KÄYTTÖOPAS Helppokäyttöinen kalenterityökalu ryhmäesittelyaikojen jakamiseen ja hallinnointiin verkossa

Transkriptio

1 KÄYTTÖOPAS Helppokäyttöinen kalenterityökalu ryhmäesittelyaikojen jakamiseen ja hallinnointiin verkossa

2 2 KÄYTTÖOPPAAN SISÄLTÖ 1. Palvelun käyttö pähkinänkuoressa 3 2. Palveluun rekisteröityminen 4 3. Vapaiden esittelyaikojen lisääminen palveluun 5 4. Esittelyaikojen tarkasteleminen, poistaminen ja muuttaminen 8 5. Esittelyaikojen julkaisun ajastaminen Julkaisuajankohdan muuttaminen Oman kalenterin tulostaminen ja tallentaminen (pdf) Kun edustaja peruu varaamansa ajan Tiedottaminen yrityksille PODIUM ikkuna 13

3 3 1. Palvelun käyttö pähkinänkuoressa Rekisteröidy palveluun (tehdään vain kerran). Luo kalenteri (tehdään vain kerran). Lisää vapaat esittelyajat kalenteriin. Ajasta aikojen julkaisu. Ajastamisen yhteydessä palvelu lähettää automaattisesti julkaisuajankohdan tiedoksi yrityksille. Toistuvat ryhmäesittelyajat julkaistaan useimmiten kaksi kertaa vuodessa; tulevan syksyn ajat maalis toukokuussa ja tulevan kevään ajat syys marraskuussa. Löydät tästä oppaasta yksityiskohtaiset ohjeet jokaisesta vaiheesta.

4 4 2. Palveluun rekisteröityminen Käyttääksesi PODIUMia sinun tulee rekisteröityä palvelun käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu osoitteessa. Valitse yläpalkista rekisteröidy ja seuraavaksi Olen terveydenhuollon edustaja ja haluan ilmoittaa vapaista esittelyajoista. a. Täytä kaikki kentät. Lue ja hyväksy verkkopalvelun käyttöehdot. Valitse lopuksi Rekisteröidy. b. Ohjelma ilmoittaa, että rekisteröityminen onnistui. c. Saat sähköpostiisi muutaman päivän sisällä viestin Ohjeet käyttäjätietojen varmennukseen. Varmenna käyttäjätiedot klikkaamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä. Sisäänkirjautuminen onnistuu, kun PODIUM tuki on hyväksynyt rekisteröitymisesi. Saat hyväksymisestä ilmoitusviestin sähköpostiisi muutaman päivän sisällä. Voit siirtyä palveluun suoraan viestissä olevasta linkistä. d. Kirjaudu PODIUMiin jatkossa sähköpostiosoitteellasi ja luomallasi salasanalla. Jos unohdat salasanasi, voit määrittää uuden salasanan Kirjaudu sisään -kohdan alapuolella olevaa Unohditko salasanasi? -kohtaa klikkaamalla.

5 5 3. Vapaiden esittelyaikojen lisääminen palveluun Palveluun luodaan erikoisalakohtaisia kalentereita. Yhden erikoisalan kaikki esittelyajat tulevat samaan kalenteriin. Esimerkiksi syöpätautien kalenterissa voi olla aamukokouksia, lounasesittelyitä jne. Luo ensin kalenteri ja lisää sitten valitsemaasi kalenteriin esittelyaikoja. A. Uuden kalenterin luominen Aloita uuden kalenterin luominen valitsemalla -merkki. Täytä sitten kalenterin perustiedot. Kalenterin perustiedot määritetään vain kerran. Samaan kalenteriin lisätään uusia vapaita esittelyaikoja tarpeen mukaan. 1. Erikoisala: valitse haluamasi erikoisala alasvetovalikosta. 2. Katuosoite: kirjoita katuosoite, jossa esittely pidetään. 3. Kaupunki: kirjoita kaupunki, jossa toimipaikka sijaitsee. 4. Alue tai muu tarkenne: lisää kaupunginosa tai jokin muu aluetarkenne, mikäli samassa kaupungissa on useampi terveydenhuollon toimipiste, jossa voi olla saman erikoisalan ryhmäesittelyitä. Jos sekaannuksen vaaraa ei ole, kohdan voi jättää tyhjäksi. 5. Sairaanhoitopiiri: valitse sairaanhoitopiiri alasvetovalikosta. 6. Aikoja varattavissa: Voit rajoittaa esittelyaikojen varaamista valitsemalla alasvetovalikosta Vain yksi aika/yritys 7 var + 10 min aikana julkaisusta. Jos et halua rajoittaa varaamista, valitse Vapaasti, määrää ei rajoitettu. 7. Valitse lopuksi Tallenna. Kalenteri on nyt luotu ja siihen voi lisätä esittelyaikoja.

