Miten viestiä järjestön toiminnasta? Järjestöjen toiminta näkyväksi Sirkku Immonen

Transkriptio

1 Miten viestiä järjestön toiminnasta? Järjestöjen toiminta näkyväksi Sirkku Immonen

2 Esityksen rakenne Miksi järjestöjen näkyväksi tekeminen on tärkeää? Viestinnän suunnittelu Toimiva tiedote

3 Sote-yhdistysten kuntayhteistyö Tiedottaminen yhdistyksen toiminnasta Kannanotot, aloitteet Projektiyhteistyö Yhdistys mukana työryhmässä Koulutuksen järjestäminen Järjestöbarometri Kuvio % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % % yhdistyksistä

4 Yhdistysten ja kuntien yhteiset kehittämishankkeet Viidesosalla yhdistyksistä 3:n viime vuoden aikana kehittämishankkeita kunnan kanssa 3/4 järjestöjohtajista ja 2/3 paikallisyhdistyksistä kertoi hankkeissa syntyneen pysyviä toimintamuotoja, esim. asumis-, koti-, kriisi- ja avustajapalveluja päivä- ja työtoimintaa, liikuntatoimintaa vapaaehtois- ja vertaistoimintaa Lähde: Järjestöbarometri 2009.

5 Kuntien tuki yhdistyksille Joka toinen paikallisyhdistys sai kunnan toimintaavustusta vuonna 2008, keskimäärin 500 euroa 45 % ei hakenut kunta-avustusta 5 % haki avustusta, mutta ei saanut sitä 61 %:lla avustus pysyi ennallaan, 20 %:lla pieneni, 14 %:lla kasvoi ja 4 %:lla loppui Joka kolmas saanut kunnalta käyttöönsä toimintatilat Lähde: Järjestöbarometri 2009.

6 Yhdistysten kuntasuhteiden huolet 1/3:lla yhdistyksiä oli erityisiä huolenaiheita, yleisimmin: Toiminta-avustukset (ei ollut, liian pieniä, vähenivät, loppuminen) Kunnan asenne kielteinen, vähättelevä, välinpitämätön, arvostuksen puute Kunnalta saadut toimitilat riittämättömät, epätarkoituksenmukaiset, tilojen tulevaisuus vaakalaudalla Yhteistyötä ei lainkaan tai ei riittävästi Ostopalvelusopimukset ja kilpailuttaminen Lähde: Järjestöbarometri 2009.

7 Kuntien (n=167) järjestöstrategiat Erillinen järjestöstrategia 2 % Osana kunnan hyvinvointistrategiaa 14 % Osana kunnan kokonaisstrategiaa 15 % Ei järjestöstrategiaa 69 % Järjestöbarometri Kuvio 48.

8 Järjestöjen vaikutusmahdollisuudet kunnassa Sote-järjestöjä kuullaan huonosti ja niiden näkemyksiä otetaan huonosti huomioon, arvioi > 50 % paikallisyhdistyksistä ja valtakunnallisten järjestöjen johtajista > 60 % järjestöjen aluetyöntekijöistä > 40 % kuntien sosiaalitoimien johtajista Miltä näyttää järjestöjen työsarka tiedonvälittäjinä ja sillanrakentajina kansalaisten ja päätöksentekijöiden välillä? Lähde: Järjestöbarometri 2009.

9 Viestintä on prosessi Leif Åberg: Viestintä on prosessi, jossa 1) merkityksen antamisen kautta tulkitaan asioiden tilaa 2) tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisia sanomia välittävän verkoston kautta

10 Viestintäsuunnitelma viestinnän suunnittelun perustyökalu kokonaisuuden haltuunottamisen väline tavoitteellisuutta viestintätekoihin kohderyhmätietoisuus sisältöjen selkeytys resurssit tehokäyttöön ajoituksen täsmentäminen yhteisen työskentelyn väline ei abstrahoinnin, vaan konkretisoinnin väline

11 Viestintäsuunnitelman osat Tavoitteet Kohderyhmät Ydinviestit Kanavat Toimenpiteet Aikataulu Vastuuhenkilöt Resurssit Onnistumisen arviointi

