BookWhere. BookWhere-ohjelman asennus. BookWhere-konversio-ohjelmat

Transkriptio

1 BookWhere Tämä ohje on muokattu Anneli Renforsin (TAMK) ohjeesta, jonka pohjana on käytetty Kaisa Saikkosen (JYK) laatimaa ohjetta BookWhere 6:lle. Ohje on alun perin tehty AMK-kirjastojen (Voyager) tarpeisiin, mutta siihen on lisätty asetusohjeet myös yliopistokirjastoja (Aleph) varten. Katso myös BookWhere-konversiossa poistettavat ja muutettavat kentät (kesäkuu 2013) BookWhere-ohjelman asennus BookWhere-konversio-ohjelmat Luettelointiohjelman asetukset tietueita poimittaessa BookWheren ohjelmaikkuna (Main Window) BookWhere-ohjelman asetukset General-välilehti Communications-välilehti Fonts-välilehti Rules-välilehti Sorting-välilehti MARC Display -välilehti Queries-välilehti Proxy server -välilehti XML configurations -välilehti Exporting -välilehti Tietokantaryhmät ja niiden luominen Tietokantojen valinta Uuden ryhmän luominen Tietokantojen lisääminen BookWhereen Tietueen etsiminen ja poimiminen BookWheresta Valitaan tietokanta tai tietokantaryhmä Haku Tietueen merkistön tarkistus Tietueen eksportointi Tietueen konvertointi Tietueen tuominen Voyager-luettelointiohjelmaan Tietueen muokkaus Voyager-luettelointiohjelmassa BookWhere-poiminnan kulku Voyager-luettelointiohjelmassa Tuplakontrolli poiminnan apuna Tuonti Alephiin Ohjeita BookWheren sivuilla BookWhere-ohjelman asennus Poimittujen tietueiden konvertointiin käytettävä USEMARCON-ohjelma on saatavissa Kansalliskirjaston MARC 21 -asiakaswikissä yleensä kirjastossa joku tietty henkilö tekee asennuksen BookWheren lisenssi on kone- ja käyttäjäkohtainen BookWhere-konversio-ohjelmat Poimittua tietuetta ei kannata tuoda semmoisenaan luettelointiohjelmaan, vaan konvertoidaan BookWhere-konversioilla. Konversiossa mm. muutetaan merkistö UTF-8:ksi ja siivotaan tietueesta turhia kenttiä. BookWhere-konversioita varten tarvitaan aina Usemarcon.exe, joka sijaitsee kansiossa C:\usemarcon. BookWhere-konversiopaketti asennetaan samaan kansioon. Kuva BookWhere-kansion sisällöstä:

2 Bat-tiedostoista (kuvassa ympyröity punaisella) tehdään pikakuvakkeet työpöydälle. Pikakuvakkeiden tekstit kannattaa lyhentää esimerkiksi näin: utf8, marc8, latin1. Konversio valitaan poimitun tietueen merkistön mukaan: Utf8 (= Unicode) Marc8 (= ALA) Latin1 (= Latin 1) Luettelointiohjelman asetukset tietueita poimittaessa Luettelointiohjelman normaalien asetuksen lisäksi seuraavat asetukset tarkistetaan:

3 välilehdellä Mapping kohdassa Local import pitää olla MARC21 UTF-8 välilehdellä Folders/Files valitaan Folders-kohdassa Import-kansioksi c:\konvertoidut. Tällöin konvertoidut-kansio avautuu, kun valitaan Record -> Import -> From new file. BookWheren ohjelmaikkuna (Main Window)

4 BookWhere-ohjelman asetukset löytyvät kohdasta Options => Settings General-välilehti Jos haluat, että jokin tietty tietokantaryhmä on oletuksena BookWheren avautuessa, valitse tietokantaryhmä kohdassa Use database group in new session. Jos haluat joka kerran valita hakuryhmän erikseen, älä laita valintamerkkiä. Erilaisia hakuryhmiä voi luoda useita. Hakuryhmää on helpompi vaihtaa, jos ei ruksaa tätä kohtaa.

