä yhteistyössä muiden turvallisuusviranomaisten kanssa, mitkä ovat luonteeltaan viranomaistehtäviä. Viranomaistehtäviä ei ole mahdollista hankkia muilta palveluntuottajilta. Tuottamistavasta riippumatta palvelun tuottamisessa tulee noudattaa samoja kriteerejä koko maakunnan alueella. Tuottamissopimuksessa tulee olla määritelty muun muassa palvelun taso ja säännöt palvelun ohjauksesta, valvonnasta, varautumisesta normaaliaikojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin

28 Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako TILANNEKUVA: Tilannekeskuksen nykytilanne Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen nykyinen toimintamalli ja ohjeistus mahdollistavat jo nyt henkilöstön ja järjestelmien osalta jatkuvan ajantasaisen tilannekäsityksen (reaaliaikainen tilannekuva) ylläpidon, seurannan ja pelastustoiminnan johtamisen sekä tilanteen edellyttämät ilmoitus-, hälytys- ja herätetoiminnot tarvittavine viestintä-, tuki- ja tiedotustoimintoineen. Nykyinen pelastuslaitoksen Tilannekeskus sijaitsee valvotussa ja murtosuojatussa kiinteistössä. Kiinteistö täyttää myös vaatimuksen toimintaedellytyksistä eri turvallisuustilanteissa. Kiinteistön suojaustaso ja tietoliikenneyhteydet mahdollistavat tulevaisuudessa operoinnin STIII mukaisella tasolla. Tilojen osalta on jo nyt mahdollista perustaa kiinteistöön monialainen eri viranomaisista ja toimijoista koostuva operatiivinen johtoryhmä, jossa jokainen toimija pystyy tulevaisuudessa toimimaan kiinteän viranomaisten yhteisen verkon kautta omissa kriittisissä tietojärjestelmissään. Tällä hetkellä kiinteistössä toimii pelastuslaitoksen lisäksi Liikenneviraston Tampereen Tieliikennekeskus. Tämä yhteistoiminta on osoittautunut erittäin tärkeäksi ja hyödylliseksi osaksi tieverkolla tapahtuvien onnettomuuksien pelastustoimintaa, jota on syytä ylläpitää ja kehittää myös tulevassa maakuntaorganisaation pelastustoiminnassa. Kiinteistössä on tilasuunnittelun osalta mahdollista tehdä helpohkosti tarvittavia muutostöitä, jotta myös uusille toimijoille on mahdollista perustaa kiinteitä operatiivisen tilanteen seuranta- ja johtamispisteitä. Kiinteistön yhteydessä sijaitsevat myös Käpytien S6-luokan suojatilat, joihin voidaan sijoittaa myös poikkeusolojen vaatimukset täyttävät johtamistilat, ja näin saada varmennettua maan päälliseen kiinteistöön sijoitetut toiminnot. Kyseisissä tiloissa sijaitsevat nyt myös Tampereen kaupungin poikkeusolojen johtamistilat

29 Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako TILANNEKUVA Järjestäjä: Mahdollistaa (rahoitus, sopimukset) tilannekuvan tekniset ja toiminnalliset fasiliteetit lainsäädännön sekä valmius- ja toiminnallisten suunnitelmien edellyttämällä tavalla. Tuottaja: Työryhmä esittää, että nykyisen Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen toimintamallia kehitetään tulevassa Pirkanmaan maakuntaorganisaatiossa osaksi maakunnan kriisijohtamisen järjestelmää vastaamaan Pirkanmaan maakunnan pelastustoiminnan johtamisen tukitoiminnoista ja pelastustoiminnan johtamisesta toiminnallisten ohjeiden ja suunnitelmien mukaisesti. Jatkuvan ajantasaisen tilannekäsityksen (reaaliaikainen tilannekuva) ylläpidosta ja seurannasta sovittujen toimialojen ja organisaatioiden osalta. Tarvittavista hälyttämis- ja ilmoituskäytännöistä tilannekuvan edellyttämällä tavalla sovittujen toimialojen ja organisaatioiden osalta. Varautumisesta operatiivisen tilanteen edellyttämiin johtamis-, tilannekuva-, viesti-, ja tiedotusjärjestelyjen ylläpitoon ja kehittämiseen kaikissa uhkamalleissa ja turvallisuustilanteissa valmiussuunnittelun edellyttämällä tavalla. Varautumisesta viranomaisten operatiivisten yhteistoimintatilanteiden edellyttämien johtamis-, tilannekuva-, viesti-, ja tiedotusjärjestelyjen ylläpitoon ja kehittämiseen erillisten toiminnallisten suunnitelmien edellyttämällä tavalla

30 Monituottajuus ja tuottamistavat VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Valmisteltu mallia valmiussuunnittelun ja varautumisen yhteistyörakenteeksi maakunnassa. Maakunta-organisaatiossa tulee olla nimetty vastuutaho, jolla on mandaatti ja riittävä resursointi valmiussuunnittelun ohjaukseen. Työtä tehdään lisäksi toimialojen ja muiden maakunnan keskeisten toimijoiden asiantuntijoista koostuvassa pysyvässä työryhmässä. Toimialojen työtä ohjaavat niiden omat velvoitteet ja säädökset varautumisesta ja sen yhteensovittamisesta

31 Vaikutusten arviointi VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Samaan maakuntaorganisaatioon siirtyy osa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa merkittävistä viranomaisista ja toimijoista, joiden omaa ja yhteistä varautumista ja valmiussuunnittelua voidaan tehostaa yhteisellä tekemisellä ja yhteistyöllä. Uudistus parantaa yhteistyön koordinointia kuntien, kolmannen sektorin, elinkeinoelämän, puolustusvoimien, HVK:n ja maakunnan alueen muiden toimijoiden kanssa. Edellytykset maakunnan valmiussuunnittelun organisoinnin, toimintamallien ja yhteistyömuotojen kehittämiselle paranevat. Mahdollisuudet rakentaa yhteistä alueellisten riskien arviointia ja toimintaympäristön muutosten seurantaa paranevat. Maakunnan organisaation ja toimijoiden valmiussuunnittelua voidaan edistää yhteisillä suunnitteluohjeilla, yhteistyöfoorumeilla, prosesseilla, yhteisillä järjestelmillä ja tiedon jakamisella. Valmiustoimintaa voidaan yhteisesti kehittää riskiperusteisesti

32 Vaikutusten arviointi TILANNEKUVA Koordinoidun kriisijohtamisen perusedellytys on kaikkien toimijoiden yhdenmukainen tilannekäsitys vallitsevasta tilanteesta. Tätä tavoitetta edesauttaa viranomaisten ja muiden toimijoiden yhteinen suunnittelu, yhteiset johtamispaikat, yhteiset operatiiviset johtamisjärjestelmät ja tiedonjakamiseen tarkoitetut yhteiset viestintäalustat. Tuleva maakunnan kattava kriisijohtamisen organisointi edellyttää tiedonsiirron ja kollaboraation (tavoitteellinen yhteistyö) mahdollistavia tietoteknisiä ratkaisuja eri toimijoiden välillä. Nykytilanteessa tilannetietoa voidaan jakaa eri toimijoiden (valtio, kunnat, keskushallinto, muut maakunnat, alueelliset ja maakunnalliset toimijat) vain tietyin rajoituksin. Yhteistä viestintäalustaa ja sitä kautta yhtenäisempiä toimintatapoja tulee suunnitella ja kehittää osana Pirkanmaan maakunnan kriisijohtamisjärjestelyjen luomista. Tässä keskeisessä roolissa on maakunnallinen valmiuden suunnittelutyö. Toteutuessaan yhtenäiset tilannekuvatoiminnot parantavat kriisijohtamisen kykyä ja viranomaisten välistä yhteistoimintaa maakunnan alueella Järjestelmän tulee kyetä toimimaan myös päivittäisenä tiedonvaihdon alustana (maakunta, kunnat ja muut organisaatiot) jo arjen poikkeamissa ja häiriötilanteissa; tällä varmistetaan järjestelmän sujuva käyttö tilanteiden eskaloituessa

33 Vaikutusten arviointi ENSIHOITO Terveydenhuollon päivystysverkoston keskittyminen ja laitoshoidon osuuden suhteellinen väheneminen lisää jatkossakin päivystyksellistä potilaan hoidon tarpeen arviointia ja hoitotoimia hoitolaitosten ulkopuolella, ilman että potilasta kuljetaan hoitolaitokseen. Ensihoitopalvelun keskittyessä uudistuneen terveydenhuoltolain mukaisesti aiempaa selkeämmin äkillisten ja hoidontarpeeltaan vaativien hoitolaitoksen ulkopuolisten tehtävien suorittamiseen, tulee kotona annettavien päivystyksellisten sosiaali- ja terveystoimen palveluiden, potilaiden siirtokuljetustoiminnan ja kiireettömien ambulanssipalveluiden osalta tehtävämäärät ja palveluiden kehittämistarve kasvamaan. Valtakunnallisesti siirtokuljetustoiminnan keskittyminen kilpailutettujen palveluiden piiriin ei aiheuta muutoksia vallitsevaan tilanteeseen Pirkanmaalla. Valmisteilla olevan lainsäädännön mukaisen sosiaali- ja terveydenhuollon päivystystoimintojen valmiuskeskuksen (sote-valmiuskeskus) perustaminen tulee edistämään merkittävästi sosiaali- ja terveystoimen valmiuden ja varautumisen suunnittelua ja koordinointia sekä operatiivista johtamiskykyä ja moniviranomaisyhteistyön koordinointia maakunnan, yhteistoiminta-alueen ja kansallisella tasolla

34 Yhteistyö ja yhdyspinnat VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Maakunnan tärkeimpiä yhteistyökumppaneita varautumisessa ja valmiussuunnittelussa ovat kunnat, seurakunnat, kolmannen sektorin toimijat, poliisi, elinkeinoelämä, puolustusvoimat, HVK ja maakunnan alueen muut toimijat. Rajapintoja muodostuu maakuntakonsernin ja valtionhallinnon ministeriöiden ja alueviranomaisten välillä, maakunnan muiden toimijoiden ja maakuntakonsernin välille sekä maakuntakonsernin sisällä maakunnan hallinnon, liikelaitosten ja muiden palveluntuottajien välillä

35 Yhteistyö ja yhdyspinnat TILANNEKUVA Osa keskeisistä toimijoista kuuluu tulevaan maakuntaorganisaatioon, osa on maakunnan alueella toimivia viranomaisia tai muita toimijoita. Kaikkien tunnistettujen toimijoiden kanssa tulee kriisijohtamisen järjestelyt sovittaa yhteen, jotta koordinoitu kriisijohtaminen olisi mahdollista. Jatkovalmistelussa on syytä erityisesti huomioida tiedon jakamisen kyky uudessa organisaatiorakenteessa Osa tulevan maakuntaorganisaation viranomaisista ja toimijoista operoi valtiollisissa turvallisuustoimintaan tarkoitetuissa tietoverkoissa (esim. pelastustoimi, ensihoito), osalla toimijoista ei ole pääsyä ko. tietoverkkoon (esim. ympäristövalvonta). Osa maakunnan alueella toimivista viranomaisista ja toimijoista operoi samassa verkossa (esim. poliisi, puolustusvoimat), osalla ei ole pääsyä ko. tietoverkkoon (esim. kunnat, sähköyhtiöt) Riippumatta toimijan statuksesta Pirkanmaan maakunnan alueella tulee toteuttaa tietoturvallinen ratkaisu, joka mahdollistaa tiedon välittämisen kaikille viranomaisille ja yhteiskunnan elintärkeistä toiminnosta vastaaville toimijoille ja muille yhteistyöosapuolille Tulevan tilannekuvajärjestelmän tulee mahdollistaa kaksisuuntainen tiedon välittäminen, jotta se kykenee vastaanottamaan ja jakamaan keskushallinnosta välitetyn tilannekuvan maakunnan tasolla tarvittaville toimijoille

36 Yhteistyö ja yhdyspinnat ENSIHOITO Maakunnan ensihoitopalvelun keskeiset rajapinnat ovat TAYS sisäiset toiminnot, erityisesti Acuta päivystys ja muuta alueen hoitolaitosten päivystyspisteet Ensihoitopalvelun ulkopuoliset potilaan kotiin vietyjen sosiaali- ja terveyspalvelujen toimijat Potilaiden hoitolaitossiirtokuljetustoiminnot Maakunnan muut viranomaistahot, keskeisimpinä pelastus-, sosiaalipäivystys- ja poliisiviranomaiset Ylimaakunnallisina toimijoina TAYS ensihoitokeskus (erityisesti myöhemmin sotevalmiuskeskuksen tehtävissä), hätäkeskuslaitos ja AVI Valtakunnallisina toimijoina sosiaali- ja terveysministeriö (ensihoitojaos ja tämän ohjausryhmä) ja Valvira Pelastustoimen ja varautumisen kannalta keskeiset yhteistyötahot ovat maakuntatasolla sairaanhoitopiirin ensihoitopalvelun tilannejohtamisorganisaatio (kenttäjohtajat; operatiivinen taso) ja valmius- ja varautumissuunnittelu (ensihoitopalvelun hallinto; strateginen taso)

37 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa PELASTUSTOIMEN SIIRTO Pelastuslaitoksella on sellaisia hankintasopimuksia, joissa on vuoden irtisanomisaika sopimukset tulisi käydä läpi ja sopia palveluntuottajien/vuokranantajien osalta käytännöistä mahdollisimman pian. jatkaako pelastuslaitos edelleen sopijaosapuolena sopimuspalokuntiin nähden. Taloudessa avoimia olevia asioita ovat: Lomapalkkavelkojen siirtojen rahoitus huomioidaan kuntien valtionosuusmuutoksena Pelastustoimessa lomapalkkavelat ovat isäntäkunnilla, selvitetään VM:n kanssa miten muutos kohdistuu vain näihin isäntäkuntiin tai vaaditaanko erillisiä kirjanpidon ohjeita kohdistamiseksi. Kiky-vaikutukset, lomarahojen leikkaus ja työaikamuutos huomioidaan VM:n laskelmissa, laskelmat tarkentuvat Palkkojen harmonisoinnista tulevat kustannukset ovat avoinna Vaatimukset varallaolokorvauksista, vastuiden siirto kunnan ja maakunnan välillä selvitetään Toiminnan muutoksen ja maakuntauudistuksen aiheuttamat kustannusnousupaineet Tilavuokrien laskentaperiaatteiden yhtenäistäminen voi nostaa vuokratasoa VM kertoi, että tukipalveluiden (piilokustannukset) kasvupaineisiin varaudutaan VM:n toimesta. Niiden tason selvittäminen kaikkien siirtyvien tehtävien (maakuntalaki: 25 tehtävää) osalta on ilmennyt mahdottomaksi. VM:ssä on varauduttu koko uudistuksen osalta piilokustannuksien olevan jopa 500 miljoonaa euroa. Työaikajärjestelyistä aiheutuvista lisäkustannuksista tai esim. toimintavolyymin kasvattamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin ei lähtökohtaisesti tule lisärahoitusta

38 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa PELASTUSTOIMEN SIIRTO Taloudessa avoimia olevia asioita ovat: Toiminnan muutoksen ja maakuntauudistuksen aiheuttamat kustannusnousupaineet Tilavuokrien laskentaperiaatteiden yhtenäistäminen voi nostaa vuokratasoa VM kertoi, että tukipalveluiden (piilokustannukset) kasvupaineisiin varaudutaan VM:n toimesta. Niiden tason selvittäminen kaikkien siirtyvien tehtävien (maakuntalaki: 25 tehtävää) osalta on ilmennyt mahdottomaksi. VM:ssä on varauduttu koko uudistuksen osalta piilokustannuksien olevan jopa 500 miljoonaa euroa. Työaikajärjestelyistä aiheutuvista lisäkustannuksista tai esim. toimintavolyymin kasvattamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin ei lähtökohtaisesti tule lisärahoitusta. Lähde: Pelastustoimen uudistamishankkeen taloustyöryhmän infokirje Henkilöstö: Pelastuslaitoksella on käytössä työsuojelupiirin poikkeusluvan mukainen työaika isolla osalla henkilöstöä ja se on voimassa vuoden 2018 loppuun asti. On vielä avoinna, haetaanko tai myönnetäänkö uutta poikkeuslupaa ja hakeeko sitä väliaikaishallinto. Mikäli poikkeuslupaa ei haeta tai myönnetä, tulee järjestää yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut. Eläköityviä on tulevina vuosina paljon, osaamisen turvaaminen! Minkälainen on valtion ohjaus maakuntaan? järjestämislaki kohdistuu mihin maakunnassa?

39 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa VARAUTUMINEN JA VALMIUSSUUNNITTELU Väliaikaishallinnossa tulee vastuuttaa ja resursoida riittävän varhaisessa vaiheessa valmiussuunnittelun ja varautumisen tehtävät Yhteistyön koordinointi kuntien, kolmannen sektorin, elinkeinoelämän, puolustusvoimien, HVK:n ja maakunnan alueen muiden toimijoiden kanssa. Maakunnan valmiussuunnittelun organisoinnin, toimintamallien ja yhteistyömuotojen jatkovalmistelu. Alueellisen riskien arvioinnin ja toimintaympäristön muutosten seurannan jatkovalmistelu (mm. riskimatriisit). Maakunnan valmiussuunnittelun yhteensovitus; suunnitteluohjeet, yhteistyöfoorumit, prosessit, yhteiset järjestelmät, tiedon jakaminen. Suunnitelmien yhteisten osien linkittyminen toimialakohtaisiin suunnitelmiin. Häiriötilanteiden aikaisen toiminnan käynnistämisessä tarpeelliset matriisit ja suunnitelmien liitemateriaali. Riskiperusteiset yhteiset harjoitukset. Toimintamallien tulee olla valmiina maakunnan aloittaessa Pelastuslaitos voi tarjota alustan varautumisen ja valmiussuunnittelun yhteensovittamiseen maakunnan tasolla

40 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa TILANNEKUVA Maakuntauudistuksen väliaikaishallinnon aloittaessa sen tulee välittömästi aloittaa jatkosuunnittelu koskien Pirkanmaan maakunnan kriisijohtamisrakenteita. Maakunnallisen kriisijohtamisen järjestelmän tulee olla toimintakykyinen siirryttäessä uuteen organisaatiorakenteeseen; toiminnallista notkahdusta ei tule sallia. Maakunnan tasolla tulee ratkaista pelastustoimen ja muiden toimijoiden yhteistyörakenteet varautumisessa ja siihen liittyvänä kriisijohtamisjärjestelyissä (johtamisrakenteet, tilannekuvaratkaisut), huomioiden myös tulevan lainsäädännön vaikutukset. Työnjakokysymykset tulevassa maakunnallisessa kokonaisuudessa on syytä tarkentaa. Keskeinen asia on määritellä, mistä tilanteista ja asiakokonaisuuksista vastaa pelastuslaitoksen ylläpitämä tilannekeskus ja mistä toimialakohtaiset muut johtamisrakenteet