6 6 Omat kalenterit -sivulla näet kaikki luomasi erikoisalakohtaiset kalenterit. Kaikki esittelyajat -sivulla näet kaikkiin eri kalentereihin syöttämäsi esittelyajat kootusti yhdessä näkymässä (kalenteri- tai listamuodossa). Viestit - sivulla näet kaikki palveluun kirjoittamasi kalenterikohtaiset tiedotteet. -merkistä voit julkaista yritysten edustajille suunnatun tiedotteen, joka näkyy Viestit - sivulla (esim. poikkeusjärjestelyt tai muutokset esittelykäytännöissä) -merkistä voit muokata luomasi kalenterin perustietoja, kuten varausrajoituksia, sekä luoda lääkärilinkin -merkistä pääset ajastamaan valmiiden esittelyaikojesi julkaisun (yritykset voivat varata vain julkaistuja esittelyaikoja) -merkistä voit lisätä uusia esittelyaikoja erikoisalakohtaiseen kalenteriin B. Lisää vapaita esittelyaikoja Aloita valitsemalla pieni esittelyajan tiedot. -merkki haluamastasi erikoisalan kalenterista. Pääset täyttämään

7 7 1. Nimi: tilaisuuden nimi, esim. lounasesittely, aamumeeting, lääkärikokous jne. 2. Paikka: paikka, jossa esittely pidetään. 3. Päivämäärä: päivä, jolloin esittelyaika on ensimmäisen kerran. 4. Alkaa: kellonaika, esittelyn alkamisajankohta. 5. Loppuu: kellonaika, esittelyn päättymisajankohta. 6. Toista: valitse alasvetovalikosta toiston tiheys: vain kerran, päivittäin, viikoittain tai joka toinen viikko. Jos esittely toistuu esimerkiksi jokaisen viikon maanantaina, valitse Päivämäärä - kenttään ensimmäisen esittelyn päivämäärä ja Mihin asti - kohtaan viimeinen esittelypäivä. Valitse Toista -kohtaan Viikoittain. 7. Mihin asti: päivä, jolloin on viimeinen esittelyaika. 8. Osanottajamäärä: mahdollisten osallistujien enimmäismäärä. 9. Lisätietoja: Muuta esittelyn järjestämiseen liittyvää, esim. mahdolliset AV-välineet, tietoa tarjoiluista jne. 10. Valitse lopuksi Tallenna. Nyt esittelyaika/-ajat löytyvät kalenteristasi. Huom! Esittelyajat näkyvät edustajan kalenterissa vasta julkaisemisen jälkeen (ks. kohta 5). Vinkki: Jos viikon aikana on useita erilaisia/eri aikaan tapahtuvia esittelyjä, luodaan jokainen sarja erikseen (esim. aamumeeting (ti) > toista viikoittain, iltapäivämeeting (pe) > toista viikoittain).

8 8 4. Esittelyaikojen tarkasteleminen, muuttaminen ja poistaminen Voit tarkastella ja muuttaa syöttämiäsi esittelyaikoja. Avaa kalenteri klikkaamalla Omat kalenterit -sivulla kohtaa, jossa lukee erikoisala/kaupunki (esim. sisätaudit/oulu). Kalenteri aukeaa ja voit valita joko kalenteri- tai listanäkymän. RAIDALLINEN, VAALEANVIHREÄ MERKINTÄ = julkaisematon esittelyaika VIHREÄ MERKINTÄ = julkaistu esittelyaika, joka on vapaana SININEN MERKINTÄ = julkaistu esittelyaika, joka on varattu Listanäkymä Kalenterinäkymä Pääset muuttamaan esittelyajan tietoja klikkaamalla haluamaasi esittelyaikaa joko kalenteri- tai listanäkymässä.

9 9 1. Voit muuttaa yksittäisen esittelyajan kellonaikaa, paikkaa yms. Valitse lopuksi Tallenna. Muuttamasi tiedot tallentuvat valitsemaasi esittelyaikaan. 2. Voit poistaa esim. juhlapyhien alle jäävät esittelyajat näppärästi valitsemalla Poista. 3. Painamalla Varaa voit varata ajan omissa nimissäsi esim. klinikan omaan käyttöön. 4. Valitsemalla Päivitä kaikkiin tuleviin tapahtumiin voit esimerkiksi tallentaa muuttuvan paikan haluamastasi aloituspäivästä kyseisen sarjan viimeiseen tapahtumaan. Voit tehdä muutoksia julkaistuihin tai varattuihin esittelyaikoihin. Edustaja saa automaattisesti tiedon muutoksesta sähköpostitse. Voit myös poistaa jo julkaistun tai varatun esittelyajan. Myös tällöin edustaja saa automaattisesti tiedon perumisesta sähköpostitse.

