Hyvällä mallilla -foorumi. Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

Transkriptio

1 Hyvällä mallilla -foorumi Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

2 Mannerheimin Lastensuojeluliitto on avoin valtakunnallinen kansalaisjärjestö, joka edistää lapsen oikeutta hyvään ja turvalliseen lapsuuteen. MLL:n keskusjärjestön jäseniä ovat 10 piirijärjestöä sekä 565 paikallisyhdistystä, joilla on yhteensä yli jäsentä. MLL edistää lapsiperheiden hyvinvointia tarjoamalla vertaistukea ja luomalla osallistumismahdollisuuksia eri elämäntilanteissa. Liitto myös kouluttaa, tekee selvityksiä ja tuottaa aineistoja kouluille ja kasvattajille edistää monipuolisesti lapsen oikeuksien toteutumista. Mannerheimin Lastensuojeluliiton toiminnan ydinalueet ovat lasten ja lapsiperheiden hyvinvoinnin ja elinolojen edistäminen lasten kuulemisen ja osallisuuden edistäminen lapsuuden kunnioittaminen ja suojeleminen ja vanhemmuuden arvostaminen ja tukeminen. Julkaisija Mannerheimin Lastensuojeluliitto Käsikirjoitus Jenni Helenius, erityissuunnittelija, MLL Käsikirjoituksen kommentointi Marjaana Anttila, MLL:n Etelä-Helsingin yhdistys, Marja Kannisto, MLL:n Raision yhdistys, Jenni Koskimaa, MLL:n Aitolahden yhdistys sekä MLL:n keskusjärjestön eri asiantuntijat. Kiitokset MLL:n Aitolahden yhdistykselle luvasta käyttää Isät liikuttavat lapsia -toimintamallia oppaan esimerkkinä. Ulkoasu Hahmo Taitto Anna Räikkönen Kannen valokuva istock Paino ESA Print Oy 2013 Opas on tuotettu RAY:n rahoittamassa MLL:n Hyvällä mallilla -hankkeessa Vuosittain Lasten ja nuorten puhelin ja netti vastaa noin puheluun ja nettikirjeeseen. Vanhempainpuhelin ja Vanhempainnetin kirjepalvelu vastaa noin yhteydenottoon. Yläkouluissa toimii noin MLL:n tukioppilasta, internetissä nuoria tukee noin 20 verkkotukaria eli verkk@ria. Lähes MLL:n kouluttamaa lasten hoitajaa työskentelee noin perheessä. Noin 600 MLL:n kouluttamaa tukihenkilöä tekee työtä perheiden ja nuorten parissa. MLL ylläpitää noin 550 perhekahvilaa, joissa kokoonnutaan noin kertaa. MLL:ssa toimii noin 350 vertais- ja muuta aikuisten ryhmää. MLL:n harrastuskerhoissa käydään yli kertaa. MLL järjestää Hyvä alku koulutielle -kampanjan, joka tavoittaa yli ekaluokkalaisen vanhemmat. MLL tarjoaa kaikenikäisille mahdollisuuden osallistua työhön lasten hyväksi. MLL:n toiminnan perusta on paikallinen vapaaehtoistoiminta.

3 Sisällys Toimintaa voi arvioida yhdessä keskustellen 4 Oppaan käyttö 5 Oppaan liitteet 5 Mikä on Hyvällä mallilla -foorumi? 6 Roolit ja tehtävät 6 Tavoitteet 9 Suunnittelu ja toteutus 9 Mistä keskustellaan? 10 Foorumin valmistelut 11 Ohjeet foorumin ohjaustilanteeseen 11 Kirjallinen yhteenveto 14 Taustatietoa foorumien ohjaajalle 15 Käsitteitä 15 Uuden toiminnan ideoiminen 16 Toimintamallien levittäminen 17 Lähteet 19 Liitteet 20

4 Toimintaa voi arvioida yhdessä keskustellen Järjestöissä tapahtuu paljon käytännössä hyväksi todettua ja kekseliästä toimintaa. Hyvien ideoiden ja käytäntöjen levittäminen paikkakunnalta toiselle on osoittautunut kuitenkin vaativaksi. Joskus on myös vaikea hahmottaa, mitkä piirteet toiminnassa ovat kertaluonteisia ja mitkä pysyvämpiä. Jotta näin ei olisi, tarvitaan toiminnan kuvaamista toimintamalleiksi ja arviointia yhdessä toimintaan osallistujien ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Toiminnan kuvailemisesta ja arvioinnista on hyötyä hyvien ideoiden ja käytäntöjen levittämisessä. Toisaalta esimerkiksi rahoittajat tai kunnan päätöksentekijät voivat kysyä arviointietoja toiminnasta, jota ne rahoittavat tai tukevat. Arvioinneissa käytetään usein erilaisia palautelomakkeita ja seurantaa. Kokonaiskuvan saamiseksi tarvitaan myös keskusteluja ja sanallista arviointia. Hyvällä mallilla -foorumi on Mannerheimin Lastensuojeluliiton kehittämä keskustelumenetelmä toiminnan arvioimiseen. Se perustuu moninäkökulmaisuuteen: noin kaksi tuntia kestävään arviointikeskusteluun ottavat osaa toiminnan kehittäjän lisäksi esimerkiksi toimintaan osallistuvat, yhteistyökumppanit ja mahdolliset rahoittajat. Esimerkiksi isien ja lasten liikuntakerhosta voivat olla keskustelemassa MLL:n yhdistyksen hallituksen kutsumina isät, äidit, kerhonohjaajat, yhteistyöjärjestöjen tai -seurojen edustajat, kunnan varhaiskasvatuksen edustajat ja sponsorit. Hyvällä mallilla -arviointikeskustelussa jaetaan, yhdistellään ja vertaillaan näkemyksiä. Eri osallistujat pohtivat omista näkökulmistaan toiminnan hyviä puolia sekä niitä, joissa on kehittämisen varaa. Arviointi ei voi koskaan olla täysin objektiivista, minkä vuoksi on hyvä kuulla monien ihmisten ajatuksia. Hyvällä mallilla -foorumia ohjaa henkilö, joka ei itse ole keskeisesti mukana arvioitavassa toiminnassa. Hänen tehtävänsä on esittää kysymyksiä muille osallistujille ja tehdä yhteenvetoja. Hyvällä mallilla -arviointikeskustelun tärkeitä tuloksia voivat olla toiminnan tavoitteen kirkastaminen, toimintamallikuvauksen selkiytyminen ja yhteistyön jäsentyminen. Ennen tilaisuutta toiminnan tavoitteista ja toteutustavoista laaditaan yksinkertainen kuvaus, jota jalostetaan arviointikeskustelun jälkeen. Kuvausta voi hyödyntää muun muassa silloin, kun pohditaan, miten esimerkiksi jotain toimintaa voisi levittää paikkakunnalta toiselle. Kun toimintaa on yhdessä pohdittu monesta näkökulmasta, myös arjen yhteistyö saattaa jäsentyä. Hyvällä mallilla -foorumin menetelmä on testattu vuosien aikana 28 kertaa eri puolilla Suomea. Foorumeissa on arvioitu muun muassa kunnan ja MLL:n yhdistyksen välistä kumppanuutta, isien ja lasten liikuntakerhoa ja tukioppilasleiriä. Jenni Helenius erityissuunnittelija Mannerheimin Lastensuojeluliitto 4 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

