1 SISÄLLYSLUETTELO 2 KYSYMYKSIÄ ILMOITTAUTUMISESTA, PERUUTUKSISTA JA JÄLKI-ILMOITTAUTUMISESTA... 3

Transkriptio

1 Usein kysytyt kysymykset, päivitetty SISÄLLYSLUETTELO 2 KYSYMYKSIÄ ILMOITTAUTUMISESTA, PERUUTUKSISTA JA JÄLKI-ILMOITTAUTUMISESTA Miten ja milloin henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan Miksi ilmoittautumiseni on sitova? MISSÄ JA MILLOIN TOWN HALL PIDETÄÄN? TOWN HALLIN OHJELMA MIKÄ ON ILLAN MENU? Miten ilmoitan erikoisruokavaliosta? Saako tuoda omia juomia? MIKÄ ON PUKUKOODI? Onko Vantaan Energia Areenalla paikka, jossa voi vaihtaa vaatteita? KENELLE TOWN HALL ON TARKOITETTU? Voivatko hoito- tai opintovapaalla olevat osallistua? Voivatko alikonsultit osallistua? Voivatko uudet CGI:läiset, jotka aloittavat työsuhteensa ennen , osallistua? TIIMI- TAI YKSIKKÖPÄIVÄN JÄRJESTÄMINEN SAMANA PÄIVÄNÄ KYSYMYKSIÄ BUSSIKULJETUKSISTA JA LENNOISTA Kenelle järjestetään bussikuljetus juhlapaikalle? Miten pääsen Energia Areenalta pois? Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Miten pääsen paluulentokentältä omalle toimipisteelleni? Kenelle järjestetään lento- tai junakuljetus Helsinkiin ja takaisin? Mille lennoille ryhmälentopaikkoja on varattu? Miten tehdään lento- ja junalippuvaraukset? KYSYMYKSIÄ MAJOITUKSESTA Kenelle on varattu hotellimajoitus?

2 10.2 Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Miten hotellista pääsee Energia Areenalle ja takaisin? Miten henkilöstötilaisuuden jatkoilta pääsee hotelliin? ONKO TILAISUUDELLA JATKOPAIKKA? TUNTIKIRJAUKSET, PÄIVÄRAHAT JA PÄIVYSTYS Maksetaanko henkilöstötilaisuudesta päivärahoja? Mihin henkilöstötilaisuuden tunnit kirjataan PSA:han? Miten Town Hall -lauantai kirjataan Sectoriin? Miten merkitsen HRM-lomakäsittelyyn, jos olen vuosilomalla pääsiäisen jälkeisen viikon? Miten merkitsen HRM-lomakäsittelyyn, jos olen vuosilomalla pääsiäisen jälkeisen viikon, mutta osallistun kuitenkin Town Hall tilaisuuteen? Korvataanko matka-aika Town Halliin? Miten päivystykset järjestetään Town Hall -lauantaina? LISÄTIETOJA / YHTEYSTIEDOT... 10

