Omien tietojen muokkaus Saariston Tapahtumakalenterissa Pikakäsikirja

Transkriptio

1 ~ 1 ~ Omien tietojen muokkaus Saariston Tapahtumakalenterissa Pikakäsikirja Sisältö Pyydä itsemuokkauskoodeja...1 Itsemuokkausviesti jossa koodattu linkki...1 Rekisteritiedot...1 Lomake...1 Muokkaussivu 1 Tapahtuman perustiedot...3 Karttapiste...4 Muokkaussivu 2 Ajankohta ja hinta...5 Muokkaussivu 3 tapahtumatyypin/tyyppien valinta...6 Muokkaussivu 4 Tapahtuman kuvaus...7 Muokkaussivu 5 Lisäinfo...8 Käytössä olevat kuvat...8 Ota kuva/logo käyttöön...8 www-lomakkeen käyttö pitää olla itsestäänselvää ja mutkatonta. Tässä tapauksessa tarvitaan paljon erilaista tietoa, jota on vaikea esittää riittävän helposti. Olemme tehneet parhaamme. Tätä käsikirjaa ei ole tarkoitettu luettavaksi vaan haktuteokseksi klikkaa sisällössä sopivaa otsikkoa. Pyydä itsemuokkauskoodeja Tapahtumakalenterilla on monta eri näkymää (erinäköisia www-sivustoja). Monessa on tarjolla mahdollisuus tilata omien tietojen itsemuokkauskoodeja. On myös mahdollista kutsua tapahtumien järjestäjiä tapahtumiensa itsemuokkaukseen. Kutsu tulee sähköpostin muodossa siihen sähköpostiosoitteeseen joka on tapahtuman tiedoissa syötetty tapahtuman ilmoituslomakkeeseen. Itsemuokkausviesti jossa koodattu linkki Keskellä sähköpostiviestiä on koodattu linkki tapahtumasi muokkaussivulle kalenterissa. Voit koska tahansa klikata sähköpostiviestissä olevaa linkkiä muokataksesi tapahtumatietojasi. Linkki toimii siihen asti kunnes saat jostain syystä uuden kutsuviestin jossa on uusi koodattu linkki. Jos linkkiviestisi häviää Ei haittaa, jos linkkiviesti häviää. Voit tarvittaessa tilata uuden viestin uudella itsemuokkauslinkillä. Muokkauslinkki uusimmassa viestissä toimivat. Vanhoissa itesmuokkausviesteissä oleva koodattu linkki lakkaa toimimasta kun uusi koodiviesti lähetetään tapahtuman järjestäjälle. Rekisteritiedot Tapahtumasi markkinonnin kannalta on tärkeää että rekisterin tiedot pitävät paikkansa. Rekisteri on luotu ASIAKKAILLESI. Päämäränä on että kuluttajat ja turistit löytävät tapahtumakalenterista helposti ja mahdollisimman tarkasti kaipaamansa tapahtuman. Täytä mahdollisimman paljon tietoja kalenteriin, niin asiakkasi löytävät sinut eri hauissa. Älä liioittele tyhjistä lupauksista seuraa tyytymätön asiakas. Lomake Hiukan lomakkeesta:

2 ~ 2 ~ Muokkauslomake on jaettu viiteen sivuun (välilehteen) 1. Perustiedot tapahtumasta ja järjestäjän yhteystiedot 2. Päivämäärä & Ajankohta sekä mahdolliset lipunmyyntitiedot 3. Tapahtuman tyyppi/tyypit 4. Tapahtuman kuvaus ja kenttä hakusanoille 5. Lisäpalvelut, kuvan ja logon lisääminen tietoiyhin On mahdollista selata lomakkeessa välilehtien välillä klikkaamalla välilehtiä ilman että tietoa häipyy lomakkeesta. Välilehtipainikkeiden alla on Tallenna! -painike. Voit tallentaa antamasi tiedot milloin tahansa, jolloin lomake hehkuu hekten vihreänä. Lopeta muokkaus sulkemalla selainikkunaa. Pakolliset kentät on merkitty punaisella asteriskilla *

