Tarjousten valintaperuste ja vertailuperusteet

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Hankintapäätös Kirkkonummen kunnantalon ravintolapalveluista 545/ /2014 Kunnanhallitus 339 Kirkkonummen kunnantalon ravintolapalvelut kilpailutettiin vuonna Pal ve lun tuot ta jak si kunnanhallitus valitsi Esa ja Eija Fastin (avoin yhtiö) eli Lounasravintola Taikahetken ( ). Sopimus solmittiin Lounasravintola Taikahetki ir ti sa noi ravintolapalvelusopimuksen ja yrityksen toiminta kunnantalon ravintolassa päättyi juhannuksena Kirkkonummen kunnanhallitus päätti kokouksessaan ( 267) kilpai lut taa kunnantalon ravintolapalvelut kokouksessa esitetyllä tavalla. Toimivalta hankinta-asiassa Koska hankinnan arvon arvioidaan ylittävän sopimusaikana EU-kynnysarvon, pää tös hankinnasta kuuluu kunnanhallitukselle kunnanvaltuuston vuoden 2014 hankintavaltuuksia koskevan päätöksen ( 173) mukaisesti. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena tarjouskilpailussa on kunnantalon kokouksiin ym. ti laisuuk siin tilattavat tarjoilut, joista kunta tekee sopimuksen yhden pal ve luntuot ta jan kanssa. Kunta ei takaa palveluntuottajalle vähimmäismyyntiä koskien ti lauk sia kokous- ja muille tarjoiluille. Hankinnan kohde ja palvelua koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tar jous pyyn nös sä ja sen liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Sopimuksen mukaan palveluntuottajan on vuokrattava kunnalta kunnantalon ra vin to la ti lat. Vuokrausvaihtoehdot esitettiin tarjouspyynnössä ja sen liitteenä ole vas sa sopimusluonnoksessa, jossa esitettiin ehtoja ja vähim mäis vaa ti muk sia vaihtoehtoisille tarjouksille, mm. vaihtoehtojen vähimmäisvuokrat. Hankinnan sopimuskausi on kaksivuotinen ja sillä on kaksi vuoden pituista optiokautta. Tarjousten valintaperuste ja vertailuperusteet Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjousten vertailuun hyväksytyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous noudattaen alla olevia vertailuperusteita: - ko ko nais tar joi lu jen vertailuhinta ml. alv (painoarvo 70 %), - tarjottu tilavuokra ilman alv (painoarvo 20 %) ja - tarjoajan kokemus ja ammattitaito, jotka ylittävät tarjouspyynnön liitteen 2

2 (Tar joa jan soveltuvuus) vähimmäisvaatimukset (painoarvo 10 %). Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä liitteen B mukainen toissijainen palve lu han kin ta, joka toteutetaan julkisista hankinnoista annetun lain 24 :n tar koit ta maa avointa kansallista menettelyä käyttäen. Hankinnassa noudatetaan la kia julkisista hankinnoista (348/2007) ja sitä täydentävää asetusta (614/2007) ja niihin myöhemmin tehtyjä muutoksia. Ennen varsinaisen hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisemista julkaistiin kun nan ta lon ravintolapalvelujen kilpailuttamisesta ennakkoilmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla HILMA-palvelussa. Ennakkoilmoituksessa kerrottiin tulevasta tarjouspyynnöstä ja mah dol li suudes ta tutustua ravintolatiloihin ja tehdä kysymyksiä ennen hankin ta il moi tuk sen ja tarjouspyynnön julkaisemista. Kunnantalon ravintolan tiloihin kä vi tutustumassa neljä potentiaalista tarjoajaa. HILMA-palvelussa julkaistiin hankintailmoitus ja tarjouspyyntö Dnro 545/ /2014 liitteineen. Tarjouspyynnön jul kai se mises ta ilmoitettiin tarjouskilpailusta kiin nos tuk sen sa