3 2 KYSYMYKSIÄ ILMOITTAUTUMISESTA, PERUUTUKSISTA JA JÄLKI-ILMOITTAUTUMISESTA 2.1 Miten ja milloin henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan Henkilöstötilaisuuteen ilmoittaudutaan HRG:n ilmoittautumissivustolla.ilmoittautuminen on sitova. Ilmoittautuminen ryhmälennoille on päättynyt Yksittäisiä paikkoja lennoille voit vielä varata kirjoittamalla toiveesi Muu matkajärjestelytoive -kenttään ilmoittautumisesi yhteydessä.hrg ottaa sinuun yhteyttä. Hotellimajoitukseen ilmoittautuminen (vain lentäen ja junalla saapuvat) mennessä Muu ilmoittautuminen (bussit, junat tai jos ei tarvitse kuljetusta) mennessä Sairastapauksissa tai muusta pakottavasta syystä johtuvat peruutukset pitää välittömästi ilmoittaa HRG Nordicille: Mahdollisista jälki-ilmoittautumisista ole yhteydessä Jos tulet yhteiskuljetusbussilla maakunnista ja joudut viime hetkellä perumaan (force majeure), soita työkaverille, joka matkustaa samalla bussilla. Näin tieto välittyy myös kuljettajalle/bussiemännälle/-isännälle. 2.2 Miksi ilmoittautumiseni on sitova? Ilmoittautumiset ovat sitovia, koska kaikki matka- ja majoituskulut alkavat juosta heti alustavien varausten perusteella. Ruokailijoiden määrä allergioineen pitää puolestaan toimittaa Energia Areenalle huhtikuun alussa. 3 MISSÄ JA MILLOIN TOWN HALL PIDETÄÄN? Aika: lauantai klo Paikka: Vantaan Energia Areena, Myyrmäki, Rajatorpantie 23, Vantaa. HUOM!Omalla kyydillä saapuvat henkilöt, olkaa ajoissa paikalla! Narikassa tulisi olla viimeistään klo Energia Areenalla on rajallisesti pysäköintitilaa, joten suosittelemme saapumaan julkisilla kulkuvälineillä. 4 TOWN HALLIN OHJELMA Aikataulu ja alustava ohjelma (muutokset mahdollisia): klo Ovet avautuvat ja bussit saapuvat klo Innostavaa asiaohjelmaa klo Virvokkeita, Run, Change, Grow ja Flow-tilat avautuvat klo Buffet-illallinen klo Viihdyttävää iltaohjelmaa

4 klo Valomerkki, tarjoilu päättyy klo Ilta päättyy, bussit lähtevät 5 MIKÄ ON ILLAN MENU? Illan menu ilmoitetaan tässä dokumentissa mahdollisimman pian. 5.1 Miten ilmoitan erikoisruokavaliosta? Erikoisruokavaliot ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. 5.2 Saako tuoda omia juomia? Ei saa. Energia Areena on anniskelualuetta eikä omien juomien tuominen tai nauttiminen ole sallittua. 6 MIKÄ ON PUKUKOODI? Tänä vuonna pukukoodina on Black is the new black (smart casual). 6.1 Onko Vantaan Energia Areenalla paikka, jossa voi vaihtaa vaatteita? Varminta on vaihtaa vaatteet ennakolta. Pukeutumistiloja ei voida vartioida. Clarion Airport hotellissa majoittuville on varattu tilat vaatteiden vaihtoa varten, jos huonetta ei saa käyttöön ennen Energia Areenalle lähtöä. 7 KENELLE TOWN HALL ON TARKOITETTU? Henkilöstötilaisuuteen voivat osallistua kaikki Suomessa CGI:ssä työskentelevät henkilöt eli memberit (= määräaikainen tai pysyvä työsuhde) mukaan lukien GTO Finlandin, LTC-Otson ja Finanssi-Kontion sekä efennian henkilöstö. 7.1 Voivatko hoito- tai opintovapaalla olevat osallistua? Hoito- ja opintovapaalla olevilla henkilöillä ei ole velvoitetta osallistua Town Halliin, mutta halutessaan he saavat osallistua. Hoito- ja opintovapaalla oleville henkilöille ei ole mennyt keskitettyä kutsua, mutta esimies voi välittää ilmoittautumislinkin kyseisille henkilöille. Ilmoittautumislomakkeella tulee ilmoittaa sähköpostiosoitteeksi henkilökohtainen sähköpostiosoite ja lomakkeen lisätietokenttään tulee lisätä esimiehen nimi. 7.2 Voivatko alikonsultit osallistua? Kilpailukykysopimus ei koske alikonsultteja Town Hall -lauantain osalta. Alikonsultti: sovi osallistumisestasi oman esimiehesi kanssa. 7.3 Voivatko uudet CGI:läiset, jotka aloittavat työsuhteensa ennen , osallistua? Uudet memberit, jotka aloittavat työsuhteensa ennen voivat osallistua Town Halliin. Esimies voi jakaa ilmoittautumislinkin kyseisille henkilöille. Jos henkilöllä ei ole vielä henkilönumeroa, kustannuspaikkatietoja ja työsähköpostiosoitetta, tulee henkilönumeron sekä kustannuspaikkatiedon kohdalle laittaa ja sähköpostiosoitteeksi ilmoittaa henkilökohtainen sähköpostiosoite. Lomakkeen lisätiedoissa tulee mainita esimiehen nimi ja työsuhteen aloituspäivämäärä. Jos uusi member tarvitsee lentojärjestelyjä, tulee matkatoiveet esittää niille varatussa kentässä Muu matkajärjestelytoive. HRG ottaa yhteyttä.

