TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO- OHJE 2016

Transkriptio

1 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO- OHJE 2016 Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

2

3 SISÄLLYSLUETTELO 1. Talousarvion sitovuus 1 2. Käyttösuunnitelmat 1 3. Yksikköhintatuotot 2 4. Erityisopetus ja nivelvaiheen (valma) koulutus 2 5. Aikuiskoulutus Ammatillinen lisäkoulutus Työvoimakoulutus Oppisopimuskoulutus 3 6. Koulutusalojen maksullinen palvelutoiminta 3 7. Hankkeet 4 8. Henkilöstökulut 4 9. Hankinnat Laskujen hyväksymiskäytännöt Investoinnit Seuranta ja raportointi Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 6

4 Itä-Savon koulutuskuntayhtymä Talousarvio 2016 Taloussuunnitelma TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE VUODELLE 2016 Itä-Savon koulutuskuntayhtymän yhtymävaltuusto on kokouksessaan hyväksynyt koulutuskuntayhtymän talousarvion vuodelle 2016 sekä taloussuunnitelman vuosille Lisäksi yhtymähallitus on päättänyt kokouksessaan , että koulutuskuntayhtymän tilivelvollisia viranhaltioita talousarvion sitovien tavoitteiden osalta ovat vastuualueidensa mukaisesti: kuntayhtymän johtaja/rehtori apulaisrehtori talousjohtaja SAMIn laatu- ja tuloskortin tavoitteet on kuvattu talousarviossa ja niiden toteutumista seurataan välitilinpäätösten yhteydessä kolmannesvuosittain. Talouden tunnuslukujen toteutumista seurataan reaaliaikaisesti web-raporttien ja tietokuution avulla. 1. TALOUSARVION SITOVUUS Talousarvio sisältää käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosan. Yhtymävaltuustoon nähden sitovat tulosalueet ovat yhtymäpalvelut ja koulutuspalvelut, joiden sitovuustasona on toimintakate. Tuloslaskelmaosan sitova taso on vuosikate, joka osoittaa tulorahoituksen riittävyyden käyttömenoihin ja poistoihin. Investointiosan sitovuustaso on nettoinvestoinnit ja rahoitusosa puolestaan osoittaa miten investoinnit rahoitetaan ja sen sitovuustasona pidetään rahoituksen vaikutusta maksuvalmiuteen. Kuntalaki, kirjanpitolaki ja kuntayhtymän hallintosäännön taloutta koskevat määräykset velvoittavat hoitamaan kuntayhtymän taloutta hyväksytyn talousarvion toimintakatteen mukaisesti, joten talousarvio on sitova ohje kuntayhtymän yhtymähallitukselle, toimielimille sekä viran- ja toimenhaltijoille, jotka osallistuvat määrärahojen käyttöön. 2. KÄYTTÖSUUNNITELMAT Talousarvio on laadittu tulosalueille/toimialoille/tulos- ja palveluyksiköille nettobudjettina. Yhtymähallitus on hyväksynyt toimialojen käyttösuunnitelmat ja tilivelvolliset vastaavat yhtymävaltuustolle vastuualueidensa (tulosalueet) tavoitteiden toteutumisesta. Lisäksi toimialojen ja tulos- /palveluyksiköiden johtavat viranhaltijat vastaavat yksikkönsä toiminnan ja talouden tavoitteiden toteutumisesta. Tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan yhtymähallitukselle toimialatasolla (ks. talousarvio s. 14) Johtavat viranhaltijat seuraavat tavoitteiden toteutumista reaaliaikaisesti ja tarvittavien muutosten (esim. erityisopetukseen, aikuiskoulutukseen ja hankkeille kohdennetut henkilöstöresurssit) tekemisestä kustannuspaikoille informoidaan taloushallintoa/henkilöstöhallintoa kuukausittain. Muutokset opiskelija- ja henkilöstömäärissä ovat yleisin syy tarkastella tulojen ja menojen kohdistumista. Toimintaohje: Tammikuun opiskelijamäärän selvittyä toimialojen johtavat viranhaltijat tarkistavat ennusteen syyskuun tilastointipäivän opiskelijamäärästä. Mikäli näin laskettu rahoituksen perusteena oleva opiskelijamäärä olennaisesti poikkeaa talousarviosta, johtava viranhaltija laatii riskiselvityksen ja toimenpide-ehdotukset riskin poistamiseksi/pienentämiseksi. Nämä selvitykset käydään läpi johtoryhmässä ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Myös muihin mahdollisiin riskeihin on reagoitava välittömästi niiden ilmaannuttua. Järjestämisluvan pienennyttyä 1285 opiskelijaan, on varmistettava, että opiskelijamäärä ei missään vaiheessa painu sen alle.

