TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS

Transkriptio

1 1 Tarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA 3/2012 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA klo KOKOUSPAIKKA Lopen kunnantalo, kokoushuone II LÄSNÄ Ukkola Marja puheenjohtaja Tuomi Vilho varapuheenjohtaja, :t 17 19, 21 26, klo , alkaen Ahlqvist Leila jäsen, klo 9.50 alkaen Laukkanen Jarmo jäsen Lähde Aarno jäsen Mikkola Tapio jäsen Vuorimies Kristiina jäsen, klo 9.05 alkaen Vanamo Teppo varajäsen, 20, klo Ruuskanen Raija pöytäkirjanpitäjä, tilintarkastaja POISSA - MUUT Viitanen Karoliina kunnanjohtaja, 17, klo Leppänen Pekka talousjohtaja, 17, klo Ravantti Leena asuntosihteeri, 19, klo Rahikainen Timo tekninen johtaja, ja 20 klo , Murtola Maria Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen pelastuspäällikkö, 17, klo Hopearuoho Sirpa pelastuslautakunnan jäsen, 17, klo ALLEKIRJOITUKSET Marja Ukkola puheenjohtaja Raija Ruuskanen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Lopella / 2012 Tapio Mikkola Jarmo Laukkanen Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:

2 2 Tarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA 3/ KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS, PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT JA TYÖJÄRJESTYS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asioista päätetään puheenjohtajan esittelyn ja selostuksen pohjalta. Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että lautakunnan kokouskutsu / asialista lähetetään paperitulosteena jäsenille noin viikkoa ennen kokousta ja kokouksessa valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen työjärjestys on esityslistan mukainen. Kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Tapio Mikkola ja Jarmo Laukkanen. Ehdotuksen mukainen. 18 KANTA-HÄMEEN PELASTUSLAITOS, TOIMINNAN ESITTELY Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen pelastuspäällikkö Maria Murtola on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen kertomaan maakunnan pelastustoiminnasta, valmiudesta ja varautumisesta. Maria Murtolalle on lähetetty etukäteen täytettäväksi arviointilomake, joka jaetaan kokouksessa. (klo ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi pelastuspäällikön esityksen ja arviointilomakkeen vastaukset. Merkittiin pelastuspäällikkö Maria Murtolan esitys tiedoksi. Todettiin, että Lopen kannalta haasteellista on saavuttaa päivystysvalmius. Lopella kannattaisi panostaa nuorten osallistumiseen VPK-toimintaan. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:

3 3 Tarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA 3/ AJANKOHTAISKATSAUS, TILINPÄÄTÖS JA TALOUSTILANNE, SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Kunnanjohtaja Karoliina Viitanen ja talousjohtaja Pekka Leppänen on kutsuttu kokoukseen kertomaan ajankohtaisista asioista ja tilinpäätöksestä 2011 sekä talouden tämänhetkisestä tilanteesta. Lisäksi toivotaan selvitystä sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan toimivuudesta sekä riskienhallinnasta ja sen raportoinnista. Asuntosihteeri Leena Ravantti on kutsuttu esittäytymään tarkastuslautakunnalle ja kertomaan tehtävistään, tavoitteista sekä haasteista niiden toteuttamisessa. (klo ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kunnanjohtajan ja talousjohtajan esitykset sekä asuntosihteerin esittelyn. Merkittiin tiedoksi kunnanjohtajan ja talousjohtajan esitykset sekä asuntosihteerin esittely. Asuntosihteeri kertoi Lopen Vanhustentalot Oy:n hyvästä taloustilanteesta ja totesi, että vanhusten tukiasunnoissa on tällä hetkellä noin 10 asunnon välitön tarve. 20 INVESTOINNIT VUONNA 2011 Tarkastuslautakunta on kutsunut tekninen johtaja Timo Rahikaisen kertomaan vuonna 2011 toteutetuista investoinneista ja niiden onnistumisesta. (klo ) Todetaan tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Vilho Tuomi jääviksi asian käsittelyyn, koska hän toimii teknisen lautakunnan jäsenenä. Hän ei osallistu tämän pykälän käsittelyyn. Tarkastuslautakunta merkitsee teknisen johtajan esittelyn ja käydyt keskustelut tiedoksi ja arvioinnin perusteeksi. Merkittiin teknisen johtajan Timo Rahikaisen esittely investoinneista tiedoksi. Vilho Tuomi ei osallistunut tämän pykälän käsittelyyn. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:

