Asia EU/OSA; Ehdotukset neuvoston Europol-päätöksen täytäntöönpanosäännöiksi

Transkriptio

1 Sisäasiainministeriö E-KIRJE SM PO Waismaa Marjo Eduskunta Suuri valiokunta Viite Asia EU/OSA; Ehdotukset neuvoston Europol-päätöksen täytäntöönpanosäännöiksi U/E-tunnus: EUTORI-numero: Ohessa lähetetään perustuslain 97 :n mukaisesti selvitys ehdotuksista Europolia koskevan neuvoston päätöksen edellyttämiksi täytäntöönpanosäännöiksi. Ylitarkastaja Marjo Waismaa LIITTEET Perusmuistio SM ; Europol r5; Europol r7; Europol r4; Europol r3; Europol r4; Europol r3; Europol r5;

2 2(2) Asiasanat Hoitaa Tiedoksi oikeus- ja sisäasiat, poliisiyhteistyö, Europol OM, SM, UM EUE, PLM, STM, TEM, TH, TPK, VM, VNEUS Lomakepohja: Eduskuntakirjelmä

3 Sisäasiainministeriö PERUSMUISTIO SM PO Waismaa Marjo Asia EU/OSA; Ehdotukset neuvoston Europol-päätöksen täytäntöönpanosäännöiksi Kokous Liitteet Viite EUTORI/Eurodoc nro: U-tunnus / E-tunnus: Käsittelyn tarkoitus ja käsittelyvaihe: Europol- yleissopimuksen korvaava neuvoston Europol-päätös hyväksyttiin OSAneuvostossa Päätöstä aletaan soveltaa alkaen. Tämän vuoksi Europolyleissopimuksen nojalla annetut Europolin toimintaa koskevat sisäiset täytäntöönpanosäännöt on korvattava uuteen Europol-päätökseen perustuvilla uusilla säännöillä vuoden 2009 loppuun mennessä. Europolin hallintoneuvosto on valmistellut neuvoston Europol-päätöksen edellyttämiä sisäisiä täytäntöönpanosääntöjä syksyllä 2008 ja keväällä Luonnokset neuvoston tai hallintoneuvoston päätöksiksi toimitetaan niiden valmistuttua Artikla 36 komitean käsittelyyn. Ne viedään OSA-neuvostoon sen jälkeen, kun alla a) - d) kohdissa mainittuihin ehdotuksiin on saatu ensin Euroopan parlamentin lausunto. Asiakirjat: a) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin analyysitietokantoihin sovellettaviksi säännöiksi; Europol r5 b) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin ulkosuhteisiin, mukaan lukien henkilötietojen ja turvaluokiteltujen tietojen vaihto, sovellettaviksi säännöiksi; Europol r7 c) Ehdotus neuvoston päätökseksi niiden kolmansien maiden ja elinten luettelosta, joiden kanssa Europol tekee sopimuksia; Europol r4 d) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin tietojen luottamuksellisuutta koskeviksi säännöiksi; Europol r3 e) Ehdotus Europolin hallintoneuvoston päätökseksi säännöistä tietojen vastaanottamisesta julkisista läheistä, yksityishenkilöiltä ja yksityisiltä osapuolilta; Europol r4 f) Europolin hallintoneuvoston päätös Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn edellytyksistä; Europol r3