5 8 TIIMI- TAI YKSIKKÖPÄIVÄN JÄRJESTÄMINEN SAMANA PÄIVÄNÄ Aamupäivällä ennen Town Hall -henkilöstötapahtumaa ei järjestetä virallisia yksikkö-/tiimitapaamisia. Jos joku tiimi/yksikkö haluaa järjestää epävirallista ohjelmaa ennen Town Hallia, on ko. osuuteen osallistuminen vapaaehtoista. Tällöin tiimi/yksikkö huolehtii itse esim. lounascateringista. Omien tilaisuuksien pitää päättyä siten, että kaikki ehtivät riittävän ajoissa Vantaan Energia Areenalle. Areenalla tulee olla viimeistään klo KYSYMYKSIÄ BUSSIKULJETUKSISTA JA LENNOISTA 9.1 Kenelle järjestetään bussikuljetus juhlapaikalle? Pääkaupunkiseudun ulkopuolisista CGI:n toimipisteistä järjestetään kuljetus Energia Areenalle. Tietoa bussireiteistä ja -aikatauluista löydät tapahtumasivun välilehdeltä "Bussiaikataulut. Aluetoimipisteiden paluureitit ja -päätepysäkit ovat samat kuin lähtöreitti ja -pysäkit. Jos toimipisteesi on jokin muu, ilmoittaudu sinua lähimmän toimipisteen kuljetukseen. Clarion Airport hotellissa majoittuville järjestetään kuljetus Energia Areenalle klo 14:00 alkaen. Kuljetukset varataan vain niihin etukäteen ilmoittautuneille. Mikäli tarvitset kuljetuksia (ja et ole niihin vielä ilmoittautunut), tai joudut muuttamaan kuljetuksiasi, olethan yhteydessä: cgievents.fi@hrgworldwide.com Pääkaupunkiseudulta osallistuvat saapuvat Vantaan Energia Areenalle omatoimisesti. Paikalla tulee olla klo 14:30 mennessä. Energia Areenan alueella on rajallisesti parkkitilaa, joten suosittelemme saapumaan julkisilla kulkuvälineillä. Energia Areena sijaitsee noin 1,2 km päässä Myyrmäen junaasemalta. Taksitolppa palvelee illalla Energia Areenan edessä. Pääkaupunkiseudulta saapuvien osallistujien on mahdollista ilmoittautua ilmoittautumislomakkeella bussikuljetukseen Energia Areenalta Helsingin keskustaan tapahtuman jälkeen. Aluetoimipisteiden busseihin kootaan nimilistat turvallisuussyistä kunkin bussin matkustajista. Bussikuljettajien yhteystiedot lähetetään kuljetuksiin osallistuville sähköpostilla viimeistään edellisenä päivänä. Jos tulet yhteiskuljetusbussilla maakunnista ja joudut viime hetkellä perumaan (force majeure), soita työkaverille, joka matkustaa samalla bussilla. Näin tieto välittyy myös kuljettajalle/bussiemännälle/-isännälle. Toimipiste Lähtöaikataulu (seuraa intrauutisointia sekä HRGn ilmoittautumisportaalissa kohtaa Bussiaikataulut ) HML - Hämeenlinna - Vankanlähde 7 Klo 12:45 KVL - Kouvola Kauppalankatu 6-8 Klo 12:00 LHT - Lahti Laiturikatu 2 Klo 13:00 LPR - Lappeenranta Kauppakatu 40 Klo 10:45 MKL - Mikkeli - Patteristonkatu 2 Klo 10:30

