INFORMAATIO- TEKNOLOGIA

Transkriptio

1 TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI INFORMAATIO- Lokakuu 2007 TEKNOLOGIA - Opas yksinkertaiseen IT-maailmaan Aktiivisten tiedonhakijoiden joukko haastaa yritysten tiedonvälitysmenetelmät SIVUT 8-9 Seuraava Teemanumero OUTSOURCING MILJOONIEN KUSTANNUSSÄÄSTÖT Finnair-konsernissa on siirrytty ostolaskujen sähköiseen käsittelyjärjestelmään. Tämä on merkinnyt Finnairille yli miljoonan euron säästöä vuodessa. ASIAKASHALLINTAA HUB logistics vaihtoi mapit selainpohjaiseen asiakkuudenhallintajärjestelmään. Järjestelmän käyttöönotto on mahdollistanut järjestelmällisen ja tehokkaan myyntityön. TIEDON HALLINTAA Informaatiomäärän kasvaessa Jones Lang LaSalle päätti kilpailuttaa tarvitsemansa IT-ratkaisun. Prosessin aikana määriteltiin toimialan tarpeet ja niihin vastaavat ratkaisut. TULEVAISUUDEN TEKNOLOGIAA RFID-teknologiaan voi törmätä mm. kulkukorttien muodossa. Kaupallinen soveltaminen on kuitenkin vasta alkutekijöissään. SÄHKÖISET TIEDOT TALTEEN Posti, tarjoukset, tilaukset, kirjanpito, varastotiedot ja laskut käsitellään enenemissä määrin sähköisesti. Tiedot säilytetään tietokoneilla, mutta ovatko ne siellä varmassa tallessa? Sivu 4 Sivu 7 Sivu 10 Sivut Sivu 14 Securing Data-In-Transit

2 2 INFORMAATIOTEKNOLOGIA KUVA: MIKAELA KATRO Kaiken liiketoiminnan Lokakuu 2007 TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI INFORMAATIO- TEKNOLOGIA - Opas yksinkertaiseen IT-maailmaan Epicor on toiminnassaan kyltymättömän innovatiivinen ja se onnistuu jatkuvasti ylittämään asiakkaansa odotukset. perustana on tieto Tieto ja sen kasvava tarve toimivat myös teknologisen kehityksen moottorina sekä vauhdittajana. Ensimmäisiä tietotekniikkaan liittyviä asioita tehtiin jo 1880-luvulla kun tallennettiin tietoja reikäkorttiin. Tästä alkoi tietojenkäsittelyn automatisoinnin kehittäminen. Yrityksillä oli jo 1960-luvulla käytettävissään ohjelmistoja MRP (Material Requirement Planning), joiden avulla ne pystyivät automatisoimaan raaka-aineiden hankinnan ja suunnittelemaan tuotantonsa etukäteen. Tietokoneita ja ohjelmia oli vain suurilla yrityksillä, johtuen koneiden valtavasta koosta ja kalliista hinnasta. Tarve tiedon saannista, tallentamisesta ja jalostamisesta jatkoi kasvamistaan kehittäen tietojärjestelmiä yhä laajemmiksi. Yritysten käyttämä teknologia oli 1980-luvulla vielä melkoisen alkeellista. Laskuja tehtiin monissa yrityksissä kirjoituskoneella, asiakkaita hallinnoitiin asiakaskor- PÄIVÄLEHDEN ULOTTUVUUS JA AMMATTILEHDEN KESKITTYNEISYYS HELSINKI TUKHOLMA LONTOO ZÜRICH MADRID OSLO KÖÖPENHAMINA BERLIINI AMSTERDAM MILANO DUBLIN TALLINNA BRYSSEL NEW YORK tiston avulla manuaalisesti. Kehityksen mennessä eteenpäin, saatiin laskutukseen jo edullisia ohjelmia. Päästiin vaiheeseen, jossa voitiin laskuttaa sähköisesti, ja tiedot voitiin säilyttää tietokoneella. Erilaisia tarpeita syntyi kehityksen myötä, haluttiin seurata kaikkea muutakin yrityksen toimintaa sähköisesti. Tämä oli isoissa yrityksissä tehty aiemmin räätälöidyillä ohjelmilla. Entiset tuotannon suunnitteluun ja raaka-aineiden hankitaan tarkoitetut MRP:nä tunnetut ohjelmistot alkoivat laajentua sekä kehittyä kattamaan yrityksen muutkin prosessit henkilöstöresursseista aina kirjanpidon hoitamiseen asti. Näitä ohjelmistoja alettiin kutsua nimellä ERP (Enterprise Resource Planning). Varsinainen todella vauhdikas kehittyminen alkoi 1990-luvulla. Markkinoille syntyi erilaisia standardiohjelmia ja niiden hinnat alenivat kilpailun myötä samassa tahdissa kuin tietotekniikka. Hintojen alentuessa myös pienemmät yritykset saivat mahdollisuuden hankkia tietotekniikkaa ja siirtää liiketoimintaansa sähköiseksi. Kehitys kiihdytti vauhtiaan koko ajan, yritysten halu saada reaaliaikaista tietoa busineksestaan tuli yhä tärkeämmäksi. Ohjelmistot kehittyivät laajemmiksi ja samalla monia asioita ohjelmiston sisällä automatisoitiin, mikä jälleen helpotti reaaliaikaisen tiedon saantia. Haluttiin enemmän tietoa asiakkaista ja heidän käyttäytymisestään sekä analysointia markkinoinnin ja myynnin tarpeisiin. Erilaiset CRM (Customer Relationship Management) ja HR (Human Resource) järjestelmät kehittyivät ERP-järjestelmien rinnalla. Samaan aikaan kehitys toi myös Internetin, joka avattiin yrityksille 1991; verkkoliittymien määrä alkoi nousta www-teknologian (world wide web) valmistuttua Samalla kehitettiin Internetissä toimiva sähköposti. Lähiverkoista eli yritysten sisäisestä kommunikaatiosta oli kokemuksia jo 1970-luvulta asti, nyt mahdollistettiin samanlainen kommunikointi yrityksen sidosryhmien kanssa. Kehitys on ruokkinut itseään. Uusi teknologia mahdollistaa yhä uudemman ja paremman teknologian kehityksen. Tämä jatkuva kiihtyvä kehitys on vaatinut yrityksien johdolta sekä henkilökunnalta paljon uuden oppimista verraten lyhyessä ajassa. Kun ajatellaan kuinka monta kymmentä vuotta kesti kehitys ensimmäisestä reikäkortista ensimmäisiin kaupallisiin sovelluksiin, aikaa oli ruhtinaallisesti opetella eikä opittavaakaan ollut paljoa. Nyt yhä kiihtyvämmässä tahdissa tapahtuva kehitys vaatii nopeaa oppimista ja opeteltavaa on paljon koko ajan muuttuvassa teknologiassa. Viimeisen viidentoista vuoden aikana on yrityksille tullut jatkuvasti uusia asioita ja innovatiivisia ratkaisuja. Erilaiset käsitteet ovat varmasti menneet sekaisin moneen kertaan yrityksissä. Yrityksen tulisi tehdä kannattavaa liiketoimintaa ja samalla ratkoa tästä viidakosta itselleen sopivat järjestelmät sekä kokonaisratkaisut. Oppaita löytyy monenlaisia ja niihin kannattaa tutustua huolella ennen varsinaisen hankintapäätöksen tekemistä. Martti From, tuotepäällikkö, TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ: Aslak de Silva, aslak.de.silva@mediaplanet.com, TOIMITTAJAT: Jari Nikkola, Päivi Piispa, Päivi Remes, Sirpa Kurvinen, Tero Elsilä, Juhani Nurmi TUOTANTOPÄÄLLIKKÖ: Nora Helanto, nora.helanto@mediaplanet.com, GRAAFINEN SUUNNITTELU: Mikko Hänninen, mikko.hanninen@mediaplanet.com SIVUNVALMISTUS/REPRO: HEKU, JAETAAN TALOUSSANOMIEN VÄLISSÄ: LISÄTIETOJA SUOMI MEDIAPLANET OY:N TEEMALEHDISTÄ: Suomi Mediaplanet Oy, Unioninkatu 18, Helsinki Aktiivisten tiedonhakijoiden joukko haastaa yritysten tiedonvälitysmenetelmät SIVUT 8-9 MILJOONIEN ASIAKASHALLINTAA KUSTANNUSSÄÄSTÖT HUB logistics vaihtoi mapit selainpohjaiseen asiakkuudenhallintajär- Finnair-konsernissa on siirrytty ostolaskujen sähköiseen käsittelyjärjestelmään. Tämä on merkinnyt Finnairille to on mahdollistanut järjestelmällijestelmään. Järjestelmän käyttöönot- yli miljoonan euron säästöä vuodessa. sen ja tehokkaan myyntityön. Sivu 4 Sivu 7 TIEDON HALLINTAA Informaatiomäärän kasvaessa Jones Lang LaSalle päätti kilpailuttaa tarvitsemansa IT-ratkaisun. Prosessin aikana määriteltiin toimialan tarpeet ja niihin vastaavat ratkaisut. Sivu 10 TULEVAISUUDEN TEKNOLOGIAA RFID-teknologiaan voi törmätä mm. kulkukorttien muodossa. Kaupallinen soveltaminen on kuitenkin vasta alkutekijöissään. Sivut Securing Data-In-Transit INFORMAATIOTEKNOLOGIA ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI JA ILMES- TYY TALOUSSANOMIEN YHTEYDESSÄ TA- VOITTAEN LUKIJAA. KANNEN KUVA: AMY WALTERS SISÄLTÖ Seuraava Teemanumero OUTSOURCING SÄHKÖISET TIEDOT TALTEEN Posti, tarjoukset, tilaukset, kirjanpito, varastotiedot ja laskut käsitellään enenemissä määrin sähköisesti. Tiedot säilytetään tietokoneilla, mutta ovatko ne siellä varmassa tallessa? Sivu 14 Pääkirjoitus... 