5 Oppaan käyttö Tämä opas on suunnattu ennen kaikkea foorumin ohjaajalle. Oppaassa on ohjeet ja työvälineet Hyvällä mallilla -foorumin järjestämiseen ja ohjaamiseen. Eri työvaiheisiin liittyvä materiaali on oppaan lopussa tulostettavina liitteinä. Samoin siellä on taustatietoa ohjaajalle. Ohjaaja käyttää tämän oppaan mukaista Hyvällä mallilla -keskustelumenetelmää. Ohjaaja on joko ulkopuolinen henkilö tai sellainen yhdistyksen toimija, jolla ei ole keskeistä roolia toiminnassa, josta foorumissa keskustellaan. Ohjaaja voi olla esimerkiksi naapuriyhdistyksen pitkäaikainen toimija, piirin työntekijä tai oman yhdistyksen jäsen, joka on perehtynyt tähän oppaaseen. Tavallisimmin foorumi kestää noin kaksi tuntia ja siinä on mukana korkeintaan 20 osallistujaa. Oppaan tehtävien ajankäyttöarvio perustuu tähän osallistujien maksimimäärään. Arviointi tukee toiminnan kehittämistä. Näkökulmana voi olla esimerkiksi sisältö, toteutustapa, yhteistyöprosessi tai toiminnan levitettävyys. Arvioinnin apuvälineitä ovat Hyvällä mallilla -arviointikysymykset (liitteet 4 5 ) ja yhteenvedossa käytettävät arviointikriteerit (liitteet 6 7). Lisäksi foorumin ohjaaja ja toimintamallin esittelijä voivat yhdessä sopia muista toiminnan tavoitteisiin liittyvistä kriteereistä, joita voidaan huomioida arvioinnissa. Vaikka opas on tehty Hyvällä mallilla -foorumin ohjaajalle, siitä voi olla hyötyä myös yhteisölle, joka suunnittelee oman toimintansa tai hankkeidensa arviointia. Arviointimallin kehittäjä on MLL, mikä tulee mainita käyttötilanteessa. Oppaan liitteet Osa oppaan liitteistä on kopioitavissa sellaisenaan, osaa kannattaa muokata jokaista foorumitilaisuutta varten erikseen. Kutsutekstit muokataan tilanteen mukaan. Ohjeet liitteiden käyttämiseen: Liite 1. Ohje toiminnan esittelijälle. Lähetä ohje toiminnan esittelijälle hyvissä ajoin ennen tilaisuutta. Hän tarvitsee myös diapohjan (liite 2), jonka avulla hän voi kuvailla arvioitavan toiminnan foorumia varten. Liite 2. Diapohja toiminnan kuvailuun ja esittelyyn. Toiminnan esittelijä täyttää esityspohjan ja palauttaa sen foorumin ohjaajalle viikkoa ennen tilaisuutta. Liite 3. Kutsu foorumin osallistujille. Foorumin koollekutsuja ja ohjaaja voivat yhdessä laatia kutsutekstin foorumiin tämän pohjan mukaisesti. Liite 4. Keskustelu 1. Erilaisia näkökulmia. Keskustelukysymykset, jotka jaetaan jokaiselle osallistujalle foorumitilaisuuden alussa. Samalla sovitaan 3 5 näkökulmaa, joista osallistujat tarkastelevat toimintaa. Lisää liitteeseen 4 tieto, mistä näkökulmasta kukin osallistuja arvioi toimintaa (kullekin osallistujalle oma paperi). Liite 5. Keskustelu 2. Tavoitteet, tulokset, levitettävyys. Keskustelukysymykset ryhmäkeskusteluun. Valitse kysymyksistä tilanteeseen ja ryhmäkokoon sopivat tai lisää kysymyksiä, jotka sopivat käsiteltävän toiminnan tavoitteisiin. Liite 6. Toimintamallin timantti. Yhteenvedon apuväline. Liite 7. Yhteenvetopohja. Ohjaaja kirjoittaa jälkikäteen yhteenvedon foorumin keskusteluista käyttäen yhteenvetopohjaa. Pohja löytyy sähköisenä osoitteesta Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 5

6 Mikä on Hyvällä mallilla -foorumi? Hyvällä mallilla -foorumissa kokoonnutaan arvioimaan yhtä rajattua toimintaa monipuolisesti eri näkökulmista. Arviointikeskustelun tavoitteena on löytää toiminnasta hyvät ja toimivat puolet sekä kiteyttää ja pelkistää nykytilan kuvaus jatkokehittämisen pohjaksi. Kuvausta voi käyttää toiminnan kehittämisessä ja siirtämisessä uusille alueille tai uusille kohderyhmille. Arviointi ei ole arvostelua, vaan yhdessä kehittämistä, tästä hetkestä eteenpäin katsomista. Arviointi tarjoaa myös mahdollisuuden tarkastella aiemmin tehtyä yhteistyötä. Hyvällä mallilla -keskustelutilaisuuksien taustalla on ajatus, että tietty idea tai malli toimii siinä ajassa ja ympäristössä, johon se on kehitetty, mutta toiminnassa voi olla osia, joita voi soveltaa myös muualla. Foorumissa keskitytään erityisesti näihin sovellettavissa oleviin osuuksiin. Hyvällä mallilla -foorumissa toiminnan hyvyyttä arvioidaan erityisellä kysymyssarjalla, joka tuo esiin käytännön vahvuuksia ja kehittämiskohteita monesta näkökulmasta. Tarkoitus on, että arvioinnissa huomioidaan osallistujien, vapaaehtoisten ja yhteistyökumppanien kokemukset. Roolit ja tehtävät Hyvällä mallilla -foorumiin voi osallistua erilaissa rooleissa. Foorumin kutsuu koolle joku, jonka mielestä toiminnan arviointi on ajankohtaista. Toimintaa esittelee joku, joka tuntee sen hyvin. Keskustelua ohjaa joku, joka ei ole keskeisessä roolissa arvioitavassa toiminnassa. Mukaan kutsutaan toimintaa eri näkökulmista tuntevia keskustelijoita. Foorumin koollekutsuja / toiminnan kehittäjä on se taho, joka on kehittänyt ja käynnistänyt toiminnan, tai jolla on toiminnan oikeudet ja päävastuu toiminnan kehittämisestä jatkossa. Koollekutsuja päättää, keitä tilaisuuteen kutsutaan ja yleensä myös lähettää kutsut. Foorumitilaisuudessa koollekutsujat ottavat osallistujat vastaan ja hoitavat esittelykierroksen tilaisuuden alussa. Koollekutsujat päättävät, kuka esittelee toimintaa foorumissa. Toiminnan esittelijä pelkistää toiminnasta hyvin lyhyen ja tiiviin kuvauksen eli toimintamallin. Esittelijä käyttää apuna Hyvällä mallilla -foorumin diasarjan (liite 2) kysymyksiä. Tarkoituksena on antaa osallistujille yleiskuva arvioitavasta toiminnasta. Henkilökohtaisia kokemuksia ja toimintasisällön yksityiskohtaista esittelyä ei tehdä tässä vaiheessa. Toiminnan esittelijä lähettää toimintamallista tekemänsä esityksensä foorumin ohjaajalle noin viikkoa ennen tilaisuutta. Ohjaaja on henkilö, jolla on riittävästi etäisyyttä arvioitavaan toimintaan (naapuriyhdistyksen aktiivi, piirin työntekijä tai oman yhdistyksen toimija, jolla ei ole ollut keskeistä roolia arvioitavan toiminnan kehittämisessä). Kun ohjaaja ottaa vetovastuun, toiminnan kehittäjät saavat tilaisuuden keskustella rauhassa omasta toiminnastaan yhdessä yhteistyökumppaneiden ja osallistujien kanssa. Foorumissa ohjaaja esittää kysymyksiä ja vetää keskustelua yhteen. Käsiteltävästä toiminnasta hänellä ei tarvitse olla etukäteen juuri muuta tietoa kuin se, mitä toiminnan esittelijä on hänelle lähettänyt. Ohjaajan tehtävä on: Perehdyttää kehitettävän toiminnan esittelijä tehtäväänsä. Hän lähettää esittelijälle etukäteen diasarjapohjan, jonka kysymysten mukaisesti esitys laaditaan. Ohjata keskustelua foorumitilaisuudessa. Hän suunnittelee ajankäytön huomioiden osallistujien määrän ja käytettävissä olevan ajan ja jakaa puheenvuoroja ja tekee yhteenvetoja. Tehdä kirjallinen yhteenveto keskustelun jälkeen. Foorumin koollekutsuja, kehitettävän toiminnan esittelijä ja foorumin ohjaaja sopivat, kenelle ja mihin mennessä foorumin ohjaaja palauttaa keskustelun yhteenvedon, ja käydäänkö sitä yhdessä läpi. Foorumia voi ohjata myös pareittain. Esimerkiksi toisen ohjatessa keskustelua toinen voi tehdä muistiinpanoja keskustelusta yhteenvetoa varten. Tämä ei ole välttämätöntä, koska osallistujat kirjaavat itse muistiin ajatuksiaan keskustelutehtävien aikana. Tosin, jos keskustelussa nousee esiin jotakin oleellista tehtävien ulkopuolelta, ohjaajan kannattaa kirjoittaa nämä seikat muistiin foorumin aikana, ja mielellään palata niihin esimerkiksi yhteenvetovaiheessa. Ohjaajan tehtäviä on kuvailtu tarkemmin tämän oppaan sivulla 11. Keskustelijat tuovat tärkeän asiantuntemuksensa toiminnan kehittäjän käyttöön. Vaikka keskustelijoilla on toiminnassa eri roolit, foorumissa he ovat kaikki tasavertaisia keskustelijoita. Keskiössä on toiminnan kehittäminen, arvostaen erilaisia näkökulmia. Jokainen keskustelija kirjoittaa keskustelun aikana ajatuksiaan muistiin ja antaa muistiinpanonsa ohjaajalle. 6 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