12 Tavoitteet Miksi viestimme? Mihin pyrimme viestinnällä? Järjestön tavoitteet ja painopisteet -> viestinnän tavoitteet Konkretisoi ja pilko riittävän yksiselitteisiksi: Lisää nuoria mukaan toimintaan Ensi vuoden rahoituksen turvaaminen Nostaa asia X esille mediassa tänä vuonna Lisätä yleisön tietämystä asiasta Y Saada oma ääni kuuluviin asiasta Z päättävässä lautakunnassa/kaupunginhallituksessa/valtuustossa

13 Kohderyhmät Kenelle viestimme? Keitä asia koskee? Ketkä henkilöt ja mitkä ryhmät ovat avainasemassa kunkin tavoitteen kannalta? Kuka hyötyy ja on siksi kiinnostunut? Ketkä halutaan kiinnittää mukaan toimintaan? Ketkä rahoittavat tämäntyyppistä toimintaa? Kuka ajaa tämäntyyppisiä asioita niillä areenoilla, joille emme itse pääse? Kenen on syytä vähintään tietää toiminnastamme? Ketkä on syytä rajata pois? Analysoi, rajaa, priorisoi, erittele!

14 Ydinviestit Millä viestillä kutakin kohderyhmää kannattaa lähestyä, jotta ryhmä saadaan kuuntelemaan viestiä mukaan edistämään tavoitetta? Löytyykö yhteinen intressi, yhteinen näkökulma? Leif Åberg: uudet asiat helpompi saada perille, kun korostat etua entiseen verraten yhteensopivuutta vallitsevien arvojen ja normien kanssa yksinkertaisuutta kokeiltavuutta havaittavuutta

15 Ydinviestit Tiivistä tärkein: etsi kullekin kohderyhmälle sopivat ydinviestit (1-3) Mikä on se yksi lause, joka kertoo, mistä tässä kaikessa oikein on kysymys? Ydinviesti = avainhenkilöiden yhteinen kiteytys siitä, mitä erityistä ja kilpailijoista poikkeavaa organisaatio sidosryhmilleen tarjoaa Selkeys, selkeys, selkeys!

16 Kanavat ja keinot Valitse väylät kohderyhmien mukaan: mitä väylää pitkin tavoitat heidät, mitä kanavia kukin arvostaa? Riittävätkö valmiit kanavat (omat, yhteistyökumppanien, sidosryhmien jne.) vai pitääkö luoda uusia? Yksi kanava ei riitä -> monikanavaisuus, toisto Nyrkkisääntö: Mitä monimutkaisempi asia, sitä rikkaampi (=monipuolisempi) viestintäkanava Rikkaimmin viestit henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa

17 Viestinnän keinojen tehokkuus monipuolinen, tehokas Kahdenkeskinen kohtaaminen Palaveri Puhelinkeskustelu Henkilökohtainen kirje Sähköpostiviesti Esiintymistilanne Tiedote Lehti Internet-sivut Esite yksipuolinen, tehoton NetEffect 2005

18 Toimenpiteet Käytännön toimet ja teot: Esite, juliste, tiedote, jäsenkirje? Netti, Facebook, blogit, Wikipedia, MySpace, ircgalleria, Second Life? Infotilaisuus medialle, radiohaastattelu, yhteydenotto juuri siihen yhteen avaintoimittajaan? Henkilökohtainen visiitti kunnan virkamiehen tai asiantuntijoiden luona, avoimien ovien päivä asukkaille? Eli: Mikä palvelee parhaiten tavoitteita? Mikä toimii missäkin kohderyhmässä? Mihin on varaa ja mahdollisuuksia?

19 Aikataulu ja vastuut Toimenpiteiden aikataulutus Vastuuhenkilöt: työnjaon selkeys Kuka vastaa sisällöistä, kuka vastaa käytännöistä, onko mahdollisuus käyttää konsulttiapua Erityisesti mediaviestinnässä: kuka osaa viestiä asiat niin, että viesti menee perille kenellä on valta ja kyky tulkita merkityksiä

20 Resurssit Resurssien listaus Omat ja muualta saatavat ihmiset, palkatut ja vapaaehtoiset, käytettävissä oleva raha jne. Toimenpiteiden ja aikataulujen reality check, ehkä tavoitteiden ja kohderyhmienkin

21 Arviointi: mitä opittiin? Seuraa suunnitelman toteutumista pitkin matkaa -> muutokset tarvittaessa Tavoitteet: toteutuivatko? Osittain? Kokonaan? Kohderyhmät: mitkä saavutettiin parhaiten, mitä ei saavutettu lainkaan? Toimenpiteet: mitä tehtiin, mitä jäi tekemättä? Ydinviestit: onnistuttiinko tuomaan esiin oikeat asiat vai levisikö väärä viesti? Riittivätkö resurssit: ihmiset, raha, aika? MIKSI kävi niin kuin kävi?