5 3. YKSIKKÖHINTATUOTOT Opetus- ja kulttuuriministeriö on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijakohtaiseksi yksikköhinnaksi vuodelle ,66. Se on 5,68 % edellisvuoden hintaa pienempi. Lisäksi yksikköhintapäätökseen on tehty oikaisuvaatimus, joka tulee laskemaan sitä vielä arviolta n. 11,00 euroa/opiskelija. Ennakollinen rahoitus vuodelle 2016 on kuitenkin linjassa talousarviossa lasketun valtionosuuden kanssa. Toimintaohje: Talousarvion yksikköhintatuottojen toteutuminen edellyttää, että vuositason opiskelijamäärä on vähintään järjestämisluvan suuruinen eli Opiskelijamääriä seurataan tietokuution kautta reaaliaikaisesti ja asia käsitellään johtoryhmien kokouksissa kuukausittain. 4. ERITYISOPETUS JA NIVELVAIHEEN (VALMA) KOULUTUS Erityisopetuksen tuottoja ja kuluja seurataan toimialojen sisällä omilla kustannuspaikoilla jolloin voidaan helposti todeta resurssien käytön kohdentuminen. Nivelvaiheen/Valman koulutus toteutetaan omilla kustannuspaikoilla SOTE-toimialan alla. Toimintaohje: Toimialojen johtavat viranhaltijat valvovat ja vastaavat, että erityisopetuksen resurssit tulevat käytetyiksi ja myös kirjatuiksi ao. kustannuspaikoille kuukausittain. Erityisoppilaaksi nimeämisessä ja nimeämisen perusteissa noudatetaan toiminnasta laadittua prosessikuvausta. (IMS-TOLA) Erikseen on vielä varmistettava, että kaikilta oph:lle raportoitujen erityisopiskelijoiden takaa löytyy HOJKS tehtynä ja järjestelmään (Primus) vietynä. 5. AIKUISKOULUTUS Aikuiskoulutuksella tarkoitetaan tässä oppilaitosmuotoista ammatillista lisäkoulutusta sekä työvoimapoliittista koulutusta. Näillä opiskelijamäärillä on keskeinen vaikutus kokonaisopiskelijamäärän tavoitteen saavuttamiseen Ammatillinen lisäkoulutus Ammatilliseen lisäkoulutukseen koulutuksen järjestäjälle myönnetty valtionosuusrahoitus tulee käyttää kokonaisuudessaan myöntämisvuonna. Sitä ei palauteta, mutta seuraavan vuoden rahoitus määräytyy edellisten vuosien käytön mukaisesti. Opetus- ja kulttuuriministeriö on vahvistanut Itä-Savon koulutuskuntayhtymän käyttöön vuodeksi ,9 opiskelijatyövuotta. Tätä vastaava rahoitus on euroa. Ammatillisen lisäkoulutukseen on näin ollen myönnetty n euroa ja 7 opiskelijavuotta edellisvuotta enemmän ja myönnetty rahoitus on linjassa laaditun talousarvion lukujen kanssa. Valtionosuuden käytön toteutumista seurataan reaaliaikaisesti tietokuution kautta sekä välitilinpäätösten yhteydessä. Ammatillisen lisäkoulutuksen sopimukset allekirjoittaa apulaisrehtori. Ammatillisen lisäkoulutuksen sopimusten hallinnollinen prosessi on kuvattu IMS-TOLAssa ja koulutusten volyymin toteutumista seurataan tietokuution avulla. Toimintaohje: Opetus- ja kulttuuriministeriön päätös tulee huomioida suunniteltaessa vuoden 2016 koulutuksia ja niihin varattuja resursseja. Toimialojen johtavat viranhaltijat seuraavat ja raportoivat koulutusten volyymien toteutumisesta ammattiopiston johtoryhmässä sekä suunnittelevat tulevia koulutuksia siten, että valtionosuus tulee käytettyä mahdollisimman laajaalaisesti ja koulutuksen kustannukset ovat linjassa opiskelijamäärien ja niiden mukaan kirjattujen valtionosuuksien kanssa.