7 Keskustelijoiksi voi kutsua esimerkiksi: esiteltävään toimintaan osallistuneita, esimerkiksi nuoret tai vanhemmat mahdollisia uusien kohderyhmien edustajia omassa yhdistyksessä toiminnan kehittämisessä mukana olleita naapuriyhdistyksen toimijoita yhteistyökumppaneita, muun muassa kuntakumppanit ja muut järjestöt sisällöllisiä asiantuntijoita mahdollisia rahoittajien edustajia (sponsorit tms.) Foorumin ohjaaja keskustelee koollekutsujan ja esittelijän kanssa, keitä foorumiin kutsutaan mukaan. Keskustelijoille ja toimintamallin esittelijälle kannattaa korostaa, että foorumissa kyse ei ole arvostelusta, vaan yhteisestä kehittämisestä ja keskustelusta. Kukin keskustelija edustaa oman yhteisönsä näkökulmaa, oli se sitten lapsiperhe, yhdistys, seura tai kunta. Yhteistyön kehittäminen usein motivoi osallistujia tulemaan mukaan. Alle 10-vuotiaille lapsille foorumikeskustelu on liian raskas kokonaisuus. Heitä kannattaa kuulla erikseen. Toiminnan esittelijä voi esimerkiksi haastatella lapsia etukäteen siitä, mikä toiminnassa on ollut mukavaa, mikä on harmittanut ja mitä he toivoisivat tehtävän toisin. Toiminnan esittelijä: kerhojen järjestelyistä vastaava yhdistystoimija Koollekutsuja/ toiminnan kehittäjä: yhdistyksen hallitus Foorumin ohjaaja: riittävän ulkopuolinen (henkiö, joka tuntee HM-menetelmän) Keskustelijat: isiä ja äitejä, kerhonohjaajia, kunnan edustajia, yhteistyökumppaneita ja sponsoreita Kuvio 1: Esimerkki roolijaosta Isät liikuttavat lapsia -toiminnan foorumissa Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 7

8 Hyvällä mallilla -foorumi on: Arviointikeskustelutilaisuus Aiheena on yksi, rajattu toiminta Keskusteluun kutsutaan yhdistystoimijoita, yhteistyökumppaneita ja perheitä Keskustelu kestää noin 2 tuntia Aluksi toiminta esitellään Foorumiin kuuluu kysymyssarja, jonka avulla arvioidaan toiminnan hyötyjä ja epävarmuustekijöitä ajanmukaisuutta tavoitteiden saavuttamista. Foorumi kannattaa järjestää, koska lyhyessä ajassa kuullaan monia näkökulmia toiminnan kehittämiselle varataan yhteistä aikaa ulkopuolinen keskustelunohjaaja mahdollistaa sen, että toiminnan kehittäjät voivat itse rauhassa osallistua keskusteluun foorumivalmistelun yhteydessä toiminnasta tehdään kirjallinen kuvaus foorumin ohjaaja kirjoittaa keskustelusta yhteenvedon, jota voi käyttää apuna jatkokehittämisessä. Kerhonohjaajat (isät) Yhdistyksen hallitus koollekutsujana Ryhmiin osallistuneita isiä ja äitejä Yhdistyksen tiedotusvastaava ja järjestelyissä mukana olevat vapaaehtoiset Kunnan varhaiskasvatuksen edustaja Mahdollinen sponsori Yhteistyöjärjestön ja / tai urheiluseuran edustajat Kunnan tilojen käytöstä / tila-avustuksista vastaava henkilö Kuvio 2. Esimerkki Isät liikuttavat lapsia -toimintaa arvioivaan foorumiin kutsutuista keskustelijoista 8 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

9 Tavoitteet Foorumin tavoitteita voivat olla esimerkiksi: vakiintuneen paikallisen toiminnan kehittäminen niin, että tunnistetaan oleellinen, hylätään rönsyt ja kehitetään toimintaa uudesta näkökulmasta toimintamallin tekeminen ja levittäminen hankearviointi uuden toimintaidean arviointi rahoituksen hakemista varten yhteistyön kehittäminen, esimerkiksi järjestön ja kunnan kumppanuuden selkiyttäminen. On tärkeää miettiä, mikä on paras ajankohta foorumin järjestämiselle. Uuden toiminnan suunnittelussa tavoitteet voivat liittyä esimerkiksi yhteistyön käynnistämiseen, lapsiperheiden kuulemiseen tai toimintasuunnitelman ensimmäisen version kommentointiin. Jos kyse on väliarvioinnista, silloin voidaan tarkastella nykyistä toimintaa suhteessa alkuperäisiin tavoitteisiin. Loppuarvioinnissa voi analysoida tuloksia, arvioida valmista kehittämistyötä ja pohtia kehitetyn toiminnan levittämiskelpoisuutta. Suunnittelu ja toteutus Arviointi on tärkeää, jotta toiminnan laatua voi parantaa. Arviointitietoa voi tarvita myös joko rahoituksen hakemista varten tai olemassa olevan toiminnan raportoimiseksi rahoittajalle. Arviointi voi auttaa mukana olevia toimijoita ymmärtämään, miten tärkeästä toiminnasta on kysymys ja miksi sitä kannattaa edelleen kehittää tai rahoittaa. Kullekin Hyvällä mallilla -foorumille asetetaan omat tavoitteet, jotka ohjaavat foorumin suunnittelua ja toteutusta. Valmistelu kannattaa aloittaa ajoissa, mielellään ainakin kuukausi ennen foorumitilaisuutta. Kaikki muut foorumin järjestelyt ovat koollekutsujan vastuulla, paitsi foorumin ohjelma ja toimintamallin esittelijän perehdytys. Ne tehtävät kuuluvat foorumin ohjaajalle. Foorumin ajankohdasta sopivat yhdessä koollekutsuja, toiminnan esittelijä ja foorumin ohjaaja. Yleensä foorumi kestää noin kaksi tuntia, joista toiminnan esittelemiseen menee noin 20 minuuttia ja keskusteluun puolitoista tuntia. Jos foorumissa käsiteltävä toiminta on monimutkainen, tilaisuudelle pitää varata aikaa enemmän. Toiminnan kehittäjät/ koollekutsujat sopivat ajankohdasta ja toiminnan esittelijästä foorumin ohjaajan kanssa ja kutsuvat keskustelijat. Toiminta esitellään foorumissa. Valmisteluvaihe, n. 1 kk ennen toteutusta Toteutusvaihe, Hyvällä mallilla -foorumi Ohjaaja lähettää toiminnan esittelijälle diasarjapohjan (liite 2). Esittelijä palauttaa valmiit esittelydiat ohjaajalle viikkoa ennen foorumia. Toiminnasta keskustellaan foorumin ohjaajan johdolla arvioiden toimintaa eri näkökulmista. Yhteenveto- ja johtopäätösvaihe Foorumin ohjaaja kirjoittaa keskustelusta yhteenvedon, jonka lähettää koollekutsujalle. Koollekutsujat päättävät, keille yhteenveto jaetaan. Arvioinnin tulosten hyödyntäminen käytännössä Foorumin toiminnan kehittäjät/koollekutsujat päättävät, miten hyödyntävät keskustelun antia toiminnan jatkokehittämisessä. Esimerkiksi toiminnan ajanmukaistaminen, resurssoinnin uudistaminen, kohderyhmän huomioiminen, arviointiyhteenvedon käyttäminen rahoitushakemuksen tai hankeraportin liitteenä. Kuvio 3. Vastuunjako Hyvällä mallilla -foorumin järjestelyissä ja toteutuksessa Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 9

