TARJOUSPYYNTÖ: NUMMELAN VUODEOSASTON HOITAJAKUTSU- JÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 1/11 TARJOUSPYYNTÖ: NUMMELAN VUODEOSASTON HOITAJAKUTSU- JÄRJESTELMÄ 1. Yleistä Perusturvakuntayhtymä Karviainen on Karkkilan, Nummi-Pusulan ja Vihdin perustama perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kuntayhtymä Länsi- Uudellamaalla. Kuntayhtymä aloitti toimintansa Kuntayhtymän väestöpohja on n asukasta. Organisaatiossa toimii neljä vuodeosastoa. Vuodepaikkoja osastoilla on yhteensä n Alustavan aikataulun mukaan hoitajakutsujärjestelmään liittyvät työt ajoittuvat marras-joulukuulle Mikäli tarjoushinta ylittää Ptky Karviaisen tarkoitukseen vuodelle 2010 varaamat varat, toteutetaan osa järjestelmän hankinnasta mahdollisesti vuoden 2011 aikana. Näistä sovitaan kuitenkin erikseen hankintaneuvotteluissa ennen sopimuksen laatimista. 2. Tarjouspyynnön kohde Perusturvakuntakuntayhtymä Karviainen pyytää tarjoustanne Nummelan vuodeosaston hoitajakutsujärjestelmäksi ja sen asentamiseksi. Hankinta toteutetaan kokonaisvastuu-urakkana (KVR- urakkana). Tarjoukseen tulee sisältyä järjestelmän suunnittelu ao. laitetoimittajan järjestelmän mukaiseksi, sekä sähkötekniset työt (esim. kaapeloinnit/ johdotukset, merkkivalojen sekä pistorasioiden rasioinnit ja kytkennät). Olemassa olevaan kaapelointiin mahdollisesti tarvittavat muutokset suorittaa tarjoaja omalla kustannuksellaan. Järjestelmän rakentamiseen liittyvistä alakattojen avauksista ja uudelleen kiinnityksistä vastaa laitetoimittaja. Lisäksi toimittajan tulee sisällyttää tarjoukseensa kaikki työssä käytettävät aputyöt mm. reikien teko ja jälkien paikkaus. Järjestelmässä tulee olla seuraavat osat: hoitajakutsujärjestelmä langatont dect puhelinjärjestelmä potilaspuhelinjärjestelmä radio-ohjelmien välitysjärjestelmä potilaspaikoille (tyynykuuloke) Optiona tarjouspyyntö koskee myös dementiavalvontajärjestelmää (langaton kulunvalvonta/ovivalvonta). Yhteisesti em. järjestelmää kutsutaan jäljempänä nimellä hoitajakutsujärjestelmä. Vihdin terveysaseman Nummelan vuodeosastolla on 43 potilaspaikkaa. Osastolla hoidetaan ympärivuorokautista hoitoa tarvitsevia ns. akuutteja

2 2/11 potilaita. Vuodeosaston potilaat ovat monisairaita ja paljon apua tarvitsevia sekä toimintarajoitteisia. Suurella osalla ikäihmisistä on muistisairaus. Osa potilaista liikkuu omatoimisesti apuvälineitä käyttäen talon sisällä ja pihaalueella. Potilashuoneita on yhteensä 15 kpl. Hoitajakutsujärjestelmän osia tarvitaan seuraavasti: 41 kpl potilaskojetta, joista 10:ssä tulee olla potilaan omien puhelujen soittamismahdollisuus, mahdollisuus yhdistää puheluita sekä mahdollisuus laskuttaa puheluista 4 kpl langatonta hälytyspainiketta 16 kpl erillisiä kutsupainikkeita 23 kpl ovivaloja 2 käytävänäyttöä Osasto sijaitsee maan tasalla yhdessä tasossa osoitteessa Nummenselkä 2, Nummela. 3. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA) ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen internet sivuilla Tarjottavalle tuotteelle asetettavat ehdottomat vaatimukset Laitteita koskevat vaatimukset Tarjottavien tuotteiden on oltava terveydenhuoltoon soveltuvia ja niiden tulee täyttää terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain (1505/94) ja asetuksen (1506/94) vaatimukset. Kaikilla tarjoajan tarjoamilla tuotteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet. Tarjoajan on tarjouksessaan osoitettava, että tarjotut tuotteet täyttävät edellä mainitut määritykset. Tarjottavan hoitajakutsujärjestelmän tulee sisältää kaikki liitteessä 1 mainitut osat tai ominaisuudet. Tarjottavan järjestelmän tulee olla valmis sekä toiminnallisesti testattu kokonaisuus, joka soveltuu potilaiden hoitajakutsujärjestelmäksi.

