Verkkopalvelun sisällöntuotanto

Transkriptio

1 Verkkopalvelun sisällöntuotanto 3. luento erikoistutkija Kirsi Silius & tutkija Anne-Maritta Tervakari Hypermedialaboratorio Digitaalisen median instituutti Tampereen teknillinen yliopisto Teemat Teemat: Projektinhallinta ja dokumentointi Käsikirjoitus ja dokumentointi Verkkopalvelun suunnittelu- ja toteutusprojektin aloitus ja siihen liittyvät dokumentit Asiakäsikirjoitus Tuotantokäsikirjoitus Muut dokumentit Luennon tavoitteena on perehdyttää suunnittelutyön dokumenttityyppeihin. Dokumentteihin palataan kurssin kuluessa aika ajoin. 1

2 Dokumentointi riippuu projektista Verkkopalvelun suunnittelun ja toteutuksen jokaiseen vaiheeseen liittyy oma dokumentaationsa. Huomioitavaa: Dokumenttien nimet voivat vaihdella riippuen esimerkiksi yrityksestä (nimityksiä käytetään myös ristiin). Ei ole vakiintuneita formaaleja dokumenttimalleja tai pohjia. Käsikirjoitus- ja dokumenttimalleja on yhtä monta kuin on tuotantoryhmääkin. Vaadittavien dokumenttien tyypit ja niiden määrä riippuu tuotantoprojektin laajuudesta ja suunniteltavasta verkkopalvelutyypistä. Tärkeätä sopia jokaisessa projektissa yhteistyökumppanin kanssa mitä milläkin asiakirjalla ja dokumentilla kulloinkin tarkoitetaan. Projektin dokumentointi Suunnitteludokumenttien tarkoitus palvella työryhmän ja tilaajan tarpeita. toimivat tuottajan ja tilaajan välisen keskustelun tukena. Erilaiset dokumentit voidaan jakaa karkealla tasolla kahteen eri ryhmään: Projektin hallintaan liittyvät dokumentit: tarjoukset, tuotantosopimukset, projektisuunnitelmat, tekijänoikeussopimukset, salassapitosopimukset, palaverimuistiot, työpäiväkirjat jne. Verkkopalvelun suunnitteluun liittyvä dokumentointi: esimerkiksi käsikirjoitusvaiheen dokumentit, synopsis, konseptisuunnitelma, asiakäsikirjoitus ja tuotantokäsikirjoitus. Projektin alkuvaiheessa sovitaan dokumentoinnin taso. Mitä dokumentteja suunnittelu- ja toteutustyöstä tässä projektissa laaditaan. Huomioitava projektin taloussuunnittelussa, koska dokumentointi vaatii resursseja. 2

3 Projektisuunnitelma Kuvaus projektin tavoitteista ja selvitys siitä, miten tavoitteisiin päästään. Sisältö riippuu projektin laajuudesta, projektin tyypistä (kehitys-, tuotanto- vai päivitysprojekti). Projektisuunnitelmaa päivitetään ja täydennetään projektin kuluessa. Sisältää vähintäänkin: Kuvaus projektista Projektin organisointi Aikataulu Resursointi Budjetti Myös: kuvaus projektin vaiheista, projektiympäristöstä (laitteet, sovellukset), viestintäsuunnitelma, versionhallinnan suunnitelmat jne. 1. Myynti 2. Suunnittelu/Määritt ely 3. Tuotanto 4. Ylläpito/Seuranta 1.1 Esimyynti 2.1 Esiselvitys 3.1. Aloituspalaveri 4.1 Sisäinen ja ulkoinen seuranta 1.2 Tarjouspyyntö 2.2 Ideointi 3.2 Aineiston keruu 4.2 Projektin läpikäynti ja oppiminen 1.3 Arviointi 2.3 Synopsis 3.3 Alfa versio 4.3 Asiakastyytyväisyyd en seuranta 1.4 Tarjouksen teko 2.4 Rakenteen perussuunnittelu 3.4 Hyväksyntä 4.4 Sisäinen raportointi 1.5 Tarjouksen myynti 2.5 Hyväksyntä/muutok set 3.5 Beta versio 4.5 Jatkotarjous 1.6 Tilausvahvistus 2.6 Käsikirjoitus 3.6 Tarkistukset muutokset 4.6 Päivitys 1.7 Sopimus esisuunnittelusta 2.7 Tarkka rakennesuunnittelu ja hyväksyttäminen 3.7 Beta - (master) version hyväksyntä 2.8 Tuotantotarjous 3.8 Asennus palvelimelle (master painoon) 3.9 Pakkaus (offline tuotteet) 3.10 Valmis tuote Lähde: Lukkari, U Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy. 3