2 Verkkolaskutus... 4 Sähköisellä laskutuksella miljoonien kustannussäästöt Palvelutason hallinnasta kokonaisvaltaiseen strategiaan... 5 Hyödyt irti - Business Intelligence käyttöön Tietotekniikka myynnin tukena asiakashallinnassa... 7 CRM järjestelmä... 7 Kasvava aktiivisten tiedonhakijoiden joukko haastaa yritysten tiedonvälitysmenetelmät Energiankulutuksen etäluenta etenee...10 ja 12 IT-ratkaisun räätälöintiin kannattaa käyttää aikaa Turha työ väheni RFID yleistyy logistiikkapalveluissa IT apuna kuljetuslogistiikassa...13 Tietoturvariskit...14 Pk-yrityksen sähköiset tiedot pitää laittaa turvaan...14 Kun valitsemasi suunta on ylös. TIETO VALTAA ALAA! IT-alalla etujasi valvoo Erto ja Tietoalan toimihenkilöt ry. Me neuvottelemme työehtosopimuksen, jota noudatetaan kaikissa tietotekniikan palvelualan yrityksissä. LIITY JÄSENEKSI: Ota vastaan haasteet ja hyödy niistä. Epicor-ratkaisut Tuotantoon Taloushallintoon Palveluun Business Intelligenceen lisäävät yrityksesi reagointiherkkyyttä ja toiminnan joustoa. Ne jäsentävät ja integroivat reaaliaikaista tietoa, mikä auttaa virtaviivaistamaan sekä tuotannon että palvelun prosesseja. Ja kuten sinä, teemme mekin työtä pitkällä tähtäimellä. Ratkaisujemme skaalautuvuus ja yhdistelmien monipuolisuus auttavat vahvistamaan kilpailukykyä ja tukevat yrityksesi kasvua myös muutosten keskellä. Asiakkaita meillä on 146 maassa yli ja Suomessa olemme olleet jo vuodesta Epicor auttaa sinua kasvattamaan bisnestäsi kannattavasti. info.finland@epicor.com TIETOALAN TOIMIHENKILÖT Association of information sector employees GROWTH IN SIGHT 2007 Epicor Software Corporation. Epicor and the Epicor logo are registered trademarks of Epicor Software Corporation.

3 4 INFORMAATIOTEKNOLOGIA INFORMAATIOTEKNOLOGIA 5 KUVAT: KONECRANES Verkkolaskutus Verkkolasku on sähköinen lasku, jonka tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja josta voidaan tuottaa tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä. Verkkolaskun vastaanottajana voi olla yritys tai kuluttaja. Verkkolaskuista ja sähköisistä laskuista puhutaan usein samassa yhteydessä ja niillä tarkoitetaan samaa asiaa. Sähköinen lasku on kuitenkin käsitteenä laajempi. Sillä voidaan viitata varsinaisen verkkolaskun lisäksi myös kuluttajaverkkolaskuun tai verkkopankkilinkkiin, EDI-laskuihin, sähköisiin kirjeisiin (ekirje) ja sähköpostilaskuihin. Palvelutason hallinnasta kokonaisvaltaiseen strategiaan Verkkolaskun tunnusomainen piirre on automaattisuus. Yritysten välisessä laskutuksessa verkkolasku voidaan siirtää automaattisesti laskuttajan tai palveluntarjoajan järjestelmästä vastaanottajan taloushallinnon tai muuhun järjestelmään. Kuluttajalle lähetetty verkkolasku on kuluttajan valitsemaan palveluun lähetetty verkkolasku, josta on suora yhteys sähköiseen maksamiseen verkkopankissa. Verkkolaskusta tuotetaan tietokoneen näytölle paperilaskua muistuttava näkymä, joka helpottaa laskun kierrätystä, hyväksyntää ja muuta käsittelyä sekä myyjän että ostajan toiminnoissa. Verkkolaskut voidaan säilyttää sähköisessä arkistossa. Suomen kirjanpitolaki sallii tositteiden ja kirjanpitokirjojen sähköisen arkistoinnin. Kirjanpitolautakunnan yleisohjeet käytettävistä menetelmistä löytyvät Kirjanpitolautakunnan wwwsivuilta. Verkkolaskun käyttöönotto Verkkolaskujen vastaanoton minimivaatimus on, että yrityksellä on Internet-yhteys, työasema ja sopimus verkkopankin tai vastaavanlaisen laskuja kokoavan palvelun kanssa, jonne laskut halutaan vastaanottaa. Laskuja voivat vastaanottaa sekä yksityiset ihmiset että yritykset. Yrityksillä, joilla on taloushallinnon järjestelmä, voivat vastaanottaa laskun omaan järjestelmäänsä jonkin palveluntarjoajan kautta. Lisätietoa: Suomen kirjanpitolaki sallii tositteiden ja kirjanpitokirjojen sähköisen arkistoinnin. KUVA: FINNAIR Sähköisellä laskutuksella miljoonien kustannussäästöt Finnair-konsernissa on vuodesta 2002 vaiheittain siirrytty ostolaskujen sähköiseen käsittelyjärjestelmään. Tällä hetkellä noin 95 prosenttia konsernin ostolaskuista käsitellään sähköisesti. TEKSTI: SIRPA KURVINEN IP-järjestelmän (Invoice Processing) käyttöönotto on merkinnyt Finnairille arviolta yli miljoonan euron säästöä vuosittain. Laskuja on noin vuodessa. Konserniin on perustettu talouspalvelukeskus, jossa käsitellään suurin osa ostolaskuista. Aiemmin ongelmana oli resurssien hukkakäyttö, laskujen viivästyminen ja jopa häviäminen. Yhden paperilaskun käsittelyhinnaksi arvioitiin jopa 40 euroa. Huimien kustannussäästöjen ohella sähköisestä järjestelmästä suurin saatu hyöty on toiminnan tehostuminen ja reaaliaikaistuminen. Laskujen käsittely on muuttunut kauttaaltaan läpinäkyväksi, mikä Finnairin kokoisessa konsernissa on ensiarvoisen tärkeää. Kun toiminnot ovat jakaantuneet lukuisiin yksiköihin sekä kotimaassa että ulkomailla, läpinäkyvyys ja ajantasainen ostolaskujen seurantamahdollisuus tehostavat kulujen seurantaa, hankintojen suunnittelua ja vähentävät väärinkäytösten mahdollisuuksia. Sähköistä laskutusjärjestelmää hyödyntää runsaat tuhat fi nnairilaista, joilla on erikseen määritellyt käyttöoikeudet ja laskujen käsittelyvaltuudet. Kehittämispäällikkö Jouni Kapanen kertoo, että tämän vuoden aikana myös kaikki Finnairin noin 30 ulkomaista yksikköä saadaan mukaan järjestelmään. Kapanen korostaa, että tämänkaltaisissa järjestelmissä tekninen toimivuus on avainasemassa, ja vaatii myös jatkuvan käyttäjätuen. Finnairin ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on integroitu kiinteästi varsinaiseen peruslaskentajärjestelmään, mikä vähentää Laskujen käsittely on muuttunut kauttaaltaan läpinäkyväksi, mikä Finnairin kokoisessa konsernissa on ensiarvoisen tärkeää. muun muassa tapahtumien käsittelyssä tehtävien virheiden määrää. Verkkolaskut käyttöön Finnair on pyrkinyt aktivoimaan verkkolaskutusta, mutta kuitenkin vain noin 25 prosenttia ostolaskuista saadaan