Sisällysluettelo. HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 1 (8) Hankinnan yksilöinti 3860/ /

Transkriptio

1 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 1 (8) Sisällysluettelo 1. Hankinnan lyhyt kuvaus Hankintamenettely ja aikataulu Osallistumishakemuksen jättäminen Hankinnan kohde Kilpailutettava palvelukokonaisuus Espoon kokonaisarkkitehtuuri ja sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri Ehdokkailta edellytettävät kelpoisuusehdot ja valintaperusteet Asiakirjojen julkisuus Lisätiedot... 8 Hankintailmoituksen muut liitteet LIITE 2 Ehdokkaiden kelpoisuusehdot ja valintaperusteet LIITE 3 Osallistumishakemuksen ohje

2 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 2 (8) Hyvinvointipalvelujen verkkoneuvontapalvelun hankinta 1. Hankinnan lyhyt kuvaus Espoon kaupunki pyytää osallistumishakemuksia hyvinvointipalveluiden verkkoneuvontapalvelun hankintaan. Hankinta kattaa järjestelmän käyttöönottoprojektin määrittelyineen, käyttöönottokoulutukset sekä palvelun kehittämisen ja ylläpidon teknisellä tuella. Hankintatapana käytetään sovellusvuokrausta (ASP/SaaS). Palvelun ylläpitoa koskeva sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. 2. Hankintamenettely ja aikataulu Hyvinvointipalvelujen verkkoneuvontapalvelun hankinta suoritetaan neuvottelumenettelyn mukaisesti tässä hankintailmoituksessa kuvatulla tavalla. Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa, Ted-tietokannassa ja Espoon Internet-sivuilla. Hankintamenettelynä on neuvottelumenettely, koska hankintayksikkö on arvioinut verkkoneuvontapalvelun hankinnan monimutkaiseksi hankinnaksi, jota ei kyetä etukäteen määrittelemään riittävän tarkasti. Osallistujien valinta Osallistumisilmoitusvaiheessa haetaan ehdokkaita tarjousneuvotteluihin. Ehdokkaita pyydetään ilmoittamaan annettuun määräaikaan mennessä halukkuutensa osallistua kilpailutukseen sekä esittämään pyydetyt asiakirjat sekä selvitykset toiminnastaan. Espoon kaupunki valitsee ilmoittautuneista ehdokkaista 3-5 osallistujaa neuvotteluvaiheeseen ellei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin neuvotteluun valittavia, ehdokkaat asetetaan paremmuusjärjestykseen pisteyttämällä LIITTEESSÄ 2 Ehdokkaiden kelpoisuusehdot ja valintaperusteet kuvattujen valintaperusteiden mukaisesti. Neuvottelut Neuvottelut käydään valituiksi tulleiden osallistujien kanssa. Neuvottelujen tavoitteena on erityisesti hankinnan kohteen ja hankintaa koskevien sopimusehtojen täsmentäminen. Neuvottelujen mahdollisena kohteena ovat muun muassa hankinnan kohteena olevan kokonaisuuden sisältö ja sen täsmentäminen, ratkaisun innovatiivisuus, muuntojousto ja vaatimusten mukaisuus, integraatioiden toteutus, tekniset ratkaisut, yhteensopivuus Espoon arkkitehtuuriin, tarjoajan ja sen mahdollisten alihankkijoiden

3 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 3 (8) jäsenten roolit, toteutussuunnitelma, testaussuunnitelma, käyttö- ja ylläpitosuunnitelma sekä sopimusehdot. Neuvotteluaikataulu lähetetään neuvottelukutsun yhteydessä. Lopulliset tarjoukset Käytyjen neuvottelujen perusteella Espoon kaupunki laatii lopullisen tarjouspyynnön, joka lähetetään kaikille neuvotteluihin osallistuneille ehdokkaille. Lopullisten tarjousten vertailu tehdään käyttämällä kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavasti. Laatu: Eniten kokonaispisteitä laatuosiossa saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 60 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan. Tarjouksen pistemäärä tämän arviointialueen osalta lopulliseen vertailuun saadaan siten, että asianomaisen tarjouksen saamat pisteet jaetaan eniten pisteitä saaneen tarjouksen pisteillä ja kerrotaan 60 pisteellä. Hinta: Halvimman vertailuhinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 40 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: tarjouksen vertailupistemäärä saadaan siten, että halvimman tarjouksen hinta jaetaan asianomaisen tarjouksen hinnalla ja kerrotaan 40 pisteellä. Vertailun perusteella saadut hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja valinta suoritetaan saatujen yhteispisteiden perusteella. Tarjousten vertailussa käytettävät laadun tarkemmat vertailuperusteet ilmoitetaan tarjouspyynnössä. Alustava aikataulu Tässä dokumentissa esitetty aikataulu on alustava, ja Espoon kaupunki varaa oikeuden muuttaa sitä tarpeidensa mukaisesti. 1. Hankintailmoitus HILMA ilmoituskanavassa 2. Kysymysten esittäminen hankintailmoitukseen klo 12 mennessä 3. Vastaukset Espoon internet sivuilla viimeistään Osallistumishakemukset hankintayksikölle klo 12 mennessä 5. Osallistumishakemusten tarkastaminen ja vertailu 6. Ehdokkaiden valinta ja neuvottelukutsut tammikuussa Neuvottelujen aloittaminen keväällä Lopullisen tarjouspyynnön toimittaminen tarjoajille (ajankohta täsmentyy neuvottelujen jälkeen)