ilmaisseille sähköpostitse Tarjouspyynnöstä ilmoitettiin myös kun nan Hankinnat-sivuilla In ter ne tis sä Tarjouspyynnön mukaisesti kunnantalon ravintolatiloja esiteltiin uudelleen , jolloin paikalla oli yksi potentiaalinen tarjoaja, joka ei ollut käynyt pai kal la kesäkuussa pidetyssä ravintolatilojen esittelyssä. Määräaika tarjouspyyntöä koskeville mahdollisille kysymyksille oli Ky sy myk siä ei tullut eikä tarjouspyyntöä tarkennettu. Asiasta ilmoitettiin kun nan Internet-sivuilla kyseisen tarjouspyynnön kohdalla. Saadut tarjoukset Määräaikaan klo mennessä saatiin yksi tarjous, jonka oli jät tä nyt Työmajakka ry, Kirkkonummi. Tarjoajan soveltuvuus Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka ei vät täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Tarjoajaa kos ke vat vaatimukset (1-9) sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset esitetään tar jous pyyn nön liitteessä 2 Tarjoajan soveltuvuus, johon tarjoajan tuli vastata, täyt tyy kö vaatimus ( kyllä tai ei ). Lisäksi tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa pyy de tyt selvitykset. Soveltuvuusvaatimus 1 koskee hankintalain 53 :ssä mainittuja tarjoajan pa kol li sia poissulkemisperusteita ja vaatimus 2 hankintalain 54 :ssä mainittuja mui ta poissulkemisperusteita. Työmajakka ry:n soveltuvuutta tarkasteltaessa todettiin, että se ei täytä

3 kaik kia tarjoajan soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia. Ongelmia oli seuraavien vaa ti mus ten (3-9) kohdalla, joiden kohdalla on kuvattu vaatimus sekä tar joa jan siihen antama vastaus ja toimittamat selvitykset. Vaatimus 3. Rekisterit Tarjoaja on merkitty sijoittautumismaassaan kaupparekisteriin, en nak ko perin tä lain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen ar von li sä ve ro vel vol lis ten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, mi kä li maan lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Mikäli tarjoaja on sään nöl li nen palkanmaksaja, tarjoajan tulee olla merkittynä työnantajarekisteriin. Selvityksiä ei tarvinnut esittää, mutta hankintayksikkö varasi oikeuden pyytää sel vi tyk siä hankintamenettelyn kestäessä. Työmajakka ry esitti tarjouk ses saan Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän YTJ-tietopalvelun hausta saa man sa otteen, jonka mukaan se on aatteellinen yhdistys, joka on muissa edel lä vaadituissa rekistereissä paitsi kaupparekisterissä. Vaatimus 4. Lakisääteisten verojen ja maksujen maksaminen Tarjoaja on suorittanut sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaiset verot ja so si aa li tur va mak sut sekä Suomen lainsäädännön mukaiset verot ja so siaa li tur va mak sut, jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen mak sa maan sosiaaliturvamaksuja. Jos tarjoajalla on verovelkaa ja hankintayksikkö arvioi, että tarjoajan ve rove lan suuruus suhteessa yrityksen liikevaihtoon vaikuttaa yrityksen ta loudel li seen ja rahoitukselliseen tilanteeseen ja on merkittävänä riskinä ra vinto la pal ve lu jen toteuttamiselle, se voi sulkea tarjoajan pois tarjouskilpailusta. Selvityksenä edellytettiin veroviranomaisen antamaa todistusta verojen mak sa mi ses ta tai verovelkatodistusta sekä mahdollista verotoimiston hyväk sy mää maksusuunnitelmaa ja selvitystä maksusuunnitelman noudattamisesta. Edel ly tet tyä selvitystä ei ole kuitenkaan saatu, vaan