4 4 Tarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA 3/ TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄSENTEN HAVAINNOT Lautakunta ottaa keskusteluun jäsentensä tekemät havainnot valtuuston asettamien tavoitteiden toteuttamisesta. (klo ) Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi jäsenten havainnot. Keskusteltiin jäsenten havainnoista. Tarkastuslautakunta päätti pyytää kasvatus- ja sivistysjohtaja Leena Yli-Hallan seuraavaan kokoukseensa kertomaan Lopen lukion oppilastilanteesta ja opetuksen kehittämisestä. 22 ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2011 Tarkastuslautakunnan kuntalain mukainen tehtävä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Arvioinnistaan lautakunta laatii valtuustolle arviointikertomuksen. Vuosien arviointisuunnitelmassa lautakunta on sopinut jäsenten seurantavastuun alueista seuraavasti: Kaikki jäsenet Mikkola ja Vuorimies Ahlqvist ja Tuomi Tuomi ja Ukkola Ahlqvist ja Laukkanen Ukkola ja Vuorimies Lähde ja Mikkola Laukkanen ja Lähde Kunnanhallitus Elinkeinotoimikunta Henkilöstöasiaintoimikunta Perusturvalautakunta ja lasten päivähoito Kasvatus- ja sivistyslautakunta pl. lasten päivähoito Vapaa-aikalautakunta Ympäristö- ja rakennuslautakunta Tekninen lautakunta Kokouksessa jaetaan yhteenveto lautakunnan kokouksissaan käsittelemistä asioista. (klo ) Lautakunta pitää edellisen vuoden tapaan työkokouksen, jossa laaditaan arviointikertomus. Työkokoukseen kutsutaan valtuuston ja kunnanhallituksen puheenjohtajat kertomaan näkemyksiään kunnan strategisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja arvioinnista. Kertomuksen laatimisen avuksi sihteeri toimittaa työkokoukseen yhteenvedon lautakunnan kokouksissa käsitellyistä asioista ja kertomuspohjan. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:

5 5 Tarkastuslautakunta PÖYTÄKIRJA 3/2012 Työkokous on sovittu pidettäväksi alkaen klo Keskustellaan arviointikertomukseen otettavista asioista. Ehdotuksen mukainen. 23 ILMOITUSASIAT Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi. Merkittiin tiedoksi, että lautakunnan puheenjohtaja osallistui tarkastuslautakuntien koulutuspäivään ja kertoi koulutuksen sisällöstä. 24 SEURAAVAT KOKOUKSET Tarkastuslautakunnan seuraava kokous on arviointikertomuksen laatimisen työkokous, joka pidetään aikaisemmin hyväksytyn työohjelman mukaisesti perjantaina alkaen klo Kokoukseen on kutsuttu valtuuston ja kunnanhallituksen puheenjohtajat kertomaan näkemyksiään kunnan strategisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta ja arvioinnista. Lautakunnan vuoden 2011 arvioinnin viimeinen kokous pidetään perjantaina Kokouksessa käsitellään tilinpäätös, tilintarkastajan raportointi ja tilintarkastuskertomus sekä laaditaan arviointikertomus valmiiksi. Valtuustolle tehdään esitykset tilinpäätöksestä ja arviointikertomuksen käsittelystä. Ehdotuksen mukainen. 25 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi mahdollisia muita asioita. Muita asioita ei ollut. Pöytäkirjan tarkastajien nimikirjaimet:

6 Lopen kunta Tarkastuslautakunta ARVIOINTILOMAKE TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS 3/2012 Aika Paikka Lopen kunnantalo Arviointikohde Kanta-Hämeen pelastuslaitos Esittelijä/ tilivelvollinen Pelastuspäällikkö Maria Murtola Hämeenlinnan kaupunki toimii Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen isäntäkuntana. Tarkastuslautakunnan kokoukseen on kutsuttu Kanta-Hämeen pelastuspäällikkö Maria Murtola esittelemään pelastuslaitoksen palvelutoimintaa sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumista vuonna Johdanto/ arviointityön taustaa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on suorittaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisen ja toimialojen hallinnon arviointi. Havainnot esitetään vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa. Arviointityön organisoimiseksi on laadittu arviointilomake, jonka tarkoituksena on antaa perustietoja vastuualueen toiminnasta, toiminnallisista ja taloudellisista tavoitteista, suunnittelu- ja seurantajärjestelmästä ja johtamisesta sekä erikseen mainittuihin asiakokonaisuuksiin liittyvistä menettelytavoista. Kyselyllä selvitetään perustietojen lisäksi vastuuhenkilön oma arvio siitä, miten tehtäväalueen toimintaa on ohjeistettu, miten toiminta on käytännössä toteutettu ja kehitetty sekä millaisia vaikutuksia toiminnalla arvioidaan olleen. Taloutta koskevat tiedot koostuvat vastuualueen käyttämistä mittareista ja Tilastokeskuksen keräämistä kunnan taloustilaston osiosta ja muista vertailutilastoista. Tarkoituksena ei ole referoida sääntöjä ja ohjeita, vaan viitata niihin tarvittavilta osin ja kuvata tehtäväalueen omat käytännöt. Kyselyyn vastataan kirjallisesti lomakkeessa esitettyjen kysymysten perään. Aineisto pyydetään palauttamaan sähköpostitse palvelusihteeri Leena Kemppiselle osoitteella viimeistään kopioitavaksi tarkastuslautakunnan jäsenille kokousmateriaaliksi. Ystävällisin terveisin Raija Ruuskanen, JHTT tarkastuslautakunnan sihteeri

7 Lopen kunta Tarkastuslautakunta ARVIOINTILOMAKE Perustietoja 1. Vastuualueen yleiskuvaus Kanta-Hämeen pelastustoimi tuottaa pelastuslain määrittelemät pelastustoimen palvelut 11 kunnan välisen yhteistoimintasopimuksen perusteella. Eri kuntien edustajista koostuva pelastuslautakunta johtaa pelastustoimea ja määrittelee sen palvelutason. Kanta-Hämeen pelastuslaitos toteuttaa palvelutason käytännössä. Lisäksi pelastuslaitos toteuttaa Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin ja pelastuslaitoksen välisen yhteistoimintasopimuksen nojalla sairaanhoitopiirin ensihoitopalvelut. 2. Vastuualueenne organisaatio, tilivelvolliset / esittelijöinä toimivat viranhaltijat Pelastustoimi on osa Hämeenlinnan kaupunginhallituksen alaista palvelutuotantoa. Pelastustoimea johtaa pelastuslautakunta. Pelastustoimen päätöksiä toteuttaa pelastuslaitos, jota johtaa pelastusjohtaja, ja joka jakautuu kolmeen tulosyksikköön: riskienhallinta ja tekniikka, pelastustoiminta ja ensihoito. Pelastusjohtaja sekä tulosyksiköiden päälliköt ovat tilivelvollisia ja toimivat esittelijöinä. Toiminnan johtamisen, kehittämisen ja prosessien näkökulma 3. Ovatko asiakaskunnat asettaneet strategisia, toiminnallisia tai taloudellisia tavoitteita pelastuslaitokselle, josta vastuualueenne on mahdollista löytää lähtökohtia omille talousarviotavoitteille? Esitä esimerkki sellaisesta asiakaskunnan strategian tai muusta tavoitteesta, jota vastuualueella on toteutettu sitovana tavoitteena. Pelastustoimi on vahvistanut palvelutasopäätöksen vuosille Siinä on määritelty koko Kanta-Hämeessä toteutettavien pelastustoimen palveluiden taso. Pelastuslautakunta edustaa alueen kuntia. Lisäksi pelastuslaitos voi tuottaa yksittäiselle kunnalle yhteistä tasoa parempaa palvelua eri hintaan. 4. Vertaako vastuualue itseään säännöllisesti muiden kuntien ja/tai pelastuslaitosten organisaatioihin? Miten? Liitä vertailutietoja palauteaineistoon. Maan 22 pelastuslaitosta ovat toimivat päivittäisessä yhteistyössä ja pyrkivät hyödyttämään toisiaan. Erilaisten kokojen ja toimintaympäristöjen vuoksi ne eivät ole täysin toistensa kaltaisia. Liitteenä on kustannusvertailu eri pelastustoimista. 5. Onko vastuualueen eri toimintojen prosessit tunnistettu ja kuvattu? Mitkä prosessit on kuvattu? Liitä mahdollinen esimerkki prosessikuvauksista mukaan. Tulosyksiköiden toiminnot on määritelty vuoden 2012 alusta alkaen. Kunkin tulosyksikön palveluiden prosesseihin liittyvä määrittely ja yhdenmukaistaminen jatkuu vuosien 2012 ja 2013 aikana.