4 2(8) g) Europolin hallintoneuvoston päätös Europolin johtajan ja apulaisjohtajien valintaa, toimikauden jatkamista ja erottamista koskeviksi säännöiksi; Europol r5 EU:n oikeuden mukainen oikeusperusta/päätöksentekomenettely: Käsittelijät: Suomen kanta/ohje: Pääasiallinen sisältö: a) - d) -kohdat: Neuvoston Europol-päätöksen 14 artiklan 1 kohta, 26 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdat ja 40 artiklan 1 kohta; päätöksenteko neuvostossa määräenemmistöllä ja Euroopan parlamentin kuuleminen. e) -kohta: Neuvoston Europol-päätöksen 26 artiklan 2 kohta; päätöksenteko hallintoneuvostossa määräenemmistöllä. f) - g) -kohdat: Neuvoston Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohta ja 38 artiklan 3 ja 7 kohdat; päätöksenteko hallintoneuvostossa määräenemmistöllä ja neuvostossa yksinkertaisella enemmistöllä. SM/PO, poliisijohtaja Kari Rantama, p SM/PO, ylitarkastaja Marjo Waismaa, p SM/PO, poliisiylitarkastaja Kaarle J. Lehmus, p OM/LAVO, neuvotteleva virkamies Leena Rantalankila, p Suomi hyväksyy sekä hallintoneuvoston valmistelemat ehdotukset neuvoston päätöksiksi (a)-d) -kohdat) että hallintoneuvoston päätökset (e)-g) -kohdat). Niissä on kyse neuvoston Europol-päätöksen edellyttämistä välttämättömistä sisäisistä täytäntöönpanosäännöistä. Ehdotetut säännöt ovat asianmukaiset ja sisältävät pääasiassa teknisiä muutoksia aiempiin sääntöihin verrattuna. Varsinaiset sisältömuutokset perustuvat Europol-päätöksen määräyksiin ja ovat kokonaisuuden kannalta melko vähäisiä. Tausta Oikeus- ja sisäasiainneuvosto teki loppuvuodesta 2006 periaatepäätöksen Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta tehdyn yleissopimuksen (EYVL C 316, ) korvaamisesta Europolia koskevalla neuvoston päätöksellä. Asiaa koskevat neuvottelut aloitettiin vuonna Syynä muutostarpeelle oli se, että yleissopimuksen muuttamismenettely pitkällisine ratifiointiprosesseineen oli osoittautunut liian hitaaksi tavaksi reagoida Europolin oikeusperustaa koskeviin toistuviin muutostarpeisiin. Samalla eräiden sisältömuutosten avulla pyrittiin varmistamaan, että Europol pystyy jatkossa avustamaan entistä paremmin jäsenvaltioiden lainvalvontaviranomaisia vakavan kansainvälisen rikollisuuden torjunnassa. Neuvosto hyväksyi Europol-päätöksen Päätöstä aletaan soveltaa alkaen. Jotta soveltaminen olisi käytännössä mahdollista, on sitä ennen hyväksyttävä Europol-päätöksessä edellytetyt täytäntöönpanosäännöt, jotka ovat Europolin toimintaa ohjaavia sisäisiä sääntöjä. Ehdotetuilla säännöillä olisi tarkoitus korvata Europolyleissopimuksen perusteella annetut aiemmat sisäiset säännöt. Ehdotukset pohjautuvat