41 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa TILANNEKUVA JATKUU Yksi tapa hahmottaa toiminnallisia vastuita on määritellä vastuut aikaperspektiivissä esim. seuraavasti: Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaa omaan toimialaansa liittyvän tilanteen seuraamisesta ja sen mukaisesta toiminnasta omien operatiivisten vaatimusten ja suunnitelmien mukaisesti, ja toimii osana tarvittaessa perustettavaa pelastustoiminnan johtokeskusta (suuronnettomuudet, onnettomuushälytysten ruuhkatilanteet). Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaanottaa ja tarvittaessa välittää eteenpäin muilta vastuutahoilta saatuja tilannekuvauksia ja ilmoituksia. Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaa yleisesti (häiriötilanteet ja muut poikkeukselliset tapahtumat) ns. pintatilanteen, 1h 2 vrk seuraamisesta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä; alkuvaiheen tilanneseurannan jälkeen pelastuslaitokselle kuulumaton vastuu siirretään ao. vastuutaholle (tilanteen yleisjohto) sovittujen hälytys-, heräte- ja tiedonsiirtokäytänteiden mukaisesti. Sovittaessa tai pyydettäessä Pelastuslaitoksen tilannekeskus voi ylläpitää tilannekuvaa ja tarjota kriisijohtamisen tukitoimintoja muulle maakunnan toimialalle tai maakunnan alueella toimivalle organisaatiolle (esim. kunnat). Edellä mainitut asiat ovat osa maakunnan yhteisiä kriisijohtamisen järjestelyjä ja ne tulee kuvata osana maakunnallista valmiussuunnitelmaa huomioiden kaikki turvallisuustilanteet (normaaliolot, häiriötilanteet, poikkeusolot)

42 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa TILANNEKUVA: Tietojärjestelmät Yksi keskeinen kriisijohtamisen ja reaaliaikaisen tilannekuvatoiminnan edellytys ovat kriittisten tietoverkkojen sekä viesti- ja tietojärjestelmien toiminta, käyttö ja näiden tuki- ja huoltopalvelut 24/7; eli kriittisten järjestelmien tekninen tilannekuva ja siihen liittyvänä poikkeamien (tukipalvelut, häiriöt, korjaustoiminta, huollot, tietoturvarikkeet) hallinta. Jatkosuunnittelussa on syytä huomioida myös nämä kysymykset sekä maakunnan tasolla että myös palvelutuotantona laajemminkin (esim. tuleva yhteistoimintaalue) osana tilannekuvajärjestelmän kokonaisuutta

43 Väliaikaishallinnossa huomioitavaa ENSIHOITO Ensihoitopalvelun, pelastustoimen ja varautumisen kannalta loppuraportin valmistumisen aikaan aihepiirin keskeinen lainsäädäntötyö on vielä kesken. Lainsäädännön varmistuttua tulee välittömästi aloittaa suunnittelutoimet ja toteutus ensihoitopalvelun tulevasta järjestämis- ja johtamismallista. Maakunnallisella tasolla tulee linjata ensihoitopalvelun tuottamisrakenne ja terveystoimen ja pelastustoimen keskinäisen yhteistyön laajuus hallinnollisella tasolla, tuotannossa ja valmius- ja varautumissuunnittelussa. Ensihoitopalvelun johtokeskuksen toteutus suunnitellaan toisaalta moniviranomaisyhteistyön tarpeet, mutta myös sosiaali- ja terveystoimen sisäiset yhteistyötahot ja toiminnalliset rajapinnat huomioiden. Ensihoitopalvelun johtokeskuksen todennäköinen keskittyminen pelastuksen ja tieliikennelaitoksen johtokeskusten yhteyteen, varsinkin mikäli johtokeskus toteutetaan lainsäädäntövalmistelussa esitetyn sote-valmiuskeskuksen laajuudessa, tulee vaatimaan sekä valmisteluvaiheessa projektiluontoisesti että toteutuksen jälkeen pysyvänä henkilökuntana sekä taloudellisia että henkilöstön lisäresursseja. Aikataulukysymykset selkeytyvät lainsäädännön varmistuessa

44 18. TOUKOKUUTA 2017 MAAKUNTA- JA SOTEUUDISTUS PIRKAN- MAAN PELASTUSLAITOKSEN HALLINTO- JA TUKIPALVELUISSA PELASTUSTOIMEN SIIRTO -ALATYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI

45 1 Sisällys Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi... 2 Pirkanmaan pelastuslaitoksen organisaatiomalli ja tilinpäätös Organisaatio Pirkanmaan pelastuslaitoksen tunnusluvut... 3 Toimintatuottojen ja -kulujen jakautuminen... 4 Investoinnit Henkilöstö Muutokset palvelu- ja tehtäväkokonaisuuteen... 6 Keskeiset palveluntuottajat ja osto-/vuokrasopimukset... 6 Rahoitus ja talous... 7 Henkilöstö... 8 Maakuntauudistuksen käsittely Pirkanmaan pelastuslaitoksella... 9 Tietohallinto Pelastuslaitoksen ohjaus ja organisoituminen maakunnassa Pelastuslaitoksen ohjausmalli Pirkanmaan pelastuslaitoksen organisaatio maakuntahallinnossa Liitteet... 13

46 2 Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Kehittämispäällikkö Tiina Salminen sekä vs. kehitysinsinööri Martti Honkala ovat laatineet Pirkanmaan pelastuslaitoksen nykytilakatsauksen. Katsaus on ollut teemaryhmän väliraportin liitteenä. Pirkanmaan pelastuslaitoksen tehtävät ja ohjaus sekä organisaatio on kuvattu nykytilakatsauksessa. Katsaus liitetään osaksi Pelastustoimi ja varautuminen -loppuraporttia. Nykytila-analyysin kehittämiskohteet ja toimenpide-ehdotukset ovat seuraavat: 1. Organisoituminen ja johtosuhteet On arvioitava avoimesti erilaisten organisaatiorakenteiden ja johtomallien soveltuvuutta ja mahdollisuuksia uudenlaisen organisaatiokulttuurin rakentamisessa. 2. Pelastuslaitoksen tehtävät Analyysin lopputuloksena on esitetty keskeisten lakisääteisten tehtävien osalta toimenpide-ehdotukset toiminnan tehostamiseksi ja laadun parantamiseksi. Näiden ohella tulisi arvioida ei-lakisääteisten toimintojen ja tehtävien (esim. maksulliset koulutukset, yhteistoiminta rakennusten suunnittelussa ja rakennusvalvonnassa) sekä sopimuksen pohjalta toteutettavien tehtävien (esim. kuntien varautumisen tukeminen, ensihoito- ja ensivastetoiminta) merkitystä ja resursointia. 3. Resurssit Tehdyn analysoinnin perusteella tulee joidenkin toimintojen osalta (esim. onnettomuuksien ehkäisy ja valvontatoiminta sekä varautuminen) tehtävien ja resurssien kohdentamista vastuualueiden välillä tarkentaa. Henkilöstön toimintakyvyn ylläpitämisen ja osaamisen kehittämisen merkitys kasvavat tulevina vuosina. Tästä syystä tulee tietoa henkilöstön fyysisestä toimintakyvystä (FireFit) kyetä hyödyntämään nykyistä paremmin ja huolehtia henkisen toimintakyvyn ylläpitämisestä. Nämä edellyttävät uusien toimintamallien käyttöönottoa ja yhteistyön kehittämistä työterveyshuollon kanssa. Samoin tulee huomioida huumetestauksen tarpeellisuus osana työkyvyn kokonaisvaltaista arviointia. Osaamisen kehittämisen tulee perustua toimintamalliin, jossa organisaation osaamisen tarpeita ja nykytilaa voidaan jatkuvasti arvioida sekä kohdentaa osaamisen kehittämiseen tähtäävät toimenpiteet tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Jatkossa toimenpiteiden tulee painottua työssä oppimiseen ja henkilökohtaiseen osaamiseen kehittämiseen ulkopuolisten koulutusten sijaan. Koulutusten vaikuttavuuden arviointi ja osaamisen todentamisen työkalut tulee ottaa käyttöön. (Lähde: Pirkanmaan pelastuslaitoksen tilannekatsaus) Kesän ja syksyn aikana laadittiin raportti Maakuntauudistuksen vaikutukset Pirkanmaan pelastuslaitoksen tukipalveluissa. (Liite 1) Raportissa pohdittiin erilaisia hallinnon ja tukipalvelujen järjestämistapoja sekä luotiin muistilistaa muutokseen liittyvistä hallinnollisista tehtävistä. Tässä raportissa keskitytään pääsääntöisesti tarkastelemaan nykytilakuvauksen kehittämisehdotusta koskien organisoitumista ja johtosuhteita sekä jonkin verran resurssien kohdentumista.

47 3 Pirkanmaan pelastuslaitoksen organisaatiomalli ja tilinpäätös 2016 Organisaatio 2016 Pirkanmaan pelastuslaitoksen tunnusluvut Suoritteet Valvontatoiminta Turvallisuusvalistusta saaneet joista turvallisuuskoulutusta saaneet, lkm Tehokkuus/taloudellisuus Pelastustoimen maksuosuus, /as 66,98 66,85 Ensihoidon maksuosuus, /as (pelastuslaitoksen oma toiminta) 18,39 18,76 Tilojen määrä (m2) Tilakustannukset (1 000 ) Toiminnan laajuus Palo- ja pelastushälytykset, lkm Sairaankuljetukset Liikevaihto, milj. euroa 44,36 43,84 Asukasluku* Pinta-ala (km2) *ennakkoväkiluku , Statfin.

48 4 Toimintatuottojen ja -kulujen jakautuminen Toimintatuotot Kuntien maksuosuustuotot PSHP:n valmiuskorvaus ensihoidosta Muut liikevaihtoon kirjattavat ensihoitotuotot Ensivastetoiminnan tuotot ERHE-maksut Palotarkastusmaksut Toimintamenot ja poistot Aineet, tarvikkeet ja tavarat Palvelujen ostot Palkat ja palkkiot Eläkekulut Muut henkilösivukulut Suunnitelman mukaiset poistot Liiketoiminnan muut kulut Investoinnit 2016 Pirkanmaan pelastuslaitoksen vuoden 2016 investoinnit koostuivat pääosin raskaiden ajoneuvojen, sairaankuljetusajoneuvojen sekä henkilöpaloautojen hankinnoista sekä autokatosten rakentamisesta. Pelastuslaitoksen bruttoinvestoinnit olivat 2,4 milj. euroa ja rahoitusosuuksia saatiin 0,14 milj. euroa. Pysyvien vastaavien luovutustuloja saatiin 0,1 milj. euroa. Talousarviossa ja vuosisuunnitelmassa investointeihin varauduttiin 2,6 milj. eurolla ja luovutustuloihin 0,17 milj. eurolla.

49 Henkilöstö

50 6 Muutokset palvelu- ja tehtäväkokonaisuuteen Keskeiset palveluntuottajat ja osto-/vuokrasopimukset Pirkanmaan pelastuslaitos on Tampereen kaupungin taseyksikkö ja siten lähes kaikki hallinto ja tukipalvelut järjestyvät isäntäkunnan tuottamina tai ohjaamina palveluina. Pirkanmaan pelastuslaitos on ulkoistanut isäntäkunnan palvelukeskuksen tuotettavaksi ne tukipalvelut, joita on ollut mahdollista ja järkevä ulkoistaa. Näitä palveluja ovat mm. talous-, henkilöstö-, hallinto-, ict- ja yleishallinnon päivittäispalvelut. Isäntäkunta eli Tampere on kilpailuttanut pelastuslaitoksen siivous- ja ateriapalvelut hankintojen lisäksi. Pirkanmaan pelastuslaitos esittää väliaikaishallinnolle, että sopimukset tulisi käydä läpi ja sopia palveluntuottajien/vuokranantajien osalta käytännöistä mahdollisimman pian. Pelastuslaitoksella on omia sopimuksia sopimuspalokuntien kanssa (n.2,7 milj. euroa) sekä joidenkin ICTpalvelutarjoajien kanssa. Pelastuslaitoksen sopimukset on käyty läpi eikä pelastuslaitoksella ole tilinpäätöksen liitetietoihin kirjattavaa vastuuta tai sopimuksia eikä sellaisia sopimuksia, joiden irtisanomisaika ylittäisi vuoden. Paloasemien vuokrasopimusten irtisanomisaika on puoli vuotta. Vuokrasopimukset kuntien kiinteistöissä ovat voimassa toistaiseksi, mutta paloasemakiinteistöjen vuokra-aika on käytännössä vähintään 10 vuotta. Paloasemakiinteistöjen rakennusaikainen alv-käsittely saattaa muuttua maakuntalain voimaantulon myötä. Se tarkoittaisi käytännössä sitä, että viimeisen 10 vuoden aikana rakennettujen asemien vuokrakuluihin sisältyisi alv. Toukokuussa 2017 tilanne on vielä avoin ja nyrkkisääntönä on, että niiltä osin, kun tilat eivät ole kilpailun alaisen toiminnan käytössä, ne olisivat edelleen arvonlisäverovähennykseen/kuntapalautukseen oikeutettuja. Niiltä osin, kun tilat ovat kilpailun alaisen toiminnan käytössä, arvonlisäverovähennysoikeutta ei olisi. Tämä voisi tarkoittaa sitä, että ensihoidon käyttämien tilavuokrien alv tulisi eriyttää pelastustoimen tilavuokrien alv-käsittelystä. Pelastuslaitos käyttää Donna-järjestelmää sopimusten tallentamiseen. Vuokrasopimusten seurantaa tehdään Haahtela-järjestelmässä. Sopimuspalokuntien sopimuskorvausten laskenta tehdään Excel-ohjelmistolla. Pirkanmaan pelastuslaitos pyytää väliaikaishallinnolta ratkaisua siihen, jatkaako pelastuslaitos edelleen sopijaosapuolena sopimuspalokuntiin nähden. Seuraavassa kuvassa on esitetty suurimmat tai merkittävimmät ostopalvelujen tuottajat. Kuvassa on väreillä kuvattu, kuinka ohjattua pelastuslaitoksen hankintatoimi on. Kuvassa mainitut palvelut ovat myös sellaisia, joiden toiminta on jatkuttava siirtymävaiheessa ja sen jälkeen. Kaupunki on kilpailuttanut ison joukon tavaran- ja palveluntuottajia, joilta pelastuslaitoksen on osana Tampereen kaupunkia suoritettava hankintansa. Miten ja mistä päivittäiseen toimintaan liittyvät hankinnat suoritetaan vuoden 2019 alusta? Kilpailuttaako väliaikaishallinto koko maakunnan osalta palvelun- ja tavarantoimittajat? Keneltä ostetaan työterveyspalvelut?

51 7 Rahoitus ja talous Sisäministeriön alaisen pelastustoimen uudistushankkeen taloustyöryhmän tiedotteessa (Liite 2) todetaan, että: Rahoituslakia ehdotetaan muutettavan vuoden 2019 talousarvion lähtötietojen osalta seuraavasti: Lähtökohtana olisi vastaavien tehtävien kustannusten keskiarvo vuosina 2017 ja Kustannustietoina käytettäisiin Tilastokeskuksen keräämiä vuoden 2017 lopullisia tietoja ja vuoden 2018 talousarviotietoja. Täydennysehdotuksen mukaan vuoden 2019 talouden lähtökohdat perustuisivat täten tuoreempaan tietoon ja aiemmassa esityksessä ollut ehdotus vuoden 2016 taloustilaston tietojen käytöstä kumoutuu. Tämä toisi myös aikaa eri tahoille tarkastella taloustilaston tietojen oikeellisuutta. Pelastuslaitoksille ongelmallista on kuntien taloustilaston käyttö kustannusten laskemisessa. Tilastossa on puutteita ja toisaalta osa kustannuksista on eliminoitu sisäisenä eränä kuntaan nähden. Virheitä voivat aiheuttaa: Kuntien tuottamien tukipalveluiden kustannukset Eläkemenoperusteiset maksut Kuntaosuuksien palautukset kunnille Vuokratulot Vuokramenot Poistot

52 8 Taloudessa avoimia olevia asioita ovat: Lomapalkkavelkojen siirtojen rahoitus huomioidaan kuntien valtionosuusmuutoksena Pelastustoimessa lomapalkkavelat ovat isäntäkunnilla, selvitetään VM:n kanssa miten muutos kohdistuu vain näihin isäntäkuntiin tai vaaditaanko erillisiä kirjanpidon ohjeita kohdistamiseksi. Kiky-vaikutukset, lomarahojen leikkaus ja työaikamuutos huomioidaan VM:n laskelmissa, laskelmat tarkentuvat Palkkojen harmonisoinnista tulevat kustannukset ovat avoinna Vaatimukset varallaolokorvauksista, vastuiden siirto kunnan ja maakunnan välillä selvitetään Toiminnan muutoksen ja maakuntauudistuksen aiheuttamat kustannusnousupaineet o Tilavuokrien laskentaperiaatteiden yhtenäistäminen voi nostaa vuokratasoa o VM kertoi, että tukipalveluiden (piilokustannukset) kasvupaineisiin varaudutaan VM:n toimesta. Niiden tason selvittäminen kaikkien siirtyvien tehtävien (maakuntalaki: 25 tehtävää) osalta on ilmennyt mahdottomaksi. VM:ssä on varauduttu koko uudistuksen osalta piilokustannuksien olevan jopa 500 miljoonaa euroa. o Työaikajärjestelyistä aiheutuvista lisäkustannuksista tai esim. toimintavolyymin kasvattamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin ei lähtökohtaisesti tule lisärahoitusta. Lähde: Pelastustoimen uudistamishankkeen taloustyöryhmän infokirje Pelastuslaitoksella on oma henkilöstöhallinnon järjestelmä, Rescue Planner. Rescue Planner laskee vuorolisät, sillä suunnitellaan vahvuudet ja sinne kirjataan pelastustoiminnan henkilöstön erityisosaaminen ja ylläpitokoulutukset. Muilta osin pelastuslaitoksen henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat Tampereen kaupungin järjestelmiä. Pelastuslaitoksen omia, taloushallinnon tai taloushallintoon tuottavia laskutustietoja ovat Saku-laskutusjärjestelmä sekä Merlot-palotarkastusohjelma. Muilta osin pelastuslaitoksen taloushallinnon järjestelmät ovat Tampereen kaupungin järjestelmiä. Pelastuslaitoksen irtaimisto on osittain viety Kohu-järjestelmään ja osittain SAP-toiminnanohjausjärjestelmään. Tampereen kaupungin ohjeistuksen mukaan alle 500 euron tavaraa ei viedä SAP:iin. Irtaimistoa on koko Pirkanmaan alueen paloasemilla. Irtaimiston tietojen keräys ja päivitys on tarkoitus aloittaa vuoden 2018 alkupuolella. Omaisuus on taseessa SAP-toiminnanohjausjärjestelmässä. Pelastuslaitoksen organisointi maakuntaan vaikuttaa myös pelastuslaitoksen taseen käsittelyyn. Henkilöstö Pirkanmaan maakuntavalmistelun Henkilöstöasiat-teemaryhmä käsittelee henkilöstön siirtymiseen liittyviä asioita. YTmenettelyt käydään Tampereen kaupungin ohjauksessa Tampereen kaupungin alaisena toimintayksikkönä. Pirkanmaan pelastuslaitokselta eläköityy tulevien viiden vuoden aikana merkittävässä kriittistä osaamista. Pelastuslaitoksella on käytössä oma vapaaehtoisuuteen perustuva senioriohjelma, jossa pyritään keräämään tietoja eläkkeelle siirtyvästä henkilöstöstä sekä valmentamaan henkilöstöä eläkkeelle. Muutosvaiheessa on oltava erityisen tarkka, että kriittinen tieto saadaan mukaan uuteen hallintoon. Pelastuslaitoksella on käytössä työsuojelupiirin poikkeusluvan mukainen työaika isolla osalla henkilöstöä ja se on voimassa vuoden 2018 loppuun asti. On vielä avoinna, haetaanko tai myönnetäänkö uutta poikkeuslupaa ja hakeeko sitä väliaikaishallinto. Mikäli poikkeuslupaa ei haeta tai myönnetä, tulee järjestää yhteistoimintalain mukaiset neuvottelut.

