LIITE 1 1 (6) erillislaskutettavaa palvelua Espoon uuden sairaalan aula- ja turvallisuuspalvelut. Palvelukuvaus

Transkriptio

1 LIITE 1 1 (6) Espoon uuden sairaalan aula- ja turvallisuuspalvelut Palvelukuvaus Espoon tavoitteena on muodostaa yhtenäiset palveluketjut HUS Jorvin alueella toimivien yksiköiden ja palvelujen kanssa. Aula- ja turvallisuuspalvelut näyttäytyvät yhtenäisenä palvelukokonaisuutena Espoon sairaalan potilaille, henkilöstölle ja muille asiakkaille. Uuteen Espoon sairaalaan kuuluu myös Jorvin sairaalan päivystyslisärakennuksessa sijaitseva 24- paikkainen osasto. Yksityiskohtaisemmat, palvelukuvausta täydentävät toimintaohjeet laaditaan yhteistyössä ennen palvelujen käynnistymistä. 1. Aulapalvelut Aulapalvelut tarkoittavat sekä aula- että lähettipalveluita. Potilaskuljetuspalvelu on erillislaskutettavaa palvelua. Aulapalvelut edistävät mahdollisimman hyvin sairaalan toimintaa. Palvelu on kuntalaisten, potilaiden, omaisten, läheisten ja vierailijoiden ensimmäinen kontakti sairaalaan. Palvelun korkea laatu tukee sairaalan myönteistä imagoa, palvelun laatupoikkeamissa vaikutus on päinvastainen. Palveluajat ovat arkisin ja viikonloppuisin klo Palvelut sisältävät mm. seuraavia tehtäviä: - neuvontapalvelut (opastaminen, potilastiedustelut). Satunnaisten lyhyiden poissaolojen aikana vahtimestari on tavoitettavissa puhelimitse palvelunumerosta. - henkilökuntatiedustelut - varattujen vastaanotto- ja tapaamisaikojen tiedustelut - tarvittaessa avustaminen taksin tilauksissa - kiireellisten lähetysten toimitus/välitys - aulan yleisilmeen seuraaminen ja siisteydessä ja kiinteistön toiminnassa havaituista puutteista ilmoittaminen (esim. lamput) - aulan asiakaskäyttöön tarkoitettujen kaappien seuranta ja hallinnointi - löytötavaroiden vastaanotto, luovutus ja poisto - avainten luovutus ja kirjaaminen (uudet työntekijät, sijaiset, opiskelijat) sovitun aikataulun mukaisesti (esim. työvuorojen alkaessa), sisältäen myös henkilökunnan pukukaapit. - henkilökorttien kuvaus, luovutus ja rekisterin ylläpito - VRK -korttien luovutus tarvittaessa (palvelu Jorvin kantasairaalassa)

2 LIITE 1 2 (6) - asiakkaan sähköisen infoviestinnän tuki - tarvittaessa ovipuhelimeen vastaaminen ja ovien avaaminen (apuvälineiden palautus) - tulostimien/monitoimilaitteiden toiminnan varmistaminen taustatyötiloissa ja tarvittaessa yksiköissä - työajanseurantajärjestelmän ja kulunvalvontajärjestelmän vikatilanteissa yhteyshenkilö vastuutahoihin päin - luentosali- ja kokoustilapalvelut (tarvittaessa myös yksiköissä), joita ovat mm. o audiovisuaalisten laitteiden ja tietokoneiden valmius o laitteiden avaus ja käytön opastus, tarvittaessa myös käytön aikana o laitteiden huollon tilaaminen, kokoustilan tarvikkeiden tilaus ja täydennys, tilojen kokousvalmiudesta ja siisteydestä huolehtiminen (= tilat ovat valmiit suunniteltua tilaisuutta varten) o tilavarauksien poistaminen ja ulkopuolisille myös varauksien tekeminen Lähettipalvelu sisältää mm. seuraavia tehtäviä: - postin lajittelun ja jakelun - sisäisen kirjepostin kuljetus kahdesti päivässä (aamu- ja iltapäivä) 15 eri postipisteeseen - tutkimusnäytteiden tai muiden lähetysten kuljetukset sähköiseen tilausjärjestelmään (KAIKU) tehdyn tilauksen mukaisesti (vasteaika max 15 min. kiireellisissä tilauksissa) Taulukossa on esitetty aulapalvelujen vastuut ja tehtävät tilaajan ja tuottajan välillä. Tilaajan tehtävä osoittaa työtilat toimittaa atk-laitteet, järjestää tietoliikenneyhteydet niille palveluille, joita tilaaja tarvitsee. pitää yllä ajantasaista tietoa sairaalan toiminnasta ja henkilöistä sekä tiloista kouluttaa henkilöstön sairaalan toimintaan, käytettäviin järjestelmiin ja käynnistysvaiheen tehtäviin järjestää postituspisteet max. 15 kpl Tuottajan tehtävä tehtävät kuten edellä mainittu hoitaa sijaisjärjestelyt järjestää henkilökunnalleen kuvalliset kulkukortit vastaa henkilökunnan asianmukaisesta työvaatetuksesta HUS:n tietoliikenne ja sovellutusten kustannukset maksaa tuottaja lajittelee ja jakelee postin posti haetaan ja viedään yhteen pisteeseen kussakin yksikössä posti saapuu ja lähtee Jorvin sairaalan postituspisteestä

