Tampereen kaupungissa toteutettavat tutkimukset ja selvitykset sekä niiden lupamenettely

Transkriptio

1 TAMPERE Konsernimääräys 1 (6), tilaajat, tuottajat ja liikelaitokset Tampereen kaupungissa toteutettavat tutkimukset ja selvitykset sekä niiden lupamenettely 1 Lähtökohdat Tutkimuslupa Tutkimusluvan hakeminen Tutkimusluvan myöntäminen Henkilötietojen käyttö tutkimuksessa Kielteinen päätös Tutkimussopimus Maksullinen sopimus Sopimuksen sisältö Tutkimusaiheet Tutkimuspankki Tutkimuslupien koordinointi Lisätietoja Lähtökohdat Kaikkiin Tampereen kaupungin organisaatiosta tehtäviin tutkimuksiin, selvityksiin ja opinnäytteisiin, jotka toteuttaa kaupungin ulkopuolinen tutkija, tutkimuslaitos tai konsultti, tarvitaan tutkimuslupa. Ulkopuolisella tutkijalla tarkoitetaan myös tutkimusajankohtana työsuhteessa Tampereen kaupunkiin olevaa henkilöä, silloin, kun tutkimus ei liity henkilön varsinaisiin työtehtäviin. Tutkimusluvan vaativa tutkimus tai selvitys voi kohdistua Tampereen kaupungin organisaatioihin, eri yksiköiden toimintaan, henkilöstöön ja asiakkaisiin, tai tutkimuksen aineistona voivat olla Tampereen kaupungin ylläpitämien tietojärjestelmien tiedot tai viranomaisasiakirjat. Tutkimuslupamenettely koskee myös sellaisia kuntalaisiin kohdistuvia kysely- ja haastattelututkimuksia, joihin tarvitaan tietoja kaupungin henkilötietojärjestelmistä. Menettely koskee myös Tampereen kaupungin ulkopuolisten palveluntuottajien tietojärjestelmiä ja tietoja niiltä osin, kun ne toimivat kaupungin lukuun. Tutkimuslupalomake täytetään soveltuvin osin myös silloin, kun esimerkiksi valtakunnallisesti toteutettavassa tutkimuksessa haetaan lupaa käyttää tutkimusaineistona Tampereen kaupungin henkilörekisteriaineistoja.

2 TAMPERE Konsernimääräys 2 (6) Kaupungin ulkopuolisista intresseistä lähtevissä tutkimuksissa, selvityksissä ja opinnäytetöissä noudatetaan tutkimuslupakäytäntöä. Kaupungin omista intresseistään tilaamissa tutkimuksissa menetellään tutkimussopimusmenettelyn mukaisesti. Tutkimuslupa tai tutkimussopimus tulee olla hyväksytty ennen kuin aineiston kerääminen kaupungin yksiköissä tai kaupungin tietojärjestelmistä voidaan aloittaa. Tutkimuslupaa ei tarvita henkilöstön virka- tai työtehtävänä toteuttamaan toiminnan tavanomaiseen kehittämiseen tai johtamiseen kuuluvaan tutkimukseen tai selvitykseen, jota ei julkaista Tampereen kaupungin ulkopuolella. Tutkimuslupaa eivät myöskään vaadi ulkopuolisen tutkijan tekemät opinto- tai harjoitustehtävät, jotka ovat opinnäytettä suppeampia, ja joissa aineisto ei sisällä henkilörekisteritietoja. Näissä tapauksissa kaupungin yhteyshenkilö luovuttaa aineistoa harkintansa mukaan ja valvoo sen käyttöä. Tietoa tutkimustoiminnasta Tampereen kaupungissa, tutkimuslupiin liittyvät ohjeet ja lomakkeet sekä ajankohtaisten tutkimusaiheiden luettelot löytyvät Tampereen kaupungin internetsivuilta. 2 Tutkimuslupa 2.1 Tutkimusluvan hakeminen 2.2 Tutkimusluvan myöntäminen Tutkimuslupa on tutkimuskohtainen. Tutkimuksen päätutkija tai tutkimuksesta vastaava henkilö hakee tutkimusluvan. Lupa haetaan Tampereen kaupungin ulkoisilta verkkosivuilta löytyvillä lomakkeilla. Hakemukset liitteineen toimitetaan ja käsitellään sähköisessä muodossa. Tutkimusluvan myöntäminen edellyttää, että luvan hakija on ollut yhteydessä siihen yksikköön, johon tutkimus kohdistuu ja että tutkimuksen toteuttamisesta on sovittu yksikön yhteyshenkilön kanssa. Lupaa valmistelevalla yksiköllä on oikeus pyytää tutkijalta lupapäätöksen tekemistä varten tarpeeksi katsomiaan lisätietoja. Lupahakemus asianmukaisine liitteineen tulee olla täytettynä ennen kuin lupa voidaan käsitellä. Lupien käsittelystä on laadittu erillinen ohje Ohjeita yhteyshenkilöille ja käsittelijöille. Pääsääntöisesti tutkimuslupa myönnetään siinä Tampereen kaupungin yksikössä, johon tutkimus kohdistuu. Tilaajaryhmässä toteutettaviin tutkimuksiin tarvittavat luvat myönnetään ydinprosessikohtaisesti tilaajaryhmässä. Kaupunkikehitysryhmään liittyvät tutkimusluvat myönnetään ryhmän alaisissa yksiköissä. Konsernihallinnon muiden yksiköiden sekä konsernihallinnon useampaa yksikköä koskevien tutkimusten luvat myöntää hallinto- ja talousryhmän tietoyksikön suunnittelupäällikkö.