53 9 Maakuntauudistuksen käsittely Pirkanmaan pelastuslaitoksella (Tiina Salminen, ) Maakuntauudistusta on käsitelty Pirkanmaan pelastuslaitoksella vuoden 2016 alusta lähtien eri foorumeilla. Asia on ollut säännöllisesti esillä johtoryhmän, laajennetun johtoryhmän ja yhteistoimintaryhmän kokouksissa sekä pelastuslaitoksen neuvottelukunnan kokouksissa. Edellä mainittujen lisäksi asiaa on käsitelty pelastuslaitoksen vastuualueiden ja yksiköiden kokouksissa. Maakuntauudistuksesta ja tulevista muutoksista on tiedotettu koko henkilöstölle intrasivujen (pirkanmaanpelastuslaitos.fi/intra), henkilöstötiedotteiden sekä Letku ja laastari -henkilöstölehden kautta. Asia on ollut esillä myös pelastuslaitoksen ajankohtaispäivillä, joita järjestetään kaksi kertaan vuodessa. Lisäksi asiaa on käsitelty paloesimiesten ja ylipalomiesten koulutuksessa syksyllä Muutoskoulutusta on järjestetty paloesimiesten ja ylipalomiesten koulutuksen yhteydessä syksyllä Keväällä järjestetään muutoskoulutusta pelastuslaitoksen päivätyötä tekeville esimiehille. Kuluvan vuoden aikana on tarkoitus laajentaa koulutusta kattamaan koko henkilöstö. Foorumi Päivämäärä Kohde Henkilöstötiedote 11/2016 ( ) koko henkilöstö 12/2016 ( ) 1/2017 ( ) 2/2017 ( ) 3/2017 ( ) 4/2017 ( ) Ajankohtaispäivä koko henkilöstö Letku- ja laastari nro 3/2016 (lokakuu) koko henkilöstö nro 1/2017 (huhtikuu) Intra avattu kesällä 2016 koko henkilöstö Paloesimiesten ja ylipalomiesten koulutuspäivä , paloesimiehet ja ylipalomiehet Johtoryhmän kokous johtoryhmä (6 jäsentä, asiantuntijajäsen, sihteeri) Johtoryhmän kehittämispäivä

54 10 Päällystöpäivät henkilöä Laajennetun johtoryhmän kokous Yhteistoimintaryhmän kokous Sopimuspalokuntien YT -ryhmä Sivutoimisen henkilöstön YT -ryhmä Neuvottelukunnan kokous laajennettu johtoryhmä (23 jäsentä) yhteistoimintaryhmä (10 jäsentä, sihteeri, asiantuntija) neuvottelukunta (10 jäsentä) Tietohallinto Pelastuslaitoksella on listaus kaikista pelastuslaitoksen käyttämistä järjestelmistä, ohjelmistoista ja sovelluksista. Lista on toimitettu MAKU-projektiryhmälle maalikuussa Lista on liitteenä. (Liite 3) Pelastuslaitoksella on käynnistetty valtakunnallisen tietoturvaohjeistuksen käyttöönottoprojekti maaliskuussa Pelastuslaitoksella on käynnistetty myös pelastuslaitoksen tietohallinnon tilan selvitys huhtikuussa 2017.

55 11 Pelastuslaitoksen ohjaus ja organisoituminen maakunnassa Pelastuslaitoksen ohjausmalli Pelastuslaitoksella on hahmoteltu joulukuussa 2016 pelastuslaitoksen eri organisoitumisvaihtoehtoja (liikelaitos, osa liikelaitosta, toimintayksikkö) ja päädytty talouden ja ohjauksen näkökulmasta siihen vaihtoehtoon, että luontevin vaihtoehto olisi jatkaa kirjanpidollisesti eriytettynä yksikkönä ja omalla taseella. Poliittisen ohjauksen parantamisen vuoksi pelastuslaitoksella tulisi olla oma johtokunta, joten organisoituminen liikelaitokseksi olisi järkevin vaihtoehto. Pelastuslaitos liikelaitoksena -pohdinta on raportin liitteenä. (Liite 4) Minkälainen on valtion ohjaus maakuntaan? järjestämislaki kohdistuu mihin maakunnassa?

56 12 Pirkanmaan pelastuslaitoksen organisaatio maakuntahallinnossa Pirkanmaan pelastuslaitoksella on luonnosteltu uutta organisaatiota kevään 2017 aikana. Eläköitymisten ja muutoksen myötä on tarkasteltu organisaatiota kriittisesti ja mietitty, millä tavoin organisaatiota saataisiin terävöitettyä, vastuita ja prosesseja selkeytettyä. Organisaation uudistaminen on tarkoitus käynnistää jo vuonna Organisaatiomalliluonnos lähtee siitä oletuksesta, että Pirkanmaan pelastuslaitos on liikelaitos. Pelastusjohtajan apuna toimivat johtoryhmä sekä hallinnollinen esikunta. Tekniset palvelut ovat tukipalveluroolissa, joskin tekninen (ja tietotekninen) toimintavarmuus on pelastustoiminnalle ja ensihoidolle kriittistä toimintaa. Pelastuslaitoksella on pohdittu, onko hallinnossa ja tukipalveluissa ulkoistettavia toimintoja, mutta tässä vaiheessa on todettu, liittyen ympärivuorokautiseen tekniseen toimintavarmuuteen, että mikäli näitä toimintoja ei hoideta itse, tulee sopimusten olla todella tarkkaan laadittuja. Näiden tukipalvelujen tuottaminen, ainakin suurelta osin, ovat tämänhetkisen analyysin mukaan järkevintä tuottaa itse. Ydintoiminta on jaettu työnimille viranomaistoiminnan vastuualue sekä pelastustoiminnan johtamisen vastuualue. Ensihoito on selkeä oma kokonaisuus, joskin hallinnollinen esikunta sekä henkilöstöresurssien hallinta tuottavat palveluja myös ensihoidolle. Viranomaistoiminnan vastuualueelle on sijoitettu varautuminen, valmiussuunnittelu ja tilanne- ja johtokeskus. Tässä huomionarvoista on se, että nämä toiminnot toimivat pelastuslaitosta laajemmalla alueella ja näissä voidaan tuottaa alueellisia ja maakunnallisia toimintoja. Viranomaistoiminnan vastuualueelle on sijoitettu myös sopimukset ja yhteistyö viranomaisten kanssa, onnettomuuksien ennaltaehkäisy ja muu viranomaistyö. Pelastustoiminnan johtamisen vastuualueelle on sijoitettu henkilöstöresurssien hallinta ja käyttö (valmiuden ylläpito), henkilöstön koulutus ja pelastustoiminnan kehittäminen. Tämä vastuualue kattaa päivittäisen pelastustoiminnan ja sen johtamisen. Henkilöstöresursseja hallitaan keskitetysti myös ensihoidon osalta, tämä mahdollistaa tehokkaan ja järkevän valmiuden paloasemille.

57 13 Liitteet 1. Maakuntauudistuksen vaikutuksen Pirkanmaan pelastuslaitoksen tukipalveluissa 2. Uudistushankkeen Taloustyöryhmän info-kirje 2017_1 3. PEL_Tietojärjestelmät Pelastuslaitos liikelaitoksena

58 MAAKUNTAUUDISTUKSEN VAIKUTUKSET PIRKANMAAN PELASTUSLAITOKSEN TUKI- PALVELUISSA Versio MARRASKUUTA 2016 Miia Ojala, Krista Kurppa Jutta Heikkilä, Saija Micklin 15

59 1 Sisällys 1. JOHDANTO JÄRJESTÄYTYMINEN YLEISHALLINTO TALOUSHALLINTO... 8 a. Taloushallinnon tietojärjestelmät... 8 b. Budjetointi ja kirjanpito... 8 d. Pankkitiedot ja maksuliikenne, osto- ja myyntilaskut HENKILÖSTÖ a. Muistilista henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista SOPIMUKSET, HANKINNAT, KALUSTO a. Muistilista sopimuksista TIETOHALLINTO a. Tietoturvallisuus MUUTOSKUSTANNUKSET

60 2 1. JOHDANTO Tähän selvitykseen on tarkoitus koota hallinto- ja tukipalveluissa tapahtuvia muutoksia siirryttäessä nykyisestä hallintomallista uuteen hallintomalliin. Asiakirja on laadittu siltä pohjalta, että Pirkanmaan pelastuslaitos siirtyisi muuttumattomana Pirkanmaan maakunnan palvelulaitokseen. Selvityksessä ei ole otettu huomioon ns. viiden alueen mallia, sillä lähes jokaisen pelastuslaitoksen pitää kuitenkin irtautua isäntäkunnastaan ja irtautumista varten tulee olla listattuna mahdollisimman yksityiskohtaisesti kaikki tarvittavat toimenpiteet. Toisekseen sisäministeriön työryhmissä käsiteltäneen viiden alueen mallia, joten tämä selvitys keskittyy vain Pirkanmaan pelastuslaitoksen muutokseen. Tukipalveluilla tarkoitetaan tässä asiakirjassa yleis-, talous- ja henkilöstöhallintoa, tietohallintoa ja näihin sisältyviä sopimuksia ja hankintoja, kalustoa ja kiinteistöä. Tarkoituksena on tämän selvityksen pohjalta rakentaa mahdollisimman kattava muutossuunnitelma. Muutossuunnitelmaa täydennetään sitä mukaa, kun soteja maakuntauudistuksen tiedot tarkentuvat. Oleellista on huomioida, että Pirkanmaan pelastuslaitos on muutettu jo 2004 kunnallisista palokunnista maakunnan laajuiseksi pelastuslaitokseksi, hallinto- ja tukipalvelut ovat pitkälti harmonisoitu, tietojärjestelmät sekä sopimukset yhtenäistetty ja tukitoimintoja keskitetty. Pelastuslaitos voitaisiin ja se kannattaisi siirtää maakuntahallinnon alaisuuteen melko pitkälti kaupungin yhtiöittämismallien mukaisesti, mikäli Tampereen kaupungin osaamiskeskus Koppari, Tuomi Logistiikka sekä Tampereen Voimia toimisivat jatkossakin tukipalvelujen tuottajana ja mikäli kaupungin tietojärjestelmiä pystyttäisiin hyödyntämään. Yhteistyön jatkuminen edellyttänee Kopparin ja Voimian yhtiöittämistä. Sosiaali- ja terveysministeriö ja valtiovarainministeriö lähettävät sote- ja maakuntauudistusta koskevan hallituksen esitysluonnoksen lausunnolle 31. elokuuta. Esitysluonnokseen sisältyvät keskeiset lait ovat maakuntalaki, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaki, voimaanpanolaki, maakuntien rahoituslaki ja kuntien peruspalvelujen valtionosuuslaki. Maakuntalakiluonnoksessa (16. luku, 124 ) sanotaan seuraavasti. Maakunnilla on seuraavat valtakunnalliset palvelukeskukset: 1) yhteishankintojen palvelukeskus; 2) toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskus; 3) talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus; 4) tieto- ja viestintäteknisten palvelujen palvelukeskus (ICT-palvelukeskus). Maakunnat voivat yhteisesti sopia, että ne perustavat muita vastaavia asiantuntija- ja tukipalveluja tuottavia valtakunnallisia palvelukeskuksia. Palvelukeskuksille on lisäksi asetettu käyttövelvoite ja lakiluonnoksessa säädetään tarkemmin palvelukeskusten palveluista. Tällä hetkellä vaikuttaa vahvasti siltä, että Pirkanmaan pelastuslaitos ei jatkossa käytä Tampereen kaupungin tuottamia tukipalveluita. Mahdollistahan olisi, että maakunta voisi ostaa palvelut myös muulta toimijalta, mutta uuden, piakkoin voimaantulevan hankintalain takia sidosyksikön määritelmä tiukentuu ja ilmeisesti tämänkään lain puitteissa ostaminen kaupungin palvelukeskuksilta ei tule olemaan mahdollista. Miksi valtio haluaa niin tiukan ohjauksen tukipalveluihin, on mielenkiintoinen, toistaiseksi vastausta vaille jäänyt kysymys. Salkoahon keväällä 2016 kokoamassa sote-aluehallintouudistusraportissa on tuotu esiin se, että yleiset ICT -järjestelmät ja rekisterit sisältävät myös sote -toimintoja, kuten esimerkiksi suurimpina henkilöstö- ja taloushallinto, joiden sote -osiot saattavat olla hankalia erottaa kuntien kokonaisuudesta. Yleensäkin ICT -palveluntuottajasopimukset irtisanomis- ja jatkokäyttömahdollisuuksineen ja kustannuksineen tulee selvittää. Kuntaliiton johtava lakimies Leena Hoppu-Mäenpää korosti pitämässään esityksessä sitä, että kaikki sopimukset (koskien kaikkea toimintaa) tulisi jo nyt olla kartoitettu, sillä voi hyvin olla, että valtio (maakunta) eli huoli sopimusta ja kuntaa koskee kuitenkin sopimusvelvoite sopimuskauden loppuun asti, joten sopimuksista voi tulla isoja ylimääräisiä kustannuksia. Maakuntahallinnon alaisuuteen on siirtymässä Pirkanmaan liiton, ELY:n sekä Pirkanmaan kuntien tuottamia palveluita, yhteensä 22 tehtäväkokonaisuutta henkilötyövuosien ollessa noin Pirkanmaan liitosta on siirtymässä uuteen maakuntaan noin 40 henkilöä ja ELY:stä (pl. TE-toimiston väki) siirtyy noin 60 henkilöä. Koko muu henkilöstömäärä siirtyy kunnilta

61 3 Pirkanmaan pelastuslaitoksella on tehty järjestelmien kartoitus vuonna 2016 ja pelastuslaitokselta löytyi 63 omaa ja kaupungin tietojärjestelmää. ICT-järjestelmät ovat kuitenkin merkittävästi muuttuneet ja muuttumassa ns. operatiivisen toiminnan. Tampereen kaupungin järjestelmistä SAP on pelastuslaitoksella käytössä sekä talous-, ja henkilöstöhallinnossa että pienhankinnoissa, investointisuunnittelussa, budjetoinnissa ja projektihallinnassa. Henkilöstöhallinnon keskeisiä järjestelmiä ovat SAP HR:n lisäksi Personec F, Essi, Travel sekä pelastuslaitoksen oma Rescue Planner. Vuoden 2016 lopulla käyttöön otetaan Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmä sekä Opiferus-toimintolaskentajärjestelmä. Tämän selvityksen laatijat lähtivät keväällä 2016 siitä oletuksesta, että Pirkanmaan pelastuslaitos toimisi edelleen kaupungin järjestelmissä vuoden 2019 alussa niiltä osin kuin on mahdollista. Operatiiviset järjestelmät ovat jo nyt muuttumassa valtakunnallisiksi. Annetussa aikataulussa muihin järjestelmiin ja ostopalveluihin siirtyminen tukipalvelujen osalta ei vaikuta realistiselta eikä niiden kustannuksia, järjestämistapaa tai aikataulua pystytä arvioimaan. Mikäli oletukset olisivat pitäneet paikkaansa, tulisi muutoksen tekninen valmistelu aloittaa viimeistään vuoden 2018 tammikuussa. Nyt kuitenkin tilanteen ollessa se, että kaikki tukipalvelut siirretään uusiin palvelukeskuksiin ja uusiin järjestelmiin, pitäisi päätökset olla jo nyt valmiina ja siirtoprosessi aloittaa viimeistään vuoden 2017 alussa. Työryhmä ei osaa arvioida, mikä vaikutus on sillä, että nyt kunnissa vähintään 50 % työajastaan sote- ja maakuntatehtävien tukipalveluluissa työskentelevät tullaan siirtämään tämän hetkisen lakiluonnoksen valossa maakunnan palvelukeskuksiin. Saattaa olla, että heidän pääasiallinen tehtävänkuvansa on väliaikaishallinnon aloittaessa kokonaisuudessaan tukipalvelujen siirtoprosessi. Tämän selvityksen laatijat pitäisivät tätä vaihtoehtoa tärkeänä muutosprosessin tekniselle onnistumiselle

62 4 2. JÄRJESTÄYTYMINEN Keväällä 2016 valtionvarainministeriö ja sosiaali- ja terveysministeriö ovat lähettäneet ohjeen maakuntien esivalmistelusta. Siirtymävaihe maakuntahallintoon on nelivaiheinen. Esivalmisteluvaihe kestää asti, jonka jälkeen väliaikaishallinto ottaa vetovastuun. Väliaikaishallintoon siirtyvät virkamiehet ovat tämän jälkeen väliaikaishallinnon (maakuntahallinnon) palveluksessa ja heidän palkkansa ja muutoskulut rahoittaa valtio. Maakunta voidaan perustaa aikaisintaan tästä ajankohdasta lähtien. Pirkanmaalla muutosorganisaation rakentaminen on aloitettu ja muutosjohtajat valittu elokuussa Syyskuun alussa 2016 Pirkanmaalle on valittu valtuuskunta, esivalmistelun hallitus, johtoryhmä sekä muutosjohtajat (kolme henkilöä). Esivalmistelun johtoryhmä päättää projektiryhmien perustamisesta. Maakuntahallinnon tilaajapuolen ja osin tuottajapuolen järjestäytyminen tullee tapahtumaan esivalmisteluorganisaation ja väliaikaishallinnon toimesta. Maakuntalaki sekä voimaanpanolaki säätävät hallinnon järjestäytymisestä. Maakuntajohtajat valitaan vuoden 2018 presidentinvaalien yhteydessä. Pirkanmaan pelastuslaitos tulee sijoittumaan osaksi maakunnan palvelulaitosta. Palvelulaitokselle tulee yksi y-tunnus sekä pankkitili(t). Pirkanmaan pelastuslaitoksen nimi säilynee ennallaan, mikäli sitä muutetaan, tulee palvelulaitokselle kustannuksia nimimuutoksesta. Ensimmäisenä toimintavuotena rahoitus tulee kustannusperusteisesti, sen jälkeen mukaan otetaan tarveharkinta (laskennallinen osuus). Valtio antaa maakunnalle rahoituksen ja maakunta saa päättää itsenäisesti rahoituksensa käytöstä. Vuoden 2019 jälkeen on olemassa todellinen riski siitä, että Pirkanmaan pelastuslaitoksen saama rahoitus pienenee merkittävästi. Kehittämispäällikkö Sanna Lehtonen : Maakuntien rahoitukseen kohdistuu julkisen talouden kestävyysvajeen pienentämiseksi tähtäävä 3 mrd. euron säästötavoite 2029 mennessä. Lisäksi osa tehtävien ja velvoitteiden vähentämistavoitteesta 1 mrd. euroa