3 LIITE 1 3 (6) Erillislaskutettava palvelu: Potilaskuljetuspalvelu (sisäinen potilaskuljetus) Palvelu sisältää potilaiden ja potilaan hoitoon liittyvien välineiden kuljetuksen tilaajan tarpeen mukaan. Palveluajat ovat arkisin klo ja viikonloppuisin klo Taulukossa on esitetty potilaskuljetuspalvelujen vastuut ja tehtävät tilaajan ja tuottajan välillä. Tilaajan tehtävä valmistelee potilaan kuljetusvalmiiksi ja tilaa kuljetuksen laittaa potilaalle rannekkeen tunnistamista varten tilaa potilaalle tarkoituksenmukaisimman kuljetusmuodon (tuoli, sänky) potilaan mahdolliset liikkumisrajoitukset ja senhetkinen vointi huomioiden sairaanhoitaja osallistuu esilääkittyjen ja tarkkailua vaativien potilaiden kuljetuksiin osoittaa työtilat varmistaa tietoliikenneyhteydet KAIKUjärjestelmän käyttöä varten. kouluttaa henkilöstön sairaalan toimintaan ja käynnistysvaiheen tehtäviin Tuottajan tehtävä hoitaa edellä mainitut tehtävät sovittujen työaikojen puitteissa, vasteaika max. 15 min kiireellisissä tilauksissa hoitaa potilaskuljetuksen määriteltyyn loppupisteeseen huolehtien kuljetukseen käytetyn apuvälineen tai sängyn turvallisesta loppusijoituksesta hoitaa sijaisjärjestelyt vastaa henkilökunnan asianmukaisesta työvaatetuksesta huolehtii henkilökunnalleen kuvalliset kulkukortit ilmoittaa osaston palvelupisteeseen potilaan saapumisesta takaisin osastolle

4 LIITE 1 4 (6) 2. Turvallisuuspalvelut Tavoitteena on integroida Espoon sairaalan turvallisuuspalvelut osaksi HUS Jorvin sairaalan kokonaisuutta, jolloin turvapalveluresurssin käyttö olisi tehokasta ja taloudellista. Ajatuksena on tarvittaessa hyödyntää turvapalvelujen koko resurssia sekä HUS Jorvin alueella että HYKSalueella. Palvelu toimii 24/7 ja sisältää: Erillislaskutettavia palveluita: Paikallisvartioinnin sisältäen hälytysvalvonnan (kameravalvonta, rikosilmoitinhälytykset ja henkilöturvahälytykset) a) Tilausvartiointi ennalta sovittuina kellonaikoina b) Kulunvalvonnan tunnisteiden valmistus ja hallinnointi c) Asiantuntijapalvelut (henkilö- ja paloturvallisuuskoulutukset, turvallisuus- ja pelastussuunnittelu) Paikallisvartiointipalvelun laatukriteerit sovitaan yksityiskohtaisesti erillisissä vartiointiohjeissa. Vartijat toimivat kiinteistössä tilanteen mukaiseen riskiarviointiin perustuen ja suorittavat seuraavia tehtäviä: henkilöstön suojaamista joko ennalta pyydettynä tilanteen varmistamisena tai reagointina henkilökunnan hälytyksiin o henkilöturvajärjestelmät, esim. päällekarkaushälytys o puhelimella tehdyt hälytykset o rikosilmoitinjärjestelmä asiakkaiden ja potilaiden suojaamista yleisenä palveluna tai erillisiin hälytyksiin vastaamalla esim. puhelinhälytys, poistumisvalvontahälytys omaisuuden suojaamista potilaiden arvotavaroiden talteen ottoa myöhemmin sovittavalla tavalla rikosten ennaltaehkäisyä, onnettomuuksien ennaltaehkäisyä, teknistä valvontaa valvomossa/työpisteessä, kulunvalvontaa sekä optisesti että teknisesti kameravalvontakuvan seuraamista valvontakierroksia kiinteistössä, hoitohenkilökunnan suojaamista esim. tilanteissa, joissa potilasta joudutaan rajoittamaan ovien ollessa lukittuina ovipuhelimiin vastaamista ja vierailijoiden saattamista oikeaan yksikköön

