Yhteistyö-työkalujen määrittäminen ja ylläpito

Transkriptio

1 Yhteistyö-työkalujen määrittäminen ja ylläpito Käyttöopas, Summer

2 Copyright salesforce.com, inc. Kaikki oikeudet pidätetään. Salesforce on salesforce.com, inc.:in rekisteröity tavaramerkki, samoin kuin muut nimet ja tavaramerkit. Muut mainitut tavaramerkit saattavat olla vastaavien omistajiensa tavaramerkkejä.

3 SISÄLTÖ Yhteistyö-työkalujen määrittäminen ja ylläpito Tervetuloa, Yhteistyö-työkalujen pääkäyttäjät Chatter Chatter Plus -käyttäjien hallinta Salesforce CRM Content Google Apps Hakemisto

4

5 Tervetuloa, Yhteistyö-työkalujen pääkäyttäjät Tämä dokumentaatio sisältää kaiken mitä tarvitset auttaaksesi käyttäjiä tekemään yhteistyötä toistensa tai jopa organisaatiosi ulkopuolisten ihmisten kanssa. Opi miten Chatter-sovellusta voi määrittää ja laajentaa tai kuinka sallia käyttäjien luoda, pakata ja lähettää tiedostoja organisaatiosi ulkopuolelle Salesforce CRM Content -ominaisuuden avulla. Ohjeita Salesforce-hallinnan perusteisiin löytyy dokumentaatiosta Organisaatiosi määrittäminen. Chatter Chatter-sovelluksen määrittäminen Voit ottaa Chatter-sovelluksen käyttöön kaikille organisaatiosi käyttäjille samanaikaisesti tai käyttää profiileihin perustuvaa julkaisua ottaaksesi Chatter-sovelluksen käyttöön vain osalle organisaatiotasi. Suosittelemme, että otat Chatter-sovelluksen käyttöön kaikille organisaatiosi käyttäjille. Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu on tavallisesti hyödyllisempi suurille organisaatioille, koska sen avulla Chatter-sovelluksen julkaisu ja käyttöönotto voidaan suunnitella hallitusti, jolloin tiimit voivat sopeutua siihen paremmin. Esimerkiksi lainmukaisten rajoitusten alaiset organisaatiot voivat myöntää tai evätä Chatter-sovelluksen käyttöoikeuksia työntekijöiden roolien ja profiilien perusteella. Kun pääkäyttäjä ottaa Chatter-sovelluksen käyttöön organisaatiossa, Chatter-sovellusta voivat käyttää ainoastaan käyttäjät, joille on kohdistettu tarvittava käyttäjäprofiili tai käyttöoikeusjoukko. Sinun täytyy tehdä seuraavat toimet määrittääksesi Chatter-sovelluksen: 1. Ota käyttöön ja määritä Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu, jos organisaatiosi suunnittelee Chatter-sovelluksen hallittua julkaisua. Jos haluat myöntää Chatter-käyttöoikeuden kaikille organisaatiosi käyttäjille, voit ohittaa tämän vaiheen.. 2. Ota käyttöön ja määritä Chatter-sovellus organisaatiollesi. 3. Ottaa työtoverien kutsut käyttöön, jotta käyttäjät voivat kutsua organisaatiosi Chatter-sovellukseen henkilöitä, joilla ei ole Salesforce-lisenssiä. 4. Mukauttaa syötteen seuranta Chatter-syötteiden objekteille ja seurattaville kentille. Suosittelemme, että teet myös seuraavat toimet. Ota käyttöön luetteloimattomat ryhmät, kun olet tutustunut niihin liittyviin rajoituksiin. Ota käyttöön tai poista käytöstä Chatter-ryhmien arkistointi. Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Chatter-sovelluksen ottaminen käyttöön: Sovelluksen mukautusoikeus Lisätä Ihmiset-, Profiili ja Ryhmät-välilehdet vakiosovelluksiin ja mukautettuihin sovelluksiin, jotta käyttäjät voivat nähdä nämä välilehdet sovelluksissaan. Note: Chatter-, Ihmiset-, Profiili- ja Ryhmät-välilehdet ovat oletusarvoisesti käytettävissä Chatter-sovelluksessa. Lisää mukautettuja välilehtiä ja määritä välilehdet, jotka käyttäjille näytetään Profiili-sivulla. Valitse Esimies-käyttäjäkenttä kullekin käyttäjälle.

6 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 2 Tämä sallii Chatter-sovelluksen sisällyttää henkilön esimiehen ja suorat raportit henkilösuosituksiin. Se sallii myös Chatter-sovelluksen suositella tietueita, jotka jonkun esimies ja suorat raportit omistavat tai seuraavat. KATSO MYÖS: Salli käyttäjien kutsua asiakkaita Profiileihin perustuvan Chatter-julkaisun yhteenveto Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu Profiileihin perustuvan Chatter-julkaisun yhteenveto Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu ottaa Chatter-sovelluksen käyttöön tietylle käyttäjäjoukolle organisaation kaikkien käyttäjien sijaan. Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu ottaa Chatter-sovelluksen käyttöön osalle organisaatiotasi, mutta ei kaikille käyttäjille. Kun Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu on otettu käyttöön organisaatiossasi, voit sallia Chatter-sovelluksen käyttäjille, joilla on tarvittava käyttäjäprofiili tai käyttöoikeusjoukko. Muilla organisaatiosi käyttäjillä ei ole Chatter-käyttöoikeutta. Jos esimerkiksi kohdistat käyttäjäjoukolle käyttäjäprofiilin tai käyttöoikeusjoukon, jossa ei ole Chatter-käyttöoikeutta, kyseiset käyttäjät voivat edelleen käyttää Salesforce-objekteja, kuten tilejä, liidejä, mahdollisuuksia jne., mutta he eivät voi nähdä tietueen syötteitä tai lähettää viestejä. Käytettävissä: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa KATSO MYÖS: Valmistautuminen profiileihin perustuvaan Chatter-sovelluksen julkaisuun Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttäjäprofiileilla Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttöoikeusjoukoilla Valmistautuminen profiileihin perustuvaan Chatter-sovelluksen julkaisuun Jos käytät profiileihin perustuvaa Chatter-sovelluksen julkaisua, valmistele organisaatiosi hallitaksesi Chatter-käyttöoikeuksia mukautetuille käyttäjäprofiileilla, käyttöoikeusjoukoilla tai molemmilla. Hallintatasolta katsottuna profiileihin perustuva Chatter-sovelluksen julkaisu kattaa seuraavat vaiheet: 1. Salesforce ottaa profiileihin perustuvan Chatter-ominaisuuden julkaisun käyttöön organisaatiollesi. 2. Organisaatiosi määrittää käyttäjät, joilla tulisi olla Chatter-sovelluksen käyttöoikeus. Käytettävissä: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa 3. Organisaatiosi pääkäyttäjä tarkastaa olemassa olevat käyttäjäprofiilit ja käyttöoikeusjoukot ja muokkaa niitä. Pääkäyttäjän täytyy esimerkiksi tarkastaa, että Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus on määritetty mukautetussa käyttäjäprofiilissa tai käyttöoikeusjoukossa oikein riippuen siitä, haluatko kyseisen profiilin tai käyttöoikeusjoukon käyttäjien käyttävän Chatter-sovellusta.

