Version Date Status / Notes Authors Dokumentin luonti. Marko Behm Asiakkaan kommenttien mukaan muokattu.

Transkriptio

1 Asiakas: Yrittäjien Sijaispalvelujärjestelmä hanke Tuote: Sijaisrekisteri Version Date Status / Notes Authors Dokumentin luonti. Marko Behm Asiakkaan kommenttien mukaan muokattu. Marko Behm Tämän dokumentin tarkoitus on kertoa Lukijalle projektin tarkoitus sekä sen toiminnasta. On tärkeää, että Lukijalle muodostuisi mielikuva lopullisen Tuotteen ideasta sekä toiminnallisuudesta. Tuotteen ulkoasua tämä dokumentti ei sivua juurikaan, sillä tässä vaiheessa ei voida vielä määrittää tarkalleen kaikkia Tuotteen puolia. Alla on listaus erilaisista termeistä, joita on käytetty tässä dokumentissa. Sijainen: Henkilö, joka on kurssitettu Sijaispalvelujärjestelmään. Tämä henkilö pyrkii pääsemään sijaisuuteen Yritykselle Yritys: Yritys, joka hakee sijaistyövoimaa, ja hakee sitä Sijaispalvelujärjestelmästä ottamalla joko yhteyttä Yhteyshenkilöön tai entuudestaan tuntemaansa Sijaiseen Yhteyshenkilö: Alueellisesti jaetut henkilöt, jotka toimivat Sijaisen ja Yrityksen yhteyshenkilönä. Kurssi: Jokainen Sijainen on valmennettu Kurssilla. Kurssin jälkeen auktorisoidut Sijaiset saavat tunnukset Järjestelmään Järjestelmä / Rekisteri: Www-palveluna toteutettu sovellus, joka on integroitu osaksi hankkeen tulevia www-sivuja. Tätä kautta Sijaiset voivat täydentää omia tietojaan, ja Yritykset etsiä itselleen Sijaista Ylläpitäjä: Henkilö(t) joilla on oikeudet toimia valvojana ja oikolukijana Järjestelmässä. Sijaisten kirjoittamat kuvakset itsestään, menee ensin Ylläpitäjän hyväksyttäväksi. Käyttäjä: Henkilö joka käyttää Järjestelmää.

2 Sisällysluettelo 1. Normaalin toimintatapauksen kuvaus Sijainen Järjestelmän ylläpitäjä Yritys Alueellinen yhteyshenkilö Sijainen Sijaisen lisääminen Valmennukset Valmennuksen lisääminen Tarinoita onnistumisista Tarinan lisääminen Palautteenanto sähköpostilomakkeella Yhteyshenkilö Yhteyshenkilön lisääminen Alueet Sijaisen tietojen muokkaaminen Sijaisen etsiminen Rekisteristä Sijaisen tietojen näyttäminen Tilastointi Kuvaus tietokantatauluista

3 1. Normaalin toimintatapauksen kuvaus Toiminta Järjestelmässä määrittyy sen mukaan mihin ryhmään Kävijä kuuluu. Alla on kerrottu toimintatapaukset eri Kävijäryhmille Sijainen Sijainen kouluttautuu Sijaispalvelun jäseneksi Ylläpitäjä luo uudelle Sijaiselle tilin Järjestelmään Sijaisen valmistuttua Kurssilta o Ylläpitäjä lisää tarvittaessa uusia paikkakuntia ja toimialoja Sijaisen mieltymyksen mukaan o Sijaisen tunnukset lähtevät sähköpostilla Sijaisen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen Sijainen kirjautuu Järjestelmään o Sijaiselle näytetään hänen omat tietonsa sekä niiden muokkausmahdollisuus Sijainen muokkaa tietojaan o Yhteystiedot päivittyvät välittömästi Sijaisen klikattua Tallenna -painiketta o Sijaisuuteen liittyvät tiedot päivittyvät vasta, kun yläpitäjä on ne tarkastanut ja hyväksynyt 1.2. Järjestelmän ylläpitäjä Ylläpitäjäksi määritelty henkilö kirjautuu Järjestelmään Onnistuneen kirjautumisen jälkeen Ylläpitäjä näkee listan Sijaisista, jotka ovat päivittäneet tietojaan, ja jotka odottavat hyväksyntää Valittuaan yksittäisen Sijaisen tiedot joita tarkastella, ko. Sijaisen tiedot aukeavat muokkausnäkymään. o Klikattuaan Hyväksy muutokset painiketta alkuperäiset Sijaisuustiedot korvautuvat uusilla tiedoilla Tallennuksen jälkeen Ylläpitäjä näkee jälleen listan hyväksyntäpyynnöistä 3