3 3/11 Tarjottavalta järjestelmältä edellytetään, että se mahdollistaa potilastietojen katselun ja muuttamisen tietoverkon kautta eri kiinteistöjen ja välillä kuntayhtymän sisällä. Valittavan toimittajan tulee myös pystyä tarjoamaan sekä huoltopalvelut että etäyhteydellä toimivat tukipalvelut. Työn toteutusta ja yhteistoimintaa koskevat vaatimukset Toimittajan on huolehdittava siitä, että kaikki tähän työmaahan liittyvät työturvallisuus-velvoitteet ja Valtioneuvoston asetuksen n:o 205/2009 mukaiset rakennustyön turvallisuutta koskevat määräykset tulevat noudatetuiksi. Työmaalla tulee olla työmaasta vastuussa oleva vastaava sekä nimettävä työmaalle työturvallisuuden vastuuhenkilö. Työnsuorituksessa tulee käyttää työn luonteen vaatimaa ammattitaitoista työnjohtoa ja työvoimaa. Tilaajan työturvallisuuskoordinaattorina toimii työsuojelupäällikkö Paula Laiho. Töiden järjestelyissä ja työvaiheiden ajoituksessa on huomioitava työturvallisuuden vaatimukset. Työt tulee suorittaa turvallisesti ja aiheuttamatta vaaraa muille työmaan työntekijöille, asukkaille, henkilökunnalle tai muulle ympäristölle. Rakennuksessa toiminta jatkuu työn aikana eivätkä työt saa häiritä tai estää tilojen käyttöä tai tiloihin kulkua. Poistumistiet ja asukkaiden käytössä olevat tilat on pidettävä kulkukelpoisina ja vapaana tavaroista, työvälineistä, johdoista yms. sekä huolehdittava, että ne ovat turvalliset liikkua. Pihaalueella ei saa häiritä huolto- ja hälytysajoneuvoliikennettä. Materiaalit ja työvälineet varastoidaan niille osoitettuihin paikkoihin. Jätteet ja muu tarpeeton tavara on välittömästi siirrettävä niitä varten oleviin keräyspisteisiin. Toimittaja huolehtii omasta työsuorituksesta aiheutuneiden työjälkien siivouksesta työvaiheen jälkeen. Työmaalla liikkuvilla tulee olla näkyvillä henkilön ja työnantajan yksilöivä kuvallinen tunniste. Kaikkien sähköasennusten on täytettävä sähköturvallisuusmääräykset. Sähkötöiden urakoitsijalle tulee olla S2 -luokan urakointioikeudet. Työt eivät saa haitata olemassa olevien järjestelmien käyttöä ja toimintavarmuutta. Turvajärjestelmien katkot tulee järjestää päivällä, yöajaksi ne on saatava jälleen toimimaan.