pelkästään ve ro vel ka to dis tuk sen tilauksen nettilomake ja tarjoajan lupaus toimittaa puut tu va todistus viikolla 34. Selvitystä ei ole edelleenkään saatu. Vaatimus 5. Lakisääteisten eläkevakuutusten ottaminen ja elä ke va kuu tusmak su jen maksaminen Mikäli tarjoaja on työnantaja, se on ottanut työntekijöilleen sijoittumismaansa la ki sää tei set eläkevakuutukset ja suorittanut eläkevakuutusmaksut. Jos tarjoajan eläkevakuutusmaksuja on suorittamatta ja hankintayksikkö ar vioi, että erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen suuruus suhteessa yrityksen lii ke vaih toon vaikuttaa yrityksen taloudelliseen ja rahoitukselliseen ti lan tee seen ja on merkittävänä riskinä ravintolapalvelujen toteuttamiselle, se voi sul kea tarjoajan pois tarjouskilpailusta. Selvityksenä edellytettiin eläkevakuutusyhtiön/-yhtiöiden antamaa todistusta elä ke va kuu tus ten ottamisesta ja eläkemaksujen suorittamisesta tai selvitystä sii tä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva

4 maksusopimus on teh ty. Työmajakka ry esitti selvityksenä tarjouksensa liitteen 2 tiliote ja lupasi toi mit taa todistuksen myöhemmin viikolla 34. Selvitystä ei ole edelleenkään saa tu. Vaatimus 6. Työehtosopimus ja keskeiset työehdot Tarjoaja noudattaa alansa työehtosopimusta tai se on sopinut työn te ki jöitten sä kanssa työehdoista, jotka ovat alan työehtosopimuksen keskeisten ehtojen mu kai sia. Selvityksenä edellytettiin, että tarjoaja toimittaa selvityksen työhön so vel letta vas ta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tarjoaja ei toimittanut tar jouk sen liitteenä selvitystä minkä alan työehtosopimusta se noudattaa tai mi tä työehtoja. Liitteen sijasta oli viittaus yleinen TES. Vaatimus 7. Taloudellinen tilanne ja luottotiedot Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riit tä vät. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan kannattavuudesta, mak su val miu des ta ja vakavaraisuudesta sekä luottokelpoisuudesta saatujen tietojen pe rus teel la. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että sen rating Suomen Asia kas tie to Oy:n Rating Alfa -luokituksessa on vähintään tyydyttävä (A) ja sen Riskimittarin mukainen riskiluokka on 1-3 (erittäin pieni riski tai koh ta lai nen riski) tai sen taloudellisen tilanteen ja luottokelpoisuuden katsotaan muun vas taa van selvityksen ja toimitettujen tilinpäätöstietojen mukaan olevan vas taa va. Työmajakka ry ei vastannut kyllä edellä olevaan vaatimukseen ja se jätti myös kohdan ei vastaamatta. Työmajakka ry ei toimittanut edellytettyä selvitystä eli Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfaa ja Riskimittaria, joka sisältää tarjoajan riskiluokituksen. Se ei toimittanut myöskään vaihtoehtoisesti edellytettyä selvitystä, jota edel ly tet tiin jos tarjoajan luokitusta ei ole saatavilla Suomen Asiakastieto Oy:stä, eli luo tet ta van tahon laatimaa vastaavaa raporttia ja luottokelpoisuusanalyysiä se kä lisäksi viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmaa, tasetta ja toi min ta ker to mu ta. Se ei selvittänyt vakavaraisuuttaan ja maksukykyään millään muul la kaan luotettavalla tavalla tilaajan hyväksyttäväksi, mikä oli annettu kol man nek si selvitysmahdollisuudeksi. Vaatimus 8. Koulutus ja/tai työkokemus Ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavan henkilön