Loimaan kaupunki Kauppalankatu 3 Puh PL 9, LOIMAA Loimaa Fax

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUT Loimaan kaupungin tekninen ja ympäristöpalvelukeskus, ruoka- ja siivouspalvelut pyytää siivouspalvelutarjousta Loimaan kaupungin seuraavista kiinteistöistä osoitteessa Puistokatu Loimaa: - Yhteiskoulu - Liikuntahalli - Urheilukeskus Hankintailmoitus julkaistu: Loimaan Lehti pv.kk.v Hankinnan kohde ja laajuus Hankintaan sisältyvät määriteltyjen kiinteistöjen ylläpito- ja perussiivoustyöt ajalla Lisäksi on mahdollisuus 1v+1v optioihin, joista päätetään erikseen. Siivottavat tilat: m2 Yhteiskoulu 5100 Liikuntahalli 2950 Urheilukeskus 390 Liite 1 Tilattavan siivouspalvelun kuvaus ja vähimmäisvaatimukset Siivous tuotetaan paikkakohtaisesti päiväsiivouksena. Koulujen lukuvuodet huomioiden koulun ylläpitosiivousta on likimäärin elokuun puolivälistä jouluun saakka = syyslukukausi ja tammikuun alusta toukokuun loppuun = kevätlukukausi. Koulujen työajoissa on vähäisiä vuosittaisia vaihteluita. Perussiivoustöitä tehdään kesäaikana. Perussiivoustyöt ja kohteet neuvotellaan erikseen palveluntuottajan kanssa. Ylläpito- ja perussiivoukset tehdään palvelutuottajan omilla aineilla, välineillä ja koneilla. 1

2 Palvelujen vastuunjako on määritelty liitteessä 2. Hankintamuoto ja menettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Osatarjous ja vaihtoehtoinen tarjous Hinnat Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoushinnat pyydetään antamaan tarjouspyynnön liitteenä 3 olevalle tarjouslomakkeelle ja hintatiedot jätetään lomakkeessa pyydetyllä tavalla nettohintoina ilman arvonlisäveroa. Lomakkeeseen ei saa lisätä muuta kuin hinnat ja kiinteistökohtaiset tuntimäärät. Tarjoushintojen tulee olla voimassa kiinteänä vuoden 2015 loppuun. Sopimuskauden päätyttyä hintoja voidaan tarkistaa siten, että palveluntuottaja esittää kirjallisesti hinnanmuutosta seitsemän kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Hintojen tarkistamisen tulee perustua varsinaiseen syyhyn, yleinen kustannustason nousu ei ole riittävä syy. Hinnanmuutoksesta neuvotellaan osapuolten kesken. Optiokauden käyttöönotosta tilaaja tekee erillisen päätöksen. Laskutus ja maksuehto Muut ehdot Lasku osoitetaan kohteiden mukaisesti Loimaan kaupungin verkkolaskuosoitteeseen. Laskun pitää sisältää sekä arvonlisäverolliset, että arvonlisäverottomat hinnat, sekä tuntilistat liitteenä. Maksuehto vähintään 14pv/netto. 2

3 Mikäli kiinteistöissä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta loppuu kokonaan sopimusjakson aikana, palvelun ostajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan kaupungin ohjeita ja turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan, vaitiolovelvollisuuden ym. suhteen. Säännölliset palaverit palveluntuottajan ja tilaajan työnjohdon kanssa ilman erillistä korvausta. Tilat ja välineet Kiinteistön siivoustilat ja kaapit ovat siivouspalvelutuottajan yksinoikeudellisessa käytössä ja vastuulla. Tuottaja ja hänen alihankkijansa sitoutuvat noudattamaan kaupungin turvallisuusmääräyksiä sekä muita ohjeita tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan jne. suhteen. Loimaan kaupunki on savuton työyhteisö ja savuttomuutta edellytetään myös kyseisissä tiloissa työskenteleviltä. Tuottaja tuo mukanaan kaikki palvelun tuottamisessa tarvittavat välineet, kaluston, pesuaineet jne. Tuottaja vastaa niiden riittävyydestä, huollosta ja kunnossapidosta. Tarjouksen muoto Tarjouksen pitää olla suomenkielinen ja kaikki hankintaprosessiin liittyvä asiointi tulee hoitaa suomenkielellä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen pitää olla voimassa saakka. Hylkäämisperusteet Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä olevat vaatimukset eivät täyty. Myöhässä saapuneet tarjoukset palautetaan avaamattomana. Kaupungilla on oikeus hyväksyä tai hylätä kaikki tarjoukset. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana 3

4 Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen Kysymykset ja vastausosoite (sähköpostiosoite) on lähetettävä viimeistään Mahdolliset tulleet kysymykset ja niihin laaditut vastaukset julkaistaan Loimaan kaupungin sivuilla tarjouspyyntöasiakirjojen oheismateriaalina viimeistään Tarjoajan kelpoisuus ja tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1) Tarjousten avaaminen 2) Tarjoajan soveltuvuuden ja kelpoisuuden tarkistaminen 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 5) Hankintapäätöksen teko kaupunginhallituksessa ja päätöksestä ilmoittaminen 6) Hankintasopimuksen solmiminen. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjoajan on annettava tarjouksessaan tai sen liitteinä tilaajavastuulain ( /1233) edellyttämät selvitykset: 1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 2) kaupparekisteriote; 4