4 4/11 Mahdollisten läpivientien ym. paikkausten on oltava asennustöiden jälkeen ympäristöään vastaavia pinnaltaan ja lujuudeltaan sekä vesi-, kosteus-, lämpö-, palo- ja ääni-eristykseltään. Toimittaja huolehtii ja kustantaa purku- ja raivausjätteiden kuljetuksen pääurakoitsijan toimittamalle jätteiden keruupisteille. Jätteet tulee lajitella ohjeiden mukaisesti. Tarjouksen tulee täyttää vähintään esitetyt vaatimukset, mutta tarjoaja voi esittää parempia vaatimukset täyttäviä/täydentäviä vaihtoehtoja, jolloin ne on hinnoiteltava erikseen ja ne eivät saa sisältyä alkuperäiseen kokonaishintaan. Tarjouksen tulee sisältää versio- ja ohjelmistopäivitykset takuuaikana. Tilaaja pidättää oikeuden urakkaerän maksamiseen takuuajan päättymisen jälkeen. 5. Tarjouksen sisältö Tarjous on laadittava suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen koskien niin ehtojen soveltuvuutta kuin hankinnan kohdetta ja hankinnalle asetettuja ehtoja. Hankintayksiköllä on oikeus luottaa siihen, että tarjoaja allekirjoituksellaan sitoutuu asetettuihin vähimmäisvaatimuksiin ja tarjouspyynnössä esitettyihin hankinnan muihin ehtoihin. Mikäli järjestelmä vaatii toimiakseen laitteita, joita tässä tarjouspyynnössä ei ole mainittu, toimittaja huomioi ne urakkahinnassaan ja laitevaatimuksissaan sekä mainitsee ne tarjouksessaan. Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot: 1. tuotteen tekniset tiedot 2. tarjouksen hintatiedot liitteen 2 mukaisesti (liite 2 täytettävä) 3. alustava projektisuunnitelma ja toteutusaikataulu 4. selvitys laitevaatimuksista, joita tarjottu hoitajakutsujärjestelmä asettaa tilaajan perusjärjestelmän palvelimelle ja työasemille 5. selvitys järjestelmään soveltuvista tietokannoista 6. selvitys mahdollisista tilaajaan laitteisiin (palvelin, puhelinjärjestelmä, tietokonepäätteet) tulevista seurannaishankinnoista 7. järjestelmän ylläpitoon liittyvät tiedot a. toimintatapa versiokehityksessä ja tietojen päivityksessä b. versiopäivitysten arvioitu lukumäärä vuosittain c. versiopäivitysten takuu d. kuvaus tukipalveluista (mm. huolto, koulutus, konsultointi)

5 5/11 8. voimassa olevat esitteet, joista selviävät tuotetiedot ja tuotteen toiminnalliset ominaisuudet; myös saatavilla olevista lisätarvikkeista 9. takuutiedot 10. toimitusaika 11. referenssiluettelo 12. yhteyshenkilöt ja käyttöönottoprojektista vastaava projektipäällikkö 13. huoltosopimuksen kustannukset 6. Toimittajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 :ssä todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 7. Tarjoukseen liitettävät selvitykset ja todistukset Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan Y-tunnus sekä sähköpostiosoite. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat liitteet ja selvitykset: 1. kaupparekisteriote 2. ennakkoperintärekisteriote 3. todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista 4. selvitys käytettävistä alihankkijoista Tarjoaja vastaa lomakkeissa ilmoitettujen tietojen oikeellisuudesta allekirjoituksellaan. Pyydetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3 kk) kuukautta vanhempia tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden pyytää halutessaan myös muita lisäselvityksiä tai tarkistaa edellä pyydettyjä tietoja hankintaprosessin aikana ennen toimittajan valintaa. 8. Alihankinta Toimittajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan, mitä tilaajalle suoritettavia tehtäviä/toimenpiteitä se mahdollisesti teettää alihankkijalla. Ostajalla on oikeus perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa ilmoittamalla tästä kirjallisesti toimittajalle ilman aiheetonta viivytystä.