7 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 3 4. Organisaatiosi pääkäyttäjä ottaa Chatter-sovelluksen käyttöön organisaatiollesi. KATSO MYÖS: Profiileihin perustuvan Chatter-julkaisun yhteenveto Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttäjäprofiileilla Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttöoikeusjoukoilla Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttäjäprofiileilla Muokkaa olemassa olevia mukautettuja käyttäjäprofiileja salliaksesi tai kumotaksesi Chatter-käyttöoikeuden. Kun Salesforce ottaa profiileihin perustuvan Chatter-sovelluksen julkaisun käyttöön organisaatiollesi, Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus lisätään kaikkiin olemassa oleviin käyttäjäprofiileihisi ja käyttöoikeusjoukkoihisi. Tämä käyttöoikeus on automaattisesti käytössä kaikissa vakioprofiileissa. Se on myös tavallisesti käytössä automaattisesti kaikissa mukautetuissa profiileissa, jos mikä tahansa seuraavista käyttäjätason oikeuksista oli jo käytössä, joko manuaalisesti tai osana lisenssiä: Uusien Chatter-ryhmien luonti- ja omistusoikeus (ChatterOwnGroups) Chatter-tiedostojen linkkien luonti- ja jako-oikeus (ChatterFileLink) Oikeus kutsua asiakkaita Chatter-sovellukseen (ChatterInviteExternalUsers) Chatter-viestien hallintaoikeus (ManageChatterMessages) Chatter-sovelluksen moderointioikeus (ModerateChatter) Chatter-syötteiden moderointioikeus (ModerateNetworkFeeds) Tapaussyötteen käyttöoikeus (ViewCaseInteraction) Kaikkien tietojen tarkasteluoikeus (ViewAllData) Käytettävissä: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa Chatter-sovelluksen ottaminen käyttöön: Sovelluksen mukautusoikeus Muokkaa olemassa olevia mukautettuja profiileja haluamillasi oikeuksilla hallitaksesi Chatter-käyttöoikeuksia ja luo uusia mukautettuja profiileja tarvittaessa. 1. Kirjaudu sisään Salesforce-pääkäyttäjänä. 2. Napsauta Määritykset-valikosta Hallitse käyttäjiä > Profiilit. 3. Kullekin olemassa olevalle mukautetulle käyttäjäprofiilillesi: a. Napsauta Muokkaa. b. Valitse Hallinnalliset käyttöoikeudet -osiosta Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus tai poista sen valinta riippuen siitä, haluatko antaa tämän profiilin käyttäjille Chatter-käyttöoikeuden vai et.

8 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 4 Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus on käytettävissä vain, jos profiileihin perustuva Chatter-julkaisu on käytössä organisaatiossa. c. Tallenna muutoksesi. 4. Luo tarvittaessa uusia mukautettuja käyttäjäprofiileja haluamillasi käyttöoikeuksilla ja kohdista ne käyttäjille. Note: Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeuden valitseminen henkilön käyttäjäprofiilissa ei ota Chatter-sovellusta automaattisesti käyttöön kyseiselle henkilölle. Ihmiset eivät voi käyttää Chatteria ennen kuin otat Chatterin käyttöön organisaatiollesi. KATSO MYÖS: Valmistautuminen profiileihin perustuvaan Chatter-sovelluksen julkaisuun Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttöoikeusjoukoilla Chatter-sovelluksen käyttöönotto Profiileihin perustuvassa julkaisussa huomioitavia asioista

9 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 5 Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttöoikeusjoukoilla Muokkaa olemassa olevia käyttöoikeusjoukkoja ja luo uusia hallitaksesi Chatter-käyttöoikeuksia. Kun otat Chatter-sovelluksen käyttöön tai poistat sen käytöstä käyttöoikeusjoukkojen avulla, ota seuraavat asiat huomioon: Käyttöoikeusjoukot ylittävät käyttäjäprofiilien asetukset, kun otat Chatter-sovelluksen käyttöön. Kaikki ihmiset, joiden käyttöoikeusjoukoissa Chatter on sallittu, saavat Chatter-sovelluksen käyttöoikeuden, vaikka Chatter ei olisikaan käytössä heidän käyttäjäprofiileissaan. Käyttöoikeusjoukot eivät ylitä käyttäjäprofiilien asetuksia, kun poistat Chatter-sovelluksen käytöstä. Kaikki ihmiset, joiden käyttäjäprofiileissa Chatter on sallittu, saavat Chatter-sovelluksen käyttöoikeuden, vaikka Chatter ei olisikaan käytössä heidän käyttöoikeusjoukoissaan. Sinun täytyy poistaa Chatter käytöstä sekä käyttäjäprofiilista että käyttöoikeusjoukosta, jos haluat estää henkilöä käyttämästä Chatter-sovellusta. Sinun täytyy varmistaa, että olemassa olevat käyttöoikeusjoukkosi sisältävät asianmukaiset ja vaaditut Chatter-käyttöoikeudet haluamallesi käyttäjäjoukolle. 1. Kirjaudu sisään Salesforce-pääkäyttäjänä. 2. Napsauta Määritykset-valikosta Hallitse käyttäjiä > Käyttöoikeusjoukot. Käytettävissä: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa Chatter-sovelluksen ottaminen käyttöön: Sovelluksen mukautusoikeus 3. Kullekin olemassa olevalle käyttäjätason käyttöoikeusjoukolle: a. Napsauta Järjestelmä-osiosta Järjestelmäoikeudet. b. Napsauta Muokkaa ja valitse Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus. Tämä käyttöoikeus on käytettävissä vain, jos profiileihin perustuva Chatter-julkaisu on käytössä organisaatiossasi.

10 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 6 c. Tallenna muutoksesi. 4. Luo tarvittaessa uusia käyttöoikeusjoukkoja haluamillasi käyttöoikeuksilla ja kohdista ne käyttäjille. Uuden käyttöoikeusjoukon kaikki käyttöoikeudet ovat oletusarvoisesti poissa käytöstä. Seuraavien Chatter-käyttöoikeuksien täytyy olla käytössä uudessa käyttöoikeusjoukossa, jos haluat myöntää ne tämän käyttöoikeusjoukon käyttäjille. Uusien Chatter-ryhmien luonti- ja omistusoikeus (ChatterOwnGroups) Chatter-tiedostojen linkkien luonti- ja jako-oikeus (ChatterFileLink) Oikeus kutsua asiakkaita Chatter-sovellukseen (ChatterInviteExternalUsers) Chatter-viestien hallintaoikeus (ManageChatterMessages) Chatter-sovelluksen moderointioikeus (ModerateChatter) Chatter-syötteiden moderointioikeus (ModerateNetworkFeeds) Tapaussyötteen käyttöoikeus (ViewCaseInteraction) Kaikkien tietojen tarkasteluoikeus (ViewAllData)