5 3(8) asiallisesti nykyisin voimassa oleviin sääntöihin ja sisältävät pääosin teknisluontoisia muutoksia. Varsinaiset sisältömuutokset perustuvat Europol-päätöksen määräyksiin ja ovat kokonaisuuden kannalta melko vähäisiä. a) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin analyysitietokantoihin (AWF) sovellettaviksi säännöiksi Analyysitietokantoihin sovellettavat säännöt koskevat jäsenvaltioiden ja kolmansien osapuolten Europolille analysoitaviksi ja analyysitietokantoihin (AWF) sisällytettäviksi toimittamien henkilötietojen käsittelyä Europolissa. Ehdotetut säännöt kattavat muun muassa tietojen toimittamisen tavat, analyysitietokantojen perustamismenettelyn, analyysitietokannoissa säilytettävät tietoluokat eri henkilöryhmien osalta, tietojen säilyttämiseen ja poistamiseen liittyvät määräajat, lähteen ja tietojen luotettavuuden arvioinnin sekä tietojen hakemiseen analyysitietokannoista oikeutetut tahot. Ehdotetuilla säännöillä olisi tarkoitus korvata yleissopimuksen perusteella annetut aiemmat vastaavat säännöt eli annettu neuvoston säädös Europolin analyysitietokantoihin sovellettavista säännöistä (EYVL 1999/C 26/01) myöhempine muutoksineen. Ehdotus vastaa pitkälti jo nykyisin voimassa olevia sääntöjä ja käytäntöjä. Se sisältää teknisluontoisten muutosten lisäksi joitakin asiallisia muutoksia, jotka perustuvat Europol-päätökseen. Ehdotuksen 3 artiklassa tehtäisiin mahdolliseksi se, että kansallisen yksikön lisäksi muutkin kansalliset toimivaltaiset viranomaiset voivat toimittaa tietoja suoraan Europolille. Arkaluontoisten henkilötietojen analyysitietokantaan sisällyttämistä koskevaan 5 artiklaan on lisätty edellytys, jonka mukaan tällaisia henkilötietoja voitaisiin käsitellä ainoastaan, kun niillä täydennetään muita henkilötietoja, jotka on jo sisällytetty kyseiseen tietokantaan. Ehdotuksen 7 artiklaan on sisällytetty Europol-päätöksen 20 artiklan määräys, jonka mukaan kaikkien analyysitietokantaan tallennettujen henkilötietojen osalta olisi tarkistettava jatkossa viimeistään kolmen vuoden kuluessa niiden tallentamisesta, onko tietojen säilyttämistä tarpeen jatkaa. Uuteen 8 artiklaan ehdotetaan otettavaksi määräykset kolmansien osapuolien ottamisesta mukaan analyysiryhmän työskentelyyn. Ehdotuksen 12 artiklan uuden sanamuodon mukaan lähteen luotettavuutta arvioitaessa nykyisin käytössä oleva D-koodi, joka merkitsee sitä, ettei luotettavuutta ole mahdollista arvioida, korvattaisiin X-koodilla. Uuden 14 artiklan mukaan kaikki analyysiryhmän jäsenet voisivat Europol-päätöksen 14(2) artiklan mukaisesti hakea jatkossa tietoja tietokannasta, ja analyysiryhmä päättäisi yksimielisesti sovellettavista ehdoista ja rajoituksista. Ehdotuksen 15 artiklan 2 kohdan mukaan Europolin olisi ilmoitettava tietojen toimittajalle siinä tapauksessa, että näiden tietojen ja analyysitietokannassa jo olevien tietojen välillä havaitaan yhteys. Valvontamenettelyä koskevan 16 artiklan uuden sanamuodon mukaan hallintoneuvoston olisi turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi akkreditoitava analyysitietokantajärjestelmä. Ehdotuksen 17 artiklassa suljetun analyysitietokannan sisältämien tietojen säilytysaikaa valvontatarkoituksiin lyhennettäisiin yhteisen valvontaviranomaisen esityksestä kolmesta vuodesta 18 kuukauteen. Sääntöjen 18 artiklan uuden sanamuodon mukaan, jos on ilmeistä, että analyysitietokannan sisältämillä tiedoilla voi olla merkitystä myös toisen analyysitietokannan kannalta, olisi mahdollista toimia kahdella tavalla. Joko molemmat tietokannat suljetaan ja avataan uusi yhdistetty tietokanta tai alkuperäiset tietokannat säilytetään ja joitakin tietoja siirretään niiden välillä.