10 Mistä keskustellaan? Foorumikeskustelu sopii sellaisen toiminnan kehittämiseen, jota on kokeiltu ja osallistujilta saatuja kokemuksia halutaan arvioida. on kokeiltu ja jonka toteuttamiseen liittyvää yhteistyökumppanuutta halutaan arvioida. on kokeiltu ja jota halutaan levittää muualle tai toiseen kohderyhmään. on vasta ideoitu ja jonka toteuttamista suunnitellaan. Ennen kuin foorumissa aletaan keskustella tilaisuudessa käsiteltävästä toiminnasta, se esitellään osallistujille eli siitä on tehty toimintamalli. Sen pohjana on Hyvällä mallilla -foorumiin kuuluva kysymyksiin pohjautuva diasarja (katso liite 2). Foorumissa keskustellaan siitä, millaisiin tarpeisiin ja laajempiin kehittämisajatuksiin toiminta vastaa ja siitä, mikä on ollut osallistujien tarve toiminnan käynnistämiselle. Keskustelijat kuulevat mielellään myös toiminnan konkreettisesta toteutuksesta. Foorumissa tarkastellaan myös toiminnan levitettävyyttä. Keskusteluissa kannattaa pohtia, mitkä sen osista toimisivat, vaikka sen toimijat, osallistujat ja yhteistyökumppanit vaihtuisivat. Näin jäsentämällä voidaan löytää toiminnan levitettäviksi sopivat osat. Oleellinen asia keskustelussa on toiminnan kehittäjien arvio siitä, mitkä tärkeimmät pienet asiat tekevät mallista hyvän. Kehittäjät arvioivat tiettyjen asioiden olevan toisia asioita tärkeimpiä, ja foorumikeskustelussa toiminnan kohderyhmä ja yhteistyökumppanit ottavat kantaa siihen, ovatko nämä heidän näkökulmastaan keskeisimpiä asioita vai tekeekö jokin muu yksityiskohta heidän mielestään toiminnasta hyvää. Ohjaaja ja toiminnan esittelijä pohtivat etukäteen yhdessä, mitä arvioinnissa painotetaan: toiminnan sisältöä, toteutustapaa, yhteistyöprosessia vai toimintamallin levitettävyyttä. Tarve: Isien ja lasten yhteistä toimintaa on toivottu alueelle Kehittämisen tausta: MLL:n yhdistys haluaa kehittää isien osallistumismahdollisuuksia. Tavoite: Isät osallistuvat omilla ehdoillaan ja omasta aktiivisuudestaan. Toiminta: Isät ja lapset liikkuvat yhdessä, kerho kerran viikossa. Menetelmät tai sisältö: Erilaisia pelejä ja liikuntaleikkejä lapsille ja isille 5 toimivaa asiaa: 1. Yhdistys hoitaa ilmoittautumiset ja muun hallinnon 2. Isät ohjaajina 3. Lapset jaettu joustavasti ikäryhmiin 4. Äidit voivat osallistua, jos isä ei pääse 5. Huolellinen suunnittelu ja työnjako. Vastuutoimijat: MLL:n yhdistys, vapaaehtoiset isät ohjaajina Osallistujat: Isät ja lapset Yhteistyökumppanit: Kunta, joka tarjoaa liikuntatilaa Kuvio 4. Esimerkki toimintamallista: Isät liikuttavat lapsia -toiminta MLL:n Aitolahden yhdistyksessä 10 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

11 Foorumin valmistelut Toiminnan kehittäjä tai järjestäjä kutsuu foorumin koolle. Tarkoitus on, että keskusteluun osallistuu mahdollisimman monessa eri roolissa toimivia ihmisiä. Arviointikeskustelulle varataan oma aika. Hyvällä mallilla -foorumi on oma tilaisuutensa eikä sitä yhdistetä esimerkiksi yhdistyksen hallituksen kokoukseen. Tarkoitus on keskittyä huolellisesti yhden toiminnan arviointiin, mikä pitää kertoa keskusteluun kutsuttaville selvästi. Keskustelupaikka ja ajankohta valitaan niin, että mahdollisimman moni pääsee tulemaan ilman suurta vaivannäköä. Kannattaa huomioida esimerkiksi, onko pääosa osallistujista tulossa työajallaan vai vapaaajallaan. Kun mukana on kuntatoimijoita, keskustelu täytyy yleensä järjestää virka-aikana. Hyvällä mallilla -foorumi kestää keskimäärin kaksi tuntia. Jos osallistujia on yli 20 ja kaikille annetaan pu- heenvuoro, aikaa kuluu helposti kolme tuntia. Samoin aikaa kuluu enemmän, jos arvioinnin yhteydessä halutaan pohtia eri kehittämisvaihtoehtoja. Alle kymmenen osallistujan tilaisuuksiin voi riittää puolitoista tuntia. Keskustelu onnistuu parhaiten tilassa, jossa kaikki voivat nähdä toisensa. Hevosenkenkämuodostelmassa on helpompi keskustella kuin luokkamuotoisessa tilassa. Jos osallistujia on vähän, kokoustila sopii hyvin. Ohjaaja ja toiminnan esittelijä pohtivat etukäteen yhdessä, mitä arvioinnissa painotetaan: toiminnan sisältöä, toteutustapaa, yhteistyöprosessia vai toimintamallin levitettävyyttä. Ohjeet foorumin ohjaustilanteeseen Tervetuloa ja esittäytyminen (noin 10 minuuttia) Koollekutsuja toivottaa osallistujat tervetulleiksi. Sen jälkeen pidetään lyhyt esittäytymiskierros. Jokainen kertoo, kuka on, mitä tahoa edustaa ja mistä näkökulmasta tuntee toimintaa. Jos osallistujia on enemmän kuin 20, kysy Kuka edustaa lapsiperheen / kunnan / vapaaehtoisen / muun yhteistyökumppanin näkökulmaa. Osallistujat viittaavat omalla kohdallaan ja kertovat nimensä. Foorumin esitteleminen (noin 5 minuuttia) Foorumin ohjaaja kertoo osallistujille, miten foorumi etenee. Ohjaaja jakaa heille näkökulmalomakkeet (liite 4) ja pyytää osallistujia tekemään tehtävien avulla muistiinpanoja yhdestä näkökulmasta. Keskustelun sujuvuuden kannalta arviointinäkökulmat kannattaa rajata 3 5:een. Sopikaa yhdessä, mitkä nämä näkökulmat ovat. Jokainen osallistuja kirjoittaa lomakkeeseen, mistä näkökulmasta hän asiaa katsoo. Se voi olla esimerkiksi yhdistystoimija, äiti, isä, tukihenkilö, kunnan varhaiskasvatus, seurakunta, yhteistyöjärjestö tai nuori. Jos joku toimintaan liittyvä tärkeä osallistuja puuttuu foorumista, esimerkiksi lapsi, voit pyytää jotakin toista keskustelijaa pohtimaan asiaa myös hänen näkökulmastaan. Näin varmistetaan se, että asiaa tarkastellaan monesta näkökulmasta. Toiminnan esittely (15 25 minuuttia) Ohjaaja lähettää toiminnan esittelijälle etukäteen ohjeet ja diasarjan (liitteet 1 ja 2), jonka mukaisesti hän esittelee käsiteltävän toiminnan. Esittelijä antaa tiiviin kokonaiskuvan toiminnasta. Vasta esittelyn jälkeen keskustellaan yhdessä. Foorumin ohjelma: Tervetuloa ja esittäytyminen. Foorumin koollekutsuja toivottaa kaikki tervetulleeksi, ohjaaja vetää esittäytymiskierroksen. Foorumin esitteleminen. Ohjaaja kertoo, miten foorumi etenee, ja jakaa osallistujille tehtävät (liite 4). Osallistujat kirjoittavat muistiinpanoja toiminnan esittelyn aikana. Toimintamallin esitteleminen. Esittelijä esittelee toiminnan diasarjan avulla (liite 2). Keskustelu 1. Erilaisia näkökulmia. Osallistujat tarkastelevat toimintaa eri näkökulmista. Keskustelu 2. Toiminnan tavoitteet, tulokset ja levitettävyys. Yhteenveto: Toimintamallin timantti (liite 6). Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 11