5 Kun kohdassa Use Quick Search Toolbar by default on valintamerkki, pikahaku (= Quick Search Toolbar) on oletuksena. Pikahakuun voi valita kaksi hakutapaa. Jos kohdassa ei ole valintamerkkiä, monipuolisempi Search Query -ikkuna avautuu. Ks. myös kohta #Haku Communications-välilehti Communications timeout (seconds) kannattaa muuttaa suuremmaksi, esim Fonts-välilehti Current Font -kohtaan valitaan: Arial Unicode MS Rules-välilehti Nämä asetukset vaikuttavat siihen, miten haun tulokset näkyvät BookWheren näytöllä. Oletusarvot voi antaa olla paikallaan, ei ole pakko muuttaa mitään. Muokkaus (poistot): Avaa Display Windows -ikkunasta muokattava näkymä (napsauta vasemmalla olevaa plussaa) ja aktivoi poistettava tai siirrettävä kohta. Exclude Rule poistaa valitun, Down siirtää järjestyksessä alemmaksi jne. Record Export -kohdasta voi halutessaan poistaa mm. kohdat Call Number, Dewey Number, Government Number yms. luokituskentät ja muut kentät, joita ei halua omaan tietokantaan ja joita Kansalliskirjaston ylläpitämät konversio-ohjelmat eivät poista. Muokkaus (lisäys): jotain, valitse oikealta Rules-ikkunasta haluamasi kohta aktiiviseksi > Include Rule > OK. Jos jotain haluaa Record List -näkymään lisätä, se voisi olla ainakin ISBN.

6 Rules-välilehden valinnat näkyvät hakutulosten listauksessa Avoinna 3 ikkunaa: Record List ylinnä, alhaalla vasemmalla Analysis-ikkuna ja oikealla alhaalla Full Record. Record List -ikkuna Oletusarvoissa (Rules) voi valita Record List -ikkunassa näkymään Rating ja Score, jotka ilmoittavat miten hyviä tietueet ovat. Vihreä ruutu ja korkea pistemäärä = parhaat tietueet. Analysis -ikkuna Jos Media Type on valittu oletusarvoissa (Rules) näkymään Analysis -ikkunassa, lisäämällä valintamerkki halutun ikonin eteen saadaan tietuelistaan (Record List) poimittua vain esim. videotallenteet. E-kirjat ovat myös kirjoja Media Typessä, joten tämän avulla ei voi valita poimiiko e- vai p-kirjan. Jos Rating on valittu oletusarvoissa (Rules) näkymään Analysis -ikkunassa, lisäämällä valintamerkin vihreän liikennevalon eteen saadaan tietuelistaan (Record List) poimittua vain parhaat tietueet. Sorting-välilehti Skandillinen tekijä- ja nimekehaun aakkostus edellyttää valintamerkkiä Normalize strings before sorting -kohtaan. Valintamerkki kohdassa Sort analysis window by frequency järjestää tietokannat Analysis -ikkunassa sen mukaan, miten paljon tietueita on löytynyt. MARC Display -välilehti Nämä asetukset vaikuttavat vain siihen, miltä tietue näyttää BookWheren Full Record -ikkunassa. Asetuksista voi tehdä valintoja, mitä kenttiä Full Record -ikkunaan tulee näkyviin. Deletellä saa pois ne kentät, joita ei halua näkyviin. Kun valitaan MARC Typeksi MARC 21, MARC 21 -kenttien koodit näkyvät. Poiminnan ja konversion onnistumisen kannalta sillä ei kuitenkaan ole merkitystä. Rasti Use translation -kohdassa muuttaa hakutulosnäkymän Full Record -ikkunan MARC 21 -koodit sanallisiksi otsikoiksi. Strip Indicators -valinta poistaa ao. näkymästä indikaattorit. Queries-välilehti Jos hakusanoissa on skandeja, käy muuttamassa haun koodaus, Encoding, muotoon ASCII (Latin1), jotta saat hakutulokseen mukaan Latin1 -tietokantojen tietueet. Encodingia ei tarvitse muuttaa Latin1-tietueissakaan, jos hakee ISBN-numerolla. Muissa hauissa Encoding: UTF-8.

7 Huom! Voit muuttaa koodauksen helpommin hakulehdellä (Search Query): Customize > Encoding ASCII (Latin1) Hakukentät voi täällä määritellä haluamallaan tavalla. Kaksi ensimmäistä laatikkoa näkyvät Quick Search Toolbarissa. Proxy server -välilehti Näille asetuksille ei tarvitse tehdä mitään. XML configurations -välilehti Näille asetuksille ei tarvitse tehdä mitään. Exporting -välilehti Nämä asetukset ovat tärkeitä: Format: MARC Format Directory: C:\kopioidut\ (huomaa, että lopussa on oltava kenoviiva) Filename: input.bib Encoding: ASCII (BookWheren oma ohje: Note: The Encoding setting has no impact when exporting records in MARC Format. With MARC Format records are exported exactly as retrieved from the remote server.) Jos Append Records -kohdassa ei ole valintamerkkiä, uusi tietue hävittää aina edellisen output.mrc-tiedostosta. Jos poimii tietueita yhden kerrallaan, niin valintamerkki kannattaa jättää pois. Valintamerkit kannattaa ottaa pois kohdista: Display 'Export Records' File Save dialog when exporting records ja Display 'Export Records' status message after export is complete. Tietokantaryhmät ja niiden luominen Linnea2-intranetin BookWhere-sivuilta löytyy myös dokumentti Eri alojen aineistoja ja tietokantoja koskevia vinkkejä (doc) 6/ BookWheressä valmiina tietokantaryhmiä, esim. University, Medical, Multimedia, joita kannattaa kokeilla tietokantaryhmiä kannattaa tehdä, koska haku ei onnistu kaikista tietokannoista yhtä aikaa suositeltava ryhmäkoko on 3-35 tietokantaa