63 5 Huolimatta siitä, että järjestäytyminen (lähes hallintosääntö) on lain tasalla, Pirkanmaan pelastuslaitoksen täytyy kuitenkin seurata aktiivisesti teknistä valmistelua sekä tarvittaessa laatia omat luonnokset yhteistoimintasopimuksista (pelastustoimi, ensihoito), johtosäännöstä sekä toimintasäännöstä. Pelastustoimi on niin pieni kokonaisuus maakunnassa, että pelastustoimen edunvalvonta korostuu muutosvalmistelu- ja väliaikaishallintovaiheessa. Valtio pyrkii lakiluonnosten perusteella erittäin tiukkaan valvontaan maakuntien suhteen. On myöskin huomattava, että maakunta ja kunta eivät voi enää samalla tapaa sopia tehtävien jaosta kuin aiemmin kunnat ovat voineet sopia. Maakunta hoitaa vain lakisääteisiä tehtäviä, se ei hoida yleisiä tehtäviä. Maakuntahallintoon tullee useita toimielimiä, joista yksi käsittelee joko pelkästään tai muun muassa Pirkanmaan pelastustoimen asioista. Todennäköisesti erityislailla säädetään pelastuslaitoksen poliittisen toimielimen kokoonpanosta ja sen päätösvallasta, mutta tätäkin asiaa tulee seurata tarkoin ja päästä puuttumaan jo valmisteluvaiheessa esitykseen. Pirkanmaan pelastuslaitoksen tuotantostrategiana on toiminut palvelutasopäätös. Seuraava palvelutasopäätös laadittaisiin vuosille Tällä hetkellä arvioidaan, että palvelutasopäätöksen voimassaoloaikaa pidennettäisiin vuoden 2019 loppuun ja uudet palvelutasopäätökset tulisivat voimaan Muutosviestintää varten on perustettu valtiovarainministeriöön oma työryhmä. Viestintätyöryhmiä perustettaneen enemmän, kunhan valmistelu etenee. Esivalmisteluvaiheen organisaatio Pirkanmaalla on perustanut viestintäryhmän, jossa Pirkanmaan pelastuslaitosta edustaa Veijo Kaján. Todennäköisesti viestintä keskittyy enimmäkseen suuriin linjoihin, joten pelastuslaitoksen oman viestintäyksikön on seurattava valmistelun etenemistä ja tehdä suunnitelma muutosviestinnästä vuoden 2016 aikana. Suunnitelma on hyvä laatia sekä isoja kokonaisuuksia aikatauluttaen että listaten pieniä yksityiskohtia, esimerkkinä sähköpostiosoitteiden vaihtuminen

64 6 3. YLEISHALLINTO Pirkanmaan maakuntahallinnon arvioidaan olevan laajuudeltaan muutama sata henkilöä. Maakuntavaltuuston koko riippuu maakunnan asukasmäärästä. Palvelulaitokselle tullee oma päätösvalmistelujärjestelmänsä. Uuteen päätösvalmistelujärjestelmään pitää päästä tutustumaan jo vuonna 2018 viimeistään, jotta vuoden 2019 alussa delegointien ja toimielinten esityslistojen laadinta ei jäisi osaamisesta kiinni. Pirkanmaan pelastuslaitoksen on hyvä aktiivisesti seurata, millä tavalla päätösvalmistelu tullaan jatkossa hoitamaan. Pirkanmaan pelastuslaitokselle on laadittu arkistonmuodostussuunnitelma, joka vahvistetaan vuonna Arkistonmuodostussuunnitelma on hyvin kattava ja koska se on vasta nyt valmistumassa, on arkiston siirtoprojekti helpompi toteuttaa. Arkistonmuodostussuunnitelma on myös laadittu Kuntaliiton suosituksen mukaisesti, pelastuslaitokset olivat suunnittelemassa uutta suositusta, joten pelastuslaitoksilla tulisi olla ainakin ydintoiminnan osalta melko yhtenevät arkistonmuodostussuunnitelmat. Suunnittelija Saija Kirkkola asiakirjahallinnosta kertoi , että pysyvästi säilytettävät asiakirjat jäävät kunnille, mutta pelastuslaitokselle voidaan lainata pysyviä asiakirjoja siihen asti, kunnes niitä ei enää tarvita. Määräaikaisesti säilytettävät siirtyvät pelastuslaitokselle. Sähköisen arkiston (Donna) muutosprojektin hoitaa Tampereen kaupungin asianhallinta. Pelastuslaitoksen on mietittävä, mitä tarpeita on saada tietoja sähköisestä arkistosta. Myöhemminkin asiakirjoja voidaan pyytää Tampereen kaupungin tietopalvelun kautta. Tarvittaessa voidaan sopia siirtoprojektista myös uuden toimijan kanssa, mutta Pirkanmaan pelastuslaitos pyrkii käynnistämään muutosvalmistelun viimeistään vuoden 2018 alussa

65 7 Asianhallintayksikkö hoitaa siirtoprojektia yhdessä pelastuslaitoksen kanssa. Siirtoprojekti ei tällä tietoa maksa pelastuslaitokselle kuin oman työn osuuden. Valtionhallinnon sähköisen asiakirjahallinnon käyttöönotosta ja sen kustannuksista ei tällä hetkellä ole tietoa. Toivottavaa olisi, että Pirkanmaan pelastuslaitos pääsisi tutustumaan järjestelmään hyvissä ajoin ennen siirtymistä. Saija Kirkkolan kanssa käytiin keskustelua asiakirjahallinnasta ja todettiin , että seurataan valmistelua ja aloitetaan arkiston hävitykset painottuen ensi kesään. Tiedossa ei ole vielä, ketkä ovat sopijapuolia asiakirjahallinnossa eikä miten käsitellään määräaikaisesti säilytettävät asiakirjat. Pelastuslaitokselle pyritään saamaan kokenut määräaikainen työtekijä käymään läpi paloasemien asiakirjoja ja suorittamaan hävityksiä kesällä Pirkanmaan pelastuslaitoksen on laadittava uusi johtosääntö (kts. kohta Järjestäytyminen), toimintasääntö, tehtävä tarvittavat delegoinnit ja laadittava yhteistoimintasopimukset. Voi tosin olla, että maakuntavaltuusto tai -hallitus laatii palvelulaitokselle kaikki hallinnolliset säännöt, mutta näiden valmistelussa on oltava mukana. Maakuntahallinto laatinee myös hyvän johtamis- ja hallintotavan ohjeen. Pirkanmaan pelastuslaitoksen pitää kuitenkin laatia oma riskienhallintasuunnitelma sekä sisäisen valvonnan suunnitelma. Pirkanmaan pelastuslaitoksella on päivitetyt työturvallisuusprosessit helpottamassa riskienhallintasuunnittelua. Pirkanmaan pelastuslaitoksen voisi olla hyvä laatia henkilöstösuunnitelma työhyvinvointisuunnitelman yhteyteen. Työhyvinvointisuunnitelma pitää päivittää muutosvaiheessa. Maakuntauudistusta varten tulee laatia muutosriskien hallintasuunnitelma. Pirkanmaan pelastuslaitos on päivittämässä omaa riskienhallintasuunnitelmaansa vuoden 2017 alkupuolella. Muutosriskien hallintasuunnitelman voisi sisällyttää riskienhallintasuunnitelmaan. Riskienhallintasuunnitelmaan tulee nykyisten tietojen valossa sisällyttää rahoitusriskisuunnitelma. Sisäisen valvonnan ohjetta ei tässä vaiheessa kannata päivittää kuin pakollisten tietojen osalta. Uudessa hallintomallissa on tärkeä saada laadittua pelastuslaitosta paremmin palveleva sisäisen valvonnan ohje sekä luotava hyvät sisäisen valvonnan kontrollit. Nykyinen ohje on laadittu kaupungin tarpeiden näkökulmasta eikä sen soveltaminen suoraan toimi pelastuslaitoksella. Pelastustoimelle on valmistumassa valtakunnallinen, hyvin kokonaisvaltainen ja kattava tietoturvallisuussuunnitelma. Sille on jo olemassa tuki sekä VM:lta että SM:ltä, myös Kuntaliitto suosittanee tietoturvallisuussuunnitelman käyttöönottoa laitoksissa. Tietoturvapolitiikasta linjataan Tietoturvallisuussuunnitelma on laajempi ja tiukempi, mitä kaupunki edellyttää eikä ole nähtävissä, että maakuntauudistus sinällään vaikuttaisi tietoturvallisuusohjeisiin ja -menettelyihin ainakaan niitä lieventävästi. Turvallisuusselvitysprosessi on sovittu SUPO:n kanssa. Pirkanmaan pelastuslaitos on aloittamassa tietoturvallisuuden kohottamista suunnitelmassa määritellylle tasolle vuoden 2016 lopussa tarkoituksena olla myös tietoturvallisuuden osalta siirtokunnossa 2019 alusta. Pirkanmaan pelastuslaitoksella on lukuisa määrä toimintaohjeita, prosessikuvauksia, menettelytapaohjeita sekä työnjohdollisia määräyksiä, joita tällä hetkellä ei ole luetteloitu ja arkistoitu riittävän hyvin. Niiden kartoitustyö tulisi aloittaa viimeistään vuonna

66 8 4. TALOUSHALLINTO a. Taloushallinnon tietojärjestelmät Taloushallinnon ohjelmistot ovat Saku-laskutusjärjestelmää, Rescue Planneria sekä Merlotia (tuottaa palotarkastuslaskutustiedot) lukuun ottamatta Tampereen kaupungin järjestelmiä. Pirkanmaan pelastuslaitos omistajaa kaikki kolme erillisohjelmistoa. Kaikki kolme ohjelmistoa/järjestelmää ovat tiensä päässä. Niiden käytön jatko on mietittävä ja sopimukset uusittava/katkaistava ajoissa. SAP-toiminnanohjausjärjestelmä on merkittävin taloushallinnon järjestelmä ja siitä irrottautuminen on erittäin työlästä sekä kallista. Koska tällä hetkellä vaikuttaa siltä, että taloushallinnon tietojärjestelmät vaihtuvat, pitäisi ehdottomasti alkaa jo nyt neuvottelut Kopparin kanssa siitä, että alkaako Pirkanmaan pelastuslaitos itse kerätä rivitietoa järjestelmistä vai valjastetaanko tehtävään Kopparista maakunnan tukipalveluun siirtyvä henkilöstö. Toisekseen olisi erittäin tärkeä tietää, mitä taloushallinnon järjestelmiä tulevissa palvelukeskuksissa on käytössä ja päästävä tutustumaan niihin jo nyt. On löydettävä yhdyshenkilö, jolla on jo jotain alustavaa tietoa. Jatkossa, palvelulaitoksessa, pääkumppanimme on erikoissairaanhoito ja käytämme samoja hallinnollisia järjestelmiä. Meidän olisi hyvä aloittaa jo nyt yhteistyö erikoissairaanhoidon (PSHP) taloushallintohenkilöstön kanssa, jotta saisimme yhdessä meille toimivat tietojärjestelmät. Yhteistyöstä erikoissairaanhoidon kanssa saisimme myös painoarvoa sanomalle. (Käytäväkeskustelu Kuntaliiton kehittämispäällikkö Sanna Lehtosen kanssa ). Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä pohditaan ICT-palvelukeskusprojektissa. Keha-keskukselle ja muille valtionhallinnon toimijoille otettiin käyttöön Kieku-järjestelmä vuonna Järjestelmä on SAP-pohjainen ja todennäköisesti sen käytöstä ei heti olla luopumassa. Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektia vetää Keha. Projekti on vasta alkamassa. b. Budjetointi ja kirjanpito Kuntaliiton kehittämispäällikkö Sari Korento vastasi 3.9. tiedusteluun budjetointi- ja kirjanpitokysymyksistä seuraavasti. Maakuntalakiluonnoksen 62 :ssä palvelulaitoksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä todetaan seuraavasti: "Koska palvelulaitos olisi itsenäinen oikeushenkilö, se olisi kirjanpitovelvollinen. Sen kirjanpitoon ja tilinpäätöksen laadintaan sovellettaisiin, mitä säädetään maakunnan kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä." Pykälässä 104 puolestaan todetaan, että maakunnan kirjanpitoon ja tilinpäätökseen sovelletaan kirjanpitolakia. Lisäksi voidaan antaa erillinen asetus. (Kuntajaosto voisi antaa tarkempia ohjeita kirjanpitolain soveltamiseksi.) Käytännössä maakunnan kirjanpitojärjestelmä olisi pitkälti kuntia vastaava eli kirjanpitolakia noudatetaan soveltuvin osin ja kuntajaosto antaisi tarkempia soveltamisohjeita. Mahdollisesti annettava asetus voi kuitenkin eriyttää maakuntien kirjanpitoa kuntien kirjanpitojärjestelmästä. Asetusluonnosta ei ole vielä olemassa, eikä minulla ole tietoa sen suunnitellusta sisällöstä. FCG:n koulutuspäällikkö Miisa Vierikko arveli, että Kuntajaosto tulee antamaan tarkempia ohjeita syksyn 2016 aikana. Tilikartta todennäköisesti muuttuu. Käytettävän tilikartan tulisi olla selvillä viimeistään budjettia laadittaessa, eli vuoden 2018 kesällä. Kustannuspaikkarakenne on tässä vaiheessa täysin mahdoton tietää, koska järjestelmät eivät ole tiedossa. Alkuvaiheessa tosin pelastuslaitos pärjää kahdella kustannuspaikalla: pelastustoimi ja ensihoito. Koska vuoden 2019 budjetti rakennetaan siten, että kaikki kustannukset ja asiakasmaksut otetaan sellaisenaan budjettiin, ei budjetointi sinällään tule tuottamaan isoja vaikeuksia. Pirkanmaan pelastuslaitoksella on jo maakunnallinen budjetti. Todennäköisesti budjettia ei tarvitse laatia samalla tarkkuudella kuin nyt Tampereen kaupungin budjetti vaaditaan laadittavaksi, vaan budjetti laaditaan isoilla luvuilla

67 9 c. Tase Pirkanmaan pelastuslaitokselle on laadittava avaava tase ja selvitettävä, mitkä tase-erät siirtyvät. Kaupungin toiminnan aikana syntyneet velat ja saatavat jäävät kaupungille. Lomapalkkavelka tulee laskea taseeseen, eläkemenoperusteiset maksut jäävät Tampereen kaupungille, koska Pirkanmaan kunnat ovat maksaneet ennen yhdistymistä kertyneet eläkemenoperusteiset maksut koko nykyisen toiminnan ajan. Kysymyksiä herättää eläkemenoperusteisten maksujen tilalle tuleva tasausmaksu. Tasausmaksu jaetaan maakuntien kesken niiden valtionrahoituksen suhteessa. Siirtyvätkö eläkemenoperusteiset maksut kuitenkin pelastuslaitoksen maksettavaksi (noin 1 milj. euroa pelkästään Tampereen kaupungilla) tasausmaksujen muodossa? Varhaiseläkeperusteiset maksut ja niiden kohdentuminen pelastuslaitokselle tulee selvittää. Varhe-maksuja maksetaan kuitenkin 3-4 vuotta henkilön eläköitymisen jälkeen, joten oikeudenmukaisinta olisi siirtää ainakin vuosina 2017 sekä 2018 varhaiseläkkeellä jääneiden kustannukset maakuntahallinnon maksettavaksi. Selvitettäväksi jäävät kaupungin yhdystilien saldot sekä taseessa nyt oleva aiempien tilikausien ylijäämä. Mikäli saldot jäävät kunnalle ja ylijäämä puretaan, tulee muistaa, että varat palautetaan Pirkanmaan kunnille asukasluvun suhteessa. Ratkaisua odotetaan myös ensihoidon käsittelyyn. Tällä hetkellä tase on laadittu Pirkanmaan pelastuslaitoksen tasolla, jatkossa ensihoidon oma tase on oltava oikea. Siirryttäessä maakuntahallintoon tulee tehdä omaisuuden arvostus ja tiedettävä, mitä siirtyy. On ratkaistava, millä arvolla omaisuus siirretään (käypä arvo vs. kirjanpitoarvo). Irtaimistoluettelot on oltava ajan tasalla viimeistään vaihteessa ja irtaimisto on arvostettava käypään arvoon. Kohusta saataneen tiedot, mutta Kohu täytyy saattaa ajan tasalle, myös ajoneuvokaluston osalta. Irtaimistokirjanpitoa SAP:ssa ei tuoteta kaupungin ulkopuolisille yksiköille eli Kohu jäisi pelastuslaitoksen irtaimistokirjanpidoksi

68 10 d. Pankkitiedot ja maksuliikenne, osto- ja myyntilaskut Muistilista: Pankkitilien määrä tulisi olla selvillä hyvissä ajoin. On hankittava viitesarjat. On tehtävä verkkolaskutussopimus. On testattava yhteydet maksuliikenneohjelmaan hyvissä ajoin. Ostolaskujen osalta on tiedotettava muutoksista toimittajia. OVT-tunnukset avattava SAP:iin ja perustettava osto-organisaatio(t). Ostolaskujen postilaatikkosopimus päivitetään joka tapauksessa. Myyntilaskujen osalta on siirrettävä asiakkaat sekä huolehdittava liittymien siirrosta (sakulaskutus). Opus Capitan laskutusputken avaaminen maksaa, mutta on osa kaupungin sopimusta, joten ei tarvitse erillistä sopimusta, jos pysytään kaupungin kelkassa. Nimikelistaukset on päivitettävä. Perintäsopimus? Jos oma, niin onko liittymää olemassa vai miten hoidetaan? Stipendirahasto, mitä tapahtuu sille? Monikanavarahoituksen purkamisen vaikutus eh-laskutukseen?

69 11 5. HENKILÖSTÖ Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksena maakunnalle. Henkilöstö- ja eläkelakikokonaisuus uudistetaan. Pöysti Keva säilyy edelleen lakisääteisenä eläkevakuutusjärjestelmänä. Sovellettavat työ- ja virkaehtosopimukset säilynevät ennallaan. Tampereen konsernihallinnon vakuutuskassan palvelut eivät ole enää käytössä vuoden 2019 alusta, asiasta täytyy tiedottaa henkilöstölle hyvissä ajoin. Työterveyshuolto täytyy sopia Tullinkulman työterveyden kanssa uusiksi, ellei maakuntahallinto kilpailuta koko maakunnalle yhteistä työterveyshuoltoa. Muut henkilöstöön liittyvät vakuutukset tulee kilpailuttaa (työttömyys-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutus), ellei maakunta kilpailuta kaikille yhteisiä vakuutuksia. Lakiluonnoksessa tosin sanotaan, että kaikkien palvelutuottajien kanssa on laadittava sopimus, joten myös työterveyshuolto kilpailutetaan ja laaditaan uusi sopimus. PERA jäänee pelastustoimen riskienarviointijärjestelmäksi. SAP HR on irrotettu muusta SAP-järjestelmästä omaksi kokonaisuudekseen, jolloin siitä on helpompi irtaantua. Tutkintotodistukset on tallennettu SAP HR:ään, mutta maakuntauudistuksen yhteydessä on syytä miettiä pelastuslaitokselle paremmin sopivaa henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmää (ml. työvuorosuunnittelu, työajan seuranta). Henkilöstön tehtäväkuvaukset ja hinnoittelut on tallennettu Donnaan. Henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksena ja kuuluvat muutoksen jälkeen edelleen samoihin kunnallisiin sopimuksiin. Yt-menettelyt käydään ja ne voivat viedä aikaa. KT.n neuvottelupäällikkö Sari Ojasen mielestä ( ) on suuri riski siihen, että työmarkkinat häiriintyvät uudistuksen aikana. Mm. palkkojen yhteensovittaminen tulee todennäköisesti aiheuttamaan kuohuntaa. Tämäkin on huomioitava riskienhallinnassa. Esille voi myös nousta monen vuoden takaisia sopimusasioita, vaikka olemme siirtyneet jo maakunnan palvelukseen. Esimerkkinä varallaolokorvausasia, joka on nyt esillä. On mietittävä, kuinka paljon ja minkälaista materiaalia tulee säilyttää. Onko sähköpostikeskusteluja tulostettava?