4 Tarjouspyyntö ja tarjous Suunnittelu- ja toteutusprojekti lähtee liikkeelle useimmiten tarjouspyynnöstä. Tilaajalla voi olla valmis synopsis ja konseptisuunnitelma, joista selviää mitä tehdään, kenelle, miksi ja milloin (tärkeimmät rajaukset). Helppo laatia tarjous. Tarjous Aina kirjallisena tarvittaessa tarjouksen sisällöstä voidaan varmistua. Tarjous on juridisesti sitova. Tarjouksen jättäjä ei voi yksipuolisesti peruuttaa tarjoustaan Tilaajalla on oikeus saada tarjottu tuotanto tarjouksessa mainitulla hinnalla ja mainituilla ehdoilla. Tarjous sitoo tarjouksen jättäjää tarjouksen voimassaolon ajan. Joissakin yksittäistapauksissa tarjous voidaan peruuttaa. Esimerkiksi silloin kun tilaajan yrityksestä saadaan viime hetkellä jotakin sellaista tietoa, jonka perusteella voidaan olettaa yhteistyön olevan eettisesti arveluttavaa tai muodostavan taloudellisesti liian suuren riskin. (Esim. Lukkari 2004, ) Tarjouspyyntö ja tarjous Useimmiten tarjouspyyntö sisältää liian vähän informaatiota tarjouksen laatimisen pohjaksi. Mitä sitten? Tavataan tilaaja ja keskustellen selvittään, mitä tilaaja haluaa ja mitkä hänen tavoitteensa ovat. Laaditaan vastineeksi tiukka tarjous. Tarjotaan asiakkaalle perustoiminnallisuuden sisältävä ratkaisu. Tarjotaan asiakkaalle esitutkimus- ja kartoitustyötä. Tarkoituksena on selvittää asiakkaan tarpeet. Edeltää varsinaista suunnittelu- ja toteutusprojektia. Kannattaa pitää omana kokonaisuutenaan - oma projektisuunnitelma ja budjetti. Esitutkimusta ja kartoitusta varten myös suunnitelma. Millä tavalla tietoa kootaan, keneltä tietoa kerätään (mikä on perusjoukko, josta halutaan tietää jotakin). Miten tieto analysoidaan ja miten tulokset raportoidaan. Suunnitelmallisuus säästää sekä aikaa että rahaa. 4

5 Tarjous Aina kirjallisena tarvittaessa tarjouksen sisällöstä voidaan varmistua. Tarjous on juridisesti sitova. Tarjouksen jättäjä ei voi yksipuolisesti peruuttaa tarjoustaan Tilaajalla on oikeus saada tarjottu tuotanto tarjouksessa mainitulla hinnalla ja mainituilla ehdoilla. Tarjous sitoo tarjouksen jättäjää tarjouksen voimassaolon ajan. Joissakin yksittäistapauksissa tarjous voidaan peruuttaa. Esimerkiksi silloin kun tilaajan yrityksestä saadaan viime hetkellä jotakin sellaista tietoa, jonka perusteella voidaan olettaa yhteistyön olevan eettisesti arveluttavaa tai muodostavan taloudellisesti liian suuren riskin. (Esim. Lukkari 2004, ) Lähtökohtana toimeksianto Tarjouksen hyväksymisen jälkeen tilaaja laatii toimeksiannon. Tilaaja määrittelee minkälaisen verkkopalvelun tai sisällön hän tilaa. Toimeksianto (briefing) on lähtökohtana koko suunnitteluja tuotantoprosessille. Toimeksianto on tilaajan vastuulla. Usein se tehdään kuitenkin yhteistyössä (tässä vaiheessa voidaan esim. tehdä yhdessä ideointityötä tilaajan kanssa) Toimeksiannon tulee olla riittävän yksiselitteinen ja kattava, jotta molemmat sekä tilaaja että toimittaja ovat yhtä mieltä siitä, mihin lopputulokseen pyritään. (Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 24.) 5