4 1.3. Yritys Yrityksen edustaja saapuu www-sivulle johon Järjestelmä on lisätty. Yrityksen edustaja etsii sopivimman Sijaisen Järjestelmästä kohdassa 8 määritetyillä hakumetodeilla Sopivan Sijaisen löydyttyä, Yrityksen edustaja klikkaa Näytä yhteystiedot painiketta o Sivulla näytetään ko. Sijaisen Yhteyshenkilön yhteystiedot o Sivulla näytetään yhteydenottolomake Kysytään yrityksestä tietoja Toimiala Tarkat yhteystiedot Kaikki Sijaisen tiedot siirtyvät osaksi postia Sähköposti tältä lomakkeelta lähtee Yhteyshenkilölle 1.4. Alueellinen yhteyshenkilö Yhteyshenkilö saa sähköpostia Järjestelmästä kun Yritys lähettää yhteydenottolomakkeella pyynnön Sijaisen tarkemmista yhteystiedoista. Yhteyshenkilön saama sähköposti sisältää kolme linkkiä Järjestelmään linkki, josta pääsee suoraan Sijaisen tietoihin linkki, jota klikkaamalla Järjestelmään lisätään lisätietojenpyynti linkki, jota klikkaamalla Järjestelmään lisätään onnistunut Sijaisen haku Yrityksen voivat myös ottaa yhteyttä Yhteyshenkilöön puhelimitse, mikäli Yhteyshenkilö on sähköpostiosoitteensa tätä tarkoitusta varten antanut. 4

5 2. Sijainen Sijainen on henkilö, jonka ylläpitäjä on lisännyt Järjestelmään. Yritys on pääsääntöisesti yhteydessä Sijaiseen vain tämän Yhteyshenkilön kautta. Sijaisen ominaisuudet: Tarkat yhteystiedot Lisätietoja pyydetty Onnistuneet työllistymiset Työllistynyt Oma yritys Vapaasanakenttä Työhistoria Tiedosto (CV) Tietojen julkisuus-status Käyttäjätunnus ja salasana Järjestelmään 2.1. Sijaisen lisääminen Ylläpitäjä lisää Sijaisen järjestelmään tämän valmistuttua Kurssilta Ylläpitäjä tarkastaa paikkakuntalistasta paikkakunnat joilla Sijainen on ilmoittanut olevansa halukas toimimaan o Tarvittaessa uusia paikkakuntia lisätään Järjestelmään Sijaisesta lisättävät tiedot o Etunimi (pakollinen) o Sukunimi (pakollinen) o Sähköposti (vaillinainen) o Puhelinnumero (vaillinainen) o Osoite (vaillinainen) o Paikkakunnat joilla Sijainen on valmis toimimaan (vaillinainen) o Kurssi, jolta Sijainen on valmistunut (pakollinen) o Vapaasanakenttä (vaillinainen) o Tiedosto (vaillinainen) o Toimiala (vapaasanakenttä, vaillinainen) Tunnukset joilla Sijainen kirjautuu Järjestelmään o Käyttäjätunnus: sukunimi_etunimi o Salasana: Järjestelmä luo satunnaisen salasanan (6 merkkiä) Ylläpitäjä pääsee jälkeenpäin muuttamaan salasanaa Minimi pituus 6 merkkiä Ylläpitäjä painaa Tallenna-painiketta o Uusi Sijainen tallentuu Rekisteriin o Sijaisen mahdollisesti ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen lähetetään tunnukset Järjestelmään 5

6 3. Valmennukset Valmennukset ovat koulutuksia, joita järjestetään eripaikkakunnilla. Valmennuksista ei tässä dokumentaatiossa sen enempää, sillä valmennuksen sisällöllä eikä sen vetäjillä ole juurikaan merkitystä Sijaispalvelujärjestelmän määrittelyssä. Jokaiselle Sijaiselle Ylläpitäjä asettaa valmennustiedot käyttäjätiliä luodessaan. Valmennuksen ominaisuudet: Valmennuksen nimi Paikkakunta Valmennuksen vetäjä/ohjaaja Rahoittaja 3.1. Valmennuksen lisääminen Ylläpitäjä lisää uuden Valmennuksen Järjestelmään ennen kuin tämän voi lisätä uudelle Sijaiselle käydyksi valmennukseksi. Valmennusta lisättäessä pakollisia kenttiä on vain Valmennuksen nimi. 4. Tarinoita onnistumisista Järjestelmän Ylläpitäjä saa palautetta Sijaisesta, joko Järjestelmässä olevan sähköpostilomakkeen kautta tai jollakin muulla keinoin. Palautteista voidaan luoda Tarinoita onnistumisista. Tarinoita onnistumisista voidaan lisätä Sijaisen tietoihin, tai Tarina voidaan jättää Järjestelmään osoittamatta sitä yksilöllisesti kenellekään Sijaisista. Tarinoita onnistumisista voi lukea kirjautumatonkin www-sivuilla vierailija. Jokaisen Sijaisen tietojen näkymässä on Anna palautetta tästä Sijaisesta -painike, josta pääsee edellä mainitulle sähköpostilomakkeelle. Sähköposti lähtee Ylläpitäjälle. Sanalla periaatteella palautetta voi jättää myös itse Järjestelmästä. Tarinoiden ominaisuudet: Sijainen, johon tarina liittyy Sisältö Kirjoittaja Päiväys Yritys 6