22 Keep it simple MIKSI KENELLE MIKÄ SANOMA MITÄ KAUTTA MITÄ PITÄÄ TEHDÄ MILLOIN KUKA HOITAA Tavoite 1 Kohderyhmä a Kohderyhmä b Kohderyhmä c Tavoite 2

23 Mitkä tiedotteet toimittaja lukee? STT: Ne, joista ymmärtää heti, mistä on kyse Ne, jotka tulevat tunnetuista lähteistä Ne, jotka tulevat uutisia tuottavista lähteistä Ne, jotka kertovat ikävistä asioista

24 Mitkä tiedotteet toimittaja lukee? Sanomalehtien portinvartijat: Ne, joiden tärkein sisältö käy ilmi otsikosta ja ensimmäisiltä riveiltä Ne, jotka ovat tarpeeksi lyhyitä (0,5 1 liuska) Ne, jotka antavat uusia näkökulmia ajankohtaisiin puheenaiheisiin Aiheen ja näkökulman omaperäisyys Eksklusiivisuus (vain meille) Paikallisuus!!!!

25 Mitkä tiedotteet toimittaja lukee? Aikakauslehtien toimittajat: Ajoitus on a ja o (jutun suunnittelu alkaa joskus vuottakin aiemmin, viime hetki tulee harvemmin ilmestyvillä lehdillä noin kuukautta ennen ilmestymispäivää) Kohdentaminen ota selvää lehden linjauksista ja teemoista Henkilökohtaiset kontaktit Hyvinvointialan tiedotteista on jopa pulaa

26 Toimiva tiedote - reunaehdot Kertoo heti alussa, onko kyseessä tiedote vai kutsu Päivämäärä - kertoo, milloin voi julkaista Selkeä, konkreettinen, yksiselitteinen aiheotsikko Asiat tärkeysjärjestyksessä: tärkein ensin ja vähiten tärkeä lopuksi Selkeää asiasuomea, päälauseita Lisätietojen antajan nimi ja yhteystiedot hänet pitää myös tavoittaa Lähettäjän nimi organisaatio vai henkilö?

27 Toimiva tiedote - sisältö Hyvä tiedote vastaa selkeällä suomella näihin kysymyksiin: Kuka Mitä Milloin Missä Miten Miksi Millaisin seurauksin

28 Löytyykö tiedotteesta uutinen? Kenen elämä muuttuu? Mikä muuttuu? Miten muuttuu? Kuka muutoksen toteuttaa? Kuinka paljon muutos maksaa? Millaisia laajempia vaikutuksia muutoksella on? Ihmisten elämäntilanne: talous, työllisyys, terveys, ihmissuhteet? Palvelut, harrastusmahdollisuudet? Kunnan talous?

29 Kokoa medialista Minkä tiedotusvälineiden kanssa olet ollut tekemisissä? Minkä kanssa haluaisit olla? Tee lista! Paikalliset, maakunnalliset, valtakunnalliset (ja valtakunnan median aluetoimittajat) Lehdet, radiot, tv, verkkomedia Aikakauslehdet: yleisaikakauslehdet, naistenlehdet, ammatti- ja järjestölehdet, asiakas- ja yrityslehdet, mielipidelehdet Blogistit, kolumnistit, freetoimittajat, teemasivujen toimittajat, erikoistoimittajat Omat ja yhteistyökumppaneiden lehdet ja verkkojulkaisut

30 Milloin lähetän tiedotteen? Uutisvirran suvantokohdat: maanantai, lauantai ja sunnuntai varhainen aamu loma-ajat: heinäkuu, joulun välipäivät Uutisvirta vuolaimmillaan: torstai viikon vilkkain päivä, myös ke ja pe

31 Tiivistä lisätietoa lyhyitä käytännönläheisiä oppaita (10-15 sivua) Viestinnän suunnittelu Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä Verkkoviestintä Toimittajien näkökulma