5 3) todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 4) todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty ja selvitys yrityksen vastuuvakuutuksesta 5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivään nähden. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset liitteessä 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjouskilpailu ratkaistaan kokonaistaloudellisen edullisuusvertailun perusteella painotuksella hinta 60% ja laatu 40%. Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 5. Laadun arvioinnin perustaksi tarjoajan tulee toimittaa kuvaus palvelun tuotannosta ja siitä miten tarjoaja aikoo toteuttaa asetettuja kriteerejä. Kuvaukseen tulee sisällyttää käytännön esimerkkejä kunkin kriteerin toteuttamisesta päivittäisessä toiminnassa. Toiminnasta vastaavalla henkilöllä ja hänen varahenkilöllään (palveluesimies) tulee olla riittävä, alalle soveltuva koulutus, kokemusta esimiestehtävistä ja/tai käytännön työstä. Tarjoajan tulee toimittaa selvitys toiminnasta vastaavan henkilön alan koulutuksesta ja työkokemuksesta liitteellä 6. 5

6 Palvelutuottajan pitää antaa ympäristöselvitys/kuvaus, josta selviää tarjoajan toiminnan ympäristövaikutukset sekä tarjoajan toimenpiteet ympäristöasioiden kehittämiseksi. Palveluntuottajalla tulee olla ohjeet, miten asiakasyhteydenpito sekä palautteiden ja reklamaatioiden vastaanottaminen ja käsitteleminen hoidetaan. Yhteistyö- ja kehittämispalaverit pidetään 4x vuodessa. Alihankkijoiden käyttö Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Alihankkijan käyttö ja kelpoisuus tulee kuvata tarjouksessa hankinnan kohteiden mukaisesti. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Yleisesti julkiseksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot mahdollisuuksien mukaan muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ) Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Sitovat kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee jättää suomenkielisinä viimeistään klo mennessä osoitteella: Loimaan kaupunki, Tekninen ja ympäristöpalvelukeskus, Loimijoentie 74, Alastaro. Tarjouksen voi toimittaa myös sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@loimaa.fi tai faksilla numeroon Kuoreen sähköpostin osoitekenttään tai faksin etusivulle on merkittävä teksti: Siivouspalvelutarjous. Tarjousten tulee olla voimassa saakka. 6

7 Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Kirjeeseen, sähköpostiin tai faksiin saa sisällyttää vain juuri tähän tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Tarjouskilpailuun osallistuvien tarjoajien on osallistuttava kohdekierrokselle klo Tiloja esittelee siivouspäällikkö Irma Rostedt. Kohdekierrokseen osallistumisesta pyydetään ilmoittamaan sähköpostilla osoitteeseen Pohjapiirustukset jaetaan kierroksen alussa tarjoajille. Kokoontuminen tapahtuu Yhteiskoulun aulassa osoitteessa Puistokatu 16, Loimaa. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa erikseen mainittava. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Loimaan kaupunki pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Sopimusehdot Alla on kuvattu osa sopimusaikaiseen yhteistyöhön liittyvistä näkökulmista, joita oletamme palvelun tarjoajalta ja hänen alihankkijoiltaan sopimusaikana sopimuksen solmimispäivästä lähtien. 1. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimuksessa noudatetaan yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009, Palvelut) niiltä osin, mitä tässä tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei ole erikseen määritelty. 2. Tuottaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisia. Sopimuskauden alkaessa tilaaja ja tuottaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä liitteen 1 puhtaustaso käytännön työssä tarkoittaa. Kohteiden pintojen jne. sen hetkinen kunto tarkastetaan ja kirjataan. Tilaaja ja tuottaja kirjaavat yhteisen käsityksen siitä, miltä pintojen jne. tulee näyttää päivittäisen siivouksen jälkeen ja miltä 7

8 perussiivouksen jälkeen. Mikäli tämä taso ei toteudu, tuottaja on velvollinen tekemään tarvittavat toimenpiteet asian parantamiseksi. 3. Laadun tulee täyttää tarjouspyyntö/tarjous/sopimusasiakirjoissa määritelty taso. 4. Sopimus sisältää velvoitteen tuottaa tilaajalle sovittavin väliajoin raportti palvelutuotannon laadun seurannasta. 5. Sopimus sisältää velvoitteen raportoida tilaajalle tilojen kunnosta ja pienten puutteiden korjaustarpeesta, esim. rikkimenneet saippua ja käsipyyheannostelijat. 6. Tuottaja tekee yhteistyössä tilaajan kanssa työsuunnitelman huomioiden jaksoittain muuttuvat työjärjestykset. 7. Tarjoaja suorittaa vuosittain henkilöstöraportoinnin tilinpäätösten yhteydessä. Sopimus Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä kirjallisella sopimuksella, joka perustuu tämän tarjouspyynnön vaatimuksiin, ehtoihin ja tarjoukseen ja jossa sovitaan hankinnan ehdot mukaan lukien mahdolliset sanktiot. Sopimus voidaan tehdä / panna täytäntöön hankintapäätöksen saatua lainvoiman. 8

9 Loimaalla Jari Rantala kaupunginjohtaja Jaana Koota tekninen johtaja Liitteet Liite 1 Tilattavan siivouspalvelun kuvaus ja vähimmäisvaatimukset Liite 2 Vastuujakotaulukko Liite 3 Tarjouslomake Liite 4 Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset Liite 5 Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet Liite 6 Henkilötietolomake 9