3 ~ 3 ~ Muokkaussivu 1 Tapahtuman perustiedot Palveluntuottajan nimi Syötä yrityksen nimi (palvelun toimittaja) niin kuin asiakkaasi sinut tuntevat. Mahdolliset aakkoselliset listat luodaan tämän nimen avulla. Kirjoita siksi yrityksen nimi ensin ja mahdollinen yritysmuoto (Oy, Ky, T:mi) varsinaisen nimen jälkeen. Asiakkaasi eivät löydä sinua odotetussa paikassa kun yrityksesi virheellisesti löytyy Oy:n tai T:mi:n kohdalla. Jos yrityksellä on eri nimi eri kielillä syötä ne. Jos yrityksen nimi on sama kaikilla kielillä, syötä nimi johnkin kohtaan, niin se kopioituu automaattisesti muille kielille. Yrityksen nimi YHDELLÄ kielellä on pakollinen. Yrityksen virallinen nimi Kentän tiedot ei näy netissä. Täytä tähän yrityksen virallinen (rekisteröity) nimi. Y-tunnus Kentän tiedot ei näy netissä. Tärkeätä, jotta yritystä voi identifioida varmuudella ja tarvittaessa tarkistaa rekisteritiedot. Postadress Syötä mielummin molemmilla kotimaisilla, jotta tiedot voi antaa aina oikealla kielellä. ** tarkoittaa että jost tiedot on annettu vain toisella kotimiaisella, niin annettu osoite kopioidaan myös toiselle kotimaiselle. Postinumero Kun palvelurekisteri kattaa vain Turrunmaat on kaikki alueen postipaikat valmiiksi syötetty järjestelmään. Valitse sinulle sopivin. Käyntiosoite Monessa yrityksessä postiosoite ja käyntiosoite ei ole sama. Näissä tapauksissa postiosoite ei ohjaa asiakkaat palvelupisteeseen. Jos käyntiosoitteesi eroaa postiosoitteesta syötä käyntiosoite tähän kohtaan (molemmilla kotimiaisilla). ** tarkoittaa että jost tiedot on annettu vain toisella kotimiaisella, niin annettu osoite kopioidaan myös toiselle kotimaiselle. Jos käyntiosoite jätetään kokonaan täyttämättä, tähän kohtaan kopioituu postiosoite. Tapahtuman nimi Ilmoita tapahtuman nimi (lyhyt kuvaus jos nimeä ei ole) niin kuin asiakkaasi tunnistaa tapahtumasi. Jos tapahtuman nimellä ei ole kieliversioita, täytä sama nimi sekä suomen että ruotsin kielellä. Tapahtuman osoite Ilmoita sekä suomen että ruotsinkielinen osoite, niin että asiakkaat näkee sen oikealla kielellä. Postinumero Karttapisteen arvaus Tapahtumakalenteri kattaa vain Turunmaata, joten kaikki tarvittavat postinumerot ovat valmiina järjestelmässä. Valitse postinumero joka kattaa tapahtumasi. Ei sinne paperiapostia lähetetä, mutta postinumero auttaa järjestelmää paikantamaan tapahtumaasi

4 ~ 4 ~ Karttapiste Järjestelmä hyödyntää GoogleMaps palvelua. Tapahtuman karttapiste on yhä tärkeämpi ja sitä hyödynnetään monessa nettipalvelussa. Kun olet täyttänyt tapahtuman osoitteen ja valinnut postinumeron ehdottaa järjestelmä tapahtumalle karttapisteen (GPSkoordinaatit näkyy). Klikkaa valitse tarkistaaksesi että piste on oikeassa paikassa. Jos piste OK, sulje kartta Sulje -linkin avulla kartan ylänurkassa. Jos piste väärin, siirry kartalla ja zoomaa sisään/ulos kunnes löydät oikean paikan. Klikkaa kartalla oikeaan kohtaan niin että karttapiste osoittaa kartalla oikeaa kohtaa. Hyväksy valinta (Nappi alaoikealla). GPS-koordinaatit ovat nyt oikeat. Yhteystiedot Lain mukaan joka tapahtumalla pitää olla vastaava järjestäjä, ja järjestäjiin pitää löytyä yhteystiedot. Täytä toimivat yhteystiedot. Tapahtuman kävijöille on toimivat yhteystiedot asiasta perillä olevalle ihmiselle antaa turvallisuuden tunteen ja on laadukkaan tapahtuman tunnusmerkki. Yhteyshenkilön kielitaidot Tämä tuntuu turhalta nippelitiedolta, mutta asiakkaiden on helpompi ottaa yhteyttä kun tietävät millä kielillä on mahdollista asioida. Ei kestä kauan ruksata paikalleen omat kieliruksisi. E-osoite Jos et halua että tulevat asiakkaat soittelevat pitkin tapahtuman vamistelua voit mielummin antaa e-osoitteen jossa sinä tai joku muu vastaatte kun ehditte. Www-osoite Kaikkea ei voi laittaa tapahtumakalenteriin. Jos nettisivuilta löytyy lisää tietoa, ilmoita osoite, niin se näkyy kalenterissa klikattavana linkkinä. FB-osoite Monella tapahtumalla on FB-sivu eikä www-sivuja. FB-osoitteen voit kopioida tähän tarkoitettuun kenttään. Se muodostaa joissakin palveluissa linkin ja joissakin FB Likeboxin HUOM! Kun järjestelmä käsittelee www- ja FB-osoitetta eri tavoin on tärkeää että oikea osoite täytetään siihen tarkoitettuun kenttään!