suoraan verkkolaskuina. Vaikka verkkolaskutus on yleistynyt Suomessa, Finnairilla odotettiin huomattavasti merkittävämpää käyttöprosenttia. Heillä on ollut myös pankkien kanssa kampanjoita, joilla on yritetty saada suomalaisyrityksiä käyttämään verkkolaskutusta. Verkkolaskutuksen käytön kasvu on asia, johon panostamme jatkossa ja jonka toivomme selkeästi lisääntyvän. Tällä hetkellä sitä käyttävät lähinnä säännöllisesti laskuttavat sopimuskumppanimme. Finnairille on tulossa myös uusi sähköinen matkahallintajärjestelmä, jonka avulla matkalaskujen ja muiden kulujen käsittely hoituu vastaavalla tehokkuudella ja läpinäkyvyydellä kuin laskujenkäsittelykin. Järjestelmä koskee kahta tuhatta finnairilaista, ja se on käyttäjämäärältään suurin järjestelmä sähköpostin jälkeen. Lisäksi Finnair panostaa jatkuvasti lähtevän laskutuksen sähköistämiseen, jonka tiimoilta konsernissa on käynnissä useita laskutusprojekteja. Tavoitteena on saada myös myyntilaskut verkkolaskuiksi ajan myötä. Laskuja on noin vuodessa. Kolmisen vuotta sitten Konecranes tietohallinnon aika kului liiaksi ongelmien selvittelyyn eikä ehditty tarpeeksi keskittyä kehitystyöhön. Yrityksessä haluttiin ryhtyä valvomaan ja mittaamaan sovellusten käytettävyyttä, eikä yksittäisten laitteiden toimintaa. Avainkäsitteeksi nousi koko palvelutason hallinta. TEKSTI: TERO ELSILÄ Konecranes ei halunnut ostaa ohjelmistoja, vaan valvonnan, johon liittyy muita lisäarvopalveluita, kuten sujuva käyttöönotto ja luotettavat tukipalvelut. Suljettujen ratkaisujen edustajat kauppasivat liiaksi tuotetta. Kokonaisuus rakennettiin avoimeen lähdekoodiin perustuvan valvontaohjelmiston ympärille. - Tilanne oli sellainen, että halusimme päästä nopeasti ja kustannustehokkaasti kokeilemaan konseptia ja IT-palvelutuotannon valvontaa. Jokaisella liiketoiminta-alueella on omat järjestelmänsä ja tarvitsimme oman järjestelmän valvomaan niiden toimintaa, kertoo tietohallintojohtaja Kari Suominen. Maailman johtava uudenaikaisiin nostolaiteratkaisuihin ja kunnossapitopalveluihin erikoistunut yritys toimii useassa maassa. Toiminta jakautuu kolmeen liiketoiminta-alueeseen: kunnossapitopalveluihin, standardinostolaitteisiin ja raskasnostolaitteisiin. Huoltopisteitä yhtiöllä on eri puolilla maailmaa. Työntekijät ovat yhtiön tietohallinnon sisäisiä asiakkaita. Sovellusten toimintavalmius priorisoitiin liiketoiminnallisen kriittisyyden perusteella. Palvelutasojen määrittelyssä kustannustekijät konkretisoitiin. Ulkoistaminen kasvun myötä Kokonaisuutena aikaa jäi kehitystyölle ja se auttoi ymmärtämään yrityksen IT-toimintoja liiketoiminnankin tasolla. Työntekijämäärä yrityksessä on kaksinkertaistunut parissa vuodessa noin 8000:een ja toiminta on yhä enemmän globaalia. Jossain määrin tukeudutaan vielä vanhaan ratkaisuun, mutta osaaminenkaan ei ole enää omissa käsissä. Kasvua Konecranesilla oli edellisvuonna 53 prosenttia. - Kasvua yrityksellä oli edellisvuonna 53 prosenttia. Liikevaihto on 1,5 mrd. IT-työtä tehdään yhä vähemmän talon sisällä. Alkuperäinen järjestelmä oli sikäli onnistunut, että opimme tuntemaan valvonnan ja palvelun konseptin kokonaisuuden. Nyt osaamme ostaa palvelua. Suomisen mukaan palvelut ovat nykyään paremmin tuotteistettuja ja isommilla toimijoilla on paremmat edellytykset globaaliin palveluun määritelmän mukaisesti. Työkalut perustuvat ITILin (The Information Technology Infrastructure Library) mukaiseen konseptiin, joka ottaa huomioon parhaat käytännöt ja muutokset IT-palveluissa. Työntekijät ovat yhtiön tietohallinnon sisäisiä asiakkaita.

4 6 INFORMAATIOTEKNOLOGIA INFORMAATIOTEKNOLOGIA 7 KUVA: FELIX MÖCKEL Hyödyt irti - Business Intelligence käyttöön Business Intelligence, liiketoimintatiedon hallinta, tarjoaa yritykselle mahdollisuudet ajantasaiseen, tapahtumapohjaiseen tiedonsaantiin. Keskitetty asiakastietokanta mahdollistaa tehokkaan toiminnan sekä nykyisten asiakkaiden seurannassa että asiakkaiden uushankinnassa. Kaiklinen tiedon hyödyntäminen saattaa jopa vaikuttaa negatiivisesti yrityksen tulokseen. Jokaisella yrityksellä on olemassa jonkinlaisia BI toimintoja, niitä ei vain välttämättä tunnisteta. Kesäkuussa julkaistun tutkimuksen mukaan yritysten IT-projektit kaatuvat liiketoimintajohdon ja IT-johdon yhteistyön puutteeseen. Vaikka informaatioteknologiaan on investoitu enemmän kuin mihinkään muuhun, ei saatua tietoa kuitenkaan pystytä hyödyntämään. Monessa yrityksessä ei edelleenkään ymmärretä yhteyttä liiketoimintatiedon olemassaolosta ja sen hyödyntämisen mahdollisuuksista. Toisaalta toimivat ratkaisut edellyttävät myös toimivaa kommunikointia osapuolten välillä. Informaatioteknologian merkityksen kasvettua IT-johdon ja yritysjohdon kommunikoinnin sujuvuus korostuu. Tieto kaikkien hyödynnettävissä BI-ratkaisut mahdollistavat monia asioita, joiden seuraamiseen ilman niitä ei yrityksessä pystytä tai ainakin se olisi kovin hankalaa. BI:n avulla voidaan analysoida ja hallita myynti-, osto-, logistiikka- ja laadunvalvontajärjestelmiä, tutkia asiakaskäyttäy- BUSINESS INTELLIGENCE 5 Tietoa on tarjolla valtavia määriä. Siksi sen tehokas analysointi ja hyödyntäminen ovat avainasemassa onnistuneeseen liiketoimintaan. Puutteeltymistä ja kuluttajien ostokäyttäytymistä tai kerätä tietoa mahdollisista uusista asiakkaista. Monialayrityksen myyntisegmentit saattavat olla hyvin erilaisia ja tuotteita voi olla tuhansia. BI:n avulla yritysjohto saa tarkkoja lukuja ostoista ja tilauskannasta. BI:n kiistaton etu on siinä, että tiedot ovat kaikkien saatavilla reaaliajassa. Esimerkiksi vähittäiskaupassa asiakastiedon analyysia, kaupan tuntemusta ja tietotekniikkaa yhdistämällä on mahdollista tuottaa malleja, jotka auttavat ennakoimaan ostokäyttäytymistä. Kuluttajien käyttäytymiseen vaikuttavat monenlaiset tunteisiin liittyvät asiat, kuten erilaiset terveellisyys- ja eettisyystrendit. Ennustetiedon keräämiseen voidaan käyttää sähköistä asiakashallintajärjestelmää, CRM:ää. Järjestelmä kirjaa muistiin asiakkaan toiminnan yksityiskohtia. CRM tuo tiedon yhteen paikkaan kaikkien sitä tarvitsevien ulottuville. Sen avulla myyntityö systematisoituu. Nykyjohtajat BI-tuntijoita Nykypäivän johtajat ovat edellistä sukupolvea valmiimpia hyödyntämään tietoa kiinteänä osana johtamista. Johdon päätöksentekoon käytettävissä oleva aika lyhenee koko ajan, jolloin ajantasaisen ja oikean tiedon on oltava käytössä päätöksenteon tukena. BI-sovellukset ovat nykyisin keskeinen osa yritysten päätöksentekoprosessia. Markkinoille on tullut järjestelmiä, jotka mahdollistavat monipuolisia analyyseja suurista liiketoimintatietoja sisältävistä tietovarastoista. Laaja-alaiset BI-toimintamallit yhdistävät