tai yrityksen on täytet tä vä jokin seuraavista vähimmäisvaatimuksista (a-d). a) Ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavalla henkilöllä on vähintään 2- tai 3-vuotinen ammatillinen perustutkinto tai ammattitutkinto tai amma til li nen näyttötutkinto tai vastaava hotelli-, ravintola- ja catering-alalta, ra vit se mis alal ta tai elintarvikealalta sekä vähintään kaksi (2) vuotta työ ko ke mus ta ravintola- tai kahvilapalveluiden tuottamisesta vastuunalaisena ra vin to lan- tai kahvilanhoitajana. b) Ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavalla henkilöllä (jolla ei ole edellä ku vat tua alan koulutusta) on vähintään kolme (3) vuotta työkokemusta ra vin to la pääl lik kö nä, keittiöpäällikkönä, ravitsemispäällikkönä, ruo ka huol to pääl lik kö nä tai vastaavana. c) Ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavalla henkilöllä on vähintään

5 kol me (3) vuotta työkokemusta ravintola- tai kahvilayrittäjänä. d) Ravintolapalveluja tarjoavalla yrityksellä on vähintään kolme (3) vuotta ko ke mus ta ravintola- tai kahvilapalvelujen tuottamisesta. Työmajakka ry vastasi kyllä edellä olevaan vähimmäisvaatimukseen 8 a). Selvityksenä vaihtoehdon 8 a) täyttymisestä edellytettiin, että tarjoaja toimit taa tarjouksen liitteenä kopion ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavan hen ki lö tutkintotodistuksesta ja työtodistuksesta tai työtodistuksista. Työ to dis tus ten sijasta oli mahdollista toimittaa myös ko. henkilön CV, jossa on tiedot työ ko ke muk ses ta. Työmajakka ry toimitti ravintolapalvelujen tuottamisesta vas taa val ta henkilöltä edellytetyn tutkintotodistuksen, mutta ei mitään työ to dis tuk sia eikä CV:tä, joista olisi ilmennyt kyseiseltä henkilöltä edellytetty kah den vuoden työkokemus ravintola- tai kahvilapalveluiden tuottamisesta vas tuun alai se na ravintolantai kahvilanhoitajana. Vaatimus 9. Tarjoajan harjoittama tai suunnittelema ravintola-alan yri tys toimin ta Tarjoajalta edellytetään joko vähintään kolmen (3) vuoden kokemusta ravin to la yri tyk sen harjoittamisesta tai liiketoimintasuunnitelmaa viimeisen kolmen vuo den aikana aloittaneen ravintola-alan yrityksen toiminnasta tai lii ke toi min ta suun ni tel maa kunnantaloon suunnitellun ravintolayrityksen toiminnasta. Kokemuksena yli kolmen vuoden ajan harjoitetusta ravintolatoiminnasta tulee ker toa vastaavat tiedot kuten edellä kohdassa 8 c) tai d). (Huom. Selvityksenä kohdissa 8 c) ja d) edellytettiin, että tarjoaja toimittaa tar jouk sen liitteenä tiedot harjoitetusta ravintola-toiminnasta, yrityksen tai yri tys ten nimi, toiminnan lyhyt kuvaus, sijaintipaikka ja liikevaihto/vuosi. Hankintayksikkö varasi oikeuden pyytää ko. vuosien tilinpäätöstiedot.) Liiketoimintasuunnitelman tulee olla tehty asianmukaisella huolellisuudella ja sen on oltava realistinen. Jos tarjouksen tekevällä yrityksellä ei ole hankin ta yk si kön mielestä riittäviä liiketoimintaedellytyksiä, on hankintayksiköllä oikeus hy lä tä tarjous. Liiketoimintasuunnitelman voi laatia yrityssuomi.fi -palvelun sivuilla olevan mal lin mukaan tai oma.yrityssuomi.fi -sivulla olevan työkalun mukaan Työmajakka ry toimitti tarjouksensa liitteenä 2-sivuisen lii ke toi min ta-suun nitel man Kirkkonummen kunnantalon ravintolapalveluiden tuottamiseksi sekä kan nat ta vuus las kel man. Liiketoimintasuunnitelma