70 12 a. Muistilista henkilöstöhallintoon liittyvistä asioista Palkkapäivä Valtuutukset palvelun hoitajalle kausi-ilmoitusten tekemiseen. (alvit, palkat, ennakonpidäykset, työnantamaksut) Ennakonpidätykset Henkilörekisterit Tilattava oma kanta Personec:iin, jos pysytään siinä. Kallis ja kestää kauan. Työaikamuodot Henkilöstökoulutus Komentotoimiston rooli ja sijoitus Erva-alueen kaksikielisyys, henkilöstön ruotsinkielentaidon osoittaminen. Sopimuspalokunnat ja toimenpidepalkkaiset Turvallisuusselvitykset, hoitaako näitä henkilöstöhallinnon palvelukeskus vai haetaanko itse? 6. SOPIMUKSET, HANKINNAT, KALUSTO Maakuntalakiluonnoksessa pykälässä 126 määrätään näin. Yhteishankintojen palvelukeskuksen tehtävänä on: 1) tuottaa yhteishankintatoimintoja ja hankintojen tukitoimintoja maakunnille sekä ylläpitää hankintasopimuksia; 2) tuottaa hankintatoimen kehittämis- ja asiantuntijapalveluja; 3) tuottaa markkinoihin ja hankintoihin liittyviä analyysipalveluja; 4) tuottaa logistiikkapalveluja. Valtioneuvoston asetuksella säädetään tarkemmin yhteishankintojen palvelukeskuksen tehtävistä. On erittäin tärkeä huolehtia siitä, että mikäli nyt sitoudutaan hankkimaan jotain pitkäaikaista, siihen täytyy laatia sellaiset sopimusehdot, että sopimuksesta päästään irti, mikäli maakunta ei sopimusta huoli! Myös hankintalakiin tulleet muutokset pitää ottaa huomioon. Sopimusrekisteri on nyt Donnassa, se täytyy ajaa ulos hyvissä ajoin. Hallintoyksikössä on kevään 2016 käyty läpi sopimusrekisteri eikä ole löydetty mitään pitkäaikaisia sopimuksia

71 13 a. Muistilista sopimuksista Myynti- ja ostolaskusopimukset, perintäsopimus Sopimuspalokuntasopimukset Ensihoitosopimukset Ensivastesopimukset ICT-sopimukset Vuokrasopimukset (sopimukset kuntien kanssa säilynevät) Leasingsopimukset, tietokoneet Lisenssit, ohjelmistot, käyttöjärjestelmät Puhtaanapitopalvelut Ateriapalvelut Työterveyshuollon sopimus Oikeusturvavakuutus? Irtaimistovakuutukset Polttoainekortit Kaupungin taulut palautettava 7. TIETOHALLINTO Sote-uudistusseminaarissa tuli vahvasti esille se, että tietohallintojärjestelmät tullaan integroimaan ja tietointegraatioon tulee vahva valtion ohjaus. Myös sisäministeriön uudistamishankkeen suunnitelmaan ( ) on linjattu, että Tietohallinnon osalta on tarpeen luoda selkeä pelastustoimen tietohallinnon ja kokonaisarkkitehtuurin ohjaus- ja hallintamalli. Pelastustoimen tietojärjestelmien tulee olla yhtenevät ja yhteen toimivat valtion ja maakuntien tietojärjestelmien kanssa. Tietojärjestelmäpalveluiden tulee olla riittävän turvallisia ja mahdollistaa toiminta kaikissa olosuhteissa. Kokonaisuuteen kuuluvat myös johtokeskus- ja tilannekeskusjärjestelmät ja niiden suunnittelu pelastustoimeen siten, että ne ovat mahdollisimman hyvin yhteensopivia muiden pelastustoimintaan osallistuvien tahojen kanssa. Edelleen asiakirjan laatijat arvioivat, että tietojärjestelmäintegraatio on ainakin tukipalvelujen tietojärjestelmien osalta suurelta osin kesken vuoden 2019 alussa. Joka tapauksessa kaikki sopimukset nykyiset sopimukset on päivitettävä, tarvittaessa irtisanottava ja uusittava siirtymäajaksi. Kaupungin sopimukset mahdollistavat muutamia järjestelmiä lukuun ottamatta tällä hetkellä myös ulkopuolisten organisaatioiden käyttöoikeudet. Tietojärjestelmä- ja ohjelmistokartoitus on tehty vuoden 2016 aikana. Palvelinasiat pitää selvittää. Esimerkiksi nettisivut sekä Intranet ovat omia, mutta onko omalla palvelimella. Moodle on kaupungin palvelimella. Lisäksi selvitettäviä asioita ovat mm: Sähköposti ja -osoitteet

72 14 Työasemien ja päätelaitteiden lkm Pilvipalvelut Verkot ja konesalit ja niiden tilaturvallisuustaso Käyttäjätunnukset ja niiden hallinta Puhelin- ja dataliittymät Kulunvalvonta a. Tietoturvallisuus Maakuntaan siirryttäessä tilanne- ja johtokeskuksen henkilöstöllä yhdessä hallintoyksikön kanssa on iso rooli tietoturvallisuuden säilymisessä. Pelastuslaitoksille on juuri laadittu erittäin kattavat tietoturva- ja tietosuojaohjeet. Mikäli pelastuslaitos on osa maakunnan palvelulaitosta, tulisi pelastuslaitosten ohjeita hyödyntää palvelulaitoksen tietoturvallisuutta mietittäessä. Pirkanmaan pelastuslaitos on aloittamassa tietoturvallisuuden kohottamista suunnitelmassa määritellylle tasolle vuoden 2016 lopussa tarkoituksena olla myös tietoturvallisuuden osalta siirtokunnossa 2019 alusta. Vuoden 2016 aikana pyritään aloittamaan henkilöstön tietoturvakoulutukset. Koulutusmateriaaliksi pyritään saamaan Pelastusopiston materiaali, jotta kurssin hyväksytysti suoritettuaan on mahdollisuus anoa tuve- ja viranomaiskorttia. Turvallisuusselvitys, joko perusmuotoinen tai suppea, tulee olla teetettynä ennen tuve- ja viranomaiskortin saamista. Vuoden aikana otetaan käyttöön tietoturvasuunnitelma liitteineen. Pelastustoimen tietoturvallisuussuunnitelmassa on mukana monia sellaisia menetelmiä/järjestelmiä, joita tällä hetkellä tuottaa kaupungin alihankkijat. Valmiuspäällikkö Pasi Hintikan (Oulu-Koillismaan pelastuslaitos) kanssa puhelinkeskustelussa arvioitiin, että sekä nyt kuntien, pelastuslaitosten sekä pelastusopiston hoitamat tietojärjestelmät siirtynevät Valtorille tai sen alihankkijoille. Siitäkin näkökulmasta tämä nyt laadittu kattava suunnitelma tullee täyttämään tietoturvallisuudelle esitetyt vaatimukset ja Pirkanmaan pelastuslaitoksen on järkevää aloittaa suunnitelman käyttöönotto mahdollisimman pian. 8. MUUTOSKUSTANNUKSET Pirkanmaan liiton tiloihin perustetaan esivalmisteluorganisaatio ja sille osoitetaan rahoitus (STM, Muutostuki, kunnat?). Rahoitus todennäköisesti on vain projektiorganisaation käyttöön eikä sillä kateta Pirkanmaan pelastuslaitoksen muutoskustannuksia. Väliaikaishallinnon kustannukset rahoittaa valtio ja ilmeisesti isoihin kuluihin on mahdollista hakea valtiolta avustusta. Asiakirjan laatijat arvioivat, Tuomi-logistiikan muutoskustannusten perusteella, että pelastuslaitoksen muutoskustannukset, mikäli Pirkanmaan pelastuslaitos säilyy kaupungin järjestelmissä ainakin siirtymävaiheen ajan, tulevat olemaan ehkä noin euroa. Tämän lisäksi kustannuksia lisää muutaman henkilön vuoden työpanos. Mikäli kaikki järjestelmät ja kaikki sopimukset muuttuisivat vuoden 2019 alusta, voidaan muutoskustannuksiin helposti lisätä yksi nolla perään. Vuoden muutosaikataulu ei riittäisi muutosten toteuttamiseen vaan muutossuunnitelma tulisi aikatauluttaa välittömästi

73 Pelastustoimen uudistushanke Taloustyöryhmä/infokirje SM061:00/2015 SMDno Maakuntauudistus ja pelastuslaitosten talous Lakipaketti sote- ja maakuntauudistukseen liittyen on edennyt Eduskuntaan ja siinä olleeseen maakuntien rahoituslakiin on valmistunut täydennysehdotus. Tästä täydennysehdotuksesta pyydetään lausuntoja ajalla Lausuntopyyntö ja esitysluonnos löytyy Alueuudistus.fi sivuilta Maakuntien vuoden 2019 talousarvio Rahoituslakia ehdotetaan muutettavan vuoden 2019 talousarvion lähtötietojen osalta seuraavasti: Lähtökohtana olisi vastaavien tehtävien kustannusten keskiarvo vuosina 2017 ja Kustannustietoina käytettäisiin Tilastokeskuksen keräämiä vuoden 2017 lopullisia tietoja ja vuoden 2018 talousarviotietoja. Täydennysehdotuksen mukaan vuoden 2019 talouden lähtökohdat perustuisivat täten tuoreempaan tietoon ja aiemmassa esityksessä ollut ehdotus vuoden 2016 taloustilaston tietojen käytöstä kumoutuu. Tämä toisi myös aikaa eri tahoille tarkastella taloustilaston tietojen oikeellisuutta. Maakunta päättää itsenäisesti yleiskatteisen rahoituksen käytöstä ja miten määrärahat jaetaan maakunnassa eri toiminnoille. Joten myös oman maakuntavalmistelun näkökulmasta on tärkeätä tietää toiminnan kustannukset mahdollisimman tarkasti, kun maakunnan talousarviota ensimmäisen kerran laaditaan ensi vuonna. Maakunnat tulevat olemaan osana julkisen talouden suunnittelua (JTS) ja tätä suunnittelua tullaan harjoittelemaan maakuntien osalta jo tänä vuonna. Tarkoitus on simuloida JTS menettely vuoden 2018 talousarvioluvuilla. VM toteuttaa simuloinnin ja mukana ovat kaikki maakunnat ja ohjaavat ministeriöt. Tämä maakuntalain 13 mukainen valtion ja maakunnan välinen neuvottelu tukee JTS:n ja sen vuotuisten tarkistusten valmistelua: - Neuvottelu käydään valtiovarainministeriön johdolla. - Neuvotteluissa arvioidaan erityisesti maakunnan taloutta (kustannukset ja rahoituksen riittävyys), sopeutustoimien tarvetta sekä tietohallinnon kehitystä ja digitalisaatiota. - Tarkastellaan ja yhteen sovitetaan maakuntien investointisuunnitelmat. Pronton taloustiedot täytetään entiseen malliin Pelastustoimen oman tilinpäätöskeruun toteutamme kuten normaalisti tilinpäätöstietojen tallentamisen Prontoon mennessä. Tämän lisäksi uudistushankkeen taloustyöryhmä tulee toteuttamaan tarkennetun kyselyn tilinpäätöksistä. Tilastokeskukselle lähtevät taloustiedot mahdollisimman oikeiksi Vaikka suurin paine taloustilastojen tietojen oikeellisuudesta siirtyi eteenpäin, on nyt parhaillaan kunnissa käynnistyvä tilastojen täyttö syytä saada mahdollisimman oikeaksi, jotta vuodelta 2017 koottava tieto olisi 30

74 Pelastustoimen uudistushanke Taloustyöryhmä/infokirje SM061:00/2015 SMDno lähtökohtaisesti virheetöntä. Pelastuslaitosten on hyvä tehdä yhteistyötä alueensa kuntien kanssa tilastojen täytössä. Taloustyöryhmä kokoaan esiin tulleista huomioista Tilastokeskukselle listan, Tilastokeskus täydentää taloustilaston ohjeistuksia, sekä ohjaa yksittäiset kunnat täyttämään tilastoa ohjeistuksen mukaan. Tietoja täytettäessä ohjaavana ajatuksena tulee olla uudistuksen myötä maakunnille siirtyvien erien ja kuntiin jäävien erien erottaminen. Taloustilastossa kannattaa huomioida tiettyjä asioita, jotka voivat aiheuttaa että tietopohja vuoden 2019 talousarvion laatimiseen on virheellinen tai normaalista poikkeava: Kuntien tuottamien tukipalveluiden kustannukset o pelastuslaitosten osuus kuntien tukipalveluista tulee joko kohdistaa sisäisellä laskutuksella tai vyörytyksillä pelastuslaitokselle Taloustilaston ohjeiden mukaan: ict-, talous-, henkilöstö-, hankinta-, yms. palvelut. Eläkemenoperusteiset maksut o Eläkemenoperusteiset maksut tullaan kohdistamaan maakunnille lakiesitysten mukaisesti laskennallisesti. Kunnissa tulee kuitenkin kohdistaa pelastustoimeen liittyvät maksut tilastossa tehtäväluokalle 480 tämän hetkisen kustannustiedon saamiseksi. Kuntaosuuksien palautukset kunnille o Taloustilaston nettomeno voi muodostua pienemmäksi kuin normaalisti, jos kuntaosuuksia on palautettu kunnille taseen ylijäämään vähentämiseksi tuloslaskelman kautta. Pyydetään Tilastokeskukselta kirjausohje. (toteutetaan SM/VM yhteistyönä) Vuokratulot o Vuokratulot, joita pelastuslaitos maksaa kunnalle, tulee kohdistaa kunnan omalle tehtäväluokalle, sillä se on kunnan vuokraustoimintaa ja kunnan tuloa myös maakuntauudistuksen jälkeen. Pelastustoimeen kohdistettuna pienentää pelastustoimen nettomenoa virheellisesti. Vuokramenot o Pelastuslaitokselle tulee kohdistaa oikean tasoiset vuokrakustannukset, myös niissä pelastustoimen alueen kunnissa, joissa on sovittu, että vuokralaskutusta ei tehdä. o Vuokramenoissa voi myös olla kunnan valmiuteen liittyviä vuokrakustannuksia (johtokeskukset tms). Nämä menot jäävät lähtökohtaisesti kuitenkin kunnalle. Kuntien kanssa tulee keskustella ko. toiminnan järjestämistä maakuntauudistuksen yhteydessä, huomioiden maakunnille lain mukaan siirtyvät vastuut. Poistot o Pelastustoimen kalustoon liittyviä poistoja on myös pelastustoimen alueen kunnissa, ne tulee kohdistaa pelastustoimen tehtäväluokalle. Pelastustoimen kiinteistöihin liittyviä poistoja ei kirjata pelastustoimen tehtäväluokalle. Talouden avoinna olevia asioita: Lomapalkkavelkojen siirtojen rahoitus huomioidaan kuntien valtionosuusmuutoksena Pelastustoimessa lomapalkkavelat ovat isäntäkunnilla, selvitetään VM:n kanssa miten muutos kohdistuu vain näihin isäntäkuntiin tai vaaditaanko erillisiä kirjanpidon ohjeita kohdistamiseksi. Kiky vaikutukset, lomarahojen leikkaus ja työaikamuutos huomioidaan VM:n laskelmissa, laskelmat tarkentuvat Palkkojen harmonisoinnista tulevat kustannukset ovat avoinna 31

75 Pelastustoimen uudistushanke Taloustyöryhmä/infokirje SM061:00/2015 SMDno Vaatimukset varallaolokorvauksista, vastuiden siirto kunnan ja maakunnan välillä selvitetään Toiminnan muutoksen ja maakuntauudistuksen aiheuttamat kustannusnousupaineet o Tilavuokrien laskentaperiaatteiden yhtenäistäminen voi nostaa vuokratasoa o VM kertoi, että tukipalveluiden (piilokustannukset) kasvupaineisiin varaudutaan VM:n toimesta. Niiden tason selvittäminen kaikkien siirtyvien tehtävien (maakuntalaki: 25 tehtävää) osalta on ilmennyt mahdottomaksi. VM:ssä on varauduttu koko uudistuksen osalta piilokustannuksien olevan jopa 500 miljoonaa euroa. o Työaikajärjestelyistä aiheutuvista lisäkustannuksista tai esim. toimintavolyymin kasvattamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin ei lähtökohtaisesti tule lisärahoitusta Keski-Uuudenmaan Pelastuslaitoksessa olleen kiinteistötapaamisen antia: Paikalle oli kutsuttu Maakuntien tilakeskus Oy:n toimitusjohtaja Olavi Hiekka ja isäntänä toimi palopäällikkö Mikko Ilmonen. Maakuntien tilakeskus Oy:n toiminnan periaatteita: Tilapalvelut toimivat maakunnissa, johto on tarkoitus koota yhteen paikkaan (avoinna vielä) Kuntayhtymien kiinteistöt (sairaalat yms.) siirtyvät tilakeskuksen omistukseen voimaanpanolain mukaisesti Perusterveydenhuollon, sosiaalitoimen, ja pelastustoimen kiinteistöt eivät vaihda omistajaa vaan tilakeskuksen rooli on hallinnoida vuokrasopimuksia. Tilakeskus vuokraa tilat kunnalta/tai muulta taholta ja vuokraa edelleen maakunnalle (liikelaitokselle/liikelaitoksille) Vuokrapohjan määrittelemiseksi kerätään tilatiedot vuoden 2017 loppuun mennessä, eli ne tulee olla syötettynä tulevaan Tilakeskuksen tilatietokantaan. Tavoitteena on, että maaliskuussa 2018 olisivat kaikki maakuntien vuokrasopimukset valmiina. Tavoitellaan kokonaisvuokramallia: kiinteistönhoito, lämmitys ja kunnossapito sisältyisivät vuokraan. Siivous laskutettaisiin erikseen. Tavoitteena on yhtenäinen vuokramalli: laskentaperiaate olisi sama koko valtakunnassa: myös maapohjan huomiointi vuokrassa (nyt vain osa kunnista laskuttaa maapohjasta). Yhtenäisyys ei kuitenkaan tarkoita tasahintaa kaikille. Tämä nostaisi vuokrat tasolle, johon ei maakunnilla ole varaa. Paloasemat rakennettaisiin jatkossa kilpailuttamalla ja rakennukset rakennettaisiin esim. kunnan tai kiinteistöyhtiön taseeseen ja Tilakeskus vuokraisi tilan. Tilakeskukseen erityisosaamista pelastustoimen tarpeisiin -> kiinteistörakentamiseen paloasemakonsepti Vaikutuksia pelastustoimelle mm.: Mahdollisuuksia: o toimintojen yhteismitallistaminen kiinteistöjen toimivuuden kautta o puhdas paloasemakonseptin ottaminen osaksi rakentamista Vuokrataso nousee väistämättä kun maapohja otetaan huomioon ja uudisrakennusten kustannukset ovat korkeampia kuin vanhojen. VM:n lähtökohta on, että kasvavat tilakustannukset tulee mahduttaa maakuntarahoitukseen. 32