6 b) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin ulkosuhteisiin, mukaan lukien henkilötietojen ja turvaluokiteltujen tietojen vaihto, sovellettaviksi säännöiksi 4(8) Luonnos neuvoston päätökseksi kattaa Europolin ulkosuhteet mukaan lukien henkilötietojen ja turvaluokiteltujen tietojen vaihto sekä yhteistyösopimusten ja - järjestelyjen neuvotteluissa noudatettava menettely. Säännöt koskevat kaikkien kolmansien osapuolien eli joko EU-elinten tai EU:n ulkopuolisten kolmansien valtioiden taikka kolmansien organisaatioiden kanssa tehtäviä yhteistyöjärjestelyjä. Säännöt sisältävät säännöksiä tietojen toimittamisen ja vastaanottamisen edellytyksistä sekä henkilötietojen vaihtamista koskevista erityisedellytyksistä. Europolin ulkosuhteista säädetään nykyisin seitsemässä Europol-yleissopimuksen nojalla annetussa säädöksessä. Näistä kolme keskeisintä ovat neuvoston säädös Europolin ulkosuhteista kolmansiin valtioihin ja Euroopan unioniin liittyviin elimiin koskevista säännöistä (EYVL 1999/C 26/04); neuvoston säädös säännöistä, jotka koskevat Europolin toimesta tapahtuvaa kolmansien osapuolten välittämien tietojen vastaanottamista (EYVL 1999/C 26/03), ja neuvoston säädös säännöistä, jotka koskevat Europolin toimesta tapahtuvaa henkilötietojen välittämistä kolmansille valtioille ja kolmansille elimille (EYVL 1999/C 88/01). Ehdotetuilla säännöillä, jotka perustuvat Europol-päätökseen, olisi tarkoitus korvata kaikki vanhat säännöt ja koota niiden sisältö yhteen selkeään ja kattavaan neuvoston päätökseen ilman, että sisältöön tehdään olennaisia muutoksia. Europol voisi tehdä jatkossakin joko strategisia yhteistyösopimuksia, jotka eivät mahdollista henkilötietojen vaihtamista, tai operatiivisia yhteistyösopimuksia, joiden perusteella on mahdollista vaihtaa henkilötietoja. Turvaluokiteltuja tietoja voitaisiin toimittaa vain, jos Europolin ja vastaanottajan välillä on voimassa sopimus tietojen luottamuksellisuudesta. Yhteisen valvontaviranomaisen rooli (JSB) säilyy entiseen tapaan vahvana, sillä operatiivisten yhteistyösopimusten osalta edellytetään hankittavaksi JSB:n lausunto aina sekä ennen neuvottelujen aloittamista että ennen neuvotellun sopimuksen hyväksymistä. Uutta ehdotetuissa menettelyissä on se, että Europol voisi käynnistää itsenäisesti sopimusneuvottelut kaikkien niiden EU-elinten kanssa, jotka on mainittu Europolpäätöksen 22 artiklassa. Jos Europol haluaisi tehdä sopimuksen jonkin muun EU-elimen kanssa, sen olisi hankittava suostumus hallintoneuvostolta, joka puolestaan konsultoisi JSB:tä, mikäli tarkoituksena olisi vaihtaa henkilötietoja. Kolmansien osapuolten kanssa tehtävien operatiivisten sopimusten neuvotteluprosessia olisi tarkoitus keventää siten, että jatkossa Europolin hallintoneuvosto päättäisi kyseisiä maita koskevien tietosuojaraporttien pohjalta JSB:tä ensin kuultuaan, voidaanko neuvottelut operatiivisesta sopimuksesta aloittaa. Neuvoston hyväksyntää neuvottelujen aloittamiselle ei siis enää tarvittaisi. Neuvosto hyväksyisi ainoastaan lopullisen neuvotellun sopimuksen. Uuden 5 artiklan mukaan Europolin olisi sisällytettävä kolmatta osapuolta koskevaan ennen sopimusneuvottelujen aloittamista laadittavaan tietosuojaraporttiin arvio myös itsenäisen tietosuojaviranomaisen olemassaolosta. Artikloissa 11, 12 ja 13 säädetään yksityiskohtaisemmin Europol-päätöksen artikloihin 22(3) ja 23(4) perustuvasta mahdollisuudesta toimittaa muita kuin henkilötietoja ja turvaluokiteltuja tietoja kolmannelle osapuolelle ennen sopimuksen voimaantuloa, jos se on tarpeen vastaanottajan tehtävien lainmukaista suorittamista varten, ja Europol-päätöksen 23(5) artiklaan perustuvasta mahdollisuudesta toimittaa muita kuin henkilötietoja ja turvaluokiteltuja tietoja luettelon ulkopuolisille tahoille, jos se on yksittäistapauksessa