11 Käyttöopas Profiileihin pohjautuva Chatter-sovelluksen julkaisu 7 Note: Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeuden valitseminen henkilön käyttöoikeusjoukossa ei ota Chatter-sovellusta automaattisesti käyttöön kyseiselle henkilölle. Ihmiset eivät voi käyttää Chatteria ennen kuin otat Chatterin käyttöön organisaatiollesi. KATSO MYÖS: Valmistautuminen profiileihin perustuvaan Chatter-sovelluksen julkaisuun Chatter-käyttöoikeuden hallinta käyttäjäprofiileilla Chatter-sovelluksen käyttöönotto Profiileihin perustuvassa julkaisussa huomioitavia asioista Profiileihin perustuvassa julkaisussa huomioitavia asioista Profiileihin perustuvaa Chatter-sovelluksen julkaisua käyttävissä organisaatioissa on tiettyjä rajoituksia käyttäjäprofiileille, käyttöoikeusjoukoille sekä vuorovaikutukselle, joka tapahtuu sellaisten käyttäjien välillä, joilla on Chatter-käyttöoikeus ja joilla ei ole. Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeus -vaihtoehto ei ole käytettävissä, ellei profiileihin perustuva Chatter-sovelluksen julkaisu ole käytössä organisaatiossa. Käyttöoikeusjoukot ylittävät käyttäjäprofiilien asetukset, kun otat Chatter-sovelluksen käyttöön. Kaikki ihmiset, joiden käyttöoikeusjoukoissa Chatter on sallittu, saavat Chatter-sovelluksen käyttöoikeuden, vaikka Chatter ei olisikaan käytössä heidän käyttäjäprofiileissaan. Käyttöoikeusjoukot eivät ylitä käyttäjäprofiilien asetuksia, kun poistat Chatter-sovelluksen käytöstä. Kaikki ihmiset, joiden käyttäjäprofiileissa Chatter on sallittu, saavat Chatter-sovelluksen käyttöoikeuden, vaikka Chatter ei olisikaan käytössä heidän käyttöoikeusjoukoissaan. Sinun täytyy poistaa Chatter käytöstä sekä käyttäjäprofiilista että käyttöoikeusjoukosta, jos haluat estää henkilöä käyttämästä Chatter-sovellusta. Chatter-sovelluksen käyttöönotto-oikeuden valitseminen henkilön käyttäjäprofiilissa tai käyttöoikeusjoukossa ei ota Chatter-sovellusta automaattisesti käyttöön kyseiselle henkilölle. Sinun täytyy ottaa Chatter käyttöön organisaatiollesi käyttäjäprofiilien ja käyttöoikeusjoukkojen muokkaamisen jälkeen. Chatter on oletusarvoisesti käytössä Salesforce-vakiokäyttäjäprofiileilla. Et voi poistaa Chatter-sovellusta käytöstä näiltä profiileilta. Älä poista kloonatun Chatter External -käyttäjäprofiilin Chatter käytössä -käyttöoikeuden valintaa. Muutoin käyttäjä näkee virheviestin eikä voi kirjautua sisään. Älä poista kloonatun Chatter Free- tai Chatter Moderator -käyttäjäprofiilin Chatter käytössä -käyttöoikeuden valintaa. Muutoin näet virheviestin etkä voi tallentaa profiilia. Chatter-sovelluksen profiileihin perustuvan julkaisun ja Chatter-sovelluksen ottaminen käyttöön organisaatiolle ottaa käyttöön myös joukon sidonnaisia Chatter-käyttäjäoikeuksia. Jos Chatter poistetaan organisaation käytöstä, myös nämä käyttöoikeudet poistetaan käytöstä. Jos Chatter otetaan kuitenkin uudelleen käyttöön, näitä käyttöoikeuksia ei oteta automaattisesti uudelleen käyttöön, vaan pääkäyttäjän täytyy ottaa ne käyttöön erikseen. Kun Chatter-sovelluksen profiileihin perustuva julkaisu otetaan käyttöön organisaatiolle, Chatter otetaan automaattisesti käyttöön vakioprofiileissa. Chatter on automaattisesti kaikkien mukautettujen profiilien ja käyttöoikeusjoukkojen käytössä, jos mikä tahansa seuraavista käyttäjätason oikeuksista oli jo käytössä, joko manuaalisesti tai osana lisenssiä: Uusien Chatter-ryhmien luonti- ja omistusoikeus (ChatterOwnGroups) Chatter-tiedostojen linkkien luonti- ja jako-oikeus (ChatterFileLink) Oikeus kutsua asiakkaita Chatter-sovellukseen (ChatterInviteExternalUsers) Chatter-viestien hallintaoikeus (ManageChatterMessages) Chatter-sovelluksen moderointioikeus (ModerateChatter)

12 Käyttöopas Ota Chatter käyttöön 8 Chatter-syötteiden moderointioikeus (ModerateNetworkFeeds) Tapaussyötteen käyttöoikeus (ViewCaseInteraction) Kaikkien tietojen tarkasteluoikeus (ViewAllData) Organisaatioissa, joissa on käytössä Work.com, Chatter-käyttöoikeuden omistavat käyttäjät eivät voi kiittää käyttäjiä, joilla ei ole Chatter-käyttöoikeutta. Ota Chatter käyttöön Chatter-sovelluksen käyttöönotto Chatter tarjoaa syötteitä, ryhmiä ja profiileja ja sallii organisaatiosi ihmisten tehdä yhteistyötä toistensa kanssa. Chatter on oletusarvoisesti käytössä organisaatioissa, jotka on luotu 22. kesäkuuta 2010 jälkeen. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset. 2. Valitse Chatter-asetuksista Ota käyttöön. Poista valinta poistaaksesi Chatter-sovelluksen pois käytöstä. Kun otat Chatterin käyttöön Salesforcessa, Chatter otetaan automaattisesti käyttöön myös Salesforce1-sovelluksessa. 3. Napsauta Tallenna. KATSO MYÖS: Chatter-sovelluksen määrittäminen Onko Chatter suojattu? Millainen valta pääkäyttäjillä on Chatter-sovelluksen tietoihin? Mitä tapahtuu viesteille, jos Chatter poistetaan käytöstä? Poistetaanko viestit pysyvästi? Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition-, Developer Edition- ja Database.com Edition -versioissa Chatter-sovelluksen ottaminen käyttöön: Sovelluksen mukautusoikeus Onko Chatter suojattu?, Chatter on täysin suojattu ja toimii kaikkien Salesforce-organisaatiosi suojaus- ja käyttöoikeusasetusten mukaisesti. Onko Chatter sama kuin pikaviestien lähettäminen? Ei, Chatter on yhteistyösovellus, jonka avulla voit kommunikoida Salesforce-organisaatiosi työtovereidesi kanssa ja jakaa liiketoimintatietoja turvallisesti reaaliajassa..

13 Käyttöopas Syöteviestin muokkaaminen 9 Millainen valta pääkäyttäjillä on Chatter-sovelluksen tietoihin? Pääkäyttäjät voivat hallita käyttäjäprofiileja ja poistaa Chatter-syötteen päivityksiä, mukaan lukien viestejä ja huomautuksia. KATSO MYÖS: Chatter-syöteseurannan mukauttaminen Chatter-viestien hallinta Voinko estää tiettyjen sanojen käytön Chatter-viesteissä? Voinko ottaa Chatter Expert -käyttäjän hallintaani? Voinko ottaa Chatter Expert -käyttäjän hallintaani? Pääkäyttäjänä voit joko poistaa Chatter Expert -käyttäjän käytöstä tai ottaa sen hallintaasi ja tarjota viestejä yhtiöllesi. Chatter Expert lähettää viestin oletusarvoisesti, kun uusi käyttäjä päättää aloittaa ryhmän, jota Chatter on suositellut Ryhmät joihin voit liittyä -sivulla. Note: Tämä koskee vain Summer 11 -julkaisun jälkeen luotuja organisaatioita. Chatter Expert -käyttäjän aktivoinnin poistaminen käytöstä: 1. Napsauta Ihmiset > Etsi ihmisiä. 2. Hae Chatter Expert. 3. Napsauta Käyttäjän hallinta > Poista käyttäjän aktivointi. Chatter Expert -käyttäjän ottaminen hallintaan viestien lähettämiseksi ja vastaanottamiseksi: 1. Napsauta Ihmiset > Etsi ihmisiä. 2. Hae Chatter Expert. 3. Vaihda sähköpostiosoite omaasi. Mitä tapahtuu viesteille, jos Chatter poistetaan käytöstä? Poistetaanko viestit pysyvästi? Chatter-sovelluksen poistaminen käytöstä ei poista mitään tietoja. Chatter-sovelluksen ottaminen uudelleen käyttöön palauttaa kaikki viestit. KATSO MYÖS: Chatter-sovelluksen käyttöönotto Syöteviestin muokkaaminen Syöteviestien ja -kommenttien muokkaamisen yhteenveto Syöteviestien muokkaaminen sallii käyttäjiesi muokata omia viestejään ja kommenttejaan. Syöteviestien muokkaamisen avulla käyttäjät voivat muokata omia syöteviestejään. Tietueiden omistajat voivat muokata omistamissaan tietueissa olevia viestejä riippumatta niiden lähettäjästä. Syöteviestien muokkaaminen riippuu kahdesta käyttöoikeudesta ja yhdestä Chatter-asetusten vaihtoehdosta. Chatter-asetusten Salli käyttäjien muokata viestejä ja kommentteja -vaihtoehto ottaa syöteviestien muokkaamisen käyttöön tai pois käytöstä organisaatiossasi. Tämä vaihtoehto on valittuna oletusarvoisesti ja kaikki vakioprofiilin käyttäjät