johtamisjärjestelmät toimivaksi kokonaisuudeksi ja ovat päivittäisen päätöksenteon tukena. niikkaa voi nykyisin hyödyntää päätöksenteossa. BI on juurtumassa erikokoisiin ja erilaisia toimialoja edustaviin yrityksiin. Tähän asti se on ollut lähinnä suurten yritysten käytössä, sillä monet tämänhetkiset liiketoimintatiedon sovellukset ovat kalliita sekä liian järeitä nopeasti muuttuviin tarpeisiin. Markkinoilla alkaa kuitenkin olla jo joustavia ja kustannustehokkaita ratkaisuja, jotka on helppo ottaa käyttöön ja niitä voi räätälöidä myös pienempien yritysten tarpeisiin. Onnistu ulkoistamisessa BI:hin siirtyminen on yritykselle iso kustannus ja haasteellinen projekti. Erityisesti pienemmillä yrityksillä ei välttämättä ole tarvittavaa tietotaitoa ja tietoteknistä osaamista, jotta niissä ymmärrettäisiin kaikki se terminologia, jolla järjestelmiä myydään. IT-projektin ulkoistaminen vaatiikin erityisprojektiosaamista ja yhteistä tahtotilaa niin asiakasorganisaation sisällä kuin valitulta IT-yritykseltä. Vastuuhenkilöt on syytä määritellä tarkasti. Aikataulusta on tehtävä realistinen ja kustannukset arvioitava tarkasti. Usein projektin vaatima työmäärä arvioidaan liian vähäiseksi, niin asiakkaan kuin toimittajankin puolelta. Vaatimusmäärittelyt on tehtävä huolellisesti ja teknologian asettamat rajoitukset huomioitava. Projektinhallinnasta vastaavalla henkilöllä tulisi olla riittävä IT-alan osaaminen, mutta myös tiiminjohtamis- ja kommunikointitaitoa. Artikkeli on kooste ilmestyneestä Business Intelligence teemaliitteestä, jonka kirjoittajina olivat Vesa Tompuri, Sirpa Kurvinen, Jari Nikkola, Pietari Suvanto, Nina Mäki-Kihniä, Pasi Kivioja ja Päivi Remes. Koosteen laati Sirpa Kurvinen. Asiakkuuden hallinnan tarve kasvaa nopeasti asiakasmäärien lisääntyessä. Asiakirjat, sopimukset, myyntikeskusteluissa sovitut asiat ja asiakashistorian merkitys lisääntyvät edelleen mitä useampi henkilö sitä tarvitsee. Päämääränä on olemassaolevien ja uusien asiakkaiden palvelu. TEKSTI: TERO ELSILÄ HUB logistics tarjoaa logistiikan palveluratkaisuja, jotka tuovat lisäarvoa yritysten toimitusketjuihin. Asiakkuudenhallinta perustui aiemmin mappeihin, mutta yritys on käyttänyt jo vuodesta 2003 lähtien selainpohjaista asiakkuudenhallintajärjestelmää. - Lähtökohtana oli tuhannen yritysasiakkaan tietojen siirto sellaiseen muotoon, että jokainen meillä myynnissä tai markkinoinnissa toimiva voisi päästä tietoihin käsiksi missä vain, sanoo myyntijohtaja Kari Lehtinen. Tietotekniikka myynnin tukena asiakashallinnassa Kari Lehtinen, HUB logistics Tämän lisäksi järjestelmää käytetään uusasiakashankinnassa. Hälytysjärjestelmä pitää huolen siitä, että asiakkaisiin ollaan yhteydessä sovittuna aikana tai mahdollisen sopimuksen päättyessä. Tavoitteena ajan säästö Järjestelmällä pyrittiin yrityksen sisäisen toiminnan tehostamiseen ja sitä kautta ajan säästöön. Mitä mutkikkaampi yrityksen toimintaprosessi on, sitä enemmän tietotekki asiakastiedot löytyvät nettipohjaisen yhteyden takaa kaikille käyttäjille. Ohjelmiston käyttöönotto on mahdollistanut järjestelmällisen ja tehokkaan myyntityön. - Kun meillä puhutaan ulkoistamispalveluiden myynnistä, voi kestää vuosiakin ennen kuin asiakasyrityksessä tehdään ratkaisu ulkoistamisesta ja päästään ratkaisuun kumppanista. Tarjoukset, sopimukset, kontaktit ja henkilöt ovat siististi kaikkien löydettävissä helposti vuosienkin jälkeen. Ohjelman kehitysvaiheessa asiakkuuden hallintarekisterin käyttöönotossa tarvitaan käyttäjien tukea, jotta kaikki mahdolliset seikat voidaan ottaa huomioon. HUB logisticsilla käyttöönotto kokeilujaksoineen kesti vain kolme kuukautta, eikä se vaatinut huomattavia omia henkilöstöresursseja. - Tämän lisäksi järjestelmää ei tarvitse ostaa omaksi, vaan se on palvelun tarjoajan järjestelmä, ns. sovellusvuokrausratkaisu. CRM- käsitteestä Juuri termi CRM (Customer Relationship Management) tarkoittaa asiakkuuden hallintaa ja tietojärjestelmiä, jotka tukevat sitä. Asiakkuuden hallinnan voi määritellä suppeasti tai sitä voi laajentaa käsittämään osaksi koko tietohallintoa ja yrityksen päätöksentekojärjestelmää. CRM järjestelmä CRM perustuu asiakastiedon keräämiseen ja hyväksikäyttöön. Kerätyn tiedon perusteella pyritään muun muassa tunnistamaan yritykselle parhaat asiakkaat, sekä ohjaamaan markkinointia, myyntiä ja palvelua siten, että asiakkaat pystyttäisiin pitämään pitkään ja asiakkaan uskollisuutta yritystä kohtaan lisäämään. Yleinen ajattelutapa onkin jo, että yrityksen menestys perustuu siihen, kuinka hyvin se pystyy palvelemaan ja tyydyttämään asiakkaansa tarpeet ja sitä kautta luomaan pitkiä asiakassuhteita. Tästä johtuen pyrkimyksenä on jalostaa tuotteita ja palveluja erityisen sopiviksi juuri näille parhaille asiakkaille. CRM-järjestelmän tarkoitus on tuoda asiakastiedot saataville kaikille, jotka niitä organisaatiossa tarvitsevat. CRM-järjestelmän tarkoitus on tuoda asiakastiedot saataville kaikille, jotka niitä organisaatiossa tarvitsevat. Markkinoinnille on tärkeää tietää mitä tuotteita asiakkaalla on jo käytössä, myyntiä puolestaan auttaa tieto asiakkaan palveluhistoriasta, jotta se voi ehdottaa asiakkaille sopivia uusia ratkaisuja. Huoltoa ja ylläpitoa taas auttaa tieto asiakkaan tilaussyklistä, sillä se helpottaa oikea-aikaista huoltotoimenpiteiden ja huoltosopimusten tarjoamista ja aikataulutusta. Asiakaskäyttäytymisen historiatiedon avulla voidaan tunnistaa mitkä tuotteet tai palvelut ovat olleet asiakasta eniten kiinnostavia, sekä miten asiakkaan preferenssit ovat kehittyneet ja mihin suuntaan ne ovat muuttumassa. Historiatiedon avulla tuote- palveluvalikoimaa voidaan jatkuvasti kehittää. Asiakkuuden hallinta kattaa koko asiakkuuden elinkaaren: löytämisen, pitämisen ja suhteen vahvistumisen. Riippuu CRM-työkalusta, mille alueelle sen ominaisuudet painottuvat. KUVA: ELVIS WILSON CRM-järjestelmän mahdollisia sovellusalueita ovat mm: potentiaalisten asiakkaiden seulonta asiakasrekisterin jalostaminen, asiakasprofiilit asiakaspalautteen seulonta; asiakastyytyväisyyden analysointi asiakkaiden tarpeiden tunnistaminen ja jalostaminen asiakastiedon hyväksikäyttö tarjouksen teossa jälkimarkkinointi asiakassuhteiden pelastaminen; lähdössä olevien asiakkaiden tunnistaminen ja uudelleenaktivoiminen Lisätietoja:

5 8 INFORMAATIOTEKNOLOGIA INFORMAATIOTEKNOLOGIA 9 Kasvava aktiivisten tiedonhakijoiden joukko haastaa yritysten tiedonvälitysmenetelmät Liiketaloudellisen menestyksen yhtenä tärkeänä pilarina on yrityksen kommunikointikyky vuorovaikutteinen kanssakäyminen eri sidosryhmien kanssa. Tiedonsiirrossa uusimmat laitteet eivät enää ole se juttu. Oleellista on löytää ajan hermolla oleva, liiketaloudellisesti kannattava tapa kommunikoida. Kuluttajien päivittäiskäyttöön omaksumat kommunikointitavat leviävätkin vauhdilla yrityksiin, kun ennen asia oli päinvastoin. KUVA: HEIKKI AHO Asiakkaan prioriteetit ja motiivit edellä Liiketoiminnan sähköiset palvelut lisääntyvät - lisääntyykö myös tuottavuus? Ei riitä, että tieto välitetään perille nopeasti; se pitää välittää perille turvallisesti. Tiedon sisältö tulisi ymmärtää samoin kuin lähettäjä on sen tarkoittanut. Tietoa siirretään yhä enemmän sähköisesti. Oikein toteutettuna se vähentää kustannuksia, takaa liiketoiminnan jatkuvuutta ja lisää työ- ja asiakastyytyväisyyttä. Elisa Yritysasiakkaat tuottavuutta viestinnällä Elisa Yritysasiakkaat -yksikön tavoitteena on parantaa asiakasyritystensä tuottavuutta niiden keskeisiä liiketoimintaprosesseja tukevilla viestintäpalveluilla. Elisan asiakaslähtöinen tarjonta perustuu yritysasiakkaiden tuotanto-, toimistoviestintä- ja asiakaspalveluprosessien ymmärtämiseen. Lisäksi Elisa auttaa asiakkaitaan tunnistamaan ja hyödyntämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia Elisa Design -konsultointiyksikkönsä voimin. Elisa on saavuttanut Suomessa markkinajohtajan aseman sekä VoIP-ratkaisujen jälleenmyyjänä että asiakaspalveluratkaisujen toimittajana. Kansainvälistyviä asiakkaitaan Elisa palvelee yhdessä laajan kumppaniverkostonsa kanssa ympäri maailman. Yritysasiakkaat -yksikön liikevaihto vuonna 2006 oli 416 miljoonaa euroa. Pasi Mäenpään viesti verkostoitumisen ja kanssakäymisen merkityksestä nyky-yhteiskunnassa on selkeä: yrityksen kommunikointikyky eri sidosryhmien välillä on ratkaiseva menestystekijä. TEKSTI: PÄIVI REMES Passiivinen tiedonodottaja haki postilaatikostaan päivän lehden ja luki siitä, mitä maailmalla oli tapahtunut. Aktiivinen tiedonjanoaja edellyttää reaaliaikaisen tiedon saantia 24/7 paikasta riippumatta. Internet ei tuonut mukanaan ainoastaan massiivista tietomäärää, se toi myös kustannustehokkaan, reaaliaikaisen yhteydenpidon. - Kun yritysmaailmassa alunperin käyttöönotettu sähköpostiviestintäjärjestelmä levisi yksityiskäyttäjien keskuuteen, merkitsi se samalla laajempaa kommunikointitavan muutoksen alkua, pohjustaa Elisan yritysasiakaspuolen Executive Vice President Pasi Mäenpää. Hänellä on pitkä ja eri puolilta maailmaa hankittu laajamittainen IT-tausta ja jalat sopivasti irti maaperästä. Mäenpää heittääkin pohdittavaksi amerikkalaistyylisesti ravistavia ajatuksia. - Miksi pohtisimme vain, kuinka suunnitella parempi versio nykyisestä puhelimesta, kun voi ideoida kokonaan uuden tavan käyttää sitä? - Toimenpiteiden virtualisointi sekä yleensäkin toteutukset, jotka helpottavat, yksinkertaistavat ja nopeuttavat arkipäivän toimintaa ovat aina pohtimisen arvoisia, Mäenpää valistaa. Jos lentolipun hankinnan ja lennolle kirjautumisen voi tehdä etukäteen muualla kuin ruuhkaisella lentoasemalla, miksei toimintaa kehitettäisi varsinkin, kun siitä hyötyvät kaikki osapuolet. Jos kodinhoitaja voi saada seuraavan kiireellisen työmääräyksen mobiililaitteeseensa sen sijaan, että kävisi sen hakemassa toimistolta, on vaikea perustella jälkimmäisen toimintatavan etuja. - Tavoitteenamme onkin auttaa asiakkaitamme parempaan vuorovaikutukseen kaikkien sidosryhmiensä kanssa. Joskus riittää, kun vinssikaivoon asennetaan tehokas moottoroitu pumppu toisinaan on järkevämpää hylätä koko kaivo ja rakentaa kasteluputki suoraan pellolle. Oleellista on kartoittaa sekä nykyhetken että lähitulevaisuuden vuorovaikutustarpeet ja pyrkiä näkemään lähitulevaisuuteen kansainvälistä pelikenttää unohtamatta. - Kansainvälinen vuorovaikutus on suuruusluokaltaan asia, jota esimerkiksi työmarkkinoilla ei täysin käsitellä oikeassa perspektiivissä: tulevaisuuden nuortemme työpaikat voivat olla uhattuna esimerkiksi intialaisen virtuaalisen IT-työvoiman taholta. Silloin eivät Suomen kylmät talvetkaan enää toimi hidasteena. Youtube, blogit, second-life, ebay, wikipedia, web eri kansallisuuksiin ja ikäluokkiin kuuluvat ihmiset haluavat verkostoitua ja kommunikoida sanoin ja kuvin yhä avoimemmin, innovatiivisemmin ja helpommin keskenään itse välineillä ei ole enää niin suurta merkitystä vaan sillä, että yhteys saadaan halutessa. Liiketaloudellisesti kannattavan kommunikointitavan löytäminen ja käyttöönotto tuo roimasti helpotusta myös viestiketjun loppupäähän. KUVA: TOMI KESKINEN TEKSTI: PÄIVI REMES Alalla kuin alalla nopea, turvallinen ja vaivaton tiedonsiirto helpottaa toimintaa ja vähentää kustannuksia, kun tekniikan ja toimintatapojen muutokset tehdään osaavan asiantuntijan avustuksella kattavaan yhteistyössä asiakkaan kanssa tehtävään suunnitteluun perustuen. Elisalla tämä on paitsi oivallettu, myös sisäistetty. Liiketoiminnan vaatimukset Globalisoituminen Ulkoistaminen ja kumppanuudet Kuluttajistuminen Turvallisuusriskien kasvaminen Tiedon ja tietämyksen määrän kasvu Olemassa olevan tiedon hyödyntaminen Käytettävyys Terveydenhuollon sähköisen asioinnin kehittäminen on sekä hoidon tarjoajan että tarvitsijan etu. Jättikokoisten röntgenkuvien kuljettamista ruuhkabusseissa jää tuskin kukaan potilas kaipaamaan. Sairaalavaihdoksen yhteydessä kadonnut potilashistoria voi pahimmillaan hidastaa hoitoprosessia kohtalokkain seurauksin. Terveydenhuollon henkilökunnan ammattitaito saadaan hyötykäyttöön, kun rutiinit automatisoidaan sähköisen palvelun avulla. Oleellista onkin, kuinka helppokäyttöisiksi uudet palvelut saadaan, jotta niitä voidaan hyödyntää laajamittaisesti. - On tärkeää saavuttaa selkeä näkemys asiakkaan sähköisen asioinnin itsepalveluasteen kohoamisesta asiointiverkon avulla eri toiminnoissa ja rakentaa yhdenmukainen ja toimiva viestintäarkkitehtuuri, korostaa Elisan Design -yksikön Vice President Risto Ojanperä. Elisa on ollut rakentamassa ajanmukaista, toimivaa sähköistä asiointiverkkoa mm. HUS:lle. Uusien palvelujen käyttöönotossa myös loppukäyttäjiin asti ulottuva koulutus varmistaa tehokkaan, turvallisen ja tarpeenmukaisen käytön. TUOTTAVUUS Sähköinen liiketoiminta Elisa Design Toiminnan varmistaminen ICT-arkkitehtuuri Elisa Design muuttaa liiketoiminnan tarpeet tuottaviksi viestintäratkaisuiksi Konsultointiyksikkö Elisa Design edistää, kehittää ja tukee yritysten verkottuvaa liiketoimintaa modernein kommunikaatioratkaisuin. Elisa Designin osaamisessa yhdistyy liiketoiminnan ymmärrys uuden viestintäteknologian mahdollisuuksien hyödyntämiseen. Elisan muun organisaation kanssa varmistetaan asiakkaalle kokonaisvaltainen liiketoimintaa tukeva viestintäratkaisutarjonta. Teknologian mahdollisuudet Web 2.0 / 3.0 Virtualisointi Mobiilius VoIP RFID IAM Open Source NFC mpayment jne.

