Aika klo 9:00. Arviointikohde Kulttuuritoimen tavoitteiden toteutuminen 2014

Transkriptio

1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS 7/2014 Aika klo 9:00 Paikka Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone Arviointikohde Kulttuuritoimen tavoitteiden toteutuminen 2014 Esittelijä/ tilivelvollinen Kulttuuritoimenjohtaja Piritta Rossi Kokoukseen on kutsuttu em. henkilö esittelemään vastuualueensa toimintaa ja tehtäviä sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuodelta Johdanto/ arviointityön taustaa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on suorittaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisen ja toimialojen hallinnon arviointi. Havainnot esitetään vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Arviointityön organisoimiseksi on laadittu arviointilomake, jonka tarkoituksena on antaa perustietoja toimialan/vastuualueen toiminnasta, toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista, suunnittelu- ja seurantajärjestelmästä ja johtamisesta sekä erikseen mainittuihin asiakokonaisuuksiin liittyvistä menettelytavoista. Kyselyllä selvitetään perustietojen lisäksi vastuuhenkilön oma arvio siitä, miten tehtäväalueen toimintaa on ohjeistettu, miten toiminta on käytännössä toteutettu ja kehitetty sekä millaisia vaikutuksia toiminnalla arvioidaan olleen. Taloutta koskevat tiedot koostuvat toimialan/vastuualueen käyttämistä mittareista ja Tilastokeskuksen keräämistä kaupungin taloustilaston osiosta ja muista vertailutilastoista. Tarkoituksena ei ole referoida sääntöjä ja ohjeita vaan viitata niihin tarvittavilta osin ja kuvata tehtäväalueen omat käytännöt. Kyselyyn vastataan kirjallisesti lomakkeessa esitettyjen kysymysten perään. Aineisto pyydetään palauttamaan sähköpostitse tarkastuslautakunnan sihteerille osoitteella: kaksi viikkoa ennen kokousta, jotta aineisto voidaan toimittaa edelleen tarkastuslautakunnan jäsenille. Ystävällisin terveisin Risto Hyvönen, JHTT tarkastuslautakunnan sihteeri puh

2 Perustietoja 1. Vastuualueen yleiskuvaus (tiivistetysti, tarvittaessa erillisellä liitteellä) Kulttuuripalveluiden tehtävä on tuottaa kulttuuri- ja kokouspalveluita sekä tukea kaupungin kulttuuritoimijoita. Tehtävät perustuvat lakiin kuntien kulttuuritoiminnasta ( /729) 2. Vastuualueenne/toimintayksikkönne organisaatio, tilivelvolliset/ esittelijöinä toimivat viranhaltijat (tiivistetysti, tarvittaessa voidaan viitata liiteasiakirjoihin). Piritta Rossi, kulttuuritoimenjohtaja (tilivelvollinen, laskujen hyväksyjä) Saara Hämäläinen, toimistosihteeri Iiris Pahkala, tapahtumasihteeri Sinikka Pollari, kulttuuriohjaaja Riitta Pulli, tapahtumasihteeri Jari Roukala, tekniikkavastaava Toiminnan johtamisen, kehittämisen ja prosessien näkökulma 3. Onko kaupungin hyväksymä strategia muodossa, josta vastuualueen/toimintayksikön on mahdollista löytää lähtökohtia omille talousarviotavoitteille? Miten strategisia tavoitteita on toteutettu ja onko talousarviossa sitä tukevia sitovia toiminnallisia tavoitteita? Miten em. tavoitteet ovat toteutuneet? Vuoden 2014 tavoitteiden pääpaino kulttuuripalveluiden osalta oli kulttuuriidentiteettiä vahvistavien toimintojen järjestämisessä, kulttuuritarjonnan ylläpitämisessä sekä Kauppaporvarin kulttuuri- ja kongressitilojen tunnettuuden lisäämisessä. Kulttuuri-identiteetin osalta tavoite toteutui mm. Pekanpäivien kotiseutuhenkisten tapahtumien järjestämisessä sekä Musiikkiviikkojen raahelaisuusteemassa. Myös kulttuuritarjonnan ylläpitämisessä onnistuttiin pääasiassa, luonnollisesti säästötoimenpiteet vaikuttavat toimintaan, mutta pääsääntöisesti kuluja onnistuttiin karsimaan järkevästi. Kulttuuritilojen tunnettuuteen valtakunnallisesti olemme tyytyväisiä, keikkajärjestäjät löytävät meidät. Tunnettuuden paranemiseen on osin vaikuttanut jäsenyys Suomen Kulttuuritalot ry:ssä sekä vaikuttaminen valtakunnallisesti sen kautta. 4. Vertaako vastuualue/toimintayksikkö itseään säännöllisesti muiden kuntien organisaatioihin? Miten? Liitä keskeisimpiä vertailutietoja palauteaineistoon. Suomessa ei kerätä valtakunnallisesti / ohjatusti / keskitetysti kulttuuripalveluiden toimintoja koskevaa tietoa. Vertailu on vaikeaa, sillä toimintamuotoja on moninaisia, samoin kuntien koot ja määrärahat vaihtelevat paljon. 5. Onko vastuualueen/toimintayksiköiden eri toimintojen prosessit tunnistettu ja kuvattu? Mitkä prosessit on kuvattu? Liitä mahdollinen esimerkki prosessikuvauksista mukaan. Kulttuuritoimenjohtaja oli jonkin aikaa mukana prosessikoulutuksessa, mutta alkuvaiheen jälkeen sen hyöty todettiin vähäiseksi. Pienen yksikön toiminta on väkisin tehokasta, ja prosessit ovat kohtalaisen suoraviivaisia ja yksinkertaisia. Myös henkilöstön väheneminen on parin viime vuoden aikana tehostanut toimintaa.