14 Käyttöopas Syöteviestin muokkaaminen 10 voivat muokata omia viestejään ja kommenttejaan välittömästi, pois lukien Chatter Free-, Chatter External- ja asiakasportaalikäyttäjät. Pääkäyttäjien täytyy ottaa muokkausoikeudet käyttöön mukautettujen profiilien käyttäjille. Muokkaa omia viestejäni -profiilikäyttöoikeus sallii käyttäjien muokata omia viestejään. Tämä käyttöoikeus on saatavilla ja automaattisesti valittuna vakioprofiileille, pois lukien Chatter External-, Chatter Free- ja asiakasportaalikäyttäjien profiilit. Muokkaa omistamieni tietueiden viestejä -profiilikäyttöoikeus sallii käyttäjien muokata omistamissaan tietueissa olevia viestejä ja kommentteja, mukaan lukien muiden ihmisten lähettämät viestit ja kommentit. Esimerkiksi ryhmän omistaja tai päällikkö voi muokata kaikkia ryhmän syötteessä olevia viestejä, tai tietyn tietuetyypin päällikkö voi muokata kaikkia tietueessa olevia viestejä. Tämä käyttöoikeus on saatavilla vakioprofiileissa ja mukautetuissa profiileissa, mutta se ei ole oletusarvoisesti käytössä. Seuraava taulukko kuvaa käyttäjäprofiilien käyttöoikeudet ja niiden oletusasetukset. Käyttäjäprofiilin käyttöoikeus Kuvaus Saatavilla Oletusastus Ei käytettävissä näissä profiileissa Muokkaa omia viestejäni Sallii käyttäjien muokata omia viestejään Vakioprofiilit Valittuna automaattisesti Chatter External -käyttäjä kaikissa uusissa ja nykyisissä Chatter Free -käyttäjä organisaatioissa tässä julkaisussa Asiakasportaalin käyttäjä Raskaan asiakasportaalin käyttäjä Kumppaniyhteisön käyttäjän profiili Mukautetut profiilit Ei valittuna uusissa tai nykyisissä organisaatioissa Muokkaa omistamieni tietueiden viestejä Sallii tietueiden omistajien muokata omia viestejään sekä viestejä, joita muut käyttäjät ovat lähettäneet ryhmiin ja tietueiden lisätietosivuille. Mukautetut profiilit Ei valittuna uusissa tai nykyisissä organisaatioissa. Chatter-moderaattorit, yhteisöjen moderaattorit ja käyttäjät, joilla on kaikkien tietojen muokkausoikeus, voivat kuitenkin aina muokata kaikkia viestejä ja kommentteja. Salli käyttäjien muokata viestejä ja kommentteja -vaihtoehto on oletusarvoisesti käytössä Chatter-asetuksissa. Jos käyttäjällä on profiilissaan vaadittavat käyttöoikeudet, he näkevät Muokkaa-vaihtoehdon viestien, kommenttien, kysymysten ja vastausten alasvetoluettelossa. Tämä vaihtoehto avaa erillisen muokkausikkunan, josta käyttäjät voivat muokata tekstiä.

15 Käyttöopas Syöteviestin muokkaaminen 11 Kun käyttäjät tallentavat muokkaamansa viestin, siinä näytetään "Muokattu"-aikaleima, joka osoittaa alkuperäisen viestin muokkausajan. Jos käyttäjä muokkaa viestiä tai kommenttia ja mainitsee siinä uusia henkilöitä tai ryhmiä, kyseiset henkilöt ja ryhmät saavat asiasta sähköposti-ilmoituksen. Alkuperäisessä viestissä tai kommentissa mainitut henkilöt ja ryhmät eivät saa uutta sähköposti-ilmoitusta. Muokattujen viestien ja kommenttien sähköposti-ilmoituksissa näytetään "Muokattu"-aikaleima. Syöteviestien muokkaaminen on saatavilla yhteisöjen käyttäjille vain, jos yhteisö luotiin Salesforce-välilehdet + Visualforce- tai Napili-mallilla. Muokkaa-vaihtoehto ei ole käytettävissä järjestelmän luomissa viesteissä, kuten syöteseurattujen tietueiden päivityksissä. Syöteviestien muokkaamisen salliminen mukautetuille käyttäjäprofiileille Syöteviestien muokkaaminen ei ole oletusarvoisesti käytössä mukautetuissa profiileissa. Muokkaa mukautettuja profiileja salliaksesi käyttäjiesi käyttää tätä ominaisuutta. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Hallitse käyttäjiä > Profiilit. 2. Napsauta mukautettua profiilia, jolle haluat ottaa syöteviestien muokkaamisen käyttöön. 3. Napsauta Järjestelmän käyttöoikeudet -osiosta Muokkaa. 4. Valitse syöteviestien muokkausoikeudet, jotka haluat ottaa käyttöön. Valitse Muokkaa omia viestejäni, jos haluat tämän mukautetun profiilin käyttäjien voivan muokata omia viestejään ja kommenttejaan. Mukautettujen profiilien luominen: Profiilien ja käyttöoikeusjoukkojen hallintaoikeus Valitse Muokkaa omistamieni tietueiden viestejä, jos haluat tämän mukautetun profiilin käyttäjien voivat muokata omistamissaan tietueissaan olevia viestejä ja kommentteja, mukaan lukien muiden käyttäjien lähettämiä viestejä ja kommentteja. 5. Napsauta Tallenna.

16 Käyttöopas Toiminnot syötteessä 12 Syöteviestien muokkaamisen poistaminen käytöstä Kaikki käyttäjät, joiden profiilit sisältävät syöteviestien muokkausoikeuden, voivat oletusarvoisesti muokata omia viestejään ja kommenttejaan. Voit tarvittaessa estää organisaatiosi kaikkia käyttäjiä muokkaamasta syöteviestejä riippumatta heille kohdistetusta profiilista. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset. 2. Napsauta Muokkaa. 3. Poista Viestien ja kommenttien muokkaaminen -osiosta valinta Salli käyttäjien muokata viestejä ja kommentteja. Ominaisuuksien ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä Chatter-asetuksista: Sovelluksen mukautusoikeus 4. Napsauta Tallenna. Syöteviestien muokkaaminen poistetaan käytöstä koko organisaatioltasi. Käyttäjät eivät voi enää muokata viestejä tai kommentteja. Toiminnot syötteessä Syötepäivitysten ottaminen käyttöön asiaan liittyville tietueille Näytä syötepäivityksiä tietueen lisätietosivulla, kun joku luo siihen liittyvän tietueen. Toisiin tietueisiin liittyvien tietueiden syötepäivitykset tarjoavat käyttäjille kattavan kokonaiskuvan asiakkaan toimista. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Syöteseuranta. 2. Napsauta objekti, jolle haluat ottaa asiaan liittyvien tietueiden syötepäivitykset käyttöön. 3. Napsauta Kaikki asiaan liittyvät objektit. Jos et näe tätä vaihtoehtoa, varmista, että julkaisijatoiminnot ovat käytössä. Kaikki asiaan liittyvät objektit -vaihtoehto on saatavilla näille objekteille: Tili Kampanja Tapaus Yhteyshenkilö Mukautetut objektit Group Edition Liidi Mahdollisuus Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition-, Database.com Edition- ja Developer Edition -versioissa Syöteseuranta-asetusten muuttaminen: Sovelluksen mukautusoikeus 4. Napsauta Tallenna. Esimerkki: Jos otat syötepäivitykset käyttöön tileihin liittyville tietueille, tilin syöte sisältää: Syötepäivityksiä kaikista tilille tehdyistä toimista Tiliin liittyvien tehtävien, tapahtumien ja yhteyshenkilöiden päivityksiä