8 Lopen kunta Tarkastuslautakunta ARVIOINTILOMAKE Talouden näkökulma 6. Vastuualueenne sitovien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumatilanne (voidaan viitata liitemateriaaliin, esim. kirjanpidon tuloste, osavuosikatsaus) Liitteenä on tilinpäätös, josta toteumat ilmenevät. 7. Mitä toimenpiteitä vastuualueellanne on viimeisimmän vuoden aikana tehty tuottavuuden kehittämiseksi ja onko tuottavuuden kasvu saavutettu? Kehittämishankkeessa käytiin läpi toiminnan eri osa-alueet ja siinä ilmenneet asiat on tuotu käytäntöön vuoden 2012 alussa toteutetulla toimintasäännön ja organisaation muuttamisella sekä useissa tarkentavissa muutoksissa. Palvelutasoa on voitu pitää yllä ja jopa kehittää, vaikka talousarvio on ollut käytännössä (inflaatio huomioiden) miinusmerkkinen jo useamman vuoden. Asiakas-/vaikuttavuusnäkökulma 8. Onko vastuualueellanne tehty arviointia asiakasnäkökulmasta, esimerkiksi asiakaspalautteiden kautta? Liittäkää viimeisimmän arvioinnin tulokset mukaan. Ensihoidon tulosyksikkö on toteuttanut asiakastyytyväisyyskyselyn, mutta sitä en valitettavasti ehdi etsimään liitteeksi. Kyselyn tulokset olivat erittäin myönteiset. 9. Miten vastuualueellanne on arvioitu toiminnan vaikuttavuutta? Miten on varmistettu, että tuotetut palvelut vaikuttavat suunnitellulla tavalla? Pelastustoimen vaikuttavuuden arviointiin pyritään valtakunnantasollakin kehittämään nykyisiä yksittäisiä tunnuslukuja parempia mittareita. Vaikuttavuutta arvioidaan tällä hetkellä niin omien kuin muiden pelastuslaitostenkin tuntuman perusteella. Esimerkiksi turvallisuuskoulutuksen vaikuttavuuden arvioiminen on moniulotteista, sillä tapahtumatta jääneet onnettomuudet eivät tule tietoomme. Henkilöstönäkökulma 10. Miten henkilöstöä koskevaa tietoa on kerätty ja mitä johtopäätöksiä niiden perusteella on tehtävissä? Mihin toimenpiteisiin niiden perusteella on ryhdytty? Henkilöstön työkykyisyys ja ennenaikainen eläköityminen ovat suurimmat haasteet. Työkykyä tuetaaa monin tavoin, mutta fysiologiset tosiasiat aiheuttavat sen ettei 65- vuotias yllä pelastajan tehtävän fyysisiin vaatimuksiin. Työkyvyltään rajoittuneille yritetään räätälöidä vaihtoehtoisia urapolkuja, jotta ennenaikaisia eläköitymisiä vältettäisiin.

9 Lopen kunta Tarkastuslautakunta ARVIOINTILOMAKE Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 11. Miten sisäinen valvonta on järjestetty vastuualueellanne? 12. Onko vastuualueellanne tehty riskienkartoitus? 13. Miten vastuualueenne riskejä hallitaan ja miten niistä raportoidaan? Liitteessä on selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Muut asiat 14. Mikä palvelu/toiminto on mielestänne esimerkillisesti järjestetty vastuualueellanne/? Pelastuslaitos on kaikissa olosuhteissa nopeasti reagoiva toimija, joka kykenee saamaan satoja organisoituneita ja koulutettuja henkilöitä liikkeelle muutamissa minuuteissa. Teemme laaja-alaista asiakaspalvelua tavoittaen joka vuosi huomattavan osan kuntalaisista ja yli kahdeksasosalle kuntalaisista järjestämme koulutustilaisuuden joka vuosi. 15. Minkä palvelun/toiminnan järjestämisessä on suurimmat haasteet (puutteet tai ongelmat)? Väestön - niin pelastajien kuin autettavienkin ikääntyminen seurannaisvaikutuksineen, kustannustason nouseminen sekä monimutkaistuvan yhteiskunnan yhä monimuotoisemmat tarpeet ja tehtävät. 16. Mitä muita asioita haluaisit tuoda esille?