6 5.2. Työvoimakoulutus Työvoimakoulutuksen tuotot perustuvat koulutuksesta tehtyihin sopimuksiin ja ne laskutetaan sopimuksissa sovituin määräajoin ja perustein. Vuoden 2016 talousarviossa on pudotettu työvoimakoulutuksen volyymiä edellisvuodesta euroa. Arvioitu kokonaisrahoitus on euroa. Toimialojen johtavat viranhaltijat seuraavat ja raportoivat koulutusten volyymien toteutumisesta. Toimintatuotot ja -kulut käyvät ilmi välitilinpäätöksistä. Työvoimakoulutuksen laskuihin on KHO:n päätökseen (KHO:2013: ) perustuen lisätty arvonlisävero. Verohallinto on täsmentänyt aiempaa ohjettaan koulutuspalvelujen arvonlisäverotuksesta. Tähän perustuen tullaan myös SA- MIssa päivittämään ohjeet lähiaikoina. Työvoimakoulutuksen maksatus siirtyi vuoden 2015 alussa keskitetysti valtakunnalliseen KEHA-keskukseen. Muutos merkitsi entistä tarkempaa sopimuksen ja siihen kirjattujen päivämäärien ehdotonta noudattamista, sillä automatisoitu maksatus ei hyväksy myöhässä tulleita laskutuksia. Työvoimakoulutuksen kilpailutusten ja hallinnoinnin prosessi on kuvattu IMS-TO- LAssa. Koulutuksen volyymin toteutusta seurataan tietokuution avulla. Toimintaohje: Tarjouksissa ja laskutuksissa koulutuksen hintaan lisätään lain mukainen arvonlisävero (verohallinnon ohje ). Työvoimakoulutuksen menoista voidaan vastaavasti tehdä arvonlisäverovähennys. Verohallinnon ohjeesta ollaan laatimassa tiivistettyä ohjetta SAMI:n henkilöstölle. Laskutuksissa on jatkossa entistä tarkemmin noudatettava sopimukseen kirjattuja päivämääriä. Työvoimakoulutuksen hankintasopimuksia ja opiskelijatyövuosia seurataan ammattiopiston johtoryhmässä ja sopimuskohtaisia volyymitietoja toimialoilla Oppisopimuskoulutus Oppisopimuskoulutus sijoittuu organisaatiokaaviossa vuoden 2016 alusta koulutuspalvelujen tulosalueeseen AITO-toimialan alle. Oppisopimuksen opiskelijamääriä ja toimintakatetta seurataan osana kuukausi- ja välitilinpäätösraportointia sekä tilinpäätöstä. 6. KOULUTUSALOJEN MAKSULLINEN PALVELUTOIMINTA Kunkin toimialan/klusterin/tulosyksikön palvelujen hinnoittelusta vastaa tilivelvollinen. Henkilöstölle tehtävistä asiakastöistä ja palveluista peritään sama korvaus kuin muiltakin asiakkailta ellei koko henkilöstölle ole ilmoitettu ns. henkilökunta-alennuksesta. Laskutuksessa on pääsääntöisesti siirrytty web-laskutukseen, jolloin osastoilla laaditaan laskutuspohjat valmiiksi laskutusjärjestelmään. Suuremmista työkokonaisuuksista (mm. rakennustyöt) laaditaan pienurakkasopimus, jossa on määritelty mm työn sisältö, ostajan ja myyjän velvoitteet ja laskutusperiaatteet. Henkilökunnan/entisten työntekijöiden tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy toimialan koulutuspäällikkö. Koulutuspäällikön tilaamat työt/hinnoittelun hyväksyy koulutuspäällikön esimies. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Toimintaohje: Koulutuskuntayhtymän asiakastöissä noudatetaan pääsääntöisesti käteismaksun periaatetta. Mikäli asiakastyötä ei makseta käteisellä, toimitetaan allekirjoitettu työkortti välittömästi laskutettavaksi, jolloin maksuaika on 14 pv netto. Henkilökunta maksaa tilaamansa työt kuntayhtymän kassalle (ei laskuteta). Huom. kilpailuneutraliteettia koskevan kuntalain voimaan tullut muutos ja säännös (626/2013 2a ) edellyttävät, että osastojen maksullinen palvelutoiminta on kiinteästi opetukseen liittyviä oppilastöitä.