3 6. Mitkä ovat vastuualueen/toimintayksikön sisäisen valvonnan keskeisimmät toimintatavat? Kulttuuritoimenjohtaja hallinnoi budjettia, seuranta tehdään kerran kuussa ja hän myös valvoo toteutuvaa toimintaa. Raahesalin lipunmyynnin osalta kerran viikossa lähetetään raportti kirjanpitoon, missä toimintaa seurataan. Talouden näkökulma 7. Vastuualueenne/toimintayksikkönne sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumatilanne 10/2014. (voidaan viitata liitemateriaaliin, esim. kirjanpidon tuloste, osavuosikatsaus) Kulttuuritoimen budjetti on etupainossa, sillä avustukset ja Musiikkiviikot isona menoeränä toteutuvat alkuvuodesta. Henkilöstömuutoksista johtuen palkkakulut hallinnossa saattavat myös hieman ylittyä, mutta Kauppaporvarin kustannuspaikalla henkilöstökuluissa puolestaan säästetään. Toimistosihteerin palkanmaksua ei haluttu jakaa useammalle kustannuspaikalle, joten kokonaisuutena palkkarahat riittävät. Kauppaporvarin vastikemäärä on suurin ongelma, sillä sen vuosikulut ovat jo euron luokkaa ja vajetta on vuosien varrella syntynyt euroa. Tulopuolella tavoitteet tullaan ylittämään Kauppaporvarin puolella, sillä tuottavin aika, pikkujoulukausi on vielä tulossa ja nyt on jo saavutettu tulos 75-prosenttisesti. Kulttuuritoiminnan puolella tulos on jo nyt yli 100 %. 8. Mitä toimenpiteitä vastuualueellanne/toimintayksikössänne on viimeisimmän vuoden aikana tehty tuottavuuden kehittämiseksi ja onko tuottavuuden kasvu saavutettu? Vähenneen henkilökunnan työnkuvia on järjestelty uudelleen ja on onnistuttu jakamaan tehtäviä siten, että päällekkäisiä toimintoja ei ole sijaisjärjestelyn toimivuudesta on kuitenkin huolehdittu. Myös kaikkien vahvuudet on otettu käyttöön, mikä on järkeistänyt ja tehostanut luonnostaan toimintaa. Ylimääräisistä askelkuvioista asiakkaiden palvelussa on myös luovuttu eli on opeteltu jonkin verran sanomaan myös ystävällisesti ei. Lisäksi aukioloaikoja on supistettu. Mainittavaa haittaa ei näistä toimenpiteistä ole tullut. Valtakunnallista näkyvyyttä on pyritty saamaan lisää erilaisten verkostojen kautta, samoin hyvän maineen avulla. Mahdollisimman yksinkertainen toimintamalli (sopimukset, hinnastot, markkinointiapu, valmiiksi neuvotellut sopimukset majoitukseen ja lehti-ilmoituksiin) on keikkajärjestäjälle mieluisin apu ja edesauttaa halukkuutta tulla Raaheen. Asiakas-/vaikuttavuusnäkökulma 9. Onko vastuualueellanne/toimintayksikössänne tehty arviointia asiakasnäkökulmasta, esimerkiksi asiakaspalautteiden kautta? Liittäkää viimeisimmän arvioinnin tulokset mukaan. Mihinkään laajamittaiseen palautekeräykseen ei ole ollut resurssia, Raahesalin lämpiössä on mahdollisuus jättää laatikkoon palautetta, mutta erittäin vähän sitä tulee. Palautetta kerätään lähinnä suullisesti asiakkailta, ja toiveisiin ja kehittämisehdotuksiin reagoidaan mahdollisuuksien mukaan. Selkeä tuntuma on, että toimintaan ollaan tyytyväisiä.