6 POR - Pori Siltapuistokatu 2 Klo 11:00 RMK - Riihimäki Hämeenkatu 10 Klo 13:15 TMP - Tampere Visiokatu 1 Klo 12:15 TRK - Turku Ruukinkatu 2-4 Klo 12: Miten pääsen Energia Areenalta pois? Järjestämme paluukuljetukset samoille paikkakunnille, josta bussit tulivat aiemmin päivällä. Bussit lähtevät tasan klo 22! Tarkemmat tiedot ja reitit löytyvät HRG:n portaalista kohdasta Bussiaikataulut. Lisäksi järjestämme bussikuljetukset Energia Areena - Helsingin keskusta Energia Areena Clarion Airport hotelli ja lentokenttä Bussit eivät kiertele pikkuteitä, mutta jättävät matkustajia pois paluureitin bussipysäkeillä. Palatessa pitkän matkan bussit kuljettavat lähtökaupungin keskustaan, toimipaikalla käydään tarvittaessa. Muista kuljetuksista vastaa jokainen itse. 9.3 Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Lentokentältä Clarion Airport -lentokenttähotelliin siirrytäänlauantaina I-junalla itsenäisesti. Clarion Airport hotelli sijaitsee Aviapolis-aseman välittömässä läheisyydessä. Junia lähtee lentokentältä 10 minuutin välein. Matka I-junalla lentokentältä Aviapolis-asemalle kestää noin 2 minuuttia (yksi pysäkin väli). Aviapoliksen asemalle saavuttaessa oikea uloskäynti asemalta on Aviaboulevardi. Clarion Airport -hotellilta lentokentälle sunnuntaina siirrytään P-junalla itsenäisesti. Voit ostaa lipun automaatista, junasta tai etukäteen HSL mobiilisovelluksesta (Vantaan sisäinen lippu). 9.4 Miten pääsen paluulentokentältä omalle toimipisteelleni? Bussikuljetukset tilataan ryhmille keskitetysti, mikäli kuljetukseen ilmoittautuu riittävä määrä henkilöitä. Aikatauluista ja reiteistä ilmoitetaan myöhemmin niihin ilmoittautuneille. 9.5 Kenelle järjestetään lento- tai junakuljetus Helsinkiin ja takaisin? HRG tilaa Town Hall -tilaisuuteen osallistuvien lennot ilmoittautumistietojen perusteella seuraavista toimipisteistä ja paikkakunnilta saapuville: JOE - Joensuu - Länsikatu 15 JVS - Jyväskylä - Ohjelmakaari 10 (huom. juna Jyväskylä-Aviapolis-Jyväskylä) KUP - Kuopio Microkatu 1 OUL - Oulu Elektroniikkatie 2 TRN - Tornio Pakkahuoneenkatu 1 VPK - Vaasa Pitkäkatu 34

7 9.6 Mille lennoille ryhmälentopaikkoja on varattu? Ryhmälentopaikkoja on varattu seuraaville Finnairin (AY) lennoille: Kuopio-Helsinki-Kuopio AY506 KUO-HEL klo 12:10-13: AY505 HEL-KUO klo 10:20-11:20 Joensuu-Helsinki-Joensuu AY486 JOE-HEL klo 10:30-11: AY485 HEL-JOE klo 11:10-12:10 Vaasa-Helsinki-Vaasa AY312 VAA-HEL klo 09:40-10: AY311 HEL-VAA klo 08:10-09:10 Oulu-Helsinki-Oulu AY354 OUL-HEL klo 10:55-12: AY361 HEL-OUL klo23:50-00: AY365 HEL-OUL klo : Miten tehdään lento- ja junalippuvaraukset? Lento- ja junalippuvaraukset tehdään ilmoittautumisen yhteydessä HRG:n kautta. Jos matkustat ryhmästä poikkeavalla aikataululla (eri matkapäivä, paikkakunta tai kellonaika), ilmoita toiveesi ilmoittautumislomakkeen kohdassa Muu matkajärjestelytoive. HRG:n virkailija on sinuun yhteydessä. Ilmoittautuminen ryhmälennoille on päättynyt Yksittäisiä paikkoja lennoille voit vielä varata kirjoittamalla toiveesi Muu matkajärjestelytoive -kenttään ilmoittautumisesi yhteydessä. HRG:n virkailija ottaa sinuun yhteyttä. 10 KYSYMYKSIÄ MAJOITUKSESTA 10.1 Kenelle on varattu hotellimajoitus? Hotellimajoitukset Clarion Airport hotelliin on varattu vain pääkaupunkiseudun ulkopuolelta saapuville lento- ja junamatkalaisille. Majoitukset ovat jaetussa kahden hengen huoneissa. Voit esittää toiveesi huonekaverista ilmoittautumislomakkeen lisätietokentässä.