6 Synopsis Ensimmäinen varsinainen käsikirjoitusdokumentti. Tiivistää ideointivaiheen tulokset yhteen dokumenttiin. Synopsis tiivistelmä verkkopalvelun perusideasta eli sisällöstä ja toiminnallisuudesta hahmotelma tai luonnos; paperi, josta selviää palvelun sisältö ja muoto. tehtävänä on ennen muuta tiivistää verkkopalvelun perusideat siten että eri osapuolet (rahoittaja, tilaaja, toteuttava työryhmä, suunnittelija) pääsevät yhteisymmärrykseen siitä mitä ollaan tekemässä ei sisällä kuvallisia tai muita yksityiskohtaisia ratkaisuja Erityisesti laajojen operatiivisten verkkopalveluiden suunnittelutyön yhteydessä laaditaan myös ns. konseptisuunnitelma. huomioidaan organisaation strategiset tavoitteet ja prosessien yhtymäkohdat reaalimaailman prosesseihin. Synopsis Suunnittelijan tai käsikirjoittajan kirjoittamassa synopsiksessa määritellään: aihe (mitä), kohdeyleisö (kenelle), käyttötapa- ja tarkoitus (miten) sekä tavoite (miksi). Synopsista hyödynnetään jatkotyöskentelyn pohjana. Sen perusteella voidaan hahmotella alustava rakennekaavio, sisältöjäsennys, käyttöliittymän ominaisuus- ja toimintamäärittelyt, toiminnallisuuden määrittely, aikataulu ja budjetti. Synopsis on hyväksytettävä tilaajalla. 6

7 Asiakäsikirjoitus Tarkoituksena on kuvata ja rajata verkkopalvelun asia(informaatio)sisältö muodostaa rungon, jonka ympärille palvelu rakennetaan Pyrkii konkretisoimaan synopsiksessa ja/tai toimeksiannossa esitettyjä asioita Peruslähtökohtana on käyttötarkoitukseen soveltuva informaatioarkkitehtuuri (information architecture). Informaatioarkkitehtuuria määrittelevät verkkopalvelun tietosisältö sekä asiointi- ja toimintaprosessit. Kertoo sisällön, sen rakenteen ja muodon, toiminnallisuuden sekä luonnokset käyttöliittymästä. Dokumentin pohjalta tulisi kyetä muodostamaan käsitys lopullisesta verkkopalvelusta. Erityisen tärkeätä hyväksyttää lopullinen asiakäsikirjoitus tilaajalla ennen varsinaista tuotantokäsikirjoituksen tekemistä ja tuotannon aloittamista. (Vrt. Keränen, Lamberg & Penttinen 2003, 28; Metsämäki 2000, ) Asiakäsikirjoituksen sisältö Mitä sisältöjä verkkopalveluun sisällytetään miten laaja verkkopalvelu on. Miten sisältö jäsennetään (informaatioarkkitehtuuri) millainen rakenne verkkopalvelulla on miten rakenteessa liikutaan Mitä mediaelementtejä käytetään ja missä yhteydessä Miltä sisältö näyttää informaation esitystapa ja visuaalinen ulkoasu (lay-out) 7

8 Asiakäsikirjoituksen sisältö Asiakäsikirjoitus voi koostua useista osioista tai dokumenteista. Toiminnallisuuden kuvaus: käyttötapaus kaaviot (use case diagram) sekä käyttötapauskuvaukset (use case description) Sisällön hahmottaminen Luettelo Kuvaus sivun sisällöstä Sivukartta Rakenteiset dokumentit Erilaiset apudokumentit materiaalipäiväkirja käsite- ja miellekartat Rakennesuunnitelma ja liikkumisjärjestelmä Toiminnallisuuden kuvaus Käyttötapausta (use case) kuvattaessa kerrotaan mitä käyttötapauksessa tapahtuu mistä asioista käyttäjä ja järjestelmä vaihtavat tietoa. Yleensä esitellään vuorovaikutustilanteen peruskulku. (Esim. Schneider & Winters 1998, 14-38; Wiio 2004, ) Verkkopalvelun toiminnallisuuden esittäminen havainnollisten kaavioiden avulla. esim. UML -notaation avulla Käyttötapauskaavio (use case diagram) soveltuu hyvin analyysi ja määrittelyvaiheessa selventämään sovelluksen ja käyttäjän välistä vuorovaikutusta. 8