6 10 INFORMAATIOTEKNOLOGIA INFORMAATIOTEKNOLOGIA 11 Energiankulutuksen etäluenta etenee TEKSTI: TERO ELSILÄ Sähkölaskujaan seuraava kotitalous miettii usein mikä on todellinen sähkönkulutus kunakin ajankohtana. Vuotuinen kulutus on kutakuinkin tiedossa, mutta kulutuksen huiput jäävät huomaamatta. Etäluenta ja siihen liittyvät nykyaikaiset välineet, tietokoneet, gsm ja gprs mahdollistavat kuluttajalle reaaliaikaisen seurannan. Landis+ Gyr Enermet on yksi maailman suurimpia energianmittaus- ja kuormanohjausratkaisujen toimittajia. Enermet on yritysryppään suomalainen toimija, joka tekee ohjelmia kaukolaitteiden hallinta- ja mittausjärjestelmiin. Mittarit rakennetaan Varkaudessa. Yrityksen pääpaikka on Jyväskylässä, kun taas koko konsernin johto löytyy Sveitsistä. - Konsernin liikevaihto on noin 1 miljardi, mutta Euroopan markkinat avaavat isoja kasvunäkymiä, hahmottelee markkinointipäällikkö Pasi Rantanen Landis +Gyr Enermetistä. Reaaliaikaista sähkön kulutuksen tarkkailua Peruslähtökohdiltaan etäluku mahdollistaa reaaliaikaisen sähkönkulutuksen tarkkailun ja sähköyhtiölle kulutuksen ohjauksen esimerkiksi hinnoittelulla. Kulutusta on näin mahdollista siirtää halvemman sähkön hetkeen. - Hienostuneimmillaan järjestelmä tekee kulutusvertailuja tyyppikuluttajaan tai vaikkapa aikaisempiin vuosiin nähden. Niihin voidaan asentaa liikennevalot, josta voi katsoa oman kulutuksen määrän. Punaisella kulutus ylittää normitason, kertoo Rantanen. Etäluennan historia alkaa Suomessa 20 vuoden takaa. Jatkuu sivulla 12 IT-ratkaisun räätälöintiin kannattaa käyttää aikaa Jones Lang LaSalle tuli Suomeen ryminällä kesällä ja siirtymä vanhasta omistuspohjasta uuteen on sujunut nopeasti. TEKSTI: JARI NIKKOLA Kiinteistönhallinnan päivittäisessä työssä tarpeet räätälöidylle tiedonhallintajärjestelmälle ovat kovat. JLL:lla järjestelmän kehittäminen aloitettiin jo puolitoista vuotta sitten, yhtiön toimiessa vielä vanhalla nimellään. - Aloitimme ratkaisun kehitystyön entisen yrityksen puitteissa. Aiemmin käytössä oli erittäin kevyt järjestelmä, jonka tarkoituksena oli saada kiinteistöjen tiedot vaivatta esille alan palveluihin, yhtiössä asiantuntijana toimiva Jukka Torvinen muistelee. Tarpeiden kasvaessa härkää tartuttiin sarvista neljä kuukautta kestäneen määrittelyprojektin merkeissä. - Pidimme palaveria yhtiössä ja huomasimme, että suuresta informaatiomassasta oli erittäin työlästä saada tietoa ulos. - Informaatiomäärän kasvaminen aiheutti yhä enemmän ongelmia esimerkiksi ajantasaisuuden hallinnassa. Koneella olevista sadoista tiedostoista oli saatava kaikki teho irti. Enää ei riittänyt pelkkä tietovarastona toimiminen, Torvinen sanoo. Yhtiö kilpailutti IT-ratkaisun uudistamisen useilla palveluntarjoajilla, ja päätyi lopulta heille sopivimpaan ratkaisuun. - Määrittelyprojektin aikana katsoimme yhdessä mitkä tiedonhallinnan tarpeet ovat ja pilkoimme prosessin palasiin. Yhteistyökumppani paneutui asiaan ja otti toimialamme tarpeet nopeasti hallintaan, valmiita pakettiratkaisuja tälle alalle ei ole. Saatavilla olevat valmiit ratkaisut ovat lähinnä omistajan työkaluja, eivät meidän kaltaisemme neuvonantajana toimivan yrityksen, Torvinen muistuttaa. Uusi tiedonhallintajärjestelmä auttaa Jones Lang Lasallen päivittäistä toimintaa kertomalla kiinteistöihin kohdistuvista yksityiskohtaisista taustatiedoista. Tarvittaessa analyysi voidaan tehdä yksittäisen tilan taikka alueen tarkkuudella. Jos esimerkiksi Ruoholahden alueen kiinteistöjen käyttöasteista tai markkinatilanteesta halutaan näkemys, tarvittavat taustatiedot saadaan järjestelmästä vaivattomasti. Hyvän IT-järjestelmän rakentamiseen kannattaa siis käyttää aikaa, lopputulos korvaa moninkertaisesti siihen asetetut panokset. - Tässä vaiheessa olemme toteuttaneet perusominaisuuksiltaan riittävät valmiudet järjestelmälle. Jatkossa on tarkoitus kehittää ominaisuuksia etenkin tiedon analysointiin. Lähtökohtana on ollut, että järjestelmää tulee pystyä täydentämään tarpeiden kasvaessa, Torvinen toteaa. NYSE-listattu Jones Lang LaSalle on Euroopan johtava kiinteistöalan asiantuntijayritys, joka tarjoaa strategisia palveluja kiinteistöjen omistajille, sijoittajille ja vuokralaisille. Fortunes- ja Forbes- lehtien maailman parhaiden yritysten listoilla JLL on ainoa kiinteistöalan asiantuntijayritys. Yhtiö yhdistää vahvan paikallistietämyksen maailman johtavaan osaamiseen suomalaisesta ja kansainvälisestä kiinteistömarkkinasta. Yrityksellä on kahdeksantoista työntekijää Helsingissä, jossa se tarjoaa transaktioiden, vuokrauksen, vuokralaisedustuksen, analyysin ja arvioinnin palveluita. KUVA: ISTOCK Hyvän IT-järjestelmän rakentamiseen kannattaa käyttää aikaa. Lopputulos korvaa moninkertaisesti siihen asetetut panokset. Turha työ väheni Aslemetals otti käyttöön työajanseurantajärjestelmän syksyllä Järjestelmän myötä turha työ vähentyi ja tiedon oikeellisuus parantui. TEKSTI: PÄIVI PIISPA Aslemetals poisti manuaaliset kellokortit käytöstä ja hankki tietojärjestelmän henkilöstön työajan seurantaan. Aikaisemmin keskisuuressa metallialan yrityksessä työntekijät merkitsivät työtiedot kynällä pahviselle kortille ja lisäksi leimasivat aamun illoin kellokortit. Kaikki nämä tiedot siirrettiin edelleen käsin palkanlaskennan tietojärjestelmään. seen, Aslemetalsin laatupäällikkö Elina Marttila kertoo. Aslemetals alkoi etsiä sopivaa järjestelmää ja kartoitti tietojärjestelmien tarjoajia. Kolmen tarjoajan vaihtoehtoihin tutustuttiin tarkemmin: Aslemetalsin edustajat kävivät referenssikohteissa mm. kuulemassa käyttäjien kommentteja. Tärkeintä oli löytää helppokäyttöinen järjestelmä, jotta työntekijämme todella käyttäisivät sitä. Järjestelmässä ei saa olla käyttöä hankaloittavia kynnyksiä niin kirjauksien tekijöil- Tuntui, että teimme paljon turhaa ja ns. tyhmää työtä. Jokaiseen järjestelmään tiedot piti näpytellä erikle kuin kirjauksien hyväksyjillekään, Marttila sanoo. Tiedon oikeellisuus parantui Kolmessa eri toimipisteessä toimivalla Aslemetalsilla on käytössään Jot- Bar-järjestelmä, joka sisältää työajanseurannan, töiden seurannan sekä kulunvalvonnan. Työntekijät käyttävät avainperätunnisteita ja viivakoodeja raportoidessaan työaikansa ja mitä työtä milloinkin tekevät. Esimiehet tarkistavat leimaukset, korjaavat ne tarvittaessa ja hyväksyvät tiedot siirrettäväksi palkanlaskentaohjelmistoon. Myös kustannusseuranta on uuden järjestelmän myötä tarkentunut. Manuaalisen kirjaamisen aikaan osa työntekijöistä saattoi kohdistaa tuntinsa eri töille viikon välein. Tieto ei useinkaan kohdistunut täsmällisesti. Nyt tiedon oikeellisuus on parantunut, Marttila sanoo. Tärkein tekijä uudessakin järjestelmässä kuitenkin on se, että työntekijät kirjaavat oikein eri työnsä. Järjestelmä ei pysty vahtimaan henkilöä, vaan edelleen voi tulla virheitä. Koko henkilökunta on saanut kattavan koulutuksen järjestelmään, jotta leimaukset menisivät oikein, Marttila kertoo. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii aina hetkellistä ylimääräistä ponnistelua, Marttilan mielestä se kannatti. Toukokuussa aloitettu käyttöönotto oli valmis syyskuussa kesälomista huolimatta. Tärkeintä oli löytää helppokäyttöinen järjestelmä, jotta työntekijämme todella käyttäisivät sitä. JotBar Production vapauttaa yrityksen työntekijät voittoa ja lisäarvoa tuottavaan työhön. JotBar ottaa hoitaakseen yrityksen työajanseurannan ja vie tiedot suoraan työntekijän palkkanauhalle. Se seuraa ja raportoi tuotannon työvaiheita ja kohdistaa työtunnit töille, projekteille ja urakoille. JotBar palvelee myös yrityksen logistiikkaa ja jalostaa tiedot ERP-järjestelmän käyttöön. JotBar tekee tämän kaiken ja paljon muuta. Reaaliaikaisesti ja automaattisesti. JotBar Production Soita ja kysy, mitä työtä JotBar voisi tehdä sinun yrityksessäsi. Informa Oy Puh:

7 12 INFORMAATIOTEKNOLOGIA INFORMAATIOTEKNOLOGIA 13 KUVA: YOUSSOUF CADER Ensimmäiset kehitysaskeleet olivat sähköverkon kautta tapahtuvaa kommunikointia ja koskivat teollisuuslaitoksia. Vuonna 1997 kotitalouksien mittareita oli mahdollisuus lukea puhelinlinjaa pitkin modeemin välityksellä. Gsm-sovellukset tulivat vuoden 1999 loppupuolella niinikään teollisuuslaitoksiin. Uusin vuonna 2002 alkanut GPRS-kommunikaatio ja LAN-yhteydet mahdollistavat kotitalouskohtaisen etäluennan ja seurannan, joko tietokoneen näytöltä tai erilliseltä laitteelta. Suomessa edetään markkinaehtoisesti Rantasen mukaan siirtyminen uuteen järjestelmään on verkkoyhtiöiden hallussa. Pohjoismaissa ollaan hyvässä vauhdissa siirtymässä etäluentajärjestelmiin, kun taas Euroopassa tehdään vasta pilottikokeita. Ruotsi on edelläkävijä, koska laki vaatii siirtymisen vuoteen 2009 mennessä. - Syyt miksi Ruotsi lähti lain voimalla viemään eteenpäin kotitalouskohtaista etäluentaa on kuluttajan oikeusturvassa. Vanhassa järjestelmässä kulutus jää arvailun varaan. Toinen syy on energiasäästöihin liittyvä. Kun lukema on vain laskussa, niin kulutuksen arvioiminen jää etäiseksi. Päiväkohtaisesti seurattuna kuluttaja voi kytkeä pois vaikkapa päälle unohtuneen lisälämmittimen. Suomessa ajatellaan markkinoiden hoitavan asian ja noin 15 prosenttia koko maan tarpeesta on tällä hetkellä katettu. - Oli lainsäädäntöä tai ei, niin vuoteen 2012 mennessä suurin osa on kaukoluennassa, arvelee Rantanen. RFID yleistyy IT apuna kuljetuslogistiikassa TEKSTI: JUHANI NURMI logistiikkapalveluissa Ennen vanhaan yrityksissä tuotteiden vastaanotto ja lähetystoiminnot hoituivat vielä ns. käsipelillä. Nykyään tavarakuljetusten valtava määrä vaatii uusinta IT-teknologiaa henkilökunnan ajan ja vaivan säästämiseksi. RFID ei kirjainyhdistelmänä sano tavalliselle kansalaiselle juuri mitään. Lyhenteen taustalla oleva määritelmä radio frequency identification kertoo jo vähän enemmän, mutta ei sekään paljoa. TEKSTI: JARI NIKKOLA Eksoottisesti nimetty teknologia on kuitenkin tutumpi monelle meistä kuin alkuun tuntuu. - Tavallisin kohde, jossa ihminen tutustuu RFID-teknologiaan on kulunvalvonta. Esimerkiksi yrityksissä kulkukortit toimivat RFID-teknologialla, portit ja ovet avautuvat RFID-korttia tunnistimeen näyttämällä, VTT:n tutkija Pekka Pursula selvittää. vaatimaton, noin kymmenen senttimetriä kulkukorttien tapauksessa, Pursula toteaa. nistaa kantajansa tiedot lyhyen kantaman päästä. Mielenkiintoiseksi ja laajemmin kaupallisesti hyödynnettäväksi prosessi muuttuu teknologian mahdollistaessa tunnistamisen useiden metrien etäisyydeltä. - RFID on sinällään ollut käytössä jo pidempään. Lukuetäisyys on ollut Tehokkaampaa varastotyöskentelyä Uusi laitesukupolvi toimii UHF-taa- juudella (Ultra high frequency), mikä mahdollistaa tietojenluvun jopa viiden metrin etäisyydeltä. Tällä on suuri merkitys esimerkiksi kuormakirjojen lukemisessa. Logistiikka-ala hyötyykin teknologiasta ensimmäisenä. Maailmantasolla USA:n Wal-Mart on Kulkukorteissa RFID-teknologia tun- Raumalla toimivassa, laivateknologiaan erikoistuneessa Rolls-Royce Oy Ab:ssa toteutettiin langaton tiedonkeruujärjestelmä olemassaolevien inventointien hallintajärjestelmän päälle. Tiedonkeruujärjestelmään liitettiin viivakoodietikettien tulostusjärjestelmä, jolloin etikettejä voidaan tulostaa joko käsipäätteeltä tai tietokoneelta. siirtynyt RFID-teknologian hyödyntämiseen varastonhallinnassaan. Suurena toimijana se on alkanut vaatia myös yhteistyökumppaneiltaan samaa valmiutta, mikä on omiaan edistämään RFID:n leviämistä muuallakin. ja Tesco, Suomessa esimerkiksi ABB. Silti matkaa teknologian täyteen hyödynnettävyyteen on vielä. Usein teknologia on käytössä vain kun käyttäjä kontrolloi sekä lähtö- että tulo-osoitetta logistisessa ketjussa, ei varsinaisesti yritysten välillä. Euroopassa pioneeritoimijoita RFID:n suhteen ovat olleet Metro RFID:n leviäminen on toistaiseksi estynyt korkeiden aloituskustannusten vuoksi. Samaten teknologian kokonaistehokkuus on tapauskohtainen ja vaikeasti ennakkoon laskettavissa. Paljonko sillä voidaan poistaa virheitä kuljetusten hallinnassa? Paljonko säästää varastokustannuksissa ja paljonko teknologia lopulta muuttaa näitä järjestelmiä läpinäkyvämmiksi? - Oma syynsä on myös valmiiden Euroopassa pioneeritoimijoita RFID:n suhteen ovat olleet Metro ja Tesco, Suomessa esimerkiksi ABB. tuotepakettien puuttuminen markkinoilta, Pursula arvelee. RFID on teknologian edistyessä sovel- lettavissa myös yksityisten henkilöiden piiriin. Jos nyt tekniikalla pystytään lukemaan lavojen ja konttien sisältöjä varastoissa, tulevaisuudessa kuluttaja voisi saada lisätietoja yksittäisestä tuotteesta kännykkään integroidun RFID-lukijan avulla. - Täytyy kuitenkin muistaa, että nämä uudistukset ovat vielä vuosien päässä. Teknologia on tähän jo valmista, mutta kaupallinen soveltaminen on vasta alkutekijöissään, Pursula tähdentää. sa koko tuotantoketju voidaan jäljittää tilauksesta lähetykseen. Yrityksessä saadaan myös reaaliaikaista tietoa tuotteista, toimitustilanteesta, inventointitaseesta sekä tilausten käsittelystä. sekä kuljetusyksiköiden tarkkaa sijaintia GPS-tietojen avulla. Palvelun käyttöönotto vaati vain kuljettajien varustamisen langattomalla päätelaitteella ja GPS-moduulilla. Varmempaa kuljetusten seurantaa Uusimmissa IT-pohjaisissa seurantapalveluissa on monia selkeitä hyötyjä. Lastaus- ja purkuvaiheen virheiden vähentyessä niiden korjaaminen on nopeampaa. GPS-seuranta mahdollistaa kuljetusten reaaliaikaisen sijainnin valvonnan ja kertoo onko toimitus aikataulussa. Koska seurantatieto tallentuu itse järjestelmään, mahdollisten asiakasreklamaatioiden käsittely on entistä helpompaa. Myös asiakaspalvelu paranee, kun myöhästymisistä voidaan ilmoittaa automaattisesti asiakkaille. Mikäli lähetysvirheiden korjaukset vaativat yrityksessä ylimääräisiä resursseja ja aiheuttavat turhia lisäkustannuksia, Trackway Delivery -konsepti voi olla yksi ratkaisu. Oriola päätti kokeilla konseptia, joka aktivoitiin yhdessä päivässä. Tämän palvelun välityksellä Oriolalla voitiin seurata reaaliajassa yksittäisten jakelulaatikoiden kulkua toimitusketjussa KUVA: ED HIDDEN Langattoman Sentera PiccoLink Suite -tiedonkeruujärjestelmän oppiminen kävi henkilöstöltä helposti. Kokemukset ovat osoittaneet, että viivakoodien käyttö sekä langattoman tiedonkeruujärjestelmän operatiivisten ominaisuuksien hyödyntäminen tehostavat selvästi varastotyöskentelyä, jolloin myös inhimilliset erehdykset vähenevät. Rauman Rolls Roycen tapauksessa uusi järjestelmä on kokonaan automatisoinut ja korvannut manuaaliset tilaus- ja vastaanottotoiminnot. Tilaus-, lähetysja varastotiedot pysyvät virheettöminä ja jatkuvasti ajan tasalla. Tarvittaes- GPS-seuranta mahdollistaa kuljetusten reaaliaikaisen sijainnin valvonnan ja kertoo onko toimitus aikataulussa.