76 1 PIRKANMAAN PELASTUSLAITOS Päivitetty /MO, koonnut Jari Helsing TIETOJÄRJESTELMÄ/ OHJELMISTO KUVAUS TOIMITTAJA PELASTUSLAITOKSEN OMAT Pelastuslaitoksen operatiivisten henkilöresurssien hallintaan tarkoitettu järjestelmä: Vuorosuunnittelu, palkkalisen laskenta, lomasuunnittelu, koulutusseuranta Rescue Planner DovreGroup / Jani Häyrinen SAKU- laskutus Ensihoidon laskutus- ja raportointi DovreGroup / Jani Häyrinen Merlot- palotarkastus Palotarkastusrekisteri CGI / Timo-Jaakko Saarikoski Palonet- johtamisjärjestelmä Pelastustehtävien ja -yksiköiden seuranta CGI / Timo-Jaakko Saarikoski AVACK InfoShow Tietoverkko pohjainen viestintä Avack Oy / Ilkka Kulmala, Ville Kulmala AVACK Alert Hälytystietojen välitys näytöille (reittikartta) AVACK WebTuottaja Tiedon tuottaminen InfoShow:lle (Web-käyttöliittymä) Avack Oy / Ilkka Kulmala, Ville Kulmala AVACK sms-m Tekstiviestien lähetys Avack Oy / Ilkka Kulmala, Ville Kulmala KOHU Kaluston ja varusteiden hallinta Numeron Oy / Harri Rantala Ajeco DsIP Tietoliikenne- / Monikanavareititinpalvelin Ajeco Oy ebeam Interaktiivinen tiedonvaihto (Wivi / johtoyksiköt) WulffVisualGlobe KAUPUNGIN YHTEISET Microsoft Exchange Mail for Exchange SAP ERP / HR SAP Ostari Efecte Essi, Personec F ESS Selma (ent. KuntaToimisto) Personec F Donna Travel Imuri Intranet eli Loora Pelastuslaitoksen Internet Sähköposti ja kalenteri Mobiilisähköposti ja -kalenteri Toiminnanohjausjärjestelmä: talous- ja henkilöstöhallinto Itsepalveluostaminen Laite- ja ohjelmistorekisteri Palvelusuhteen vuosilomat ja muut poissaolot Asianhallintajärjestelmä: Päätösarkisto, päätössovellus Palkka- ja henkilöstöhallinto Dokumenttien hallinta Matkasuunnitelmien- ja laskujen hallinta Sähköinen rekrytointijärjestelmä Kaupungin yhteinen sivusto Pelastuslaitoksen sivusto Tampereen kaupunki / Koppari 33

77 2 Pelastuslaitoksen Intranet Intranet Pelastuslaitos Alfresco eli Koppa Aineistopankki Tampereen kaupunki Sinfo Puhelunvälitys Sinfoweb Sisäinen puhelinluettelo Tunnari (Flow) Käyttäjätunnusten hallinta VTJ- kysely Väestötietojen suorakysely elomake Selainkäyttöinen lomakeohjelmisto ZEF Kyselytyökalu Pegasos Potilastietojärjestelmä Skype for bussines Pikaviestintäsovellus Efecte ICT-palveluiden, laitteiden ja ohjelmistojen rekisteri Moodle Virtuaalinen oppimisympäristö MediaMaisteri (ylläpito) Timecon Työajanseuranta ja kulunvalvonta Tampereen kaupunki E-lomake Kysely- ja palautetyökalu KAUPUGIN MUUT YKSIKÖT Aqua Palopostit Tampereen Vesi / Matti Karukka Timecon / Timecon 22 Kulkuoikeus, työaikaseuranta, ruokailuoikeus Koppari Pacom Kulkuoukeus Koppari MUUT KUNNAT KeyPro Lempäälä / Vesihuolto / palopostit Lempäälän kunta PELASTUSTOIMEN YHTEISET Pronto Pelastustoimen onnettomuustilastot SM / Pelastusopisto JOTKE Johtokeskus / tilanneseuranta SM / Pelastusopisto PEKE Kenttäjohtamisohjelmisto SM / Haltik / Tapio Inkeröinen TOKEVA Vaarallisten aineiden torjuntaohjeet SM / Pelastusopisto OVA- ohjeet Onnettomuuden vaaraa aiheuttavat- turvallisuusohj. Työterveyslaitos PERA Pelastustoimen ja ensihoidon riskinarvio Keski-Suomen pelastuslaitos VIRANOMAISTEN YHTEISET Luova Luonnononnettomuuksien varoitusjärjestelmä Ilmatieteenlaitos Ilmanet Sääpalvelu Ilmatieteenlaitos Virpo Viranomaisporttaali Ilmatieteenlaitos Elenia- verkko Sähköverkon tilannekuva Elenia Oy DWS VIRVE- viranomaisverkko Erillisverkot 34

78 3 Ketu Kemikaalituoterekisteri Tukes Huovi Turvallisuustiedon välitysverkosto Huoltovarmuuskeskus Kemu Asia- ja valvontakohderekisteri Tukes VAK- asiantuntijarekisteri Turvallisuustietoa vaarallisista aineista Suomen turvallisuusneuvonantajat ry KRIVAT Huoltovarmuuskriittisten toimijoiden portaali Erillisverkot Oy PALVELUNA OSTETUT Tilannepäiväkirja Tilannepäiväkirja Occlo Oy KTJ-tietopalvelu Kiinteistötietojärjestelmä Maanmittauslaitos VTJ-kysely Väestötietojärjestelmän suorakysely VRK Vartti Toimikorttien tilausportaali VRK MUUT Haahtela Kiinteistötietojärjestelmä Haahtela- yhtiöt Ässä- pelastussuunnitelma Pelastusssuunnitelmajärjestelmä Necesa Oy TYÖASEMAOHJELMISTOT Microsoft Office 2013 Toimisto-ohjelmat Tampere VORO Väestöhälyttimien ohjaus Elektro-Arola Oy / Kalle Arola TSS Yksiköiden tilanteenseuranta Elektro-Arola Oy / Kalle Arola MapInfo Paikkatieto-ohjelma Tampere CrashRecovery Autojen turvalaitteet Dräger / Moditech Fire Studio Tulipalojen simulointisovellus Presonus SNP Ensihoitoyksiköiden navigointi- ja tehtävän hallintasovellus Elektro-Arola Oy / Kalle Arola AVACK InfoTuottaja Tiedon tuottaminen InfoShow:lle Avack Oy / Ilkka Kulmala, Ville Kulmala TPT (Tetra program tool) Virve- radion parametrointi Virve Tuotteet ja Palvelut / Pekka Lehtimäki EA-config SKL- parametrointi Elektro-Arola Oy / Kalle Arola Codea Leda Nasta Ensihoitoyksiköiden navigointi- ja tehtävän hallintasovellus Codea Oy ECC RTD / ECC AAR Videokuvansiirtojärjestelmä (yksiköt) EyeSolutions Oy 35

79 Turvallinen Pirkanmaa 1 Pelastuslaitos liikelaitoksena Krista Kurppa, Miia Ojala Kunnallinen liikelaitos Nykyinen liikelaitosmuotoinen toiminta määritellään kuntalaissa. Kunnallisia liikelaitoksia ovat lain mukaan kunnan liikelaitos, kuntayhtymän liikelaitos ja liikelaitoskuntayhtymä. Näistä viimeisin on kuntien ja/tai kuntayhtymien yhdessä perustama liikelaitos. Oikeudelliselta muodoltaan liikelaitoskuntayhtymä on kuntayhtymä. Kunnallisen liikelaitoksen tehtävien ja toiminnan on kuuluttava kunnan toimialaan. Liikelaitos on tarkoitettu nimenomaan kunnallisten palveluiden tuottajaorganisaatioksi. Kuntalain 87 a :n mukaan liikelaitos voidaan perustaa liiketoimintaa tai liiketaloudellisten periaatteiden mukaan hoidettavaa tehtävää varten. Liikelaitoksen tehtävien ja toiminnan on kuuluttava kuntalain 2 :n mukaisesti kunnan toimialaan. Liikelaitokselle voidaan antaa myös viranomaistehtäviä, mutta ei ole tarkoitettu, että viranomaistehtävät muodostaisivat pääasiallista tai edes merkittävää osaa liikelaitoksen tehtäväkokonaisuudesta. Vaikka liikelaitokselle voidaan kuntalain mukaisesti antaa viranomaistehtäviä, erityislainsäädäntö ja tehtävien luonne saattavat käytännössä rajoittaa tällaisten tehtävien hoitamista liikelaitosmuodossa. Se, minkälaisia viranomaistehtäviä liikelaitokselle voidaan antaa, riippuu siis liikelaitoksen toimialasta ja tehtävistä. Koska liikelaitos on tarkoitettu tuottajaorganisaatioksi, sille on perusteltua antaa ainoastaan sellaisia viranomaistehtäviä, jotka sopivat luontevasti sen palvelutoiminnan yhteyteen. Kuntalain perusteluissa (HE 263/2006) liiketoiminta on määritelty toiminnaksi, joka liikelaitoksen näkökulmasta on kannattavaa siten, että varsinainen toiminta ja investoinnit rahoitetaan ainakin pitkällä aikavälillä tavaroiden ja palvelujen myynnistä saatavalla tulorahoituksella. Kunnallinen liikelaitos on osa kuntaa, eli toimii saman y-tunnuksen alla kuin kuntakin. Se tulee kuitenkin eriyttää kirjanpidossa niin, että sille voidaan laatia mm. oma talousarvio ja erillistilinpäätös. Nykyisessä taseyksikkömallissa noudatetaan kunnalliselle liikelaitokselle annettuja ohjeita mm. tilinpäätöslaskemista. Kunnallisella liikelaitoksella on kuntalain mukaan oltava johtokunta. Kunnallisen liikelaitoksen johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Kunnassa valtuusto asettaa liikelaitoksille toiminnan ja talouden tavoitteet. Vaalikelpoinen kunnallisen liikelaitoksen johtokuntaan on henkilö, jolla on jossakin kunnassa äänioikeus kunnallisvaaleissa sinä vuonna, jona vaali luottamustoimeen toimitetaan ja joka ei ole holhouksen alainen. Väljien vaalikelpoisuusehtojen ansiosta johtokuntaan on mahdollista valita toimialan asiantuntemusta edustavia henkilöitä esimerkiksi heidän kotikunnastaan riippumatta. Sääntelyllä on siten tavoiteltu ensi sijassa pätevien henkilöiden saamista johtokunnan jäseniksi. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 36

80 Turvallinen Pirkanmaa 2 Nykyisen lain mukaan liikelaitoksen tulee aina käyttää termiä liikelaitos virallisessa nimessään. Eli esimerkiksi Pirkanmaan pelastuslaitos liikelaitos. Mainonnassa ja muussa epävirallisessa yhteydessä ei sanaa liikelaitos tarvitse liittää nimeen. Lähteet: kunnat.net ja Kuntalaki Vapaata ajatuksenvirtaa: malli puhtaasti nykylain mukainen kunnallinen liikelaitos 1. Vaihtoehto 1, maakunnan palvelulaitos on yksi liikelaitos a. Pelastuslaitos osa liikelaitosta pelkkänä tulosyksikköryhmänä (vrt. ensihoito 18530) Talous ja hankinnat Ei saa laadittua omaa tasetta ainakaan nykyisessä taloushallinnon järjestelmässä. Laskennallisen taseen saa, mutta ei puhtaasti kirjanpidollista --> tuottaa tarpeetonta laskentatyötä, käytettävyysarvo nolla. Ei omia tilinpäätöslaskelmia. Brutto- tai nettobudjetoitu (nettobudjetointi ristiriidassa puhtaan liikelaitosmallin kanssa, koska pitäisi tuottaa voittoa). Tuloslaskelman saa tehtyä, rahoituslaskelmaa ja tasetta ei saa. Ei päätösvaltaa hankintoihin ilman delegointia, tuskin päätösvaltaa isompiin hankintoihin. Ei tilivelvollisia (tilivelvollinen vain liikelaitoksen johtaja). Harmonisointi mittavaa, vertailukelpoisuus muihin pelastuslaitoksiin vaikeutuu ja vertailukelpoisuus aiempiin vuosiin mahdotonta. Hallinto Hallintohenkilöstöä tarvitaan teoriassa vähemmän. Vähentyneet hallinnolliset tehtävät siirretään jäävälle henkilöstölle. Ei omaa johtosääntöä, riskienhallintaohjetta, sisäisen valvonnan ohjetta, ei omia delegointeja, vrt. tekstin tuottaminen talousarviokirjaan, jää sille tasolle. Henkilöstö Ei merkittävää vaikutusta operatiivisen henkilöstön osalta. Palkkoihin vaikuttaminen hankaloituu. Rekrytointi siirtyy muualle osana hallintohenkilöstön vähentämistä. Ei omaa työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. Tekninen henkilöstö --> keskitetäänkö koko liikelaitoksen tekniset samaan? Johtaminen Ei omaa johtokuntaa --> demokratiavaje. Minne asti delegoinnit? Vrt. ensihoito, pelastuspäällikölle delegoitu lähes kaikki. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 37

81 Turvallinen Pirkanmaa 3 Hyvin rajalliset vaikutusmahdollisuudet. SM:n ohjausmahdollisuus hankaloituu. Kuka laatii sopimukset sopimuspalokuntien kanssa. Plussat: hallinnollinen työ ja raportointi teoriassa kevenevät. Ei vastuuta, ei valtaa. b. Pelastuslaitoksella oma yritysnumero järjestelmässä (vrt. nyt 1850), osana yhtä liikelaitosta Ainoastaan kirjanpidollinen eriyttäminen: mahdollista oma tase ja rahoituslaskelma. Mahdollista omat tilinpäätöslaskelmat. Muuten pääosin sama kuin vaihtoehto Vaihtoehto 2, pelastuslaitos on yksi liikelaitos Liikelaitoksen perusajatus ei toteudu (ei tuoteta voittoa, ei tarkoitettu viranomaistehtäviin). Oma poliittinen, päättävä johtokunta, hyvä edustuksellisuus. Talouden suunnittelu ja raportointi samalla tasolla kuin nytkin. Nimenmuutos, mutta ei tarvitse muuttaa mainonnassa tai markkinoinnissa. Johtajan päätösvaltaa siirtyy johtokunnalle (johtokunta päättää vähintään sen, mitä nyt KH) Avaava tase? Mistä OPO koostuu? SM:n ohjaus on helpompaa. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 38

82 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Pelastustoimi ja varautuminen -teemaryhmä - osatavoite Tilannekuvajärjestelmä 1. Taustaa Alatyöryhmän tehtävänantona oli valmistella esitys Pelastustoimi ja varautuminen-teemaryhmälle maakunnan kattavasta tilannekuvajärjestelmästä ja siihen liittyvästä tilannekeskuksesta ottaen huomioon siviilikriisinhallinnan tarpeet kaikissa olosuhteissa. Alatyöryhmän jäseninä toimivat Jari Nieminen (PEL, pj) Markku Salakka (Valkeakoski) Juha Koivisto (Tampere) Pasi Ketola (PSHP; varajäsen Kai Savonniemi) Ari Vakkilainen (PEL) Teemu-Taavetti Toivonen (PEL, siht) 2. Keskeisiä vaatimuksia tilannekuvalle ja tilannekuvajärjestelmälle 2.1 Yleistä Tilannekuvatoiminnot ovat kiinteä päätöksentekoa ja johtamista tukeva asiakokonaisuus. Tilannekuvalle ei ole olemassa mitään yksiselitteistä määritelmää, mutta se voidaan nähdä päätöksentekoa ja johtamista tukevana asiakokonaisuutena. Tilannekuvatoiminnot ovat aina riippuvaisia organisaatiorakenteesta, johtovastuusta kussakin tilanteessa sekä sovituista kriisijohtamisjärjestelyistä, ja ne ovat voimakkaasti tilannesidonnaisia. Tämän raportin liitteenä 1 on laajempi kuvaus tilannekuvan teoreettisesta viitekehyksestä. 2.2 Tilannekuva: Sisältää tiedon siitä, mitä ympäristössä tapahtuu (taustatiedot, tapahtumatiedot, raportit) Sisältää tiedon siitä, mitä ja millä todennäköisyydellä tulee tapahtumaan seuraavaksi (ennusteet, arviot, analyysit) Sisältää tiedon siitä, mitä mahdollisuuksia organisaatiolla on toimia (resurssija suorituskykytiedot) Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi

83 Tilannekeskus / JN Tilannekuvajärjestelmä: Turvallinen Pirkanmaa Kattaa Pirkanmaan maakunnan alueella toimivat, johtovastuussa olevat viranomaiset sekä elintärkeistä toiminnoista vastaavat toimijat Toimii myös päivittäisenä tiedonvaihdon alustana (maakunta, kunnat ja muut organisaatiot) jo arjen poikkeamissa ja häiriötilanteissa; tällä varmistetaan järjestelmän sujuva käyttö tilanteiden eskaloituessa Kerää ja sisältää tilannetietoa, joista päätöksen tekijä muodostaa tilannekuvan itselleen Mahdollistaa välittömän reagoinnin tapahtumiin, herätteisiin ja syötteisiin Sisältää herätetietojen hyödyntämisen välittömän päätöksenteon käynnistämiseksi Mahdollistaa tilannekuvan jakamisen ja kriisijohtamisen yhteensovittamisen vallitsevasta tilanteesta ja olosuhteista riippumatta Kykenee vastaanottamaan ja jakamaan keskushallinnosta välitetyn tilannekuvan maakunnan tasolla tarvittaville toimijoille Tukee viranomaisten ja muiden toimijoiden kriisijohtamista kaikissa uhkamalleissa ja turvallisuustilanteissa Mahdollistaa ajantasaisen tilannekäsityksen hahmottamisen ja jakamisen tehokasta päätöksentekoa ja johtamista varten Tilannekuva tuotetaan tilannekohtaisesti kulloistenkin toiminnallisten vaatimusten mukaisesti ja jaetaan kaikille tunnistetuille toimijoille maakunnan valmiussuunnitelman linjausten mukaisesti On yhteensopiva muiden tilannekuvaa tuottavien yksiköiden ja järjestelyjen kanssa kaikilla hallinnon tasoilla valtakunnallisesti Tilannekuvaorganisaatio kerää, käsittelee ja jakaa tilannekuvan valmiussuunnitelmissa ja toiminnallisissa suunnitelmissa ohjeistetuilla tavoilla. Huomioitavaa on, että tilannekuvajärjestelmän tulee kyetä tunnistamaan ja seuraamaan monialaisia tilanteita ja tuottamaan johtamiseen tarvittavaa synteesiä jo normaaliolosuhteissa. Tämä on tärkeä seikka liittyen yhteiskunnan kokonaisvarautumiseen, ja tällä rakennetaan valmiuksia kaikkiin turvallisuustilanteisiin. Keskeinen vaatimus tulevaisuudessa on mm. toimintakyky ja reagointi hybridiuhkatilanteessa. Tällöin tilannekuvajärjestelmän kautta tulee saada tietoa, jolla pystytään tunnistamaan hybridivaikuttamiseen liittyviä osatekijöitä ja luomaan kokonaiskuvaa Pirkanmaan maakunnan tilanteesta. 3. Tilannekeskuksen työnkulkukaavio ja tilannekuvaskenaariot 3.1. Yleistä Työryhmä valitsi tarkastelun pohjaksi neljä skenaariota, joiden avulla pyritään kuvaamaan tilannekuvan muodostuminen tulevassa maakunnallisessa rakenteessa. Kuvauksissa näkyy uusia maakunnallisia rakenteita (mm. SOTEvalmiuskeskus), joiden lopullinen rooli ja tehtävät eivät ole tätä kirjoitettaessa selvillä. Kuvaukset ovat suppeita ja pelkistettyjä, ja kuvauksissa ei ole huomioitu skenaarioihin liittyvää päätöksenteko-organisaatiota. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 2

84 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Kuvausten osalta on syytä huomioida että niissä pyritään kuvaamaan tilannekuvan muodostuminen uuden maakunnallisen organisaation näkökulmasta, ja myös osoittamaan nyt epäselviä sekä jatkosuunnittelussa huomioon otettavia ja ratkaistavia asioita kriisijohtamisen näkökulmasta. Skenaariot ovat: keskisuuri onnettomuus (työnkulun kuvaus nykyisessä Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksessa) Laaja sähkökatko Laaja myrskytuho Talousveden laaja-alainen käyttökelvottomuus (kaksi skenaariota) Hybridivaikuttaminen 3.2 Keskisuuri onnettomuus Kuva 1: Työnkulkukaavio, Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskus. Kuvassa 1 on kuvattuna Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen Pelastustoiminnan johtamisohjeen mukainen työnkulku prosessina, jossa näkyy tilannekuvan muodostuminen eri lähteistä ajallisena funktiona keskisuuressa onnettomuudessa. Tässä tapahtumassa pelastustoiminnan johtajana toimii kentällä toimiva päivystävä palomestari (Kenttä P3; punainen nuoli), ja tilannekeskus tuottaa johtamisen edellyttämiä tukitoimia, sekä ylläpitää ja päivittää onnettomuuden kokonaistilannekuvaa. Tämä kuvaus esittää tilannekuvan kokoamisen liittyvänä pelastustoiminnan tehtävään, mutta toimintamalli on täysin sovellettavissa myös laajemmin yhteiskunnan häiriö- ja kriisitilanteissa. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 3