7 4.1. Tarinan lisääminen Kun Järjestelmän Ylläpito saa palautetta, joko sähköpostitse tai muulla perinteisellä keinolla, tai Järjestelmään lisätyllä palautteenantolomakkeella Sijaisesta, tämä palaute voidaan muokata Tarinaksi onnistumisesta. Ylläpitäjä siis kirjoittaa käsin uuden tarinan, automaattista tarinan luomista ei voida käyttää. Tarinan valmistuttua Ylläpitäjä voi linkittää ko. tarinan jollekin Sijaiselle Palautteenanto sähköpostilomakkeella Yritys voi jättää palautetta Järjestelmästä tai käyttämästään Sijaisesta sähköpostilomakkeella jonka vastaanottajaksi on määritetty Ylläpitäjä. Sähköpostin mukana siirtyy kaikki oleellinen tieto kommentoitavasta Sijaisesta, jolloin Ylläpitäjä voi helposti linkittää palautteesta luodun onnistumistarinan oikeaan Sijaiseen. 5. Yhteyshenkilö Jokaiselle paikkakunnalle, joka on Järjestelmään lisätty, tulee osoittaa ko. alueen Yhteyshenkilö. Tähän henkilöön ottavat yhteyttä Yritykset, jotka hakevat Järjestelmän kautta itselleen Sijaista Yhteyshenkilön lisääminen Uusi yhteyshenkilö luodaan lisäämällä www-järjestelmään uusi käyttäjätili, joka kuuluu yhteyshenkilö-rooliin. Yhteyshenkilö-rooli mahdollistaa sellaisen Sijaisen tietojen tarkastelun, joka on valinnut tämän Yhteyshenkilön paikkakunnan omakseen. 6. Alueet Alueiden ylläpito kuuluu Järjestelmän Ylläpitäjän toimiin. Normaalisti Ylläpitäjä lisää puuttuvat alueet lisätessään uutta Sijaista Järjestelmään. Jokaiselle alueelle (paikkakunnalle) tulee asettaa yksi yhteyshenkilö. Uuden paikkakunnan lisääminen tapahtuu Sijaisen lisäämisessä mainitulla tavalla. Alueen ominaisuudet: Nimi Yhteyshenkilö 7

8 7. Sijaisen tietojen muokkaaminen Sijaisen tietoja voi muokata henkilö, jolla on riittävästi oikeuksia kyseisen asian tekoon. Toisin sanoen tietoja voi muokata joko Sijainen itse tai Ylläpitäjä. Tietojen muokkaaminen näiden kahden eritavan välillä poikkeaa toisistaan siinä, että kun Ylläpitäjä tekee muokkaukset ja painaa Tallenna niin muutokset näkyvät välittömästi Rekisterissä. Jos muutokset tekee Sijainen, niin muutetut tiedot eivät tallennu Rekisteriin ennen kuin Ylläpitäjä on ne hyväksynyt. Tietojen muokkausperiaate tarkoittaa sitä, että kaikki Sijaisen tiedot tulee olla kahdennettuja; ensimmäiset ovat julkisia Rekisteriin, ja toiset ovat muutoksia joita Sijainen pyytää Ylläpitoa hyväksymään. Kun Ylläpitäjä hyväksyy muutokset, jälkimmäiset tiedot korvaavat ensimmäiset. Ylläpitäjän hyväksyntä tarvitaan vain Sijaisuustietojen muokkaukselle, ei yhteystietojen. 8. Sijaisen etsiminen Rekisteristä Kuka vaan www-sivuille saapunut henkilö voi selata Rekisteriä, joten Rekisteriä toteutettaessa on otettava huomioon Sijaisten yksityisyyssuoja. Toteutus on kuitenkin tehtävä siten, että Sijaisiin saadaan Rekisterin perusteella otettua yhteyttä. Suora yhteydenotto Sijaisen ja Yrityksen (tai www-sivuilla vierailijan) on siis estettävä, ja se on toteutettava Yhteyshenkilön kautta. Normaalisti taho, joka etsii Sijaista, on Yritys. Sijaisten etsimisen voi suorittaa useammalla eri tavalla: Tapa 1 o Valitaan paikkakunta, jonne Sijaista haetaan o Valitaan toimiala, jonka omaavaa Sijaista haetaan o Järjestelmä listaa hakuehdot täyttävät Sijaiset Tapa 2 o Valitaan paikkakunta, jonne Sijaista haetaan o Järjestelmä listaa hakuehdot täyttävät Sijaiset Tapa 3 o Valitaan toimiala, jonka omaavaa Sijaista haetaan o Järjestelmä listaa hakuehdot täyttävät Sijaiset Tapa 4 o Vapaasanahaku Hakee kaikista Sijaisen tiedoista o Järjestelmä listaa hakuehdot täyttävät Sijaiset Hakutulokset lajitellaan aina Paikkakunnan ja Toimialan mukaan siten, että paikkakunnalla on suurempi prioriteetti. 8