7 7. HANKKEET Osa hankerahoituksesta (OPH:n hankkeet) maksetaan etukäteen ja ne kirjataan tasetilille, josta ne tuloutetaan toteutuneiden hankekustannusten perusteella. EU-hankkeisiin rahat saadaan jälkikäteen kustannuksiin perustuvien maksatushakemusten perusteella. Hankkeiden osalta noudatetaan hanketoiminnan ohjeistusta. Niiden mukaisesti projektin vastuuhenkilö (projektin johtaja) kantaa pääasiallisen vastuun projektista. Hanketoimintaa seurataan kuukausittaisella, johtoryhmässä käsiteltävällä hankeraportilla, josta käy ilmi voimassa olevat hankkeet sekä niiden kautta saatava rahoitus sekä toimijalle jäävä omarahoitusosuus. Lisäksi taloushallinnon toimesta raportoidaan kuukausittain hankkeille kirjatut kustannukset. Toimintaohje: Hankkeelle nimetään hankkeen käytännön toiminnasta ja taloudesta vastaava henkilö, joka vastaa mm. projektin kustannusten kertymisestä, raportoinnista ja tilitysten hoitamisesta ajallaan ja siitä, että tunti-ilmoitukset toimitetaan kuukausittain taloushallintoon. Kuukausittaisen hankeraportin ylläpidosta vastaa laatu- ja kehityspäällikkö. 8. HENKILÖSTÖKULUT Talousarvion henkilöstökulut perustuvat laadittuun henkilöstösuunnitelmaan. Henkilöstön määrä on mitoitettu talousarvion opiskelijamäärän ja koulutusten mukaisesti. Henkilöstön rekrytoinnissa ja virkojen/toimien täyttölupamenettelyssä noudatetaan Itä-Savon koulutuskuntayhtymän hallintosääntöä sekä henkilöstöhallinnon ohjeistusta. Esimiehet vastaavat siitä, että asianmukaisesti laaditut tuntisuunnitelmat toimitetaan henkilöstöhallintoon hyvissä ajoin ennen palkanmaksua. Myös lisämääräyskirjat on tehtävä heti, kun niistä on työntekijän kanssa sovittu. Toimintaohje: Vuoden 2016 henkilöstösuunnitelmaan sisältymättömät rekrytoinnit ja sopimusten jatkot on aina käsiteltävä joko johtotiimissä (kuntayhtymän johtaja/rehtori, apulaisrehtori, henkilöstöpäällikkö, laatu- ja kehityspäällikkö ja talousjohtaja) tai johtoryhmässä. 9. HANKINNAT Hankinnoissa noudatetaan Lakia julkisista hankinnoista 348/2007 sekä koulutuskuntayhtymän hankintaohjetta (Yh ). Myös hankintalain kynnysarvot alittavista hankinnoista tulee pääsääntöisesti täyttää Pienhankintalomake, jossa toimittajan valinta on perusteltu. Ensisijaisesti noudatetaan niitä Seudullisen hankintatoimen tai kuntahankintojen kilpailuttamia sopimuksia, joissa koulutuskuntayhtymä on mukana. Hankinnan prosessit on kuvattu IMS-TOLA -järjestelmässä. IMS-TOLA:sta löytyvät tiedot seutuhankintojen sopimuksista, joissa SAMI on mukana sekä kuntahankintojen hankintasopimukset, joihin SAMI on liittynyt. Kaikki hankintoihin liittyvät lomakkeet on viety dokumentteina IMS- TOLA:aan. Kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti sekä julkaista julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA)