4 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 4 (8) 9. Tarjousten jättäminen 10. Tarjousten tarkastaminen ja vertailu, hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen 11. Täsmentävät sopimusneuvottelut ja hankintasopimuksen allekirjoittaminen 3. Osallistumishakemuksen jättäminen Ehdokkaita pyydetään ilmoittamaan viimeistään klo halukkuutensa osallistua kilpailutukseen sekä esittämään pyydetyt asiakirjat ja selvitykset toiminnastaan. Osallistumishakemus ja sen liitteet tulee toimittaa suomenkielellä kahtena kappaleena suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite on Siltakatu 11, 3. krs (kauppakeskus Entresse). Osallistumishakemus liitetiedostoineen on jätettävä myös sähköisessä muodossa CD-levyllä tai USB-muistitikulla kirjaamoon. Mikäli sähköisen ja paperisen asiakirjan välillä on ristiriita, paperinen on ensisijainen. Osallistumishakemukseen ja kuoreen sekä CD- levyyn tai muistitikkuun on merkittävä ehdokkaan nimi ja teksti: Hyvinvointipalvelujen verkkoneuvontapalvelun hankinta Osallistumishakemuksen tulee olla LIITTEESSÄ 3 Osallistumishakemuksen ohje kuvatun rakenteen ja ohjeistuksen mukainen ja sen lukujen numeroinnin tulee noudattaa liitteessä kuvattua numerointia. Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Määräajan jälkeen saapuneita osallistumishakemuksia ei huomioida. Päätös neuvottelumenettelyyn valituista annetaan tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen jättäneille. Kilpailutuksen perusteella tullaan solmimaan sopimus yhden tarjoajan kanssa. Ehdokkaalla tai tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta tai tarjouksesta.

5 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 5 (8) 4. Hankinnan kohde 4.1 Kilpailutettava palvelukokonaisuus Espooseen ollaan toteuttamassa sosiaalipalveluiden sähköisen asioinnin palvelukokonaisuutta. Verkkoneuvontapalvelu on hankkeen ensimmäisiä palveluita. Verkkoneuvontapalvelu hyödyntää Espoon toimijarekisteriä (= asiakasrekisteriä) sekä sähköisen asioinnin alustalla olevia palveluita, kuten esimerkiksi asioinnin tilan seuraamista. Verkkoneuvontapalvelu toteutetaan siten, että se voidaan tarvittaessa ottaa myöhemmin käyttöön myös kaupungin muilla toimialoilla. Sosiaalipalveluiden verkkoneuvonnan tehtävänä on antaa kuntalaisille sosiaalipalveluihin ja sosiaalisiin ongelmiin liittyvää neuvontaa. Verkkoneuvontapalvelun tarkoituksena on laajentaa kuntalaisten mahdollisuuksia asioida sosiaalipalveluiden viranomaisten kanssa sekä parantaa tiedonsaantia sosiaalipalveluihin liittyvissä kysymyksissä. Verkkoneuvontaan voi jättää kysymyksen kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Verkkoneuvonnassa ei ole kyse sähköpostitse annettavasta ohjauksesta ja neuvonnasta. Verkkoneuvontapalvelu perustuu luottamukselliseen suhteeseen asiakkaan ja neuvontaa antavan viranomaisen välillä. Asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan aina, kun asiakas kirjautuu palveluun. Tunnistautuminen tapahtuu vahvaa tunnistautumismenetelmää hyödyntäen. Asiakkaan tunnistamisen avulla varmistetaan, etteivät ulkopuoliset saa käyttöönsä asiakasta koskevia tietoja, sekä täytetään lainsäädännön asettamat velvoitteet. Tiedonsiirto asiakkaan ja verkkoneuvojan välillä tapahtuu suojatun tietoliikenneyhteyden kautta. Verkkoneuvonta voi tapahtua asiakkaan ja viranomaisen välisenä kysymys-vastaus - palveluna tai viranomaisen ja viranomaisen välisenä konsultaatiopalveluna. Viranomaisten keskinäinen konsultaatio voi tapahtua sekä oman organisaation sisällä että sen ulkopuolella (esim. järjestö tai koulutuskuntayhtymä) toimivien viranomaisten välillä. Palvelua on mahdollista käyttää myös videoneuvotteluihin. Verkkoneuvontapalveluun tulee voida liittää rakenteisia lomakkeita, joilla asiakas voi esimerkiksi tiedustella toimeentulotukihakemuksen käsittelytilannetta. Palveluun tulee voida liittää lisäksi asiakkaan itsearviointimittareita, joiden avulla asiakas arvioi omaa tilannettaan esimerkiksi taloudenhallinnan ja päihteidenkäytön osalta. Mittarit toimivat myös työntekijöiden työvälineinä esimerkiksi asiakastapaamisissa. Mittarit ovat sähköisesti toimivia ja tarvittaessa vuorovaikutuksellisia. Arvostamme erityisesti sitä, jos sosiaalihuollon mittareita on palveluntarjoajalla valmiina tuotantokäytössä. Arvostamme myös, mikäli palveluntarjoajalla on valmiina tuotantokäytössä muita