8 ryhmiä voi itse luoda helposti Tietokantojen valinta On monta tapaa päästä tietokantojen valintaikkunaan (Choose Databases): Jos asetuksista on jätetty ruksi pois kohdasta Use database group in new sessions, Choose databases -ikkuna avautuu automaattisesti, kun avaa BookWhere-ohjelman. Ikkunassa voi valita yhden tai useamman ryhmistä tai yksittäisiä tietokantoja. Komento Ctrl + D Kuvakkeet Uuden haun pääsee aloittamaan napsauttamalla Clear-painiketta. Uuden ryhmän luominen Tietokantoja voi etsiä Keyword(s)-hakukentässä esim. maan nimellä tai tietokannan tyypillä.

9 Valitse tietokanta => avaa valikko napsauttamalla hiiren oikeaa näppäintä => Add to Group. Voit joko a) lisätä tietokannan olemassaolevaan ryhmään tai b) luoda uuden ryhmän valitsemalla New Group > anna ryhmälle haluamasi nimi. Täällä voit lisätä myös uuden tietokannan, esim. LINDA tai Fennica. Kun lisäät uutta tietokantaa, sinun ei tarvitse välittää aakkosten oikeasta kohdasta; BW aakkostaa tietokannat automaattisesti. Tietokantojen lisääminen BookWhereen LINDAn lisääminen BookWhereen Edellyttää, että omat IP-alueet on avattu LINDA-poimintaa varten. Avaa Choose database -valikko. Mene jollekin riville ja avaa hiiren oikealla näppäimellä napsauttamalla valikko:

10 Valitse New Database jolloin voit lisätä uuden tietokannan yhteystiedot. LINDAn määritykset: Name: LINDA Host name or IP address: alina.csc.fi Port: 210 DB Name: FIN01 Location: jätä tyhjäksi not specified State/Province: jätä tyhjäksi City: HELSINKI Library/Database type: voit jättää tyhjäksi - not specified Record Format: MARC21 Character Encoding: UTF-8 Lopuksi testaa yhteyden toimivuus napsauttamalla linkkiä Test database. Tietueen etsiminen ja poimiminen BookWheresta Valitaan tietokanta tai tietokantaryhmä Ohjelman asetuksista voi valita, avaako BookWhere jonkin tietokantaryhmän (Use database group in new sessions) silloin, kun ohjelma avataan. Jos oletustietokantaryhmää ei ole valittu, avautuu ensimmäiseksi Choose databases -ikkuna. Choose databases -ikkunassa näkyy tietokantojen ominaisuuksia, mm. tietueiden merkistö (Encoding) ja mitä formaattia tietokannan tietueet ovat (Rec Type).

11 Haku Search Query -ikkunaan (Simple Search) voi valita haluamansa hakutyypit kohdassa Options = > Settings => Queries. Search Queryn hakutyyppejä voi muuttaa myös napsauttamalla painiketta Customize. Search Query -haussa on Simple Searchin lisäksi myös välilehdet Power Search ja Batch Search, joissa voi tehdä monimutkaisempia hakuja. Quick Search Toolbariin voi valita kaksi hakutyyppiä ja Search Queryyn neljä. Search Queryssä on lisäksi alasvetovalikko More Search Fields, josta voi valita tarvittaessa vielä viidennen. Quick Search Toolbarin haussa voi käyttää Boolen operaattoreita. Alasvetovalikoista voi vaihtaa helposti hakutyypin.