6 6/11 Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan työstä ja tuloksista kuten omastaan. Sopijapuoli vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa osaltaan sopijapuolille asetettuja velvoitteita. 9. Valintaperusteet Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille tässä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, hyväksytään tarjousten vertailuun. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellisuutta. Tarjoukset pisteytetään alla olevalla tavalla siten, että kokonaispistemäärä voi enintään olla 100 pistettä. Kokonaishinta Kokonaishinnaltaan edullisin tarjous saa maksimi pistemäärän 40 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa edullisimpaan tarjoukseen laskentakaavan halvin kokonaishinta x 40 /vertailtava tarjous perusteella. Ominaisuudet Ominaisuuksista on mahdollisuus saada maksimissaan 60 pistettä. Tarjottavan tuotteen käyttöominaisuuksina arvioidaan: Ominaisuus maksimipistemäärä Käytettävyys 1. käytön helppous käyttäjien arvioimana 6 p. 2. käytön helppous ja sujuvuus tilaajan tietohallintoasiantuntijoiden arvioimana 5 p. Huolto 3. huoltopalvelun tavoitettavuus virka-aikana 6 p. 4. huoltopalvelun tavoitettavuus virka-ajan ulkopuolella 4 p. 5. huoltopalvelun kattavuus 5 p. 6. varaosien toimitusaika 4 p. 7. takuuajan jälkeisen huollon hinta 5 p. 8. vikahuollon vasteaika 6 p. 9. varaosien toimitusaika takuuajan jälkeen 5 p. Optiot ja lisävarusteet 10. ovihälytyksen hinta 5 p. 11. turvarannekkeen hinta 5 p. Muut ominaisuudet 12. synergiaetu 5 p. 10. Osatarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä eikä hankintaa tulla jakamaan.

7 7/ Takuuaika ja takuuajan vakuus Takuuaika on vähintään kaksi (2) vuotta vastaanottotarkastuksesta lukien. Takuuajan pituus koskee koko toimitettua järjestelmää käsittäen myös laitteet ja ohjelmistot. Takuuajan vakuus on arvoltaan 5 % arvonlisäverottomasta hinnasta YSE - ehdoista poiketen. 12.Käyttökoulutus Tarjoushinnan tulee sisältää järjestelmän käyttöopastus käyttäjän kanssa sovittavina ajankohtina. Käytön opastus järjestetään 3 eri ryhmälle sekä yhteisesti sovitun käyttöajan jälkeen yksi (1) kahden (2) tunnin lisäkoulutus käytön aikana esiin tulleista aiheista. 13. Tiedottaminen Tilaaja vastaa hankkeen alussa tapahtuvasta tiedottamisesta. Toimittaja tiedottaa eri työalueilla ko. työvaiheen alkamisesta, kestosta ja vuodeosaston osastonhoitajalle, henkilökunnalle sekä kiinteistön omistajalle aiheutuvista haitoista ja rajoituksista. 14. Vakuutukset Työmaalla toimivalla toimittajalla/urakoitsijalla tulee olla ko. kohteessa voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, lakisääteiset henkilöstövakuutukset sekä oman omaisuuden osalle yritysvakuutus. Toimittaja/urakoitsija vastaa vakuuttamisesta omien rakennus-välineidensä ja -laitteidensa osalta (kuten työvälineet, koneet ja työntekijöiden työmaalla oleva omaisuus). 15. Toimitusehto Vapaasti perille toimitettuna, pakkauksista purettuna, käyttökuntoon koottuna, paikoilleen asennettuna, vanha hoitajakutsujärjestelmä ja pakkausjätteet pois toimitettuna. Tuotteiden toimitus lähettäjän lukuun vakuutettuna. 16. Tarjouksen toimittaminen Suomenkielinen, sitova ja allekirjoitettu kirjallinen tarjous ja pyydetyt liitteet pyydetään toimittamaan suljetussa kirjekuoressa klo mennessä osoitteeseen

8 8/11 Perusturvakuntayhtymä Karviainen PL Nummela Kuoreen merkitä "Nummelan vuodeosaston hoitajakutsujärjestelmä". Liitteet 1 ja 2 tulee palauttaa samassa kirjekuoressa tarjouksen kanssa kirjallisesti täytettynä ja allekirjoitettuna sekä sähköisesti joko CD-levylle tai muistitikulle tallennettuna (Excel-taulukkona). Mikäli CD-levyn tai muistitikun tiedot poikkeavat kirjallisesti esitetystä ja allekirjoitetusta liitteestä 1 tai 2, pätevät tällöin allekirjoitetun kirjallisen liitteen tiedot. Tarjouksia ei oteta vastaan sähköpostitse tai telefax lähetyksinä. Tarjouksen toimittaminen pyydetyssä muodossa annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. 17. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitova saakka. 18. Laskutus- ja maksuehto Maksuehto 21 pv netto, kun tuote on hyväksytysti toimitettu ja asennettu, tai lasku saapunut, kumpi näistä ajankohdista on myöhäisempi. Maksut suoritetaan laskua vastaan. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskun liitteenä tulee olla lähetysluettelo. 19. Muut ehdot Tarjoajan on ehdottomasti tutustuttava työkohteeseen, siellä vallitseviin olosuhteisiin sekä tilaajan nykyisiin tietojärjestelmän laitteisiin ja olemassa oleviin järjestelmiin sekä johdotuksiin. Työkohteeseen tutustumisesta sovitaan huoltomiehen Pekka Makkosen kanssa. Puh. (09) Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista (348/2007), Valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), Tilaajavastuulakia (1233/ 2006) sekä Julkisten hankintojen yleisiä

