TALOUSHALLINTOPALVELU

Transkriptio

1 1 TALOUSHALLINTOPALVELU Viraston toimintaympäristön muutokset Taloushallintopalvelu -liikelaitos on kuntalain tarkoittama kunnallinen liikelaitos, joka toimii johtokunnan alaisuudessa. Liikelaitos käyttää toiminnassaan nimeä Talpa. Talpan perustehtävä on tuottaa talous- ja palkkahallinnon palveluja Helsingin kaupunkikonsernille. Talpa osallistuu kaupunkiyhteisten talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon. Talpa ylläpitää valmiuksia palvelujen kehittämiseen huomioiden lainsäädännössä ja toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset. Asiakkuudet ja palvelutuotanto toteutetaan kaupungin konsernijohdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Toimintaympäristön muutosten vaikutukset 2015 talousarvioon Talousarvioon tai taloussuunnitelmaan ei ole sisällytetty mahdollisia muutoksia asiakaskunnassa tai toimintatavoissa. Talousarviovuonna osallistutaan tilauksesta maksuun - projektiin, tiedonohjauksen koordinaatioryhmään, HRhankkeeseen sekä Hijat:in rajapintaistamisen projektiin. Talous- ja palkkahallinnon projektien edetessä suunnitellaan muutosten vaikutukset Talpan käytössä oleviin järjestelmiin, palveluihin ja työnjakoihin asiakkaiden kanssa. Liikelaitoksella on valmius ottaa uusia asiakkuuksia kysynnän ja kaupungin strategisten linjausten mukaisesti. Taloussuunnitelmakauden aikana selvitetään pienten osakeyhtiöiden palkanlaskentapalvelujen tuottamiseen soveltuva tietojärjestelmä. Asiakaskunnassa odotettavissa oleva muutos on Helsingin Sataman yhtiöittäminen ja Helsingin palvelukeskuksen eli Palmian osittaminen tai koko toiminnan yhtiöittäminen vuoden alusta. Perintälain muutos aiheuttaa jatkossa tuloksettoman perinnän osalta kuluja toimeksiantajalle. Lain muutoksen arvioidaan tuottavan noin euron kulun, joka tuotteistetaan Talpassa ja veloitetaan palveluna asiakkaalta. Julkisen hallinnon suositus kuntien käyttämästä tililuettelomallista on valmistumassa valtiovarainministeriön JHStyöryhmässä. Suositukset otetaan huomioon vuoden 2015 tililuettelossa. Arvio palvelujen kysynnän ja tuotantotapojen kehityksestä Taloussuunnitelmakauden aikana mahdollisesti liikelaitoksen toimintaan tulevat vaikuttamaan SOTE-uudistus, SOTE -tietojärjestelmä (Apotti) ja Metropolihallinnon valmistelu.