9 9. Sijaisen tietojen näyttäminen Sijaisen tietojen näyttämiseen vaikuttaa Käyttäjän oikeudet Järjestelmään. Oletuksena kaikille Käyttäjille mahdollistetaan lisätietojen pyytäminen ja/tai palautteen antaminen ko. Sijaisesta, sekä näytetään ko. Sijaisen Yhteyshenkilön/-henkilöiden puhelinnumerot. Kirjautumattomalle: Sijaisen tiedoista listataan näytölle kaikki Sijaisen lisäämät tiedot, pois lukien tarkat yhteystiedot. Sijaisista näytetään ne henkilöt, joiden status on public. Yhteyshenkilölle: Sijaisen tiedot näytetään kokonaisuudessaan. Näytetään erillinen lomake, jolla Yhteyshenkilö voi päivittää Järjestelmässä olevia Lisätietopyyntöjä ja Onnistuneita hakuja Sijaisista. Ylläpitäjälle: Ylläpitäjälle näytetään samat tiedot kuin Yhteyshenkilölle. Lisäksi Ylläpitäjälle mahdollistetaan tietojen muokkaus. Ylläpitäjälle mahdollistetaan myös Sijaisen statuksen muuttaminen, jonka myötä on mahdollista asettaa Sijaisen tiedot piiloon (disabled). Ylläpitäjälle näytetään kaikki Sijaiset, myös ne joiden status on disabled. Sijaiselle itselleen: Sijaiselle näytetään samat tiedot kuin Yhteyshenkilölle. Lisäksi Sijaiselle mahdollistetaan tietojen muokkaus. Sijaiselle näytetään myös linkki ja mahdollistetaan toiminto, jolla hän voi antaa palautetta Järjestelmästä. 10. Tilastointi Järjestelmästä voidaan tulostaa erilaisia raportteja, kuten Yritysten määrä, jotka ovat hakeneet tietoa Sijaisista, sekä lukumäärä onnistuneista Sijaisten hakemisista. Järjestelmästä pitää pystyä siirtämään haetut tulokset taulukkolaskenta sovelluksiin. 9

10 11. Kuvaus tietokantatauluista Oletetaan että www-sivujärjestelmä, johon Sijaispalvelujärjestelmä lisätään, mahdollistaa käyttäjätilihallinnan erilaisine roolioikeuksineen. Tietokantataulujen selitteet: reg_: Taulu, joka kuuluu kiinteästi Sijaispalvelujärjestelmään (=register) sys _: Taulu, joka kuuluu kiinteästi www-julkaisujärjestelmään (=system) id: Tietokantataulun kenttä, joka yksilöi tietueen taulussa *: lista Sijaisen valitsemista toimialoista erotettuna toisistaan ;-merkillä **: lista Sijaisen valitsemista alueista erotettuna toisistaan ;-merkillä Oletetaan sys_user-taulu, johon tallennetaan Sijaisten, Ylläpitäjien ja Yhteyshenkilöiden käyttäjätunnukset ja roolit. Tämän taulun user_id yksilöi käyttäjätilin. Taulu: reg_kurssi kurssi_id koulutuksen nimi kuvaus valmentaja rahoittaja auto_integer varchar(255) text varchar(255) varchar(255) Taulu: reg_alueet alue_id nimi yhteyshenkilö auto_integer varchar(255) int Taulu: reg_toimiala toimiala_id nimi auto_integer varchar(255) Taulu: sys_user user_id kirjautumistunnus salasana "Täydelliset yhteystiedot" Status auto_integer varchar(255) varchar(255) int Taulu: reg_rekisteri id user_id toimiala_idt * alue_idt ** kurssi_id Vapaasana tiedosto auto_integer int varchar(255) varchar(255) int text varchar(255) Työhistoria Työllistynyt Yrittäjä Lisätietoja haettu text int Int Int 10