17 Käyttöopas Toiminnot syötteessä 13 Luo uusi tehtävä -toiminnon ottaminen käyttöön viesteissä Paranna syötettä toiminnolla, jonka avulla käyttäjät voivat luoda tehtäviä suoraan viestistä käsin. Julkaisijatoimintojen ja syöteseurannan on oltava käytössä tehtäväobjekteille. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Syötekohde > Asettelut. 2. Napsauta Feed Item Layout -sivuasettelun vierestä Muokkaa. 3. Napsauta Feed Item Layout -sivuasettelusta Toiminnot. 4. Valitse Luo uusi tehtävä -toiminto ja vedä se Julkaisijatoiminnot-osioon. Jos et näe Luo uusi tehtävä -toimintoa, varmista, että Julkaisijatoiminnot-ominaisuus on käytössä Määritykset-valikon kohdasta Chatter-asetukset. 5. Napsauta Tallenna. Luo uusi tehtävä -toiminto näytetään teksti- ja sisältöviestien alasvetoluettelossa. Kun käyttäjä luo viestistä uuden tehtävän, se näytetään käyttäjän aloitussivun Omat tehtävät -luettelossa. Viestien Luo uusi tehtävä -toiminto: on käytettävissä teksti- ja sisältöviesteissä, mutta ei järjestelmän luomissa viesteissä, kuten seuratuissa syötepäivityksissä Voidaan mukauttaa osittain. Et voi muuttaa kenttiä, mutta voit muuttaa kenttien ulkoasua. luo päivityksen, joka näytetään käyttäjän syötteessä Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Chatter-syötekohteiden asetteluiden mukauttaminen: Sovelluksen mukautusoikeus

18 Käyttöopas Tietueiden syöteseuratut muutokset 14 Tietueiden syöteseuratut muutokset Syöteseurannan yhteenveto Kun otat objekteja ja kenttiä käyttöön syöteseurannassa, ihmiset näkevät seuraamiensa objektien ja seuraamiensa tietueiden kenttämuutosten Chatter-syötepäivitykset. Syöteseuranta on käytettävissä objekteille ja kentille. Voit määrittää syöteseurannan käyttäjille, Chatter-ryhmille, aiheille, mukautetuille objekteille, ulkoisille objekteille ja seuraaville vakio-objekteille: tilit, artikkelityypit, omaisuudet, kampanjat, tapaukset, yhteyshenkilöt, sopimukset, mittaristot, tapahtumat, liidit, mahdollisuudet, tuotteet, raportit, ratkaisut ja tehtävät. Jakosäännöt ja kenttätason suojaus määrittävät tietueen muutosten näkyvyyden Chatter-syötteissä; sinun täytyy pystyä näkemään tietue nähdäksesi sen muutokset syötteissä. Ota huomioon seuraavat syöteseurantaan liittyvät vihjeet: Seuraavia objekteja ja kenttiä seurataan oletusarvoisesti: Tili: Tilin nimi, Tilin omistaja Tapaus: Tapauksen omistaja, Prioriteetti, Tila Chatter-ryhmä: Salli asiakkaat, Kuvaus, Ryhmän käyttöoikeudet, Tiedon tekstiosa, Tiedon otsikko, Nimi, Omistajan nimi Yhteyshenkilö: Tilin nimi, Yhteyshenkilön omistaja, Nimi Liidi: Liidin omistaja, Liidin tila, Nimi Mahdollisuus: Summa, Sulkemispäivä, Mahdollisuuden nimi, Mahdollisuuden omistaja, Vaihe Aihe: Kuvaus Käyttäjä: Tietoa minusta, Osoite, Sähköposti, Esimies, Puhelin, Työnimike Jos liidejä seurataan, mutta tilejä, yhteyshenkilöitä tai mahdollisuuksia ei, käyttäjät eivät voi seurata tai nähdä liidimuunnoksen aikana luotuihin tileihin, yhteystietoihin ja mahdollisuuksiin liittyviä päivityksiä. Valitse henkilötileille tili-kentät, joita haluat seurata. Voit seurata tili-kenttiä, mutta et yhteyshenkilö-kenttiä. Voit esimerkiksi valita tilin Sähköposti-kentän nähdäksesi Chatter-viestin aina, kun joku muuttaa henkilötilin sähköpostia. Tapahtumien syöteseuranta ei sisällä pyydettyjä kokouksia. Kun pyydetty kokous on vahvistettu ja muutettu tapahtumaksi, se voidaan sisällyttää syötteisiin. Vaikka voitkin seurata toimintoja ja knowledge-artikkeleita Chatter-syötteessä, Seuraa-painike ei ole käytettävissä toimintojen ja knowledge-artikkelien luettelonäkymien Toiminto-sarakkeessa. Jos poistat syöteseurannan käytöstä aiheilta, käyttäjät eivät voi enää seurata uusia aiheita, mutta he seuraavat yhä aiheita, joita he seurasivat syöteseurannan ollessa käytössä. Nämä aiheet lasketaan ihmisten, aiheiden ja tietueiden määrään, jota he voivat seurata. Käytä Chatter REST API:a lopettaaksesi aiheiden seuraamisen, kun syöteseuranta on poistettu käytöstä. Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition-, Developer Edition- ja Database.com Edition -versioissa Tili-, Tapaus-, Yhteyshenkilö-, Liidi-, Mahdollisuus- ja Käyttäjät-objektit eivät ole käytettävissä Database.com-versiossa. Ulkoiset Lightning Connect -objektit ovat käytettävissä: Developer Edition -versiossa sekä lisämaksusta: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa Syötteissä seurattujen kenttien mukauttaminen: Sovelluksen mukautusoikeus Kentän seurannan määrityssivun tarkasteleminen: Asetusten ja kokoonpanon tarkasteluoikeus Yli 45 päivää vanhat seuratut syötepäivitykset, joissa ei ole tykkäyksiä tai kommentteja, poistetaan automaattisesti. Seurattuja syötepäivityksiä ei enää näytetä syötteessä. Jos seuratulle kentälle on kuitenkin otettu käyttöön auditointi, kentän auditointihistoria on edelleen käytettävissä. Ulkoiset objektit:

19 Käyttöopas Tietueiden syöteseuratut muutokset 15 Syöteseuranta ei ole käytettävissä ulkoisille objekteille. Jos taulukon rivi poistetaan ulkoisesta järjestelmästä, ulkoisen objektitietueen tietuesyötettä ei poisteta. Tietuesyötteet eivät ole käytettävissä ulkoisille Lightning Connect -objekteille, jotka kartoittuvat suuria tietomääriä käsitteleviin ulkoisiin tietolähteisiin. KATSO MYÖS: Chatter-sovelluksen käyttöönotto Chatter-syöteseurannan mukauttaminen