7 5(8) ehdottoman tarpeen Europolin toimivaltaan kuuluvien rikosten estämiseksi ja torjumiseksi. Sääntöluonnoksen 14 artiklassa on Europol-päätöksen 23(8) artiklan pohjalta täsmennetty entistä tarkemmin, milloin Europolin johtaja voi yleisistä säännöistä poiketen toimittaa yksittäistapauksessa poikkeuksellisesti henkilötietoja tai turvaluokiteltuja tietoja kolmansille osapuolille. Johtajan on aina arvioitava kyseisen kolmannen osapuolen tietosuojan tasoa suhteessa muihin intresseihin ja ilmoitettava hallintoneuvostolle ja JSB:lle päätöksestään ja sen perusteista. c) Ehdotus neuvoston päätökseksi niiden kolmansien maiden ja elinten luettelon määrittelemiseksi, joiden kanssa Europol tekee sopimuksia Ehdotettu neuvoston päätös sisältää luettelon niistä kolmansista valtioista ja kansainvälisistä järjestöistä, joiden kanssa Europol voi aloittaa strategisen tai operatiivisen yhteistyösopimuksen solmimiseen tähtäävän menettelyn. Päätösluonnoksen sisältämä luettelo on käytännössä sama kuin aiemmassa vastaavassa neuvoston päätöksessä Europolin johtajan valtuuttamisesta aloittamaan neuvottelut sopimuksista kolmansien valtioiden ja muiden kuin Euroopan unioniin liittyvien elinten kanssa (EYVL 2000/C 106/01). Siitä on kuitenkin poistettu Euroopan unioniin viimeksi liittyneiden 10 jäsenvaltion nimet, jotka olivat mukana luettelon alkuperäisessä versiossa. Päätösluonnoksen uuden säännöksen mukaan Europol pyrkisi pääsääntöisesti operatiivisen sopimuksen tekemiseen, ellei hallintoneuvosto asiasta toisin päätä. Kuten ennenkin hallintoneuvosto voisi antaa Europolin johtajalle kaikki tarpeellisiksi katsomansa lisäohjeet, jotka liittyvät tietyn yksittäisen sopimuksen neuvotteluihin. Näin jäsenvaltiot kykenisivät jatkossakin osallistumaan neuvotteluprosessin seurantaan ja valvontaan. Europolin johtaja informoisi entiseen tapaan hallintoneuvostoa säännöllisesti meneillään olevista neuvotteluista ja toimittaisi selvityksen neuvottelujen etenemisestä kuuden kuukauden välein. d) Ehdotus neuvoston päätökseksi Europolin tietojen luottamuksellisuutta koskeviksi säännöiksi Ehdotetut tietojen luottamuksellisuutta koskevat säännöt kattaisivat pääosin tietoturvaa koskevat elementit. Ne kattaisivat muun muassa Europolin asiakirjojen turvallisuusluokittelujärjestelmän, Europolin tietojärjestelmien turvallisuusakkreditoinnin, organisatoriset määräykset muun muassa Europolin turvallisuuskomiteasta, turvallisuuskoordinaattorista ja turvallisuuskäsikirjasta sekä säännöt siitä, ketkä Europolin organisaatiossa pääsevät mihinkin tietoihin käsiksi. Ehdotetut säännöt vastaavat pitkälti aiempia samannimisiä sääntöjä (EYVL 1999/C 26/10). Niihin on tehty vain joitakin Europol-päätöksestä aiheutuvia lisäyksiä ja täsmennyksiä, joilla jo käytössä olevat käytänteet ja toimintatavat vakiinnutetaan Tarkempia määräyksiä näistä asioista annettaisiin edelleen Europolin sisäisessä turvallisuuskäsikirjassa (Security Manual), jonka laatimisesta vastaisi jäsenvaltioiden edustajista koostuva turvallisuuskomitea yhdessä Europolin kanssa. e) Ehdotus Europolin hallintoneuvoston päätökseksi säännöistä tietojen vastaanottamisesta julkisista läheistä, yksityishenkilöiltä ja yksityisiltä osapuolilta Ehdotetut uudet säännöt tietojen vastaanottamisesta julkisista läheistä, yksityishenkilöitä ja yksityisiltä osapuolilta perustuvat sisällöllisesti Europol-päätöksen 25 artiklan määräyksiin. Säännöissä määriteltäisiin ne edellytykset, joilla Europol saa käsitellä näiltä