85 Tilannekeskus / JN Laaja sähkökatko Turvallinen Pirkanmaa Kuva 2: Laaja sähkökatko. Laajassa sähkönjakelun häiriötilanteessa Pirkanmaan pelastuslaitoksella on jo nyt olemassa sovitut käytänteet sähkön verkkojakelijoiden kanssa esim. yhteyshenkilön käytöstä sähköyhtiön valvomotiloissa, sekä Tilannekeskuksella on käytössään sähkönjakelun alueellinen tilannetieto. Myös tietoliikenneoperaattoreiden häiriötilannetieto on jo nyt saatavilla pelastuslaitoksen Tilannekeskuksella. Mikäli saatavilla oleva tilannekuva edellyttää, nykyisen valmiussuunnittelujärjestelmän kautta Tilannekeskuksella on käytössään maakunnan kuntien valmiussuunnitelmat, kriittiset yhteystiedot ja sovitut käytänteet kuntien vastuuhenkilöiden hälyttämiseksi ko. tilanteessa. Kokonaistilannekuva ja sen mukaiset ilmoitus-, hälytys- ja herätetoiminnot tarvittavine viestintä-, tuki- ja tiedotustoimintoineen on jo nyt suunniteltu toteutettavaksi pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen toimesta. Kyseinen toimintamalli on perusteltua säilyttää myös tulevassa maakunnallisessa kriisijohtamisrakenteessa. Tulevan SOTE-valmiuskeskuksen rooli ja suhde maakunnan pelastustoimen tilannekeskukseen tässä skenaariossa tulee suunnittelun edetessä täsmentää; mm. nyt kuntien vastuulla oleva hoitolaitosverkosto on tulevaisuuden SOTEorganisaation hallinnoima kokonaisuus. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 4

86 Tilannekeskus / JN Laaja myrskytuho Turvallinen Pirkanmaa Kuva 3: Laaja myrskytuho. Laajassa myrskytilanteessa korostuu pelastustoiminnan osalta Ilmatieteenlaitoksen ennakkovaroituksiin reagointi ja johtamisvalmiuden tehostaminen, pelastustehtävien priorisointi sekä pelastustoiminnan resurssien hallinta. Tyypillistä skenaariolle on sekä kiireellisten pelastustehtävien että kiireettömien vahingontorjuntatehtävien suuri määrä. Hätäkeskuksen kanssa tehtävä yhteistyö on kriittinen tilanteen asianmukaiselle hoitamiselle. Monesti ko. skenaarioon liittyy myös edellä kuvattu sähkönjakelun ja tietoliikenteen häiriötilanne. Tällä hetkellä toimintamalli laajassa myrskytuhotilanteessa on, että paras maakunnallinen kokonaistilannekuva kootaan pelastuslaitoksen Tilannekeskukseen. Tällä hetkellä voimassa olevissa suunnitelmissa jotka koskevat myrskytuhoja, runsaan lumisateen aiheuttamia tilanteita sekä poikkeuksellista liikennetilannetta, on sovittu, että näissä tilanteissa Pirkanmaalla pelastuslaitoksen Tilannekeskukseen perustetaan johtokeskus. Myös tämän skenaarion mukainen nykyinen toimintamalli on perusteltua säilyttää tulevassa maakunnallisessa kriisijohtamisrakenteessa. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 5

87 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Talousveden laaja-alainen käyttökelvottomuus Talousveden laaja-alainen käyttökelvottomuus ja siihen liittyvä tilannetiedon kokoaminen tilannekuvaksi on esitelty kahden eri skenaarion kautta. Kuvassa 4 on esitetty tapahtumakuvaus, missä käyttökelvottomuus johtuu tapahtumasta vedenjakelujärjestelmässä (vrt. case Nokia ). Kuvassa 5 ko. skenaario kuvataan tapahtuneen onnettomuuden seurauksena. Kuva 4: Talousveden laaja-alainen käyttökelvottomuus 1 SM:n Yleisjohtajuutta moniviranomaistilanteissa selvittäneen työryhmän loppuraportti (SM:n julkaisu 1/2015) toteaa, että yleisjohtajuuden tarkoitus on toimintaan osallistuvien tahojen yhteisen tilannekuvan luominen ja ylläpitäminen sekä eri tahojen toimintojen koordinointi ja yhteensovittaminen. Näiden tavoitteiden toteuttaminen ei edellytä muutosta viranomaisten vastuu- tai johtosuhteisiin Esimerkiksi tämän skenaarion mukaisen tilanteen asianmukainen hoitaminen edellyttää kuitenkin suunnitelmallisuutta ja ennakolta sopimista. Skenaariossa 1 on huomioitavaa, että selkeästi yhtä vastuutahoa, mikä vastaisi ja kykenisi kokonaistilannekuvan hallintaan, on nyt vaikea määrittää. Toimialan mukainen yleisjohto kuuluu ympäristövalvonnalle. Ympäristövalvonta on yksi tulevaan maakuntaorganisaatioon siirtyvä toiminto. Sovittaessa maakunnan pelastustoimen tilannekeskus voi ottaa tulevassa organisaatiossa myös laajemmin vastuuta kriisijohtamiseen liittyvistä tukitoimista. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 6

88 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Tilannekuvan hallinta edellyttäisi tässä skenaariossa keskitettyä suunnittelua ja sopimista siitä, miten tiedonkulku tulee hoitaa. Käytännössä tämä edellyttää mm. ilmoitusvelvollisuuksien määrittelyä siitä, että kaikki asianosaiset ilmoittavat tapahtumasta ja toimenpiteistä taholle, joka vastaa tässä tapauksessa kokonaistilannekuvan ylläpidosta (yleisjohtovastuu). Tässä tapauksessa nyt Pirkanmaalla kuntien teknisen toimen valmiuteen liittyvät ilmoitukset voidaan jo nykyjärjestelyillä ohjata pelastuslaitoksen Tilannekeskukseen. Kuva 5: Talousveden laaja-alainen käyttökelvottomuus 2; onnettomuus. Onnettomuuden johdosta tapahtuva talousveden käyttökelvottomuus on tapahtumana selkeämmin hahmotettavissa. Nykyisen toimintamallin mukaan yleisjohtovastuu, ja sen mukana velvoite ilmoituksista ja herätteistä muille organisaatioille sekä tilannekuvan ylläpidosta ja jakamisesta toteutetaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen toimesta. Tilannekeskuksen yksi perustehtävä on jo nyt ilmoitusten ja tilannetiedotusten tekeminen tarvittaville yhteistyöosapuolille. Myös tämän skenaarion mukainen nykyinen toimintamalli on perusteltua säilyttää tulevassa maakunnallisessa kriisijohtamisrakenteessa. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 7

89 Tilannekeskus / JN Hybridivaikuttaminen Turvallinen Pirkanmaa Hybridivaikuttaminen kuvataan tilanteeksi, jossa hyökkääjä pyrkii iskemään yhteiskunnan poliittiseen, sotilaalliseen, taloudelliseen, informatiiviseen ja infrastruktuurin rakenteisiin yllättävästi joko samanaikaisilla tai toisiaan seuraavilla operaatioilla. Pyrkimyksenä on aiheuttaa erimielisyyttä ja epätietoisuutta jopa siitä, että onko yhteiskunta joutunut hyökkäyksen kohteeksi vai ei. Vaikuttaminen toteutetaan sellaisella tasolla, että varsinaisten sotatoimien tunnusmerkistö ei täyty, ja näin puolustajan mahdollisuutta päätöksentekoon ja vastatoimiin kavennetaan. Vain hyökkääjä tietää, mitkä ovat operaatioiden tavoitteet ja aikataulut. Hybridivaikuttamisen tunnistaminen edellyttää tiedustelun kautta saadun tiedon lisäksi osaltaan hyvää ja kokonaisvaltaista tilannekäsitystä eri tasoilla. Kansallisen tilannekuvan tulee sisältää myös alueellinen kuvaus kokonaistilanteesta. Tällöin maakuntatasolla tulee olla kyky luoda alueeltaan kokonaistilannekuvaa sekä reaaliaikaisesti että pystyä luomaan myös analysoitu katsausluonteinen tilannekuva; näiden sisältö eroaa seuraavasti: Reaaliaikainen tilannekuva palvelee ensisijaisesti operatiivista toimintaa. Reaaliaikaisen tilannekuvan tuottaminen toteutetaan operatiivisten vaatimusten mukaisesti. Tarvittaessa reaaliaikainen tieto välitetään myös muille toimijoille (tilannekuvan jakaminen). Katsaustyyppiset tilannekuvat voivat olla laajempia organisaation tuottamia toimintaympäristöanalyysejä ja ennakkoarviointeja, esityksiä turvallisuuspoikkeaman esiintymisestä, tai organisaation tilasta ja toimintavalmiudesta. Kuvassa 6 on kuvattu hybridivaikuttamisen tilanne, jossa käytetään sekä aiemmin mainittuja skenaarioita että informaatiovaikuttamiseen liittyviä keinoja. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 8

90 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Kuva 6: Hybridivaikuttaminen. Tällöin kokonaistilannekuvan muodostaminen on haastavaa, mutta siinä voidaan hyödyntää normaaliajan häiriötilanteisiin perustettuja rakenteita ja käytänteitä. Kaikissa tapauksissa johtamisvalmiutta ja siihen liittyvää tilannekuvan keräämis-, ja analysointikykyä tulee kohottaa maakunnan tasolla, ja tilanteen kokonaishallinta edellyttää tehokasta kaksisuuntaista tiedon vaihtoa hallinnon kaikilla tasoilla. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 9

91 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Esitys: Pirkanmaan maakunnan tilannekuvajärjestelmä 4.1 Pirkanmaan pelastuslaitoksen tilannekeskus; nykytilan kuvaus Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskus on toimintayksikkö, joka palvelee ympärivuorokautisesti pelastuslaitoksen asiakkaita ja henkilökuntaa sekä Pirkanmaan kuntia. Tilannekeskus hoitaa pelastustoimintaan liittyviä tukitoimintoja ja tuottaa tietoja turvallisuuden tilannekuvaan Pirkanmaalla. Lisäksi tilannekeskuksesta avustetaan tarvittaessa Pirkanmaan kuntien valmiustoiminnan käynnistämistä ja tiedottamista sekä ylläpidetään pelastuslaitoksen, viranomaisten ja yhteistyötahojen yhteystietoja. (Pirkanmaan pelastuslaitoksen toimintasääntö ) Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen nykyinen toimintamalli ja ohjeistus mahdollistavat jo nyt henkilöstön ja järjestelmien osalta jatkuvan ajantasaisen tilannekäsityksen (reaaliaikainen tilannekuva) ylläpidon, seurannan ja pelastustoiminnan johtamisen sekä tilanteen edellyttämät ilmoitus-, hälytys- ja herätetoiminnot tarvittavine viestintä-, tuki- ja tiedotustoimintoineen. Nykyinen pelastuslaitoksen Tilannekeskus sijaitsee valvotussa ja murtosuojatussa kiinteistössä. Kiinteistö täyttää myös vaatimuksen toimintaedellytyksistä eri turvallisuustilanteissa. Kiinteistön suojaustaso ja tietoliikenneyhteydet mahdollistavat tulevaisuudessa operoinnin STIII mukaisella tasolla. Tilojen osalta on jo nyt mahdollista perustaa kiinteistöön monialainen eri viranomaisista ja toimijoista koostuva operatiivinen johtoryhmä, jossa jokainen toimija pystyy tulevaisuudessa toimimaan kiinteän viranomaisten yhteisen verkon kautta omissa kriittisissä tietojärjestelmissään. Tällä hetkellä kiinteistössä toimii pelastuslaitoksen lisäksi Liikenneviraston Tampereen Tieliikennekeskus. Tämä yhteistoiminta on osoittautunut erittäin tärkeäksi ja hyödylliseksi osaksi tieverkolla tapahtuvien onnettomuuksien pelastustoimintaa, jota on syytä ylläpitää ja kehittää myös tulevassa maakuntaorganisaation pelastustoiminnassa. Kiinteistössä on tilasuunnittelun osalta mahdollista tehdä helpohkosti tarvittavia muutostöitä, jotta myös uusille toimijoille on mahdollista perustaa kiinteitä operatiivisen tilanteen seuranta- ja johtamispisteitä. Kiinteistön yhteydessä sijaitsevat myös Käpytien S6-luokan suojatilat, joihin voidaan sijoittaa myös poikkeusolojen vaatimukset täyttävät johtamistilat, ja näin saada varmennettua maan päälliseen kiinteistöön sijoitetut toiminnot. Kyseisissä tiloissa sijaitsevat nyt myös Tampereen kaupungin poikkeusolojen johtamistilat. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 10

92 Tilannekeskus / JN Tilannekuvajärjestelmän tavoitetila Turvallinen Pirkanmaa Tilannekuvajärjestelmän tavoite on mahdollistaa kaikissa uhkamalleissa ja turvallisuustilanteissa koordinoitu ja tehokas kriisijohtaminen mahdollistaa tilanteen yleisjohdon ajantasainen tilannekäsitys mahdollistaa tilannekuvan jakaminen reaaliaikaisesti kaikille tarvittaville toimijoille mahdollistaa analysoidun, katsaustyyppisen tilannekuvan laatimisen johtovastuussa olevan tahon toimesta mahdollistaa tilannekuvan jakamisen paikallisesti, alueellisesti ja keskushallintoon mahdollistaa tilannekuvan vastaanottamisen keskushallinnosta ja jakamisen maakunnan tasolla Kuva 7: Tilannekuvajärjestelmän tavoitetila, havainnekuva. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 11

93 Tilannekeskus / JN Asiakkuudet Turvallinen Pirkanmaa Tulevan kriisijohtamisorganisaation ja siihen liittyvänä tilannekuvatoimintojen asiakkaina tulee olemaan Pirkanmaan maakunnan alueella toimivat, johtovastuussa olevat viranomaiset sekä elintärkeistä toiminnoista vastaavat toimijat. Sisäinen asiakkuus syntyy maakuntaorganisaation omista toimijoista, joille tuotetaan tilannekuvainformaatiota (esim. pelastustoiminta, ensihoito, ympäristövalvonta). Ulkoinen asiakkuus syntyy maakunnan alueella toimivista muista organisaatioista (esim. poliisi, puolustusvoimat, kunnat). Eri toimialoilla (SM, STM) keskushallinnossa on suunnittelussa SOTE- ja maakuntauudistukseen liittyen johtamisrakenteita (mm. tilannekeskukset, strategiset johtokeskukset, valmiuskeskukset) joiden lukumäärät ovat nyt tiedossa olevissa suunnitelmissa seuraavan laisia (1x valtakunnallinen, 5 x yhteistoiminta-alueen, 18 x maakunnallinen). Suunnittelun edetessä tulee sovittaa yhteen maakunnan tasolla nämä johtamisratkaisut ja yhteistoiminta myös tilannekuvatoimintojen osalta, sekä ottaa huomioon myös ylimaakunnalliset (esim. tuleva yhteistoiminta-alue) ratkaisut Pirkanmaan pelastuslaitoksen tilannekeskus osana tulevan Pirkanmaan maakunnan kriisijohtamisorganisaatiota Nykyistä Tilannekeskusmallia on mahdollista laajentaa käsittämään tulevan maakunnan valmiustoiminnan edellyttämäksi, kriisijohtamista tukevaksi organisaatiorakenteeksi. Työryhmä esittää, että nykyisen Pirkanmaan pelastuslaitoksen Tilannekeskuksen toimintamallia kehitetään tulevassa Pirkanmaan maakuntaorganisaatiossa osaksi maakunnan kriisijohtamisen järjestelmää vastaamaan Pirkanmaan maakunnan pelastustoiminnan johtamisen tukitoiminnoista ja pelastustoiminnan johtamisesta toiminnallisten ohjeiden ja suunnitelmien mukaisesti Jatkuvan ajantasaisen tilannekäsityksen (reaaliaikainen tilannekuva) ylläpidosta ja seurannasta sovittujen toimialojen ja organisaatioiden osalta Tarvittavista hälyttämis- ja ilmoituskäytännöistä tilannekuvan edellyttämällä tavalla sovittujen toimialojen ja organisaatioiden osalta Varautumisesta operatiivisen tilanteen edellyttämiin johtamis-, tilannekuva-, viesti-, ja tiedotusjärjestelyjen ylläpitoon ja kehittämiseen kaikissa uhkamalleissa ja turvallisuustilanteissa valmiussuunnittelun edellyttämällä tavalla Varautumisesta viranomaisten operatiivisten yhteistoimintatilanteiden edellyttämien johtamis-, tilannekuva-, viesti-, ja tiedotusjärjestelyjen ylläpitoon ja kehittämiseen erillisten toiminnallisten suunnitelmien edellyttämällä tavalla Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 12

94 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Jatkotyössä selvitettäviä kysymyksiä 5.1 Työnjako Maakuntauudistuksen väliaikaishallinnon aloittaessa sen tulee välittömästi aloittaa jatkosuunnittelu koskien Pirkanmaan maakunnan kriisijohtamisrakenteita. Maakunnallisen kriisijohtamisen järjestelmän tulee olla toimintakykyinen siirryttäessä uuteen organisaatiorakenteeseen; toiminnallista notkahdusta ei tule sallia. Maakunnan tasolla tulee ratkaista pelastustoimen ja muiden toimijoiden yhteistyörakenteet varautumisessa ja siihen liittyvänä kriisijohtamisjärjestelyissä (johtamisrakenteet, tilannekuvaratkaisut), huomioiden myös tulevan lainsäädännön vaikutukset. Työnjakokysymykset tulevassa maakunnallisessa kokonaisuudessa on syytä tarkentaa. Keskeinen asia on määritellä, mistä tilanteista ja asiakokonaisuuksista vastaa pelastuslaitoksen ylläpitämä tilannekeskus ja mistä toimialakohtaiset muut johtamisrakenteet. Yksi tapa hahmottaa toiminnallisia vastuita on määritellä vastuut aikaperspektiivissä esim. seuraavasti: Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaa omaan toimialaansa liittyvän tilanteen seuraamisesta ja sen mukaisesta toiminnasta omien operatiivisten vaatimusten ja suunnitelmien mukaisesti, ja toimii osana tarvittaessa perustettavaa pelastustoiminnan johtokeskusta (suuronnettomuudet, onnettomuushälytysten ruuhkatilanteet) Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaanottaa ja tarvittaessa välittää eteenpäin muilta vastuutahoilta saatuja tilannekuvauksia ja ilmoituksia Pelastuslaitoksen tilannekeskus vastaa yleisesti (häiriötilanteet ja muut poikkeukselliset tapahtumat) ns. pintatilanteen, 1h - 2vrk seuraamisesta ja siihen liittyvistä toimenpiteistä; alkuvaiheen tilanneseurannan jälkeen pelastuslaitokselle kuulumaton vastuu siirretään ao. vastuutaholle (tilanteen yleisjohto) sovittujen hälytys-, heräte- ja tiedonsiirtokäytänteiden mukaisesti Pyydettäessä Pelastuslaitoksen tilannekeskus voi ylläpitää tilannekuvaa ja tarjota kriisijohtamisen tukitoimintoja muulle maakunnan toimialalle tai maakunnan alueella toimivalle organisaatiolle (esim. kunnat). Edellä mainitut asiat ovat osa maakunnan yhteisiä kriisijohtamisen järjestelyjä ja ne tulee kuvata osana maakunnallista valmiussuunnitelmaa huomioiden kaikki turvallisuustilanteet (normaaliolot, häiriötilanteet, poikkeusolot). Osa keskeisistä toimijoista kuuluu tulevaan maakuntaorganisaatioon, osa on maakunnan alueella toimivia viranomaisia tai muita toimijoita. Kaikkien tunnistettujen toimijoiden kanssa tulee kriisijohtamisen järjestelyt sovittaa yhteen, jotta koordinoitu kriisijohtaminen olisi mahdollista. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 13