8 Hankintavaltuudet, omien vastuualueidensa osalta Hankinnan arvo euroa (alv 0 %) Hankintapäätöksen tekijä yhtymähallitus < kuntayhtymän johtaja/rehtori, talousjohtaja < apulaisrehtori < koulutuspäällikkö, laatu- ja kehityspäällikkö, aikuiskoulutuksen erityisasiantuntija, henkilöstöpäällikkö, kiinteistöpäällikkö, ruokahuoltopäällikkö Investointimenot ( > ) talousjohtaja 10. LASKUJEN HYVÄKSYMISKÄYTÄNNÖT Toimintaohje: Kaikki laskut tulee olla osoitettu Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle. Käytössä on sähköinen ostolaskujen käsittelyohjelma, jonka avulla ostolaskut lähetetään tiliöitäväksi, tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Laskuun on pyydettävä merkitsemään tilaaja, kustannuspaikka ja/tai hanke, minkä perusteella lasku voidaan ohjata ao. henkilöille asiatarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Laskut on kirjattava sille kirjanpitotilille, mihin ne luonteensa mukaisesti kuuluvat. Mikäli jonkin yksittäisen menotilin saldo ylittää talousarvion käyttösuunnitelmaan kirjatun summan, vastaava säästö on haettava joltakin muulta menotililtä tai vastaava ylitys tulotililtä (vrt. nettobudjetointi). Asiatarkastuksen yhteydessä on myös tarkistettava, että laskussa on oikea alv-kanta. (Huom! rakentamispalvelut). Laskut on asiatarkastettava ja hyväksyttävä niin nopeasti, että ne saadaan maksuvalmiiksi kaksi päivää ennen eräpäivää. Tositteiden tarkastajista ja hyväksyjistä pidetään luetteloa taloushallinnossa. Sitä päivitetään organisaatiossa tehtyjen muutosten perusteella. Mikäli mahdollista, laskujen hyväksyjän tulisi olla virkavastuussa toimiva viranhaltija. Järjestelmästä voidaan ajaa listat laskujen asiatarkastajista ja hyväksyjistä. 11. INVESTOINNIT Rakennusinvestoinnilla tarkoitetaan uudisrakentamista tai peruskorjausta. Sen sijaan vuosikorjaukset, joilla rakennusten alkuperäinen taso pyritään säilyttämään, kirjataan aina käyttötalouteen. Irtaimistohankinnoissa investointiraja on euroa ja sitä pienemmät hankinnat ovat käyttötalousmenoja. Investointeihin liittyvät laskut hyväksyy pääsääntöisesti talousjohtaja. Toimintaohje: Talousarvioon tulevat investointiesitykset on tulosalueitten johtavien viranhaltijoiden esiteltävä kuntayhtymän johtoryhmässä, jossa päätetään talousarvioon mukaan tulevat investoinnit. Ks. talousarvion laadintaprosessi (IMS-TOLA). Talousarviossa hyväksyttyjen irtaimistoinvestointien valmistelu ja kilpailutus tehdään tulosalueilla ja talousjohtaja tekee tulosalueen johtavan viranhaltijan esityksestä investointihankinnoista viranhaltijapäätöksen hankintaohjeen mukaisesti. Rakennusinvestoinnit käsitellään rakennustoimikunnan kokouksissa.