8 tahoilta saatuja tietoja, henkilötiedot mukaan lukien, siltä osin kuin se on tarpeen sen tehtävien lainmukaista suorittamista varten. 6(8) Europol voi ottaa vastaan ja käsitellä kaikkea julkisista lähteistä peräisin olevaa tietoa Europol-päätöksen tietosuojaa koskevien määräysten mukaisesti. Europol voi ottaa vastaan tietoja, henkilötiedot mukaan lukien, sekä jäsenvaltioiden lainsäädännön mukaan että kolmansien valtioiden lainsäädännön mukaan perustetuilta yksityisiltä osapuolilta eli yhteisöiltä ja elimiltä. Jäsenvaltioiden lainsäädännön mukaan perustetuilta yksityisiltä osapuolilta henkilötiedot on saatava Europolin kansallisen yksikön kautta. Europol ei saa ottaa niihin suoraan yhteyttä. Kolmansien valtioiden lainsäädännön mukaan perustetuilta yksityisiltä osapuolilta tulevat henkilötiedot voidaan vastaanottaa vain operatiivisessa yhteistyösopimuksessa mainitun yhteyspisteen kautta. Jos kyseisen kolmannen valtion kanssa ei ole voimassa operatiivista yhteistyösopimusta, Europol voi ottaa vastaan henkilötietoja vain, jos kyseinen yksityinen osapuoli on mainittu ne tahot kattavassa luettelossa, joiden kanssa Europol voi tehdä yhteisymmärryspöytäkirjan, ja jos Europol ja kyseinen yksityinen osapuoli ovat tehneet tällaisen yhteisymmärryspöytäkirjan. Yhteisymmärryspöytäkirja voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hallintoneuvosto on sen hyväksynyt saatuaan siitä ensin JSB:n lausunnon. Europol saa ottaa vastaan tietoja, mukaan lukien henkilötiedot, myös yksityishenkilöiltä, jos ne on saatu Europolin kansallisen yksikön kautta tai operatiivisesa yhteistyösopimuksessa mainitun yhteyspisteen kautta. Jos kyseinen yksityishenkilö asuu valtiossa, jonka kanssa ei ole voimassa yhteistyösopimusta, Europol voi vastaanottaa tiedot, mukaan lukien henkilötiedot, suoraan häneltä. Nämä tiedot voidaan kuitenkin toimittaa ainoastaan sille jäsenvaltiolle tai operatiivisen yhteistyösopimuksen tehneelle kolmannelle valtiolle, jota asia koskee. Europol ei saa ottaa yhteyttä yksityishenkilöihin tietojen saamiseksi. f) Europolin hallintoneuvoston päätös neuvoston Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn edellytyksistä Hallintoneuvoston päätös sisältää seitsemän artiklaa, joilla säännellään sellaisten henkilötietojen käsittelyä, jotka on toimitettu Europolille sen selvittämiseksi, ovatko tiedot relevantteja Europolin tehtävien kannalta ja voidaanko ne sisällyttää johonkin Europolissa käytössä olevaan tietojärjestelmään. Päätöksen sisältö vastaa pienin teknisin täsmennyksin aiempaa päätöstä eli neuvostossa kokoontuneiden sopimuspuolten päätöstä Euroopan poliisiviraston perustamisesta tehdyn yleissopimuksen 6 a artiklan soveltamissääntöjen vahvistamisesta (EYVL 2007/L 155/78). Neuvoston Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohdan mukaan Europolin hallintoneuvoston päätös Europol-päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn edellytyksistä on toimitettava neuvoston hyväksyttäväksi. g) Europolin hallintoneuvoston päätös Europolin johtajan ja apulaisjohtajien valintaa, toimikauden pidennystä ja erottamista koskeviksi säännöiksi Hallintoneuvoston päätös kattaa Europolin johtajan ja apulaisjohtajien valintaa, toimikauden jatkamista ja johtajiston erottamista koskevat menettelyt. Näiden sääntöjen pääperiaatteet pysyvät entisten kaltaisina. Neuvosto valitsee Europolin johtajan ja apulaisjohtajat Europolin hallintoneuvoston antaman lausunnon pohjalta neljän vuoden toimikaudeksi, joka voidaan uudistaa enintään kerran. Neuvoston Europol-päätöksen mukaan päätös neuvostossa tehdään määräenemmistöllä, yksimielisyyttä ei siis enää

9 jatkossa vaadita. Hallintoneuvosto perustaa keskuudestaan jokaista nimitystä valmistelemaan erillisen valintakomitean. 7(8) Kansallinen käsittely: Eduskuntakäsittely: Eräät Europolin johtajiston nykyisen valintamenettelyn yksityiskohdat eivät ole osoittautuneet käytännössä kovinkaan toimiviksi. Tarkoituksena on täsmentää sääntöjä edelleen valintaprosessin läpinäkyvyyden ja ammattimaisuuden varmistamiseksi sekä hallintoneuvostossa että valintakomiteassa. Johtajiston työsuhteen päättämistä koskevat säännöt tulevat pitkälti kaikkien EU-virastojen yhteisistä säännöistä, eikä niiden suhteen ole juuri liikkumavaraa. Neuvoston Europol-päätöksen 38 artiklan 3 ja 7 kohta edellyttävät, että Europolin hallintoneuvoston päätös johtajiston valintaa koskeviksi säännöiksi on toimitettava neuvoston hyväksyttäväksi. Jaosto 7 kirjallinen menettely - Käsittely Euroopan parlamentissa: Euroopan parlamentilta pyydetään lausuntoa a)- d) -kohdissa mainituista ehdotuksista neuvoston päätöksiksi. Kansallinen lainsäädäntö, ml. Ahvenanmaan asema: Taloudelliset vaikutukset: Kyse on Europolin toimintaa koskevista sisäisistä säännöistä, joilla ei ole vaikutuksia kansalliseen lainsäädäntöön. Kyse on Europolin toimintaa koskevista sisäisistä säännöistä, joilla ei ole välittömiä taloudellisia vaikutuksia Suomessa. Muut mahdolliset asiaan vaikuttavat tekijät: Päätösluonnosten käsittely Europolin hallintoneuvostossa on vielä osittain kesken. Analyysitietokantoja, ulkosuhteita ja luottamuksellisuutta koskevat sääntöluonnokset on jo hyväksytty lähes yksimielisesti. CY on kuitenkin vastustanut Turkin mainitsemista niiden maiden luettelossa, joiden kanssa Europol tekee yhteistyösopimuksia. On melko epätodennäköistä, että millään jäsenvaltiolla olisi merkittäviä ongelmia hyväksyä säännösluonnoksia neuvostossa.