9 9/11 sopimusehtoja (laitetoimituksen osalta JYSE 2009 TAVARAT ja rakennusurakan osalta YSE 1998) mikäli tässä tarjouspyynnössä ei ole määritelty toisin. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Sillä on oikeus myös hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä. Tilaajalla on mahdollisuus jättää osa em. järjestelmistä toteuttamatta tai siirtää niiden hankinta seuraaville vuosille. Tällaisesta sovitaan kuitenkin erikseen ennen hankinta-sopimuksen laadintaa käytävissä hankintaneuvotteluissa. Sitoumuksetta tehtyjä tarjouksia ei käsitellä. Tarjouksen pyytäjä ei maksa korvauksia tarjouksen tekemisestä. 20. Hintojen ilmoittaminen Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %), euromääräisinä kiinteinä netto-hintoina liitteessä 2. Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset alennukset. Tarjoushinnoille ei voi esittää varaumia. Hintojen tulee sisältää kaikki tilausten käsittelystä, pakkaamisesta, toimituksesta ja laskutuksesta aiheutuvat kustannukset. Tarjoajan omien ehtojen liittäminen tarjoukseen tai liitteeseen 2. johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana. 21. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksen tekee Perusturvakuntayhtymä Karviaisen ikäihmisten palvelulinjajohtaja. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankintapäätöksen tekemisen ja lakisääteisen odotusajan jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen hankintasopimus tilaajan ja valitun toimittajan kanssa tämän tarjouspyynnön ja Julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT ja YSE 1998) pohjalta. Sopimus allekirjoitetaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimusasiakirjat ja niiden sitovuusjärjestys ovat:

10 10/11 1. Tarjouspyyntö liitteineen 2. Sopimus 3. JYSE 2009 TAVARAT ja YSE Toimittajan tarjous liitteineen 22. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999). Tarjouskilpailuun viranomaiselle toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisella ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoukseen tulee merkitä ne kohdat merkinnällä SALAINEN, jotka sisältävät liike- tai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tähän tarjouspyyntöön kuuluvat sen erottamattomana osana alla mainitut liiteasiakirjat. 23. Erimielisyydet Sopimuksen tulkinnasta tai muista seikoista mahdollisesti johtuvat erimielisyydet, samoin kuin muutkin sopimusta ja sen tulkintaa koskevat asiat pyritään ensisijaisesti selvittämään tarjoajan ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen välisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyksistä ei neuvotteluteitse päästä sovintoon, ratkaisee riitaisuudet ensimmäisenä oikeusasteena Lohjan käräjäoikeus Suomessa. 24. Lisätiedot Tarjousta koskevat kirjalliset kysymykset sekä pyynnöt arkkitehtikuvan pohjasta pyydetään lähettämään mennessä osoitteeseen Viestin otsikoksi tulee kirjoittaa: Nummelan vuodeosaston hoitajakutsujärjestelmä Kysymysten ja vastausten yhteenveto on tarjoajilla luettavissa jälkeen osoitteessa

11 11/11 Nummelassa Arja Tikkala, hoivakeskuspäällikkö Liitteet: liite 1: Tarjottavalle tuotteelle asetettavat ehdottomat vaatimukset liite 2: Tarjouslomake