6 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 6 (8) itsearviointivälineitä, joiden avulla asiakas voi itse arvioida oikeutta sosiaalihuollon palveluihin. Itsearviointimittareita ja lomakkeita on tarkoitus kehittää yhteistyössä valitun toimittajan kanssa Espoon tarpeita vastaaviksi. Verkkoneuvontapalvelun kautta ei voi laittaa asioita vireille, vaan palvelu on tarkoitettu ainoastaan henkilökohtaiseen neuvontaan ja ohjaukseen. Verkkoneuvonnan tavoitteena on antaa asiakkaalle mahdollisimman monipuoliset ohjeet eri vaihtoehdoista tai toimintamalleista, joita asiakkaan tilanteessa voi soveltaa (esimerkiksi ohjeistusta hakemuksen jättämisestä ja tarvittavista liitteistä tai asiakkaan ohjaamista erilaisiin palveluihin). Alustava kuvaus asiakkaan prosessista Ensimmäisellä käyttökerralla asiakas hyväksyy palvelun käyttöehdot. Ensirekisteröitymisen jälkeen palvelu ohjaa jatkossa tunnistautumisen jälkeen suoraan asiakkaan omiin tietoihin. Rekisteröitymisen yhteydessä asiakkaasta tallennetaan toimijarekisteriin yhteystiedot, joita käytetään annetusta vastauksesta ilmoittamiseen. Asiakkaan tulee ilmoittaa kysymystä jättäessään, haluaako ilmoituksen saapuneesta vastauksesta gsm-liittymään vai sähköpostiosoitteeseen. Vastauksen pääsee lukemaan sähköposti-ilmoituksessa olevan linkin kautta tai kirjautumalla palveluun OmaEspoo-palvelun kautta. Tunnistautumisen jälkeen asiakas valitsee sen sosiaalipalvelun alan (tai myöhemmin muun kaupungin palvelun), mitä kysymys koskee. Mikäli asiakas haluaa esittää kysymyksen useammalle sosiaalipalvelun alalle, hänen ei tarvitse uutta kysymystä esittääkseen tunnistautua palveluun uudelleen, vaan asiakas valitsee palvelun etusivulta alueen, jota kysymys koskee. Kun asiakas on lähettänyt kysymyksensä palveluun, palvelu kuittaa kysymyksen lähettämisen onnistuneeksi. Kysymykseen ja annettuun vastaukseen on mahdollista liittää myös liitetiedostoja. Liitetiedoston lisääminen tulee olla käyttäjäystävällistä ja tietoturvallista. Mikäli annettu vastaus herättää lisäkysymyksen, sen voi esittää suoraan annetun vastauksen jatkoksi. Keskustelu jatkuu niin, että kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista muodostuu ketju. Aikaisemmin esitettyjä kysymyksiä ja vastauksia on mahdollista lukea viestiketjuina. Asiakkaalla tulee olla mahdollisuus antaa palautetta saamastaan palvelusta. Alustava kuvaus työntekijän prosessista Tieto saapuneesta kysymyksestä välittyy automaattisesti palvelun kautta valitulle vastaajatiimille. Ilmoituksessa ei näy tietoja kysymyksen lähettäjästä tai aiheesta.