95 Tilannekeskus / JN Tietotekniikka- ja tietoliikennejärjestelyt Turvallinen Pirkanmaa Koordinoidun kriisijohtamisen perusedellytys on kaikkien toimijoiden yhdenmukainen tilannekäsitys vallitsevasta tilanteesta. Tätä tavoitetta edesauttaa viranomaisten ja muiden toimijoiden yhteinen suunnittelu, yhteiset johtamispaikat, yhteiset operatiiviset johtamisjärjestelmät ja tiedonjakamiseen tarkoitetut yhteiset viestintäalustat. Tuleva maakunnan kattava kriisijohtamisen organisointi edellyttää tiedonsiirron ja kollaboraation (tavoitteellinen yhteistyö) mahdollistavia tietoteknisiä ratkaisuja eri toimijoiden välillä. Nykytilanteessa tilannetietoa voidaan jakaa eri toimijoiden (valtio, kunnat, keskushallinto, muut maakunnat, alueelliset ja maakunnalliset toimijat) vain tietyin rajoituksin. Yhteistä viestintäalustaa ja sitä kautta yhtenäisempiä toimintatapoja tulee suunnitella ja kehittää osana Pirkanmaan maakunnan kriisijohtamisjärjestelyjen luomista. Tässä keskeisessä roolissa on maakunnallinen valmiuden suunnittelutyö. Jatkovalmistelussa on syytä erityisesti huomioida tiedon jakamisen kyky uudessa organisaatiorakenteessa: Osa tulevan maakuntaorganisaation viranomaisista ja toimijoista operoi valtiollisissa turvallisuustoimintaan tarkoitetuissa tietoverkoissa (esim. pelastustoimi, ensihoito), osalla toimijoista ei ole pääsyä ko. tietoverkkoon (esim. ympäristövalvonta). Osa maakunnan alueella toimivista viranomaisista ja toimijoista operoi samassa verkossa (esim. poliisi, puolustusvoimat), osalla ei ole pääsyä ko. tietoverkkoon (esim. kunnat, sähköyhtiöt) Riippumatta toimijan statuksesta Pirkanmaan maakunnan alueella tulee toteuttaa tietoturvallinen ratkaisu, joka mahdollistaa tiedon välittämisen kaikille viranomaisille ja yhteiskunnan elintärkeistä toiminnosta vastaaville toimijoille ja muille yhteistyöosapuolille Yksi keskeinen kriisijohtamisen ja reaaliaikaisen tilannekuvatoiminnan edellytys ovat kriittisten tietoverkkojen sekä viesti- ja tietojärjestelmien toiminta, käyttö ja näiden tuki- ja huoltopalvelut 24/7; eli kriittisten järjestelmien tekninen tilannekuva ja siihen liittyvänä poikkeamien (tukipalvelut, häiriöt, korjaustoiminta, huollot, tietoturvarikkeet) hallinta. Jatkosuunnittelussa on syytä huomioida myös nämä kysymykset sekä maakunnan tasolla että myös palvelutuotantona laajemminkin (esim. tuleva yhteistoiminta-alue) osana tilannekuvajärjestelmän kokonaisuutta. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 14

96 Turvallinen Pirkanmaa Tilannekeskus / JN Liite 1: Tilannekuvan teoreettinen viitekehys Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 15

97 Kehittämisryhmä / JN LIITE 1 Turvallinen Pirkanmaa TILANNEKUVAN TEOREETTINEN VIITEKEHYS 1. Yleistä Tilannekuvalle ei ole olemassa mitään yksiselitteistä määritelmää, mutta se voidaan nähdä päätöksentekoa ja johtamista tukevana asiakokonaisuutena. Tässä tekstissä pyritään määrittelemään tilannekuvan kokonaisuuteen liittyvä termejä; tarkoitus on auttaa keskustelua ja kanssakäymistä sekä vähentää väärinkäsityksiä tilannekuvasta puhuttaessa ja tilannekuvatoimintoja kehitettäessä Pirkanmaan pelastuslaitoksella. 2. Tilannetietoisuus Tilannetietoinen henkilö pystyy vastaamaan kysymyksiin siitä mitä ympäristössä tapahtuu mitä ja millä todennäköisyydellä tulee tapahtumaan seuraavaksi mitä mahdollisuuksia hänellä on toimia Tilannetietoisuudesta (Situation awareness) puhutaan useimmiten haastavissa operatiivisissa toimintaympäristöissä, joissa operatiivisella toiminnalla ja päätöksenteolla on paljon vaikutuksia. Näitä toimintaympäristöjä leimaa usein tarve nopeisiin päätöksiin ja informaatiovirran erittäin suuri määrä, josta päätöksenteon perusteet on löydettävä. Myös kaikkien päätöksiä tekevien osapuolten on oltava tietoisia ympäristössä tapahtuvista asioista, jotta päätökset olisivat keskenään optimaalisesti koordinoituja. (Endsley ja Garland 2000.) Tilannetietoisuudella ymmärretään yleisesti, että tiedetään mitä ympärillä tapahtuu ja pystytään ennakoimaan, miten tilanne tulee muuttumaan tulevaisuudessa. Tilannetietoisuus voidaan myös kuvailla jatkuvasti kehittyvänä kuvana ympäröivästä maailmasta. Se ei ole staattinen ilmiö tai kuva vaan dynaaminen tila, joka voidaan kuvata jatkuvana kiertokulkuna. (Kts. kuva 2.) Tilannetietoisuus on aina henkilökohtainen ja ainutkertainen näkemys tietystä tilanteesta. Henkilökohtaista tilannetietoisuutta ei voi ikinä jakaa täydellisesti kenenkään muun henkilön kanssa. (Endsley 1995; Endsley ja Garland 2000; Nofi 2000.) Tilannetietoisuus voidaan jakaa tasoihin, joilla kuvataan tilannetietoisuuden kehittyminen lopulliseksi tietokokonaisuudeksi, jota voidaan hyödyntää päätöksenteossa: Havaitseminen On tehty tilanteeseen liittyvä havainto ympäristöstä Olennainen toiminto, jotta voidaan muodostaa todellinen ja oikea kuva tilanteesta Ymmärtäminen Henkilö joka ymmärtää, integroi useita tiedonpalasia ja tekee päätöksen, ovatko tiedonpalaset merkityksellisiä tavoitteiden kannalta Tilannetietoisuuden omaava henkilö on ymmärtänyt toiminnallisesti tärkeät sisällöt ja merkitykset ensimmäisellä tasolla kerätyistä tiedoista Ennustaminen Kyky ennustaa tilanteen kehittyminen ainakin välittömässä lähitulevaisuudessa (Endsley 1995; Endsley ja Garland 2000) Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 16

98 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa Tilannetietoisuutta muodostetaan aina jostain syystä ja joidenkin motiivien ympärille. Tilannetietoisuus koostuu tilannetiedosta tai tilannetiedoista, jotka ovat erilaisia kaikissa järjestelmissä ja konteksteissa. (Liikennevirasto 2011.) Tilannetietoisuuden syntyminen vaatii sisäisen ajatusmallin muodostamista. Vaikka prosessi, millä sisäinen ajatusmalli syntyy ihmiselle, on samankaltainen, malli on aina henkilökohtainen ja on vahvasti sidoksissa henkilön persoonaan ja luonteeseen. Malli muodostuu aina ihmisen mieleen ja se perustuu havaittuihin tosiasioihin ja henkilön omaan kokemuspohjaan. Tästä johtuen tilannetietoisuus on aina henkilökohtainen ja ainutkertainen näkemys tietystä tilanteesta, eikä sitä voi jakaa täydellisesti kenenkään muun kanssa. (Liikennevirasto 2011.) Tilannetietoisuuden rakentumiseen ihmiselle vaikuttavat tekijät voidaan jakaa rakenteellisiin ja tilanteellisiin tekijöihin. (Kts. kuva 1.) Rakenteellisia tekijöitä: uskonto ja kulttuuri koulutus ja harjoittelu ammatti kokemus luonne sukupuoli ikä arvot Tilanteellisia tekijöitä: mieliala aikapaine väsymys monimutkaisuus stressi sekavuus Rakenteellisilla tekijöillä tarkoitetaan sellaisia tekijöitä, jotka liittyvät ihmisen kokemushistoriaan ja perintötekijöihin. Rakenteellisten tekijöiden vuoksi jotkut henkilöt ovat ominaisuuksiltaan parempia kehittämään tilannetietoisuutta. Kaikkiin rakenteellisiin tekijöihin ei voi vaikuttaa, mutta koulutuksen, harjoittelun ja kokemuksen kautta voidaan parantaa henkilön mahdollisuuksia muodostaa tilannetietoisuutta. (Luokkala 2009; Nofi 2000.) Tilanteellisilla tekijöillä tarkoitetaan asioita, jotka liittyvät yksittäiseen tilanteeseen ja tilanteen olosuhteisiin, ja ne vaikuttavat ihmisen kykyyn ja tapaan vastaanottaa informaatiota. Tilanteellisiin tekijöihin voidaan vaikutta eri keinoin. Esimerkiksi väsyneessä tilassa oleva henkilö ei ehkä havaitse tilannetietoja yhtä aktiivisesti kuin virkeä henkilö. Yksi keino vaikuttaa tähän ovat herätteet. Herätteellä tarkoitetaan visuaalista, auditiivista tai ihmisen muihin aisteihin kohdistettua signaalia, jolla pyritään saamaan ihminen huomaamaan normaalitilasta poikkeava asia tai tapahtuma. Toinen keino auttaa henkilön havaitsemista ja ymmärtämistä on tiedon suodatus. Suodatuksella tarkoitetaan tärkeiden tietojen esille nostamista tietovirroista. Suodatusta voidaan tehdä joko järjestelmän avulla tai suodatus voi olla yksittäisen henkilön vastuulla. (Liikennevirasto 2011.) Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 17

99 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa 3. Tilannekuva Tilannekuva (Situational picture) on käsitteenä heikosti määritelty, ja käsitettä käytetään eri yhteyksissä eri tavoin. Tilannekuvalla voidaan tarkoittaa joko tilannekuvajärjestelmää muistuttavaa, esim. kartalle piirrettyä kuvaa tilanteesta tai toisessa ääripäässä lähempänä tilannetietoisuutta olevaa, kaiken kattavaa tilannetietoisuutta. Yhteistä kaikille eri tilannekuvan määritelmille on se, että se nähdään aina olevan päätöksentekoa ja johtamista tukeva. Se kuvaillaan usein apuvälineenä, jota ilman päätöksiä on vaikea tehdä. (Maanpuolustuskorkeakoulu 2008.) Valtionhallinnon näkökulmasta tilannekuvalla ymmärretään asiantuntijoiden koostamaa kuvausta vallitsevista olosuhteista eri toimijoiden toimintavalmiuksista häiriötilanteen synnyttäneistä tapahtumista tilannetta koskevista taustatiedoista tilanteen kehittymistä koskevista arvioista (Valtioneuvosto 2010.) Tilannekuvan määrittelyssä tulee huomioida myös tilannekuvan ajallinen elementti. On syytä erotella reaaliaikainen, operatiivinen tilannekuva, ja katsausluonteinen tilannekuva. Reaaliaikainen tilannekuva palvelee ensisijaisesti operatiivista toimintaa. Reaaliaikaisen tilannekuvan tuottaminen toteutetaan operatiivisten vaatimusten mukaisesti. Tarvittaessa reaaliaikainen tieto välitetään myös muille toimijoille (tilannekuvan jakaminen). Katsaustyyppiset tilannekuvat voivat olla laajempia organisaation tuottamia toimintaympäristöanalyysejä ja ennakkoarviointeja, esityksiä turvallisuuspoikkeaman esiintymisestä, tai organisaation tilasta ja toimintavalmiudesta. (Sisäasiainministeriö 2011.) Tärkeä osa sekä reaaliaikaista, operatiivista tilannekuvaa, että katsaustyyppistä laajempaa tilannekuvaa on käsitys oman organisaation suorituskyvystä suhteessa vallitsevaan tilanteeseen. Tämä edellyttää tietoa resurssien kokonaismäärästä nyt ja lähitulevaisuudessa, sekä myös levossa, reservissä, huollossa tai käyttöön saatavissa / tulossa olevista resursseista. (Hyytiäinen M. 2015) Toinen merkittävä osa tilannekuvaa on arvio tai analyysi vallitsevan tilanteen kehittymisestä. Tämä on keskeinen pohja päätöksenteolle. Sotilasorganisaatioissa tämä tarkoittaa vihollistilannearviota, eli arviota siitä mihin vastustaja pyrkii. Pelastustoimen osalta ilmiöitä ja tilanteen kehittymistä on vaikeampi ennustaa; tämä edellyttää monesti asiantuntijatietoa tai lähteitä, joita hyödyntämällä pyritään tekemään tilannearvioita päätöksenteon pohjaksi. Pelastustoimen toimintaympäristössä ilmiöiden vaikeampi ennustettavuus edellyttäisi myös vaihtoehtoisten toimintasuunnitelmien sekä epävarmuusmittareiden käyttöä osana päätöksentekoprosessia. (Hyytiäinen M. 2015) Tilannekuvan pohjalta tehtävä toimintasuunnitelma konkretisoi sen, miten vallitsevaan tilanteeseen pyritään vaikuttamaan käytössä olevilla resursseilla. Tällöin toimintasuunnitelmassa yhdistyvät analyysi vallitsevasta tilanteesta eri etenemisvaihtoehtoineen, tieto käytössä olevista resursseista ja niiden suorituskyvystä sekä toiminta-ajatus vallitsevan tilanteen hallitsemiseksi. (Hyytiäinen M. 2015) Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 18

100 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa 4. Tilannekuvajärjestelmä Tilannekuvajärjestelmällä ymmärretään yleisesti järjestelmää, johon on koottu tilannetietoa. Tilannekuvajärjestelmä voi sisältää joko valmiiksi analysoitua tietoa joka helpottaa päätöksentekoa tai se voi olla järjestelmä, joka kokoaa raakatietoa yhteen paikkaan, jolloin toimija voi itse analysoida tietoa. (Saarinen 2009; Baumgartner et al 2010.) Tilannekuvajärjestelmä ei sisällä itse tilannekuvaa, vaan niitä tilannetietoja, joiden avulla henkilö muodostaa tilannekuvan itselleen. Järjestelmä voi sisältää useita teknisiä komponentteja sekä asiantuntijapalveluita, mutta se ei kata henkilön itsensä tekemää sisäistä päätöksentekoa eli tilannetietoisuutta joka on pohjana päätöksenteolle. (Huovila et al 2010.) 5. Tilannekuvan jakaminen Pelastuslaki 379/ edellyttää pelastustoimintatilanteessa, missä on useamman toimialan viranomaisia, yleisjohtajana toimivan pelastusviranomaisen ylläpitävän tilannekuvaa ja yhteen sovittavan yhteistoimintaa. Tällä toiminnalla yleisesti ymmärretään myös tilannekuvan jakamista muille toimijoille, jotta tarvittava toimintojen yhteensovittaminen voidaan toteuttaa. Tilannekuvan jakaminen on yleiskäsite, jolla voidaan käsittää erilaista tiedon välittämistä eri tavoilla eri tilanteissa. operatiivisten kenttäjohtajien tiedonvaihtoa kenttätoimintilanteessa (face - to - face) tilanne-, viesti- ja johtokeskusten / valvomoiden välistä reaaliaikaista tiedonvaihtoa operatiivisessa tilanteessa joko yhdysupseerien, tilannekuvajärjestelmien tai muiden teknisten viestiyhteyksien avulla katsaus- /raporttiluonteinen tilannekuva, joka ei ole reaaliaikainen, mutta voi sisältää operatiivista tapahtumatietoa; voi sisältää myös tarkempaa analyysitietoa ja ennakointia / ennusteita tulevaisuudesta. Tilannekuvan sisällöstä, jakamisen tasosta tai keinosta riippumatta, informaation jakamisessa tulee huomioida mahdollisimman yleisluontoisen ja ymmärrettävän käsitteistön käyttäminen. Organisaatiokohtainen tilannekuva tulee aina käsitellä siten, että se on mahdollista muiden toimijoiden ymmärtää yksiselitteisesti ja oikean suuntaisesti. Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 19

101 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa LÄHTEET: Baumgartner N. et al Improving situation awareness in traffic management. Teoksessa Proceedings of th 8 th International Workshop on Quality in Databases QDB 2010, at the VLDB 2010 conference. Singapore. Sept. 13, Endsley M Toward a theory of situation in dynamic systems. Human factors. Vol. 37(1). Endsley M., Garland D Situation awareness analysis and measurement. Google Books. Huovila et al Uhkatilanteiden hallinta. Hälytys-, tilannekuva-, ja varoitusjärjestelmän kehittäminen. Helsinki VTT. Tiedotteita Hyytiäinen, M., 2015: Pirkanmaan pelastuslaitos: Tilannekuvan teoreettinen viitekehys. Sähköpostikirjeenvaihto Hyytiäinen - Nieminen Kervinen H Tilannekuvan ylläpitäminen ja jakaminen; Yhteistoiminta kuntien kanssa. Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos. Liikennevirasto 2011: Tilannetietoisuus ja tilannekuva operatiivisessa liikenteenhallinnassa. Liikennevirasto, liikenteen palvelut -osasto. Helsinki Luokkala P Jaetut kontekstit METO-yhyeistyössä. Diplomityö Teknillinen korkeakoulu. Insinööritieteiden ja arkkitehtuurin tiedekunta. Espoo. Maanpuolustuskorkeakoulu Taktiikan laitos. SAR-prosessit. Julkaisusarja 1, Nro 2/2008. Helsinki. Nofi A Defining and measuring shared situational awareness. Centre for Naval Analyses. Virginia. Saarinen H Junaliikenteen häiriötiedon välitys - Selvitys tiedon kulkemisesta toimijoiden väillä. Liikenneviraston tutkimuksia ja selvityksiä. Helsinki. Julkaisematon raporttiluonnos. Sisäasiainministeriö Aluehallinnon turvallisuustilannekuvan muodostaminen, analysoiminen ja jakaminen. Työryhmän raportti. Sisäasiainministeriön julkaisut 4/2011. Valtioneuvosto Yhteiskunnan turvallisuusstrategia. Valtioneuvoston periaatepäätöksiä Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 20

102 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa Kuva 1: Tilannetieto, tilannekuvajärjestelmä, tilannekuva, tilannetietoisuus, päätös (mukaillen Kervinen 2013). Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 21

103 Kehittämisryhmä / JN Turvallinen Pirkanmaa Kuva 2: Tilannekuvan ja tilannetietoisuuden kehittyminen sekä päätöksentekoprosessi (mukaillen Kervinen 2013). Käynti/postiosoite: Satakunnankatu 16, Tampere Laskutusosoite: PL 200, Tampere Puhelin: (03) Faksi: Sähköposti ja kotisivu: etunimi.sukunimi@tampere.fi 22