5 LIITE 1 5 (6) mahdollisten kiinteistöteknisten ongelmien havainnointia ja niistä vastuutaholle ilmoittamista (vrt. esim. lukitukset, ovien ja ikkunoiden kunto, valaistusolosuhteet) tiedottamista kohteen esimiehelle ja tarvittaessa muille viranomaisille kohteessa havaituista turvallisuusuhka- ja vaaratilanteista yksiköissä olevien hälytysjärjestelmien säännöllistä testaamista sovitusti yhteistyössä yksikön kanssa ja mahdollisten huoltoilmoitusten tekemistä kiinteistön HelpDeskiin (päällekarkaushälyttimet, nk. dementiarannekkeet) yhteistyötä kiinteistöteknisissä hälytysjärjestelmien hälytyksissä (esim. paloilmaisimet, sähkölaitteiden hälytykset, hissihälytykset) kiinteistöhuollosta vastaavien kanssa Hälytysvalvonta on palvelumuoto, jossa asiakkaan teknisestä hälytysjärjestelmästä (esim. päällekarkaushälytysjärjestelmä) tai asiakkaan kiinteistössä olevasta teknisestä hälytysjärjestelmästä (esim. rikosilmoitinjärjestelmä) tai asiakkaan itsensä antamasta (esim. puhelin) hälytyksestä vartiointiliike sitoutuu toimittamaan vartijaresurssin hälytyskohteeseen välittömästi, enintään kolmessa minuutissa. Poikkeuksellisissa kuormitustilanteissa toimitaan vartiointiohjeen mukaisesti. Kohteessa vartija/t tekevät asiakkaan/käyttäjän kanssa ennalta sovitut toimenpiteet ja raportoivat tapahtumista. Hälytysvalvontapalvelu kytkeytyy Espoon sairaalan henkilöturva- ja rikosjärjestelmiin. Hälytysvalvontapalvelu sisältää: Hälytyskeskuspalvelun eli hälytyksen vastaanottamisen kohteesta ja välittämisen vartijalle Vartijaresurssin, joka hälytetään kohteeseen Vartijan toimenpiteet vaaran vähentämiseksi kohteessa ja tarvittaessa lisäavun pyytämisen Erillislaskutettavat palvelut: a) Tilausvartiointi Espoon sairaala voi tilata ennaltaehkäisevästi vartijan paikalle valvomaan kohdetta tai varmistamaan tapaamisen sujumisen rauhallisesti. Potilaiden muuhun valvontaan tai muihin hoidollisiin tehtäviin vartijaa ei voi käyttää.

6 LIITE 1 6 (6) b) Kulunvalvontajärjestelmän tunnisteiden valmistus ja hallinnointi Vartioimisliike tuottaa henkilökunnan kulkutunnisteet käyttäjältä saatujen tilausten ja ohjeistusten perusteilla. Kulunvalvontatunnisteesta laskutetaan tilauksen tehnyttä kustannuspaikkaa siten, että kustannus sisältää tunnisteen hinnan sekä tunnisteen kulkuoikeuksien ylläpidon. Kulunvalvontatunnisteet toimitetaan sairaalan aulapalvelulle, josta ne luovutetaan kuittausta vastaan. Vartioimisliike ei hallinnoi mahdollista sähköistä työajanseurantaa. Vartioimisliike toteuttaa mahdolliset ovien aikaohjaukset ja sulkemiset asiakkaalta saatavien ohjeiden mukaisesti. Vartioimisliike pitää yllä kulunvalvontatunnisteiden rekisteriä ja ilmoittaa järjestelmähäiriöstä vastuutahoille/help Deskiin. c) Asiantuntijapalvelut Turvapalvelut tuottavat asiantuntijapalveluita. Asiantuntijapalvelujen tuoteryhmät ovat: - Tarvittaessa yhteys viranomaisiin turvallisuuteen liittyvissä asioissa - Kiinteistökohtaiset asiantuntijatehtävät, esimerkiksi turvallisuus- ja pelastussuunnitelmien ja poistumisturvallisuusselvitysten laatimis- ja päivitystyöt - Turvallisuuskoulutukset ja harjoitukset Tavoitteena on hankkia HUS-Kiinteistöt Oy:n turvapalveluilta sairaalan tarvitsema säännöllinen turvallisuuskoulutus kokonaisuudessaan. HUSin henkilöstön ja Espoon sairaalan henkilöstön tarvitsema koulutus on sisällöltään samanlaista ja terveydenhuollon erityispiirteet huomioivaa. Turvapalvelut voi käyttää koulutuspalveluiden tuottamiseen ulkopuolista palveluntarjoajaa. Henkilökunnan koulutuksen ja osaamisen kehittämisen varmistamiseksi sovitaan Espoon sairaalan henkilöstölle omat erilliset koulutuskiintiöt. 3. Aula- ja turvallisuuspalveluiden laadunvalvonta ja palvelujen kehittäminen Palvelujen laatua ja kustannustehokkuutta seurataan ja kehitetään jatkuvasti yhteistyössä. Palvelun toteutumisen seurantaa ja kehittämistä varten perustetaan yhteistyöryhmä, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa. Kokoonkutsujana toimii tilaaja. Tuottaja toimittaa tilaajalle raportit palvelun toteutumisesta kaksi kertaa vuodessa. Palvelujen laatua seurataan säännöllisillä asiakastyytyväisyyskyselyillä. Palvelureklamaatioihin vastataan ja tulleet reklamaatiot käsitellään yhteistyöryhmässä.