20 Käyttöopas Tietueiden syöteseuratut muutokset 16 Chatter-syöteseurannan mukauttaminen Kun pääkäyttäjä ottaa syöteseurannan käyttöön, käyttäjät näkevät seuraamiensa objektien ja tietueiden päivitykset Chatter-syötteessään. Monia objekteja ja kenttiä seurataan oletusarvoisesti, mutta pääkäyttäjät voivat mukauttaa syöteseurannan sisältämään tiettyjä objekteja ja kenttiä tai rajata niitä pois. Voit määrittää syöteseurannan käyttäjille, Chatter-ryhmille, aiheille, mukautetuille objekteille, ulkoisille objekteille ja seuraaville vakio-objekteille: tilit, artikkelityypit, omaisuudet, kampanjat, tapaukset, yhteyshenkilöt, sopimukset, mittaristot, tapahtumat, liidit, mahdollisuudet, tuotteet, raportit, ratkaisut ja tehtävät. Seuraavia vakiokenttätyyppejä ei voi seurata: Automaattinen numero-, kaava- ja yhteenveto-kentät Suojatut ja vain luku -järjestelmäkentät Mahdollisuuksien Odotettu voitto -kenttä Ratkaisujen Ratkaisun otsikko- ja Ratkaisun lisätiedot -kentät; nämä kentät näyttävät vain käännetyt ratkaisut organisaatioissa, joissa on monikielisiä ratkaisuja otettuna käyttöön. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Syöteseuranta. 2. Valitse objekti. 3. Valitse Ota käyttöön syöteseuranta. Sinulla täytyy olla tarvittavat käyttäjäoikeudet nähdäksesi tämän valintalaatikon. Napsauta Palauta oletusarvot palauttaaksesi objektin syötteen seurannan oletusasetukset. 4. Valitse enintään 20 seurattavaa kenttää. Et voi valita ulkoisten objektien tai artikkelityyppien kenttiä. 5. Jos olet ottanut julkaisijatoiminnot käyttöön, näet Kaikki liittyvät objektit -vaihtoehdon. Valitse tämä valintaruutu näyttääksesi syötekohteita, kun liittyviä objekteja luodaan. 6. Napsauta Tallenna. KATSO MYÖS: Syöteseurannan yhteenveto Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition-, Developer Edition- ja Database.com Edition -versioissa Tili-, Tapaus-, Yhteyshenkilö-, Liidi-, Mahdollisuus- ja Käyttäjät-objektit eivät ole käytettävissä Database.com-versiossa Ulkoiset Lightning Connect -objektit ovat käytettävissä: Developer Edition -versiossa sekä lisämaksusta: Enterprise Edition-, Performance Edition- ja Unlimited Edition -versioissa Syötteiden kentän seurannan mukauttaminen: Sovelluksen mukautusoikeus Kentän seurannan tarkasteleminen määrittelyt-sivulla: Asetusten ja kokoonpanon tarkasteluoikeus

21 Käyttöopas Chatter-ryhmät 17 Chatter-ryhmät Chatter-ryhmien asetteluiden ja ryhmän julkaisijan mukauttaminen Mukauta ryhmien asetteluita lisätäksesi toimintoja ryhmän julkaisijaan tai mukauttaaksesi ryhmien asetteluita Salesforce1-sovelluksessa. Ota huomioon seuraavat seikat ennen ryhmän asettelun mukauttamista. Et voi mukauttaa yksittäisen ryhmän asettelua. Ryhmän asetteluun tekemäsi muutokset vaikuttavat organisaatiosi kaikkiin ryhmiin. Chatter-ryhmissä näytetään oletusarvoisesti globaali julkaisija-asettelu. Voit korvata globaalin julkaisija-asettelun ryhmien mukautetulla julkaisija-asettelulla. Ryhmien julkaisijan (toimintojen ja asetteluiden) muutokset näytetään Salesforce-sivuston täydessä versiossa sekä Salesforce1-sovelluksessa. Asiakasryhmät ovat poikkeus. Asiakkaita sallivien Chatter-ryhmien julkaisijassa näytetään vain vakiotoiminnot, kuten Viesti, Tiedosto, Linkki ja Kysely. Julkaisijaan tehdyt muutokset pois lukien, Chatter-ryhmien asetteluun tehdyt muutokset vaikuttavat vain Salesforce1-sovellukseen. Jos esimerkiksi poistat Tiedostot-viiteluettelon tai kentän Ryhmän lisätiedot -osiosta, muutokset näytetään vain Salesforce1-sovelluksessa. Lisää jäsen- ja Lisää tietue -toiminnot voidaan lisätä vain ryhmien julkaisija-asetteluun. Et voi mukauttaa näiden toimintojen kenttiä tai asettelua. Näitä toimintoja ei myöskään näytetä ryhmissä, jotka sallivat asiakkaat tai kuuluvat yhteisöihin. Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Mukauttaaksesi Chatter -ryhmän sivuasetteluja: Sovelluksen mukautusoikeus Uusi ryhmä -toiminto on globaali pikatoiminto, mutta se ei sisälly globaaliin julkaisija-asetteluun oletusarvoisesti. Voit lisätä sen globaaliin julkaisija-asetteluun, ryhmän julkaisija-asetteluun tai mihin tahansa objektikohtaiseen julkaisija-asetteluun. Muiden globaalien pikatoimintojen tapaisesti, voit muuttaa Uusi ryhmä -toiminnon kenttiä ja asettelua Määritykset-valikon globaalien toimintojen luettelonäkymästä. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Ryhmät > Ryhmäasettelut. 2. Napsauta Muokkaa mukautettavan ryhmäasettelun vierestä tai Uusi luodaksesi uuden asettelun. 3. Ryhmäasettelu koostuu julkaisija-asettelusta, osioista ja osioiden kentistä. Vedä ja pudota kenttiä, toimintoja ja muita käyttöliittymäelementtejä ylälaidassa olevasta paletista alla oleviin osioihin lisätäksesi niitä ryhmäasetteluun. Vedä ja pudota ne takaisin palettiin poistaaksesi ne asettelusta. Jos haluat mukauttaa Chatter-ryhmien julkaisijassa olevia toimintoja, napsauta Pikatoiminnot julkaisijassa -osiosta korvaa globaali julkaisija-asettelu tai. Ryhmien vakiotoiminnot (kuten Viesti, Tiedosto, Linkki, Kysely ja Ilmoitus) lisätään automaattisesti julkaisijaan. Vedä ja pudota toimintoja paletin ja julkaisija-asettelun välillä lisätäksesi ja poistaaksesi toimintoja ja muuttaaksesi niiden järjestystä. Jos haluat palauttaa globaalin julkaisija-asettelun, siirrä kursorisi Pikatoiminnot julkaisijassa -osion ylle ja napsauta. Pikatoiminnot julkaisijassa -osioon tehdyt muutokset näytetään Salesforce-sivuston täydessä versiossa. Salesforce1-toimintopalkin toiminnot -osioon tehdyt muutokset näytetään Salesforce1-sovelluksessa. 4. Tallenna asettelu napsauttamalla Tallenna. 5. Napsauta vaihtoehtoisesti Sivuasettelun kohdistaminen ryhmän asetteluluettelonäkymässä nimetäksesi ryhmäasettelun käyttäjäprofiileille.