oli laadittu pääosin Yritys Suo mi.fi -palvelussa olevan mallin otsikoiden mukaan, mutta ylimalkaisesti. Lii ke toi min ta suun ni tel mas ta ei esimerkiksi ilmennyt, onko yrittäjän tai yri tyk sen johdon vahvuutena tarvittavaa osaamista ja kokemusta ravintola-alalla tai toi mi alan tuntemusta. Myöskään liiketoiminnan käytännön järjestelyjen koh dal la ei tuotu esille, kuka vastaa suunnitellun ravintolan päivittäisestä toi min nas ta, kuka johtaa yritystä ja miten ravintolan työnjohto järjestetään. Kunnan työl lis ty mis yk si kön Toimarin ja Työmajakka ry:n välinen raja ja vastuu toi min nas ta jäivät epäselviksi. Rahoituslaskelmat investoinneista välineisiin, pää oman tarve perustamiskuluihin ja ensimmäisiksi toimintakuukausiksi sekä

6 ra hoi tus kei not puuttuivat. Liiketoimintasuunnitelman liitteenä oli kannattavuuslaskelma, joka perustui op ti mis ti seen arvioon lounaiden myynnistä per päivä ja per kuukausi. Yrityk sen menoista oli vain karkea yhden kuukauden arvio, mutta ei ensimmäiseksi vuo dek si tai useammaksi vuodeksi laadittua laskelmaa liiketoiminnan kus tan nuk sis ta ja toiminnan kannattavuudesta. -- Työmajakka ry:llä oli ongelmia seitsemän soveltuvuusvaatimuksen täyt tämi ses sä. Ratkaisevat puutteet olivat seuraavissa vaatimuksissa (katso tarkem min edellä): 7. Taloudellinen tilanne ja luottotiedot Tarjoajan taloudelliset edellytykset eivät ole hankinnan kokoon ja laatuun näh den riittävät. 8. Koulutus ja/tai työkokemus Tarjoaja ei täytä vaatimusta ravintolapalvelujen tuottamisesta vastaavan hen ki lön työkokemuksesta ravintola- tai kahvilapalvelujen tuottamisesta vas tuun alai se na henkilönä. 9. Tarjoajan harjoittama tai suunnittelema ravintola-alan yritystoiminta Tarjouksessa esitettyä liiketoimintasuunnitelmaa ei ole tehty asianmukaisella huo lel li suu del la. Sitä ei voi pitää vakuuttavana eikä realistisena, joten tar joa jal la ei katsota olevan riittäviä toiminnallisia ja taloudellisia lii ke toi min ta edel ly tyk siä kunnantalon ravintolapalvelujen tuottajaksi. Tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti Työmajakka ry on suljettava pois tarjous kil pai lus ta, koska se ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja so vel tu vuusvaa ti muk sia. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuutta ei käsitelty, koska tarjousten kä sitte lys sä ensimmäisessä vaiheessa todettiin, ettei tarjoaja täytä so vel tu vuusvaa ti muk sia. Tarjousten vertailua ei voitu suorittaa, koska saatiin vain yksi tarjous ei kä sekään päässyt vertailuvaiheeseen saakka. Tarjouskilpailussa ei voitu valita palveluntuottajaa kunnantalon ra vin to laan. Valmistelija: hankintapäällikkö Oili Toivanen, puh , Ehdotus Kunnanjohtaja: Tarjouskilpailussa ainoan tarjouksen tehnyt Työmajakka ry suljetaan pois tar jous kil pai lus ta, koska tarjoaja ei täytä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetettuja so vel tu vuus vaa ti muk sia.

7 Käsittely Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli kokouksessa esittelemässä asiaa ja vastaamassa kunnanhallituksen kysymyksiin. Päätös Kunnanhallitus päätti ehdotuksen mukaisesti ja kävi päätöksen jälkeen asian jatkovalmistelua koskevan evästyskeskustelun. Tiedoksi Työmajakka ry, Kirkkotallintie 1 A, Kirkkonummi Muutoksenhakuohje Hankintaoikaisuohje ja Valitusosoitus markkinaoikeuteen