10 10 5. Esittelyaikojen julkaisun ajastaminen Voit työstää esittelyaikoja silloin kun sinulle sopii. Ajat säilyvät luonnostilassa ja vain itsellesi näkyvissä niin pitkään, kunnes julkaiset ne. Aikojen julkaisu vapauttaa kaikki kalenteriin syötetyt ja vapaina olevat esittelyajat yritysten tarkasteltaviksi ja varattaviksi. Keltaisen ympyrän sisällä oleva huutomerkki ilmoittaa, että kalenterissa on julkaisemattomia esittelyaikoja. Kun kaikki esittelyajat ovat paikoillaan ja tiedot oikein, voit ajastaa aikojen julkaisun klikkaamalla kalenterin alareunassa -merkkiä Ajasta aikojen julkaisu. Valitse aukeavasta kalenterista sopiva päivä ja Kellonaika -alasvetovalikosta haluamasi vapaa kellonaika. Kun julkaisu on ajastettu, ilmestyy kalenterin yläkulmaan vihreä ympyräsymboli ilmoittaa julkaisuajankohdasta automaattisesti Viestit sivulla.. Palvelu Näet julkaisun ajankohdan viemällä hiiren keltaisen valmis - symbolin päälle. Palvelu julkaisee syöttämäsi esittelyajat automaattisesti valitsemanasi ajankohtana.

11 11 6. Julkaisuajankohdan muuttaminen Mikäli haluat peruuttaa julkaisun ajastuksen tai muuttaa julkaisuajankohtaa, pääset tekemään sen klikkaamalla -merkkiä ja valitsemalla avautuvasta ikkunasta Poista ajastus. Tällöin palvelu poistaa ajastuksen ja lähettää automaattisesti Viestit-sivulle viestin julkaisun perumisesta. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, voit ajastaa julkaisun uudelleen edellä kuvatulla tavalla. Julkaisun ajastaminen on aina ensisijaisesti suositeltava vaihtoehto. Tarvittaessa pystyt julkaisemaan syöttämäsi esittelyajat välittömästi klikkaamalla Julkaise heti -painiketta.

12 12 7. Oman kalenterin tulostaminen ja tallentaminen (pdf) Voit tulostaa kalenterikohtaiset esittelyajat listauksina (kaikki/vapaat/varatut). Tulostus käynnistetään kalenterin listanäkymästä. 8. Kun edustaja peruu varaamansa esittelyajan Kun edustaja peruu esittelyaikansa, saat siitä tiedon sähköpostiisi. Esittelyaika vapautuu automaattisesti palveluun uudelleen varattavaksi.

13 13 9. Tiedottaminen yrityksille Voit julkaista palvelussa kalenterikohtaisia tiedotteita esimerkiksi poikkeusjärjestelyistä tai muutoksista esittelykäytännöissä. Aloita valitsemalla -merkki siitä kalenterista, johon haluat kohdentaa tiedotteen. Kirjoita teksti ja valitse Lähetä. Viestisi on yritysten luettavissa Viestit-sivulla. Kun viestisi ei ole enää ajankohtainen, se kannattaa poistaa (Viestit > Poista). 10. PODIUM ikkuna Voit luoda PODIUMissa oman PODIUM ikkunan osoitteen jonka kautta lääkärikollegasi voivat seurata kalenterin reaaliaikaista varausnäkymää. Kirjaudu sisään PODIUMiin ja valitse se erikoisala, jonka lääkäreille haluat lähettää osoitteen. PODIUM ikkunan linkki luodaan vain kerran. Mikäli linkki päätyy esimerkiksi väärälle henkilölle, tulee vanha linkki mitätöidä ja luoda uusi. Uuden linkin luomisen jälkeen se tulee lähettää lääkäreille uudelleen. 1. Siirry kohtaan muokkaa kalenterin asetuksia. 2. Klikkaa PODIUM ikkuna -kohdan oikeasta reunasta luo uusi -painiketta, jolloin palvelu luo satunnaisen osoitteen tälle kalenterille.

14 14 3. Klikkaa seuraavaksi jaa osoite -painiketta. 4. Lisää tämän erikoisalan esittelyyn osallistuvien lääkäreiden sähköpostiosoitteet (ainoastaan työpaikan viralliset sähköpostiosoitteet) tälle varattuun kohtaan. Osoitteet erotellaan pilkulla. Jos kirjoitat osoitteen väärin, voit poistaa osoitteen x-merkistä. Kun kaikki osoitteet ovat valmiina, paina Lähetä osoite, jolloin haluamasi lääkärit saavat sähköpostiinsa linkin sekä lyhyet toimintaohjeet. Linkin voit lähettää myöhemmin uusillekin henkilöille, eikä tällöin tarvitse enää luoda uutta kalenterilinkkiä. Lisätietoja palvelun käytöstä saat sähköpostitse osoitteesta tai puhelimitse numerosta Mukavaa esittelyaikojen hallinnointia PODIUM parissa!