8 10.2 Miten lentokentältä pääsee hotelliin ja takaisin? Lentokentältä Clarion Airport -lentokenttähotelliin siirrytään lauantaina I-junalla itsenäisesti. Clarion Airport hotelli sijaitsee Aviapolis-aseman välittömässä läheisyydessä. Junia lähtee lentokentältä 10 minuutin välein. Matka I-junalla lentokentältä Aviapolis-asemalle kestää noin 2 minuuttia (yksi pysäkin väli). Aviapoliksen asemalle saavuttaessa oikea uloskäynti asemalta on Aviaboulevardi. Clarion Airport -hotellilta lentokentälle sunnuntaina siirrytään P-junalla itsenäisesti. Voit ostaa lipun automaatista, junasta tai etukäteen HSL mobiilisovelluksesta (Vantaan sisäinen lippu). Olethan ajoissa ennen lentosi lähtöä kentällä! 10.3 Miten hotellista pääsee Energia Areenalle ja takaisin? Järjestämme Clarion Airport -hotellista yhteiskuljetuksen Vantaan Energia Areenalle sekä takaisin. Tarkista Bussiaikataulut-välilehti ilmoittautumisportaalista Miten henkilöstötilaisuuden jatkoilta pääsee hotelliin? Jokainen vastaa itse kuljetuksista jatkoilta kotiin tai hotelliin. 11 ONKO TILAISUUDELLA JATKOPAIKKA? Päivitämme tiedon jatkopaikasta tähän dokumenttiin. 12 TUNTIKIRJAUKSET, PÄIVÄRAHATJA PÄIVYSTYS 12.1 Maksetaanko henkilöstötilaisuudesta päivärahoja? Henkilöstötilaisuuteen osallistumisesta ei makseta päivärahoja Mihin henkilöstötilaisuuden tunnit kirjataan PSA:han? Paikallisesti luottamustoimen kanssa neuvoteltu kilpailukykysopimus (ns. KIKY-sopimus) työajan pidentämisestä 24 tunnilla alkaen tapahtuu CGI Suomessa seuraavasti: Helatorstai on työpäivä. Town Hall järjestetään lauantaina. Osallistumisen vaihtoehtona on työnteko. Oppimiseen ja osaamisen kehittämiseen käytetään työajan ulkopuolella yhteensä 9 tuntia/member. PSA:n tuntikirjaukseen on KIKY-sopimusta varten avattu kaksi uutta tuntikirjauskoodia KIKY ja KIKY Training.Uudet tuntikirjauskoodit löytyvät samasta taulukosta, jossa ensimmäisenä on Administration. Tunnit tulee kirjata sekä KIKY koodille että esimerkiksi Administration koodille, jotta utilisaatio raportointi menee oikein. HUOM! Town Hall -lauantain osalta tulee tuntikirjausviikon Scheduled hours määrää muuttaa, jotta utilisaation raportointi saadaan oikeaksi.town Hall lauantaina lisätään +7,5 h eli viikkotyötuntimäärä 45 h. Scheduled hours määrää muutettaessa tulee valita syykoodiksi Finland Members KIKY hours 24 h annually.kaksinkertainen kirjaus perustuu siihen, että KIKY ryhmä ei näy utilisaatio raporteilla. Jos Administration kirjausta ei tehdä mutta Scheduled Hours aikaa lisätään, membereiden utilisaatio jää alle 100%. Tämän vuoksi tarvitaan tuo Administration kirjaus.