22 Käyttöopas Chatter-ryhmät 18 Esimerkki: Kokeile näitä mukautuksia lisätäksesi organisaatiosi ryhmille enemmän toimintoja: Lisää ryhmäasetteluun Ilmoitus-, Lisää tietue- ja Lisää jäsen -toiminnot salliaksesi käyttäjien suorittaa näitä toimintoja ryhmistään. Lisää Ryhmän lisätiedot -osioon Arkistoi- ja Poista automaattinen arkistointi käytöstä -kentät salliaksesi ryhmien omistajien ja päälliköiden arkistoida ryhmiä, aktivoida niitä ja muuttaa niiden automaattista arkistointia Salesforce1-sovelluksessa. Salli käyttäjien lisätä tietueita Chatter-ryhmiin Määritä Chatter-ryhmät sallimaan ryhmien jäsenten hakea ja lisätä tietueita ryhmiin. Kyky lisätä tietueita ryhmiin on oletusarvoisesti käytössä, mutta sinun täytyy määrittää ryhmän julkaisija ennen kuin käyttäjät voivat käyttää tätä ominaisuutta. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset. Varmista, että Salli tietueet ryhmissä -vaihtoehto on valittuna Ryhmät-osiossa. 2. Mukauta ryhmien asettelua ja lisää Lisää tietue -toiminto ryhmän julkaisijaan. 3. Suosittelemme, että mukautat objektien asettelut sisältämään Ryhmät-viiteluettelon tietueiden lisätietosivuilla. Tee tämä organisaatiosi kaikille vakiomuotoisille ja mukautetuille objekteille, jotka tukevat ryhmien ja tietueiden välisiä suhteita. Ryhmät-luettelon avulla käyttäjät voivat tarkastella tietueeseen liittyvien ryhmien luetteloa. Ota seuraavat seikat huomioon, kun lisäät tietueita ryhmiin: Ryhmät, jotka sallivat asiakkaat, eivät tue tietueita ryhmissä. Käyttäjät voivat lisätä ryhmiin tili-, yhteyshenkilö-, liidi-, mahdollisuus-, sopimus-, kampanja- ja tapaustietueita sekä mukautettujen objektien tietueita. Muita objekteja ei tueta. Käyttäjillä täytyy olla sekä tietueen että ryhmän käyttöoikeus. Käyttäjät voivat lisätä ryhmään niin monta tietuetta kuin haluavat. Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Tietueiden ottaminen käyttöön Chatter-ryhmissä: Sovelluksen mukautusoikeus Tietueen lisääminen ryhmään ei vaikuta ryhmän syötteeseen, tietueen syötteeseen tai tietueen näkyvyyteen (jakamiseen). Syötekohteita ei luoda, ainoastaan vahvistusviesti näytetään. Ryhmä ei seuraa tietueita, tai päin vastoin. Vain käyttäjät, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet (lisenssin, profiilin, käyttöoikeusjoukkojen tai jakamisen kautta), voivat nähdä tietueet ryhmässä. Esimerkiksi Chatter Free -käyttäjät eivät näe tietueita ryhmissä. Lisäksi käyttäjät, joilla on tilien ja yhteyshenkilöiden tarkasteluoikeudet, eivät näe tapaustietueita ryhmissä. Tämä tarkoittaa joskus sitä, että käyttäjien näkemien tietueiden määrä on joskus pienempi kuin ryhmän tietueiden luettelossa mainittu määrä.

23 Käyttöopas Chatter-ryhmät 19 Tietueita voidaan lisätä ryhmiin Salesforce SOAP API:n tai Chatter REST API:n avulla. Ryhmien ja tietueiden väliset suhteet tallennetaan CollaborationGroupRecord-objektiin. Tietueiden lisäämisen Chatter-ryhmiin estäminen Kyky lisätä tietueita ryhmiin on oletusarvoisesti käytössä. Voit poistaa sen käytöstä: 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset. 2. Poista Salli tietueet ryhmissä -vaihtoehdon valinta Ryhmät-osiossa. 3. Napsauta Tallenna. Tämän ominaisuuden poistaminen käytöstä piilottaa Ryhmän tietueet -luettelon ryhmän lisätietosivulta ja Lisää tietue -toiminnon ryhmän julkaisijasta. Käyttäjät eivät voi enää lisätä tietueita ryhmiin, mutta he voivat yhä luoda niitä, jos muut ryhmän julkaisijassa olevat toiminnot sen sallivat. Jos otat tämän ominaisuuden uudelleen käyttöön, sinun ei tarvitse lisätä Lisää tietue -toimintoa uudelleen ryhmän julkaisijaan. Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Tietueiden ottaminen käyttöön tai pois käytöstä Chatter-ryhmissä: Sovelluksen mukautusoikeus Luetteloimattomien Chatter-ryhmien ottaminen käyttöön Ota luetteloimattomat ryhmät käyttöön organisaatiossasi salliaksesi käyttäjien tehdä yhteistyötä Chatter-sovelluksessa entistä yksityisemmin. Luetteloimattomat ryhmät tarjoavat parempaa yksityisyyttä kuin yksityiset ryhmät. Vain ryhmien jäsenet ja käyttäjät, joilla on luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeus, voivat nähdä luetteloimattomat ryhmät luettelonäkymissä, syötteissä ja hakutuloksissa. Luetteloimattomat ryhmät eivät ole oletusarvoisesti käytössä organisaatiossasi. Tutustu ominaisuuden rajoituksiin ennen kuin otat sen käyttöön organisaatiollesi. 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset. 2. Napsauta Muokkaa. 3. Valitse Ota luetteloimattomat ryhmät käyttöön. Näet viestin, jossa on tärkeitä tietoja liittyen luetteloimattomien ryhmien käyttöönottamiseen organisaatiossasi. 4. Valitse korostetussa viestissä Haluan ottaa luetteloimattomat ryhmät käyttöön ja ymmärrän, että minun täytyy ehkä päivittää organisaationi Apex-/Visualforce-koodia -valintaruutu. 5. Napsauta Tallenna. Käytettävissä: Contact Manager Edition-, Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition- ja Developer Edition -versioissa Käyttöoikeuden ottaminen käyttöön profiileille: Sovelluksen mukautusoikeus Kuka tahansa käyttäjä voi luoda luetteloimattoman ryhmän. Toisin kuin yksityisissä ryhmissä, kaikkien tietojen tarkasteluoikeudet tai kaikkien tietojen muokkausoikeudet omistavat käyttäjät eivät voi nähdä tai päivittää luetteloimattomia ryhmiä, elleivät he ole jäseniä. Jos haluat sallia ryhmien ulkopuolisten käyttäjien tarkastella ja muokata luetteloimattomia ryhmiä, kohdista heille luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeus profiilin tai käyttöoikeusjoukon avulla.

24 Käyttöopas Chatter-ryhmät 20 Luetteloimattomien ryhmien rajoitukset Ota huomioon luetteloimattomien ryhmien rajoitukset ennen kuin päätät, otatko ne käyttöön organisaatiollesi. Pääkäyttäjille Vain käyttäjät, joilla on luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeus, voivat käyttää tai muokata luetteloimattomia ryhmiä ja sen tiedostoja ja syötettä olematta ryhmien jäsen. Käyttäjät, joilla on kaikkien tietojen muokkausoikeudet, eivät voi poistaa sisältöä luetteloimattomien ryhmien syötteestä, elleivät he ole jäseniä. Käyttäjät, joilla on tietojen vientioikeudet, voivat viedä kaikkia Chatter-tietoja ja tarkastella vietyjä viestejä ja kommentteja mistä tahansa ryhmästä riippumatta siitä, onko heillä luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeus vai ei. Käytettävissä: Contact Manager Edition-, Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition- ja Developer Edition -versioissa Et voi myöntää luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeutta seuraavien profiilien käyttäjille: Chatter External, Raskas portaali tai Raskas asiakasportaali. Luetteloimattomat ryhmät lasketaan käyttäjän ryhmärajoitukseen, mutta niitä ei näytetä käyttäjän profiilisivun Ryhmät-luettelossa, ellei luetteloa tarkasteleva käyttäjä ole ryhmän jäsen tai jos hänellä on luetteloimattomien ryhmien hallintaoikeus. Kun luetteloimattomat ryhmät ovat piilossa, Ryhmät-luettelon vieressä oleva luku ei välttämättä ole tarkka, riippuen luetteloa tarkastelevan käyttäjän käyttöoikeuksista. Sovelluskehittäjille Apex-koodi suoritetaan järjestelmätilassa, eli nykyisen käyttäjän käyttöoikeuksia ei oteta huomioon. Tämä rajoitus vaikuttaa Apex-koodilla kirjoitettuihin sivuihin. Ryhmiä esittelevät Visualforce-sivut saattavat paljastaa luetteloimattomia ryhmiä käyttäjille, jotka eivät ole niiden jäseniä. Koska käyttäjän käyttöoikeuksia ei huomioida järjestelmätilassa, kaikki luetteloimattoman ryhmän esittävää Visualforce-sivua tarkastelevat käyttäjät voivat toimia ryhmän omistajana. Apex-koodilla kirjoitetut ja kaikkia ryhmiä käyttävät AppExchange-sovellukset paljastavat luetteloimattomia ryhmiä käyttäjille, jotka eivät ole niiden jäseniä. Organisaatiosi luetteloimattomien ryhmien käyttöoikeuksien rajoittaminen ja hallinta: Suodata pois kaikki luetteloimat ryhmät SOQL-kyselyistä kaikkialta Apex-koodista. Käytä käyttöoikeusjoukkoja, profiilitason käyttöoikeuksia ja koodin jakotarkastuksia rajoittaaksesi luetteloimattomien ryhmien käyttöoikeuksia enemmän. Käytä CollaborationGroup-objektissa Apex-käynnistimiä valvoaksesi ja hallitaksesi luetteloimattomien ryhmien luomista. Napsauta Määritykset-valikosta Chatter > Ryhmät > Ryhmäkäynnistimet lisätäksesi käynnistimiä. KATSO MYÖS: Luetteloimattomien Chatter-ryhmien ottaminen käyttöön