12 Keskustelu 1. Erilaisia näkökulmia (20 30 minuuttia, liite 4) Keskustelun tavoitteena on havainnollistaa, millaisia vahvuuksia ja kehittämisalueita toiminnassa on. Jottei aikataulu pääse venymään, aloittakaa keskustelu heti toiminnan esittelyn jälkeen, vaikka kaikki eivät olisikaan ehtinyt kirjoittaa muistiinpanojaan liitteen 5 tehtävälomakkeeseen. Ne, joilla muistiinpanojen tekeminen on kesken, voivat kirjoittaa ne loppuun keskustelun lomassa. Ohjaaja jakaa puheenvuoroja: Käsitelkää yksi kysymys kerrallaan niin, että kaikki kertovat vuorotellen mielipiteensä siitä. Mielipidettä kysytään ensin toiminnan asiakkailta tai osallistujilta, seuraavaksi vapaaehtoisilta ja lopuksi niiltä, jotka pohtivat asiaa ammattinsa näkökulmasta. Näin saadaan varmimmin kuuluville osallistujien ääni. Ammattilaiset voivat heti ottaa osallistuja- ja vapaaehtoistoimijanäkökulman huomioon omissa kommenteissaan. Jos paikalla on useita samaa tahoa edustavia osallistuja, esimerkiksi vapaaehtoisia, käsitellään kaikkien samasta näkökulmasta arvioivien kommentit peräkkäin, toisiaan täydentäen. Keskustelussa ehditään harvoin käsitellä kaikkia kysymyksiä. Aloittakaa kysymyksestä Mikä innostaa toimimaan?, toiseksi tärkein on Mikä saattaisi herättää epävarmuutta? Usein enempää ei ehditäkään. Ohjaaja voi kysyä näiden jälkeen, onko jollakulla kirjattuna jäljelle jääviin kohtiin jokin erityisen tärkeä näkökulma, josta olisi hyvä keskustella yhdessä. Keskustelijoille kannattaa korostaa, että vaikka kaikesta ei ehditä keskustella, heidän tekemänsä muistiinpanot hyödynnetään foorumin kirjallisessa yhteenvedossa. Aikataulussa pysyminen vaatii napakkaa ohjausta. Foorumin ohjaajana tehtävä on pitää keskustelu aiheessa käyttäen apuna foorumin kysymyksiä. Toisaalta on tärkeää, että jokainen tulee kuulluksi. Toimintaan liittyvät kokemukset ovat oleellinen osa kuulluksi tulemista. Joskus tilanne vaatii tasapainoilemista kokemusten kertomisen ja aikataulussa pysymisen välillä. Ohjaaja tarkkailee tilannetta ja pitää yllä keskustelevaa, positiivista ilmapiiriä. Jos lapsilta on etukäteen kysytty palautetta toiminnasta, kerro palaute heti arvioitavan toiminnan esittelyn jälkeen ennen varsinaista yhteiskeskustelua. Keskustelu 2. Toiminnan tavoitteet, tulokset ja levitettävyys (noin 30 minuuttia) Ryhmäkeskusteluosuuden tavoitteena on havainnollistaa, kuinka helppoa olisi siirtää toimintamallia alueelta tai kohderyhmältä toiselle. Tätä keskustelua varten tarvitset liitteen 6 tehtävämonisteen. Toteuta keskustelu kahdessa vaiheessa: ensin osallistujat keskustelevat joko pareittain tai pienryhmissä noin 15 minuuttia, toisessa vaiheessa jokaisen parin tai ryhmän vastaukset käydään yhdessä läpi. Koska tiedät etukäteen, minkä verran osallistujia on tulossa, voit suunnitella ryhmien määrän valmiiksi. Kokoa sen perusteella liitteessä 5 olevista A-kysymyksistä kullekin ryhmälle sopivat keskustelunaiheet niin, että jokaisella on eri A-kysymys. Jaa jokaiselle ryhmälle lisäksi sama B-kysymys. Tulosta toiminnan esittelydiat jokaiselle ryhmälle keskustelun tueksi. Se ryhmä, joka tarkastelee arvoja ja päämääriä (liitteen tehtävä 5A), tarvitsee paperilla myös organisaation arvot. Kun pienryhmät ovat keskustelleet tehtävistään 15 minuuttia, kootkaa ryhmien ajatukset yhteen. Kysy jokaiselta ryhmältä lyhyt vastaus A-kysymykseen. Muut voivat täydentää vastauksia. B-kysymys puretaan niin, että jokainen ryhmä luettelee ne asiat, jotka toiminnasta heidän mielestään olisi tärkeää kuvailla. Pienessä ryhmässä voitte tehdä keskustelun 2 myös kaikki yhdessä. Ryhmä- tai parikeskustelu tosin keventää tilannetta: on mukava keskustella hetken aikaa vapaammin pienessä ryhmässä. Jos on aikaa, keskustelun voi toteuttaa Learning Cafe -menetelmänä, jolloin kysymykset merkitään fläppeihin (1 kysymys/fläppi) ja osallistujat kiertävät pienissä ryhmissä vastaamassa kysymyksiin. 12 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

13 Yhteenveto ja toimintamallin timantti Ohjaaja vetää foorumikeskustelut lopuksi yhteen. Nopein ja yksinkertaisin tapa on poimia keskusteluista toiminnan tärkeimmät vahvuudet ja kehittämiskohteet. Ohjaaja kertoo ensimmäiseksi vahvuudet, sitten kehittämiskohteet ja vielä lopuksi jonkin asian, joka tekee toiminnasta foorumikeskustelujen perusteella hyvän. Keskustelun voi vetää yhteen myös liitteessä 7 olevan toimintamallin timantti -kuvion avulla. Se havainnollistaa yhteisen arvioinnin tulokset, ja jokaiselle osallistujille jää samansuuntainen mielikuva arvioinnista. Keskustelkaa yhdessä timantissa olevista viidestä kriteeristä: onko arvioitava asia toiminnan vahvuus vai heikkous. Arvio tehdään timanttikuvion viivoille niin, että heikkous merkitään lähemmäs viivan alaosaa ja vahvuus yläosaan. Ohjaaja vetää keskustelua yhteen esimerkiksi seuraavasti: Foorumikeskustelun perusteella näyttäisi siltä, että toiminta sopii hyvin yhteistyökumppaneiden arvopohjaan. Mutta koska resurssien löytäminen sen toteuttamiseen on koettu huomattavan hankalaksi, laitetaan merkki viivan yläosaan, mutta ei aivan ylös asti. (kriteeri 2) Ohjaaja voi käyttää timanttia myös niin, että tulostaa jokaiselle osallistujalle oman timantti-monisteen, johon jokainen tekee omat arvionsa. Silloin ohjaaja voi koota jokaisen osallistujan tekemistä timanteista yhteisen timantin jälkikäteen tehdessään kirjallista yhteenvetoa. Jos timantti on tarkoitus liittää myös kirjalliseen yhteenvetoon, kirjoita muistiin, mitä perusteluja keskustelussa tuli esille. Ohjaajan muistilista Kun ohjaat keskustelua: Tärkein tehtäväsi on rohkaista osallistujia keskustelemaan sekä huolehtia tilaisuuden iloisesta ja kannustavasta ilmapiiristä. Kerro foorumin tavoitteista ja periaatteista heti alussa. Joku saattaa olla varuillaan, koska pelkää, että häntä tai hänen työtään arvostellaan ikävään sävyyn. Foorumin tarkoitus on olla kannustava ja ideoiva tilaisuus, jossa kunnioitetaan jo tehtyä kehittämistyötä, ja yhdessä tuetaan toiminnan kehittämistä edelleen. Huolehdi, että osallistujat tekevät muistiinpanoja, jotka saat kirjallisen yhteenvetosi tueksi. Pysy aikataulussa ja aiheessa sekä tee yhteenvetoja. Ilman niitä keskustelu on vain keskustelu, josta ei saada aikaan dokumentoitua arviointitietoa. Mitä ohjaajalta odotetaan? Tuot esiin keskustelijoiden näkemyksiä ja kokemuksia, et korosta omia kokemuksiasi. Sinun ei tarvitse olla käsiteltävän toiminnan asiantuntija. Olet enemmänkin keskustelun mahdollistaja ja Hyvällä mallilla -foorumimenetelmän asiantuntija. Varmista, mitä tavoitteita koollekutsujalla on keskustelulle, jotta foorumi voidaan toteuttaa tavoitteiden mukaisesti. Kuuntele keskustelijoiden ideoita, kannusta kertomaan lisää, kun joku tuo keskusteluun uutta tietoa, joka hyödyttää koollekutsujaa. Poimi talteen hyvät ideat ja kirjaa ne yhteenvetoosi. Oma ammatti tai ryhmänohjaajakokemus voi auttaa foorumin ohjaamisessa. Ammattislangia kannattaa kuitenkin välttää: on tärkeää keskustella ryhmän kielellä. Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 13