3 TAMPERE Konsernimääräys 3 (6) Tampereen kaupungin tuotantoalueita koskevien tutkimusten tutkimusluvat myöntää tuotantojohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Useita tuotantoalueita koskevissa tutkimuksissa lupa anotaan kaikilta niiltä tuotantoalueilta, jotka ovat tutkimuksen kohteena. Konsernipalvelut (taloushallinnon palvelukeskus, työvoimapalvelut, hallintopalvelukeskus) sekä sisäiset ja ulkoiset liikelaitokset hoitavat itse omaan tutkimustoimintaansa liittyvät asiat. Yksikössä, johon tutkimus kohdentuu, arvioidaan tutkimuksen tarkoituksenmukaisuutta ja tarvittaessa ohjataan tutkimusasetelmaa strategiseen suuntaan. Tutkimuslupahakemukseen nimetty yhteyshenkilö toimii tutkijan tukena tutkimuksen käytännön toteuttamisen aikana. Yhteyshenkilö varmistaa, että tutkimuskohteena olevan yksikön esimies saa tiedon myönnetystä luvasta. Tutkijan tulee selvittää, tarvitaanko tutkimuksen toteuttamiseksi lisäksi muita lupia. Esimerkkinä lääke- ja hoitotieteelliset tutkimukset, joihin saatetaan tarvita esimerkiksi eettisen toimikunnan lausunto. Eettisen toimikunnan lausunto tarvitaan aina silloin, kun potilaan fyysiseen tai psyykkiseen koskemattomuuteen puututaan potilaslain mukaisesti (laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), laki sosiaalihuoltolain asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) sekä niihin myöhemmin säädetyt muutokset, joilla lain soveltamisalaa laajennetaan). Pirkanmaan sairaanhoitopiirin eettinen toimikunta ei lausu AMK-tasoisista tutkimuksista, vaan myönnetty Tampereen kaupungin tutkimuslupa riittää. Lisätietoja toimikunnan internetsivuilta. Tutkimuslupa on kokonaisuudessaan myönnetty vasta sen jälkeen, kun sekä tutkimuslupa että sen liitteeksi mahdollisesti tarvittavat muut luvat on myönnetty. 2.3 Henkilötietojen käyttö tutkimuksessa Mikäli tutkimusaineistona halutaan käyttää Tampereen kaupungin rekistereihin tallennettuja asiakas-, potilas- tai henkilötietoja (pyyntö saada henkilötietoja viranomaisen henkilötietorekisteristä julkisuuslain (621/1999) 16.3 nojalla), yksilöidään käytettävät tiedot ja tietojärjestelmät tutkimuslupalomakkeeseen. Tutkimuksen yhteyshenkilö määrittelee tietotarpeen yhdessä tutkijan kanssa. Tietojen käyttöoikeus rajataan vain tutkimusta koskeviin tietoihin ja sille ajanjaksolle, jolle tietojen keruu on lupalomakkeessa merkitty. Henkilörekisteritietojen luovuttaminen edellyttää, että yhteyshenkilö perehdyttää tutkijan Tampereen kaupungin tietosuojakäytäntöihin. Ensisijaisin ja suositeltavin tapa henkilötietojen poimintaan on, että tutkimuksen yhteyshenkilö tulostaa tiedot järjestelmän käyttäjänäkymästä omaan työrooliinsa kuuluvilla tieto-oikeuksilla. Vasta siinä tapauksessa, että tämä ei ole mahdollista, voidaan tutkijalle avata käyttöoikeus tietojärjestelmään. Tutkimuksen yhteyshenkilö vastaa käyttöoikeuksien hakemisesta järjestelmän pää- tai vastuukäyttäjältä tätä varten tarkoitetulla lomakkeella. Pegasos-järjestelmän käyttöoikeudet luovuttaa hyvinvointipalvelujen arkisto.