5 ~ 5 ~ Muokkaussivu 2 Ajankohta ja hinta Asiakkaasi haluavat tietää keneltä (ihmisen nimi) he voivat kysyä, jos kaipaavat lisätietoja. Yhteyshenkilö Pienissä yrityksissä tämä on useimmiten yrittäjän nimi, mutta suuremmissa yrityksissä on yhteyshenkilö joka on helposti tavoitettavissa, vastaa asiakaspalvelusta ja osaa vastata useimpiin kysymyksiin yrityksen palveluista. Päänumero Ennen kysyttiin Puhelin ja GSM. Nykyään ja etenkin saaristossa on yrittäjillä vain kännykkä. Päänumero on yhteyshenkilön numeo (lanka tai mobiili). Varanumero Kännykästä voi loppua akku, voi olla väliaikaisesti pois päältä tai voi olla alueella jossa kenttää ei ole. Siinä tapauksessa on hyvä ilmoittaa myös varanumero. Se voi viedä jollekin toiselle henkilölle yrityksessä, yhteistyökumppanille, tai vaimolle siellä kotona. Fax Monessa yrityksessä on vielä toimiva Faksi. e-adress Aina vain tärkeämpi yhteydenpitokanava. Täytä oikein! Ihmiset soittavat edes takaisin, mutta kukaan ei vastaa tai numero on varattu. Sähköposti ei häiritse kesken työn tai kokouksen. Voit vastata sähköpostiin kunnollisesti sitten kun itse ehdit. Kaupungille on tärkeätä saada viestejä yrittäjille tarvitsematta soittaa tai lähettää satoja kirjeitä. Tapahtuman päivämäärä Voit kirjoittaa päivämäärän kenttään kuvan mallin mukaisesti tai valita kalenterista (klikkaa kalenteri-ikonia pvm-kentän oikealla puolella). Huomaa että sekä tapahtuman alku- ja loppupäivämäärä ovat pakollisia tietoja. Alku/Loppuaika. Sekä tapahtuman aloitus että (arvioitu) lopetusaika ovat yhtä tärkeitä. Monessa tapauksessa tarkkaa lopetusaikaa ei tiedetä etukäteen, mutta hyvä arvio kelpaa lapsiperheille tai nuorille vanhemmille jolla lastenvahti kotona tai jos on pakko ehtiä jollakin lautalla. Monet lapsiperheet jättävät tapahtuman väliin jos lopetusaika jätetään ilmoittamatta. Hinnoittelu Vaihtoehdot ovat: Vapaa pääsy ei vaadi lisäselvityksiä Kiinteät hinnat Hintoja kysytään ja myntitpisteitä voi ilmoittaa (kts. kuva yllä) Vaihtelevat hinnat Voi ilmoittaa millä tavalla hinnat vaihtelevat ja mistä lippuja saa Hintatiedot puuttuu ei vaadi lisäselvityksiä. Tämä on oletusarvo, eli jos tätä kohtaa ei täytetä jää tämä vaihtoehto näkyviin. Huomaa että on mahdollista tehdä hakuja hintojen perusteella. Suotiuin haku on luonnollisesti tapahtumat joihin on vapaa pääsy.

6 ~ 6 ~ Muokkaussivu 3 tapahtumatyypin/tyyppien valinta Jos asiakkaat suorittavat hakua tapahtumatyypin perusteella on tärkeää että tapahtumaasi on kytketty kaikkiin sopiviin tapahtumatyyppeihin. Kaikkien tapahtumien lokeroon laittaminen voi olla vaikeata, mutta tapahtumia etsivät olettavat että tapahtumatyyppihaku on mahdollista. Valitse se/ne tapahtumatyypit jotka sopivat tapahtumaasi. Tapahtumatyypit ovat järjestetty ryhmiin klikkaa ryhmäotsikoita niin näet mitkä vaihtoehdot kuuluvat jokaiseen ryhmään. Päätyyppi Jokaisella tapahtumalla pitää olla päätyyppi. Esim markkinoilla voi olla musiikkia, taidenäyttelyitä, opastettuja retkiä yms., mutta tapahtuman päätyyppi on Markkinat. Määrätyissä raporteissa ja paperitulosteissa samaa tapahtumaa ei toisteta joka tapahtumatyypin kohdalla vaan näkyy vain kerran ja silloin päätyypin alla. Päätyyppi valitaan klikkaamalla valintanappia valintalistassa oikealla (vain yksi valinta) Muut tapahtumatyypit On mahdollista valita samalle tapahtumalle useita tapahtumatyyppiä. Hauissa netissä tapahtumatyypin perusteella tapahtuma näkyy kaikissa tyypeissä. Älä liioittele älä johda asiakkaasi harhaan. Ruksaa kaikki tapahtumaasi sopivat tapahtumatyypit valintalistassa vasemmalla. Tapahtumaryhmä-otsikoiden vieressä näet montako tyyppiä olet ruksannut jokaisessa ryhmässä.