9 12. SEURANTA JA RAPORTOINTI Toimintaohje: Talousarvion tavoitteiden toteutumista seurataan reaaliaikaisesti tietovaraston kautta sekä kuntayhtymän johtoryhmän kokouksissa kuukausittain ja kolmannesvuosittain tehtävillä välitilinpäätöksillä. Mikäli näyttää siltä, että asetettuja tavoitteita ei saavuteta, ero on tulosalueen johtavan viranhaltijan perusteltava. Lisäksi perusteluissa on selvitettävä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi ja miksi pyrkimyksessä ei ole onnistuttu, mikäli tavoite on jäämässä vuositasolla saavuttamatta. Johtoryhmässä sovitaan tarvittaessa toimenpiteistä, joilla kokonaisuus säilyy suunnitellulla tasolla. Toimialojen kustannusten seuranta Toimialojen kustannuspaikat on ryhmitelty suurempiin kokonaisuuksiin (aik. klusterit), joiden kustannusseuranta pohjautuu koulutusalakohtaisiin kustannuspaikkoihin. Mikäli halutaan tarkempaa seurantaa, se on mahdollista toteuttaa projektinumeroita tai tarkenninta käyttäen, jolloin ko. projektinumeroa on käytettävä kaikissa tulojen ja menojen tiliöinneissä. Yhtymähallitukselle raportointi tapahtuu toimialatasolla. Opetushallitus edellyttää koulutusalakohtaista raportointia. 13. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Itä-Savon koulutuskuntayhtymän valtuusto on hyväksynyt kokouksessaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Sisäisen valvonnan osalta noudatetaan Sisäisen valvonnan ohjetta (yh ). Ohjeen mukaisesti koulutuskuntayhtymän hallintoa ja toimintaa ohjaavien sääntöjen ja ohjeiden lisäksi toimintaa ja taloutta ohjaa talousarvio ja taloussuunnitelma. Toimintaperiaatteena on mm, että: toiminnot ja tehtävät on hoidettava siten, että yhtymävaltuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet saavutetaan toiminnot hoidetaan taloudellisesti ja tuloksellisesti vastuu kunkin toimialan toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä toiminnallisten, taloudellisten ja muiden riskien olemassaolo selvitetään ja niihin varaudutaan niin, etteivät ne aiheuta vakavia häiriötä toiminalle ja taloudelle Tilinpäätöksen toimintakertomuksessa tulee vuosittain antaa selvitys, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on järjestetty, mitä puutteita on havaittu ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Selonteko perustuu johtavien viranhaltijoiden vastuualueiltaan syksyisin antamaan sisäisen valvonnan raporttiin. Sisäiseen valvontaan sisältyy talouden ja toiminnan ohella myös pedagogisten prosessien toiminnan valvonta ja opiskelijatietojen rekisteröinnin tarkastukset. Johtavan viranhaltijan toimesta tulee määräajoin tarkastaa, että tiedot ovat järjestelmissä ajan tasalla ja tarvittaessa käyttäjiä on ohjeistettava. Myös entistä enemmän on sisäisessä valvonnassa kiinnitettävä huomioita siihen, että ns. pienhankinnoissa noudatetaan hankintaohjetta.

10 Toimintaohje: Sisäinen valvonta on osa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja operatiivista toimintaa. Sen tavoitteena on varmistaa, että Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle asetetut tavoitteet saavutetaan. Lisäksi sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa, että johtaminen, toiminnan suunnittelu ja päätöksenteko perustuvat oikeaan ja riittävään tietoon. Jokainen esimiesasemassa oleva vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Heidän tulee varmistaa, että toimintaa koskevia ohjeita noudatetaan ja heidän on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin välittömästi, mikäli huomataan ohjeiden vastaista toimintaa tai toimintaa, mikä vaarantaa tavoitteiden saavuttamisen. Lisätietoja ja ohjeita täytäntöönpanoon liittyvissä asioissa antavat talousjohtaja, apulaisrehtori ja henkilöstöpäällikkö.