9 Jos osallistut Town Hall -tapahtumaan, kirjaa PSA:han seuraavasti: Tunnit (7,5h) kirjataan Administration koodille ja lisäksi KIKY koodille. Jos et osallistu Town Hall -tapahtumaan vaan teet vaihtoehtoisesti työpäivän, kirjaa PSA:han seuraavasti: Tunnit kirjataan koodille KIKY (7,5 h) ja lisäksi sille projektille tai tuntikirjauskoodille (Administration jne) mitä työtä kyseisenä päivänä on tehty. Jos olet vuosilomalla Town Hall -lauantaina, kirjaa PSA:han seuraavasti: Tunnit kirjataan koodille KIKY ja lisäksi koodille Vacation. Jos olet sairaana Town Hall -lauantaina, kirjaa PSA:han seuraavasti: Tunnit kirjataan koodille KIKY ja lisäksi koodille Sick leave. Mikäli member ei tee täyttä työaikaa (37,5 h/viikko), on vaadittujen KIKY tuntien määrä suhteessa sovittuun työaikaan. Esimerkiksi 50% työskentelevältä edellytetään 12 KIKY tuntia. Osa-aikaiset memberit: Työpäivän pituus Town Hall -lauantaina on X % 7,5 tunnista. X on %, jolla henkilö tekee töitä. Esim. jos työaika on 80 %, tehdään Helatorstaina ja Town Hall -lauantaina molempina 6 tunnin päivä. Vaihtoehtoisesti oman esimiehen kanssa voi sopia, että toisena em. päivistä tunteja tehdään vähemmän ja toisena enemmän tai että tehdään vain toinen päivistä. Esim. jos työaika on 50 %, voidaan sopia, että tehdään vain Town Hall -lauantai. Kolmivuorotyötä tekevät memberit: Memberit, jotka tekevät kolmivuorotyötä osallistuvat Town Halliin vain jos se on työn järjestelyiden kannalta mahdollista. Jos osallistuminen ei ole mahdollista, ei ko. KIKY-tunteja tehdä lainkaan Miten Town Hall -lauantai kirjataan Sectoriin? Sector toimii kuten muinakin työpäivinä. Kun osallistut TownHall-tilaisuuteen, niin lauantaille tehdään poissaoloilmoitus käyttäen poikkeamakoodia 024 työasia. Mikäli et jostain syystä pääse osallistumaan TownHall-tilaisuuteen, niin merkitse Sectoriin oikea poissaolo (vuosiloma, saldovapaa tms).

10 Poissaoloilmoitus tehdään ennen lauantain tilaisuutta. Mikäli työskentelet normaalisti TownHall -päivän, niin merkitse Sectoriin normaalisti tulo- ja lähtöleimat Miten merkitsen HRM-lomakäsittelyyn, jos olen vuosilomalla pääsiäisen jälkeisen viikon? HRM-lomakäsittelyyn merkitään normaalisti vuosilomaksi kyseinen viikko sisältäen lauantain Järjestelmä kuluttaa vuosilomaa normaalisti Miten merkitsen HRM-lomakäsittelyyn, jos olen vuosilomalla pääsiäisen jälkeisen viikon, mutta osallistun kuitenkin Town Hall -tilaisuuteen? HRM-lomakäsittely kuluttaa automaattisesti lauantain, joten näissä tapauksissa, voit olla yhteydessä HR Service Centerin kautta HR-tiimiin ja he avustavat sinua kirjausten tekemisessä, jotta lomapäiviä kuluu oikea määrä Korvataanko matka-aika Town Halliin? Matka-aika ei ole työaikaa, eikä matka-ajasta siten kerry työaikasaldoa. Matka-aikaa ei myöskään katsota KIKY (Helatorstai ) tai KIKY Training -tunteja korvaavaksi ajaksi, vaan nämä ovat erillisiä työaikakokonaisuuksia. Lauantaina Town Hall -osallistumisen vaihtoehtona on normaali työpäivä, saldopäivä tai lomapäivä Miten päivystykset järjestetään Town Hall -lauantaina? Town Hall -lauantaina päivystäjät hoitavat päivystysvuoronsa normaalisti. Päivystyskorvaus maksetaan päivystyssopimuksen mukaisesti myös ko. lauantailta. Ansiot eivät siis vähene ja 24/7 ylläpito toteutuu asiakkaalle myydyllä tavalla. 13 LISÄTIETOJA / YHTEYSTIEDOT Ilmoittautuminen ja matkat: ole yhteydessä HRG:hen HRG Nordic Laura Elovainio Puh. / tel Kaisa Haapola Puh. / tel cgievents.fi@hrgworldwide.com Ohjelma ja tilaisuuden konsepti: Jarkko Virtanen, Heli Hyrkäs, Eeva Norros, Noora Pakarinen (events.fi@)