9 Sisällön hahmottaminen Pohjana voi toimia asian käsitteellinen jäsennys ja/tai verkkopalvelun toimintaprosessit. Laaditaan kulloistakin käyttötarkoitusta varten sopiva verkkopalvelun informaatioarkkitehtuuri. Pienissä verkkopalveluprojekteissa esim. sivukartan tasoinen esitys sisällöstä Laajoissa verkkopalveluiden ollessa kyseessä tarvitaan yksityiskohtaisempia dokumentteja. paljon tekstiä sisältävästä palvelusta laaditaan ns. sisältökäsikirjoitus vahvasti kuvaan tukeutuvasta palvelusta usein ns. kuvakäsikirjoitus (storyboard). (Vrt. Metsämäki 2000, ) Sisällön hahmottaminen Luettelo: pääasiat on jaettu valmiiksi alakohtiin ja niiden tarkennuksiin. Sisältökäsikirjoitus koostuu tekstistä, jossa on huomioitu jo tehdyt sisältömäärittelyt. sisältökäsikirjoitukseen merkitään dokumenttitason jäsennys (joskus myös informaation sisältötason jäsennys) Kuvakäsikirjoituksena tarkoituksena on koota asiat yhden perusteeman alle. kertoo sarjakuvamaisesti piirrettynä sen, mitä esim. videossa tai animaatiossa tapahtuu. Sivukartta jakaa sisällön ja toiminnallisuudet sivutasolle. Rakenteistetut dokumentit: Sivun tasolla informaatio jaetaan dokumenttitasolla (esim. pääotsikko, ingressi, alemman tason otsikko, leipäteksti, kuva teksti jne.) voidaan jäsentää myös sisällön näkökulmasta, jolloin hahmotetaan tietosisällön informaatioelementit. 9

10 Rakennesuunnitelma ja liikkumisjärjestelmä Rakenteella tarkoitetaan yksinkertaisimmillaan sitä, mitkä asiat esitetään ja missä järjestyksessä. jäsentää verkkopalvelun informaatiosisällön toimii liikkumisjärjestelmän suunnittelun pohjana. Erillisen rakennesuunnitelman tekeminen kannattaa. Rakenne esitetään kaavioiden ja piirrosten avulla (tarvittaessa tekstiselvennykset) rakennesuunnitelmasta tulisi selvitä sivuston päätasot ja tärkeimmät liikkumismahdollisuudet. Asiakäsikirjoituksen liitteet Sisällöllisen suunnittelun rinnalla usein käynnissä myös muita suunnitteluprosesseja, joiden suunnitteludokumentit liitetään osaksi asiakäsikirjoitusta Käyttöliittymä Visuaalinen ilme Perusasettelu (lay-out) Typografia, tekstielementtien tyyli ja sijoittelu Kuvallinen tyyli Mediakäsikirjoitus Mediavalinnat: miten eri medioiden käyttö vaikuttaa sisällön jäsentämiseen ja sen esittämiseen (esim. matkapuhelimeen vain ingressit), eri mediaelementtien käyttöön sekä ulkoasuun. Tarvittaessa laaditaan erilliset asiakäsikirjoitukset mediasta riippuen. Mediaelementtien käyttö: tekstielementtien suunnittelu, kuvan, audion ja liikkuvan kuvan käyttö. Tekniset määrittely 10