25 Käyttöopas Chatter-ryhmät 21 Chatter-ryhmien arkistoinnin ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä Ryhmäarkistointi on oletusarvoisesti organisaatiosi käytössä, ja ryhmät, joilla ei ole uusia syöteviestejä tai kommentteja 90 peräkkäisen päivän aikana, arkistoidaan automaattisesti. Kun ryhmäarkistointiominaisuus on käytössä: Ryhmien syöteaktiviteetit katselmoidaan viikoittain. Jos ryhmässä ei ole uusia syötteitä tai kommentteja 90 peräkkäiseen päivään, ryhmä arkistoidaan automaattisesti. Ryhmän mainitsemista ei lasketa syötetoiminnoksi eikä se viivästytä ryhmän arkistointia. Ryhmien omistajat ja päälliköt voivat arkistoida ja aktivoida ryhmiään tai muokata ryhmiensä automaattisen arkistoinnin asetuksia. Käyttäjät, joilla on kaikkien tietojen muokkausoikeus, voivat suorittaa näitä toimintoja mille tahansa ryhmälle. Salesforce1-sovelluksessa arkistointi, automaattisen arkistoinnin määrittäminen ja ryhmien aktivointi eivät ole oletusarvoisesti käytettävissä. Ottaaksesi käyttöön tämän toiminnon, Mukauta ryhmän asettelu ja lisää tarvittavat kentät. Arkistoidut ryhmät, joissa olet omistaja, päällikkö tai jäsen, näytetään Ryhmät-välilehden Omat arkistoidut ryhmät -suodattimessa. Löytääksesi muut organisaatiosi arkistoidut ryhmät, voit käyttää globaalia hakua, ajaa raportin tai käyttää Salesforce API:a ja tehdä haun isarchived -kentästäcollaborationgroup tietueessa. Kentän arvo on true kaikissa arkistoiduissa ryhmissä. Automaattisen arkistoinnin asetuksia voi päivittää vain yksittäisen ryhmän tasolla ryhmän asetusten sivulta. Jos haluat muuttaa usean ryhmän arkistointiasetuksia kerralla, käytä Salesforce API:a. Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Chatter-ryhmien arkistoinnin käytöstä poistaminen tai ottaminen uudelleen käyttöön: Sovelluksen mukautusoikeus Arkistoidut ryhmät lasketaan organisaatiosi ryhmärajoitukseen (10 000), muttei käyttäjän ryhmien jäsenyysrajoitukseen (100). Poista ryhmien arkistointi käytöstä, jos tarvitset enemmän aikaa valmistella organisaatiosi ryhmien arkistointia. Poistaaksesi tai palauttaaksesi ryhmien arkistoinnin: 1. Napsauta Määritykset-valikosta Mukauta > Chatter > Asetukset ja napsauta sitten Muokkaa. 2. Poista Chatter -ryhmäasetuksista Salli ryhmien arkistointi -valinta poistaaksesi ryhmien arkistoinnin käytöstä tai valitse vaihtoehto ottaaksesi sen uudelleen käyttöön. 3. Napsauta Tallenna. Arkistoinnin poistaminen käytöstä estää ryhmien automaattisen ja manuaalisen arkistoinnin, mutta aiemmin arkistoituja ryhmiä ei aktivoida. Ryhmien omistajat, ryhmäpäälliköt tai käyttäjät, joilla on "Muokkaa kaikkia tietoja" -oikeudet, voivat aktivoida arkistoituja ryhmiä milloin vain, joipa ryhmäarkistoinnin käytöstä poiston jälkeen. Voinko estää käyttäjää luomasta Chatter-ryhmiä? Jos sinulla on käyttäjiä, joiden ei tulisi pystyä luomaan ryhmiä, voit estää heitä tekemästä niin. Uusien Chatter-ryhmien luonti- ja omistusoikeudet määrittävät kyvyn luoda uusia ryhmiä (julkisia, yksityisiä tai luetteloimattomia). Tämä käyttöoikeus on oletusarvoisesti käytössä, mutta pääkäyttäjät voivat poistaa sen käytöstä haluamiensa käyttäjien profiileista. Kun pääkäyttäjä poistaa tämän käyttöoikeuden käytöstä, käyttäjä ei voi enää luoda tai omistaa uusia Chatter-ryhmiä. Jos käyttäjä on jo jonkin ryhmän omistaja, omistajuutta ei kumota. Käytettävissä Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa

26 Käyttöopas Aiheet 22 Aiheet Aiheiden yksityisyys Aiheiden nimet ja kuvaukset eivät ole yksityisiä, edes yksityisten ryhmien ja tietueiden aiheiden. Viesteissä ja kirjauksissa, joissa on aihe, on sama turvallisuustaso kuin aiheettomissa. Tämä taulukko selittää, missä voit nähdä kaikki aiheet ja missä et näe aiheita, joita käytetään vain yksityisissä ryhmissä tai tietueissa. Käyttöliittymän elementti Aiheet-luettelo Aiheiden hakutulokset Näyttää kaikki aiheet Ei näytä aiheita, joita käytetään vain yksityisissä ryhmissä tai tietueissa Käytettävissä: Group Edition-, Professional Edition-, Enterprise Edition-, Performance Edition-, Unlimited Edition-, Contact Manager Edition- ja Developer Edition -versioissa Aiheraportit Tietäväinen käyttäjä -raportit Aiheen lisätietosivun Liittyvät aiheet -luettelo Ryhmän lisätietosivuilla olevat Viimeksi puhutut -luettelot Profiilisivuilla olevat Viimeksi puhutut -luettelot Chatter-sivun Nousevat aiheet -luettelo. Ehdotetut aiheet, kun aiheita lisätään viestiin Keskustelevien henkilöiden määrä aihelistoilla ja aihe-ehdotuksissa viestiin aiheta lisätessä. Note: Et voi käyttää aiheita luetteloimattomissa ryhmissä. Voit lisätä risuaita-aiheen kirjoittaessasi viestiä tai kommenttia luetteloimattomaan ryhmään, jolloin aihe muotoillaan linkiksi lähettäessäsi viestin. Aiheen lisätietosivua ei kuitenkaan luoda eikä linkki toimi.