12 Laajemman haun saa aina halutessaan näkyviin kysymysmerkkikuvaketta napsauttamalla, jolloin pääsee Search Query -ikkunaan. ISBN-tunnuksella haettaessa väliviivat yleensä kannattaa jättää pois, mutta joissakin tietokannoissa (esim. Russian State Library) väliviivat pitää kirjoittaa. Joissakin tietokannoissa (esim. Library of Congress) väliviivallisella ISBN:llä ei löydy mitään. 13-merkkisellä ISBN:llä ei löydy, jos

13 tietueissa on 10-merkkinen ISBN. Tietueen merkistön tarkistus Haun jälkeen valitse Record List -ikkunasta haluamasi tietue hiirellä napsauttaen. Tietue avautuu Full Record -ikkunaan. Tietueen merkistön voi tarkistaa napsauttamalla hiiren oikealla näppäimellä Full Record -tietueen päällä. Avautuvasta ikkunasta valitaan Properties, jolloin näkyviin tulevassa näkyy tietueen merkistö ja mitä formaattia se on. Tässä tapauksessa formaatti on MARC 21 ja merkistö on ALA (konversioksi valitaan bookwhere_marc8.bat). Tietueen eksportointi Kun olet valinnut poimittavan tietueen Record List -ikkunasta, valitse hiiren toisesta näppäimestä avautuvasta valikosta Export Record(s). Sama toiminto löytyy valikosta Actions. Jos asetuksista Export-välilehdeltä on laitettu valintamerkki kohtaan Display 'Export Records' File Save dialog when exporting records, niin eksportoinnin jälkeen tulee esiin tallennusikkuna:

14 Kannattaa ottaa valintamerkki pois ko. kohdasta, koska tallennusikkunan avautuminen vain hidastaa eksportointia. Huom! Kun Append Records -kohdassa on valintamerkki, poimitut tietueet kertyvät yhdeksi tiedostoksi. Jos poimit yhden tietueen kerrallaan, kannattaa jättää valintamerkki pois. Jos poimit kerralla useita tietueita yhdeksi tiedostoksi, tietueiden konvertointi onnistuu vain, jos kaikissa tietueissa on sama merkistö. Tietueen konvertointi Kaksoisnapsauta työpöydällä sitä konvertointiohjelman kuvaketta, jonka mukaista merkistöä poimimasi tietue on. Tietueen tuominen Voyager-luettelointiohjelmaan Luettelointiohjelman asetuksissa välilehdellä Folders/Files valitaan kohtaan Import C:\konvertoidut. Valitse Record-valikosta Import > From new file tai From previous file. Tallenna tietue. Jos tallennat tietueen vanhan tietueen päälle, niin tarkista ensin, että ISBN ja muut tiedot vastaavat molemmissa tietueissa toisiaan. Tietueen muokkaus Voyager-luettelointiohjelmassa Käytännöt voivat vaihdella paljon sen mukaan, onko käytetty ehdollista tuplakontrollia vai korvaako poimittu tietue vanhan tietueen kokonaan. Komennolla Window > Tile saat tietueet rinnakkain ja voit varmistaa, että poimittu tietue vastaa luetteloitavaa teosta. Jos käytössä on ehdollinen tuplakontrolli, poimittu tietue tallennetaan ja se yhdistyy vanhaan tietueeseen. Uusi tietue korvaa osan vanhan tietueen kentistä, mutta jättää määritellyt kentät. Tietuetta editoidaan mergen jälkeen. Jos uusi tietue korvaa kokonaan vanhan tietueen, poimittua tietuetta voi editoida ennen tallennusta vanhan tietueen päälle. Konversio-ohjelma muokkasi tietuetta, mutta tietueessa voi vielä olla joitain kummallisuuksia, joten tietue on tarkistettava.

15 BookWhere-poiminnan kulku Voyager-luettelointiohjelmassa Voyagerin luetteloinnissa haetaan esiin hankinnassa tehty tietue kopioidaan kirjan ISBN-tunnus ja tehdään haku BookWheressa jos kirja löytyy, valitaan paras mahdollinen tietue tarkastetaan tietueen merkistö tallennetaan c-asemalle Kopioidut-kansioon input.bib-tiedostoon (jos export-asetukset ovat kohdallaan, niin tämä tapahtuu automaattisesti) konvertoidaan tietueen merkistön mukaisella konversio-ohjelmalla tuodaan tietue Voyager-luettelointiohjelmaan (c-aseman konvertoidut-kansiosta, output.mrc-tiedostosta), verrataan tietueita tai tallennetaan vanhan tietueen päälle, tarkistetaan luettelointi, lisätään tarvittaessa asiasanoja Tuplakontrolli poiminnan apuna Tuplakontrollin avulla voi määritellä, mitä hankinnassa tehdystä tai poimitusta tietueesta jätetään jäljelle tai poistetaan, kun BookWheresta (tai remoten kautta) poimittu tietue tallennetaan tietokantaan. Katso tuplakontrolliohje Tuonti Alephiin valitse vasemmalta Import Records Input File -kohtaan c:\konvertoidut\output.mrc Convert Procedure -kohtaan MARC klikkaa Convert, sitten oikealta Edit. Nyt tietue on muokattavana ja voidaan tallentaa normaalisti. Ohjeita BookWheren sivuilla Optimizing BookWhere