2 2 Kilpailuttaminen Talpan käytössä olevien talous- ja palkkahallinnon järjestelmien kilpailutuksen toteuttamisesta vastaa pääsääntöisesti niiden omistaja eli kaupunginkanslia. Liikelaitos kilpailuttaa yhteistyössä Hankintakeskuksen kanssa talousarviovuonna palvelukassajärjestelmän. Riskienhallinta Talpalle on laadittu vuosittain päivitettävä riskienhallintasuunnitelma. Riskienhallintasuunnitelmassa on arvioitu toiminnan kannalta merkittävimmät riskit ja kiinnitetty erityistä huomioita riskien hallintatoimenpiteisiin. Merkittävimpien riskien hallintatoimenpiteiden toteutumista seurataan johtoryhmässä. Jatkuvuudenhallinta on kytketty osaksi johdon raportointia. Kaupungin strategiaohjelma viraston toiminnassa Strategiaohjelman toteuttaminen viraston toiminnassa Talpan taloussuunnittelukauden strategiset tavoitteet on johdettu kaupungin strategiaohjelman kohdasta tasapainoinen talous ja hyvä johtaminen, jossa tavoitteena on talouden pysyminen tasapainossa ja tuottavuuden paraneminen sekä tehokkaat ja toimivat tukipalvelut. Liikelaitoksen strategiset tavoitteet ovat kilpailukyky, kumppanuus, tehokkaat ja laadukkaat prosessit sekä osaava ja motivoitunut henkilöstö. Strategian toteutuminen todennetaan sitovilla tavoitteilla: tilikauden tulos 0 ja asiakastyytyväisyys on vähintään 3,7. Lisäksi tuottavuudelle on asetettu taloussuunnitelmakaudelle yhden pisteen vuosittainen kasvutavoite. Palvelujen kilpailukykyä arvioidaan palvelujen hinnalla ja laadulla verrattuna vastaaviin taloushallinnon palvelukeskuksiin. Toteutumista seurataan palvelujen yksikkökustannuksilla, työn tuottavuudella ja kokonaistuottavuudella. Työssä hyödynnetään vuonna 2014 tehtyä benchmarkingin tuloksia. Palvelujen laatua seurataan luvatun palvelutason toteutumisella ja asiakastyytyväisyydellä. Tavoitteen toteutuminen varmistetaan tuottamalla johdon käyttöön tunnuslukuja, joiden avulla voidaan seurata prosesseihin tehtyjen toimenpiteiden ja työskentelytapojen muutosten vaikutuksia työn tavoitetasoihin ja tuottavuuteen. Kumppanuudella halutaan varmistaa, että talous- ja palkkahallinnon prosesseja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa kaupungin kokonaisetu huomioiden. Asiakkaiden osaamista ja tietoisuutta yhteisistä prosesseista tuetaan mm. järjestämällä koulutuksia, infotilaisuuksia, prosessikohtaisia tapaamisia ja päivittämällä ohjeita sekä raportoimalla palvelujen toteutumisesta. Tavoitteen toteutumista seurataan asiakastyytyväisyydellä ja muulla palauteseurannalla kuten palautejärjestelmän kautta.

3 3 Tehokkaisiin ja laadukkaisiin prosesseihin tähdätään yhdenmukaisilla ja yhtenäisillä toimintatavoilla sekä toimintavarmoilla ja tietoturvallisilla tietojärjestelmillä. Tavoitteen toteutumista seurataan mm. toteutuneilla yksikkökustannuksilla ja prosessivirheisiin käytetyllä työajalla. Henkilöstötavoitteena on osaava ja motivoitunut henkilöstö. Tavoitteeseen pyritään suunnitelmallisella, osallistavalla ja kannustavalla johtamisella, panostamalla rekrytointiin ja perehdytykseen sekä vaalimalla haluttua työnantajakuvaa mm. aktiivisella oppilaitosyhteistyöllä. Tavoitteen toteutumista seurataan strategisen hyvinvoinnin mittareilla. Viraston henkilöstösuunnitelma Eläkeiän saavuttaa 43 henkilöä. Suurimmat eläkkeelle jäävät ammattiryhmät ovat taloussihteerit (22) ja palkkasihteerit (14). Henkilöstömäärän arvioidaan pysyvän taloussuunnitelmakaudella lähes samana nykyiseen verrattuna. Toteutuviin henkilötyövuosiin vaikuttaa kuitenkin vähentävästi osa-aikaisten työntekijöiden määrän lisääntyminen, koska osa-aika- ja osatyökyvyttömyyseläkeläisten suhteellinen osuus koko henkilöstöstä kasvaa vuosittain. Henkilöstörakenteeseen ei ole suunniteltu merkittäviä laadullisia muutoksia. Henkilöstön osaaminen varmistetaan toteuttamalla osaamisen kehittämisen toimintamallin mukaiset toimenpiteet koko organisaatiossa ja arvioimalla tarvittavaa osaamista säännöllisesti. Myös johtamista ja esimiestyötä kehitetään. Johtoryhmän ja esimiesten valmennusohjelmiin osallistuvat kaikki esimiehet. Lisäksi lähiesimiehille järjestetään työnohjausta. Viraston tilankäyttösuunnitelma Talpan toimintoja on kahdessa eri toimipisteessä, Kallion virastotalon ensimmäisessä kerroksessa asiakaspalvelukassatilat ja Konttori27 Sörnäisten rantatiellä, yhteensä m². Tiedossa ei ole sellaisia muutoksia, jotka suoraan vaikuttaisivat toimitilojen muutostarpeisiin. Talousarvion vaikutus strategiaohjelman talousmittareiden edistämiseen Talpan vuoden 2015 suunnittelussa lähdetään siitä, että palvelujen hinnat pysyvät edellisvuoden tasolla. Kustannustason nousu katetaan omaa toimintaa tehostamalla. Tällä tuetaan Helsingin muita kuntia korkeampien palvelujen yksikkökustannusten lähentämistä muiden suurimpien kaupunkien keskiarvoa. Tavoite tukee myös liikelaitoksen omaa yhden pisteen tuottavuustavoitteen saavuttamista. Talpan tuottavuuslaskenta uudistetaan.