10 Isäntäkuntamalli

11 Kanta Hämeen pelastuslaitoksen organisaatio

12 Hämeenlinnan kaupungin konsernipalvelut / talous ja hallintopalvelut / hallinnon tukipalvelut Päätösvalmistelupäällikkö Kaupunginlakimies Palvelussuhdepäällikkö Controller Hallintopalvelut Neuvottelukuntaan kuuluvat kaikkien sopijakuntien kunnanjohtajat tai heidän määräämänsä henkilöt. Pelastuslaitoksen laajennettuun johtoryhmään kuuluvat pelastusjohtaja, tulosyksiköiden päälliköt, pelastusjohtajan kutsumat henkilöt sekä henkilöstön valitsemat henkilöstön edustajat. Pelastusjohtajan ja pelastuslaitoksen johtamisen apuna toimivat johtoryhmät. Pelastuslaitoksen johtoryhmään kuuluvat pelastusjohtaja, tulosyksiköiden päälliköt ja pelastusjohtajan kutsumat henkilöt.

13 KANTA-HÄMEEN PELASTUSLAITOS KUNTIEN MAKSUOSUUDET 2011 PELASTUSTOIMINNAN KÄYTTÖMENOIHIN / ek Asukasluku Asukasluvun mukainen % 2011 Riskiruutujen mukain en % v risk. ja as. % keskiarvo v Kuntien maksuosuus käyttömenoihin TB 2010 Kuntien maksuosuus käyttömenoihin TB 2011 Kuntien maksuosuus käyttö-menoihin 2011 lopullinen Laskutettu 2011 Lisälaskutus + tai palautus Forssa ,26 12,01 11, , , ,39 Humppila ,44 1,84 1, , , ,99 Jokioinen ,28 3,04 3, , , ,82 Tammela ,78 2,69 3, , , ,00 Ypäjä ,47 1,20 1, , , ,54 FRS toimialue ,21 20,78 20, , , ,74 Hämeenlinnan toimialue Hattula ,53 6,22 5, , , ,29 Janakkala ,68 10,46 10, , , ,79 Hämeenlinna ,29 37,88 38, , , ,17 HML toimialue ,49 54,56 54, , , ,25 Riihimäen toimialue Hausjärvi ,05 3,96 4, , , ,13 Loppi ,74 3,11 3, , , ,81 Riihimäki ,50 17,60 17, , , ,07 RMK toimialue ,29 24,66 25, , , ,00 Yhteensä ,00 100,00 100, , , , palautusta kunnille ,00

14 Pelastustoimen kuntamaksuosuudet /asukas

15 Pelastustoimen tehtävät onnettomuustyypeittäin tapahtumakunnan mukaan vuonna 2011 Rakennuspalo Rakennuspalovaara Maastopalo Liikennevälinepalo Muu tulipalo Liikenneonnettomuus Öljyvahinko Vaarall. aineiden onnettomuus Luonnononnettomuus Räjähdys/ räjähdysvaara Forssa Hattula Hausjärvi Humppila Hämeenlinna Janakkala Jokioinen Loppi Riihimäki Tammela Ypäjä Yhteensä Autom. paloilm. tarkastus Sortuma/ sortumavaara Palovaroittimen tarkastus Muu tarkastus/ varmistus Ihmisen pelastaminen Eläimen pelastaminen Vahingontorjunta Avunanto Yhteensä vrt Luonnononnettomuudet on kirjattu vahingontorjuntaan 2011 alkaen. Myös tapaninpäivän myrsky lisäsi vahingontorjuntatehtäviä. Pelastustoimen tehtävät onnettomuustyypeittäin tapahtumakunnan mukaan vuonna 2010 Rakennuspalo Rakennuspalovaara Maastopalo Liikennevälinepalo Muu tulipalo Ensivastetehtävä Virka-aputehtävä Yhteistoimintatehtävä Liikenneonnettomuus Öljyvahinko Vaarall. aineiden onnettomuus Luonnononnettomuus Räjähdys/ räjähdysvaara Forssa Hattula Hausjärvi Humppila Hämeenlinna Janakkala Jokioinen Loppi Riihimäki Tammela Ypäjä Yhteensä Vuoden 2010 tehtävämäärät poikkeavat tässä tarkastelussa aiemmista vuodelle 2010 vahvistetuista tehtävämääristä, sillä yhteistoimintatehtävien tilastointilogiikka muuttui vuoden 2011 aikana. Autom. paloilm. tarkastus Sortuma/ sortumavaara Palovaroittimen tarkastus Muu tarkastus/ varmistus Ihmisen pelastaminen Eläimen pelastaminen Vahingontorjunta Avunanto Ensivastetehtävä Virka-aputehtävä Yhteistoimintatehtävä Yhteensä