10 8(8) Asiasanat Hoitaa Tiedoksi oikeus- ja sisäasiat, poliisiyhteistyö, Europol OM, SM, UM EUE, PLM, STM, TEM, TH, TPK, VM, VNEUS Lomakepohja: Perusmuistio, EU-ohje

11 EUROPOL MB meeting May 2009 Item 03b MB to adopt The Hague, 24 April 2009 File no: r3 EDOC# v8 DRAFT DECISION OF THE MANAGEMENT BOARD on the conditions related to the processing of data on the basis of Article 10(4) of the Europol Decision THE MANAGEMENT BOARD, Having regard to the Council Decision establishing the European Police Office (EUROPOL) of 06 April 2009 (hereinafter the Europol Decision ) and in particular Article 10(4) thereof, Whereas: (1) It is for the Management Board, acting on a proposal from the Director and after consulting the Joint Supervisory Body, to determine the conditions relating to the processing of data for the purpose of determining whether such data are relevant to Europol s tasks and can be included in one of its information processing systems, in particular with respect to access to and the use of the data, as well as time limits for the storage and deletion of the data. (2) The Management Board, by adopting this Decision, shall take account of the principles of the Council of Europe Convention for the Protection of Individuals with regard to Automatic Processing of Personal Data of 28 January 1981 and of Recommendation No R(87)15 of the Committee of Ministers of the Council of Europe of 17 September 1987 regulating the use of personal data in the police sector. (3) The Management Board Decision shall be submitted to the Council for approval, HAS ADOPTED THE FOLLOWING DECISION:

12 Article 1 Definitions For the purpose of this Decision: (a) personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person: an identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more factors specific to his physical, physiological, mental, economic, cultural or social identity; (b) processing of personal data means any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, blocking, erasure or destruction; (c) information processing systems means the Europol Information System, the analysis work files and other systems processing personal data, as referred to in Article 10(1) of the Europol Decision ; (d) Europol Information System means the system referred to in Article 11(1) of the Europol Decision; (e) analysis work file means a file opened for the purpose of analysis, as referred to in Article 14 of the Europol Decision; (f) EU bodies means institutions, bodies, offices and agencies set up by, or on the basis of, the Treaty on European Union and the Treaties establishing the European Communities, as referred to in Article 22(1) of the Europol Decision; (g) third parties means Third States and organisations as referred to in Article 23(1) of the Europol Decision ; (h) duly authorised Europol staff means Europol staff designated by the Director to process personal data in accordance with this Decision. 2

13 Article 2 Scope This Decision shall apply to personal data communicated to Europol for the purpose of determining whether such data are relevant to its tasks and can be included in its information processing systems, with the exception of: (a) personal data entered into the Europol Information System pursuant to Article 13(1) of the Europol Decision; (b) personal data offered by a Member State, an EU body or a third party for inclusion in a specific analysis work file as well as personal data entered into an analysis work file pursuant to Article 14 of the Europol Decision. (c) personal data provided to Europol for inclusion in another specific system processing personal data as referred to in Article 10(1) last sentence of the Europol Decision. Article 3 Access and use 1. Access to personal data processed by Europol under this Decision shall be limited to duly authorised Europol staff. 2. Without prejudice to Article 17 of the Europol Decision, personal data processed by Europol under this Decision shall only be used for the purposes of determining whether such data are relevant for Europol's tasks and can be included in its information processing systems. 3. Where Europol determines that the data are relevant to its tasks and can be included in the Europol Information System, Europol shall suggest that the providing Member State should input the data in the Europol Information System, in accordance with Article 13(1) of the Europol Decision. If the Member State does not follow Europol s suggestion, Article 5 of this Decision shall apply. 3