7 ~ 7 ~ Muokkaussivu 4 Tapahtuman kuvaus Kuvaile tapahtumasi lyhyesti ja selvästi, niinkuin sinä oletat että asiakkaasi haluat sen kuulla. Kentässä on tilaa lyhyille romaaneille, mutta netissä kukaan ei lue pitkiä tekstejä. Tekstit suomen ja ruotsin kielellä ovat pakollisia! Englanti ja saksa ovat tärkeitä myös matkailijoille suunnatuissa tapahtumissa. Kuvausteksti tai osia siitä voidaan liittää kalenterista otettuihin raportteihin ja tulosteisiin Jos kaksoisklikkaat kuvaustekstikenttää saat hiukan isomman muokkausruudun eteesi. Isommassa ruudussa on helpompi muokata tekstiä. Klikkaamalla suurennetun muokkausruudun viereen palautuu suurennettu muokkausruutu normaalikokoonsa. Hakusanat Hakusanat eivät näy missään netissä. Tähän kenttään on hyvä kirjoittaa tapahtumasi avainsanoja, joita asiakkaasi saattavat käyttää hakusanoina tapahtumaasi etsiessään. Kirjoita VAIN sanoja jotka EIVÄT LÖYDY muista lomakkeen tekstikentissä. On täysin turhaa toistaa sanoja jotka jo syötetty lomakkeeseen muualla. HUOM1! Vain välilyönti sanojen väliin, ei pilkkuja tai muita merkkejä ne vain hämäävät hakukonetta. HUOM2! Hakukone etsii vain kokonaisia sanoja, ei sanojen osia (kuten Google). Esim, sirkusartisti. Harva hakija etsii niin pitkillä hakusanoilla. Anna varmuuden vuoksi sirkusartisti sirkus artisti

8 ~ 8 ~ Muokkaussivu 5 Lisäinfo Tässä vaiheessä on tarjolla vain ruksi jos katsot tarvitsevasi toimenkuvauksesi käännösapua ulkomaan kielille. Ajoittain henkilöresursseja tähän palveluun ei ole, mutta toivosi välittyy rekisterin administraattoreille. Lisäpalvelut Tässä vaiheessa lisäpalveluina on vain ruksi joka osoittaa toiveesi että joku kääntäisi tapahtumakuvauksesi ulkomaan kielille. Ajoittain resurssit käännöstyöhön puuttuu, mutta toiveesi näkyy kalenterin admninistraattoreille. Käytössä olevat kuvat Käytössä olevat kuva/logo näkyy kuvan mukaisesti n.s peukalokuvina. Joissakin palveluissa tapahtuman peukalokuva näkyy jo hakutuloslistoissa. Voit valita näkyykö logo vai valokuva hakutuloslistoissa. Ota kuva/logo käyttöön Jos haluat ottaa kuvan käyttöön tai vaihtaa olemassa olevaa kuvaa uudemmalla, klikkaa Valitse kuva. Avautuu oikealla näkyvä dialogiruutu, jonka avulla siirrät kuvatiedoston omalta kovalevyltäsi palvelimelle. Kun olet valinnut kovalevyltäsi oikean kuvan, klikkaa [Upload]. Rajaa mahdollisuuksien mukaan kuvaa ennen siirtoa. Toimivia tiedostomuotoja ovat JPG (kamerasta tai kännykästä), PNG tai GIF. Muut tiedostomuodot eivät toimi! Valokuvat optimoidaan nettiä varten automaattisesti palvelimella. Jos kaikki meni oikein näkyy kuvasi peukaloversiona yllä olevan kuvan mukaisesti. Jos haluat poistaa kuvan, valitse Poista valokuva MUISTA TALLENTAA tekemäsi muokkaukset!! Tsemppiä! Smart & Cool