4 TAMPERE Konsernimääräys 4 (6) 2.4 Kielteinen päätös Järjestelmien käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaiset ja ne haetaan jokaiselle tutkijalle erikseen. Tunnusten myöntäminen edellyttää, että tutkija on allekirjoittanut Tampereen seudun kuntien yhteisen tietojen- ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitosopimuksen. Mikäli tutkija on Tampereen kaupungin palveluksessa ja hänellä on omia työtehtäviään varten järjestelmän käyttäjätunnukset, ei niitä saa käyttää tiedetutkimustyössä. Mikäli tutkimusaineiston keruu edellyttää järjestelmätasoista tietokantapoimintaa, tulee tutkimuksen yhteyshenkilön olla yhteydessä kyseisen tietojärjestelmän palveluvastaavaan tietohallintoyksikössä, jotta tietojen hakuun liittyvistä kustannuksista sekä tietojen siirron käytännöistä voidaan sopia. Lähtökohtaisesti tiedonpoiminnan kustannuksista vastaa tutkija. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla sekä kaupungin tietosuojaohjeistuksella. Tutkimusaineiston arkistointitapa ja -paikka kuvataan lupahakemukseen. Pääsääntöisesti aineistojen on oltava käytettävissä jatkotutkimuskäyttöön Tampereen kaupungissa. Mahdollinen tutkimusluvan hylkääminen on syytä käsitellä laki- ja päätösvalmisteluyksikön lakimiehen kanssa erikseen. Ennen hylkäävän päätöksen tekemistä on harkittava, voiko tutkimusluvan myöntää joiltain osin ehdollisena. Päätöksen perusteet ja valitusosoitus liitetään tutkimuslupahakemukseen. Asiakastietojen luovuttamisesta tieteellisiin tutkimuksiin säädetään laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), jonka perusteella tehtävistä kielteisistä päätöksistä voi 30 päivän kuluessa valittaa hallinto-oikeuteen. Kielteinen päätös voidaan perustella lisäksi aineiston hankkimisesta koituvaan kohtuuttomaan työmäärään tai kustannuksiin vedoten, jolloin valitusosoitus on niin ikään hallinto-oikeus. Tutkimuslupa voidaan evätä myös henkilötietolain (523/1999) perusteella, jolloin valitusosoituksena on tietosuojavaltuutetun toimisto. 3 Tutkimussopimus Kun kaupunki tilaa tutkimuksen tai selvityksen ulkopuoliselta tutkijalta tai tutkimuslaitokselta, tutkimuslupana toimii tutkimuksen toteuttajan kanssa laadittava kirjallinen sopimus. Tutkimussopimus laaditaan myös silloin, kun Tampereen kaupunki tai sen yksikkö osallistuu tutkimuksen suunnittelemiseen ja toteuttamiseen yhdessä esim. tutkimuslaitoksen kanssa. Lähtökohtaisesti tutkimustarpeen arvioinnista ja tutkimuksen tilaamisesta vastaa sen yksikön johto, jolla on intressi tutkimuksen toteuttamiseen. Tutkimuksen tilaaja laatii ja hyväksyy tutkimussopimuksen. Kopio hyväksytystä tutkimussopimuksesta sekä mahdollisesta viranomaispäätöksestä toimitetaan Tietoyksikköön, jossa tutkimus kirjataan tutkimuspankkiin.