14 Kirjallinen yhteenveto Hyvällä mallilla -foorumin ohjaaja kirjoittaa foorumikeskustelusta yhteenvedon omien muistiinpanojensa ja osallistujien muistiinpanojen perusteella. Ohjaaja kuvaa kirjallisessa yhteenvedossa toimintamallin, keskustelujen 1 ja 2 sisällöt sekä yhteenvetokeskustelun. Kirjallisen yhteenvedon perusteella toiminnan kehittäjä saa kokonaiskuvan foorumikeskustelusta ja voi tehdä johtopäätöksiä siitä. Yhteenvedossa tuodaan esiin kaikki keskustelussa mukana olleet näkökulmat ja eri toimijoiden painotukset. Yhteenveto tehdään liitteen 7 yhteenvetopohjaan. Taulukkoon poimitaan asioita keskusteluun osallistuneiden muistiinpanoista (liite 4) sellaisenaan. Myös ryhmäkeskustelujen muistiinpanot voi raportoida lähes sellaisenaan. Lopussa ohjaaja voi esittää omia johtopäätöksiään ja suosituksiaan ja kommentoida tarvittaessa keskustelijoiden näkökulmia. Yhteenvedon loppupuolella on myös kohta, jossa nimetään 3 vahvuutta ja kehittämisehdotusta. Ohjaaja kirjoittaa siihen keskustelujen pohjalta mielestään oleellisimmat asiat. Kaikki keskusteluun osallistujat eivät välttämättä ole samaa mieltä toimintamallin vahvuuksista. Harvoin toimintamallit ovatkaan yksiselitteisesti hyviä tai huonoja. Hyvällä mallilla -foorumissa toiminnasta muodostetaan yhteistä näkemystä. Jälkikäteenkin tarkasteltuna kirjallisesta yhteenvedosta voi löytyä sellaisia huomioita, joita ei ole aikaisemmin tultu ajatelleeksi. Kirjallisen yhteenvedon hyötyjä: Paikallinen kehittäminen ja yhteistyö verkoston kanssa tulevat näkyviksi. Yhteenvedosta saa tukea toimintamallin kuvauksen laatimiseen ja toiminnasta tiedottamiseen. Tiivistelmiä voi käyttää liitteinä rahoitushakemuksille tai projektiarvioinneille. Keskusteluun osallistujien näkemykset (keskustelun aikana ja muistiinpanoissa) Toiminnan kehittäjän alkuperäinen näkemys toiminnasta (toimintamallin kuvaus) Hyvällä mallilla -foorumin ohjaajan näkemykset (kirjallinen yhteenveto) Hyvällä mallilla -foorumissa syntynyt yhteinen näkemys eli toimintamallin arviointi Kuvio 5. Yhteisen näkemyksen rakentaminen 14 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

15 Taustatietoa foorumien ohjaajalle Käsitteitä Käytännöllä tarkoitetaan toimintaa, jota Hyvällä mallilla -foorumissa arvioidaan. Se voi olla esimerkiksi MLL:n yhdistyksen perhekahvila tai tukioppilasleiri. Tässä oppaassa käytäntö -sana on korvattu usein sanalla toiminta. Hyvällä mallilla -foorumeissa on arvioitu muun muassa seuraavia toimintoja: Ystäväksi maahanmuuttajaäidille MLL:n yhdistyksen ja kunnan kumppanuus Lapseperheiden tukihenkilötoiminta Perhekahvila Järjestöjen välisen hankeyhteistyön arviointi MLL:n ja oppilaitoksen yhteistyö Perhevalmennuksen isäkokoontumiset Yhdistyksen nuorisotoiminta Yhdistyksen työnjako Isien ja lasten liikuntakerho Kevätilo-keräyksen paikallinen toteutus Puheenjohtajien vertaisverkko Vapaaehtoisten perehdytysiltamalli Tukioppilasleiri Enkelikirkko Toimintamalli on kuvaus toiminnasta ja sen toteutuksesta. Toimintamallissa kuvataan toiminnan tavoitteet ja toteutustapa organisointi: toiminnan toteuttajat ja yhteistyökumppanit ympäristö toiminnan tukena ja estäjänä osallistujien tai asiakkaiden mahdollisuudet osallistua toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen. Hyvällä mallilla -keskustelun taustaksi tehdään kuvion 2 mukainen kuvaus toiminnasta. Siinä ei oteta tarkasti kantaa toiminnan tuloksiin ja vaikutuksiin. Niistä keskustellaan vasta foorumissa, ja kuvausta voi täydentää keskustelun pohjalta. Toimintamallikuvaus auttaa foorumin keskustelijoita hahmottamaan, vastaavatko toteutetut toimenpiteet sitä, mitä on alun perin asetettu toiminnan tavoitteeksi vai vaativatko kokemukset tarkastelemaan uudelleen tavoitettakin. Joskus tavoitteet muuttuvat toiminnan kehittyessä niin paljon, että niiden ympärille voi luoda jo kokonaan uuden toimintamallin. Katso kuvio 7. Tarve toimintamallin kehittämiselle Mallin yhteys laajempaan kehittämistoimintaan tai teoriaan Toimintamallin tavoite Toiminta. Mitä tehdään? Toimintaan liittyvät menetelmät ja sisällöt 5 pienempää asiaa, jotka vaikuttavat kehittäjien mielestä siihen, että malli on hyvä Vastuutoimijat Osallistujat Yhteistyökumppanit Kuvio 6. Toimintamallin esittelytapa Hyvällä mallilla -foorumissa Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 15