11 Tuotantokäsikirjoitus Kun tilaaja on hyväksynyt lopullisen asiakäsikirjoituksen, se laajennetaan tuotantosuunnitelmaksi keskeisin dokumentti on tuotantokäsikirjoitus. Tarkka tekijöille laadittu ohje tuotantoon liittyvistä asioista. Sisältää ohjeet tuotantoon osallistuville oman työnsä tueksi. Esim. äänisuunnittelija pystyy toteuttamaan tarvittavat äänet. Ohjaa verkkopalvelun tekijää "kokoamaan" lopullisessa asiakäsikirjoituksessa määritellyllä tavalla. Toimii myös dokumenttina tehdyistä ratkaisuista. Hyvin tehty ja kommentoitu tuotantokäsikirjoitus sisältää arvokasta tietoa seuraavaa projektia varten. Tuotantokäsikirjoitusta ei yleensä esitellä tilaajalle. (Esim. Lukkari 2004, ) Tuotantokäsikirjoitus Mediaelementtien tuotanto-ohjeet Videoiden, kuvien, äänen tuotanto-ohjeet, pakkausmenetelmät Animaatioiden ja videoiden kuvakäsikirjoitukset Tiedostomuodot ja ohjelmalisäkkeet (plug-in) Verkkopalvelun rakenne, rakenteessa liikkuminen, toiminnallisuus Tuotannollisia ohjeita Materiaalin varmuuskopiointi Materiaalin hallinta tuotantovaiheessa (aineistojen sijainti) Käytetyt tiedostomuodot Käytetyt ohjelmistot, versiot, ohjelmointikielet jne. Visuaaliset ohjeet: Perusasettelu (lay-out) Kuvakoot Tiedostomuodot Värimäärät Väripaletit, pakkausmuodot Liitteenä tekninen määrittelydokumentti. 11

12 Muut dokumentit Palaverimuistiot Projektin alkuvaiheessa sovitaan, millainen käytäntö muistioiden laatimisessa otetaan käyttöön tiivis kuvaus siitä mitä päätettiin ja sovittiin (ei kannata uhrata kohtuuttomasti aikaan). asiakaspalavereista kannattaa aina laatia muistio ja lähettää se asiakkaalle (tilaaja on tietoinen siitä, missä vaiheessa toteutus on ja millaisia kannanottoja tai päätöksiä tilaajalta mahdollisesti seuraavaksi odotetaan) Palaverimuistiossa on yleensä seuraavanlaiset asiat: Projektin nimi, paikka ja päiväys Osallistujat Käsitellyt asiat Päätetyt asiat Jatkotoimenpiteet: kuka tekee mitäkin ja mihin mennessä? Työpäiväkirjat Työn seurannan ja kommentoinnin apuvälineenä. Vapaamuotoinen päiväkirja: mitä on tehty, miksi tiettyihin ratkaisuihin on päädytty, miten ajankäyttö onnistui, mitä ongelmia mahdollisesti esiintyi ja miten ne ratkaistiin. (Vrt. Lukkari 2004, 108.) Dokumentti Palaverimuistio Tarjous Projektisuunnitelma Konseptisuunnitelma Synopsis Asiakäsikirjoitus Tuotantokäsikirjoitus Tarkoitus Dokumentti siitä, mistä projektipalaverissa on puhuttu, mitä päätetty ja miten työskentelyä jatketaan. Juridisesti sitova myynnin väline, väline organisaation ulkoisessa viestinnässä. Kuvaus projektin tavoitteista ja toimet niiden saavuttamiseksi: kuka, mitä, miksi, koska, kenelle, miten, millä riskillä? Tarkennus projektisuunnitelmaan ja erittely sisällöstä, tuotteesta, käyttäjistä, aikataulusta, resursseista ja alustavasta budjetista. Tiivistelmä projektin sisällöstä, tavoitteista, laajuudesta: mitä, kenelle, miksi ja miten? Toimii pohjana asiakäsikirjoitukselle. Kuvaus työryhmälle ja tilaajalle tuotteen sisällöstä, rakenteesta, toiminnallisuudesta, ulkoasusta, mediaelementeistä jne. Toimii pohjana tuotantokäsikirjoitukselle. Ohjeistus työryhmälle tuotannon toteuttamiseksi. Sisältää tekniset ja visuaaliset määrittelyt, mediamuodot, toiminnallisuuden, tarkan rakenteen, aineistot jne. Työpäiväkirja Työryhmän dokumentti, joka sisältää selitykset mitä on tehty ja miksi. Poikkeamat sekä perustelut ratkasiui8lle. Lähde: Lukkari, U Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy. 12

13 Lähteet: Keränen, V., Lamberg, N. & Penttinen, J Digitaalinen viestintä. Jyväskylä: Docendo Finland Oy. Lukkari, U Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy. Metsämäki, M Verkkopalvelun suunnittelu. Helsinki: Edita Oy. Schneider, G. & Winters, J.P Applying Use Cases. A Practical Guide. Reading (MA.): Addisson- Wesley Longman Inc. Wiio, A Käyttäjäystävällisen sovelluksen suunnittelu. Helsinki: Edita Publishing Oy. 13