14 Article 4 Rules on personal data protection and on data security 1. Europol shall, when processing personal data under this Decision, comply with the rules on personal data protection and on data security laid down in the Europol Decision, in particular Articles 18, 27, and 35 and the rules adopted in the implementation thereof. 2. In case Europol decides to include such data in the information processing systems or to delete or destroy it, it shall inform the providing Member State, EU body or third party thereof. Article 5 Time limit for the storage of data 1. A decision on the use of personal data in accordance with Article 3(2) shall be taken as soon as possible and in any case not later than six months after such data was received by Europol. 2. In the absence of such a decision upon expiry of the six month period, the personal data in question shall be deleted or destroyed and the providing Member State, EU body or third party shall be informed thereof. Article 6 Responsibility Europol shall be responsible for ensuring compliance with Articles 3, 4 and 5 of this Decision. Article 7 Entry into force These rules shall enter into force on the same day as the date of application of the Europol Decision. 4

15 EUROPOL Management Board September 2008 Item 03b MB to discuss and adopt The Hague, 5 September 2008 File no r4 (326472v8) Draft Council Decision determining the list of third States and organisations with which Europol shall conclude agreements THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION, Having regard to the Council Decision establishing the European Police Office (EUROPOL) of xx/xx/2008 (hereinafter the Europol Decision ) and in particular Article 26(1)(a) thereof, Having regard to the Council Decision of xx/xx/2008 establishing the implementing rules governing Europol s relations with partners, including the exchange of personal data and classified information (hereinafter the implementing rules ), and in particular Articles 5 and 6 thereof; Whereas it is for the Council acting by qualified majority after consulting the European Parliament, to determine, in a list, the third States and organisations referred to in Article 23(1) of the Europol Decision with which Europol shall conclude agreements. Whereas it is for the Management Board to prepare that list; Whereas it is desirable to provide for a procedure establishing how additional third States and organisations may be added to the list of third States and organisations with which Europol shall conclude agreements. HAS DECIDED AS FOLLOWS:

16 Article 1 1. In accordance with Article 23(2) of the Europol Decision, Europol shall conclude agreements with the third States and organisations put on the list in Article 2 below. Europol may initiate the procedure for the conclusion of an agreement, as soon as the third State or organisation has been put on this list. Europol shall strive for the conclusion of a cooperation agreement allowing for the exchange of personal data, unless decided otherwise by the Management Board Europol s relations with third States and organisations shall be guided by the External Strategy of Europol. Europol shall prioritize the conclusion of cooperation agreements with third States and organisations put on the list, taking account of Europol s operational needs and the human and financial resources available. The Management Board may provide the Director with any further instructions concerning the negotiation of a specific agreement as it considers necessary. 3. The Director shall inform the Management Board on a regular basis on the state of play of ongoing negotiations with third parties and shall submit a progress report every six months. Article 2 1. Third States (in alphabetical order): - Albania - Australia - Bolivia - Bosnia and Herzegovina - Canada - China - Colombia - Croatia - Former Yugoslav Republic of Macedonia (FYROM) 1 CY proposes replacing the last sentence of this paragraph with the following sentence: Europol shall, as a matter of principle, strive for the conclusion of a cooperation agreement allowing for the exchange of personal data, subject to the prior approval of the Management Board. Europol understands that it was agreed during the last ad hoc MB meeting that the words as a matter of principle should be deleted. Europol suggests keeping the wording as it stands in order to keep the initial intention. NL is of the opinion that the inclusion of this sentence is not useful and suggests deleting it all together. Europol suggests keeping the sentence as it is because the conclusion of operational agreements is the best means for Europol to fulfil its tasks. 2

17 - Iceland - Israel - Liechtenstein - Moldova - Monaco - Montenegro - Morocco - Norway - Peru - Russian Federation - Serbia - Switzerland - Turkey 2 - Ukraine - United States of America 2. Organisations (in alphabetical order): - ICPO-Interpol - United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) - World Customs Organisation Article 3 2 CY objects against the inclusion of Turkey to the list. Europol considers that Turkey should remain on the list since there is already a strategic agreement with that country in place and the Council list is the basis on which the agreement was concluded. 3

18 1. A Member of the Management Board or Europol may take the initiative to add a new third State or organisation to the list. In doing so, they shall outline the operational necessity to conclude a cooperation agreement with that third State or organisation in question. Due account shall be taken of the External Strategy of Europol. 2. The Management Board shall decide whether or not to propose to the Council to add the third State or organisation in question to the list. 3. The Council shall decide on the addition of the new third State or organisation to the list by amending the present Decision. Article 4 1. This Decision shall be published in the Official Journal. 2. This Decision shall enter into force on the same day as the date of application of the Europol Decision. 4