16 Toiminnan tulos syntyy toteutustavan, toimijoiden osaamisen ja vuorovaikutuksen seurauksena. Vaikutukset ovat hyötyjä, joita toiminnalla saavutetaan. Vaikutukset voivat olla välittömiä tai välillisiä. Odotettujen vaikutusten lisäksi saattaa syntyä odottamattomia vaikutuksia. Hyvällä mallilla -foorumeissa pohditaan muun muassa sitä, kuinka hyvin tavoitteet ja toteutustapa vastaavat toisiaan. Tämä vaikuttaa siihen, onko tulos tavoitteiden suuntainen. Vaikutuksia käsitellään Hyvällä mallilla -foorumissa vain siltä osin, millaisia kokemuksia keskustelijoilla on toiminnasta ja millaisia vaikutuksia he ovat arjessaan huomanneet. Moninäkökulmaisessa arvioinnissa on keskeistä se, että arviointiin osallistuu toimintaa eri näkökulmista tuntevia ihmisiä. Arviointitilaisuudessa heillä on tilaisuus vertailla ja yhdistää näkemyksiään. Samalla saadaan käsitys siitä, miten toiminta sopii ympärillä olevien yhteisöjen toimintatapoihin. Kukin toimija osallistuu yhteistyöhön omista lähtökohdistaan käsin ja oman organisaationsa toimintatapojen mukaisesti. Niissä on syntynyt hiljaista tietoa ja erilaisia kokemuksia. Arviointikeskustelut saattavat osoittaa myös, mitä erilaisia sanattomia sopimuksia ja toimintatapoja toimijoiden välille on syntynyt ja ovatko ne edelleen ajankohtaisia. (vrt. Nonaka & Takeuchi 1995) Moninäkökulmaisessa arviointitilanteessa kukin voi kertoa muille: Mikä toiminnassa on osoittautunut toimivaksi oman organisaation näkökulmasta. Miten toimintamallia joutuu soveltamaan, jotta sitä voisi käyttää omassa organisaatiossa. Miten organisaation muuta toimintaa täytyy soveltaa, jotta se voisi paremmin hyödyntää kehitettävää toimintaa. Osallistaminen tukee tasa-arvoisuutta ja oikeudenmukaisuutta. Ihmiset ovat itse tutkimassa ja kehittämässä heitä koskevia asioita. Osallistavan arvioinnin eri menetelmissä osallistumisen aste vaihtelee kuulemisesta ja kommentoinnista aktiiviseen suunnitteluun, osallistumiseen ja itsearviointiin. (Kivipelto 2008, ) Hyvällä mallilla -foorumissa voi tilanteesta riippuen olla kyse kuulemisesta tai suunnitteluun osallistumisesta. Joka tapauksessa kaikkien kutsuttujen ja paikalle tulleiden täytyy voida kokea, että juuri hänen osallistumisensa ja panoksensa on tärkeä. Osallistavassa arvioinnissa on tärkeää saada esiin osallistujien ajatuksia ja vahvistaa ruohonjuuritason toimijoiden asiantuntemusta. Keskusteluun käytetään paljon aikaa, ja sen dokumentointi on välttämätöntä. Osallistava arviointi Hyvällä mallilla -foorumissa Etuja: Ryhmässä tehtävä arviointi sitouttaa toimijat mukaan kehittämiseen. Osallistujat voivat itsekin nostaa esiin arvioitavia teemoja tai heille itselleen tärkeitä asioita. Arvioinnissa voi edetä kysymällä osallistujien mielipiteitä, jotka auttavat toiminnasta vastaavia henkilöitä kehittämään osallistujalähtöisempää toimintaa. Haasteita: Arviointi edellyttää, että kaikki kutsutut tulevat paikalle. Tehtävänä on saada kaikkien mielipiteet esiin. Päästä kohteliaisuuspuheiden tasolta aitoon pohdintaan. Uuden toiminnan ideoiminen Hyvällä mallilla -foorumissa voidaan arvioida myös toimintaideaa, jota ei edes ole vielä kokeiltu. Silloin esitellään alustava suunnitelma siitä, mitä kehitettävä toiminta voisi olla (liitteen 2 mukaisesti). Mukaan kutsutaan suunniteltavan toiminnan mahdollisia osallistujia, vapaaehtoisia ja yhteistyökumppaneita sekä mielellään myös toiminnan rahoittaja. Näin voidaan heti alkuvaiheessa kuulla kaikkia osapuolia ja pohtia yhdessä, miten toimintaideaa voitaisiin kehittää kaikkien kannalta parhaaseen mahdolliseen suuntaan. Uutta toimintaa ideoitaessa keskeinen kysymys on, mitä toiminnasta pitäisi kuvata ohjeeksi, (Katso liite 5). Näin saadaan tietoa siitä, mitä uuteen toimintaan, tai esimerkiksi hankesuunnitelmaan tulisi sisällyttää. Foorumin ohjaaja kokoaa tasapuolisesti yhteen kaikki foorumissa syntyneet ideat, jotta toiminnan kehittäjät voivat punnita niitä myöhemmin. Toiminnan kehittämisestä vastaava taho päättää, mitä ideoita käytännössä lähdetään soveltamaan. 16 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

17 Toimintamallien levittäminen Toimintamallien levittäminen on haastavaa. Useimmiten toiminnassa on mukana jotakin sellaista, joka soveltuu vain sille paikkakunnalle, jossa malli on kehitetty. Silti melkein kaikesta toiminnasta on pelkistettävissä jotain osia, jotka voi siirtää toiselle paikkakunnalle tai soveltaa eri kohderyhmälle. On muutama periaate, jotka helpottavat toimintamallien levittämistä. Nämä on hyvä huomioida toimintamallia kuvatessa. Seuraavat kriteerit auttavat uuden toiminnan aloittamisessa: hyödyllisyys = malli tuo parannusta tai lisäarvoa siihen, mitä muutenkin tehdään yhteensopivuus = malli sopii yhteisön arvoihin ja muuhun perustoimintaan selkeys = malli on riittävän helppo ottaa käyttöön kokeiltavuus = mallia on mahdollista testata ennen sitoutumista pitkäaikaiseen käyttöönottamiseen havainnoitavuus = mallin soveltamisesta saadut tulokset ovat nähtävissä. (Rogers 2003) Toiminnan kuvaaminen yksinkertaisesti ja selkeästi helpottaa toiminnan levittämistä. On tärkeää tunnistaa ne osat, jotka ovat toiminnan ydinasioita. Toimintamallin kuvauksesta tulisi jättää pois kaikki muu, joka kyllä kuvaa paikallista toteutusta, mutta joka voisi toteutua erilaisina variaatioina toisissa ympäristöissä. Hyvällä mallilla -foorumia voi käyttää myös strategisessa toiminnan kehittämisessä ja toiminnan levittämisessä. Kun kehitetään paikallisesti uutta toimintaa, se arvioidaan ja siitä tehdään kuvaus eli toimintamalli. Sen jälkeen toimintaa levitetään muualle joko sellaisenaan tai soveltaen. Jos alkuperäinen toimintaidea muuttuu oleellisesti, järjestetään uusi foorumi, jonka avulla tehdään uusi toimintamalli. Levittämisen kannalta seuraava haaste onkin se, miten toimintamallit tuodaan näkyville, jotta muutkin voivat hyödyntää niitä. Internetissä on erilaisia hyviä käytäntöjä kokoavia palveluja, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä Innokylä ja MLL:n Yhdistysnetti. Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 17

18 Ideointi- ja kehittämisvaihe / paikkakunta A Pelkistämis- ja levittämisvaihe Ideointi- ja kehittämisvaihe / paikkakunta B Pelkistämis- ja levittämisvaihe Käytäntö 1 Toteutettu hyödyntäen paikallisia resursseja, paikallisissa olosuhteissa Hyvällä mallilla -foorumi käytännön arviointiin ja toimintamallin pelkistämisen tueksi Toimintamalli 1 Käytännön kuvaus, josta poistettu paikalliset ominaispiirteet Käytäntö 1 Siirtyy uudelle alueelle sellaisenaan, paikallisia osuuksia soveltaen Käytäntö 2 Alkuperäinen käytäntö on kehittämisen pohja, mutta muuttuu niin paljon, että on jo kyse eri käytännöstä Käytäntö 2 Alkuperäinen käytäntö on kehittämisen pohja, mutta muuttuu niin paljon, että on jo kyse eri käytännöstä Kuvio 7. Paikallisia käytäntöjä ja yleistettäviä toimintamalleja Hyvällä mallilla -foorumi käytännön arviointiin ja toimintamallin pelkistämisen tueksi Tukea toimintamallin kuvaamiseen Hyvällä mallilla -foorumissa on kolme osaa, jotka erityisesti tukevat toimintamallin tekemistä: esittelijän tekemä kuvaus toiminnasta osallistujien kirjoittamat 3 5 asiaa, jotka kuvataan ohjeeksi ohjaajan tekemä kirjallinen yhteenveto foorumin jälkeen. Nämä auttavat toiminnan kehittäjää suunnittelemaan sitä, miten toiminnasta tiedotetaan, miten sitä ajanmukaistetaan tai miten perheitä ja yhteistyökumppaneita voidaan paremmin huomioida toiminnassa. Toimintamallin timanttiin (liite 6) on koottu Hyvällä mallilla -foorumin keskeiset kriteerit toimintamallin levitettävyyden arviointiin. 18 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle

19 Lähteet Anttila, P Realistinen evaluaatio ja tuloksellinen kehittämistyö. Artefakta 19. Akatiimi Oy. Juvenes Print. Guba, E. & Lincoln, Y Fourth Generation Evaluation. Newbury Park. Sage. Kivipelto, M Osallistava ja valtaistava arviointi. Johdatus periaatteisiin ja käytäntöihin. Stakesin työpapereita Nonaka, 1. & Takeuchi, H The Knowledge-Creating companyt. How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press. Rogers, E.M Diffusions of Innovations. Fifth Edition. Free Press. Virtanen, P Arviointi. Arviointitiedon luonne, tuottaminen ja hyödyntäminen. Edita Prima. Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle 19

20 Liite 1. Ohje toiminnan esittelijälle Olet tulossa esittelemään toimintaa Hyvällä mallilla -foorumiin. Voit esitellä jo kokeiltua ja käytännössä hyväksi todettua toimintaa tai keskeneräisen idean, jonka kehittämistä pohditaan yhdessä. Foorumikeskustelulla etsitään perusteita sille, miksi toiminta on hyvää. Samalla ideoidaan, miten toimintaa voisi levittää muuallekin. Sinä, taustaorganisaatiosi ja Hyvällä mallilla -foorumin ohjaaja suunnittelette yhdessä, keitä kutsutaan mukaan. Olisi hyvä, jos paikalla olisivat toiminnan kehittämisestä vastaavat henkilöt, kohderyhmäänne ja yhteistyökumppaneitanne. Ehkä myös ihmisiä, joilla on näkemystä toisesta kohderyhmästä tai alueesta, jolle toimintaa voisi levittää. Esittelyn runko Saat foorumin ohjaajalta diapohjan toiminnan esittelyä varten tai voit ottaa sen MLL:n nettisivuilta osoitteesta Käytä diapohjaa esityksesi valmistelussa. Kalvosarjan kysymyksiin vastaamalla teet toimintamallin kuvauksen ja kerrot, mikä mielestäsi toiminnassa on keskeisintä. Hyvällä mallilla -foorumin keskustelun eteneminen Hyvällä mallilla -menetelmän esittely. Esittäytymiskierros (foorumin ohjaaja ja osallistujat). Kehitettävän toimintamenetelmän esittely (sinun puheenvuorosi). Toiminnan kommentointi eri toimijoiden näkökulmista (osallistujat). Ryhmissä keskustelua muun muassa toiminnan sovellettavuudesta muualle, sen vaatimista resursseista, toimivuudesta vapaaehtoistoiminnassa tai ammatillisessa työssä, tavoitteisiin vastaamisesta ja sellaisista tuloksista, joita esittelyssä ei ole mainittu (osallistujat). Ryhmäkeskustelujen purku ja yhteenveto (osallistujat ja foorumin ohjaaja). Keskusteluun valmistautuminen Hyvällä mallilla -foorumin ohjaaja pyytää diaesityksesi etukäteen. Hän saattaa myös tiedustella ryhmätyöskentelyn pohjaksi organisaatiosi arvoja tai kehittämänne toiminnan taustaa. Etukäteen sovitte yhdessä myös sen, keiden näkökulmista toiminnan onnistumista mietitään. (Esimerkiksi case Isien ja lasten liikuntakerhon toimijat: isä, kerhonohjaaja, paikallisyhdistys, kunta.) Foorumissa saatte palautetta toiminnasta Foorumissa pyritään rakentavaan ja uusia mahdollisuuksia esiin tuovaan tarkasteluun. Mukana olevat ihmiset ovat kiinnostuneita aiheestasi. Muista, että toimintamallisi kehittämisen jatkoratkaisut ovat sinun ja organisaatiosi päätettävissä. Keskustelussa tulee esille paljon sellaista, mikä on teille itsestään selvää, tai kehittämisideoita, joita olette jo itsekin pohtineet. Keskustelussa saattaa kuitenkin tulla esiin myös uusia näkökulmia, kehittämisideoita tai kriittisiä huomioita, jotka auttavat teitä suuntaamaan toimintaanne vielä paremmaksi. Foorumin jälkeen Hyvällä mallilla -foorumin ohjaaja tekee keskustelujen pohjalta yhteenvedon, johon on koottu muistiin keskustelussa nousseet kehittämisajatukset. Voitte käyttää sitä esimerkiksi tarvitessanne rahoittajallenne arviointitietoa. 20 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle Liitteet

21 Liite 2. Diapohja toiminnan kuvailuun ja esittelyyn Otsikkodia. Kehitettävän toiminnan ja sen esittelijän nimi, päivämäärä. dia 1. Esittelyn sisällysluettelo Tarve toiminnan kehittämiselle Yhteys muuhun kehittämiseen Kehitettävän toiminnan tavoite Toimijat Toiminta. Mitä tehtiin? Millä keinoilla mentiin kohti tavoitteita? Viisi hyvää toimintatapaa dia 2. Tarve toiminnan kehittämiselle Miksi juuri tämä toiminta aloitettiin tai miksi kehitetään juuri tätä käytäntöä? Mistä syntyi tarve tällaiselle toiminnalle? Miksi käytäntöä on juuri nyt hyvä kehittää eteenpäin? dia 3. Yhteys muuhun kehittämiseen Kuuluuko toiminta johonkin laajempaan kehittämishankkeeseen tai strategiaan? Onko toiminnan taustalla jokin teoreettinen näkemys, jonka halutaan näkyvän tavoitteissa ja toiminnassa? Tai vaihtoehtoisesti: Mitä arvoja toiminnalla halutaan välittää? dia 4. Kehitettävän toiminnan tavoite Kuvaile, mikä on toiminnan tavoite. dia 5. Toimijat Keitä ovat osallistujat, vastuutoimijat ja yhteistyökumppanit? dia 6. Toiminta. Mitä tehtiin? Kuvaile tässä lyhyesti, mitä toiminta on ollut käytännössä. dia 7. Millä keinoilla mentiin kohti tavoitteita? Mitä sellaisia sisältöjä (tekemistä, tiedon välittämistä ynnä muuta) toimintaan liittyy, joilla pyritään kohti tavoitetta? dia 8. Viisi hyvää toimintatapaa Nimeä viisi sellaista pienempää asiaa tai toimintatapaa, jotka ovat mielestänne vaikuttaneet siihen, että käytäntö on hyvä (esimerkiksi aloitushaastattelu, ryhmäyttäminen, säännölliset kokoontumiset). Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle Liitteet 21

22 Liite 3. Kutsu foorumin osallistujille Kutsu tähän kehitettävän toiminnan nimi :n arviointi /kehittämisfoorumiin Aika: Paikka: x yhdistyksen toteuttamaa (tähän lyhyt kuvaus siitä, mistä toiminnasta on kyse. Esim. vuodesta 2010 kokeiltu malli/kerran viikossa kokoontuva ryhmä/ isille suunnattu ryhmä tms.) Kutsumme teidät yhteistyökumppaninamme keskustelutilaisuuteen, jossa arvioidaan edellä mainittua toimintaamme. Keskustelussa kootaan paikalla olevien ajatuksia tai kokemuksia toiminnasta ja sen kehittämisestä. Työskentelytapa perustuu Hyvällä mallilla -foorumiin. Ohjelma klo (esim.) Hyvällä mallilla -foorumityöskentelyn esittely ja osallistujien esittäytyminen XXX toiminnan esittely Keskustelua toiminnasta eri toimijoiden näkökulmista Keskustelua: sovellettavuus, selkeys, tavoitteisiin vastaaminen Yhteenveto Foorumi päättyy (Ilmoittautumisohje tarvittaessa tähän) Tervetuloa! Yhteistyöterveisin (Tiedot yhdistyksestä, joka on kutsujana tai toimintaa esittelemässä) Foorumin ohjaajan yhteystiedot: Hyvällä mallilla -foorumi on Mannerheimin Lastensuojeluliiton vuosina kehittämä arviointikeskustelumenetelmä. 22 Hyvällä mallilla Opas arviointikeskustelun ohjaajalle Liitteet