4 10. Miten vastusalueellanne/toimintayksikössänne on arvioitu toiminnan vaikuttavuutta? Miten on varmistettu, että tuotetut palvelut vaikuttavat suunnitellulla tavalla? Kävijämäärät tilastoidaan jokaisesta järjestetystä tapahtumasta ja tilaisuudesta. Kävijämäärät eivät kuitenkaan ole kulttuuritoiminnan itseisarvoinen mittari vaan tarjottavien palveluiden laatu ja monipuolisuus on tärkeämpää samoin erilaisten yleisöiden huomioiminen. Avustusten saajat toimittavat hakemuksen yhteydessä toimintakertomuksensa tai kohdeavustusten saajat lyhyen raportin toteutuneesta toiminnasta. Taide- tai kulttuurielämyksen vaikuttavuutta on luonnollisesti mahdoton mitata absoluuttisesti. 11. Miten asiakkaiden tai toiminnan kohteena olevan väestön määrä on kehittynyt ja kehittyy tulevaisuudessa Raahen kaupungin uusi strategia painottaa lasten ja nuorten huomioimista ja sitä linjaa jatketaan kulttuuripuolella aktiivisesti. Se on aina ollut erityisesti kaupungin harteilla, sillä lastenkulttuuri on vaikea alue saada kannattavaksi ilman julkisen sektorin tukea. Paljon olemme keskittyneet suoraan yhteistyöhön koulujen ja päiväkotien kanssa, sinne, missä yleisö on. Toisaalta Raahesalin ohjelmistossa olemme havainneet selkeän tarpeen huomioida ikäihmisten osuuden tärkeinä kulttuurinkuluttajina ja toimimme aktiivisesti keikkajärjestäjien suuntaan, jotta erilaiset ohjelmat kohtaisivat myös vanhemman väestön. Henkilöstönäkökulma 12. Miten henkilöstöä koskevaa tietoa on kerätty ja mitä johtopäätöksiä niiden perusteella on tehtävissä? Mihin toimenpiteisiin niiden perusteella on ryhdytty? Kulttuuripalveluiden henkilöstö on kokenut muutoksia viimeisten vuosien aikana ja nyt ollaan henkilöstön työstään suoriutumisen osalta ns. hyvässä minimitasossa. Vähemmällä emme pärjää, mutta nykyinen henkilökunta on erinomaista ja hyvin sitoutunutta. 13. Mikä on henkilöstön määrä ja miten sen arvellaan muuttuneen/muuttuvan? Työntekijöitä on kaikkiaan 6 ja se on ehdoton minimi, millä toiminta saadaan pyöritettyä ilman mittavia ongelmia. 3-4 vuoden kuluessa eläköityy kaksi erinomaista, pätevää henkilöä ja heidän tilalleen on saatava myös kaksi työntekijää. Tehtäviä ei voi enää jakaa enempää ilman pahoja ongelmia. Kauppaporvarin suurin ongelma on, että työtä tehdään pahimpaan aikaan 7 päivää viikossa, aamusta iltaan. Raahesalin tekniikkavastaava on korvaamaton, muu henkilökunta pystyy lyhyitä pätkiä paikkaamaan toisten poissaoloja. Yksi henkilö siirrettiin keskushallintoon ja yhden 60- prosenttisen jäädessä eläkkeelle saimme yhden kokonaisen toimistosihteerin eli särkymävaraa on pienenennetty. Muut asiat 14. Mikä palvelu/toiminto on mielestänne esimerkillisesti järjestetty vastuualueellanne/toimintayksikössänne?

5 Toiminnan sisällöt, laatu ja monipuolisuus ovat todella hyvällä tasolla. Henkilökunta on motivoitunutta, mikä helpottaa sietämään vaihtelevia työaikoja. Talomme maine auttavaisena, ammattimaisena ja ns. helppona yhteistyökumppanina on tuonut vakioasiakkaita erilaisista yrityksistä. 15. Minkä palvelun/toiminnan järjestämisessä on suurimmat haasteet (puutteet tai ongelmat)? Kokoustilojen käyttöasteen nosto on haastavaa eli maksavia asiakkaita mahtuisi enemmän. Ongelma on myös ns. markkinointityöntekijän puute, kyseistä tehtävää hoitaneen ihmisen siirtyminen keskushallintoon aiheutti markkinointityön jakamisen muille työntekijöille ja käytännössä siihen käytettävän resurssin vähenemisen. Haaste on löytää pätevien eläköityvien tilalle uusia, yhtä hyviä ja joustavia työntekijöitä. 16. Mitä muita asioita haluaisit tuoda esille? Kulttuuripalveluiden tämänhetkiset hyvät kuulumiset perustuvat motivoituneen henkilökunnan hyvyyteen. Toimintojen tehostaminen alkaa olla viimeisessä tapissaan ja jatkuva yleinen kustannusten nousu vaikeuttaa toiminnan ylläpitämistä määrärahojen pysyessä koko ajan samassa.