8 14 INFORMAATIOTEKNOLOGIA Suurimmat tietoturvariskit aiheutuvat henkilöstön käyttäytymisestä ja tietämättömyydestä. Usein ajatellaan, että riittää kun virustorjuntaohjelma on asennettu tietokoneelle ja siihen hankitaan tarpeelliset päivitykset. Tekniset toimenpiteet eivät kuitenkaan yksin riitä tietoturvan takaamiseksi, vaan asia vaatii myös monia hallinnollisia toimenpiteitä. Selkeästi sovituilla tietoturvaa edistävillä toimintatavoilla ja työntekijöiden riittävällä koulutuksella on suuri merkitys. Tietoturvallisella käyttäytymisellä voidaan ehkäistä suuri osa ongelmista. Lisätietoa: Pk-yrityksen sähköiset tiedot pitää laittaa turvaan Yritysten tietoja käsitellään pääasiassa sähköisessä muodossa. Sähköposti, tarjoukset, tilaukset, kirjanpito, varastotiedot ja kohta myös laskut kulkevat verkkoja pitkin. Tietoja säilytetään yrityksen tietokoneilla, mutta ovatko ne siellä varmassa tallessa? Valitettavasti eivät. Varmuuskopioinnin merkityksen ymmärtää kun laskee kuinka paljon työaikaa menee menetetyn tiedon uudelleen hankintaan. Yhden tarjouksen kirjoittaminen ei ehkä vaadi suurta työmäärää, mutta varaston saldon näpyttely tietokantaan uudelleen tulee varmasti työlääksi. Kannattaa myös muistaa, että vakuutusyhtiöt eivät korvaa menetetyn tiedon arvoa. Vahinkoriskin pienentäminen on järkevintä. On varmistettava, että tietokoneen käyttöjärjestelmä on päivitetty, virustorjunta ja palomuuri ovat ajan tasalla ja että tietokoneet ja muut laitteet toimivat kunnolla. Jotta yönsä saisi nukuttua rauhassa, on kuitenkin syytä ottaa ainakin oleellisista tiedoista varmuuskopiot säännöllisesti. Yrityksissä tämä pitäisi tehdä päivittäin. Vaihtoehtoja varmuuskopioinnille Varmuuskopioiden tekeminen onnistuu yksinkertaisimmillaan kopioimalla halutut tiedostot cd- tai dvd-levylle. Yrityskäytössä järeämpi vaihtoehto on tallentaa tiedot nauhalle. Se vaatii kuitenkin nauha-aseman hankkimisen ja usein ulkopuolisen asiantuntijan apua. Uutta ovat pk-yrittäjille suunnatut varmuuskopiointipalvelut, joissa yrityksen tiedot tallennetaan palvelua tarjoavan yrityksen tietokoneille internetin kautta. Onko tallentunut? Oleellista varmuuskopioinnissa on testata, ovatko tiedostot todella tallentuneet ja pystytäänkö ne palauttamaan. Aika ajoin kannattaa kokeilla tiedostojen siirtämistä takaisin omalle tietokoneelle ja tarkistaa löytyykö tiedostoista ne tiedot, mitkä niissä pitäisikin olla. Tiedostojen nimeäminen Myös yrityksen asiakirjojen ja kirjeenvaihdon tallennus kannattaa suunnitella huolella. On huomattavasti helpompaa etsiä tiedostoja asiakaskohtaisesti tai ajallisesti jaotelluista kansioista kuin epäselvästä tiedostoluettelosta. Tiedostojen nimeämiseen kannattaa myös kiinnittää huomiota: tiedostonimi Tarjouspyyntö-atk- FirmaX kertoo huomattavasti enemmän kuin pelkkä tarjouspyyntö -nimi. Hyödyt huomaa varsinkin silloin, kun tarjouspyyntöjä on useita kymmeniä. Muistilista: Tarkista, että tietokoneen käyttöjärjestelmä on ajan tasalla. Varmista, että virustorjunta ja palomuuri toimivat. Muista ottaa varmuuskopiot. Sijoita varmuuskopiot eri paikkaan kuin tietokone, mieluummin paloturvalliseen kaappiin. Tarkista, että varmuuskopiointi on onnistunut. Testaa onnistuuko tietojen palautus yrityksen tietokoneelle. Kirjoittaja: Kehityspäällikkö Timo Simell Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry KUVA: CHRISTINE BALDERAS Kiidä osaajien joukkoon! Onko suunni eilla uusi tietojärjestelmäprojekti? Tule oppimaan miten voi väl ää kalliit virheet! Tietojärjestelmän hankintaprosessi ja siihen lii yvät sopimusehdot -koulutus Espoossa Ensimmäisenä päivänä käydään läpi käytännön esimerkein tietojärjestelmän hankintaan kehitetyn 4V -konseptin neljä päävaihe a. Painopiste on tietojärjestelmän hankintapäätöksen ja toteutusprojektin valmistelussa ja ohjelmistoratkaisun/toimi ajan valinnassa. Koulutuksessa käsitellään eri vaiheisiin lii yviä tehtäviä ja pääte äviä asioita, organisointitapoja, hyviä käytäntöjä, muiste avia asioita ja mahdollisia sudenkuoppia. Toisena päivänä käydään läpi käytännönläheisesti juridiset asiat, jotka lii yvät tietojärjestelmähankkeen eri vaiheisiin sekä kussakin vaiheessa tehtäviin sopimuksiin. Koulutus toteutetaan IT2000 sopimusehtojen mukaan. Kohderyhmänä ovat henkilöt, jotka tilaavat ja toteu avat tietojärjestelmähankintoja tai vastaavat niistä sekä henkilöt, jotka osallistuvat tietojärjestelmähankkeen eri vaiheissa tehtävien sopimusten laatimiseen. Katso lisätiedot osoi eesta www. lry.fi/koulutusta/ KOPIOITKO KÄSIN TALOUSHALLINNON TIETOJA TAULUKKOLASKENTAAN Infoglove voi tehdä sen puolestasi. Internetpalveluna toimiva Blanko-päivät tulevat jälleen! Oulun Radisson SAS hotellissa Ilmoittautuminen tapahtumaan on käynnistynyt. TTL:n ja Potkyn jäsenet saavat pääsylipuista 15% alennuksen, muistathan siis ilmoi autuessa ilmoi aa jäsenyytesi! Katso lisätietoja os. h p:// Yritystä löytyy! -tutustu ICT-osaajien kiitorataan www. lry.fi Jo yli 600 tietotekniikka-alan yritystä ja yhteisöä tietävät, e ä yhteistyö tuo aa enemmän tietoa ja kehitystä sekä saa valmista aikaiseksi kuin yksin pakertamalla. Ajan hermolla eläminen ja uusimman kehityksen seuraaminen ovat avainasioita alallamme. Tuo yrityksesi mukaan TTL:ään vaihtamaan kokemuksia ja oppimaan samalla uu a! sovellus siirtää taulukkolaskentaan myynnin, kirjanpidon, tuotannon tai minkä tahansa kokonaisuuden tiedot juuri käsillä olevan tarpeen mukaan poimittuna ja tiivistettynä. Katso lisätietoja osoitteesta tai ota yhteyttä NUKUTKO YÖSI RAUHASSA? Mitä teet, jos asiakastietosi tuhoutuvat? Mitä teet, jos varas vie tietokoneesi? Osaako vakuutusyhtiö palauttaa kadonneet tietosi? Backman on palvelu, joka varmistaa automaattisesti tietosi luotettavaan, suomalaiseen varmistuskeskukseen internetin välityksellä vaikka joka päivä. Kun Backman on asennettu, voit nukkua yösi rauhassa. Ota yhteyttä ja varmista liiketoimintasi jatkuvuus! Mansoft tietotekniikka Oy posti@mansoft.fi, puhelin (02) , Kaikki irti jäsenyydestä! Kun yrityksesi lii yy jäseneksi, saat tietoa, taitoa ja koulutusta. Jäsenenä voit osallistua oman paikallis- ja teemayhdistyksesi toimintaan ja tilaisuuksiin maksu a tai reilusti alenne uun hintaan. Lii oyhteisössä toimii monia osaamisyhteisöjä, joihin voit lii yä kehi ääksesi osaamistasi sinua kiinnostavilla aihealueilla. Voit myös julkaista TTL:n www-sivulla yrityksesi esi elyn, tietoja tapahtumistanne ja muita tiedo eita - veloitukse a. Jäsenyys tuo lisäksi mm. seuraavia etuja Lehdet Sanoma Magazines Finland tarjoaa TTL:n yritysjäsenille seuraavat edut: ITviikko on alan amma ilaisten viikkojulkaisu, myös digitaalisena. ITviikko toimitetaan Taloussanomien välissä. Liity jäseneksi www. lry.fi/jasenyys Yritysjäsenyyteen kuuluu lisäksi kolme seuraavista vapaavalintaisista lehdistä: Tietokone, Prosessori, Turvallisuus, Pelit ja Tiede. Lehdet toimitetaan yritysjäsenen yhteyshenkilölle. Lisäksi yhteyshenkilö saa jopa -50% Sanoma Magazines Finlandin tilauksista! Tarjous koskee mm. seuraavia lehtiä: MikroBi i, Aku Ankka, Sara, Auto Bild Suomi, MeNaiset, Gloria, Kodin Kuvalehti, Taloussanomat. Koulutusta FC Sovelton kurssitoteutuksista erityisalennus TTL:n yritysjäsenille: SharePoint Server 2007 ominaisuudet ja käytön suunni elu , alennus: -20% 2007 Office System tukihenkilön näkökulmasta , alennus: -20% SharePoint leiri , alennus: -15% Ohjelmisto- ja internetpalvelut TTL:n jäsenetuna saat Moonsoftilta Nero 8 usean käyttäjän lisenssit (väh. 10 käy äjälle) 20 % alennuksella! Nero 8 Basic: 36,40 (alv 0 %) / käy äjä ja Nero 8 Ultra: 41,60 (alv 0 %) / käy äjä. Nero 8 on monipuolinen CD- ja DVD-levyjen kopiointi-, koostamis- ja pol o-ohjelma. Sillä syntyvät laadukkaat data-, video- ja musiikkilevyt helposti. Hotelli- ja kokouspalvelut Scandic Hotels Oy tarjoaa TTL ry:n jäsenille alennettuun hintaan yöpymisiä Scandic- ja Hilton-hotelleissa ympäri Suomea! Pidä kokouksia ja seminaareja alenne uun jäsenhintaan Scandic- ja Hilton-hotellien toimivissa ja nykyaikaisissa huipputason tiloissa! Matkapalvelut TTL ry:n ja Kaleva Travelin yhteistyökumppanuus merkitsee TTL ry:n jäsenille ka avien palvelujen lisäksi myös omaa, edullisempaa palveluhinnastoa. Kaleva Travelin palvelukokonaisuus muodostuu seuraavista osa-alueista: Liikematkapalvelut: liikematkahallinta, analyysi- ja konsultointipalvelut, Venäjä & IVY ja Baltia erikoisosasto, viisumiosasto, sopimushinnat. Ryhmämatkat: kokouspalvelut, messumatkat, urheilumatkat. Vapaa-ajan matkat: verkkopalvelut. Katso lisätietoja liiton toiminnasta ja jäseneduista osoi eesta www. lry.fi

9 Haluatko varman viestintäratkaisun? AINA EN