7 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 7 (8) Verkkoneuvontapalvelun vastaajina toimivien Espoon kaupungin työntekijöiden on mahdollista nähdä vain omaan ryhmäänsä liittyvät kysymykset. Hankinnan kohteena olevan palvelun on tuettava kertakirjautumista. Viranomaiset näkevät palveluun kirjautumisen jälkeen esitetyt kysymykset saapumisjärjestyksessä ja sen, onko kysymys ketjun ensimmäinen vai onko se osa jo aikaisemmin aloitettua ketjua. Kysymyksien lähettämisajankohdan mukaisesti palvelusta tulee selkeästi erottua ne kysymykset, joihin olisi hyvä vastata mahdollisimman nopeasti, jotta annettu palvelulupaus toteutuu. Verkkoneuvonnassa annetuissa vastauksissa voidaan hyödyntää asiakastietojärjestelmään asiakkaasta tallennettuja tietoja siten, että verkkoneuvoja voi tarvittaessa hakea tiedon manuaalisesti, mutta palvelun käyttö ei edellytä aikaisempaa asiakkuutta eikä integraatiota asiakastietojärjestelmään edellytetä. Viranomaisen on mahdollista tehdä verkkoneuvontapalvelussa muistiinpanoja muiden tiimiläisten nähtäväksi ilman, että tieto muistiinpanoista välittyy asiakkaalle. Annettu vastaus voidaan välitallentaa ennen lopullista lähettämistä. Verkkoneuvonnassa tulee olla mahdollista seurata lokitietoja ja saada tilastoja muun muassa kysymysten määrästä ja vastausajasta. Verkkoneuvontapalvelun kautta voi myös sosiaalipalvelut lähettää asiakasryhmille yksisuuntaisia tiedotteita ajankohtaisista asioista. Palvelun käyttöönottaneen toiminnon on mahdollista luoda myös tietokanta yleisluontoisista vastauksista ja liittää se palveluun. Verkkoneuvontapalvelussa esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastauksen tallentuvat verkkoneuvonnan rekisteriin, josta niitä on mahdollista siirtää tarvittaessa asiakastietojärjestelmään muiden asiakkaan asiaa käsittelevien työntekijöiden tiedoksi asiakkaan luvalla, jonka hän antaa rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi. Tietojen siirtäminen asiakastietojärjestelmään edellyttää, että ne ovat tarpeellisia viranomaistehtävien hoitamisen kannalta. Rekisteritietoja säilytetään sähköisessä asiointipalvelussa toistaiseksi voimassa olevan ajan. Toimittajan tulee kuvata varmistuspalvelut (mm. varmuuskopiointi sekä tietoliikenteen kahdennus) tarjouksessaan. 4.2 Espoon kokonaisarkkitehtuuri ja sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri ICT-ratkaisun toimintaympäristönä on Espoon tietotekninen toimintokokonaisuus ja se on osa Espoon arkkitehtuuria. Tämän vuoksi toteutuksessa on huomioitava Espoon arkkitehtuurin asettamat vaatimukset toiminnoille, tiedoille, tekniselle ympäristölle sekä järjestelmäkokonaisuudelle. Verkkoneuvontapalveluun liittyvät

8 HANKINTAILMOITUS / LIITE 1 8 (8) kokonaisarkkitehtuurilinjaukset käydään läpi neuvottelumenettelyn yhteydessä Espoon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti. 5. Ehdokkailta edellytettävät kelpoisuusehdot ja valintaperusteet Katso LIITE 2 Ehdokkaiden kelpoisuusehdot ja valintaperusteet. 6. Asiakirjojen julkisuus 7. Lisätiedot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Osallistumishakemukset ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esimerkiksi ehdokkaalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Osallistujaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään osallistumishakemuksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle osallistumishakemuksen liitteelle ja sähköisessä muodossa (CD-levy, USB - muistitikku) toimitettavissa tulee olla erillinen SALAINEN -kansio salassa pidettäville asiakirjoille. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mahdolliset hankintailmoitukseen liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä Espoon kaupungille klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.ict@espoo.fi. Sähköpostin aihekenttään merkintä: Hyvinvointipalvelujen verkkoneuvontapalvelun hankinta Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti, eikä niistä käy ilmi kysymyksen esittäjän yritys tai -nimeä. Vastaukset ja materiaaliin mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan viimeistään Espoon kaupungin Internet-sivulla osoitteessa Muihin kuin yllä esitetyllä tavalla esitettyihin kysymyksiin ei vastata.