4 4 Tietotekniikan hyödyntäminen ja sähköinen asiointi Tietotekniikkaohjelman toteuttaminen Taloushallintopalvelusta ollaan aktiivisesti mukana talousja palkkahallinnon toiminnoissa käytettävien järjestelmien hankkeissa, kuten HR-hanke ja tilauksesta maksuun -hanke sekä sähköisen arkistoinnin työryhmän ehdottamassa tiedonohjauksen koordinointiryhmässä. Uutena palvelumuotona otetaan käyttöön M2-järjestelmän mobiiliversio. Tietotekniikkaohjelman mukaisesti valmistaudutaan Talpan ICT-palvelujen liittämiseen kaupungin ICTpalvelukeskukseen vuonna Talousarviovuonna varaudutaan puhelinpalvelujen kilpailutuksen valmistumiseen ja mahdolliseen puhelinoperaattorin vaihtumiseen. Samoin selvitetään, miten asiakaspalvelua voitaisiin parantaa ja millaiset vaihtoehdot on asiakaspuhelujen nauhoittamiseen puhelintekniikkaa hyödyntämällä. Sähköisen asioinnin kehittämishankkeet Liikelaitoksessa on käytössä sähköinen arkistointi. Taloussuunnitelmakaudella tehdään sähköisen arkistoinnin kehittämismahdollisuuksien selvitys. Talousarvion seurannassa tarkasteltavat tavoitteet Sitovat toiminnalliset tavoitteet Tilikauden tulos 0 Asiakastyytyväisyys on vähintään 3,7 asteikolla 1-5 (3,7 vuonna 2013) Muut toiminnalliset tavoitteet Energiatehokkuutta ja ympäristöä koskevat tavoitteet Talpan energiansäästösuunnitelma päivitetään vuoden 2014 aikana. Suunnitelmassa on tavoitteena -2 %:n energiansäästö vuosittain vuodesta 2010 alkaen. Liikelaitokselle on nimetty ekotukihenkilö, jonka tehtävänä on tiedottaa ja tuoda henkilökunnalle esille käytäntöjä, joilla noudatetaan kestävää kehitystä ja vähennetään jätteitä.

5 5 Määrä- ja taloustavoitteet Suoritetavoitteet Laskutus Myyntilaskut ja myyntireskontralaskut, lkm Maksumuistutukset ja perintätoimeksiannot, lkm Ostolaskut Ostolaskut, lkm Palkanlaskenta Palkka- ja palkkiolipukkeet, lkm Tehokkuus/taloudellisuus Myyntilaskut ja perintätoimenpiteet kpl/htv Ostolaskut kpl/htv Palkka- ja palkkiolipukkeet kpl/htv Palvelussuhdeasiat kpl/htv Automaattisesti täsmäytyneet ostolaskut/kaikki ostolaskut, % 11,6 12,5 12,5 14,0 15,0 17,0 Sähköisesti ilmoitetut poissaolot/kaikki poissaolot, % 66,6 75,0 75,0 85,0 95,0 100,0 Sähköiset palkkalipukkeet/kaikki palkkalipukkeet, % 62,2 75,0 70,0 80,0 90,0 100,0 Resurssit Henkilötyövuodet Tuottavuuden toteutuminen (tuottavuus 2013=100) Liikevaihto/henkilötyövuosi, Sijoitetun pääoman tuotto, % 3,4 8,5 6,7 6,7 6,7 6,7 Tuottavuus Tilankäytön tehokkuuden toteutuminen Toimitilat, m² Tilat, neliöitä/henkilötyövuosi 21,9 22,5 21,6 22,0 22,0 22,0