5 TAMPERE Konsernimääräys 5 (6) 3.1 Maksullinen sopimus 3.2 Sopimuksen sisältö Maksullinen tutkimus vaatii aina toimivaltaisen viranomaisen tekemän viranomaispäätöksen. Kustannuksiltaan euroa ylittävät tutkimukset arvioidaan projektikokonaisuuden hallintamallin mukaisten projektisalkkujen johtoryhmissä ennen tutkimussopimuksen hyväksymistä. Näiden tutkimusten valmistelussa ja tilaamisessa menetellään Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaisesti ja tarvittaessa toimitaan yhteistyössä Tampereen Logistiikan kanssa. Tutkimussopimuksessa tulee selvittää ainakin seuraavat asiat: - tutkimuksen kohde ja tutkimuksen tavoite - tutkimuksen hinta - mahdollinen rahoitus ja maksuehdot - vastuullinen tutkija, referenssit tai viimeaikaiset julkaisut - eri vaiheiden aikataulutus (suunnittelu ja taustoitus, aineistonkeruu, analysointi, tulosten raportointi) - aineistonkeruun sekä analyysin menetelmät - tulosten raportointimuodot (mahdolliset välitiedonannot, loppuraportti ja sen muodot, tiivistelmät, esittelymateriaalit, mahdollinen julkaisu, painosmäärä) - tutkijoiden pitämät alustukset ja tiedotustilaisuudet sekä niiden aikataulutus - oikeudet tutkimusaineistoon ja aineiston säilytys - mahdolliset sanktiot - lisäksi voidaan sopia esim. luottamuksellisuudesta tai salassapidosta 4 Tutkimusaiheet Tutkimusaiheen ja tutkimusasetelman tulee tukea Tampereen kaupungin intressejä ja tutkimusta pyritään kohdentamaan kaupungin toiminnan kannalta strategisiin sisältöihin. Ulkoisilla internet-sivuilla on luettelo Konsernihallinnon ajankohtaisista ja strategisesti keskeisistä tutkimusaiheista ja - teemoista, joita voi käyttää tukena tutkimuksen suunnittelussa. Luetteloa ylläpidetään hallinto- ja talousryhmän tietoyksikössä vuorovaikutteisesti eri yksiköiden kanssa. Myös muut kaupungin yksiköt voivat tiedottaa omista ajankohtaisista tutkimusaiheistaan. Päällekkäisten ja samansisältöisten tutkimusten toteuttamista tulee välttää, ja mahdollisuuksien mukaan käytetään jo olemassa olevia aineistoja. 5 Tutkimuspankki Sähköisesti arkistoituvat tutkimuslupahakemukset muodostavat tutkimuspankin. Tutkimuksesta kirjataan kaikki pyydetyt tiedot ja merkitsemistavassa tulee noudattaa annettuja ohjeita. Tutkijan velvollisuus on ilmoittaa tutkimuksen valmistumisesta ja toimittaa tutkimusraportti lupahakemuksen vastaanottajalle, joka huolehtii sen tallentamisesta Donnaan. Tutkimus-

6 TAMPERE Konsernimääräys 6 (6) pankin avulla mahdollistetaan tutkimusten koordinointi ja päällekkäisen tutkimustoiminnan välttäminen sekä tuetaan tutkimusaineistojen käyttämistä uudelleen. 6 Tutkimuslupien koordinointi Tutkimuslupien myöntämisen ja tutkimustoiminnan kokonaiskoordinoinnista Tampereen kaupungissa vastaa hallinto- ja talousryhmän tietoyksikkö. Tutkimuslupahakemukset vastaanotetaan keskitetysti tietoyksikössä, potilastutkimuksen lomakkeiden keskitetystä vastaanotosta huolehtivat erikoissairaanhoito sekä avopalvelut. Lupien vastaanottajat hallinnoivat Donnan tutkimuspankkia omien lomakkeidensa osalta. Tietoyksikössä ylläpidetään tutkimuslupiin liittyviä määräyksiä, ohjeita ja lomakkeita, tietosuojaselostetta, internet-sivuja sekä konsernihallinnon luetteloa strategisesti keskeisistä tutkimusaiheista. Yksikkö vastaa myönnettyjen tutkimuslupien ja valmistuneiden tutkimusten seurannasta ja raportoi niistä säännöllisesti. 7 Lisätietoja Tietoyksikkö - suunnittelupäällikkö Sari Mäntylä, puh suunnittelija Jenni Kallio, puh Tällä konsernimääräyksellä kumotaan vastaavasta aiheesta annettu konsernimääräys TRE:2332/ /2013. Juha Yli-Rajala konsernijohtaja Kirsi Koski johtaja, hallinto- ja talousryhmä